Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Pada Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU)

KEGIATAN PELAYANAN SIRKULASI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI

SUMATERA UTARA (BPAD PROVSU)

Kertas Karya

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md)

Disusun Oleh :

MELATI SUCITA NIM. 102201040

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Pada Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU)

Oleh : Melati Sucita

Nim : 102201040

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd

NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Pada Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU)

Oleh : Melati Sucita

Nim : 102201040

Dosen Pembimbing : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom.

NIP : 197803312005012003

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Dra. Zurni Zahara Samosir., M.Si.

NIP : 19560716 197903 2 002

Tanda Tangan :

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya,sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul “Kegiatan Pelayanan Sirkulasi pada Badan Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU)”.

Kertas karya ini diselesaikan sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Ahli Madya (A.md) pada Departemen Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa penelitian ini dapat diselesaikan berkat bantuan yang besar dari berbagai pihak. Penulis juga mengucapkan rasa terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi

3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom., sebagai dosen pembimbing penulis yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, pengarahan, saran dan motivasi sehingga dapat terselesainya kertas karya ini.

4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si., sebagai dosen pembaca penulis yang telah memberi waktu dan bimbingan kepada penulis sehingga kertas karya ini selesai.

5. Kepada Mama tersayang Dewi Aurora Marhaini, S.Sos., Papa tercinta M.Halomoan Siahaan dan adik terkasih M.Dwija Johanda Putra dan Revalina Vasya Meliza, terima kasih atas segala yang telah diberikan, dimulai dari segala pemberian fasilitas, dukungan moril dan juga materil yang rasanya sampai kapan pun tak akan pernah tergantikan. Semoga amal ibadah kedua orang tua penulis dibalas oleh Allah SWT.

6. Bapak Hasangapan Tampubolon selaku Kepala perpustakaan, dan pustakawan lainnya pada Perpustakaan BPAD PROVSU, yang telah

meluangkan waktu dan banyak memberikan informasi yang penulis butuhkan dalam mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan.

7. Seluruh staf pengajar Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

8. Teman dan rekan sejawat penulis stambuk ’10 yang juga sangat berperan Maratul Qibtiyyah (pentul), Siti Chairina (kakak), Lusi Syafrina (pesek) dan lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu.

9. Terima kasih buat seseorang yang banyak memberikan semangat dan selalu ada dalam suka dan duka, yang sangat membantu penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.

10.Akhirnya semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

Kiranya segala bantuan yang diberikan kepada penulis, baik moril maupun materiil mendapat balasan yang sepadan dari Allah SWT, dan semoga selalu mendapatkan rahmat-Nya. Terima kasih.

Medan, Juni 2013 Penulis,

Melati sucita Nim. 102201040

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ...1

1.2 Tujuan Penulisan ... 2

1.3 Ruang Lingkup Penelitian ... 2

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 2

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Perpustakaan Umum ... 3

2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum ... 4

2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum ... 4

2.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum ... 6

2.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum ... 7

2.3.1 Status Kelembagaan ... 7

2.3.2 Organisasi Perpustakaan ... 8

2.4 Pengertian Sirkulasi ...9

2.5 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi ...10

2.5.1 Fungsi Pelayanan Sirkulasi ...10

2.5.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi ...11

2.6 Sistem Pelayanan Sirkulasi ...11

2.6.1 Sistem Layanan Terbuka ...12

2.6.2 Sistem Layanan Tertutup ...13

2.7 Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi ...14

2.7.1 Keanggotaan ...14

2.7.2 Perpanjangan Kartu Anggota ...17

2.7.3 Peminjaman ...17

2.7.5 Perpanjangan ...22

2.7.6 Sanksi ...23

2.7.7 Bebas Pustaka ...24

BAB III PELAYANAN PENGGUNA PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA (BPAD PROVSU) 3.1 Sejarah Singkat ...26

3.1.1 Visi dan Misi ...27

3.2 Struktur Organisasi ...28

3.3 Peraturan Perpustakaan ...29

3.4 Koleksi Buku Perpustakaan ...30

3.5 Sistem Pelayanan ...31

3.6 Fasilitas Layanan Yang Tersedia ...31

3.6.1 Layanan Sirkulasi ...32

3.6.1.1 Keanggotaan ...32

3.6.1.2 Perpanjangan Kartu Anggota ...33

3.6.1.3 Peminjaman ...33

3.6.1.4 Pengembalian ...34

3.6.1.5 Perpanjangan ...34

3.6.1.6 Pemberian Sanksi ...34

3.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Bahan Pustaka ...35

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ...36

4.2 Saran ...36

DAFTAR PUSTAKA ...37

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan pusat informasi dan juga sebagai usaha jasa yang artinya perpustakaan harus dapat memberikan pelayanan dengan sebaik-sebaiknya perpustakaan didirikan bukan hanya sekadar tempat menyimpan dan memelihara bahan pustaka saja, tetapi juga dapat membantu para pengguna dalam mendaya gunakan bahan pustaka sebagai sumber informasi sesuai yang di butuhkan.

Untuk mengetahui bagus tidaknya pelayanan sirkulasi perpustakaan dapat di ukur dari banyaknya koleksi yang di pinjam dan digunakan oleh pengunjung dan pengguna perpustakaan.

Kegiatan pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan pendaftaran anggota ,perpanjangan kartu anggota, peminjaman, pengembalian , perpanjangan, sanksi dan bebas pustaka. Pendaftaran anggota merupakan kegiatan dimana pengguna mendaftar menjadi anggota perpustakaan agar dapatmeminjam buku yang dimiliki perpustakaan tersebut. Perpanjangan kartu anggota merupakan kegiatan perpanjang, dengan syarat yang sama seperti pendeftaran kecuali pengesahan, cukup dengan isai formulir dan lainnya. Peminjaman merupakan kegiatan memberi kesempatan bagi pengguna membawa bahan pustaka untuk dibaca diluar perpustakaan. Pengembalian merupakan kegiatan menerima kembali bahan pustaka yang telah dipinjam. Kegiatan sanksi dilakukan apabila pengguna terlambat dalam pengembalian buku yang telah ditentukan akan diberi sanksi. Kegiatan bebas pustaka adalah permintaan surat keterangan yang menyatakan bahwa si pemohon tidak ada lagi pinjaman.

Pelayanan sirkulasi di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem automasi dalam melaksanakan kegiatannya. Kendala yang dapat dilihat pada layanan sirkulasi pada Badan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah apabila mati lampu, maka kegiatan pelayanan sirkulasi tidak dapat berjalan khususnya pendaftaran anggota, sehingga

para pengunjung atau pemustaka akan kecewa karena mereka telah datang ke Perpustakaan Badan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, akan tetapi tidak dapat meminjam buku untuk di bawa pulang, karena belum menjadi anggota.

Untuk mengetahui lebih lanjut kegiatan di layanan sirkulasi Perpustakaan Badan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai penulis menetapkan judul “ Kegiatan Pelayanan Sirkulasi pada Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU) “.

1.2Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan kertas karya ini adalah Untuk mengetahui proses kegiatan pelayanan sirkulasi di Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasai Provinsi Sumatera Utara.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini adalah : Pendaftaran Anggota, Perpanjangan Kartu Anggota, Peminjaman, Pengembalian, Perpanjangan, Sanksi dan Bebas Pustaka.

1.4Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang di gunakan penulis dan penulisan kertas karya ini adalah :

1. Tinjauan literatur yaitu dilakukan dengan menggunakan bahan bacaan atau bahan acuan yang berhubungan dengan topik yang di bahas dalam kertas karya ini yang bersifat teoritis.

2. Wawancara, Mengadakan wawancara dengan pustakawan/petugas layanan sirkulasi.

3. Observasi, yaitu mengamati secara langsung kegiatan kerja bagian pelayanan sirkulasi.

BAB II

LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk penyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki ; 1991). Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Dimasa sekarang koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas pada buku-buku, tetapi dapat juga berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun secara teratur, sehingga ketika pengguna membutuhkan suatu informasi dapat dengan mudah menemukannya.

Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja, tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan dapat dipergunakan oleh pemakainya sebagai sumber informasi. Perpustakaan umum merupakan unit/satuan kerja, badan atau lembaga membidangi pengembangan pengetahuan masyarakat yang berada dalam jangkauannya. Bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan bahan pustaka untuk masyarakat umum.

Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat, umur, jenis dan lain sebagainya, untuk itu koleksi perpustakaan umum terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan kebutuhan informasi dari penggunanya. Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5) dijelaskan bahwa “ Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan”.

Selanjutnya pengertian perpustakaan umum menurut Badan Standardisasi Nasional (SNI 7495 : 2009 : 2) adalah “Perpustakaan yang kegiatannya diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kotamadya yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kotamadya serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender”.

Definisi lain tentang perpustakaan umum dikemukakan oleh Taslimah Yusuf (1996 : 17) bahwa “perpustakaan umum adalah perpustakaan yang seluruh atau sebahagian dananya disediakan oleh masyarakat dan penggunaannya tidak terbatas pada kelompok orang tertentu”. Pendapat di atas, mengemukakan bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah setempat baik kabupaten atau kota, yang berada didaerah pemukiman penduduk, untuk melayani masyarakat dari berbagai golongan tanpa membedakan agama, ras, status sosial ekonomi, usia dan gender.

2.2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum

Perkembangan informasi dan teknologi informasi dewasa ini menempatkan perpustakaan umum pada posisi yang kompleks. Keberagaman pengguna yang ada dalam jangkauan perpustakaan umum juga demikian beragam, hal ini sudah seharusnya berimplikasi terhadap tujuan dan fungsi sebuah perpustakaan umum dan juga disesuaikan dengan tujuan dan fungsi lembaga induknya seperti halnya dengan perpustakaan umum pada pemerintah daerah tingkat II (kabupaten/kota).

2.2.1. Tujuan Perpustakaan Umum

Secara umum tujuan dari perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan bagi umum untuk memanfaatkan bahan pustaka atau sumber informasi yang dimiliki perpustakaan, untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam memperbaiki kehidupan masyarakat. Perpustakaan umum menyediakan sumber informasi yang murah dan tepat mengenai topik-topik yang sedang hangat dalam masyarakat maupun topik yang berguna bagi masyarakat. Selain itu perpustakaan

umum membantu warga mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan dapat bermanfaat bagi masyarakat sekitar.

Dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 6) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum di rinci ke dalam 3 (tiga) jenis tujuan, antara lain :

1. Tujuan Umum

Tujuan umum dari perpustakaan umum adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup, serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada dalam jangkauan layanannya. Sehingga terkembang daya kreasi dan inovasi bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.

2. Tujuan Fungsional/Khusus

Tujuan fungsional atau tujuan khusus perpustakaan umum antara lain :

a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan. b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, serta memanfaatkan

informasi.

c. Mendidik masyarakat agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna.

d. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri. e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.

f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.

g. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggungjawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.

h. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional dengan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.

3. Tujuan Operasional

Tujuan operasional perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus di capai, serta cara untuk mencapainya. Sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur, dan dievaluasi tingkat keberhasilannya. Sedangkan menurut Taslimah Yusuf (1996 : 18) bahwa tujuan dari perpustakaan umum adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan umum.

2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di perpustakaan umum.

3. Mendidik masyarakat agar dapat memanfaatkan pepustakaan secara efektif dan efisien.

4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri.

5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi masyarakat.

6. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah, bertanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional. Berdasarkan uraian tujuan perpustakaan umum di atas, disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki tujuan untuk membina dan mengembangkan minat baca masyarakat, belajar mandiri, jasa informasi serta untuk meningkatkan daya kreatifitas dan aktifitas agar dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.

2.2.2. Fungsi Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan pemikiran tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Standard Nasional Indonesia (SNI 7495) Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (2009 : 3) menetapkan bahwa fungsi perpustakaan umum kabupaten/kota adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan koleksi.

2. Menghimpun koleksi muatan lokal. 3. Mengorganisasi materi perpustakaan.

4. Mendayagunakan koleksi.

5. Menyelenggarakan pendidikan pengguna.

6. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi. 7. Melestarikan materi perpustakaan.

8. Membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya.

Menurut Sulistyo Basuki (1993 : 112) tujuan lain dari perpustakaan umum juga “berfungsi sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat”. Pendapat tentang fungsi perpustakaan umum juga dikemukakan oleh Sutarno (2006 : 43) bahwa “fungsi perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan masyarakat dalam rangka memperoleh dan meningkatkan berbagai ilmu pengetahuan”.

Perpustakaan umum baik yang berada di Daerah Tingkat II (ibukota kabupaten/kota), di ibukota kecamatan maupun yang berada di desa, menurut Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 1988 dan Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 1988, mempunyai fungsi sebagai berikut :

1) Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi. 2) Memelihara dan melestarikan bahan pustaka dan informasi.

3) Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informasi, sebagai pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan minat dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan pengembangan minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan pustaka lokal atau dengan istilah lain sebagai pusat deposit lokal.

2.3. Struktur Organisasi Perpustakaan Umum 2.3.1 Status Kelembagaan

Perpustakaan umum kabupaten/kota berada dibawah wewenang dan bertanggungjawab langsung kepada kepala pemerintah daerah kabupaten/kota

setempat. Kedudukan perpustakaan umum kabupaten/kota diwilayahnya dapat berupa dinas atau kantor. Perubahan sistem penyelenggaraan pemerintahan Indonesia menjadi desenteralisasi dan otonomi daerah membawa pengaruh dalam pembentukan kelembagaan perpustakaan di daerah.

Kelembagaan perpustakaan atau Perpustakaan Nasional Provinsi yang sebelum otonomi daerah sebagai instansi vertikal Perpustakaan Nasional di daerah berubah menjadi perangkat daerah dan dasar hukum pembentukan didasarkan pada PP Nomor 8 tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Berdasarkan keputusan tersebut, Perpustakaan merupakan salah satu Lembaga Teknis Daerah yang dapat berbentuk Badan untuk tingkat Propinsi dan Kantor untuk tingkat Kabupaten/Kota.

2.3.2 Organisasi Perpustakaan

Untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan dan koordinasi, perpustakaan umum harus melakukan pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab serta pengaturan hubungan antara bagian-bagian yang ada di perpustakaan. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 54) bahwa “Setiap perpustakaan perlu di atur dan di tata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efisien dan efektif”.

Teori tentang struktur organisasi dewasa ini oleh para peneliti dapat dijadikan panduan dalam menyusun struktur organisasi perpustakaan secara baik, salah satunya yang dikemukakan oleh T. Hani Handoko (2003 : 169) bahwa “Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola”. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam satu organisasi.

Pendapat lain tentang struktur organisasi dikemukakan oleh Mauled Mulyono (1993 : 62) yang menyatakan bahwa “Struktur organisasi merupakan kesatuan

kerangka organisasi yang ditetapkan untuk proses manajerial, sistem, dan pola tingkah laku yang muncul dan terjadi didalam praktek penyelenggaraan organisasi dan manajemen”. Hal tersebut dapat dilihat dalam kerangka dan susunan perwujudan pola hubungan-hubungan antara fungsi, bagian, kedudukan, wewenang tugas, dan tanggung jawab setiap bagian.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi memastikan karyawan benar-benar mengerti aturan yang ada pada organisasi dan apa yang diharapkan dari mereka serta mempertegas hubungan dan pembagian kerja.

2.4 Pengertian Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi mencangkup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemamfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan . Namun sirkulasi juga dapat diartikan merupakan suatu kegiatan peredaran bahan –bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan para pemakainya .

Menurut P.Sumardji ( 1993 : 27) “Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan melayan kan koleksi perpustakaan kepada para pemakai ( pengunjung) dengan kegitan berbagai macam pula”.

Menurut Sulistyo – Basuki ( 1994 : 100 ) “Pengertian Pelayanan sirkulasi adalah bagian terakhir otomasi perpustakaan ,karena sirkulasi menyangkut berbagai kegiatan yang lebih rumit dari pada kegiatan lainnya, misalnya pengatalogan dan data yang di cangkup ialah data peminjam,tanggal jatuh waktu, tanggal pengembalian , denda yang di lakukan beserta jumlahnya sereta waktu peminjaman yang brebeda ( ada buku yang di pinjam satu hari saja yaitu buku tandon, dua minggu untuk buku biasa dan satu smester untuk buku yang dipinjem dosen )”.

Menurut Darmono ( 2001 : 143) “Pelayanan sirkulasi atau layanana peminjaman dan pengembalian pustaka adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan perngembalian buku”. Kegiatan sirkulasi juga di lakukan di semua jenis perpustakaan, baik perpustakaan umum, maupun

perpustakaan khusus. Kegiatan sirkulasi dapat di lakukan sesudah buku-bukuselesai di proses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku , kartu tanggal kembali, kantong kartu buku , dan call number pada punggung buku . Layanan sirkulasi ini merupakan denyut dari semua kegiatan perpustakaan , karena kegiatan layanan peminjam dan pengembalian bahan pustaka ini ( layanan sirkulasi ) merupakan jasa layanan yang secara langsung dapat dirasakan oleh pemakai perpustakaan.

Menurut Perpustakaan Nasional RI ( 1999 : 34 ) “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan dengan tujuan pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan dan meminjam pustaka secara tepat guna”.

Berdasarkan dari seluruh pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang mengatur peredaran bahan pustaka secara terorganisir melalui system, cara, aturan dan administrasi yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang diselenggarakan. Hal ini dimaksudkan agar seluruh koleksi yang ada diperpustakaan beredar dan dimanfaatkan semaksimal mungkin secara merata baik .

2.5 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan, karena bagian sirkulasi inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan pemakai. Salah satu fungsi dan tujuan sirkulasi mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi yang di butuhkan oleh pengguna.

2.5.1 Fungsi Pelayanan Sirkulasi

Dalam memberikan pelayanan , sirkulasi memiliki aturan-aturan yang telah di tetapkan oleh perpustakaan. Aturan inilah menjadi dasar dalam setiap peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh setiap pengguna perpustakaan.

Menurut Noerhayati ( 1988 : 190 ) fungsi dari bagian pelayanan sirkulasi adalah

1. Melayani pendaftaran Anggota

2. Melayani peminjaman dari pengembalian buku-buku

3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku peminjaman.

4. Penagihan buku-buku

5. Memberi surat keterangan bebas pinjam 6. Membuat laporan harian

7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.

2.5.2Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Pada umumnya setiap perpustakaan mempunyai tujuan yang sama untuk memberikan pelayanan bagi pengguna.

Menurut Lasa HS ( 1995 :1 ) tujuan dari bagian pelayanan sirkulasi adalah: 1. Agar pengguna memamfaatkan koleksi yang mereka butuhkan

semaksimal mungkin .

2. Agar lebih mudah untuk mengetahui pengguna yang meminjam koleksi bahan pustaka tertentu.

3. Terjhaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

2.6 Sistem Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan layanan yang langsung dan paling sering berhubungan dengan pemakai perpustakaan, karena pada layanan ini pemakai melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Bagian layanan perpustakaan yang selalu berhubungan dengan pemakai merupakan ujung tombak dari setiap kegiatan perpustakaan. Baik buruknya citra perpustakaan juga ditentukan oleh bagian layanan. Jika layanan perpustakaan berjalan dengan baik maka citra perpustakaan dapat terjaga di mata pemakainya.

Pada umumnya perpustakaan memiliki dua sistem pelayanan yang memiliki ciri-ciri tertentu. Kedua sistem pelayanan ini adalah pelayanan terbuka (opened access) dan pelayanan tertutup (closed access).

2.6.1 Sistem Layanan Terbuka

Menurut Qalyubi dkk (2003 : 222 -223) “Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan di jajakan”. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka – buka, melihat – lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.

a. Keuntungan sistem terbuka :

1) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat – lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam)

2) Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.

3) Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak.

b. Kelemahanya adalah:

1) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk.

2) Petugas setiap hari harus mengontrol rak – rak untuk mengetahui buku yang salah letak danKehilangan koleksi relatip besar.

Sistem layanan terbuka adalah suatu layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Untuk itu pengguna harus mengenal sistem pengelompokkan bahan pustaka yang digunakan atau dianut oleh perpustakaan itu. Bila pengguna tidak mengerti sistem ini maka mereka akan berputar-putar mengelilingi rak bahan pustaka hanya untuk menemukan satu judul buku.

2.6.2 Sistem Layanan Tertutup

Menurut Qalyubi dkk (2003 : 222 -223), di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak – rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.

a. Kelebihan sistem tertutup :

1) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya

2) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan. b. Kelemahannya :

1) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayan.

2) Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan – bahan pustaka

3) Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.

Sedangkan menurut Lasa H.S (1994 : 126) keuntungan dan kerugian menggunakan sistem layanan tertutup adalah:

a. Keuntungan menggunakan sistem pelayanan tertutup adalah:

1) Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.

2) Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.

3) Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila di bandingkan dengan sistem terbuka.

4) Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi

b. Kerugian / kelemahan sistem pelayanan tertutup ( closed access) adalah : 1) Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi.

2) Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam.

3) Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengerti antara petugas-petugas peminjaman.

4) Dibagian ini sering berjubel, antri akan pinjaman maupun mengembalikan buku, keadaan ini berarti membuang waktu.

Sistem pelayanan tertutup (closed access) adalah suatu cara peminjaman yang tidak akan memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar atau katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangatlah penting, dan di samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering menyebut subjek atau pengarangnya saja, bahkan tidak jarang mereka hanya menyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengerti judul atau pengarangnya.

2.7Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi

Menurut Lasa H.S (1994:1) “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.

Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Khusus (1999 : 37) “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan”. Pelayanan ini ditujukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada perpustakaan . Sesuai dengan ruang lingkup yang telah penulis tentukan bahwa kegiatan pelayanan sirkulasi yang akan di bahas dalam kertas karya ini adalah :

1. Pendaftaran Anggota

2. Perpanjangan Kartu Anggota 3. Peminjaman

4. Pengembalian 5. Perpanjangan 6. Sanksi

7. Bebas Pustaka

2.7.1 Keanggotaan

Pencatatan keanggotaan perlu dilakukan oleh pihak perpustakaan untuk memudahkan prosedur peminjaman secara teratur. Sebagai tanda bukti telah sah menjadi anggota perpustakaan, seseorang itu harus mempunyai kartu anggota dan

setiap perpustakaan boleh menentukan pihak mana yang boleh dan berhak manjadi anggota perpustakaan dan syarat apa saja yang diperlukan.

Untuk menjalankan suatu peminjaman agar berjalan dengan lancar perlu disediakannya administrasi keanggotaan perpustakaan. Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka terlebih dahulu harus mengisi formulir keanggotaan. Berikut adalah contoh formulir pendaftaran untuk menjadi anggota perpustakaan.

Gambar 2.1: kartu pendaftaran anggota perpustakaan

Setelah formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi beserta kelengkapan keanggotaan yang biasanya tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan (membayar iuran, foto diri dan fotokopi tanda pengenal), maka pengguna akan diberikan kartu anggota yang dapat digunakan baik untuk meminjam bahan pustaka maupun untuk menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan.

KARTU PENDAFTARAN No.:……… Nama :……….

Pekerjaan :……… NIP/NIM/NIRM :……… Fak./Jurusan :……… Program/Tngkat :……….... Alamat Sekarang :……….... Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan

Saya berjanji akan memenuhi serta mematuhi peraturan Perpustakaan dan akan memberitahukan bahwa saya akan Keluar atau pindah alamat.

Kotaman, ………,20…. Pemohon,

Contoh kartu anggota perpustakaan adalah:

Gambar 2.2: Bagian Depan

Gambar 2.2: Bagian Depan

Gambar 2.3: Bagian Belakang

Gambar 2.3: Bagian Belakang

Menurut Sutarno, N.S (2003 : 98-99), kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:

1) Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.

KARTU ANGGOTA

Nama : ………

Pekerjaan : ………...

NIP/NIM/NIRM : ………... Fak./Jurusan : ……….. Program/Tk : ……….. No. Anggota : ………..

(Lambang Perpustakaan) (Nama Perpustakaan)

(foto)

Berlaku sampai dengan (Cap Perpustakaan)

2) Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.

3) Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.

4) Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain.

Maka dari itu diperlukannya formulir pendaftaran untuk diisi oleh calon anggota yang berisi keterangan tentang data pribadi anggota tersebut.

2.7.2 Perpanjangan Kartu Anggota

Perpanjangan kartu anggota adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Hal ini dilakukan apabila masa keanggotaan pengguna telah lama habis masa berlakunya untuk menjadi anggota di perpustakaan tersebut. Biasanya pada perpustakaan perguruan tinggi masa berlaku keanggotaan pengguna bersamaan dengan masa aktif pengguna kuliah di perguruan tinggi tersebut, dan apabila ingin memperpanjang kartu anggota maka pengguna perpustakaan perguruan tinggi mengisi formulir pendaftaran ulang dan status pengguna akan berubah dari tidak aktif menjadi aktif kembali. Begitu juga dengan perpustakaan jenis lainnya.

Persyaratan untuk memperpanjang kartu anggota sama dengan persyaratan membuat kartu anggota yang baru, perbedaannya adalah ketika hendak membuat perpanjangan kartu anggota maka pengguna harus melampirkan kartu anggota yang lama.

2.7.3 Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang di laksanakan pada pelayanan sirkulasi. Peminjaman bahan pustaka yang ada di sebuah perpustakaan biasanya terpisah dengan pengembalian bahan pustaka sesuai dengan kebijakan yang diambil perpustakaan.

Menurut Darmono (2001 : 148), sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama tergantung dari kondisi masing-masing perpustakaan. Sehingga perpustakaan selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan perpustakaan. Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi.

Pada dasarnya untuk meminjam sebuah bahan pustaka pengguna haruslah sudah menjadi anggota dan memenuhi semua syarat-syarat yang berlaku di perpustakaan tersebut. Peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari pencatatan yang paling sederhana hingga ke tahap yang lebih canggih. Setiap perpustakaan boleh memilih yang paling sesuai untuk digunakan pada perpustakaan masing-masing dan semuanya juga harus sudah disesuaikan dengan situasi dan kondisi dari suatu perpustakaan itu berada.

Menurut Sulistyo-Basuki, apapun sistem peminjaman yang digunakan oleh perpustakaan, sistem peminjaman harus mampu memberikan jawaban atas pertanyaan berikut:

a. siapakah yang meminjam buku tertentu b. kapan tanggal kembalinya

c. buku apa saja yang dipinjamkan pada hari tertentu d. buku dalam subjek apa saja yang dipinjam

e. berapa jumlah buku per subjek yang dipinjam

f. buku apa saja yang harus dikembalikan pada tanggal tertentu g. berapa buku yang kembali pada tanggal tertentu.

Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul , dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku , maka buku dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan:

1) Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku 2) Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota

3) Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan.

Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), sistem peminjaman dapat dibedakan antara lain:

1. Sistem buku besar

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam”.

2. Sistem sulih (Dummy)

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Sistem sulih atau dummy terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala buku dipinjam,ditulis pada selembar kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman”.

3. Sistem NCR (No carbon required)

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman”.

4. Sistem BIC (Book Issue Card)

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Sistem BIC Banyak digunakan di perpustakaan sekolah”.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, dibagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul”.

6. Sistem Newark

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “Sistem Netwark menggunakan kartu buku, termasuk didalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk serta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam”. 7. Sistem Token Charging

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “Token artinya semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm”.

8. Sistem Kartu Tebuk

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat tebuk”.

9. Photocharging atau meminjam berbasis sistem photo

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “pada waktu meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota. Petugas membuka label buku kemudian menempatkannya diatas plat mesin photocharging”.

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 74),

berdasarkan jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam:

1) Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2) Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu.

3) Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester.

2.7.4 Pengembalian

Apabila batas waktu peminjaman telah selesai dilakukan maka peminjaman wajib untuk mengembalikan bahan pustaka yang di pinjamnya. Petugas

pengembalian bahan pustaka perlu mencatat sebagai bukti bahwa peminjam telah mengembalikan bahan pustaka yang di pinjamnya, pengembalian pada pelayanan sirkulasi yaitu pelayanan sirkulasi yang berupa pencatatan bukti bahwa pemakai telah mengembalikan bahan pustaka yang di pinjamnya .

Pada waktu buku di kembalikan oleh peminjam,petugas memeriksa apakah ada keterlambatan atau tiidak serta memeriksa kondisi bahan pustaka apakah masih utuh atau ada yang rusak. Petugas haruslah teliti sebelum pengguna pergi meninggalkan meja sirkulasi. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya

kerusakan pada bahan pustaka. Apabila terdapat kerusakan yang tidak diinginkan pada bahan pustaka maka pengguna wajib dikenakan sanksi yang berlaku.

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 81) “Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus

memperbaiki atau menggantinya”.

Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan.

1) Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan

2) Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian.

Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut :

a. Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam.

b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian.

c. Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal.

d. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku.

e. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman.

f. Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.

Sarana yang diperlukan dalam proses pengembalian ialah sebagai berikut: a. kartu buku

b. stempel tanda kembali untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan perpustakaan yang dipinjamnya telah dikembalikan.

2.7.5 Perpanjangan

Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam

Berdasarkan buku pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004 : 82), perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut. Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara:

1. pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. petugas memeriksa formulir peminjaman

3. jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali

4. jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.

Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam.

2.7.6 Sanksi

Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan hendaknya bersifat membangun agar anggota perpustakaan dapat menyadari kesalahan yang telah diperbuat. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan, menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya.

Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa :

1. Terlambat pengembalian bahan pustaka.

2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4. Menghilangkan bahan pustaka.

5. Melanggar tata tertib perpustakaan

Menurut Noerhayati (1988 : 102), tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan terhadap hal-hal yang dapat terjadi pada buku-buku yang dipinjamkan seperti kelambatan mengembalikan buku, buku hilang, rusak dan lain-lain.

Sanksi perpustakaan tersebut akan diberikan apabila terjadi hal-hal berikut ini: 1. Buku Kotor

Jika buku kotor pada saat pengembalian maka sanksi yang akan diberikan berupa nasihat dan peringatan kepada anggota atau sipengguna. Jika buku tidak dapat diperbaiki maka sanksi yang akan diberikan yaitu pengguna tidak diperbolehkan meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

2. Buku Rusak

Jika terjadi kerusakan-kerusakan kecil pada bahan pustaka, peminjam cukup diberikan peringatan saja. Namun jika peminjam tersebut berkali-kali membuat kesalahan atau kelalaian, maka akan diambil tindakan hukuman ringan seperti dilarang meminjam buku dalam jangka watu yang telah ditatapkan.

Jika buku masih baru, maka buku tersebut harus diganti. Buku pengganti boleh yang lain judulnya tetapi harga buku harus hampir sama dengan buku yang hilang. Harga buku dapat dilihat pada kartu buku.

4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian. Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian, maka harus dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perpustakaan.

Prosedur dalam penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan antara lain: 1. petugas menerapkan tingkat pelanggaran pengguna

2. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi

3. untuk sanksi administratf, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan

4. untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pemimpin perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.

Untuk mencengah semua sanksi, sebaiknya setiap pengguna harus benar-benar memiliki kesadaran untuk mengembalikan setiap bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi pengguna tersebut.

2.7.7 Bebas Pustaka

Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka.

Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97) prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :

1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.

2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.

3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.

4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka.

5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna Apabila seluruh persyaratan bebas pustaka telah selesai dipenuhi maka pengguna akan diubah statusnya dari anggota aktif manjadi data alumni di perpustakaan tersebut.

BAB III

PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN BADAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA (BPAD PROVSU)

3.1Sejarah singkat berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Porovinsi Sumatera Utara merupakan lembaga teknis yang dibentuk Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 tahun 2002 dalam rangka pelaksanaan otonomi Daerah. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga sebagai salah satu lembaga terkait Daerah sesuai dengan teknis Daerah sesuai peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No.9 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.38 Tahun 2007 bahwa Perpustakaan dan kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah, pimpinan oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui sekretaris Daerah. Maka Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utarasenantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi.

Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara berupaya melaksanakan penyelenggaran Pemerintah dan Pembangunan agar dapat berlangsung secara efesien dan efektif, bersih dan bertanggung jawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.

3.1.1 Visi dan Misi a. Visi :

“Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang profesional “

b. Misi

1. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah /dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa. 2. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip. 3. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis

teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.

4. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMN, Swasta dan Masyarakat. 5. Mendorong pengembangan kwalitas Sumber Daya Manusia guna

3.2Struktur Organisasi

Bagan struktur organisasi BPAD PROVSU dikemukakan pada gambar berikut:

3.3Peraturan Perpustakaan

Peraturan yang ditetapkan oleh Perpustakaan BPAD PROVSU adalah sebagai berikut:

1. Perpustakaan di buka setiap hari:

Senin s/d Jumat : pukul 08:00-18:00 WIB. Sabtu s/d Minggu : pukul 09:00-15:00 WIB.

2. Bagi pengunjung perpustakaan yang hendak masuk ke perpustakaan harap meletakan tasnya terlebih dahulu di tempat yang telah ditentukan.

3. Setiap mahasiswa dan dosen harus memiliki Kartu Anggota Perpustakaan. 4. Setiap anggota dapat meminjam 2 buah buku, dengan jangka waktu 14

hari dan perpanjangan peminjaman 1 x dengan jangka waktu 7 hari.

5. Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan rusak maka akan dikenakan sanksi untuk mengganti buku tersebut.

6. Buku yang hilang harus diganti sebanyak 1 eksemplar dengan judul buku yang sama.

7. Setiap anggota hendak meminjam buku, harus menunjukan Kartu Anggota dan Kantong Pinjam.

8. Bagi pengunjung yang hendak mengkopy bahan pustaka harus meninggalkan KTM/KTP kepada petugas.

9. Bagi pengunjung yang kedapatan mencuri dikenakan sanksi. 10.Selesai membaca bahan pustaka, harap dirapikan kembali.

11.Dilarang makan dan membuang sampah sembarangan di ruangan perpustakaan.

12.Bagi pengunjung yang tidak mau menuruti peraturan di atas tidak dilayani. 13.Bagi setiap pengunjung Perpustakaan BPAD PROVSU diwajibkan untuk

3.4Koleksi Buku Perpustakaan

Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Dapat dilihat di bawah ini hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan, bahwa koleksi yang ada masih belum dapat memenuhi kebtuhan dasar mata kuliah dan kebutuhan pengguna, hal ini diakibatkan oleh keterbatasan dana. Namun, Perpustakaan BPAD PROVSU mencoba nenyesuaikan koleksinya dengan kebutuhan Pengguna atau minimal mengusahakan agar koleksinya dapat mendukung kegiatan belajar mengajar. Koleksi merupakan unsur pokok perpustakaan, karena pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal apabila tidak didukung oleh koleksi yang memedai.

Buku koleksi perpustakaan diklasifikasikan menurut Standar Internasional DDC sebagai berikut :

Nomor Klass Koleksi Buku

000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Karya Umum Filsafat Ilmu Agama Ilmu Sosial Bahasa Ilmu Murni Ilmu Terapan

Kesenian dan Olah raga Kesusastraan

Sejarah dan Geografi

Koleksi yang dimiliki Perpustakaan BPAD PROVSU terdiri dari beberapa jenis,yaitu:

a. Buku, seperti: fiksi dan non-fiksi

b. Terbitan Berseri, seperti: Majalah, koran dan jurnal c. Audio visual, seperti: CD dan Kaset

d. Koleksi tunanetra, seperti: buku khusus tunanetra dan komputer khusus Jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan BPAD PROVSU sampai dengan tahun 2013 berjumlah 1. 266 judul 2. 105 eksemplar.

3.5Sistem Pelayanan

Pada umumnya setiap perpustakaan harus menentukan sistem pelayanan apa yang digunakan. Perpustakaan BPAD PROVSU menggunakan sistem pelayanan terbuka (open access), yang mana pengguna perpustakaan dapat menelusuri koleksi langsung ke rak-rak buku untuk mencari bahan pustaka yang diinginkan.

3.6 Fasilitas Layanan yang Tersedia

1. Layanan Administrasi Keanggotaan 2. Layanan Anak

3. Layanan Dewasa A 4. Layanan Dewasa B 5. Layanan Deposit 6. Layanan Referensi 7. Layanan Sirkulasi 8. Layanan Remaja

9. Layanan Digital (internet/WIFI) 10.Layanan Audio Visual / Multi Media 11.Layanan Tuna Netra

12.Layanan Perpustakaan Keliling

3.6.1 Layanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan BPAD PROVSU meliputi keanggotaan, perpanjangan kartu anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemberian sanksi dan surat keterangan bebas pustaka.

3.6.1.1 Keanggotaan

Yang berhak menjadi anggota Perpustakaan BPAD PROVSU adalah:

1. Kategori Umum: Guru, PNS (Pegawai Negeri Sipil), TNI, Masyarakat, dan Karyawan.

2. Kategori Pelajar: TK, SD sederajat, SMP sederajat, dan SMA sederajat. 3. Mahasiswa.

Dilihat dari daftar buku tamu, jumlah rata-rata per hari pengunjung yang datang ke Perpustakaan BPAD PROVSU adalah Kategori umum: 300 orang, Kategori Pelajar: 15 orang, Kategori mahasiswa: 10 orang. Jumlah: 325 Orang (Tanggal 12 Mei 2008).

Syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan BPAD PROVSU: 1. Calon anggota perpustakaan adalah masyarakat Kota Medan

2. Calon anggota diwajibkan mengisi formulir yang disediakan dengan melampirkan :

- Foto copy kartu identitas yang sah dan masih berlaku, misalnya KTP, SIM, Kartu Pelajar, Kartu Mahasiswa/i.

- Pasphoto 2 x 3 sebanyak 1 lembar

3. Anggota perpustakaan harus mengembalikan buku tepat waktu, jika tidak akan dikenakan sanksi berupa :

- terlambat 1 hari dikenakan peringatan pertama - terlambat 2 hari dikenakan peringatan kedua - terlambat 3 hari dikenakan peringatan ketiga

- terlambat 4 s/d 10 hari tidak dibenarkan meminjam buku selama 3(tiga) bulan lamanya

- terlambat 1(satu) bulan tidak dibenarkan meminjam buku selama 1(satu) tahun, dapat meminjam buku kembali setelah membuat perjanjian tidak mengulangi kembali.

4. Anggota perpustakaan memiliki hak untuk meminjam buku sebanyak 2 (dua) eksemplar untuk masa peminjaman selama 14 (empat belas) hari atau 2 (dua) minggu dan 1 (satu) kali peminjaman.

3.6.1.2 Perpanjangan Kartu Anggota

Pada Perpustakaan BPAD PROVSU untuk kegiatan perpanjangan kartu anggota dapat dilakukan bagi anggota yang masa aktif anggotanya telah habis dengan persyaratan mengisi formulir dan melampirkan kartu anggota yang lama.

3.6.1.3 Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai atau anggota perpustakaan meminjam bahan pustaka. Cara peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan BPAD PROVSU adalah sebagai berikut:

a. Peminjam mencari dan mengambil yang diinginkannya pada rak buku. b. Peminjam memperlihatkan kartu anggota perpustakaan dan kantong

pinjam kepada petugas perpustakaan.

c. Buku yang akan dipinjam ditunjukan kepada petugas perpustakaan.

d. Petugas perpustakaan mencatat tanggal pengembalian pada buku peminjaman dan slip pengembalian, selanjutnya petugas mengambil kartu buku dan kartu tersebut dijepit dengan alat penjepit dan disusun menurut tanggal pengembalian dan petugas menyerahkan buku kepada peminjam. Jumlah dan jangka waktu peminjaman buku di perpustakaan BPAD PROVSU adalah sebagai berikut:

a. Untuk kategori umum maksimal 2 buku dalam jangka waktu maksimal 14 hari.

b. Untuk kategori pelajar maksimal 2 buku dalam jangka waktu maksimal 14 hari.

c. Untuk mahasiswa maksimal 2 buku dalam jangka waktu 14 hari.

3.6.1.4 Pengembalian

Pengembalian bahan pustaka adalah menerima pengembalian bahan pustaka setelah jangka waktu yang telah ditentukan habis. Dan meneliti apakah ada terjadinya keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan dan pemalsuan tanggal pengembalian.

Prosedur pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan BPAD PROVSU sangat baik karena dilakukan dengan cepat yaitu sebagai berikut:

a. Pengguna datang kepada petugas dan menyerahkan buku yang dipinjamnya

b. Petugas menerima dan memeriksa buku tersebut

c. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas nama anggota tersebut

d. Petugas mengembalikan kartu buku pada kantong buku e. Petugas menyerahkan kartu anggota kepada peminjam f. Kemudian petugas menyusun buku di rak

3.6.1.5 Perpanjangan

Perpustakaan BPAD PROVSU memberikan layanan perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam. Perpanjangan yang dilakukan di BPAD PROVSU hanya dapat dilakukan 1 kali saja, setiap kali perpanjangan adalah selama 7 hari serta untuk perpanjangan harus dilakukan langsung oleh peminjam dan tidak boleh diwakilkan dengan membawa buku yang ingin diperpanjang.

3.6.1.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi yang diberikan kepada anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku pada batas waktu yang telah ditentukan ataupun yang telah merusak buku dan menghilangkan buku. Maka dengan ini Perpustakaan BPAD

PROVSU mempunyai ketentuan, yaitu apabila peminjam terlambat mengembalikan buku hanya diberikan teguran untuk segera mengembalikan buku yang terlambat dikembalikan.

Sistem pembayaran denda telah lama dihapuskan oleh pihak perpustakaan. Untuk buku yang rusak maupun hilang maka sepenuhnya menjadi tanggung jawab peminjam untuk memperbaikinya atau menggantinya dengan buku yang baru. Jadi dengan demikian koleksi perpustakaan tidak akan banyak lagi yang hilang ataupun yang rusak.

3.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Bahan Pustaka

Surat keterangan bebas peminjaman bahan pustaka ini hanya wajib diurus oleh mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Sumatera Utara apabila akan menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan BPAD PROVSU. Pada surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka tercantum keterangan sebagai berikut:

a. Nomor surat b. Nama mahasiswa

c. Nomor induk mahasiswa d. Program studi (S1 Pertanian)

e. Keterangan tidak ada peminjaman buku

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil observasi pada perpustakaan BPAD PROVSU penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Pelayanan sirkulasi Perpustakaan BPAD PROVSU meliputi kegiatan pendaftaran anggota, perpanjangan kartu anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, sanksi dan bebas pustaka.

2. Sistem pelayanan yang diterapkan pada Perpustakaan BPAD PROVSU adalah sistem pelayanan terbuka, dimana pengguna perpustakaan diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri buku-buku yang dibutuhkan.

3. Prosedur peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan dilakukan secara manual.

4.2 Saran

Setelah mengadakan observasi langsung pada BPAD PROVSU, Maka penulis dapat memberikan saran sebagai berikut:

1. Agar pelayaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan dapat terlaksana efektif dan efesien maka di perlukan pelayanan secara automasi. 2. Supaya pelayanan sirkulasi lebih maksimal maka di perlukan genset

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto.2004. Memahami Kerja Internet. Bandung : Yrama Widya.

Hidayat, Fedri. 2010. Fungsi Dan Tujuan Layanan Perpustakaan , Url : http: // www.fedri- hidayat.co.cc (15 februari 2011).

Hartono, Bambang. 1986. Sistem dan Pelayanan Informasi. Jakarta : Arga Kencana.

Hasugian, Joner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan : USU Press.

Indonesia, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2004, Perpustakaan Perguruan tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional.

Lasa, H.S. 1994. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Di Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada university Press.

Nurazizah. 2008. Usaha pustakawan dalam meningkatkan kualitas layanan pengguna di Perpustakaan FIB UI. Ui : http://digilib.ui.ac.id ( 23 April 2011).

Rachman. 2006. Etika Kepustakawanan : Suatu Pendekatan terhadap kode etik Pustakawan Indonesia. Jakarta : CV Agung Seto.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sulistyo-Basuki, 2006. Perpustakaan dan Informasi dalam Konteks Budaya. Jakarta : Departemen Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia.

Sumardji, P. 1992. Pelayanan Referensi Di Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius.

Sutarno, N,S. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia.

Syahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.

Zeitthemi. 2009. Kompetensi Pustakawan. Unsri : http://digilib.unsri.ac.id (26 februari 2011).

- terlambat 1(satu) bulan tidak dibenarkan meminjam buku selama 1(satu) tahun, dapat meminjam buku kembali setelah membuat perjanjian tidak mengulangi kembali.

4. Anggota perpustakaan memiliki hak untuk meminjam buku sebanyak 2 (dua) eksemplar untuk masa peminjaman selama 14 (empat belas) hari atau 2 (dua) minggu dan 1 (satu) kali peminjaman.

3.6.1.2 Perpanjangan Kartu Anggota

Pada Perpustakaan BPAD PROVSU untuk kegiatan perpanjangan kartu anggota dapat dilakukan bagi anggota yang masa aktif anggotanya telah habis dengan persyaratan mengisi formulir dan melampirkan kartu anggota yang lama.

3.6.1.3 Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai atau anggota perpustakaan meminjam bahan pustaka. Cara peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan BPAD PROVSU adalah sebagai berikut:

a. Peminjam mencari dan mengambil yang diinginkannya pada rak buku. b. Peminjam memperlihatkan kartu anggota perpustakaan dan kantong

pinjam kepada petugas perpustakaan.

c. Buku yang akan dipinjam ditunjukan kepada petugas perpustakaan.

d. Petugas perpustakaan mencatat tanggal pengembalian pada buku peminjaman dan slip pengembalian, selanjutnya petugas mengambil kartu buku dan kartu tersebut dijepit dengan alat penjepit dan disusun menurut tanggal pengembalian dan petugas menyerahkan buku kepada peminjam. Jumlah dan jangka waktu peminjaman buku di perpustakaan BPAD PROVSU adalah sebagai berikut:

a. Untuk kategori umum maksimal 2 buku dalam jangka waktu maksimal 14 hari.

b. Untuk kategori pelajar maksimal 2 buku dalam jangka waktu maksimal 14 hari.

c. Untuk mahasiswa maksimal 2 buku dalam jangka waktu 14 hari.

3.6.1.4 Pengembalian

Pengembalian bahan pustaka adalah menerima pengembalian bahan pustaka setelah jangka waktu yang telah ditentukan habis. Dan meneliti apakah ada terjadinya keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan dan pemalsuan tanggal pengembalian.

Prosedur pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan BPAD PROVSU sangat baik karena dilakukan dengan cepat yaitu sebagai berikut:

a. Pengguna datang kepada petugas dan menyerahkan buku yang dipinjamnya

b. Petugas menerima dan memeriksa buku tersebut

c. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas nama anggota tersebut

d. Petugas mengembalikan kartu buku pada kantong buku e. Petugas menyerahkan kartu anggota kepada peminjam f. Kemudian petugas menyusun buku di rak

3.6.1.5 Perpanjangan

Perpustakaan BPAD PROVSU memberikan layanan perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam. Perpanjangan yang dilakukan di BPAD PROVSU hanya dapat dilakukan 1 kali saja, setiap kali perpanjangan adalah selama 7 hari serta untuk perpanjangan harus dilakukan langsung oleh peminjam dan tidak boleh diwakilkan dengan membawa buku yang ingin diperpanjang.

3.6.1.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi yang diberikan kepada anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku pada batas waktu yang telah ditentukan ataupun yang telah

PROVSU mempunyai ketentuan, yaitu apabila peminjam terlambat mengembalikan buku hanya diberikan teguran untuk segera mengembalikan buku yang terlambat dikembalikan.

Sistem pembayaran denda telah lama dihapuskan oleh pihak perpustakaan. Untuk buku yang rusak maupun hilang maka sepenuhnya menjadi tanggung jawab peminjam untuk memperbaikinya atau menggantinya dengan buku yang baru. Jadi dengan demikian koleksi perpustakaan tidak akan banyak lagi yang hilang ataupun yang rusak.

3.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Bahan Pustaka

Surat keterangan bebas peminjaman bahan pustaka ini hanya wajib diurus oleh mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Sumatera Utara apabila akan menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan BPAD PROVSU. Pada surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka tercantum keterangan sebagai berikut:

a. Nomor surat b. Nama mahasiswa

c. Nomor induk mahasiswa d. Program studi (S1 Pertanian)

e. Keterangan tidak ada peminjaman buku

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil observasi pada perpustakaan BPAD PROVSU penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Pelayanan sirkulasi Perpustakaan BPAD PROVSU meliputi kegiatan pendaftaran anggota, perpanjangan kartu anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, sanksi dan bebas pustaka.

2. Sistem pelayanan yang diterapkan pada Perpustakaan BPAD PROVSU adalah sistem pelayanan terbuka, dimana pengguna perpustakaan diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri buku-buku yang dibutuhkan.

3. Prosedur peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan dilakukan secara manual.

4.2 Saran

Setelah mengadakan observasi langsung pada BPAD PROVSU, Maka penulis dapat memberikan saran sebagai berikut:

1. Agar pelayaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan dapat terlaksana efektif dan efesien maka di perlukan pelayanan secara automasi. 2. Supaya pelayanan sirkulasi lebih maksimal maka di perlukan genset

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto.2004. Memahami Kerja Internet. Bandung : Yrama Widya.

Hidayat, Fedri. 2010. Fungsi Dan Tujuan Layanan Perpustakaan , Url : http: // www.fedri- hidayat.co.cc (15 februari 2011).

Hartono, Bambang. 1986. Sistem dan Pelayanan Informasi. Jakarta : Arga Kencana.

Hasugian, Joner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan : USU Press.

Indonesia, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2004, Perpustakaan Perguruan tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional.

Lasa, H.S. 1994. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Di Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada university Press.

Nurazizah. 2008. Usaha pustakawan dalam meningkatkan kualitas layanan pengguna di Perpustakaan FIB UI. Ui : http://digilib.ui.ac.id ( 23 April 2011).

Rachman. 2006. Etika Kepustakawanan : Suatu Pendekatan terhadap kode etik Pustakawan Indonesia. Jakarta : CV Agung Seto.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sulistyo-Basuki, 2006. Perpustakaan dan Informasi dalam Konteks Budaya. Jakarta : Departemen Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia.

Sumardji, P. 1992. Pelayanan Referensi Di Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius. Sutarno, N,S. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor

Indonesia.

Syahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.

Zeitthemi. 2009. Kompetensi Pustakawan. Unsri : http://digilib.unsri.ac.id (26 februari 2011).