TUGAS MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMA
TUGAS
MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI
INFORMASI
CHAPTER
6
Project Time
Management
Oleh :
Hera Maitilova Jonar
NIM.15146003
MAGISTER CHIEF INFORMATION
OFFICER
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI
PADANG
2015
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
1. PENTINGNYA PENJADWALAN PROYEK
Penyelesaian proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi manajer.
Apapun yang terjadi pada proyek, tidak ada toleransi waktu. Waktu tidak bisa fleksibel,
waktu akan berlalu. Masalah penjadwalan merupakan alasan utama terjadinya konflik,
terutama pada fase pertengahan hingga akhir proyek.
Perbedaan
gaya
bekerja
individu
dan
budaya
menyebabkan
konflik
penjadwalan. Meyers-Brigs mengemukakan beberapa sikap masyarakat terhadap
struktur dan tenggat waktu. Beberapa orang cenderung untuk mengikuti jadwal dan
memenuhi tenggat waktu sedangkan yang lainnya tidak demikian. Setiap Negara
memiliki budaya dan sikap yang berbeda terhadap penjadwalan. Sebagai contoh,
beberapa Negara menutup kegiatannya selama beberapa jam untuk tidur siang.
Sedangkan beberapa Negara lainnya memiliki hari libur keagamaan untuk beberapa
waktu setiap tahunnya sehingga tidak banyak pekerjaan yang dapat di lakukan.
2. CAKUPAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Manajemen waktu proyek mencakup :
1. Mendefenisikan Aktivitas
yaitu mendefenisikan aktivitas apa yang harus diselesaikan untuk mencapai
hasil proyek. M e m b u a t j a d w a l p r o y e k m e r u p a k a n h a l y a n g p a l i n g
mendasar dalam memulai sebuah proyek.
Aktivitas atau tugas
merupakan elemen pekerjaan biasanya di temukan pada Work Breakdown
Structure (WBS) yang memiliki durasi, biaya
dan
persyaratan
sumberdaya.
Pendefenisian aktivitas mencakup pengembangan WBS dengan lebih detail dan
penjelasan pendukung untuk memahami semua pekerjaan yang akan dilakukan
sehingga bisa mengembangkan biaya dan durasi yang realisitis.
Pendefinisian aktivitas menghasilkan output sebagai berikut :
a. Daftar aktivitas
Daftar aktivitas
adalah tabulasi aktivitas
yang akan dimasukkan dalam
jadwal proyek yang mencakup nama aktifitas, nomor atau identitas aktivitas,
dan deskripsi singkat tentang aktivitas.
b. Atribut aktivitas
Atribut aktivitas
menyediakan informasi lebih banyak tentang aktivitas,
misalnya aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, hubungan logis,
kelebihan dan kekurangan, persyaratan sumberdaya, hambatan-hambatan,
tanggal final, dan asumsi yang terkait dengan aktivitas .
c. Daftar Milestones
Milestones adalah kejadian penting yang biasanya tidak memiliki durasi.
Seringkali dibutuhkan beberapa aktivitas untuk mencapai milestones atau
bahkan tidak ada milestone sama sekali. Milestones berguna untuk penetapan
jadwal tujuan dan pemantauan (progress) kemajuan kinerja.
Contoh : Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh
customer, penyelesaian produk-produk spesifik, penyelesaian pekerjaan
lainnya yang terkait dengan proses pekerjaan tsb.
2. Mengurutkan Kegiatan
adalah mengindetifikasi apakah aktivitas
dapat diselesaikan secara
berurutan atau secara parallel dan hubungan antar aktifitas proyek. Kegiatan
pengurutan
melibatkan
peninjauan
kembali
aktivitas
dan
menentukan
ketergantungan antar aktivitas (dependensi). Suatu dependensi atau hubungan
berarti mengurutkan aktivitas proyek (task).
Dalam hal ini, terdapat tiga tipe depedensi, yaitu sebagai berikut :
a. Mandatary
dependencies (Dependensi Wajib), sejalan dengan sifat
pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek, kadang-kadang disebut
sebagai hard logic.
b. Discretionary dependencies, ditentukan oleh tim proyek, kadang-kadang
disebut sebagai soft logic dan harus digunakan dengan hati-hati karena
dapat membatasi pilihan penjadwalan selanjutnya.
c. External Dependencies, mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan
non proyek.
Kegiatan pengurutan aktivitas
menghasilkan diagram jaringan jadwal
proyek (network diagrams). Diagram jaringan merupakan teknik untuk
menunjukkan pengurutan aktivitas. Diagram jaringan merupakan tampilan
skematik dari hubungan logis antara aktifitas proyek atau pengurutan aktivitas
proyek. Dua format utama diagram adalah Arrow Diagramming Method (ADM)
dan Precedence Diagramming Method (PDM).
Arrow Diagramming Method (ADM) disebut juga diagram jaringan AOA
(Activity On Arrow) dicirikan dengan aktivitas ditandai dengan anak panah
(arrow). Titik (node) lingkaran brada pada ujung awal dan ujung akhir aktivitas
serta hanya dapat memperlihatkan finish to start. Titik pertama merupakan awal
proyek dan titik terakhir merupakan akhir proyek.
Gambar 1. Arrow Diagramming Method (ADM)
Precedence Diagramming Method (PDM) lebih popular dibandingkan ADM.
Aktivitas dinyatakan dengan menggunakan kotak (box). Anak panah menunjukkan
hubungan antar aktivitas-aktivitas.
Gambar 2. Precedence Diagramming Method (PDM)
3. Melakukan Estimasi Sumberdaya Aktivitas
Mengidentifikasi tipe sumberdaya (manusia, teknologi, fasilitas dsb) dan
kuantitas sumberdaya yang diperlukan. Sebelum memperkirakan durasi aktivitas,
seorang manajer harus memiliki ide yang baik tentang kuantitas dan tipe sumber
daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan sumberdaya mencakup manusia,
peralatan dan bahan. Pertimbangkan isu penting dalam estimasi sumberdaya.
Bagaimana kemampuan sumberdaya melakukan aktifitas spesifik pada proyek.
Apa sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa? Apakah sumber daya
yang
diperlukan
tersedia?
Estimasi
sumberdaya
bisa
dilakukan
dengan
menggunakan metode resource breakdown structure. Resource breakdown
structure adalah struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya proyek
berdasarkan kategori dan jenis.
4. Melakukan Estimasi Waktu Aktivitas
Yaitu menghitung waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan. Durasi
mencakup waktu aktual yang diperlukan untuk suatu aktifitas ditambah waktu yang
hilang/telah berlalu (elapsed time). Upaya adalah jumlah hari kerja atau jam kerja
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Upaya biasanya tidak sama dengan
durasi. Orang yang melakukan pekerjaan seharusnya membantu membuat estimasi
dan seorang ahli seharusnya meninjau kembali. Dalam hal ini metode Three Point
Estimate dapat digunakan mencakup estimasi optimis, estimasi rata-rata dan
estimasi pesimis. Misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi
rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis.
5. Kegiatan Pengembangan Jadwal
Berdasarkan ketersediaan sumber daya, kegiatan- kegiatan, urutan kegiatan
dan estimasi durasi waktu, sebuah jadwal untuk keseluruhan anggaran dapat
dikembangkan. Pengembangan jadwal dapat menggunakan hasil dari proses
manajemen waktu lain untuk menentukan tanggal awal dan akhir proyek. Tujuan
utamanya adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang menyediakan
dasar untuk pemantauan kemajuan proyek untuk dimensi waktu proyek. Alat dan
teknik utama yang digunakan adalah gantt chart, critical path analysis dan critical
chain scheduling serta analisis PERT.
Gantt Chart merupakan standar format penjadwalan dengan menampilkan
informasi proyek berdasarkan jenis aktivitasnya, waktu mulai dan selesainya proyek
tersebut dalam bentuk kalender.
Gambar 3. Contoh Gantt chart
Critical path analysis/Critical Path Methode (CPM) merupakan diagram
jaringan yang digunakan untuk memprediksi jumlah keseluruhan waktu pekerjaan.
CPM juga digunakan untuk menjelaskan rentetan aktivitas dari awal mulanya proyek
sampai berakhirnya. Jalur kritis merupakan jalur yang mempunyai waktu terpanjang
dalam jaringan dengan kekenduran terkecil.
Gambar 4. Contoh critical path analysis
Critical
chain
scheduling
merupakan
metode
penjadwalan
yang
mempertimbangkan sumber-sumber yang terbatas dengan membuat sebuah jadwal
proyek dengan memasukkan buffers untuk melindungi waktu penyelesaian proyek.
Buffers merupakan waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas/aktivitas dari faktorfaktor lainnya.
Orang-orang sering menambahkan buffer untuk setiap aktivitas dan
menggunakannya, baik dibutuhkan atau tidak. Project buffers merupakan waktu tambahan yang
ditambahkan sebelum waktu penyelesaian proyek dan Feeding buffers merupakan waktu
tambahan yang ditambahkan sebelum aktivitas pada critical path/ jalur kritis.
Gambar 5. Contoh critical chain scheduling
Program Evaluation and Review Tehnique (PERT) merupakan analisis jaringan yang
digunakan untuk memeperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian tingkat tinggi
mengenai perkiraan durasi aktivitas individual. Perkiraan durasi didasarkan dari estimasi
optimistik, kebiasaan/ rata-rata, dan pesimistik, atau estimasi tiga titik. Untuk menggunakan
PERT, kita harus menghitung PERT weighted average (rata-rata tertimbang) sebagai berikut :
Gambar 6. Contoh PERT analysis
6.
Pengendalian jadwal
memastikan proses dan prosedur yang tepat pada urutannya untuk
mengendalikan perubahan jadwal proyek. Beberapa saran untuk pengendalian jadwal
sebagai berikut :
a. Lakukan pengecekan realisasi jadwal
b.
Bersedia terhadap segala kemungkinan
c. Tidak
merencanakan
setiap
orang
dapat
bekerja
dengan
kapasitas
100% sepanjang waktu.
d. Mengadakan pertemuan dengan stakeholders dan komunikasikan secara jelas
dan jujur atas masalah jadwal
Pengendalian jadwal bertujuan adalah untuk mengetahui status jadwal, faktor
pengaruh yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah
berubah, dan mengelola perubahan yang terjadi. Alat dan teknik meliputi : laporan
kemajuan, sistem kontrol perubahan jadwal, software manajemen proyek, seperti grafik
perbandingan jadwal, tracking gantt chart, analisis varian dan manajemen kinerja.
Gambar 7. Resume Manajemen Waktu Proyek
3. KESIMPULAN
Manajemen waktu proyek sering disebut sebagai sumber utama konflik pada
beberapa proyek, dan sebagian besar proyek TI biasanya melebihi perkiraan waktu.
Proses utama manajemen waktu proyek meliputi : pendefinisian aktifitas, pengurutan
aktivitas, estimasi sumber daya aktifitas, estimasi durasi aktivitas, mengembangkan
jadwal dan pengendalian jadwal.
Referensi :
Schwalbe, K. 2010. Information Techonology Project Management, Sixth Edition.
United.
Institute, Management Project. 2008. PMBOK Guide.
MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI
INFORMASI
CHAPTER
6
Project Time
Management
Oleh :
Hera Maitilova Jonar
NIM.15146003
MAGISTER CHIEF INFORMATION
OFFICER
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI
PADANG
2015
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
1. PENTINGNYA PENJADWALAN PROYEK
Penyelesaian proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi manajer.
Apapun yang terjadi pada proyek, tidak ada toleransi waktu. Waktu tidak bisa fleksibel,
waktu akan berlalu. Masalah penjadwalan merupakan alasan utama terjadinya konflik,
terutama pada fase pertengahan hingga akhir proyek.
Perbedaan
gaya
bekerja
individu
dan
budaya
menyebabkan
konflik
penjadwalan. Meyers-Brigs mengemukakan beberapa sikap masyarakat terhadap
struktur dan tenggat waktu. Beberapa orang cenderung untuk mengikuti jadwal dan
memenuhi tenggat waktu sedangkan yang lainnya tidak demikian. Setiap Negara
memiliki budaya dan sikap yang berbeda terhadap penjadwalan. Sebagai contoh,
beberapa Negara menutup kegiatannya selama beberapa jam untuk tidur siang.
Sedangkan beberapa Negara lainnya memiliki hari libur keagamaan untuk beberapa
waktu setiap tahunnya sehingga tidak banyak pekerjaan yang dapat di lakukan.
2. CAKUPAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Manajemen waktu proyek mencakup :
1. Mendefenisikan Aktivitas
yaitu mendefenisikan aktivitas apa yang harus diselesaikan untuk mencapai
hasil proyek. M e m b u a t j a d w a l p r o y e k m e r u p a k a n h a l y a n g p a l i n g
mendasar dalam memulai sebuah proyek.
Aktivitas atau tugas
merupakan elemen pekerjaan biasanya di temukan pada Work Breakdown
Structure (WBS) yang memiliki durasi, biaya
dan
persyaratan
sumberdaya.
Pendefenisian aktivitas mencakup pengembangan WBS dengan lebih detail dan
penjelasan pendukung untuk memahami semua pekerjaan yang akan dilakukan
sehingga bisa mengembangkan biaya dan durasi yang realisitis.
Pendefinisian aktivitas menghasilkan output sebagai berikut :
a. Daftar aktivitas
Daftar aktivitas
adalah tabulasi aktivitas
yang akan dimasukkan dalam
jadwal proyek yang mencakup nama aktifitas, nomor atau identitas aktivitas,
dan deskripsi singkat tentang aktivitas.
b. Atribut aktivitas
Atribut aktivitas
menyediakan informasi lebih banyak tentang aktivitas,
misalnya aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, hubungan logis,
kelebihan dan kekurangan, persyaratan sumberdaya, hambatan-hambatan,
tanggal final, dan asumsi yang terkait dengan aktivitas .
c. Daftar Milestones
Milestones adalah kejadian penting yang biasanya tidak memiliki durasi.
Seringkali dibutuhkan beberapa aktivitas untuk mencapai milestones atau
bahkan tidak ada milestone sama sekali. Milestones berguna untuk penetapan
jadwal tujuan dan pemantauan (progress) kemajuan kinerja.
Contoh : Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh
customer, penyelesaian produk-produk spesifik, penyelesaian pekerjaan
lainnya yang terkait dengan proses pekerjaan tsb.
2. Mengurutkan Kegiatan
adalah mengindetifikasi apakah aktivitas
dapat diselesaikan secara
berurutan atau secara parallel dan hubungan antar aktifitas proyek. Kegiatan
pengurutan
melibatkan
peninjauan
kembali
aktivitas
dan
menentukan
ketergantungan antar aktivitas (dependensi). Suatu dependensi atau hubungan
berarti mengurutkan aktivitas proyek (task).
Dalam hal ini, terdapat tiga tipe depedensi, yaitu sebagai berikut :
a. Mandatary
dependencies (Dependensi Wajib), sejalan dengan sifat
pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek, kadang-kadang disebut
sebagai hard logic.
b. Discretionary dependencies, ditentukan oleh tim proyek, kadang-kadang
disebut sebagai soft logic dan harus digunakan dengan hati-hati karena
dapat membatasi pilihan penjadwalan selanjutnya.
c. External Dependencies, mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan
non proyek.
Kegiatan pengurutan aktivitas
menghasilkan diagram jaringan jadwal
proyek (network diagrams). Diagram jaringan merupakan teknik untuk
menunjukkan pengurutan aktivitas. Diagram jaringan merupakan tampilan
skematik dari hubungan logis antara aktifitas proyek atau pengurutan aktivitas
proyek. Dua format utama diagram adalah Arrow Diagramming Method (ADM)
dan Precedence Diagramming Method (PDM).
Arrow Diagramming Method (ADM) disebut juga diagram jaringan AOA
(Activity On Arrow) dicirikan dengan aktivitas ditandai dengan anak panah
(arrow). Titik (node) lingkaran brada pada ujung awal dan ujung akhir aktivitas
serta hanya dapat memperlihatkan finish to start. Titik pertama merupakan awal
proyek dan titik terakhir merupakan akhir proyek.
Gambar 1. Arrow Diagramming Method (ADM)
Precedence Diagramming Method (PDM) lebih popular dibandingkan ADM.
Aktivitas dinyatakan dengan menggunakan kotak (box). Anak panah menunjukkan
hubungan antar aktivitas-aktivitas.
Gambar 2. Precedence Diagramming Method (PDM)
3. Melakukan Estimasi Sumberdaya Aktivitas
Mengidentifikasi tipe sumberdaya (manusia, teknologi, fasilitas dsb) dan
kuantitas sumberdaya yang diperlukan. Sebelum memperkirakan durasi aktivitas,
seorang manajer harus memiliki ide yang baik tentang kuantitas dan tipe sumber
daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan sumberdaya mencakup manusia,
peralatan dan bahan. Pertimbangkan isu penting dalam estimasi sumberdaya.
Bagaimana kemampuan sumberdaya melakukan aktifitas spesifik pada proyek.
Apa sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa? Apakah sumber daya
yang
diperlukan
tersedia?
Estimasi
sumberdaya
bisa
dilakukan
dengan
menggunakan metode resource breakdown structure. Resource breakdown
structure adalah struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya proyek
berdasarkan kategori dan jenis.
4. Melakukan Estimasi Waktu Aktivitas
Yaitu menghitung waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan. Durasi
mencakup waktu aktual yang diperlukan untuk suatu aktifitas ditambah waktu yang
hilang/telah berlalu (elapsed time). Upaya adalah jumlah hari kerja atau jam kerja
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Upaya biasanya tidak sama dengan
durasi. Orang yang melakukan pekerjaan seharusnya membantu membuat estimasi
dan seorang ahli seharusnya meninjau kembali. Dalam hal ini metode Three Point
Estimate dapat digunakan mencakup estimasi optimis, estimasi rata-rata dan
estimasi pesimis. Misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi
rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis.
5. Kegiatan Pengembangan Jadwal
Berdasarkan ketersediaan sumber daya, kegiatan- kegiatan, urutan kegiatan
dan estimasi durasi waktu, sebuah jadwal untuk keseluruhan anggaran dapat
dikembangkan. Pengembangan jadwal dapat menggunakan hasil dari proses
manajemen waktu lain untuk menentukan tanggal awal dan akhir proyek. Tujuan
utamanya adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang menyediakan
dasar untuk pemantauan kemajuan proyek untuk dimensi waktu proyek. Alat dan
teknik utama yang digunakan adalah gantt chart, critical path analysis dan critical
chain scheduling serta analisis PERT.
Gantt Chart merupakan standar format penjadwalan dengan menampilkan
informasi proyek berdasarkan jenis aktivitasnya, waktu mulai dan selesainya proyek
tersebut dalam bentuk kalender.
Gambar 3. Contoh Gantt chart
Critical path analysis/Critical Path Methode (CPM) merupakan diagram
jaringan yang digunakan untuk memprediksi jumlah keseluruhan waktu pekerjaan.
CPM juga digunakan untuk menjelaskan rentetan aktivitas dari awal mulanya proyek
sampai berakhirnya. Jalur kritis merupakan jalur yang mempunyai waktu terpanjang
dalam jaringan dengan kekenduran terkecil.
Gambar 4. Contoh critical path analysis
Critical
chain
scheduling
merupakan
metode
penjadwalan
yang
mempertimbangkan sumber-sumber yang terbatas dengan membuat sebuah jadwal
proyek dengan memasukkan buffers untuk melindungi waktu penyelesaian proyek.
Buffers merupakan waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas/aktivitas dari faktorfaktor lainnya.
Orang-orang sering menambahkan buffer untuk setiap aktivitas dan
menggunakannya, baik dibutuhkan atau tidak. Project buffers merupakan waktu tambahan yang
ditambahkan sebelum waktu penyelesaian proyek dan Feeding buffers merupakan waktu
tambahan yang ditambahkan sebelum aktivitas pada critical path/ jalur kritis.
Gambar 5. Contoh critical chain scheduling
Program Evaluation and Review Tehnique (PERT) merupakan analisis jaringan yang
digunakan untuk memeperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian tingkat tinggi
mengenai perkiraan durasi aktivitas individual. Perkiraan durasi didasarkan dari estimasi
optimistik, kebiasaan/ rata-rata, dan pesimistik, atau estimasi tiga titik. Untuk menggunakan
PERT, kita harus menghitung PERT weighted average (rata-rata tertimbang) sebagai berikut :
Gambar 6. Contoh PERT analysis
6.
Pengendalian jadwal
memastikan proses dan prosedur yang tepat pada urutannya untuk
mengendalikan perubahan jadwal proyek. Beberapa saran untuk pengendalian jadwal
sebagai berikut :
a. Lakukan pengecekan realisasi jadwal
b.
Bersedia terhadap segala kemungkinan
c. Tidak
merencanakan
setiap
orang
dapat
bekerja
dengan
kapasitas
100% sepanjang waktu.
d. Mengadakan pertemuan dengan stakeholders dan komunikasikan secara jelas
dan jujur atas masalah jadwal
Pengendalian jadwal bertujuan adalah untuk mengetahui status jadwal, faktor
pengaruh yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah
berubah, dan mengelola perubahan yang terjadi. Alat dan teknik meliputi : laporan
kemajuan, sistem kontrol perubahan jadwal, software manajemen proyek, seperti grafik
perbandingan jadwal, tracking gantt chart, analisis varian dan manajemen kinerja.
Gambar 7. Resume Manajemen Waktu Proyek
3. KESIMPULAN
Manajemen waktu proyek sering disebut sebagai sumber utama konflik pada
beberapa proyek, dan sebagian besar proyek TI biasanya melebihi perkiraan waktu.
Proses utama manajemen waktu proyek meliputi : pendefinisian aktifitas, pengurutan
aktivitas, estimasi sumber daya aktifitas, estimasi durasi aktivitas, mengembangkan
jadwal dan pengendalian jadwal.
Referensi :
Schwalbe, K. 2010. Information Techonology Project Management, Sixth Edition.
United.
Institute, Management Project. 2008. PMBOK Guide.