Pelaksanaan Tugas – Tugas Sekretaris Untuk Membantu Aktivitas Bagian Sekretariat Di Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN TUGAS – TUGAS SEKRETARIS UNTUK MEMBANTU
AKTIVITAS BAGIAN SEKRETARIAT DI DINAS PERHUBUNGAN
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH:
KHAIRUNNISA WAHYUNI LUBIS
122103027
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan atas kehadirat Allah Swt karena hanya
karena rahmat dan nikmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini. Juga kepada suri tauladan kita sepanjang masa Baginda Rasulullah
Muhammad saw, marilah kita panjatkan shalawat atas beliau dan semoga kita
mendapatkan syafaatnya di akhirat kelak.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PELAKSANAAN TUGAS –
TUGAS
SEKRETARIS
UNTUK
MEMBANTU
AKTIVITAS
BAGIAN
SEKRETARIAT DI DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA
UTARA”
Selama penyusunan Tugas Akhir ini, Penulis menemui banyak hambatan,
namun itu bukan penghalang bagi Penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dengan semangat dan pikiran positif yang Penulis hal ini dijadikan tantangan
untuk mencapai kesuksesan.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih
dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung
Penulis baik langsung maupun tidak langsung.
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph,D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE. M.Acc, Ak, selaku Pembantu dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara
i
Universitas Sumatera Utara
4. Bapak Ami Dilham, MSi, selaku Wakil Dekan III Bag. Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
6. Ibu Magdalena. L. L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
7. Ibu Dra.Friska Sipayung, M.Si selaku Dosen Pembimbing dan Dosen Wali
yang dengan sabar telah membimbing Penulis dalam penulisan Tugas Akhir
ini.
8. Kepada seluruh Dosen Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Staff dan
Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, untuk semua jasa dalam
memberikan ilmu dan bantuan selama perkuliahan.
9. Kepada Pimpinan dan Staff Pegawai Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera
Utara. Terima kasih atas kerjasamanya dan bimbingannya saat Penulis
melakukan Praktik Lapangan Kerja.
10. Kepada kedua orang tua tercinta Penulis Ayahanda Solahuddin Lubis, SH dan
Ibunda Dra.Dahniar yang telah memberikan segenap kasih sayang, semangat,
doa, dukungan, dan pengorbanannya kepada Penulis baik material maupun
nonmaterial sehingga studi dan laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
11. Kepada kedua adik tercinta Penulis M. Amin Rais Lubis dan Anggi Parlagutan
Lubis serta kepada sanak saudara. Terima kasih atas doa dan dukungannya
selama ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
12. Kepada sahabat-sahabat tercinta: Suci, Derlina, Aulia, Ria, Ayu, Tika, Salisa,
Zizi, Niky, Harjuk, Miftah, Aufha, Kiki, Kak Nia, Kak Tari, dan lain-lain yang
tidak bisa tertulis satu persatu, Terima kasih banyak atas semua doa dan
semangatnya. Semoga kita semua mampu mencapai cita-cita masing-masing.
13. Kepada seluruh teman-teman program Diploma III Kesekretariatan,
khususnya grup A. Terima kasih yang sedikit banyak telah membantu Penulis
dalam meyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak
dan semoga Allah Swt membalas segala kebaikan semua pihak yang telah
membantu penyelesaian Tugas Akhir ini. Aamiin yaa Rabbal alamin.
Medan, 30 Juni 2015
Penulis
Khairunnisa Wahyuni Lubis
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ..............................................................................................
i
Daftar Isi .........................................................................................................
iv
Daftar Tabel....................................................................................................
v
Daftar Gambar ...............................................................................................
vi
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.......................................................................
1
B. Perumusan Masalah .............................................................................
3
C. Tujuan Penelitian .................................................................................
3
D. Manfaat Penelitian ...............................................................................
4
E. Sistematika Penelitian ..........................................................................
4
F. Sistematika Penulisan ..........................................................................
5
BAB II PROFIL INSTANSI
Sejarah Singkat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ..................
10
1. Visi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ..........................
10
2. Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara..........................
10
A. Struktur Organisasi ..............................................................................
11
B. Job Description ....................................................................................
12
C. Jaringan Usaha/Kegiatan......................................................................
28
D. Kinerja Usaha Terkini ..........................................................................
28
E. Rencana Kegiatan Terkini ....................................................................
30
iv
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris dan Sekretariat...................................................
31
B. Syarat-syarat Sekretaris ........................................................................
32
C. Peranan Sekretaris ................................................................................
33
D. Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris ..................................
35
E. Fungsi Sekretaris ..................................................................................
39
F. Rincian Aktivitas Sekretariat di Dinas Perhubungan Sumatera Utara .
43
G. Analisi dan Evaluasi .............................................................................
59
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ..........................................................................................
47
B. Saran.....................................................................................................
48
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
50
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian ...........................................................
4
Tabel 2.1 Alokasi dan Realisasi Anggaran 2014...........................................
29
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Logo Dinas PerhubunganProvinsi Sumatera Utara ..................
10
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara .........................................................................................
11
vii
Universitas Sumatera Utara
PELAKSANAAN TUGAS – TUGAS SEKRETARIS UNTUK MEMBANTU
AKTIVITAS BAGIAN SEKRETARIAT DI DINAS PERHUBUNGAN
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH:
KHAIRUNNISA WAHYUNI LUBIS
122103027
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan atas kehadirat Allah Swt karena hanya
karena rahmat dan nikmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini. Juga kepada suri tauladan kita sepanjang masa Baginda Rasulullah
Muhammad saw, marilah kita panjatkan shalawat atas beliau dan semoga kita
mendapatkan syafaatnya di akhirat kelak.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PELAKSANAAN TUGAS –
TUGAS
SEKRETARIS
UNTUK
MEMBANTU
AKTIVITAS
BAGIAN
SEKRETARIAT DI DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA
UTARA”
Selama penyusunan Tugas Akhir ini, Penulis menemui banyak hambatan,
namun itu bukan penghalang bagi Penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dengan semangat dan pikiran positif yang Penulis hal ini dijadikan tantangan
untuk mencapai kesuksesan.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih
dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung
Penulis baik langsung maupun tidak langsung.
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph,D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE. M.Acc, Ak, selaku Pembantu dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara
i
Universitas Sumatera Utara
4. Bapak Ami Dilham, MSi, selaku Wakil Dekan III Bag. Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
6. Ibu Magdalena. L. L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
7. Ibu Dra.Friska Sipayung, M.Si selaku Dosen Pembimbing dan Dosen Wali
yang dengan sabar telah membimbing Penulis dalam penulisan Tugas Akhir
ini.
8. Kepada seluruh Dosen Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Staff dan
Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, untuk semua jasa dalam
memberikan ilmu dan bantuan selama perkuliahan.
9. Kepada Pimpinan dan Staff Pegawai Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera
Utara. Terima kasih atas kerjasamanya dan bimbingannya saat Penulis
melakukan Praktik Lapangan Kerja.
10. Kepada kedua orang tua tercinta Penulis Ayahanda Solahuddin Lubis, SH dan
Ibunda Dra.Dahniar yang telah memberikan segenap kasih sayang, semangat,
doa, dukungan, dan pengorbanannya kepada Penulis baik material maupun
nonmaterial sehingga studi dan laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
11. Kepada kedua adik tercinta Penulis M. Amin Rais Lubis dan Anggi Parlagutan
Lubis serta kepada sanak saudara. Terima kasih atas doa dan dukungannya
selama ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
12. Kepada sahabat-sahabat tercinta: Suci, Derlina, Aulia, Ria, Ayu, Tika, Salisa,
Zizi, Niky, Harjuk, Miftah, Aufha, Kiki, Kak Nia, Kak Tari, dan lain-lain yang
tidak bisa tertulis satu persatu, Terima kasih banyak atas semua doa dan
semangatnya. Semoga kita semua mampu mencapai cita-cita masing-masing.
13. Kepada seluruh teman-teman program Diploma III Kesekretariatan,
khususnya grup A. Terima kasih yang sedikit banyak telah membantu Penulis
dalam meyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak
dan semoga Allah Swt membalas segala kebaikan semua pihak yang telah
membantu penyelesaian Tugas Akhir ini. Aamiin yaa Rabbal alamin.
Medan, 30 Juni 2015
Penulis
Khairunnisa Wahyuni Lubis
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ..............................................................................................
i
Daftar Isi .........................................................................................................
iv
Daftar Tabel....................................................................................................
v
Daftar Gambar ...............................................................................................
vi
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.......................................................................
1
B. Perumusan Masalah .............................................................................
3
C. Tujuan Penelitian .................................................................................
3
D. Manfaat Penelitian ...............................................................................
4
E. Sistematika Penelitian ..........................................................................
4
F. Sistematika Penulisan ..........................................................................
5
BAB II PROFIL INSTANSI
Sejarah Singkat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ..................
10
1. Visi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ..........................
10
2. Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara..........................
10
A. Struktur Organisasi ..............................................................................
11
B. Job Description ....................................................................................
12
C. Jaringan Usaha/Kegiatan......................................................................
28
D. Kinerja Usaha Terkini ..........................................................................
28
E. Rencana Kegiatan Terkini ....................................................................
30
iv
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris dan Sekretariat...................................................
31
B. Syarat-syarat Sekretaris ........................................................................
32
C. Peranan Sekretaris ................................................................................
33
D. Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris ..................................
35
E. Fungsi Sekretaris ..................................................................................
39
F. Rincian Aktivitas Sekretariat di Dinas Perhubungan Sumatera Utara .
43
G. Analisi dan Evaluasi .............................................................................
59
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ..........................................................................................
47
B. Saran.....................................................................................................
48
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
50
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian ...........................................................
4
Tabel 2.1 Alokasi dan Realisasi Anggaran 2014...........................................
29
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Logo Dinas PerhubunganProvinsi Sumatera Utara ..................
10
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara .........................................................................................
11
vii
Universitas Sumatera Utara