Saya orangnya fair, cengli, dan adil

  

LAMPIRAN

1. Angket Pernyataan Personality Test DISC

  Nama : Jenis Kelamin : L / P Usia : Jabatan : Lama Bekerja : Instruksi

Pilih salah satu dari empat kelompok kata dibawah ini yang paling mewakili sifat

anda. Lingkari “M” (Most) yang artinya paling menggambarkan diri anda. Dan

lingkari “L” (Least) untuk yang paling tidak menggambarkan diri anda. Contoh:

  Saya baik, berhati lembut, dan manis M L

  Saya pintar mempengaruhi orang lain, dan meyakinkan M L

  Saya tidak suka berasumsi, tenang, dan bisa mengendalikan diri M L

  Saya tidak bergantung kepada orang lain, banyak akal, dan berani M L

  Saya baik, berhati lembut, dan manis M L

  1 Saya pintar mempengaruhi orang lain dan meyakinkan M L

  Saya tidak suka berasumsi, tenang, dan bisa mengendalikan diri M L

  Saya tidak bergantung kepada orang lain, banyak akal, dan berani M L

  Saya disukai banyak orang, menarik banyak orang, dan M L menyenangkan

  2 Saya orangnya fair, cengli, dan adil M L

  Saya bertekad baja, kokoh, dan pembuat keputusan M L

  Saya suka mendukung/menolong, menyenangkan, dan hangat M L

  Saya senang/cepat untuk mengamati dan tidak ceroboh M L

  Saya berani, tidak takut, dan menyukai tantangan

  3 M L Saya setia, tabah, dan teguh

  M L Saya senang menarik orang-orang, menyegarkan, dan penuh dengan

  M L semangat/energy

  M L Saya obyektif, seimbang/mendengarkan dari semua sisi, dan berpikiran terbuka

  7 M L

Saya setia dan memberikan yang terbaik dalam menjalankan tugas

  M L Saya tidak membutuhkan bantuan orang lain dalam mencapai tujuan

  9 M L Saya sabar, toleran, menunjukkan belas kasihan, dan stabil

  M L Saya terbuka, percaya diri dan mudah berteman

  M L Saya tidak mau menjadi pusat perhatian dan bermain aman

  M L Saya tidak menentang dan mudah untuk tunduk

  8 M L Saya senang menginspirasi, mempengaruhi, antusias

  M L Saya percaya diri, berani, dan tidak takut

  M L

Saya penuh dengan semangat dan kehidupan, asyik dan senang

melucu

  M L

Saya kuat menghadapi kenyataan, tidak mudah digoncang, dan

bertekad baja

  M L Saya memastikan hal-hal detil dan sangat berhati-hati dalam memilih

  4 M L Saya bersedia membantu, pengertian, dan bijaksana

  M L Saya mengikuti peraturan dan mau bekerjasama

  M L Saya mudah untuk antusias dan mencari hal-hal yang menyenangkan

  6 M L

Saya memenuhi kebutuhan dan mempertimbangkan orang lain,

serta peduli

  M L Saya agresif, mengendalikan, dan ingin selalu menang

  M L Saya santai, tidak khawatir, merasa cukup/bahagia, dan tidak mudah antusias

  M L Saya menunjukkan keberanian, nekad, dan berani mengambil resiko

  5 M L Saya spesifik, cepat, dan akurat

  M L Saya penuh dengan humor dan lucu

  M L Saya ceria, tidak kekhawatiran, dan optimis

  M L

Saya bertekad baja, tidak mudah dibengkokkan, dan keras kepala

  M L

Saya senang dengan privasi, lebih suka berpikir, dan harus yang

sewajarnya

  M L Saya suka mengambil risiko, mecari yang membuat adrenalin mengalir, dan nekad

  13 M L

Saya dapat menggairahkan sebuah pesta, menghibur, dan menarik

perhatian

  M L Saya mengikuti peraturan atau ketentuan

  15 M L Saya mudah antusias dan mudah kecewa

  M L

Saya siap untuk membantu, mudah menyesuaikan diri, dan mudah

percaya

  M L Saya membuat orang lain merasa nyaman, baik hati, bersahabat, dan sabar

  M L Saya meyakinkan orang lain dengan sepenuh hati dan mempengaruhi orang

  14 M L Saya ambisius, cepat mengambil keputusan, dan mengambil tanggung jawab

  M L Saya senang mengamati, berhati-hati, menghindari masalah, dan mengukur risiko

  M L Saya mudah khawatir, takut sesuatu yang buruk akan terjadi, dan tidak yakin

  M L Saya rentan, mudah percaya kalau diyakinkan, dan mudah dipengaruhi

  M L Saya menikmati persaingan, gigih, dan berjiwa pengusaha

  10 M L Saya mudah/mau diajar dan bersedia untuk diyakinkan

  M L Saya bahagia, merasa puas, dan mudah untuk disenangkan

  M L

Saya sopan, menjaga tingkah laku, dan memperhatikan sikap jaim

  12 M L

Saya suka mencoba hal baru dan tidak takut menghadapi kesukaran

  M L

Saya persuasif, tidak ada gesekan, dan mudah bergaul dengan orang

lain

  M L Saya percaya diri, mudah dan cepat dalam mengambil keputusan

  M L

Saya mengikuti rutinitas dan mengambil keputusan dengan hati-hati

  11 M L Saya moderat/sedang/tidak ekstrim dan mudah diombang- ambingkan

  M L Saya ekspresif dan senang berbicara

  M L

Saya orangnya asyik-asyik saja, mudah mengalir, dan tidak seriusan

  M L Saya senang bersosialisasi, berjiwa besar, dan bersikap menyenangkan

  M L

Saya bersemangat tinggi, menunjukkan inisiatif, dan penuh dengan

energy

  M L

Saya percaya dengan kemampuan diri sendiri, positif, dan optimis

  19 M L Saya inovatif, pelopor, dan senang mencoba hal-hal baru

  M L Saya mempunyai percaya diri yang sangat kuat dan sangat yakin

  21 M L Saya cenderung senang damai, mudah merasa puas, dan bahagia

  M L Saya percaya kepada orang lain, terbuka, dan mudah percaya

  M L Saya ceria, tidak ada kekhawatiran, dan senang bermain- main/bersenang-senang

  M L Saya tenang/cuek, tidak ambil pusing, dan santai

  20 M L

Saya bisa disesuaikan dan mempunyai kemampuan untuk berubah

  M L Saya berani konfrontasi dengan orang lain dan menantang orang lain

  M L

Saya harmonis, senang melayani, dan senang membantu orang lain

  M L Saya bahagia dan mengharapkan hal-hal baik terjadi

  M L

Saya senang dengan sesuatu yang resmi, bertingkah sopan, dan jaim

(jaga image)

  16 M L Saya baik hati, main perasaan, reaksi cepat dan positif terhadap orang

  M L Saya tegas, ngotot, dan menuntut

  M L Saya selektif dan berhati-hati dalam memilih

  18 M L Saya berusaha menyenangkan orang lain, berbagi dan murah hati

  M L Saya senang dipuji dan menginginkan penghargaan

  M L Saya berkomitmen dan tidak mudah dikalahkan atau hilang semangat

  M L Saya menunjukkan keluar perasaan dan emosi

  17 M L Saya tidak egois dan peduli terhadap orang lain

  M L Saya memiliki disiplin pribadi kuat, terkendali, dan melakukan sesuai prosedur

  M L Saya blak-blakan, pemaksa, dan cepat tanggap terhadap situasi darurat

  M L Saya mengevaluasi, menguji dan mengajukan pertanyaan

  M L Saya tidak mudah marah, tenang, dan tidak suka terburu-buru

  

Saya mudah bergaul dan menikmati hubungan dengan orang-orang

M L popular

  22 Saya memiliki banyak informasi, elegan, dan sensitif/cepat M L mengerti

Saya dinamis/suka perubahan, berkuasa, dan penuh dengan energy

  M L Saya toleran, penuh empati/belas kasihan, dan belas kasih

  M L Orang lain senang bersama saya dan jago bersosialisasi

  M L Saya melakukan pekerjaan dengan tepat, akurat, dan sesuai fakta

  23 M L Saya berbicara langsung pada pembicaraan, bicara terus terang

  M L Saya berbicara dengan suara kecil dan halus serta tidak terlalu

  M L ekspresif Saya tidak bisa diam, bergerak terus, dan jago bersosialisasi

  M L Saya menghindari konflik, menolong orang lain, dan ramah

  24 M L Saya disenangi, suka melakukan sesuatu yang mendadak, dan

  M L mempesona Saya sistematis, rapi, dan perhatian kepada hal-hal kecil

  M L

  2. Tabel DISC

  I S S S S D D D D C C C C

  I I

  I I S S

  8 D D

  20 D D

  I I C C S S S S C C

  I I

  9 I

  I

  21 I

  10 D D

  7 C C

  22 I

  I C C C C

  I I D D S S S S

  11 I

  I

  23 I

  I S S C C C C D D D D S S

  12 I

  I

  24 D D D D S S C C

  19 C C S S D D D D

  I I C C C C D D

  M (Most) L (Least) M (Most) L (Least)

  I I S S C C

  1 S S

  13 D D

  I I

  I I C C S S D D C C

  2 I

  I

  14 C C C C D D D D

  I I S S S S

  3 C C

  15 S S D D

  I I D D

  I S S S S

  4 C C

  16 I

  I S S S S D D C C

  I I D D

  5 I

  I

  17 C C C C S S D D

  I I S S D D

  6 D D

  18 I

  I I S S C C

3. Grafik I adapted style dan Grafik IInatural style

KOTAK NILAI

  12

  4

  3

  4

  3 Rendah

  10

  11

  13

  3

  14

  7

  8

  9

  10

  8

  2

  7 Rendah

  4

  9

  7

  6

  5 Rata-rata

  6

  7

  8

  4

  10

  5

  6

  5

  6

  7

  5

  6

  9

  8

  6

  17

  19

  24

  11

  12

  13

  14

  24

  15

  11

  12

  13

  14

  17

  24

  16

  13

  9

  2

  10 Sangat rendah

  2

  1

  1

  2

  1

  1 Sangat rendah

  12

  15

  16

  17

  18

  19

  24

  11

  5

  RESPON KOLOM “M” D

  I S C TOTAL RESPON KOLOM “L” D

  13

  10

  24

  22

  19

  17

  15

  12

  13

  24

  21

  19

  17

  15

  13

  11

  15

  1

  Sangat tinggi

  I S C TOTAL S E G M E N

  MOST D

  I S C Total

  S E G M E N

  LEAST D

  I S C Total =24 =24

  24

  17

  21

  19

  16

  14

  13

  24

  19

  12 Sangat tinggi

  2

  3

  3

  8 Tinggi

  3

  4

  5

  2

  3

  4

  10

  3

  4 Rata-rata

  7

  6

  5

  5

  4

  9

  11

  1

  10

  1

  2

  1

  2 Tinggi

  12

  11

  9

  8

  9

  8

  7

  6

  11

  10

  9

  7

4. Job Description Citradream Hotel Semarang

a. General Affair

  Index No. : Issued by : General & Admin Dept Effective Date : 1 July 2014 Position : General Affair Officer Date of Revision :

  CITRADREAM HOTEL Page : 1

• – 2

JOB DESCRIPTION

  1. Assist Hotel Manager in running business, especially in related with staffing, personnel administration, and any relevant issues as well as to provide management with required reports on time and accurately.

  2. Manage the appointment of vendors for contracted work such as security, gardening & cleaning services, pest control, drinking water and office machinery.

  Recommend options for improvement, value-add and cost savings.

  Primary Duties :

  4. Taking care of company administration affair, including travel arrangement, Hotel & air tickets booking, allowance, etc.

  5. Review and improve the security procedures for the site; the screening and search practices at the gate-house sign-in and improve the procedures for sign-in at the front desk.

  6. Any matters directly and indirectly relating to HR & GA matters.

  7. Other task assigned by superior from time to time

  8. Assist the Controller and Assistant Controller in the preparation of whatever special projects and reports are required.

  9. Performs whatever additional task is required by the Hotel Manager or the Financial Controller to guarantee that Accounting records are maintained professionally.

  This position is responsible for general affairs of the office, employee house management (if applicable), employee education, adoption labor management, Responsible for various HR generalist and administrative tasks.

  Department : General & Administration Report To : Hotel Manager Basic Functions :

  3. Administers HR&GA vendors such as Security invoice, drinking water, office machinery, catering, and any other administration that are related to general affair. HOTEL CITRADREAM Halaman : 1 - 120 DESKRIPSI PEKERJAAN No. Indeks :

Diterbitkan : Bagian Umum & Berlaku : 1 Juli 2014

oleh Administrasi Tanggal Posisi : Pegawai Bagian Umum Tanggal Revisi :

  Bagian : Umum & Administrasi Bertanggung Jawab kepada : Manajer Hotel

Fungsi Dasar : Tanggung jawab posisi ini mencakup

urusan umum kantor, manajemen rumah karyawan (jika ada), pendidikan karyawan, manajemen pekerjaan adopsi, bertanggung jawab melaksanakan tugas-tugas umum dan administratif tata gerha.

  Tugas Utama:

  1. Membantu Manajer Hotel menjalankan bisnis, terutama yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian, personalia, dan berbagai isu-isu terkait serta menyerahkan laporan yang diperlukan kepada manajemen secara tepat waktu dan akurat.

  2. Mengelola penunjukan vendor untuk pekerjaan kontrak seperti keamanan, urusan kebun & pelayanan kebersihan, pengendalian hama, air minum dan mesin-mesin kantor. Merekomendasikan opsi untuk perbaikan, nilai tambah dan penghematan biaya.

  3. Mengurus vendor-vendor SDM & masalah umum seperti faktur Keamanan, air minum, mesin kantor, katering, dan segala administrasi lain yang terkait dengan permasalahan umum.

  

4. Menyelesaikan urusan administrasi perusahaan, termasuk hal-hal yang berkaitan

dengan perjalanan, pemesanan tiket pesawat & Hotel, tunjangan, dll

  

5. Mengkaji dan meningkatkan prosedur keamanan lokasi; kegiatan penyaringan

dan pencarian pada saat masuk melalui pos jaga dan memperbaiki prosedur masuk melalui meja depan.

  

6. Semua persoalan yang langsung yang berkaitan dan tidak berkaitan dengan

persoalan SDM dan umum.

  7. Tugas lain yang diberikan oleh atasan dari waktu ke waktu

  

8. Membantu Pengawas dan Asisten Pengawas mempersiapkan semua hal yang

dibutuhkan untuk mempersiapkan sejumlah proyek serta laporan khusus.

  

9. Melakukan semua tugas tambahan yang diperintahkan oleh Manajer Hotel atau

Pengawas Keuangan guna menjamin bahwa Pembukuan dicatat secara profesional.

  Dokumen ini telah diterjemahkan dari bahasa Inggris ke dalam bahasa Indonesia oleh tim penerjemah JOGJATRANSLATE.COM Yogyakarta, 10 November 2016

  JOGJATRANSLATE.COM Em

  

b. Room Division Coordinator

  CITRADREAM HOTEL Page : 84 - 120 JOB DESCRIPTION Index No. : Issued by : Housekeeping Department Effective Date : 1 July 2014 Position : Guest Service Leader Date of Revision : Department : Housekeeping Report To :Hotel Manager

  

Basic Functions : Planning, Organizing, Recruiting and Controlling

thefunction of the Housekeeping Department Responsible for directing, supervising and coordinating the activities of Housekeeping and ensuring of the smooth operation which includes Engineering, Rooms, Public area, Laundry and Linen. To maintain the entire hotel to highest standard of cleanliness, presentation and efficiency while achieving

while achieving guest satisfaction.

  Primary Duties : 1. To Select, hire, train employees to meet Hotel's Standard of service.

  2. Responsible for setting and conduct the Housekeeping training tools such as job description, standards and procedures, training plans as a guideline for the Housekeeping operation.

  3. To spot check all employees within the department, ensuring that the correct standards and methods of service are maintained as stated in the department's Job Description and Task Breakdown Manual.

  4. To co-ordinate effectively Inter-Departmental Communication as well as within the department. Keeps all employees informed on significant aspects of the hotel, communicating with all level of staffs.

  5. To make rounds of the hotel at any time of the day performing random checks on Housekeeping Department to assure the continuing expected hotel’s set standard.

  6. To develop standard procedures for routine tasks to enable employees to develop consistent work habits.

  7. To check the attendance, appearance and discipline of the staff 8. To evaluate the staff performance.

  9. To establish inventory records and controls of cleaning supplies, chemicals, guest supplies, bed-linens, F&B linens and etc. in order to control expenses and minimize waste. To carry out monthly inventory on the above items.

  10. To involve employee in planning, effective use of manpower and guiding new methods, mechanical aids & products to ease and simplify Housekeeping work

  11. To check on all equipment of Housekeeping Department is well maintained so as to reduce cost.

  12. To allocate daily work and any special assignment to the workers. Check the daily occupancy according to maids report.

  13. To conduct daily briefing to HK attendants. To assist them with special requests from the guests and action any complaints that have arisen.

  14. To check the cleanliness and maintenance of the following : vacant rooms according to reception’s report and to check / report on

• the variance.
• the occupied and checked out rooms are cleaned on time and within the standards required. all corridors, stores, pantries, exit doors and cleaning equipment’s,
• trolley and etc.
• public area include gardening 15. To ensure that all out of order rooms to be ready and released as soon as possible.

  16. To report all maintenance defects through the correct procedures and ensure that they are rectified immediately.

  

17. To help and handle lost and found items according to policies and procedures.

  18. To ensure that all messages from other shifts are noted down and messages for other shifts are conveyed on the log book.

  19. To establish system in the Linen and Laundry. To ensure laundry services of high quality for hotel guests .

  20. To ensure the floral decorations are in order 21. To follow the hotel rules and regulations and policies.

  22. To perform all duties other than above requested by the hotel management / direct Supervisor.

  This Job Description is not exhaustive of all the job tasks but a guide and tasks

maybe added or removed by your immediate Supervisor according to the pressure of

work.

  

HOTEL CITRADREAM Halaman : 85 - 120

DESKRIPSI PEKERJAAN No. Indeks : Diterbitkan : Tata Gerha Berlaku : 1 Juli oleh Tanggal 2014 Posisi : Kepala Bagian Pelayanan : Tanggal Revisi

  Tamu Bagian : Tata Gerha Bertanggung Jawab kepada : Manajer Hotel

  Fungsi Dasar : Merencanakan, mengorganisir, merekrut dan mengawasi fungsi pada Bagian Tata Gerha yang bertanggung jawab untuk mengarahkan, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan- kegiatan tata gerha dan memastikan bahwa kegiatan-kegiatan tersebut berjalan lancar yang meliputi Teknik, Kamar, Area Publik, Binatu dan Linen. Mempertahankan agar hotel senantiasa mencapai standar kebersihan, presentasi dan efisiensi tertinggi sambil tetap mempertahankan kepuasan dari para tamu yang menginap.

  Tugas Utama:

  1. Menyeleksi, merekrut, melatih karyawan-karyawan yang sesuai dengan standar pelayanan Hotel.

  2. Bertanggung jawab mengatur dan menunjukkan peralatan pelatihan tata gerha seperti deskripsi pekerjaan, standar dan prosedur, rencana pelatihan sebagai panduan kegiatan operasian pada Bagian Tata Gerha.

  3. Melakukan pemeriksaan singkat kepada seluruh karyawan pada bagian tersebut guna memastikan bahwa standar dan metode pelayanan yang benar terus dijalankan sebagaimana tercantum dalam Manual Deskripsi Pekerjaan dan Pembagian Tugas di bagian tersebut.

  4. Mengkoordinasikan komunikasi antar bagian dan di dalam bagian tersebut secara efektif. Memastikan bahwa seluruh karyawan telah mengetahui tentang aspek- aspek penting dari hotel, berkomunikasi dengan staf dari berbagai tingkatan.

  5. Berbicara dengan banyak orang di hotel kapan pun guna melakukan pemeriksaan secara acak mengenai Bagian Tata Gerha untuk menjamin kelanjutan standar yang telah ditetapkan oleh pihak hotel.

  6. Mengembangkan prosedur standar untuk tugas-tugas rutin agar karyawan memiliki kebiasaan kerja yang konsisten.

  7. Memeriksa kehadiran, penampilan dan kedisiplinan para staf

  8. Mengevaluasi kinerja para staf.

  

9. Membuat catatan persediaan dan pengendalian perlengkapan pembersih, bahan

kimia, perlengkapan yang disediakan untuk tamu, seprei, sarung bantal dan guling, taplak meja, dan lain-lain untuk mengendalikan pengeluaran dan menekan pengeluaran yang tidak perlu. Melaksanakan inventarisasi bulanan untuk item- item di atas.

  

10. Melibatkan karyawan dalam merencanakan, menggunakan tenaga kerja secara

efektif dan memberikan panduan terkait metode, alat bantu mekanik & produk

baru untuk memudahkan dan menyederhanakan pekerjaan Bagian Tata Gerha

  

11. Memeriksa apakah semua peralatan pada Bagian Tata Gerha terawatt dengan

baik sehingga dapat mengurangi biaya.

  

12. Mengalokasikan pekerjaan sehari-hari dan tugas khusus kepada karyawan.

  Memeriksa tingkat hunian harian berdasarkan laporan pelayan.

  

13. Mengadakan pertemuan harian untuk pelayan Bagian Tata Gerha. Membantu

mereka yang mendapatkan permintaan khusus dari tamu dan menindaklanjuti setiap keluhan yang muncul.

  14. Memeriksa kebersihan dan pemeliharaan hal-hal berikut:  kamar yang kosong sesuai laporan dari bagian penerimaan dan memeriksa/melaporkan izin.

   kamar-kamar yang dihuni dan ditinggalkan tamu dibersihkan tepat waktu dan sesuai standar yang diminta.

   semua koridor, persediaan, pantry, pintu keluar dan peralatan kebersihan, troli dan lain-lain  area umum termasuk taman

  

15. Memastikan bahwa semua kamar rusak siap dan dapat digunakan secepatnya.

  16. Melaporkan segala bentuk kekurangan terkait pemeliharaan melalui prosedur yang benar dan memastikan bahwa kekurangan-kekurangan tersebut segera diperbaiki.

  17. Membantu dan menangani barang-barang yang hilang dan ditemukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur.

  18. Memastikan bahwa semua pesan dari shift lain dicatat dan pesan untuk shift lain dituliskan pada buku log.

  19. Membangun sistem pada Bagian Linen dan Binatu. Memastikan pelayanan binatu yang berkualitas tinggi untuk para tamu hotel.

  20. Memastikan bahwa hiasan bunga pada tempatnya 21. Mematuhi aturan dan regulasi serta kebijakan hotel.

  22. Melakukan semua tugas selain dari yang diminta oleh manajemen hotel/Penyelia langsung.

  Deskripsi Pekerjaan ini tidak menjelaskan seluruh tugas-tugas untuk pekerjaan

tersebut. Penyelia yang langsung membawahi Anda dapat menambahkan atau

menghapuskan panduan serta tugas-tugas sesuai dengan tekanan pekerjaan.

  

Dokumen ini telah diterjemahkan dari bahasa Inggris ke dalam bahasa Indonesia oleh tim

penerjemah JOGJATRANSLATE.COM

Yogyakarta, 10 November 2016

JOGJATRANSLATE.COM

  

Email:

c. Account Officer

  CITRADREAM HOTEL Page : 89 - 120 Index No. :

JOB DESCRIPTION

  Issued by : Accounting Department Effective Date : 1 July 2014 Position : Account Officer Date of Revision : Department : Accounting

  Chief Accounting Report To :

Basic Functions : Responsible for the checking, Processing

and timely payment of all hotel’s disbursements, preparation of certain expense analysis and other reports and information’s, maintains proper filing of Account Payable records.

  The supervisor has to establish an efficient Account Payable system, ensuring that related polices and procedures with regards to e.g. purchasing, Receiving and Storage and Credit Facilities, etc. are strictly adhered.

  Primary Duties :

  1. Establishment of timely flow of information to Accountant/Controller with matters related to Account Payable i.e. adherence of related policies and procedures, account payable aging analysis and its movement from previous month.

  2. Establishment of proper filing system, to allow easy to required documents for disbursement, audit purpose and reference, etc.

  3. Well verse in the hotel chart of accounts to ensure proper account, allocation of expenses.

  4. Review and check all invoice, matches them with purchase orders and receiving slips, which is prepared by his/her clerk, performed test check and verifies pricing, extensions and additions on all invoices including counter checking against accepted supplier quotations.

  5. Prepare vouchers, including cost distributions for all supplier invoices and credit memos.

  6. Prepare cash disbursement/cheques for suppliers and other and forward the cheques, vouchers and all supporting document to the Accountant/Financial Controller for approval and signature.

  

7. Submits figure for estimated disbursement to the Accountant on monthly basis.

  8. Balance/Reconcile Supplier’s monthly statements to the hotel’s accounts payable records.

  9. Prepares and balance voucher register monthly.

  10. Performs Bank Reconciliation on monthly basis.

  11. To do purchase Balancing with Cost Control every 10 days.

  12. To do A/P month end closing as required.

  13. Supervise the work of his staff.

  14. Perform other jobs as requested by his Supervisor.

  HOTEL CITRADREAM Halaman : 90 - 120 DESKRIPSI PEKERJAAN No. Indeks : Diterbitkan oleh

  : Bagian Pembukuan Berlaku Tanggal : 1 Juli 2014 Posisi : Petugas Pembukuan Tanggal Revisi :

  Bagian : Pembukuan Bertanggung Jawab kepada : Kepala Bagian Pembukuan

Fungsi Dasar : Bertanggung jawab memeriksa,

memproses, dan melakukan pembayaran untuk seluruh pengeluaran hotel secara tepat waktu, mempersiapkan analisis pengeluaran tertentu serta laporan dan informasi lainnya, dan menjaga agar catatan utang dicatat dengan benar.

  Penyelia harus membuat sebuah sistem untuk Utang yang efisien, yang menjamin bahwa kebijakan dan prosedur yang terkait dengan, misalnya, pembelian, Fasilitas Penerimaan dan Penyimpanan serta Kredit, dll benar-benar dipatuhi.

  Tugas Utama:

  1. Terciptanya aliran informasi secara tepat waktu kepada Akuntan/Pengawas untuk hal-hal yang berkaitan dengan Utang, yaitu dipatuhinya kebijakan dan prosedur terkait, analisis umur utang dan pergerakannya dari bulan sebelumnya.

  

2. Terbentuknya sistem pencatatan yang benar, untuk memudahkan

dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melakukan pembayaran, pengauditan, dan referensi, dll

  

3. Mempelajari dengan baik bagan akun hotel guna memastikan akun yang

benar, alokasi biaya.

  

4. Mengkaji dan memeriksa semua faktur; mencocokkannya dengan pesanan

pembelian dan slip penerimaan, yang dibuat oleh resepsionis; melakukan tes, pemeriksaan dan verifikasi harga, perpanjangan dan penambahan pada semua faktur termasuk memeriksa kembali harga dari pemasok yang disetujui.

  

5. Mempersiapkan voucher, termasuk distribusi biaya untuk semua faktur

pemasok dan memo kredit.

  

6. Mempersiapkan pembayaran secara tunai/cek untuk para pemasok dan

lainnya serta meneruskan cek, voucher dan semua dokumen pendukung kepada Akuntan/Pengawas Keuangan untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan mereka.

  7. Menyerahkan angka estimasi pengeluaran kepada Akuntan setiap bulan.

  

8. Menyeimbangkan/ mengakurkan laporan bulanan pemasok dengan catatan

utang hotel.

  9. Membuat dan menyeimbangkan daftar voucher setiap bulan.

  10. Melakukan Rekonsiliasi Bank setiap bulan.

  

11. Melakukan Penyeimbangan Pembelian dengan Pengendalian Biaya setiap

10 hari.

  12. Melakukan penutupan utang akhir bulan sesuai kebutuhan.

  13. Mengawasi pekerjaan stafnya.

  14. Melakukan pekerjaan lain sesuai permintaan dari Penyelianya.

  Dokumen ini telah diterjemahkan dari bahasa Inggris ke dalam bahasa Indonesia oleh tim penerjemah JOGJATRANSLATE.COM Yogyakarta, 10 November 2016

  JOGJATRANSLATE.COM Em

  

d. Front Office Assistance

  CITRADREAM HOTEL Page : 92 - 120 JOB DESCRIPTION Index No. : Issued by : Front Office Department Effective Date : 02 April 2014 Position : Front Desk Agent Date of Revision : Department : Front Office Reports To : Front Office Leader

Basic Functions : To provide efficiently, courteously, expediently and

accurately service to all guest such as: o

  Provide telephone service to the guests and caller, to create a favourable public image as part of the hotel service has to offer. o Accept and process all reservation ( offline and online ) in accordance with established standards and procedures. o Welcome the guest, handle check in, cashiering related with all transaction, and check out

process..

o Handle all guest luggage and escort them if required, assist the guest on secretarial service with a polite and friendly manner. o Provide information and maintain good relation all the time and bid farewell for the guest ensuring their comfort and satisfaction adhering to the hotel standard operating procedures.

  Primary Duties : 1.

  To handle all inter-Hotel, Local and IDD calls.

  2. To be patient, attentive, polite and sympathetic to caller's request 3.

  To be discreet, all conversation overheard must be treated strictly confidential and never divulge guest room numbers over telephone.

  4. To remember and use guest surnames as much as possible.

  5. Answer all incoming calls promptly and pleasantly and ensure that the appropriate connection is made.

  6. Perform all tasks assigned according to established standards and procedures : take messages upon request; handle guest wake-up calls; operate paging system as needed 7. Be familiar with all hotel emergency and fire procedures as well as with city emergency telephone numbers and services; ensure that efficient and effective communications are maintained during emergency situations.

  8. To handle Fire Alarm and Bomb Threat Calls.

  9. To handle guest lift breakdown calls 10.

  To assign rooms and prepare keys/folders for all arriving guest and groups.

  11. Welcome guests upon arrival and check-in according to established standards and procedures.

  25. Complete and administer all tasks as assigned and in accordance with established standards and procedures.

  35. Perform other duties related or unrelated to Front Office Department or as assigned by Superior.

  34. To take over duties from previous shift.

  33. Ensure that all equipments are maintained from time to time to ensure that they are in top condition.

  32. Provide an up to date list of services or equipment for rent, including their rates.

  31. To collect general stock requisition for Front Office.

  30. Be knowledgeable of city streets, locations, restaurants and major attractions as well as city-wide events and activities.

  29. To accurately record company/travel agent account codes, guest types, and package plan.

  28. Have thorough knowledge of all room types and rates, their location and amenities; be familiar with all hotel facilities and services.

  27. To handle amendments or cancellations of bookings.

  26. To deal with all correspondence and use all forms relating to front office and be able to type.

  24. Check room and rate availability and accept / reject booking accordingly.

  12. Adhere to all credit procedures and accounting procedures as they pertain to the registration process.

  23. Maintain a well groomed appearance and a tidy work area.

  22. Develop a professional and courteous working relationship with colleagues within the Front Office and maintain an effective flow of communication with all hotel personnel.

  21. Handle guest complaints promptly according to established procedures and then report to Front Office Leader for further follow up when necessary.

  20. Be familiar with all room types and rates in the hotel and their availability status; up-sell whenever possible.

  19. Post advance deposits.

  18. File registration cards for arriving guest.

  17. Accurate handling of cash float.

  Balancing of credit card, charges and cash.

  15. Check out guest courteously and accurately 16.

  14. Post all charges without delay and update the folios.

  13. Maintain good guest relations with in-house guests at all times.

  This Job Description is not exhaustive of all the job tasks but a guide and tasks maybe added or removed by your immediate Supervisor according to the pressure of work. HOTEL CITRADREAM Halaman : 94

• – 4

  DESKRIPSI PEKERJAAN No. Indeks :

Diterbitkan : Bagian Kantor Depan Berlaku Tanggal : 02 April 2014

oleh Posisi : Pegawai Bagian Kantor Tanggal Revisi :

  Depan Bagian : Kantor Depan Bertanggung Jawab kepada : Kepala Bagian Kantor Depan

Fungsi Dasar : Memberikan pelayanan secara efisien, sopan, tepat

dan akurat kepada semua tamu, seperti: o

  Memberikan layanan telepon untuk para tamu dan penelepon, guna menciptakan citra yang baik di mata publik sebagai bagian dari layanan yang harus ditawarkan oleh pihak hotel. o Menerima dan memproses setiap reservasi (baik secara offline dan online) sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. o Menyambut tamu dan melayani prosedur pada saat tamu datang (check in), pembayaran terkait transaksi apapun, serta prosedur pada saat tamu pergi (check-out). o Menangani semua barang bawaan tamu dan membawakannya jika diperlukan, membantu tamu terkait layanan kesekretariatan secara sopan dan ramah. o Memberikan informasi dan menjaga hubungan baik sepanjang waktu dan mengucapkan selamat tinggal kepada tamu guna memastikan kenyamanan dan kepuasan mereka sesuai prosedur operasi standar hotel.

  Tugas Utama:

  1. Menjawab semua panggilan dari dalam hotel, panggilan lokal dan panggilan SLI.

  2. Bersikap sabar, memperhatikan, sopan dan mengerti permintaan dari penelepon

  3. Bersikap hati-hati, setiap percakapan yang tidak sengaja didengar harus dirahasiakan dan jangan pernah memberitahukan nomor kamar tamu melalui telepon.

  4. Mengingat dan menggunakan nama keluarga tamu sesering mungkin.

  5. Menjawab semua panggilan masuk dengan segera dan ramah dan

memastikan bahwa koneksi telepon tidak terhambat.

  6. Melakukan semua tugas yang diberikan sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan: memahami pesan berdasarkan permintaan; melakukan panggilan untuk membangunkan tamu sesuai permintaan tamu; mengoperasikan sistem pemanggilan (paging) sesuai kebutuhan.

  7. Mengetahui seluruh prosedur yang diterapkan pihak hotel jika terjadi keadaan darurat dan kebakaran serta layanan dan nomor telepon darurat di kota di mana hotel tersebut dibangun; memastikan bahwa komunikasi dilakukan secara efisien dan efektif selama situasi darurat.

  8. Merespon alarm kebakaran dan panggilan menyebutkan adanya ancaman bom.

  9. Menangani panggilan dari tamu yang terjebak di dalam lift yang mengalami kerusakan.

  

10. Menetapkan kamar dan menyiapkan kunci/folder untuk semua tamu

yang datang, baik perseorangan maupun kelompok.

  

11. Menyambut tamu yang datang dan melakukan prosedur check-in

sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

  

12. Mematuhi seluruh prosedur pembayaran dan prosedur pembukuan

yang berhubungan dengan proses pendaftaran.

  13. Selalu menjaga hubungan baik dengan tamu.

  

14. Pasang semua biaya tanpa menunda-nunda dan perbarui data pada

buku.

  15. Periksa tamu dengan sopan dan akurat 16. Menyeimbangkan antara kartu kredit, tagihan dan uang tunai.

  17. Mengurusi cash float secara akurat.

  18. Menyimpan kartu pendaftaran untuk tamu yang datang.

  

19. Membayarkan advance deposits (pembayaran minimal yang

dibayarkan di muka).

  

20. Mengetahui semua tipe kamar hotel yang ada beserta harganya dan

status ketersediaannya; lakukan strategi upselling setiap kali ada kesempatan.

  

21. Merespon keluhan yang disampaikan tamu dengan cepat sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan dan kemudian melaporkan kepada Kepala Bagian Kantor Depan untuk mendapatkan tindak lanjut jika diperlukan.

  

22. Mengembangkan hubungan kerja yang profesional dan sopan dengan rekan kerja dalam di Bagian Kantor Depan dan mempertahankan komunikasi yang efektif dengan semua pegawai hotel.

  23. Menjaga penampilan dan area kerja agar tetap rapi.

  

24. Memeriksa ketersediaan kamar dan harganya serta

menerima/menolak pemesanan sesuai dengan informasi ketersediaan kamar dan harganya tersebut.

  

25. Menyelesaikan dan melakukan semua tugas yang diberikan dan

sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

  

26. Menangani semua surat-menyurat dan menggunakan semua formulir

yang berkaitan dengan kantor depan dan bisa mengetik.

  27. Menangani semua atau pembatalan perubahan pemesanan.

  

28. Memiliki pengetahuan yang menyeluruh mengenai semua jenis

kamar dan harganya, lokasi serta fasilitasnya; mengetahui semua fasilitas dan layanan hotel.

  

29. Mencatat secara akurat kode-kode akun perusahaan/ agen perjalanan,

tipe tamu, dan rencana paket.

  

30. Memiliki pengetahuan seputar jalan-jalan, tempat-tempat, restoran-

restoran dan tempat-tempat wisata utama di kota tersebut serta acara dan kegiatan yang diselenggarakan di tingkat kota.

  

31. Mengumpulkan daftar permintaan pasokan umum untuk Bagian

Kantor Depan.

  

32. Menyediakan daftar layanan atau peralatan terbaru yang disewakan,

termasuk tarif yang dikenakan.

  

33. Memastikan bahwa semua peralatan selalu mendapatkan perawatan untuk menjamin bahwa peralatan tersebut berada dalam kondisi prima.

  34. Mengambil alih tugas shift sebelumnya.

  35. Melakukan tugas lain baik yang berkaitan atau tidak dengan Bagian Kantor Depan atau yang ditugaskan oleh Atasan.

  Deskripsi Pekerjaan ini tidak menjelaskan seluruh tugas- tugas untuk pekerjaan tersebut. Penyelia yang langsung membawahi Anda dapat menambahkan atau menghapuskan panduan serta tugas-tugas sesuai dengan tekanan pekerjaan.

  Dokumen ini telah diterjemahkan dari bahasa Inggris ke dalam bahasa Indonesia oleh tim penerjemah JOGJATRANSLATE.COM Yogyakarta, 10 November 2016

  JOGJATRANSLATE.COM Em

  

5. Hasil Kesesuaian Responden

a. Responden 1

  No Karakteristik Pekerjaan Karakteristik Kesesuaian Individu