Manajemen perpus layanan di perpustakaan.docx
Layanan sirkulasi dan system otomasi diperpustakaan
Disusun oleh :
Samha meristin
(1624400096)
Sarwita Pebriani
(1624400099)
Rian juniansya
(1654400088)
Dosen Pengampu : Rhoni rodin S. Pd. I, M. H
ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH
PALEMBANG
2018
1
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Layanan
perpustakaan
merupakan
salah
satu
kegiatan
yang
pada
pelaksanaanya perlu adanya perencanaan dalam penyelenggaraanya.layanan
perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila system layanan yang digunakan
tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakainya.Layanan pengguna perpustakaan
merupakan aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada
pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaan. Jumlah jenis
atau macam layanan pengguna perpustakaan sebenarnya cukup banyak.Semua
layanan tersebut penyelenggaraannya disesuaikan dengan kondisi tenaga
perpustakaan dan kebutuhan penggunanya.
Sebuah ruang perpustakaan sekolah/madrasah harus memberikan kenyamanan
bagi pengguna, baik warga sekolah/madrasah pengguna layanan perpustakaan
maupun petugas pengelola perpustakaan.Untuk itu perlu diperhatikan kemudahan
akses perpustakaan, perabot yang sesuai dengan ukuran tubuh pengguna serta aman
dan mudah dalam pemakaian.
Kondisi pencahayaan dan pengudaraan ruang serta pemilihan warna dalam
ruang harus dapat memberi kenyamanandalam berkegiatan.Penataan ruang harus
memberi kemudahan dalam mengakses informasi, bila perlu dilengkapi petunjuk
atau tanda yang terlihat jelas.Selain itu penataan ruangjuga harus memberi
kemudahan pengelolaan perpustakaan, yang meliputi kegiatan peminjaman dan
pemeliharaan koleksi serta pengawasan keamanan.
B. Rumusan masalah
1.
Apa Pengertian sirkulasi?
2.
Bagaimana penerapannya?
3.
Bagaimana layanan sirkulasi diperpustakaan?
4.
Bagaimana manajemen sirkulasi diperpustakaan?
5.
Bagaiman pengelolaan otomasi diperpustakaan?
6.
Bagaimana sirkulasi yang berbasis komputer?
2
C. Tujuan
1.
Mengetahui apa pengertian sirkulasi?
2.
Mengetahui bagaiman penerapan nya?
3.
Mengetahui bagaimana layanan sirkulasi yang ada diperpustakaan?
4.
Mengetahui bagaimana manajemen sirkulasi diperpustakaan?
5.
Mengetahui bagaimana pengelolaan otomasi diperpustakaan?
6.
Mengetahui bagaimana sirkulasi yang berbasis komputer?
3
PEMBAHASAN
A. Pengertian sirkulasi
Menurut Bafadal Ibrahim “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang
berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses
peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.”
Menurut Lasa Hs Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation”
yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang
dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan
peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah
mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan,
penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk
kepentingan pengguna jasa perpustakaan.
Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki Salah satu kegiatan utama atau jasa
utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan
peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian
ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan
karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau
pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf
sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi
adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan
bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh
pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan
baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta
tenaga kerja pengelola yang handal. Untuk itu tenaga pengelola perpustakaan perlu
dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelola perpustakaan khususnya pada
bagian pelayanan sirkulasi. 1
B. Penerapan layanan sirkulasi diperpustakaan
Penerapan suatu sistem layanan di perpustakaan adalah dimaksudkan agar
proses pemberian jasa layanan dapat berlangsung tertib, teratur dan cepat tanpa ada
hambatan. Sistem layanan perpustakaan merupakan mata rantai rangkaian kegiata
1
Dadang, Diklat pengantar ilmu informasi dan dokumentasi.( Palembang: IAIN Raden fatah,
2012)107-108
4
yang terdiri atas beberapa subbagian saling berhubungan satu sama lain. Masingmasing perpustakaan akan memilih sistem yang sesuai dengan pemakaianya dan
kesiapan petugas dan ketersediaan sarana dan prasarananya. Oleh karena itu tiaptiap subbagian (unsur) harus sudah siap, untuk saling kerja sama, sebab hambatan
di satu meja (tempat) akan berpengaruh kepada meja berikutnya. Layanan yang
dikembangkan oleh perpustakaan adalah agar terciptanya layanan terbaik sejauh
dapat dilaksanakan, yaitu sering disebut sebagai layanan prima yang dilaksanakan
secara profesional. Sebelum dapat diciptakan layanan prima maka diupayakan dulu
layanan minimal yang pada intinya berlangsung secara mudah, sederhana, cepat,
tepat, dan bermanfaat serta murah. Dalam hal itu mungkin perlu dikembangkan
layanan yang menggunakan layanan teknologi informasi. Seperti komputer, situs,
sistem terpasang atau on line. Meskipun sarana tersebut tergolong tidak murah,
namun pada perpustakaan tertentu sudah menerapkanya. Unsur-unsur yang
terdapat dan terkait dengan sistem layanan perpustakaan meliputi:
1. Kesiapan petugas layanan baik fisik, mental, kemampuan, keterampilan,
pengalaman, kemauan.
2. Kesiapan peralatan, dan perlengkapan sebagai penunjang.
3. Keharmonisan komunikasi, kerja sama, persamaan persepsi.
4. Peraturan dan tata tertib perpustakaan yang singkat, jelas, dapat dimengerti dan
dapat dilaksanakan serta dipatuhi oleh pemakai perpustakaan.
5. Pedoman yang standar di bidang layanan pepustakaan yang berlaku umum,
sehingga dapat dipelajari untuk dipraktekkan.
Gambaran alur dan mekanisme kerja, diawali dari meja yang satu dan berahir ke
meja selanjutnya secara tertib dan teratur. Di bawah ini adalah kegiatan yang ada
pada layanan perpustakaan.
1. Meja informasi. Tempat pengunjung memperoleh tentang seluk beluk layanan
perpustakaan dari petugas, baik secara lisan maupun melalui brosur dan media
lainya. Tempat itu merupakan customer service yang terdepan di perpustakaan,
dengan petugas yang lincah, terampil, ramah, dan berjiwa membimbing (user
friendly).
2. Meja sirkulasi. Adalah tempat pelaksanaan tansaksi peminjaman dan
pengembalian buku atau bahan pustaka lainya serta penyelesaian administrasi.
Sistem layanan sudah menggunakan komputer, maka di meja sirkulasi dapat
5
disediakan fasilitas, informasi dan pernagkat komputer untuk dipergunakan
dalam memberikan layanan perpustakaan.
3. Administrasi keanggotaan. Adalah pengurusan keanggotaan perpustakaan.
Semua prosedur dan persyaratan dalam proses keanggotaan dilaksanakan
menurut ketentuan yang berlaku dan sedapat mungkin sederhana dan mudah
dipenuhi.
4. Lemari (laci) katalog, untuk perpustakaan. Kartu katalog sebagai wakil Dari
kolesi untuk ditelusur, sebelum mencari ke tempat-tempat penyimpanan aslinya.
Informasi tentang semua koleksi secara ringkas tercantum dalam kartu-kartu
katalog yang disimpan ditempat itu.
5. Peraturan dan tata tertib layanan, adalah ketentuan tentang syarat menjadi
anggota, peminjaman, sanksi atas pelanggaran. Dan pengaturan agar suasana di
perpustakaan tertib dan tenang.
6. Kemudahan akses informasi, dan sistem temu balik informasi, agar pemanfaatan
koleksi bisa optimal dan efisien.2
C. Layanan sirkulasi diperpustakaan
Bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
1.
Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
2.
Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
3.
Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
4.
Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.
5.
Melayani calon dan anggota perpustakaan.
6.
Melayani peminjaman dan penagihan.
7.
Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
8.
Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk
diperbaiki.
9.
Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
10. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan
dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang
dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.
2
Ibid
6
Sistem layanan sirkulasi yang dilaksanakan terbagi kedalam dua jenis layanan,
yaitu
1. layanan terbuka (open access) dan
2. sistem layanan tertutup (closed access) . Pada setiap perpustakaan harus dapat
menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan dari perpustakaan.
Untuk perpustakaan yang koleksinya masih sederhana atau sedikit, maka sistem
yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup. Sebaiknya untuk koleksi
yang banyak maka digunakan sistem layanan terbuka.
1. Tujuan sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka adalah :
a. Mengamankan koleksi perpustakan serta menghindari dan menekan
terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan.
b. Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang
dipinjam.
c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam.
Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna
perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak.
Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang
banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.
2. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka
adalah:
a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.
b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu
mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan
buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu
juga.
c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.
d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat
peminjam.
e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka
saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.
f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.
3. Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah:
a. Frekuensi kerusakan lebih besar.
7
b. Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain
memerlukan jarak yang longgar.
c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering
menyusun buku.
d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung.
Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak
memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka. Pada
sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu
dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian
meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi.
4. Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:
a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang
dapat masuk kejajaran koleksi.
b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil.
c. Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.
d. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat
sesuai.
5. Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :
a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri
kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang,
ukuran buku dan jumlah halaman.
b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu
menggunakan buku yang dimaksud.
c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.
d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini
membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus
menunggu lebih lama.
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka
hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1) Keanggotaan
2) Peminjaman
3) Pengembalian
4) Perpanjangan
8
5) Penagihan
6) Sanksi
7) Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
D. Manajemen layanan sirkulasi
1. Kegiatan dalam pelayanan sirkulasi:
a. Peminjaman
1) Koleksi yang Dipinjamkan
Koleksi yang dipinjamkan meliputi buku teks, buku bacaan, majalah
yang lama, surat kabar yang lama, dan koleksi lain seperti guntingan surat
kabar. Koleksi sumber, majalah yang baru, surat kabar yang baru, dan
koleksi yang langka seperti referensi hanya boleh dibaca di ruang
perpustakaan.
2) Jangka Waktu Peminjaman
Buku
teks,
bila
jumlah
eksemplarnya
memungkinkan,
akan
dipinjamkan dengan jangka waktu satu tahun ajaran. Jangka waktu
peminjaman koleksi lain disesuaikan dengan perbandingan jumlah koleksi
dengan jumlah guru dan murid sebagai pemakai.
3) Perlengkapan yang Dibutuhkan
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk peminjaman adalah kartu buku,
lembaran tanggal kembali, tanda pengenal murid dan guru, cap tanggal,
bantalan cap, kantong peminjam, kotak kantong peminjam, dan kartu
petunjuk.
4) Prosedur Peminjaman
a) Petugas bagian pelayanan peminjaman menerima buku dan mencarikan
buku yang diminta dengan tanda pengenalnya. Dengan memeriksa
tanda pengenal dapat ditetapkan apakah yang bersangkutan berhak
meminjam atau tidak.
b) Dengan tanda pengenal itu petugas mencari kantong peminjaman yang
bertuliskan identitas peminjam yang bersangkutan. Kemudian, petugas
mencocokkan nomor induk siswa atau NIP yang tertera pada tanda
pengenal dengan yang tertera pada kantong peminjaman.
c) Menulis nomor induk peminjam pada kartu buku di kolom nomor
anggota. Kemudian, petugas mengisi kolom tanggal kembali pada kartu
9
buku dengan cap tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal
sesuai dengan batas waktu pengembalian.
d) Mengerjakan lagi seperti butir 3, tetapi pada lembar tanggal kembali
dan akhir dengan paraf petugas.
e) Meminta paraf peminjam pada kolom paraf pada kartu.
f) Memasukkan kartu buku yang sudah diparaf ke dalam kantong
peminjaman, kemudian mengembalikan kantong peminjaman itu ke
kotak kantong pada tempatnya semula.
g) Memberikan buku dan kartu pengenal kepada peminjam. Dengan
demikian selesailah proses peminjaman.
b. Pengembalian
1) Perlengkapan yang Dibutuhkan
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengembalian adalah kartu buku,
kantong peminjaman, kotak kantong peminjaman, cap tanggal serta
bantalan cap.
2) Cara Mengerjakan Pelayanan Pengembalian
Cara mengerjakan pelayanan pengembalian adalah sebagai berikut :
a) Peminjam datang sendiri ke meja sirkulasi dengan membawa buku
yang akan dikembalikan.
b)
Petugas menerima dan memeriksa keutuhan fisik buku dan tanggal
harus kembali yang tertera pada lembaran tanggal kembali.
c) Petugas mengambil kantong peminjaman sesuai dengan nomor induk
yang tertera pada lembaran tanggal kembali.
d)
Bila tidak ada persoalan tentang keutuhan fisik buku dan
keterlambatan pengembalian, petugas mengambil kartu yang sesuai
dari dalam kantong peminjaman. Pada kolom paraf di kartu buku
dibubuhi cap tanggal sesuai dengan tanggal waktu mengembalikan
sebagai bukti bahwa itu sudah dikembalikan.
e) Petugas mngembalikan kartu buku itu ke kantong kartu buku dan
kemudian meletakkan buku itu di tempat yang sediakan di meja
peminjaman untuk kemudian dikembalikan ke tempatnya di rak.
f) Petugas mengembalikan kantong peminjaman ke tempat semula.
10
c. Perpanjangan Waktu Pinjam
Bagi murid yang ingin memperpanjang waktu peminjaman harus
melapor ke bagian sirkulasi. Perpanjangan memungkinkan bila buku yang
dipinjam tersebut tidak ada murid lain yang meminjam. Lamanya
perpanjangan 3 hari atau seminggu (sesuai dengan ketentuan).
d. Pemberian Sanksi
1) Tujuan
Sanksi diberikan kepada pemakai (murid dan guru), yang melanggar
peraturan peminjaman buku. Dengan dikenakan sanksi ini, diharapkan
kedisiplinan tetap terjaga dan memiliki rasa bertanggungjawab, sehingga
perpustakaan menjadi makin tinggi.
2) Macam Sanksi
Sanksi yang diberikan dapat bertingkat-tingkat sesuai dengan bobot
pelanggaran yang dilakukan. Ada tiga macam sanksi yang dapat diberikan
yaitu :
a) Sanksi peringatan atau teguran;
b) Sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku;
c) Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam di perpustakaan
dalam jangka waktu tertentu
Cara memberikan sanksi sebagai berikut :
a) Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas
dan kuantitas pelanggaran;
b) Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan;
c) Bila sanksi sanksi itu berupa sanksi peringatan atau denda, peringatan
atau denda itu dapat langsung diberikan kepada pemakai yang
melanggar;
d) Bila sanksi yang dikenakan berupa sanksi administrarif, diusulkan
kepada kepala perpustakaan dan kepala sekolah agar memberikan
sanksi itu.
e. Statistik.
Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah tambahan
buku pertahun, jumlah pengunjung, dsb. Pustakawan menggunakan statistik
untuk keperluan, antara lain, adalah sebagai berikut :
1) Menyusun laporan tahunan.
11
2) Mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan.
3) Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.
4) Memperkuat alas an dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga.
5) Menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pemakai dan pemimpin.
Jenis Statistic
Jenis statistik yang dibuat perpustakaan sebenarnya tergantung pada
masing – masing perpustakaan. Biasanya, jenis statistic dapat berupa.
1) Pengadaan.
2) Klasifikasi.
3) Pengatalogan.
4) Keanggotaan.
5) Buku yang dipinjam.
6) Jasa referensi.
7) Majalah, dan
8) Jasa reprografi.
Jenis statistik tersebut kemudian disajikan dalam berbagai bentuk, seperti
table, grafik, diagram, pia, ataupun batang. Jenis – jenis statistik itu dibuat
untuk mempermudah pengunjung perpustakaan dalam membaca dan
memahami maksud statistic tersebut.
f. Inventarisasi.
Penginvesntarisan
dilakukan
pada saat
koleksi diterima
oleh
perpustakaan. Inventarisasi koleksi perpustakaan adalah kegiatan mencatat
setiap eksemplar buku dalam buku induk, memberi nomor inventaris setiap
eksemplar koleksi buku, dalam buku yang bersangkutan kemudian diberi
stempel inventarisasi pada bagian halaman judul dan memberi cap atau
stempel milik perpustakaan pada setiap buku.Menurut Qolyubi dkk, ( 2003 :
126 ) kegian inventarisasi memiliki manfaat, yang antara lain ;
1) Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada
tahun tahun berikutnya.
2) Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang
dimilikinya.
3) Memudahkan pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang
perkembangan koleksi yang dimiliki.
12
Pada buku inventaris ini dibuat kolom – kolom, yang berisi, antara lain.
1) Kolom tanggal pencatatan.
2) Kolom nomor investaris.
3) Kolom nama pengarang.
4) Kolom judul.
5) Kolom impresium ( kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit ).
6) Kolom asal, dirinci menjandi pembali, hadiah, wakaf, titipan, hibah dan
sebagainya.
7) Kolom keterangan.
Berdasarkan buku inventaris atau buku induk yang baik serta data yang
tepat, maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan
tentang beberapa, yaitu jumlah bahan pustaka, jumlah judul dan
eksemplarnya, jumlah buku teks, buku referensi dan lain-lain, jumlah
penambahan bahan pustaka setiap tahun dan jumlah anggaran yang
dikeluarkan.3
E. Pengertian otomasi diperpustakaan
Otomasi
perpustakaan
adalah
sebuah
proses
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI).4 Sistem otomasi perpustakaan atau
library outomation system adalah software ang beroperasi berdasarkan pangkalan
data untul mengotomasikan kegiatan perpustakaan dengan bantuan TI maka
beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan efisienkan. Selain itu proses
pengolahan data koleksi menjadi lebih cepat dan akurat untuk ditelusuri kembali.
Menurut kamus kepustakawanan (library automation) adalah proses atau hasil
penciptaan mesin swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut.5
Definisi otomasi perpustakaan menurut beberapa ahli :
Menurut sulistyo basuki, otomasi perpustakaan adalah mencangkup konsep
proses
atau
hasil
membuat
mesin
swatindak
dan
swakendali
dengan
menghilangkan campur tangan manusia.6
3
Abdul Rahman saleh dan Rita komalasari,Manajemen perpustakaan( Tangerang Selatan : Universitas
Terbuka,2013)hlm 63
4
A. Dwi Yoga,Otomasi Perpustakaan. (Semarang: PSKP XV Perpustakaan,2010 ) hlm.2
5
Lasa HS, Kamus kepustakawanan Indonesia. ( Yogyakarta: Pustaka book publisher,2009 )hlm.223
6
Sulistyo Basuki, Pengantar ilmu perpustakaan. ( Jakarta: Gramedia Pustaka Utara,1993 )hlm.96
13
Menurut Putu laxman pendit, otomasi perpustakaan adalah seperangkat
aplikasi computer untuk kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan
penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan tekstual yang
dominan, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan
menajikan informasi.7
1.
Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapan otomasi diperpustakaan bertujuan untuk:
a. meningkatkan mutu layanan, citra perpustakaan dan perpustakaan itu
sendiri.
b. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan diperpustakaan,
c. memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan diperpustakaan,
d. membantu mengindari duplikasi kegiatan diperpustakaan
e. menghidari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan,
f. memperluas jasa perpustakaan,memberi peluang untuk jasa perpustakaan
meningkatkan efisiensi.8
2.
Manfaat dan fungsi otomasi perpustakaan
Secara umum :
a. Mempercepat proses temubalik informasi
b. memperlancar proses pengolahan pengadaan bahan pustaka
c. komunikasi antar perpustakaan
d. menjamin pengolahan data administrasi perpustakaaN
Manfaat Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI
a. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
b. memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
c. meningkatkan citra perpustakaan
d. pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.9
3.
Sedangkan fungsi otomasi perpustakaan menurut safadi
a. Opac (online public access catalog ) opac dapat diartikan sebagai
sekumpulan rekaman bibliografis yang terorganisir dan dapat dibaca oleh
mesin, yang mewakili seluruh koleksi perpustakaa, salah satu kkuatan
OPAC
adalah
kemampuannya
7
meningkatkan
aksesibilitas
koleksi
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan digital.( Jakarta : Citra Karyakarsa Mandiri, 2009 )hlm.154
Lasa HS,Ibid. hlm 223
9
Mulyadi, Pengolahan otomasi perpustakaan.( Jakarta : PT RajaGrafindo Persada, 2016)hlm. 39
8
14
perpustakaan, ini dimungkinkan karena OPAC para pemakai bisa
melakukan pencarian koleksi perpustakaan sesuai kebutuhan mereka.
Teknik penelusuran dengan menggunakan OPAC :
1) Penelusuran dengan menggunakan kamus istilah
2) Penelusuran bebas
3) Penelusuran dengan menggunakan ekspresi Boolean
4) Penggunaan teknik ANY
5) Pemotongan istilah10
b. Sirkulasi, dengan menerapkan otomasi perpustakaan petugas sirkulasi dapat
memeriksa berbagai transaksi secara langsung ( real time), juga monitor
status peminjaman dan status bahan pustaka ang dapat langsung
ditampilkan dilaar OPAC, proses sirkulasi dilakukan dengan cara memindai
nomor register pemakai kemudian data pemakai akan ditampilkan di layar.
c. Katalogisasi,
katalogisasi
perpustakaan
ang
merupakan
memebantu
pemutakhiran,pengkopian,penyimpanan,
fungsi
dalam
utama
dari
proses
pengambilan
otomasi
pembuatan,
kembali
dan
pengelolaan rekaman katalogisasi, semua otomasi perpustakaan didukung
oleh rekaman MARC (Marchine readable cataloruing) yang merupakan
sebuah format standar untuk penimpanan dan pertukaran rekaman
bibliografi dan informasi terkait dalam bentuk yang mudah dibaca dengan
mesin.
d. Pengadaan bahan pustaka dan control bahan pustaka berseri.11
4.
Perangkat system otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah system otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau
syarat yang saling mendukung dan terkait satu sama lainnya, unsur-unsur
tersebut antara lain:
a. Pengguna (User), dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya
selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya
yang meliputi pustakawan,staf yang nantina sebagai operator serta para
anggota perpustakaan, otomasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila
memenuhi kebutuhan pengguna,baik staf maupun anggota perpustakaan.
10
Saleh,Abdul Rahman dan Janti G.Sujana,Pengantar kepustakaan. ( Jakarta : Sagung Seto,1996)hlm
76-81
11
Saffady.W, Introduction to Automation for librarians. ( Chicago : American library
Association,1999)hlm 209
15
b. Perangkat keras (Hardware), perangkat keras artinya pelengkap fisik sebuah
computer. Sebuah mesin yang dapat mengelola data menjadi informasi
secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya.
c. Perangkat lunak (Software), merupakan program atau sekumpulan instruksi
yang memungkinkan system komputer melaksanakan pengolahan.
d. Jaringan (Network), jaringan computer adalah kumpulan dua atau lebih
computer yang saling berhubungan untuk melakukan komunikasi
data,komunikasi data yang bisa dilakukan melalui jaringan computer dapat
berupa teks,gambar,video,dan lain-lain.
e. Data,data
merupakan
bahan
baku
informasi,data
dapat
berupa
alphabet,angka maupun symbol khususnya dalam perpustakaan data ini
dapat berupa identitas sebuah buku atau bibliografi dan lain sebagainya.
f. Manual/panduan
menjelaskan
operasional,bisa
bagaimana
disebut
sebagai
prosedur
yang
memasang,menyesuaikan,menjalankan
suatu
perangkat keras atau perangkat lunak.manual adalah kunci bagi kelancaran
suatu system otomasi perpustakaan.12
5.
Kelebihan otomasi perpustakaan
a. Pemakai perpustakaan bisa menggunakan strategi pencarian yang lebih
cangging dari system kartu katalog.
b. OPAC yang berbasis windows menyediankan pencarian hyperlink,fitur
baru yang tidak dapat dilakukan pada system berbasis karakter.
c. Pemakai perpustakaan bisa mencari koleksi perpustakaan dari luar
perpustakaan
d. Pemakai bisa seketika mengakses bahan pustaka diperpustakaan
e. Bisa mempercepat dan mempermuda inventaris bahan pustaka
f. Mendorong kerja sama pengembangan koleksi dan saling berbagi atau
bertukar bahan pustaka
g. Pusat media dan perpustakaan bisa mengimpor dan mengekspor rekaman
MARC
h. Pada system yang terintergrasi dapat menghemata waktu yang diperlukan
untuk pengadaan bahan pustaka,mengelola serial,mengurusi administrasi
keuangan dan pengolahan data13
12
Mulyadi,Ibid.hlm 45-49
Bilal D, Automating centers and small libraries : A Microkomputer based approach.( Englewood :
Libraries Unlimited, 2002)hlm 1
13
16
6.
Kekurangan otomasi perpustakaan
a. Biasa nya sangat mahal
b. Jika system itu mati atau rusak, para pemakai tidak dapat mengaksesnya.
7.
Kendala otomasi perpustakaan
a. Kurangna pengetahuan pustakawan akan computer dan aplikasinya
b. Belum
ada
format
baku
sehingga
masing-masing
perpustakaan
menggunakan format berlainan
c. Belum ada peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yang diterima
oleh semua puhak
d. Keterbatasan dana untuk pengadaan software
e. Kurangnya jaringan kerja sama antar perpustakaan14
F.
Sirkulasi berbasis komputer
Sebelum perpustakaan menggunakan computer, layanan proses peminjaman
biasanya dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan tersebut memakan
waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Untuk melayani satu pengguna saja perlu
memakan waktu kurang lebih lima menit. Namun dengan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan kemajuan teknologi, kini sistem sirkulasi perpustakaan menjadi
lebih canggih, menggunakan alat-alat yang otomatis, sehingga lebih efisien. Salah
satunya adalah menggunakan komputer, dengan komputer pekerjaan peminjaman
buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Pekerjaan tersebut hanya memakan
waktu kurang 1 menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian
dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara
otomatis akan terjadi transaksi.
1. Hardware Sistem Sirkulasi Perpustakaan
Dahulu, sistem sirkulasi perpustakaan masih menggunakan cara yang manual,
menggunakan kartu anggota, kartu peminjaman, dan buku peminjaman untuk
menyimpan data transaksi pada hari itu. Berikut beberapa tahap yang harus
dilakukan dengan cara manualseperti Petugas meminta kartu pemustaka,
Mengambil kartu pinjam, Menulis nomer buku di kartu pinjam, Mencabut kartu
buku dan Mem file kartu. Sedangkan saat ini, teknologi yang berkembang pesat
semakin memudahkan manusia. Dengan menggunakan sistem barcode, proses
sirkulasi di perpustakaan menjadi semakin cepat dan efisien. Yaitu hanya
14
Lasa HS,Op.Cit.hlm 223
17
dengan beberapa langkah saja seperti Menyorot barcode kartu,Menyorot
barcode buku, Memberikan cap tanggal pengembalian
Dalam pembahasan hardware yang digunakan di sistem sirkulasi perpustakaan
ini, saya akan membahas Barcode Reader.
a. Barcode Reader
Barcode Reader adalah alat yang digunakan untuk membaca kode
barcode. Tanpa kita sadari bahwa setiap hari kita apat menemui barcode pada
barang-barang yang kita gunakan sehari-hari. Seperti pada pasta gigi, sabun,
makanan ringan, dan lain lain. Namun barcode juga sangat bermanfaat
penggunaannya dalam sistem sirkulasi perpustakaan, hanya dengan
menginput data seperti melalui keyboard dengan alat scan yaitu barcode
reader. Barcode dibedakan menjadi dua jenis:
1) Barcode 1 dimensi
Barcode yang terdiri dari garis-garis berwarna putih dan hitam. Warna
putih untuk nilai 0, dan warna hitam untuk nilai 1
2) Barcode 2 dimensi
Barcode dua dimensi sudah tidak berupa garis-garis lagi, akan tetapi
seperti gambar, jadi informasi yang tersimpan didalamnya akan lebih
besar.
Barcode reader, merupakan hardware yang sudah banyak digunakan di
perpustakaan-perpustakaan besar, seperti perpustakaan di universitas,
perpustakaan umum di suatu daerah, dan lain-lain. Tujuan yaitu agar proses
yang terjadi dapat berjalan dengan lebih efisien, mulai dari proses pengadaan
buku, inventarisasi, hingga sirkulasi buku, dan juga dapat meningkatkan
kinerja layanan perpustakaan. Teknologi barcode telah diterima dan
diterapkan secara luas untuk mempercepat transaksi, pengelolaan koleksi dan
data. Barcode reader akan mendekteksi barcode yang tertera, lalu mengentri
data yang sudah terekam kedalam computer.
Perlu diketahui, barcode reader tidaklah berjalan dengan sendirinya,
barcode reader tidak akan bisa membaca barcode tanpa adanya barcode
terlebih dahulu. Oleh karena itu, program untuk membuat barcode dan peran
pustakawan sangat diperlukan. Pustakawan harus menguasai cara memogram
barcode dan cara menggunakan barcode reader.
2. Software Sistem Sirkulasi Perpustakaan
18
Untuk melakukan otomasi perpustakaan sesungguhnya banyak pilihan.
Beberapa perpustakaan ada yang membuat sendiri software untuk otomasinya,
namun beberapa perpustakaan lain memilih menggunakan software buatan
vendor komersial. Beberapa “program jadi” banyak ditawarkan oleh vendor
baik dalam negeri (seperti NCI-Bookman,Spektra,Adenis,dan SIPISIS)
maupun diluar negeri (seperti Dnix,Adenis, Libertas, Cardbox),, sedangkan
program Bibliographic information system yang dapat diperoleh gratis, antara
lain CDS/ISIS baik berbasis DOS maupun yang berbasis windows. Dari
program inilah dikembangkan pula modul-modul sistem informasi sesuai
dengan kebutuhan perpustakaan setempat.
a. WINISIS atau CDS/ISIS for Windows
perpustakaan dengan kondisi anggaran yang tidak terlalu besar
mengarahkan program otomasi perpustakaannya terharap penggunaannya
perangkat lunak gratis namun dapat dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan
perpustakaan.
Oleh
karena
itu,
perpustakaan
dapat
mempercayakan kepada perangkat lunak CD/ISIS (baik vrsi DOS maupun
versi windows)keluaran UNESCO.
b. Sistem Sirkulasi menggunakan SIPISIS
Perangkat lunakCDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO
sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisi, modul pengontrolan
peminjaman koleksi dan modul OPAC. Oleh karena itu, banyak lembaga atau
perorangan yang mencoba mengembangkakn modul-modul tersebut diatas
untuk kepentingan sendiri bahkan untuk tujuan komersial. Program
berbasiskan CDS/ISIS yang telah dikembangkan tersebut. Antara lain berikut
ini.
1) LAMP (Library Automation and Management Program)
2) Integrated llibrary-information system
3) SANJAY
4) SLS (Smart Library System)
5) ISX/CIRC
6) ISLS (ISIS-based Set of Lending Services)
7) PRESTO
8) DOKUMENTUM
9) SIPISIS (for DOS dan for Windows)
19
Salah satu lunak sistem sirkulasi dikembangkan dari COSISIS didalam
negeri adalah SIPISIS. SIPISIS adalah perangkat lunak atau program untuk
membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengolaan bahan
pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer.
3. Keuntungan sirkulasi berbantuan komputer
a. Terpadu dan Mudah
Sistem sirkulasi bberbantuan komputer biasanya dirancang dengan
menggunakan menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan
program. Pedoman menjalankan program diberikan secara komulatifsehingga
mudah dioperasikan. Selain itu, biasanya disediakan petunjuk instansi yangn
sederhan singga membuat instansi program dapat dilakukan sendiri.
b. Praktis dan Cepat
Proses berbanntuan komputer dapat mempercepat proses sirkulasi,
pencarian data peminjaman pembuatan surat tagihan keterlambatan,
penghitunga data pengguna dan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan cara
menulliskan tanggal dan kode operator pada tahap awalnya dan selanjutnya
tinggal menuliskan nomor identitas pengguna dan nomor registrasi buku
pada setiap transaksi, baik dengan pengetikan pada keyboardmaupun sistem
barcodereader scanner.
c. Fungsional dan Akurat
Tampilan data yang menghasilkan oleh sistem biasanya sangat akurat
dalam menunjang pengelola perpustakaan dibagian sirkulasi untuk proses
pengambilan keputusan. Menu peminjaman menampilkan informasi tentang
peminjam, daftar peminjam, dan deskripsi bibliografis buku. Menu
pengembalian, perpanjangan, dan denda menampilkan peminjam, daftar
pinjaman, deskripsi bibliografis buku, jumlah hari terlambat dan rupiah
dendanya, serta status pengembalian atau perpajangan. Informasi piminjam
buku dan peminjam pengguna dapat ditampilkan setiap saat. Surat tagihan
keterlambatan daapt dibuat secara otomatis. Data jumlah peminjaman
berdasarkan kategori peminjam dan kelas, dapat dibuat secara harian,
bulanan, tahunan atau waktu tertentnu. Penelusuran buku selain memberikan
20
informasi deskripsi bibligrafis buku jug memberikan informasi apakah buku
tersebut sedang dipinjam atau tidak.15
15
https://librarians2013.wordpress.com/2014/09/24/hardware-dan-software-di-sistem-sirkulasiperpustakaan/librarians2013
21
PENUTUP
A. Kesimpulan
Layanan pengguna perpustakaan merupakan aktivitas perpustakaan dalam
memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada
anggota perpustakaan sala satu layanan pengguna ialah layanan sirkulasi yang
menggandung pengertian itu sendiri merupakan kegiatan yang harus ada di dalam
perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal,sedangkan
system
otomasi
perpustakaan
merupakan
proses
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi dan kemajuan teknologi, kini sistem
sirkulasi perpustakaan menjadi lebih canggih, menggunakan alat-alat yang
otomatis, sehingga lebih efisien. Salah satunya adalah menggunakan komputer,
dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan
mudah apa lagi dengan seiring perkembangan zaman TI mempermudah manusia
dalam hal apapun.
22
DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku
Basuki, S. (1993). Pengantar ilmu perpustakaan. jakarta: Gramedia Pustaka utara.
D, B. (2002). Automating centers and small libraries: ma microkomputer based approach.
Englewood: libraries unlimited.
Dadang. (2012). Diklat Pengantar ilmu informasi dan Dokumentasi. Palembang: IAIN Raden
Fatah.
HS, L. (2009). Kamus kepustakawanan indinesia. Yogyakarta: Pustaka book publisher.
komalasari, A. r. (2013). Manajemen perpustakaan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Mulyadi. (2016). Pengolahan otomasi perpustakaan . Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
pendit, P. l. (2009). Perpustakaan digital. Jakarta: Citra karyakarsa mandiri.
sujana, S. a. (1996). Pengantar kepustakaan. Jakarta: Sagung Seto.
W, S. (1999). Introduction to automation for librarians. Chicago: American library
Association.
Yoga, A. D. (2010). Otomasi Perpustakaan. Semarang: PSKP XV Perpustakaan.
Referensi internet
https://librarians2013.wordpress.com/2014/09/24/hardware-dan-software-di-sistem-sirkulasiperpustakaan/librarians2013
23
Disusun oleh :
Samha meristin
(1624400096)
Sarwita Pebriani
(1624400099)
Rian juniansya
(1654400088)
Dosen Pengampu : Rhoni rodin S. Pd. I, M. H
ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH
PALEMBANG
2018
1
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Layanan
perpustakaan
merupakan
salah
satu
kegiatan
yang
pada
pelaksanaanya perlu adanya perencanaan dalam penyelenggaraanya.layanan
perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila system layanan yang digunakan
tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakainya.Layanan pengguna perpustakaan
merupakan aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada
pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaan. Jumlah jenis
atau macam layanan pengguna perpustakaan sebenarnya cukup banyak.Semua
layanan tersebut penyelenggaraannya disesuaikan dengan kondisi tenaga
perpustakaan dan kebutuhan penggunanya.
Sebuah ruang perpustakaan sekolah/madrasah harus memberikan kenyamanan
bagi pengguna, baik warga sekolah/madrasah pengguna layanan perpustakaan
maupun petugas pengelola perpustakaan.Untuk itu perlu diperhatikan kemudahan
akses perpustakaan, perabot yang sesuai dengan ukuran tubuh pengguna serta aman
dan mudah dalam pemakaian.
Kondisi pencahayaan dan pengudaraan ruang serta pemilihan warna dalam
ruang harus dapat memberi kenyamanandalam berkegiatan.Penataan ruang harus
memberi kemudahan dalam mengakses informasi, bila perlu dilengkapi petunjuk
atau tanda yang terlihat jelas.Selain itu penataan ruangjuga harus memberi
kemudahan pengelolaan perpustakaan, yang meliputi kegiatan peminjaman dan
pemeliharaan koleksi serta pengawasan keamanan.
B. Rumusan masalah
1.
Apa Pengertian sirkulasi?
2.
Bagaimana penerapannya?
3.
Bagaimana layanan sirkulasi diperpustakaan?
4.
Bagaimana manajemen sirkulasi diperpustakaan?
5.
Bagaiman pengelolaan otomasi diperpustakaan?
6.
Bagaimana sirkulasi yang berbasis komputer?
2
C. Tujuan
1.
Mengetahui apa pengertian sirkulasi?
2.
Mengetahui bagaiman penerapan nya?
3.
Mengetahui bagaimana layanan sirkulasi yang ada diperpustakaan?
4.
Mengetahui bagaimana manajemen sirkulasi diperpustakaan?
5.
Mengetahui bagaimana pengelolaan otomasi diperpustakaan?
6.
Mengetahui bagaimana sirkulasi yang berbasis komputer?
3
PEMBAHASAN
A. Pengertian sirkulasi
Menurut Bafadal Ibrahim “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang
berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses
peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.”
Menurut Lasa Hs Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation”
yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang
dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan
peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah
mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan,
penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk
kepentingan pengguna jasa perpustakaan.
Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki Salah satu kegiatan utama atau jasa
utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan
peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian
ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan
karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau
pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf
sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi
adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan
bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh
pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan
baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta
tenaga kerja pengelola yang handal. Untuk itu tenaga pengelola perpustakaan perlu
dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelola perpustakaan khususnya pada
bagian pelayanan sirkulasi. 1
B. Penerapan layanan sirkulasi diperpustakaan
Penerapan suatu sistem layanan di perpustakaan adalah dimaksudkan agar
proses pemberian jasa layanan dapat berlangsung tertib, teratur dan cepat tanpa ada
hambatan. Sistem layanan perpustakaan merupakan mata rantai rangkaian kegiata
1
Dadang, Diklat pengantar ilmu informasi dan dokumentasi.( Palembang: IAIN Raden fatah,
2012)107-108
4
yang terdiri atas beberapa subbagian saling berhubungan satu sama lain. Masingmasing perpustakaan akan memilih sistem yang sesuai dengan pemakaianya dan
kesiapan petugas dan ketersediaan sarana dan prasarananya. Oleh karena itu tiaptiap subbagian (unsur) harus sudah siap, untuk saling kerja sama, sebab hambatan
di satu meja (tempat) akan berpengaruh kepada meja berikutnya. Layanan yang
dikembangkan oleh perpustakaan adalah agar terciptanya layanan terbaik sejauh
dapat dilaksanakan, yaitu sering disebut sebagai layanan prima yang dilaksanakan
secara profesional. Sebelum dapat diciptakan layanan prima maka diupayakan dulu
layanan minimal yang pada intinya berlangsung secara mudah, sederhana, cepat,
tepat, dan bermanfaat serta murah. Dalam hal itu mungkin perlu dikembangkan
layanan yang menggunakan layanan teknologi informasi. Seperti komputer, situs,
sistem terpasang atau on line. Meskipun sarana tersebut tergolong tidak murah,
namun pada perpustakaan tertentu sudah menerapkanya. Unsur-unsur yang
terdapat dan terkait dengan sistem layanan perpustakaan meliputi:
1. Kesiapan petugas layanan baik fisik, mental, kemampuan, keterampilan,
pengalaman, kemauan.
2. Kesiapan peralatan, dan perlengkapan sebagai penunjang.
3. Keharmonisan komunikasi, kerja sama, persamaan persepsi.
4. Peraturan dan tata tertib perpustakaan yang singkat, jelas, dapat dimengerti dan
dapat dilaksanakan serta dipatuhi oleh pemakai perpustakaan.
5. Pedoman yang standar di bidang layanan pepustakaan yang berlaku umum,
sehingga dapat dipelajari untuk dipraktekkan.
Gambaran alur dan mekanisme kerja, diawali dari meja yang satu dan berahir ke
meja selanjutnya secara tertib dan teratur. Di bawah ini adalah kegiatan yang ada
pada layanan perpustakaan.
1. Meja informasi. Tempat pengunjung memperoleh tentang seluk beluk layanan
perpustakaan dari petugas, baik secara lisan maupun melalui brosur dan media
lainya. Tempat itu merupakan customer service yang terdepan di perpustakaan,
dengan petugas yang lincah, terampil, ramah, dan berjiwa membimbing (user
friendly).
2. Meja sirkulasi. Adalah tempat pelaksanaan tansaksi peminjaman dan
pengembalian buku atau bahan pustaka lainya serta penyelesaian administrasi.
Sistem layanan sudah menggunakan komputer, maka di meja sirkulasi dapat
5
disediakan fasilitas, informasi dan pernagkat komputer untuk dipergunakan
dalam memberikan layanan perpustakaan.
3. Administrasi keanggotaan. Adalah pengurusan keanggotaan perpustakaan.
Semua prosedur dan persyaratan dalam proses keanggotaan dilaksanakan
menurut ketentuan yang berlaku dan sedapat mungkin sederhana dan mudah
dipenuhi.
4. Lemari (laci) katalog, untuk perpustakaan. Kartu katalog sebagai wakil Dari
kolesi untuk ditelusur, sebelum mencari ke tempat-tempat penyimpanan aslinya.
Informasi tentang semua koleksi secara ringkas tercantum dalam kartu-kartu
katalog yang disimpan ditempat itu.
5. Peraturan dan tata tertib layanan, adalah ketentuan tentang syarat menjadi
anggota, peminjaman, sanksi atas pelanggaran. Dan pengaturan agar suasana di
perpustakaan tertib dan tenang.
6. Kemudahan akses informasi, dan sistem temu balik informasi, agar pemanfaatan
koleksi bisa optimal dan efisien.2
C. Layanan sirkulasi diperpustakaan
Bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
1.
Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
2.
Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
3.
Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
4.
Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.
5.
Melayani calon dan anggota perpustakaan.
6.
Melayani peminjaman dan penagihan.
7.
Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
8.
Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk
diperbaiki.
9.
Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
10. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan
dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang
dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.
2
Ibid
6
Sistem layanan sirkulasi yang dilaksanakan terbagi kedalam dua jenis layanan,
yaitu
1. layanan terbuka (open access) dan
2. sistem layanan tertutup (closed access) . Pada setiap perpustakaan harus dapat
menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan dari perpustakaan.
Untuk perpustakaan yang koleksinya masih sederhana atau sedikit, maka sistem
yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup. Sebaiknya untuk koleksi
yang banyak maka digunakan sistem layanan terbuka.
1. Tujuan sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka adalah :
a. Mengamankan koleksi perpustakan serta menghindari dan menekan
terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan.
b. Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang
dipinjam.
c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam.
Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna
perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak.
Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang
banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.
2. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka
adalah:
a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.
b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu
mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan
buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu
juga.
c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.
d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat
peminjam.
e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka
saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.
f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.
3. Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah:
a. Frekuensi kerusakan lebih besar.
7
b. Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain
memerlukan jarak yang longgar.
c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering
menyusun buku.
d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung.
Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak
memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka. Pada
sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu
dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian
meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi.
4. Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:
a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang
dapat masuk kejajaran koleksi.
b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil.
c. Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.
d. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat
sesuai.
5. Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :
a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri
kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang,
ukuran buku dan jumlah halaman.
b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu
menggunakan buku yang dimaksud.
c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.
d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini
membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus
menunggu lebih lama.
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka
hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1) Keanggotaan
2) Peminjaman
3) Pengembalian
4) Perpanjangan
8
5) Penagihan
6) Sanksi
7) Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
D. Manajemen layanan sirkulasi
1. Kegiatan dalam pelayanan sirkulasi:
a. Peminjaman
1) Koleksi yang Dipinjamkan
Koleksi yang dipinjamkan meliputi buku teks, buku bacaan, majalah
yang lama, surat kabar yang lama, dan koleksi lain seperti guntingan surat
kabar. Koleksi sumber, majalah yang baru, surat kabar yang baru, dan
koleksi yang langka seperti referensi hanya boleh dibaca di ruang
perpustakaan.
2) Jangka Waktu Peminjaman
Buku
teks,
bila
jumlah
eksemplarnya
memungkinkan,
akan
dipinjamkan dengan jangka waktu satu tahun ajaran. Jangka waktu
peminjaman koleksi lain disesuaikan dengan perbandingan jumlah koleksi
dengan jumlah guru dan murid sebagai pemakai.
3) Perlengkapan yang Dibutuhkan
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk peminjaman adalah kartu buku,
lembaran tanggal kembali, tanda pengenal murid dan guru, cap tanggal,
bantalan cap, kantong peminjam, kotak kantong peminjam, dan kartu
petunjuk.
4) Prosedur Peminjaman
a) Petugas bagian pelayanan peminjaman menerima buku dan mencarikan
buku yang diminta dengan tanda pengenalnya. Dengan memeriksa
tanda pengenal dapat ditetapkan apakah yang bersangkutan berhak
meminjam atau tidak.
b) Dengan tanda pengenal itu petugas mencari kantong peminjaman yang
bertuliskan identitas peminjam yang bersangkutan. Kemudian, petugas
mencocokkan nomor induk siswa atau NIP yang tertera pada tanda
pengenal dengan yang tertera pada kantong peminjaman.
c) Menulis nomor induk peminjam pada kartu buku di kolom nomor
anggota. Kemudian, petugas mengisi kolom tanggal kembali pada kartu
9
buku dengan cap tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal
sesuai dengan batas waktu pengembalian.
d) Mengerjakan lagi seperti butir 3, tetapi pada lembar tanggal kembali
dan akhir dengan paraf petugas.
e) Meminta paraf peminjam pada kolom paraf pada kartu.
f) Memasukkan kartu buku yang sudah diparaf ke dalam kantong
peminjaman, kemudian mengembalikan kantong peminjaman itu ke
kotak kantong pada tempatnya semula.
g) Memberikan buku dan kartu pengenal kepada peminjam. Dengan
demikian selesailah proses peminjaman.
b. Pengembalian
1) Perlengkapan yang Dibutuhkan
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengembalian adalah kartu buku,
kantong peminjaman, kotak kantong peminjaman, cap tanggal serta
bantalan cap.
2) Cara Mengerjakan Pelayanan Pengembalian
Cara mengerjakan pelayanan pengembalian adalah sebagai berikut :
a) Peminjam datang sendiri ke meja sirkulasi dengan membawa buku
yang akan dikembalikan.
b)
Petugas menerima dan memeriksa keutuhan fisik buku dan tanggal
harus kembali yang tertera pada lembaran tanggal kembali.
c) Petugas mengambil kantong peminjaman sesuai dengan nomor induk
yang tertera pada lembaran tanggal kembali.
d)
Bila tidak ada persoalan tentang keutuhan fisik buku dan
keterlambatan pengembalian, petugas mengambil kartu yang sesuai
dari dalam kantong peminjaman. Pada kolom paraf di kartu buku
dibubuhi cap tanggal sesuai dengan tanggal waktu mengembalikan
sebagai bukti bahwa itu sudah dikembalikan.
e) Petugas mngembalikan kartu buku itu ke kantong kartu buku dan
kemudian meletakkan buku itu di tempat yang sediakan di meja
peminjaman untuk kemudian dikembalikan ke tempatnya di rak.
f) Petugas mengembalikan kantong peminjaman ke tempat semula.
10
c. Perpanjangan Waktu Pinjam
Bagi murid yang ingin memperpanjang waktu peminjaman harus
melapor ke bagian sirkulasi. Perpanjangan memungkinkan bila buku yang
dipinjam tersebut tidak ada murid lain yang meminjam. Lamanya
perpanjangan 3 hari atau seminggu (sesuai dengan ketentuan).
d. Pemberian Sanksi
1) Tujuan
Sanksi diberikan kepada pemakai (murid dan guru), yang melanggar
peraturan peminjaman buku. Dengan dikenakan sanksi ini, diharapkan
kedisiplinan tetap terjaga dan memiliki rasa bertanggungjawab, sehingga
perpustakaan menjadi makin tinggi.
2) Macam Sanksi
Sanksi yang diberikan dapat bertingkat-tingkat sesuai dengan bobot
pelanggaran yang dilakukan. Ada tiga macam sanksi yang dapat diberikan
yaitu :
a) Sanksi peringatan atau teguran;
b) Sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku;
c) Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam di perpustakaan
dalam jangka waktu tertentu
Cara memberikan sanksi sebagai berikut :
a) Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas
dan kuantitas pelanggaran;
b) Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan;
c) Bila sanksi sanksi itu berupa sanksi peringatan atau denda, peringatan
atau denda itu dapat langsung diberikan kepada pemakai yang
melanggar;
d) Bila sanksi yang dikenakan berupa sanksi administrarif, diusulkan
kepada kepala perpustakaan dan kepala sekolah agar memberikan
sanksi itu.
e. Statistik.
Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah tambahan
buku pertahun, jumlah pengunjung, dsb. Pustakawan menggunakan statistik
untuk keperluan, antara lain, adalah sebagai berikut :
1) Menyusun laporan tahunan.
11
2) Mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan.
3) Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.
4) Memperkuat alas an dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga.
5) Menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pemakai dan pemimpin.
Jenis Statistic
Jenis statistik yang dibuat perpustakaan sebenarnya tergantung pada
masing – masing perpustakaan. Biasanya, jenis statistic dapat berupa.
1) Pengadaan.
2) Klasifikasi.
3) Pengatalogan.
4) Keanggotaan.
5) Buku yang dipinjam.
6) Jasa referensi.
7) Majalah, dan
8) Jasa reprografi.
Jenis statistik tersebut kemudian disajikan dalam berbagai bentuk, seperti
table, grafik, diagram, pia, ataupun batang. Jenis – jenis statistik itu dibuat
untuk mempermudah pengunjung perpustakaan dalam membaca dan
memahami maksud statistic tersebut.
f. Inventarisasi.
Penginvesntarisan
dilakukan
pada saat
koleksi diterima
oleh
perpustakaan. Inventarisasi koleksi perpustakaan adalah kegiatan mencatat
setiap eksemplar buku dalam buku induk, memberi nomor inventaris setiap
eksemplar koleksi buku, dalam buku yang bersangkutan kemudian diberi
stempel inventarisasi pada bagian halaman judul dan memberi cap atau
stempel milik perpustakaan pada setiap buku.Menurut Qolyubi dkk, ( 2003 :
126 ) kegian inventarisasi memiliki manfaat, yang antara lain ;
1) Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada
tahun tahun berikutnya.
2) Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang
dimilikinya.
3) Memudahkan pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang
perkembangan koleksi yang dimiliki.
12
Pada buku inventaris ini dibuat kolom – kolom, yang berisi, antara lain.
1) Kolom tanggal pencatatan.
2) Kolom nomor investaris.
3) Kolom nama pengarang.
4) Kolom judul.
5) Kolom impresium ( kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit ).
6) Kolom asal, dirinci menjandi pembali, hadiah, wakaf, titipan, hibah dan
sebagainya.
7) Kolom keterangan.
Berdasarkan buku inventaris atau buku induk yang baik serta data yang
tepat, maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan
tentang beberapa, yaitu jumlah bahan pustaka, jumlah judul dan
eksemplarnya, jumlah buku teks, buku referensi dan lain-lain, jumlah
penambahan bahan pustaka setiap tahun dan jumlah anggaran yang
dikeluarkan.3
E. Pengertian otomasi diperpustakaan
Otomasi
perpustakaan
adalah
sebuah
proses
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI).4 Sistem otomasi perpustakaan atau
library outomation system adalah software ang beroperasi berdasarkan pangkalan
data untul mengotomasikan kegiatan perpustakaan dengan bantuan TI maka
beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan efisienkan. Selain itu proses
pengolahan data koleksi menjadi lebih cepat dan akurat untuk ditelusuri kembali.
Menurut kamus kepustakawanan (library automation) adalah proses atau hasil
penciptaan mesin swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut.5
Definisi otomasi perpustakaan menurut beberapa ahli :
Menurut sulistyo basuki, otomasi perpustakaan adalah mencangkup konsep
proses
atau
hasil
membuat
mesin
swatindak
dan
swakendali
dengan
menghilangkan campur tangan manusia.6
3
Abdul Rahman saleh dan Rita komalasari,Manajemen perpustakaan( Tangerang Selatan : Universitas
Terbuka,2013)hlm 63
4
A. Dwi Yoga,Otomasi Perpustakaan. (Semarang: PSKP XV Perpustakaan,2010 ) hlm.2
5
Lasa HS, Kamus kepustakawanan Indonesia. ( Yogyakarta: Pustaka book publisher,2009 )hlm.223
6
Sulistyo Basuki, Pengantar ilmu perpustakaan. ( Jakarta: Gramedia Pustaka Utara,1993 )hlm.96
13
Menurut Putu laxman pendit, otomasi perpustakaan adalah seperangkat
aplikasi computer untuk kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan
penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan tekstual yang
dominan, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan
menajikan informasi.7
1.
Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapan otomasi diperpustakaan bertujuan untuk:
a. meningkatkan mutu layanan, citra perpustakaan dan perpustakaan itu
sendiri.
b. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan diperpustakaan,
c. memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan diperpustakaan,
d. membantu mengindari duplikasi kegiatan diperpustakaan
e. menghidari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan,
f. memperluas jasa perpustakaan,memberi peluang untuk jasa perpustakaan
meningkatkan efisiensi.8
2.
Manfaat dan fungsi otomasi perpustakaan
Secara umum :
a. Mempercepat proses temubalik informasi
b. memperlancar proses pengolahan pengadaan bahan pustaka
c. komunikasi antar perpustakaan
d. menjamin pengolahan data administrasi perpustakaaN
Manfaat Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI
a. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
b. memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
c. meningkatkan citra perpustakaan
d. pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.9
3.
Sedangkan fungsi otomasi perpustakaan menurut safadi
a. Opac (online public access catalog ) opac dapat diartikan sebagai
sekumpulan rekaman bibliografis yang terorganisir dan dapat dibaca oleh
mesin, yang mewakili seluruh koleksi perpustakaa, salah satu kkuatan
OPAC
adalah
kemampuannya
7
meningkatkan
aksesibilitas
koleksi
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan digital.( Jakarta : Citra Karyakarsa Mandiri, 2009 )hlm.154
Lasa HS,Ibid. hlm 223
9
Mulyadi, Pengolahan otomasi perpustakaan.( Jakarta : PT RajaGrafindo Persada, 2016)hlm. 39
8
14
perpustakaan, ini dimungkinkan karena OPAC para pemakai bisa
melakukan pencarian koleksi perpustakaan sesuai kebutuhan mereka.
Teknik penelusuran dengan menggunakan OPAC :
1) Penelusuran dengan menggunakan kamus istilah
2) Penelusuran bebas
3) Penelusuran dengan menggunakan ekspresi Boolean
4) Penggunaan teknik ANY
5) Pemotongan istilah10
b. Sirkulasi, dengan menerapkan otomasi perpustakaan petugas sirkulasi dapat
memeriksa berbagai transaksi secara langsung ( real time), juga monitor
status peminjaman dan status bahan pustaka ang dapat langsung
ditampilkan dilaar OPAC, proses sirkulasi dilakukan dengan cara memindai
nomor register pemakai kemudian data pemakai akan ditampilkan di layar.
c. Katalogisasi,
katalogisasi
perpustakaan
ang
merupakan
memebantu
pemutakhiran,pengkopian,penyimpanan,
fungsi
dalam
utama
dari
proses
pengambilan
otomasi
pembuatan,
kembali
dan
pengelolaan rekaman katalogisasi, semua otomasi perpustakaan didukung
oleh rekaman MARC (Marchine readable cataloruing) yang merupakan
sebuah format standar untuk penimpanan dan pertukaran rekaman
bibliografi dan informasi terkait dalam bentuk yang mudah dibaca dengan
mesin.
d. Pengadaan bahan pustaka dan control bahan pustaka berseri.11
4.
Perangkat system otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah system otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau
syarat yang saling mendukung dan terkait satu sama lainnya, unsur-unsur
tersebut antara lain:
a. Pengguna (User), dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya
selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya
yang meliputi pustakawan,staf yang nantina sebagai operator serta para
anggota perpustakaan, otomasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila
memenuhi kebutuhan pengguna,baik staf maupun anggota perpustakaan.
10
Saleh,Abdul Rahman dan Janti G.Sujana,Pengantar kepustakaan. ( Jakarta : Sagung Seto,1996)hlm
76-81
11
Saffady.W, Introduction to Automation for librarians. ( Chicago : American library
Association,1999)hlm 209
15
b. Perangkat keras (Hardware), perangkat keras artinya pelengkap fisik sebuah
computer. Sebuah mesin yang dapat mengelola data menjadi informasi
secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya.
c. Perangkat lunak (Software), merupakan program atau sekumpulan instruksi
yang memungkinkan system komputer melaksanakan pengolahan.
d. Jaringan (Network), jaringan computer adalah kumpulan dua atau lebih
computer yang saling berhubungan untuk melakukan komunikasi
data,komunikasi data yang bisa dilakukan melalui jaringan computer dapat
berupa teks,gambar,video,dan lain-lain.
e. Data,data
merupakan
bahan
baku
informasi,data
dapat
berupa
alphabet,angka maupun symbol khususnya dalam perpustakaan data ini
dapat berupa identitas sebuah buku atau bibliografi dan lain sebagainya.
f. Manual/panduan
menjelaskan
operasional,bisa
bagaimana
disebut
sebagai
prosedur
yang
memasang,menyesuaikan,menjalankan
suatu
perangkat keras atau perangkat lunak.manual adalah kunci bagi kelancaran
suatu system otomasi perpustakaan.12
5.
Kelebihan otomasi perpustakaan
a. Pemakai perpustakaan bisa menggunakan strategi pencarian yang lebih
cangging dari system kartu katalog.
b. OPAC yang berbasis windows menyediankan pencarian hyperlink,fitur
baru yang tidak dapat dilakukan pada system berbasis karakter.
c. Pemakai perpustakaan bisa mencari koleksi perpustakaan dari luar
perpustakaan
d. Pemakai bisa seketika mengakses bahan pustaka diperpustakaan
e. Bisa mempercepat dan mempermuda inventaris bahan pustaka
f. Mendorong kerja sama pengembangan koleksi dan saling berbagi atau
bertukar bahan pustaka
g. Pusat media dan perpustakaan bisa mengimpor dan mengekspor rekaman
MARC
h. Pada system yang terintergrasi dapat menghemata waktu yang diperlukan
untuk pengadaan bahan pustaka,mengelola serial,mengurusi administrasi
keuangan dan pengolahan data13
12
Mulyadi,Ibid.hlm 45-49
Bilal D, Automating centers and small libraries : A Microkomputer based approach.( Englewood :
Libraries Unlimited, 2002)hlm 1
13
16
6.
Kekurangan otomasi perpustakaan
a. Biasa nya sangat mahal
b. Jika system itu mati atau rusak, para pemakai tidak dapat mengaksesnya.
7.
Kendala otomasi perpustakaan
a. Kurangna pengetahuan pustakawan akan computer dan aplikasinya
b. Belum
ada
format
baku
sehingga
masing-masing
perpustakaan
menggunakan format berlainan
c. Belum ada peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yang diterima
oleh semua puhak
d. Keterbatasan dana untuk pengadaan software
e. Kurangnya jaringan kerja sama antar perpustakaan14
F.
Sirkulasi berbasis komputer
Sebelum perpustakaan menggunakan computer, layanan proses peminjaman
biasanya dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan tersebut memakan
waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Untuk melayani satu pengguna saja perlu
memakan waktu kurang lebih lima menit. Namun dengan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan kemajuan teknologi, kini sistem sirkulasi perpustakaan menjadi
lebih canggih, menggunakan alat-alat yang otomatis, sehingga lebih efisien. Salah
satunya adalah menggunakan komputer, dengan komputer pekerjaan peminjaman
buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Pekerjaan tersebut hanya memakan
waktu kurang 1 menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian
dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara
otomatis akan terjadi transaksi.
1. Hardware Sistem Sirkulasi Perpustakaan
Dahulu, sistem sirkulasi perpustakaan masih menggunakan cara yang manual,
menggunakan kartu anggota, kartu peminjaman, dan buku peminjaman untuk
menyimpan data transaksi pada hari itu. Berikut beberapa tahap yang harus
dilakukan dengan cara manualseperti Petugas meminta kartu pemustaka,
Mengambil kartu pinjam, Menulis nomer buku di kartu pinjam, Mencabut kartu
buku dan Mem file kartu. Sedangkan saat ini, teknologi yang berkembang pesat
semakin memudahkan manusia. Dengan menggunakan sistem barcode, proses
sirkulasi di perpustakaan menjadi semakin cepat dan efisien. Yaitu hanya
14
Lasa HS,Op.Cit.hlm 223
17
dengan beberapa langkah saja seperti Menyorot barcode kartu,Menyorot
barcode buku, Memberikan cap tanggal pengembalian
Dalam pembahasan hardware yang digunakan di sistem sirkulasi perpustakaan
ini, saya akan membahas Barcode Reader.
a. Barcode Reader
Barcode Reader adalah alat yang digunakan untuk membaca kode
barcode. Tanpa kita sadari bahwa setiap hari kita apat menemui barcode pada
barang-barang yang kita gunakan sehari-hari. Seperti pada pasta gigi, sabun,
makanan ringan, dan lain lain. Namun barcode juga sangat bermanfaat
penggunaannya dalam sistem sirkulasi perpustakaan, hanya dengan
menginput data seperti melalui keyboard dengan alat scan yaitu barcode
reader. Barcode dibedakan menjadi dua jenis:
1) Barcode 1 dimensi
Barcode yang terdiri dari garis-garis berwarna putih dan hitam. Warna
putih untuk nilai 0, dan warna hitam untuk nilai 1
2) Barcode 2 dimensi
Barcode dua dimensi sudah tidak berupa garis-garis lagi, akan tetapi
seperti gambar, jadi informasi yang tersimpan didalamnya akan lebih
besar.
Barcode reader, merupakan hardware yang sudah banyak digunakan di
perpustakaan-perpustakaan besar, seperti perpustakaan di universitas,
perpustakaan umum di suatu daerah, dan lain-lain. Tujuan yaitu agar proses
yang terjadi dapat berjalan dengan lebih efisien, mulai dari proses pengadaan
buku, inventarisasi, hingga sirkulasi buku, dan juga dapat meningkatkan
kinerja layanan perpustakaan. Teknologi barcode telah diterima dan
diterapkan secara luas untuk mempercepat transaksi, pengelolaan koleksi dan
data. Barcode reader akan mendekteksi barcode yang tertera, lalu mengentri
data yang sudah terekam kedalam computer.
Perlu diketahui, barcode reader tidaklah berjalan dengan sendirinya,
barcode reader tidak akan bisa membaca barcode tanpa adanya barcode
terlebih dahulu. Oleh karena itu, program untuk membuat barcode dan peran
pustakawan sangat diperlukan. Pustakawan harus menguasai cara memogram
barcode dan cara menggunakan barcode reader.
2. Software Sistem Sirkulasi Perpustakaan
18
Untuk melakukan otomasi perpustakaan sesungguhnya banyak pilihan.
Beberapa perpustakaan ada yang membuat sendiri software untuk otomasinya,
namun beberapa perpustakaan lain memilih menggunakan software buatan
vendor komersial. Beberapa “program jadi” banyak ditawarkan oleh vendor
baik dalam negeri (seperti NCI-Bookman,Spektra,Adenis,dan SIPISIS)
maupun diluar negeri (seperti Dnix,Adenis, Libertas, Cardbox),, sedangkan
program Bibliographic information system yang dapat diperoleh gratis, antara
lain CDS/ISIS baik berbasis DOS maupun yang berbasis windows. Dari
program inilah dikembangkan pula modul-modul sistem informasi sesuai
dengan kebutuhan perpustakaan setempat.
a. WINISIS atau CDS/ISIS for Windows
perpustakaan dengan kondisi anggaran yang tidak terlalu besar
mengarahkan program otomasi perpustakaannya terharap penggunaannya
perangkat lunak gratis namun dapat dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan
perpustakaan.
Oleh
karena
itu,
perpustakaan
dapat
mempercayakan kepada perangkat lunak CD/ISIS (baik vrsi DOS maupun
versi windows)keluaran UNESCO.
b. Sistem Sirkulasi menggunakan SIPISIS
Perangkat lunakCDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO
sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisi, modul pengontrolan
peminjaman koleksi dan modul OPAC. Oleh karena itu, banyak lembaga atau
perorangan yang mencoba mengembangkakn modul-modul tersebut diatas
untuk kepentingan sendiri bahkan untuk tujuan komersial. Program
berbasiskan CDS/ISIS yang telah dikembangkan tersebut. Antara lain berikut
ini.
1) LAMP (Library Automation and Management Program)
2) Integrated llibrary-information system
3) SANJAY
4) SLS (Smart Library System)
5) ISX/CIRC
6) ISLS (ISIS-based Set of Lending Services)
7) PRESTO
8) DOKUMENTUM
9) SIPISIS (for DOS dan for Windows)
19
Salah satu lunak sistem sirkulasi dikembangkan dari COSISIS didalam
negeri adalah SIPISIS. SIPISIS adalah perangkat lunak atau program untuk
membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengolaan bahan
pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer.
3. Keuntungan sirkulasi berbantuan komputer
a. Terpadu dan Mudah
Sistem sirkulasi bberbantuan komputer biasanya dirancang dengan
menggunakan menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan
program. Pedoman menjalankan program diberikan secara komulatifsehingga
mudah dioperasikan. Selain itu, biasanya disediakan petunjuk instansi yangn
sederhan singga membuat instansi program dapat dilakukan sendiri.
b. Praktis dan Cepat
Proses berbanntuan komputer dapat mempercepat proses sirkulasi,
pencarian data peminjaman pembuatan surat tagihan keterlambatan,
penghitunga data pengguna dan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan cara
menulliskan tanggal dan kode operator pada tahap awalnya dan selanjutnya
tinggal menuliskan nomor identitas pengguna dan nomor registrasi buku
pada setiap transaksi, baik dengan pengetikan pada keyboardmaupun sistem
barcodereader scanner.
c. Fungsional dan Akurat
Tampilan data yang menghasilkan oleh sistem biasanya sangat akurat
dalam menunjang pengelola perpustakaan dibagian sirkulasi untuk proses
pengambilan keputusan. Menu peminjaman menampilkan informasi tentang
peminjam, daftar peminjam, dan deskripsi bibliografis buku. Menu
pengembalian, perpanjangan, dan denda menampilkan peminjam, daftar
pinjaman, deskripsi bibliografis buku, jumlah hari terlambat dan rupiah
dendanya, serta status pengembalian atau perpajangan. Informasi piminjam
buku dan peminjam pengguna dapat ditampilkan setiap saat. Surat tagihan
keterlambatan daapt dibuat secara otomatis. Data jumlah peminjaman
berdasarkan kategori peminjam dan kelas, dapat dibuat secara harian,
bulanan, tahunan atau waktu tertentnu. Penelusuran buku selain memberikan
20
informasi deskripsi bibligrafis buku jug memberikan informasi apakah buku
tersebut sedang dipinjam atau tidak.15
15
https://librarians2013.wordpress.com/2014/09/24/hardware-dan-software-di-sistem-sirkulasiperpustakaan/librarians2013
21
PENUTUP
A. Kesimpulan
Layanan pengguna perpustakaan merupakan aktivitas perpustakaan dalam
memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada
anggota perpustakaan sala satu layanan pengguna ialah layanan sirkulasi yang
menggandung pengertian itu sendiri merupakan kegiatan yang harus ada di dalam
perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal,sedangkan
system
otomasi
perpustakaan
merupakan
proses
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi dan kemajuan teknologi, kini sistem
sirkulasi perpustakaan menjadi lebih canggih, menggunakan alat-alat yang
otomatis, sehingga lebih efisien. Salah satunya adalah menggunakan komputer,
dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan
mudah apa lagi dengan seiring perkembangan zaman TI mempermudah manusia
dalam hal apapun.
22
DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku
Basuki, S. (1993). Pengantar ilmu perpustakaan. jakarta: Gramedia Pustaka utara.
D, B. (2002). Automating centers and small libraries: ma microkomputer based approach.
Englewood: libraries unlimited.
Dadang. (2012). Diklat Pengantar ilmu informasi dan Dokumentasi. Palembang: IAIN Raden
Fatah.
HS, L. (2009). Kamus kepustakawanan indinesia. Yogyakarta: Pustaka book publisher.
komalasari, A. r. (2013). Manajemen perpustakaan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Mulyadi. (2016). Pengolahan otomasi perpustakaan . Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
pendit, P. l. (2009). Perpustakaan digital. Jakarta: Citra karyakarsa mandiri.
sujana, S. a. (1996). Pengantar kepustakaan. Jakarta: Sagung Seto.
W, S. (1999). Introduction to automation for librarians. Chicago: American library
Association.
Yoga, A. D. (2010). Otomasi Perpustakaan. Semarang: PSKP XV Perpustakaan.
Referensi internet
https://librarians2013.wordpress.com/2014/09/24/hardware-dan-software-di-sistem-sirkulasiperpustakaan/librarians2013
23