MODUL 6 KLASIFIKASI DAN INDEKS ARSIP

  

MODUL 6

KLASIFIKASI DAN INDEKS ARSIP

A. Pengertian Klasifikasi Arsip

  Dalam Keputusan Kepada ANRI Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Menurut Sayuti (2013), kegunaan pola klasifikasi yaitu :

  1. Membantu dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung dalam arsip.

  2. Membantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

  3. Sebagai alat penataan dalam berkas/filling system.

  4. Membantu memberikan pelayanan secepat mungkin.

  5. Efisiensi waktu dan tenaga.

  B. Tujuan Klasifikasi Arsip

  Menurut Winata dan Muhidin (2016:90), Tujuan dilakukannya pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Demikian pula penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.

  C. Unsur Klasifikasi Arsip

  Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan, yaitu :

1. Kelompok Informasi Arsip

  a) Unsur Fungsi, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi (misalnya dilihat dari uraian tugas unit atau pegawai). b) Unsur Struktur Organisasi, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada.

  c) Unsur Masalah, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang terdapat di organisasi bersangkutan. Pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, yaitu sebagai berikut :

  Main Subject (Primer)

  Sub Subject (Sekunder) Sub-Sub Subject (Tertier)

  Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologi dan sistematis satu sama lainnya. Misalnya kelompok kepegawaian harus mengandung masalah mengenai kepegawaian saja, seperti dibawah ini :

  Kepegawaian (Primer)

  Pengadaan (Sekunder) Lamaran (Tertier)

  Testing (Tertier) Pengangkatan (Tertier) dan sebagainya.

2. Kode Arsip

  Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat arsipnya, pada umumnya berbentuk angka, huruf atau keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan kode klasifikasi. Guna kode arsip :

  a. Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.

  b. Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpan, serta penemuannya kembali. Pada dasarnya ada 3 (tiga) unsur kode, yaitu :

  a) Kode Huruf

• Satuan Huruf (Huruf Tunggal)

  Misal : Kepegawaian (Kode A) Keuangan (Kode B) Materil (Kode C)

• Huruf Ganda Misal : Kepegawaian (Kode AA)

  Keuangan (Kode AB) Materil (Kode BB)

• Kumpulan Huruf Misal : Kepegawaian (Kode ABA)

  Keuangan (Kode ABC) Materil (Kode ABC)

• Singkatan Misal : Kepegawaian (Kode Kepeg)

  Keuangan (Kode Keu) Materil (Kode Mat)

b) Kode Angka

• Urutan Angka, 1 sampai dengan tak terbatas

  Misal : Kepegawaian (Kode 1) Keuangan (Kode 2) Materil (Kode 3)

• Gabungan Angka, umunya terdiri dari dua angka

  Misal : 11

  12

  13

  21

  22

  23

• Angka Duplex, ialah kumpulan kesatuan angka, yang masing-masing dipisahkan dengan garis miring (/) atau garis datar (-) atau titik (.) atau koma (,). Misal : 01-10-90

  01.10.90 01/10/90 01,10,90

• Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan

  Misal : 351 Kepegawaian 351.1 Pengadaan 351.2 Pengangkatan dan Mutasi 351.3 Kedudukan Dan seterusnya

  Dasar desimal ini adalah bahwa setiap main subjet, sub subject dan sub- sub subject dapat dikembangkan sampai dengan sepuluh bagian.

• Digit (Terminal Digit), Deretan angka yang pada umunya diuraikan ke dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukan tempat penyimpanan. Misal : Kode 102089, berarti : 10 adalah lembar guide 20 adalah nomor laci 89 adalah nomor map
• Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu digunakan untuk satu masalah pokok tertentu. Misal : 000-99 Kepegawaian 100-199 Keuangan 200-299 Materil • Gabungan Huruf dan Angka Misal : A.1

  B.2 AAB 11 Kepeg. 10

  Untuk pemberian kode pada arsip, dapat atau boleh menggabungkan antara angka dan huruf sesuai dengan uraian yang ada. Contoh kode klasifikasi arsip yang berlaku di pemerintahan pusat :

  KP Kepegawaian

  10 Penerimaan pegawai

  20 Pengangkatan pegawai

  30 Promosi

  31 Kenaikan pangkat atau golongan

  32 Pengangkatan dalam jabatan

  33 Kenaikan gaji

40 Mutasi

  41 Pengangkatan Pegawai .1 Golongan I .2 Golongan II .3 Golongan III .4 Golongan IV

D. Cara Penyusunan Klasifikasi

  Menurut Gunawan Ari Wibowo (2012), cara penyusunan klasifikasi arsip adalah sebagai berikut :

  1. Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta dalam suatu fungsi organisasi. Fungsi organisasi adalah seluruh tanggung jawab yang dibebankan organisasi untuk melaksanakan kegiatan.

  2. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi.

  3. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah.

  4. Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan untuk mempermudah penyebutan klasifikasi.

E. Indeks Arsip

1. Pengertian Indeks Arsip

  Indeks arsip adalah suatu label yang digunakan dalam menentukan kode arsip untuk memudahkan dalam proses penyimpanan arsip. Kegunaan indeks antara lain :

  a. Untuk mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan arsip yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas).

  b. Sebagai sarana penemuan kembali arsip.

2. Jenis Penulisan Indeks

  Kegiatan mengindeks arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor dan subjek atau masalah. Menurut Gunawan, penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Straight

  Order dan Indexing Order. Straight Order adalah cara penulsan indeks yang

  dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan Indexing Order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan mengindeks.

• Contoh penulisan indeks dengan cara Straight Order :

  Nama Asli Indeks Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia, Dr.

  Ade Maulana Ade Maulana Rere Agrezta Rere Agrezta

• Contoh penulisan indeks dengan cara Indexing Order :

  Nama Asli Indeks Dr. Widhian Aulia Aulia, Widhian, Dr.

  Ade Maulana Maulana, Ade Rere Agrezta Agrezta, Rere

3. Tata Cara Mengindeks

  Penulisan indeks dilakukan dengan memperhatikan aturan-aturan yang berlaku agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik. Berikut adalah beberapa aturan dalam mengindeks yang merujuk pada pendapat Gregg et. al. (1962:375-384) dan Read dan Ginn (2010:31-87).

a. Mengindeks Nama Orang

  Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau 1) marga. Nama seperti itu di indeks sebagaimana nama terebut ditulis.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  Sambas Ali Muhidin Sambas Ali Muhidin

  1 Kamila Cynthia Inara Kamila Cynthia Inara

  2 Nama Perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama 2) adalah nama keluarga. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama keluarga biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu di tulis.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No George R. Terry Terry George R.

  1 Liem Swie King Liem Swie King

  2 Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu 3) unit nama orang tersebut, unit pertama adalah nama marganya.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris

  1 Pierre Tendean Tendean Pierre

  2 Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan 4) adalah nama aslinya/nama jelasnya.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  Franciscus Sutopo Sutopo Francicus

  1 Antonius Sukoco Sukoco Antonius

  2 Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya. 5)

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No R. Agrezta Agrezta R.

  1 Reza H. Reza H.

  2 Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama 6) suaminya.

  Contoh :

  

Filling Segment Indexing Order of Unit

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  Ny. Agrezta Reza Reza Agrezta (Ny)

  1 Aulia Kartadipoera Kartadipoera Aulia

  2 Nama perorangan jika memakai gelar adat, gelar keragaman, gelar 7) kesarjanaan atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut di indeks sesuai dengan peraturan mengindeks.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  R.A Kartini Kartini (R.A) Haris

  1 dr. R. M Nurrachim Nurrachim (dr. R. M)

  2 Kapten Jono Jono (Kapten)

  3 Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya adalah nama diri, 8) kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  Ida Bayu Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus

  1 I Made Putu Wirawan Wirawan Putu

  I Made

  2 Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, 9) tanda seru, tanda tanya, tanda kutip, garis bawah dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama yang di indeks mengikuti peraturan mengindeks.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  Michael D’Agostino DAgostino Michael

  1 Penelope D’Cruz DCruz Penelope

  2

10) Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, La, Della, Den,

  Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac, Mc, O’, Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de, Van der, Von, Von der dan sebagainya. Awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.

  Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 No

  Michael D’Agostino DAgostino Michael

  1 Penelope D’Cruz DCruz Penelope

  2

b. Mengindeks Nama Perusahaan

  1) Nama perusahaan atau organisasi di indeks sebagaimana yang tertulis dengan kepala surat atau merk dagang yang tertulis.

  Contoh :

  Indexing Order of Unit Filling Segment Unit 3 Nama Unit 1 Unit 2 No

  Persatuan Wartawan Persatuan

  Wartawan Indonesia

  1 Indonesia Ikatan

  Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia

  2 PT PT Pos Indonesia Pos Indonesia

  3 2) Nama organisasi sering disingkat dan sudah popular dengan nama singkatnya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti yang tertulis.

  Jika huruf tunggal, dipisah oleh spasi indeks setiap huruf sebagai unit terpisah, seperti MPR. Akronim (kata yang dibentuk dari pertama atau beberapa huruf pertama, dari beberapa kata seperti UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi. Kata yang disingkat (lab, Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi. Contoh :

  Indexing Order of Unit Filling Segment Unit 3 Nama Unit 1 Unit 2 No

  R MPR M P

  1 UPI UPI

  2 UNPAD UNPAD

  3 3) Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan pengaturan mengindeks. Contoh :

  Indexing Order of Unit Filling Segment Unit 3

  

Nama Unit 1 Unit 2

No

  Rumah Rumah Sakit Hasan

  Hasan Sadikin

  1 Sakit Sadikin Bandara Husein

  Bandara Sastranegara Husein

  2 Sastranegara Ayam

  Ayam Goreng Suharti Suharti

  3 Goreng 4) Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf sebagai satu unit. Contoh :

  Indexing Order of Unit Filling Segment Unit 3

  

Nama Unit 1 Unit 2

No

  Market

  7 Day Market Seven Day

  1 Tujuh Toko 711 Toko

  2 Sebelas Twenty

  21 Movie Movie

  3 One

5) Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article,

  

prepositions, conjunction and symbols) ditulis sebagai unit terpisah dalam

  pengindeksnya. Contoh kata-kata kecil dan symbol yang digunakan sebagai nama bisnis, yaitu sebagai berikut : Article : a, an, the Prepositions : at, in, ut, off, by, to, with, for, of, over Conjuction : and, but, or, nor Symbols : &, $, #, %

  Contoh :

  Indexing Order of Unit Filling Segment Unit 4

  

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

No

  Drilling A & A Drilling A And A

  1 A Clean House A Clean House

  2 The $ Shop Dollar Shop the

  3 6) Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda tanya, tanda kutip, garis bawah dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks.

  Contoh :

  Indexing Order of Unit Filling Segment Unit 3 Nama Unit 1 Unit 2 No

  Bandara Soekarno- SoekarnoHatta Bandara

  1 Hatta Inter-Asia Services InterAsia Service

  2

c. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

  1) Nama instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir. Contoh :

  Indexing Order of Unit Filling Segment Unit 3 Nama Unit 1 Unit 2 No

  Kementrian Pendidikan Pendidikan RI

  1 RI Departemen Sosial Sosial Departemen

  2

  2) Pada beberapa instansi pemerintah atau nama atau wilayah yang diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya. Contoh :

  Filling Segment Indexing Order of Unit No

Nama Unit 1 Unit 2

Unit 3

  1 Kota Bandung Bandung Kota

  2 Provinsi Jawa Barat Jawa Barat Provinsi