Fungsi dan Peranan Sekretaris dalam mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Braum dan Ramon dalam Saiman (2002
:
24) mengatakan bahwa
sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang
menerima
memeriksa
pendiktean,
atau
menyiapkan
mengingatkan
surat-menyurat,
kepala
atau
menerima
pimpinannya
tamu,
mengenai
kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melaukan banyak kewajiban
lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau
pimpinannya. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu
meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil
keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. seorang sekretaris
merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan
atau sebaliknya dia juga berfungsi senagai pembina hubungan baik antara
perusahaan dengan masyarakat luar.
Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang
sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat
penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan atau orang modern, baik
dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar.
Sekretaris memegang peranan penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya
tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai
dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris
secara umum dapat dijetahui sebagai berikut:
Peran sekretaris terhadap atasan disini adalah sebagai perantara saluran
komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi yang ingin berhubungan
dengan pimpinan, sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Sebagai pelanjut keinginan
pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas, alternatif pemikiran dari
pimpinan dalam ide-ide, faktor penunjang dalam kebersihan pekerjaan dan
cerminan pimpinan dan bawahan.
1
2
Peran sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) disini adalah penentuan
kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai
peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan
(rule of the place), memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan
sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai
masalah.Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan
dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap
dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai
bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan
suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat dipecahkan.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 tahun 1967 dan Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan, dengan Peraturan Modal Dasar Bank
Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Bank Pembangunan Daerah Sumatera
Utara (BPDSU), yang sekarang dikenal dengan nama Bank SUMUT
merupakan bank devisa yang berkantor pusat di Jalan Imam Bonjol No.18
Medan. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU) yang didirikan
tanggal 4 November 1961 dengan Akte Notaris Roesli Nomor 22 dalam bentuk
Perseroan Terbatas (PT). Pada tahun 1962, berdasarkan Undang-Undang
Nomor 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah,
BPDSU yang semula berbentuk Perseroan Terbatas (PT) diubah menjadi Bank
Milik Pemerintah Daerah dengan Peraturan Daerah (Perda) Tingkat I Sumatera
Utara Nomor 5 Tahun 1965. Perda tersebut menetapkan Modal Dasar sebesar
Rp 100.000.000,00., dimana sahamnya hanya dimiliki oleh Pemerintah Daerah
Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II di seluruh
Sumatera Utara.
Adapun fungsi dan peranan sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor
Pusat Medan adalah mengarahkan dan mengontrol persiapan dan pelaksanaan
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dalam rangka kelancaran pelaksanaan
3
RUPS, mempersiapkan dan menentukan informasi yang berkaitan dengan
pemangku kepentingan dalam rangka tersedianya informasi Perusahaan yang
akurat, merencanakan sistem keprotokolan Perusahaan dalam rangka
ketersediaan sistem keprotokolan yang efektif dan efisien, mengontrol
implementasi keprotokolan Perusahaan agar kegiatan protokol berjalan sesuai
ketentuan, yaitu mengarahkan dan mengontrol sistem manajemen kearsipan
dan tata naskah dinas Perusahaan untuk meningkatkan pelayanan kepada
pengguna dokumen.Mengkoordinasikan rapat kerja dalam rangka mencapai
target bisnis bank, mengarahkan dan mengontrol kegiatan komunikasi dan
publikasi perusahaan dalam rangka menjaga hubungan dengan pemangku
kepentingan dan peningkatan citra perusahaan, mengarahkan dan mengontrol
kegiatan media monitoring dan penanganannya dalam rangka menjaga reputasi
perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas dan karena seorang sekretaris memiliki peranan
yang sangat penting dalam mengatur aktivitas perusahaan maka penulis merasa
tertarik untuk mengkaji tulisan yang berjudulFungsi dan Peranan Seretaris
dalam mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan.
B. Perumusan Masalah
Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan
maka masalah pokok yang akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana
Fungsi dan Peranan Sekretaris dalam mengatur tugas Pimpinan pada PT. Bank
Sumut Kantor Pusat Medan?”
4
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui fungsi dan peranan
sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat
Medan.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai
peranan sekretaris dalam perusahaan.
2.Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan
masukan bagi PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan .
3.Bagi pembaca, sebagai referensi tentang peranan sekretaris. Untuk
memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis.
D. Metode Penelitian
Untuk mencapai hasil yang baik, maka diperlukan berbagai data
yangmendukung penulisan skripsi ini,adalah sebagai berikut:
1. Lokasi Penelitian
Riset ini penulis lakukan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan,
yang beralamat di Jalan. Imam Bonjol no 18 Medan Sumatera Utara.
2.Sumber Data
a.Data Primer
Data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai fungsi
danperanan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT.
Bank Sumut Kantor Pusat Medan.
b.Data Sekunder
Data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan dan
publikasi yang disebut data sekunder eksternal dan data sekunder
internal yang datanya dari dalam dan dari luar perusahaan seperti
sejarah perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, buku, surat
kabar, majalah, dan media lainya.
5
3.
Teknik Pengumpulan Data
a.Wawancara (Interview)
Suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara
langsung kepada pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan
untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan materi
penelitian.
b.Dokumentasi
Yaitu dengan cara meminta surat-surat, catatan-catatan, laporanlaporan dan lain-lain yang tersimpan didalam arsip-arsip kantor PT.
Bank Sumut Kantor Pusat Medan yang berhubungan dengan bidang
yang diteliti.
4.Metode Analisis Data
a.Deskriptif
Dengan metode ini data yang sudah dikumpul, digolongkan atau
dikelompokan, analisis dan diinterprestasikan. Dengan demikian
penulis akan mendapatkan gambaran yang sebenarnya tentang
perusahaan.
b.Deduktif
Dengan metode ini penulis menggambarkan laporan secara
langsung, maksudnya untuk menjelaskan hak yang secara umum untuk
menerangkan kesimpulan secara khusus.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Braum dan Ramon dalam Saiman (2002
:
24) mengatakan bahwa
sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang
menerima
memeriksa
pendiktean,
atau
menyiapkan
mengingatkan
surat-menyurat,
kepala
atau
menerima
pimpinannya
tamu,
mengenai
kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melaukan banyak kewajiban
lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau
pimpinannya. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu
meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil
keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. seorang sekretaris
merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan
atau sebaliknya dia juga berfungsi senagai pembina hubungan baik antara
perusahaan dengan masyarakat luar.
Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang
sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat
penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan atau orang modern, baik
dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar.
Sekretaris memegang peranan penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya
tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai
dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris
secara umum dapat dijetahui sebagai berikut:
Peran sekretaris terhadap atasan disini adalah sebagai perantara saluran
komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi yang ingin berhubungan
dengan pimpinan, sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Sebagai pelanjut keinginan
pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas, alternatif pemikiran dari
pimpinan dalam ide-ide, faktor penunjang dalam kebersihan pekerjaan dan
cerminan pimpinan dan bawahan.
1
2
Peran sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) disini adalah penentuan
kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai
peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan
(rule of the place), memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan
sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai
masalah.Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan
dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap
dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai
bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan
suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat dipecahkan.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 tahun 1967 dan Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan, dengan Peraturan Modal Dasar Bank
Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Bank Pembangunan Daerah Sumatera
Utara (BPDSU), yang sekarang dikenal dengan nama Bank SUMUT
merupakan bank devisa yang berkantor pusat di Jalan Imam Bonjol No.18
Medan. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU) yang didirikan
tanggal 4 November 1961 dengan Akte Notaris Roesli Nomor 22 dalam bentuk
Perseroan Terbatas (PT). Pada tahun 1962, berdasarkan Undang-Undang
Nomor 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah,
BPDSU yang semula berbentuk Perseroan Terbatas (PT) diubah menjadi Bank
Milik Pemerintah Daerah dengan Peraturan Daerah (Perda) Tingkat I Sumatera
Utara Nomor 5 Tahun 1965. Perda tersebut menetapkan Modal Dasar sebesar
Rp 100.000.000,00., dimana sahamnya hanya dimiliki oleh Pemerintah Daerah
Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II di seluruh
Sumatera Utara.
Adapun fungsi dan peranan sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor
Pusat Medan adalah mengarahkan dan mengontrol persiapan dan pelaksanaan
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dalam rangka kelancaran pelaksanaan
3
RUPS, mempersiapkan dan menentukan informasi yang berkaitan dengan
pemangku kepentingan dalam rangka tersedianya informasi Perusahaan yang
akurat, merencanakan sistem keprotokolan Perusahaan dalam rangka
ketersediaan sistem keprotokolan yang efektif dan efisien, mengontrol
implementasi keprotokolan Perusahaan agar kegiatan protokol berjalan sesuai
ketentuan, yaitu mengarahkan dan mengontrol sistem manajemen kearsipan
dan tata naskah dinas Perusahaan untuk meningkatkan pelayanan kepada
pengguna dokumen.Mengkoordinasikan rapat kerja dalam rangka mencapai
target bisnis bank, mengarahkan dan mengontrol kegiatan komunikasi dan
publikasi perusahaan dalam rangka menjaga hubungan dengan pemangku
kepentingan dan peningkatan citra perusahaan, mengarahkan dan mengontrol
kegiatan media monitoring dan penanganannya dalam rangka menjaga reputasi
perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas dan karena seorang sekretaris memiliki peranan
yang sangat penting dalam mengatur aktivitas perusahaan maka penulis merasa
tertarik untuk mengkaji tulisan yang berjudulFungsi dan Peranan Seretaris
dalam mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan.
B. Perumusan Masalah
Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan
maka masalah pokok yang akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana
Fungsi dan Peranan Sekretaris dalam mengatur tugas Pimpinan pada PT. Bank
Sumut Kantor Pusat Medan?”
4
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui fungsi dan peranan
sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat
Medan.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai
peranan sekretaris dalam perusahaan.
2.Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan
masukan bagi PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan .
3.Bagi pembaca, sebagai referensi tentang peranan sekretaris. Untuk
memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis.
D. Metode Penelitian
Untuk mencapai hasil yang baik, maka diperlukan berbagai data
yangmendukung penulisan skripsi ini,adalah sebagai berikut:
1. Lokasi Penelitian
Riset ini penulis lakukan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan,
yang beralamat di Jalan. Imam Bonjol no 18 Medan Sumatera Utara.
2.Sumber Data
a.Data Primer
Data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai fungsi
danperanan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT.
Bank Sumut Kantor Pusat Medan.
b.Data Sekunder
Data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan dan
publikasi yang disebut data sekunder eksternal dan data sekunder
internal yang datanya dari dalam dan dari luar perusahaan seperti
sejarah perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, buku, surat
kabar, majalah, dan media lainya.
5
3.
Teknik Pengumpulan Data
a.Wawancara (Interview)
Suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara
langsung kepada pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan
untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan materi
penelitian.
b.Dokumentasi
Yaitu dengan cara meminta surat-surat, catatan-catatan, laporanlaporan dan lain-lain yang tersimpan didalam arsip-arsip kantor PT.
Bank Sumut Kantor Pusat Medan yang berhubungan dengan bidang
yang diteliti.
4.Metode Analisis Data
a.Deskriptif
Dengan metode ini data yang sudah dikumpul, digolongkan atau
dikelompokan, analisis dan diinterprestasikan. Dengan demikian
penulis akan mendapatkan gambaran yang sebenarnya tentang
perusahaan.
b.Deduktif
Dengan metode ini penulis menggambarkan laporan secara
langsung, maksudnya untuk menjelaskan hak yang secara umum untuk
menerangkan kesimpulan secara khusus.