Analisis Informasi Qualaity Manajemen Sistem SAP pada PT. INTI Menggunakan ISO 9001.

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Pada perkembangan dunia industri, perusahaan banyak menghadapi masalah dalam penanganan analisis kontrol Quality Management System yang terdapat dalam perusahaan. Hal ini sangat dibutuhkan agar perusahaan dapat menjalankan bisnisnya dengan baik jika didukung oleh sistem operasional dan sistem konseptual (sistem informasi) yang terorganisir. ISO 9001:2008 merupakan sebuah dokumen standar yang diakui secara internasional, yang berisi tentang metode khusus untuk mencapai tujuan mutu dengan menerapkan TotalQuality Control secara terstruktur. Sumber data yang digunakan didapat langsung dari PT. INTI (Persero) yang telah memili sertifikasi ISO 9001:2008. Metode dan teknik penelitian yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Dengan adanya kontrol quality management system, maka proses yang terdapat dalam perusahaan akan menjadi semakin efektif dan efisien.

ABSTRACT

In the development of the industrial world, many companies face problems in handling the Quality Management System controls the analysis contained in the company. It is very necessary for the company to run its business properly if it is supported by the operating system and conceptual systems (information systems) are organized. ISO 9001:2008 is a standard document that is recognized internationally, which contains specific methods to achieve quality by implementing Total Quality Control in a structured way. Source of data used come directly from the PT. INTI (Limited) which has been certified ISO 9001:2008 memili. Methods and research techniques used were observation and interviews. Given the quality control management system, then the process contained in this company will be more effective and efficient.

viii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ... ii

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan ... 3

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Pembahasan ... 4

BAB II KAJIAN TEORI ... 6

2.1 Konsep Informasi ... 6

2.2 Konsep Sistem ... 7

2.3 Konsep Analisis Sistem ...10

2.4 Konsep Total Quality Management ...12

2.5 Tentang ISO 9001 ...14

2.6 Information Quality Management System dalam ISO 9001 ...20

2.6.1 PDCA (Plan-Do-Check-Action) cycle ...20

2.6.2 Klausul ISO 9001:2008 ...22

2.7 SAP ...50

2.7.1 Modul Material Management SAP ...50

2.7.2 Material Requirement Planing (MPR)...52

2.7.2 Persiapan Implementasi ...56

3.1 Perencanaan Analisis ...58

3.2 Studi Kasus ...59

3.2.1 Tentang Perusahaan ...59

3.2.2 Struktur Organisasi ...63

3.2.3 Proses Bisnis ...68

3.2.4 Sistem di PT. INTI...70

3.3 Observasi Lapangan ...71

3.3.1 Wawancara...71

3.3.2 Observasi ...71

3.4 Bukti-bukti Observasi ...73

3.4.1 Hasil Wawancara ...74

3.4.2 Hasil Observasi ...77

3.4.2.1 Sistem SAP ...77

3.4.2.2 ISO 9001 ... 101

3.5 Hasil Analisis ... 104

3.5.1 Efektifitas Manajemen ... 104

3.5.2 Integrasi Sistem ... 105

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 106

4.1 Simpulan ... 106

4.2 Saran ... 106

x

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Manfaat Total Quality Management ...14

Gambar 2 Model PDCA pada Manajemen mutu ...21

Gambar 3 Siklus Procurement ...50

Gambar 4 SAP Arsitektur ...56

Gambar 5 Bagan Struktur Organisasi Keseluruhan di PT. INTI ...64

Gambar 6 Bagan Struktur Organisasi Divisi SDM di PT. INTI ...66

Gambar 7 Bagan Struktur Organisasi Divisi Sistem dan Teknologi Informasi di PT. INTI...67

Gambar 8 Bagan

Proses Bisnis SAP di PT INTI

...72

Gambar 9 Tampilan Module Material Management SAP di PT. INTI...80

Gambar 10 Tampilan Search Material pada Module Material Management ...98

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A (Proses Bisnis Utama PT. INTI) ... A LAMPIRAN B (Kebijakan Sistem Manajemen Terintegrasi) ... B LAMPIRAN C (Sertifikasi ISO 9001:2008) ... C LAMPIRAN D (Tanggung Jawab Dan Wewenang Manajemen) ... D LAMPIRAN E (Perencanaan Sistem Manajemen Mutu)... E

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Tantangan pada era global sekarang ini harus sangat diperhatikan

karena memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan untuk mampu

bertahan (

survive

). Sebuah perusahaan dapat menjalankan bisnisnya dengan

baik jika didukung oleh sistem operasional dan sistem konseptual (sistem

informasi) yang terorganisir. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah

framework

yang dapat digunakan sebagai pengukuran tentang standarisasi sistem

manajemen mutu yang dapat membantu perusahaan atas kelangsungan

bisnisnya.

ISO 9001:2008 merupakan sebuah dokumen standar yang diakui

secara internasional, yang berisi tentang metode khusus untuk mencapai

tujuan mutu dengan menerapkan

Total

Quality

Control

secara terstruktur.

Dokumen tersebut memberikan gambaran secara umum mengenai apa saja

yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam usaha mereka untuk

mengevaluasi pengukuran sistem kinerja perusahaan. Dengan kata lain,

penerapan ISO 9001:2008

diharapkan mampu membantu perusahaan dalam

mencapai efektifitas dan efisiensi.

Sistem manajemen mutu dalam ISO 9001:2008 merupakan

framework

yang

Open

System

karena adanya sistem pengukuran kepuasan pelanggan,

pengukuran sistem kinerja, dan pengukuran manejemen sistem. ISO 9001

menetapkan berbagai persyaratan untuk sistem manajemen mutu yang dapat

digunakan untuk penggunaan internal organisasi, sertifikasi, atau tujuan

kontrak yang semuanya difokuskan untuk mengefektifkan sistem manajemen

mutu dalam memenuhi persyaratan pelanggan.

2

PT. INTI adalah sebuah perusahaan yang sudah bergerak selama 35

tahun dalam industri layanan telekomunikasi. Visi menjadi pilihan pertama

bagi pelanggan dalam mentransformasikan “mimpi” menjadi “kenyataan”

merupakan salah satu faktor yang menjadikan PT. INTI sebagai

patner

bisnis

yang terpecaya. Salah satu bukti nyatanya adalah dengan adanya sertifikasi

ISO 9001 yang telah dimiliki oleh PT. INTI.

Keberhasilan sebuah perusahaan yang telah memperoleh sertifikat

ISO 9001 menandakan bahwa perusahaan telah dinilai dan hasilnya telah

memenuhi persyaratan

–

persyaratan yang sesuai dengan statndar ISO 9001

dari pemilihan bahan baku, sumber daya manusia, pengolahan sampai

dengan peralatannya.

Pada laporan ini, hal yang akan dibahas yaitu analisis

Information

Quality Management System

, yakni

analisa sistem informasi manajemen

mutu yang ditujukan untuk mengetahui kinerja dari PT. INTI yang

mengintegrasikan sistem SAP kedalam proses bisnisnya, sesuai dengan

standar manajemen mutu secara internasional (ISO 9001:2008).

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui masalah yang dapat di

analisis di PT. INTI dalam hal

Quality Management System

, permasalahan

yang akan dibahas adalah:

1. Bagaimana

Quality Management System

pada penerapan SAP di PT.

INTI dapat mendukung tercapainya manajemen yang efektif?

2. Bagaimana sistem SAP pada

module

Material

Management

dapat

berjalan sesuai dengan proses bisnis yang terdapat di PT. INTI.

3

Universitas Kristen Maranatha

1.3. Tujuan

Tujuan dari dilakukannya analisis ini yaitu:

1. Mengetahui pendekatan proses yang diambil oleh perusahaan dalam

menciptakan

dan

memelihara

lingkungan

kerja

yang

dapat

diidentifikasikan dan diatur sebagai suatu sistem, sehingga tujuan dan

sasaran perusahaan dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.

2. Mengetahui peningkatan yang terdapat pada proses bisnis di PT. INTI

setelah mengimplementasikan sistem SAP terutama

module

Material

Management

.

1.4. Ruang Lingkup Kajian

Ruang lingkup kajian

Analysis Information Quality Management

System ISO 9001

adalah untuk mengetahui standar sistem informasi pada

PT. INTI yang mengintegrasikan SAP pada proses bisnisnya dalam divisi

Sumber Daya Manusia (SDM) dan Sistem dan Teknologi Informasi (Sisteko),

sesuai dengan standarisasi dari ISO 9001 dalam memonitor dan

mengendalikan manajemen mutu.

Sistem SAP yang terdapat pada PT. INTI dititikberatkan pada

module

Material

Management

. Persyaratan yang menjadi acuan dalam analisis ini

menggunakan klausul 1 sampai dengan 5 dari ISO 9001.

1.5. Sumber Data

Sumber data yang dipergunakan dalam penulisan laporan ini, adalah:

1. Buku dan dokumentasi

ISO 9001

yang tersedia.

2. Wawancara terhadap pengembang, administrator, dan juga user di PT.

INTI.

4

3. Melakukan obervasi sistem secara langsung.

4. Media informasi seperti e

-

book dan internet.

1.6. Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian dari laporan tugas akhir ini disusun dengan

pembahasan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai hal yang melatarbelakangi perlunya sebuah

perusahaan untuk menjamin dan memelihara

quality

management

,

rumusan masalah yang berhubungan dengan pengoptimasian

quality

management

, tujuan pembahasan dari analisis

system

quality

management information ISO 9001

, batasan masalah dalam

quality

management

, dan

time schedule

penyelesaian karya ilmiah.

BAB II KAJIAN TEORI

Bagian ini membahas landasan teori yang digunakan, penjelasan, dan

juga alasannya.

BAB III HASIL ANALISIS DAN EVALUASI

Bagian ini merupakan hasil dari analisis yang dilakukan, seperti

langkah-langkah analisa, hasil wawancara, dan hasil observasi. Selain

hasil analisis, bagian ini berisi hasil perbandingan dari kenyataan

sebenarnya yang didapat setelah analisa yang dilakukan, dengan teori

yang ada dan berlaku.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Bagian ini mengenai pengetahuan yang didapat setelah mengerjakan

karya ilmiah ini, baik berupa penegasan atau pembuktian, maupun

5

Universitas Kristen Maranatha

pengetahuan yang baru, dan juga berisi hal-hal baru yang dapat

digunakan untuk mengembangkan ilmu untuk ke depannya.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Simpulan yang dapat diambil oleh penulis untuk menjawab rumusan

masalah yang ada dalam analisis ini adalah:

1. Penerapan SAP pada PT. INTI secara langsung akan sangat dapat

membantu pencapaian manajemen yang efektif dalam

Quality

Management System

. Dari hasil wawancara bagian divisi SDM dan

SISTEKO menyatakan bahwa PT. INTI serius mengembangkan

Quality

Management System

, salah satu upayanya adalah memakai SAP.

Perubahan sistem lama ke SAP pada PT. INTI secara tidak langsung

memberikan pandangan bahwa PT. INTI siap bersaing dalam bisnis

pasar internasional.

2. Pengimplementasian

module

-

module

SAP seperti

Project System

(PS),

Financial Accounting

(FI) dan

Materials Management

(MM) telah berjalan

sesuai dengan proses bisnis yang terdapat di PT. INTI. Dalam

menentukan

kebutuhan

perencanaan

implementasi

SAP,

perlu

diidentifikasikan batasan ruang lingkup proses bisnis secara tepat dari

proyek implementasi SAP

Module

Material

Management

sehingga dapat

fokus dalam kegiatan implementasinya.

4.2 Saran

Quality Management System

yang terdapat pada PT. INTI, bagi

penulis sudah cukup baik dalam membantu proses bisnis PT. INTI

khususnya pengintegrasian SAP dalam peningkatan kinerja perusahaan.

SAP (

System, Application and Product

), bagi penulis, merupakan

salah satu

software

ERP (

Enterprise Resource Planning

) cukup banyak

107

Universitas Kristen Maranatha

digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar. SAP merupakan sebuah

framework dari transaksi perusahaan yang menghubungkan proses

pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan

distribusi dan produksi, dan keuangan. Aplikasi ini sangat membantu

mempermudah dan mengotomatisasi hampir segala macam administrasi,

pendokumentasian dan proses bisnis yang ada di PT. INTI.

Untuk pengembangan analisis SAP di PT. INTI ke depannya, ada

banyak hal yang dapat dijadikan bahan studi kasus yang belum dapat

penulis sampaikan dalam analisis ini. Salah satunya adalah analisis

module

Financial Accounting

(FI) yang memiliki integrasi dalam analisis

module

Material

Management

ini.

Oleh karena itu penulis berharap dengan adanya analisis ini,

kedepannya dapat membantu penulis lainnya dalam menganalisis studi

kasus lainnya yang terdapat di PT. INTI.

DAFTAR PUSTAKA

H.M. Budi Djatmiko dan Heri Jumaedi (2010).

Manajemen Mutu ISO 9001

.

Bandung: STEMBI

Jogiyanto, H.M. (1997).

Sistem Informasi Berbasi Komputer

(

Edisi kedua

).

Jogjakarta: BPFE

Soewarso Hardjosoedarmo. 1997.

Total Quality Management

(

Cetakan

kedua

) Jogjakarta: Andi

O’brien, J A & Makaras, G M. 2001.

Management Information Systems Tenth

Edition

. MgGraw-Hill Inc, New York

McLeod, Jr. Raymond and Daniel George Schell. 2004.

Manajemen Sistem

Informasi

. PT Indeks. Jakarta

Hanif Al Fatta (2008).

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

. Jakarta:

Andi Publisher

PT. Industri Telekomunikasi Indonesia, 2011. Retrieved Febuari 2012, form

http://inti.co.id/web/inti/home

Badan Standarisasi Nasional, BSN 2011. All right reserved. Retrieved

Febuari 2012, from

http://www.bsn.go.id/

SAP’

s Official Document Material Management, 2012. SAP All right reserved.

Retrived Maret 2012, from

http://help.sap.com/saphelp_46b/helpdata/en/fd/45b7ee9d6411d189b60000e

829fbbd/frameset.htm

SAP Help Online (2012). SAP Fundamental Guide For Procurement Process.

Retrived Maret 2012, form

http://www.saphelponline.com/2011/06/sap-fundamental-guide-for-procurement.html

3

1.3. Tujuan

Tujuan dari dilakukannya analisis ini yaitu:

1. Mengetahui pendekatan proses yang diambil oleh perusahaan dalam menciptakan dan memelihara lingkungan kerja yang dapat diidentifikasikan dan diatur sebagai suatu sistem, sehingga tujuan dan sasaran perusahaan dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.

2. Mengetahui peningkatan yang terdapat pada proses bisnis di PT. INTI setelah mengimplementasikan sistem SAP terutama module Material Management.

1.4. Ruang Lingkup Kajian

Ruang lingkup kajian Analysis Information Quality Management System ISO 9001 adalah untuk mengetahui standar sistem informasi pada PT. INTI yang mengintegrasikan SAP pada proses bisnisnya dalam divisi Sumber Daya Manusia (SDM) dan Sistem dan Teknologi Informasi (Sisteko), sesuai dengan standarisasi dari ISO 9001 dalam memonitor dan mengendalikan manajemen mutu.

Sistem SAP yang terdapat pada PT. INTI dititikberatkan pada module Material Management. Persyaratan yang menjadi acuan dalam analisis ini menggunakan klausul 1 sampai dengan 5 dari ISO 9001.

1.5. Sumber Data

Sumber data yang dipergunakan dalam penulisan laporan ini, adalah: 1. Buku dan dokumentasi ISO 9001 yang tersedia.

2. Wawancara terhadap pengembang, administrator, dan juga user di PT. INTI.

Universitas Kristen Maranatha 3. Melakukan obervasi sistem secara langsung.

4. Media informasi seperti e-book dan internet.

1.6. Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian dari laporan tugas akhir ini disusun dengan pembahasan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai hal yang melatarbelakangi perlunya sebuah perusahaan untuk menjamin dan memelihara quality management, rumusan masalah yang berhubungan dengan pengoptimasian quality management, tujuan pembahasan dari analisis system quality management information ISO 9001, batasan masalah dalam quality management, dan time schedule penyelesaian karya ilmiah.

BAB II KAJIAN TEORI

Bagian ini membahas landasan teori yang digunakan, penjelasan, dan juga alasannya.

BAB III HASIL ANALISIS DAN EVALUASI

Bagian ini merupakan hasil dari analisis yang dilakukan, seperti langkah-langkah analisa, hasil wawancara, dan hasil observasi. Selain hasil analisis, bagian ini berisi hasil perbandingan dari kenyataan sebenarnya yang didapat setelah analisa yang dilakukan, dengan teori yang ada dan berlaku.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Bagian ini mengenai pengetahuan yang didapat setelah mengerjakan karya ilmiah ini, baik berupa penegasan atau pembuktian, maupun

5

pengetahuan yang baru, dan juga berisi hal-hal baru yang dapat digunakan untuk mengembangkan ilmu untuk ke depannya.

106

Universitas Kristen Maranatha

4.1 Simpulan

Simpulan yang dapat diambil oleh penulis untuk menjawab rumusan masalah yang ada dalam analisis ini adalah:

1. Penerapan SAP pada PT. INTI secara langsung akan sangat dapat membantu pencapaian manajemen yang efektif dalam Quality Management System. Dari hasil wawancara bagian divisi SDM dan SISTEKO menyatakan bahwa PT. INTI serius mengembangkan Quality Management System, salah satu upayanya adalah memakai SAP. Perubahan sistem lama ke SAP pada PT. INTI secara tidak langsung memberikan pandangan bahwa PT. INTI siap bersaing dalam bisnis pasar internasional.

2. Pengimplementasian module-module SAP seperti Project System (PS),

Financial Accounting (FI) dan Materials Management (MM) telah berjalan sesuai dengan proses bisnis yang terdapat di PT. INTI. Dalam menentukan kebutuhan perencanaan implementasi SAP, perlu diidentifikasikan batasan ruang lingkup proses bisnis secara tepat dari proyek implementasi SAP Module Material Management sehingga dapat fokus dalam kegiatan implementasinya.

4.2 Saran

Quality Management System yang terdapat pada PT. INTI, bagi penulis sudah cukup baik dalam membantu proses bisnis PT. INTI khususnya pengintegrasian SAP dalam peningkatan kinerja perusahaan.

SAP (System, Application and Product), bagi penulis, merupakan salah satu software ERP (Enterprise Resource Planning) cukup banyak

107

digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar. SAP merupakan sebuah framework dari transaksi perusahaan yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. Aplikasi ini sangat membantu mempermudah dan mengotomatisasi hampir segala macam administrasi, pendokumentasian dan proses bisnis yang ada di PT. INTI.

Untuk pengembangan analisis SAP di PT. INTI ke depannya, ada banyak hal yang dapat dijadikan bahan studi kasus yang belum dapat penulis sampaikan dalam analisis ini. Salah satunya adalah analisis module Financial Accounting (FI) yang memiliki integrasi dalam analisis module MaterialManagement ini.

Oleh karena itu penulis berharap dengan adanya analisis ini, kedepannya dapat membantu penulis lainnya dalam menganalisis studi kasus lainnya yang terdapat di PT. INTI.

107

Universitas Kristen Maranatha H.M. Budi Djatmiko dan Heri Jumaedi (2010). Manajemen Mutu ISO 9001. Bandung: STEMBI

Jogiyanto, H.M. (1997). Sistem Informasi Berbasi Komputer (Edisi kedua). Jogjakarta: BPFE

Soewarso Hardjosoedarmo. 1997. Total Quality Management (Cetakan kedua) Jogjakarta: Andi

O’brien, J A & Makaras, G M. 2001. Management Information Systems Tenth Edition. MgGraw-Hill Inc, New York

McLeod, Jr. Raymond and Daniel George Schell. 2004. Manajemen Sistem Informasi. PT Indeks. Jakarta

Hanif Al Fatta (2008). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Jakarta: Andi Publisher

PT. Industri Telekomunikasi Indonesia, 2011. Retrieved Febuari 2012, form

http://inti.co.id/web/inti/home

Badan Standarisasi Nasional, BSN 2011. All right reserved. Retrieved Febuari 2012, from

http://www.bsn.go.id/

SAP’s Official Document Material Management, 2012. SAP All right reserved. Retrived Maret 2012, from

http://help.sap.com/saphelp_46b/helpdata/en/fd/45b7ee9d6411d189b60000e 829fbbd/frameset.htm

SAP Help Online (2012). SAP Fundamental Guide For Procurement Process. Retrived Maret 2012, form

http://www.saphelponline.com/2011/06/sap-fundamental-guide-for-procurement.html