Pelaksanaan Tugas – Tugas Sekretaris Untuk Membantu Aktivitas Bagian Sekretariat Di Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari
pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat
dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.Tugas sekretaris tidak hanya
mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan.
Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:4)
Sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan
jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.Sekretaris memegang peranan
yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau
sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan
jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. (Saiman, 2002:24)
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003:6) Peran sekretaris adalah
membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal
ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena
apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan
perusahaan seorang sekretaris harus membantunya.
Peran Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah
pimpinan, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana,membuat
keputusan, melakukan pengarahan dan pengkoordinasian hadap seluruh unit yang
ada dalam lingkungan. Tugas sekretaris organisasi adalah menjaga file yang tepat,
1
Universitas Sumatera Utara
2
baik untuk dokumen kertas penting dan juga untuk yang elektronik,
menginformasikan kepada dewan direksi tentang pertemuan dan agendanya,
mengirim laporantahunan, mengedarkan surat tentang kebijakan perusahaan, dan
rapat. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:6)
Salah satu tanggung jawab utama seorang sekretaris organisasi adalah
mengatur jadwal pertemuan sesuai dengan Perusahaan dan memastikan pertemuan
secara efektif terorganisir. Selain itu menurut Rosidah & Sulistiyani (2005:13-14)
menjaga catatan administrasi misalnya: menjaga rincian kontak up-to-date (yaitu
nama,alamat dan nomor telepon) untuk komite manajemen dan anggota biasa dari
organisasi, menyusun daftar nama dan alamat yang berguna untuk organisasi,
termasul pejabat yang sesuai atau petugas dari organisasi sukarela, membuat
catatan tentang kegiatan organisasi.
Peran Sekretaris organisasi pemerintah menurut Supriyadi dan Guno
(2009:39) adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga pemerintahan dan
pemerintah daerah.Selain itu peran sekretaris organisasi pemerintah adalah
pengantar Kantor Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan.
Sekretaris pemerintah bertanggung jawab untuk menetapkan agenda untuk
pertemuan Pemerintah dan Komite Menteri.Selain itu, sekretaris pemerintah
memelihara hubungan konstan dengan semua anggota pemerintah.Sekretaris
pemerintah bertindak sebagai Juru Bicara Pemerintah.Sekretaris pemerintah
melaksanakan tugas-tugas lain yang ditunjuk kepadanya oleh Perdana Menteri.
(Supriyadi dan Guno, (2009:40)
Universitas Sumatera Utara
3
Sekretaris dalam perusahaan adalah seorang karyawan senior di sebuah
organisasi sektor publik dengan status direktur dan bertugas sebagai pengolah
administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas.
Tugas sekretaris perusahaan adalah bertindak dengan itikad baik untuk
kepentingan perusahaan, untuk menghindari konflik kepentingan, tidak untuk
membuat keuntungan dari transaksi rahasia untuk atau atas nama perusahaan.
(Hendarto dan Tulusharyono, 2003:8)
Fenomena/kendala yang terjadi di Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara adalah dalam Proses Penyusunan APBD. Sebagai salah satu
instansi pemerintahan yang memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan
Penyusunan APBD, penulis menemukan beberapa masalah yang kadang terjadi
pada Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yaitu :
1. Keterlambatan dalam Penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah
(APBD). Keterlambatan penyusunan anggaran terjadi karena adanya tarik ulur
atau adanya perbedaan pendapat penyusunan anggaran yang belum disetujui
antara dewan eksekutif dengan dewan legislatif, perbedaan pendapat tersebut
menghabiskan waktu yang cukup lama sekitar 2 bulan untuk mencapai satu
pendapat yang sama, selain itu ada juga alasan lain yang menyebabkan terjadinya
keterlambatan yaitu, suatu hubungan yang kurang harmonis dengan dewan
legislatif akan memperhambat penyusunan anggaran, apabila dewan legislatif
kurang menyukai penyusunan anggaran yang telah kita ajukan atau kurang
menyukai dengan orang yang membuat penyusunan anggaran tersebut, maka hal
tersebut akan menghambat persetujuan dari dewan legislatif dan juga proses
pelaksanaan anggaran.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka
perumusan masalah dijawab dari laporan ini adalah, Bagaimana tugas dan
tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah Untuk mendiskripsikan
tentang tugas dan tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah: Penulisan Tugas Akhir ini diharapkan
dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak, sehingga dapat dipergunakan
dengan sebaik-baiknya.
Adapun manfaat Tugas Akhir ini antara lain :
1.Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan sekretaris Pada Badan Pendidikan dan
pelatihan Provinsi sumatera utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis
serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi Peneliti
a. Medambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kesekretariatan
dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan
praktek.
Universitas Sumatera Utara
5
3. Bagi Peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi tugas akhir bagi peneliti lainnya.
E. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas
akhir ini, Penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
1.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara di Jln.Imam Bonjol No.61. Penelitian berlangsung selama empat minggu,
yaitu dari tanggal 16 Februari 2015 sampai dengan 27 Maret 2015.Untuk lebih
jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO
KEGIATAN
Minggu ke
1
1
Persiapan
2
Pengumpulan
Data
3
Penulisan
Laporan
Juni
Minggu ke
Minggu
2
ke 3
Minggu
ke 4
Sumber: Penulis (2015)
Universitas Sumatera Utara
6
F.
Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat)
BAB, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dan dapat lebih terarah dan
sistematis.
BAB I
: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah,
Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian,
Sistematika Penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan
Metode Penelitian, serta Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur
Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja
Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Dalam BAB ini Penulis mencoba untuk menguraikan mengenai
Pengertian Sekretaris, Pengertian Sekretariat, Peranan Sekretaris,
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris, fungsi dan
kedudukan sekretaris dalam organisasi pemerintah, serta rincian
Aktivitas Sekretariat di Dinas Perhubungan Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
7
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan
kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari
pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat
dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.Tugas sekretaris tidak hanya
mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan.
Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:4)
Sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan
jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.Sekretaris memegang peranan
yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau
sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan
jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. (Saiman, 2002:24)
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003:6) Peran sekretaris adalah
membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal
ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena
apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan
perusahaan seorang sekretaris harus membantunya.
Peran Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah
pimpinan, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana,membuat
keputusan, melakukan pengarahan dan pengkoordinasian hadap seluruh unit yang
ada dalam lingkungan. Tugas sekretaris organisasi adalah menjaga file yang tepat,
1
Universitas Sumatera Utara
2
baik untuk dokumen kertas penting dan juga untuk yang elektronik,
menginformasikan kepada dewan direksi tentang pertemuan dan agendanya,
mengirim laporantahunan, mengedarkan surat tentang kebijakan perusahaan, dan
rapat. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:6)
Salah satu tanggung jawab utama seorang sekretaris organisasi adalah
mengatur jadwal pertemuan sesuai dengan Perusahaan dan memastikan pertemuan
secara efektif terorganisir. Selain itu menurut Rosidah & Sulistiyani (2005:13-14)
menjaga catatan administrasi misalnya: menjaga rincian kontak up-to-date (yaitu
nama,alamat dan nomor telepon) untuk komite manajemen dan anggota biasa dari
organisasi, menyusun daftar nama dan alamat yang berguna untuk organisasi,
termasul pejabat yang sesuai atau petugas dari organisasi sukarela, membuat
catatan tentang kegiatan organisasi.
Peran Sekretaris organisasi pemerintah menurut Supriyadi dan Guno
(2009:39) adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga pemerintahan dan
pemerintah daerah.Selain itu peran sekretaris organisasi pemerintah adalah
pengantar Kantor Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan.
Sekretaris pemerintah bertanggung jawab untuk menetapkan agenda untuk
pertemuan Pemerintah dan Komite Menteri.Selain itu, sekretaris pemerintah
memelihara hubungan konstan dengan semua anggota pemerintah.Sekretaris
pemerintah bertindak sebagai Juru Bicara Pemerintah.Sekretaris pemerintah
melaksanakan tugas-tugas lain yang ditunjuk kepadanya oleh Perdana Menteri.
(Supriyadi dan Guno, (2009:40)
Universitas Sumatera Utara
3
Sekretaris dalam perusahaan adalah seorang karyawan senior di sebuah
organisasi sektor publik dengan status direktur dan bertugas sebagai pengolah
administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas.
Tugas sekretaris perusahaan adalah bertindak dengan itikad baik untuk
kepentingan perusahaan, untuk menghindari konflik kepentingan, tidak untuk
membuat keuntungan dari transaksi rahasia untuk atau atas nama perusahaan.
(Hendarto dan Tulusharyono, 2003:8)
Fenomena/kendala yang terjadi di Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara adalah dalam Proses Penyusunan APBD. Sebagai salah satu
instansi pemerintahan yang memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan
Penyusunan APBD, penulis menemukan beberapa masalah yang kadang terjadi
pada Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yaitu :
1. Keterlambatan dalam Penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah
(APBD). Keterlambatan penyusunan anggaran terjadi karena adanya tarik ulur
atau adanya perbedaan pendapat penyusunan anggaran yang belum disetujui
antara dewan eksekutif dengan dewan legislatif, perbedaan pendapat tersebut
menghabiskan waktu yang cukup lama sekitar 2 bulan untuk mencapai satu
pendapat yang sama, selain itu ada juga alasan lain yang menyebabkan terjadinya
keterlambatan yaitu, suatu hubungan yang kurang harmonis dengan dewan
legislatif akan memperhambat penyusunan anggaran, apabila dewan legislatif
kurang menyukai penyusunan anggaran yang telah kita ajukan atau kurang
menyukai dengan orang yang membuat penyusunan anggaran tersebut, maka hal
tersebut akan menghambat persetujuan dari dewan legislatif dan juga proses
pelaksanaan anggaran.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka
perumusan masalah dijawab dari laporan ini adalah, Bagaimana tugas dan
tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah Untuk mendiskripsikan
tentang tugas dan tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah: Penulisan Tugas Akhir ini diharapkan
dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak, sehingga dapat dipergunakan
dengan sebaik-baiknya.
Adapun manfaat Tugas Akhir ini antara lain :
1.Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan sekretaris Pada Badan Pendidikan dan
pelatihan Provinsi sumatera utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis
serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi Peneliti
a. Medambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kesekretariatan
dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan
praktek.
Universitas Sumatera Utara
5
3. Bagi Peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi tugas akhir bagi peneliti lainnya.
E. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas
akhir ini, Penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
1.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara di Jln.Imam Bonjol No.61. Penelitian berlangsung selama empat minggu,
yaitu dari tanggal 16 Februari 2015 sampai dengan 27 Maret 2015.Untuk lebih
jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO
KEGIATAN
Minggu ke
1
1
Persiapan
2
Pengumpulan
Data
3
Penulisan
Laporan
Juni
Minggu ke
Minggu
2
ke 3
Minggu
ke 4
Sumber: Penulis (2015)
Universitas Sumatera Utara
6
F.
Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat)
BAB, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dan dapat lebih terarah dan
sistematis.
BAB I
: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah,
Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian,
Sistematika Penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan
Metode Penelitian, serta Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur
Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja
Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Dalam BAB ini Penulis mencoba untuk menguraikan mengenai
Pengertian Sekretaris, Pengertian Sekretariat, Peranan Sekretaris,
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris, fungsi dan
kedudukan sekretaris dalam organisasi pemerintah, serta rincian
Aktivitas Sekretariat di Dinas Perhubungan Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
7
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan
kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara