Fungsi dan Peranan Sekretaris dalam mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seorang pimpinan dalam melaksanakankan tugas-tugasnya sering mengalami
kesulitan dalam mengatur waktu dan mengerjakan seluruh tugasnya. Oleh karena
itu, seorang pimpinan harus memiliki seorang sekretaris untuk membantunya
mengatur waktu dan kegiatannya serta menyelesaikan semua tugasnya.
Dalam perusahaan Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU) atau
yang biasa dikenal dengan Bank Sumut, Pimpinan Direksi dibantu oleh sekretaris.
Dimana pada Bank Sumut disebut dengan “Sekretariat Direksi atau Sekretaris
Perusahaan”.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1967 dan Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan, dengan Peraturan Modal Dasar Bank
Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara
(BPDSU) didirikanpada tanggal 4 November 1961 dengan dasar hukum pendirian
berdasarkan Akta Notaris Rusli No. 22 dalambentuk Perseroan Terbatas (PT)
dengan sebutan BPDSU.Pada 1962, berdasarkan UU No. 13 tahun 1962
tentangKetentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah dan sesuai dengan Peraturan
Daerah Tingkat I Sumatera Utara No. 5tahun 1965 bentuk usaha diubah menjadi
Badan UsahaMilik Daerah (BUMD).Modal dasar pada saat itu sebesar Rp.
100.000.000,00 dan sahamnyadimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera
Utaradan Pemerintah Daerah Tingkat II se-Sumatera Utara. Sejalan dengan
Program Rekapitalisasi, bentuk hukum BPDSU tersebut harus diubah dari
Perusahaan Daerah (PD)menjadi Perseroan Terbatas (PT) agar saham
Universitas Sumatera Utara
PemerintahPusat dapat masuk untuk pengembangan dan di kemudianhari saham
pihak ketiga dimungkinkan dapat masuk ataspersetujuan DPRD Tingkat I Sumatera
Utara, sehinggaberdasarkan hal tersebut maka pada tahun 1999, bentuk hukum
BPDSU diubah kembali menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Bank
Pembangunan Daerah SumateraUtara atau disingkat PT Bank SUMUTyang
berkedudukan dan berkantor Pusat di Medan, Jl. Imam Bonjol No. 18, yang
didirikan berdasarkan Akta No. 38 tanggal 16 April 1999dibuat di hadapan Alina
Hanum, SH, Notaris di Medan yangtelah mendapat pengesahan dari Departemen
Kehakiman Republik Indonesia No. C-8224 HT.01.01.TH 99 tanggal 5Mei 1999.
Fenomena kesekretariatan sebagai suatu profesi yang memiliki permasalahan
secara global yaitu kurangnya kemampuan sekretaris secara profesional baik dari
segi fungsi dan kurangnya peran sekretaris dalam mempelancar tugas pimpinan dan
dalam perkembangannya merupakan suatu profesi yang sangat penting dan selalu
diperlukan oleh setiap perusahaan baik dalam ruang lingkup yang masih sederhana
sampai kepada industri besar. Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang
dilimpahkan kepadanya secara baik sekaligus bertanggung jawab terhadap
pekerjaan itu. Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai
tangan kanan atasannyasebagai orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan
membantu menyelesaikan tugas atasanya tersebut. Untuk itu sekretaris harus
memiliki ketrampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadian yang
menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dalam fungsi sebagai
sekretaris.
Kelancaraan tugas pimpinan tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya
karena kurang diperhatikan hal-hal secara terperinci yang sesungguhnya merupakan
Universitas Sumatera Utara
bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Guna menjamin kelancaran
tugas pimpinan tersebut maka diperlukan tenaga seorang sekretaris, sekretaris
terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok.
Berdasarkan uraian diatas dan karena seorang sekretaris memiliki fungsi dan
peranan yang sangat penting dalam mengatur aktivitas suatu perusahaan, maka
penulis merasa tertarik untuk membahas tulisan yang berjudul “Fungsi dan
Peranan Sekretaris dalam Mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank SUMUT
Kantor Pusat Medan”.
B. PERUMUSAN MASALAH
Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada sebuah perusahaan,
maka masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah:
1.
Bagaimana fungsi dan peranan sekretaris dalam membantu/mengatur tugastugas pimpinan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan?
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Adapun tujuan penelitian adalah:
1.
Untuk mengetahui dan memahami fungsi dan peranan sekretaris dalam
mengatur tugas pimpinan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1.
Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai fungsi
dan peranan sekretaris di perusahaan.
2.
Bagi perusahaan, hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan yang ada di dalam
perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3.
Bagi pembaca, sebagai referensi bagi mahasiswa yang ingin menyusun Tugas
Akhir dan juga sebagai informasi untuk memperdalam pengetahuan dan
pemahaman tentang peranan sekretaris.
D. METODE PENELITIAN
Untuk mendapatkan hasil yang baik dan maksimal, maka dalam penulisan
Tugas Akhir ini diperlukan berbagai data yang mendukung, yaitu sebagai
berikut:
1.
Lokasi Penelitian
Riset ini penulis lakukan pada PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara
(Bank SUMUT) Kantor Pusat Medan, yang bertempat di Jalan. Imam Bonjol,
No. 18 Medan Sumatera Utara.
2.
Sumber Data
a) Data Primer
Data yang diperoleh langsung dari perusahaan (Bank SUMUT) mengenai
fungsi dan peranan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT.
Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.
b) Data Sekunder
Merupakan data penelitian yang diperoleh melalui media perantara atau
secara tidak langsung seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, buku,
catatan, bukti yang telah ada, arsip dan media lainnya.
Universitas Sumatera Utara
3.
Teknik Pengumpulan Data
a.
Wawancara (Interview)
Teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung
kepada pihak-pihak yang bersangkutan dalam perusahaan untuk
memperoleh data dan informasi yang akurat sesuai dengan materi
penelitian.
b. Dokumentasi
Teknik pengumpulan data dengan cara meminta surat-surat, laporanlaporan, catatan-catatan, dan lain-lain yang tersimpan di dalam arsip-arsip
perusahaan PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bank
SUMUT) Kantor Pusat Medan yang sesuai dengan materi yang diteliti.
4.
Metode Analisis Data
a.
Deduktif
Dalam metode ini, penulis menganalisis/menggambarkan laporan dari
kesimpulan umum yang diuraikan menjadi contoh atau fakta konkrit untuk
menjelaskan kesimpulan tersebut.
b. Deskriptif
Suatu metode penelitian dimana penulis menggambarkan atau menjelaskan
keadaan yang sebenarnya tentang perusahaan, melalui data-data yang
sudah dikumpulkan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seorang pimpinan dalam melaksanakankan tugas-tugasnya sering mengalami
kesulitan dalam mengatur waktu dan mengerjakan seluruh tugasnya. Oleh karena
itu, seorang pimpinan harus memiliki seorang sekretaris untuk membantunya
mengatur waktu dan kegiatannya serta menyelesaikan semua tugasnya.
Dalam perusahaan Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU) atau
yang biasa dikenal dengan Bank Sumut, Pimpinan Direksi dibantu oleh sekretaris.
Dimana pada Bank Sumut disebut dengan “Sekretariat Direksi atau Sekretaris
Perusahaan”.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1967 dan Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan, dengan Peraturan Modal Dasar Bank
Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara
(BPDSU) didirikanpada tanggal 4 November 1961 dengan dasar hukum pendirian
berdasarkan Akta Notaris Rusli No. 22 dalambentuk Perseroan Terbatas (PT)
dengan sebutan BPDSU.Pada 1962, berdasarkan UU No. 13 tahun 1962
tentangKetentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah dan sesuai dengan Peraturan
Daerah Tingkat I Sumatera Utara No. 5tahun 1965 bentuk usaha diubah menjadi
Badan UsahaMilik Daerah (BUMD).Modal dasar pada saat itu sebesar Rp.
100.000.000,00 dan sahamnyadimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera
Utaradan Pemerintah Daerah Tingkat II se-Sumatera Utara. Sejalan dengan
Program Rekapitalisasi, bentuk hukum BPDSU tersebut harus diubah dari
Perusahaan Daerah (PD)menjadi Perseroan Terbatas (PT) agar saham
Universitas Sumatera Utara
PemerintahPusat dapat masuk untuk pengembangan dan di kemudianhari saham
pihak ketiga dimungkinkan dapat masuk ataspersetujuan DPRD Tingkat I Sumatera
Utara, sehinggaberdasarkan hal tersebut maka pada tahun 1999, bentuk hukum
BPDSU diubah kembali menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Bank
Pembangunan Daerah SumateraUtara atau disingkat PT Bank SUMUTyang
berkedudukan dan berkantor Pusat di Medan, Jl. Imam Bonjol No. 18, yang
didirikan berdasarkan Akta No. 38 tanggal 16 April 1999dibuat di hadapan Alina
Hanum, SH, Notaris di Medan yangtelah mendapat pengesahan dari Departemen
Kehakiman Republik Indonesia No. C-8224 HT.01.01.TH 99 tanggal 5Mei 1999.
Fenomena kesekretariatan sebagai suatu profesi yang memiliki permasalahan
secara global yaitu kurangnya kemampuan sekretaris secara profesional baik dari
segi fungsi dan kurangnya peran sekretaris dalam mempelancar tugas pimpinan dan
dalam perkembangannya merupakan suatu profesi yang sangat penting dan selalu
diperlukan oleh setiap perusahaan baik dalam ruang lingkup yang masih sederhana
sampai kepada industri besar. Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang
dilimpahkan kepadanya secara baik sekaligus bertanggung jawab terhadap
pekerjaan itu. Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai
tangan kanan atasannyasebagai orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan
membantu menyelesaikan tugas atasanya tersebut. Untuk itu sekretaris harus
memiliki ketrampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadian yang
menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dalam fungsi sebagai
sekretaris.
Kelancaraan tugas pimpinan tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya
karena kurang diperhatikan hal-hal secara terperinci yang sesungguhnya merupakan
Universitas Sumatera Utara
bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Guna menjamin kelancaran
tugas pimpinan tersebut maka diperlukan tenaga seorang sekretaris, sekretaris
terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok.
Berdasarkan uraian diatas dan karena seorang sekretaris memiliki fungsi dan
peranan yang sangat penting dalam mengatur aktivitas suatu perusahaan, maka
penulis merasa tertarik untuk membahas tulisan yang berjudul “Fungsi dan
Peranan Sekretaris dalam Mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank SUMUT
Kantor Pusat Medan”.
B. PERUMUSAN MASALAH
Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada sebuah perusahaan,
maka masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah:
1.
Bagaimana fungsi dan peranan sekretaris dalam membantu/mengatur tugastugas pimpinan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan?
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Adapun tujuan penelitian adalah:
1.
Untuk mengetahui dan memahami fungsi dan peranan sekretaris dalam
mengatur tugas pimpinan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1.
Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai fungsi
dan peranan sekretaris di perusahaan.
2.
Bagi perusahaan, hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan yang ada di dalam
perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3.
Bagi pembaca, sebagai referensi bagi mahasiswa yang ingin menyusun Tugas
Akhir dan juga sebagai informasi untuk memperdalam pengetahuan dan
pemahaman tentang peranan sekretaris.
D. METODE PENELITIAN
Untuk mendapatkan hasil yang baik dan maksimal, maka dalam penulisan
Tugas Akhir ini diperlukan berbagai data yang mendukung, yaitu sebagai
berikut:
1.
Lokasi Penelitian
Riset ini penulis lakukan pada PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara
(Bank SUMUT) Kantor Pusat Medan, yang bertempat di Jalan. Imam Bonjol,
No. 18 Medan Sumatera Utara.
2.
Sumber Data
a) Data Primer
Data yang diperoleh langsung dari perusahaan (Bank SUMUT) mengenai
fungsi dan peranan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT.
Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.
b) Data Sekunder
Merupakan data penelitian yang diperoleh melalui media perantara atau
secara tidak langsung seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, buku,
catatan, bukti yang telah ada, arsip dan media lainnya.
Universitas Sumatera Utara
3.
Teknik Pengumpulan Data
a.
Wawancara (Interview)
Teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung
kepada pihak-pihak yang bersangkutan dalam perusahaan untuk
memperoleh data dan informasi yang akurat sesuai dengan materi
penelitian.
b. Dokumentasi
Teknik pengumpulan data dengan cara meminta surat-surat, laporanlaporan, catatan-catatan, dan lain-lain yang tersimpan di dalam arsip-arsip
perusahaan PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bank
SUMUT) Kantor Pusat Medan yang sesuai dengan materi yang diteliti.
4.
Metode Analisis Data
a.
Deduktif
Dalam metode ini, penulis menganalisis/menggambarkan laporan dari
kesimpulan umum yang diuraikan menjadi contoh atau fakta konkrit untuk
menjelaskan kesimpulan tersebut.
b. Deskriptif
Suatu metode penelitian dimana penulis menggambarkan atau menjelaskan
keadaan yang sebenarnya tentang perusahaan, melalui data-data yang
sudah dikumpulkan.
Universitas Sumatera Utara