Proses kontrol pid untuk proses (4)

Proses adalah sebagai suatu kegiatan atau suksesi dari kegiatan yang
berkelanjutan dan teratur , dilakukan dengan cara tertentu, dan bertujuan
untuk mencapai suatu hasil; suatu operasi berkelanjutan atau serangkaian
operasi. ( kamus bhs Inggris Oxford)
 bentuk mentranformasikan input ke output
o Manajemen Proses memungkinkan suatu penilaian terfokus
pelanggan dari nilai tambah aktifitas yang dilakukan
o Manajemen Proses memperjelas kepemilikan dan tanggung
jawab untuk proses bisnis
o Manajemen Proses berlandaskan pada pengukuran siklus
waktu.
o Manajemen Proses berlandaskan pada keterlibatan pekerja dan
fungsionalitas silang atau hub antar fungsi dalam manajemen
o Manajemen Proses memberikan hasil-hasil berupa peningkatan
dalam kualitas

dan kepuasan pelanggan , sementara biaya-

biaya akan turun.
o Manajemen

Proses

memungkinkan

dilakukan

studi

benchmarking secara efektif dari praktek-praktek terbaik yang
digunakan oleh organisasi bisnis kelas dunia.

SISTEM MANAJEMEN PROSES
LINGKUNGAN

INPUT

PROSES

Tenaga kerja
Modal

Material
Energi
Tanah
Informasi
Manajerial

PROSES
TRANFORMASI
NILAI TAMBAH

OUTPUT

PRODUK
( Barang/ Jasa

Umpan balik untuk pengendalian
Input , proses dan teknologi

Sumber : Vincent, 101

Gambar 1. Skema Sistem Produksi

LINGKUNGAN

Tugas
A
INPU

Tugas
B
Inventori
Work-in
Process(WIP)

Inventori
bahan baku

Tugas
C

Tugas
D

Tugas
E

Inventori
barang jadi

Catatan &
pengendalian

Keterangan :
aliran material ( barang / jasa)
aliran informasi ( tasks/ tugas)
aliran barang/jasa (W)  Waste  JIT (W) tata letak Ok
 minimumkan

Gambar 2. Diagram alir proses hipotesis dr sistem produksi

Permintaan
Konsumen

OU
TPU

DEFINISI PROSES & MANAJEMEN PROSES:

Proses yaitu integrasi sekuensial (berurutan dari orang, material,
metode dan mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna
menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan. Terdapat 4 pihak yg
terlibat dalam operasi & perbaikan proses: Pelanggan, Kelompok Kerja
Pemasok, Pemilik. Konsep Manajemen Proses berkaitan dengan perbaikan
kualitas. (Pall Gasperz) mengidentifikasi enam komponen penting untuk
manajemen proses: Kepemilikan, Perencanaan, Pengendalian dan menjamin
efektifitas, Pengukuran Perbaikan, dan peningkatan Optimisasi
LANGKAH PERBAIKAN PROSES:

Mendefinisikan Masalah Proses Identifikasi dan Dokumentasi Proses
Mengukur Performansi Memahami mengapa suatu masalah proses terjadi

Mengembangkan dan Menguji Ide-Ide Implementasi Solusi dan Evaluasi
Model Manajemen Proses Terstruktur :

Langkah Model manajemen proses terstruktur (Gasperz) sbb :
Identifikasi, Proses, Pemilihan Tim, Penetapan Ruang Lingkup, dan Tujuan
Identifikasi Kelemahan. Proses Pengembangan Rekomendasi untuk
perbaikan proses Memperoleh persetujuan Pengembangan Rencana Kualitas
Presentasi Rencana Kualitas Implementasi dan Pemantauan Kemajuan
Perbaikan Proses .
Perbaikan Kualitas:

Kebutuhan Untuk Perbaikan Penerapan manajemen kualitas pada
industri jasa terdiri dari : Perbaikan yang terus manerus, Perbaikan proses,
Rekayasa ulang. proses bisnis yang dilaksanakan melalui : Menilai
kemampuan potensial yang ada, Desain ulang proses bisnis Implementasi.
Perbaikan pelayan memerlukan komitmen yang tinggi mencakup aspek
manusia ( motivasi ) dan aspek teknologi secara seimbang Perbaikan
dilakukan secara terus menerus ( continous development).



Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode & mesin atau
peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk
pelanggan.



Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:

1. Pelanggan
2. Kelompok kerja
3. Pemasok
4. Pemilik
Kategori informasi:
1. Kebutuhan pelanggan
2. Feedback

6 Komponen penting untuk manajemen proses


Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.



Perencanaan.



Pengendalian & menjamin efektivitas.



Pengukuran.



Perbaikan atau peningkatan.



Optimisasi.

Langkah Perbaikan Proses


Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisi
kebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik
proses).



Identifikasi & dokumentasi proses (diagram alir) => sebagai bahan informasi.



Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan.



Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat.

Langkah Perbaikan Proses


Memahami mengapa suatu masalah terjadi (gejala, penyebab, akar penyebab).

1. Apa masalah utama? Diagram pareto.
2. Apa akar penyebab masalah? Diagram fishbone & 5 why.
3. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif.


Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab.



Implementasi solusi & evaluasi.

Penyebab Timbulnya Variasi


Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi
yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya.



Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.



Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam
system.



Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.

Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja


Tata letak pabrik & kantor yg buruk



Waktu set-up peralatan & mesin yg panjang



Metode kerja yg tdk standar



Perencanaan yang buruk



Peralatan pengukuran yg tdk akurat



Masalah kualitas material dg pemasok

Waste
Overproduction, memproduksi lbh drpd kebutuhan
pelanggan internal & eksternal
Delays (waiting time), keterlambatan yg tampak
melalui org2 yg sedang menunggu mesin atau mesin
yg sedang menunggu perawatan, bahan baku
Transportation, memindahkan material / org dlm
jarak yg jauh dari 1 proses ke proses berikutnya

Akar Penyebab
Ketiadaan komunikasi, hanya berfokus pd
kesibukan kerja bukan utk memenuhi
kebutuhan pelanggan
Inkonsistensi dlm metode kerja, waktu
penggantian produk yg panjang

Tata letak yg jelek, ketiadaan organisasi
dlm proses
Ketidaktepatan penggunaan peralatan,
Processes, mencakup proses2 tambahan atau aktivitas
pemeliharaan peralatan yg jelek, gagal
kerja yg tdk perlu
mengkombinasi operasi kerja
Peralatan yg tdk handal, aliran kerja tdk
Inventories, menimbulkan aktivitas penangan
seimbang, pemasok yg tdk kapabel,
tambahan yg seharusnya tdk diperlukan
peramalan kebutuhan yg tdk akurat
Motions, setiap pergerakan dari org atau mesin yg tdk Tata letak yg jelek, metode kerja yg tdk
menambah nilai kpd barang & jasa tsb
konsisten
Incapable processes, insufficient training,
Devective product, scrap, rework, customer returns ketiadaan prosedur-prosedur operasi
standar



Peserta yg terlibat dlm proses manajemen terstruktur: sponsor,coordinator, pemilik
proses, kelompok penasehat manajemen

Data


Data => dipakai untuk riset.



Data => Hipotesis & Ramalan.

Kegunaan data:
1. Dasar penyusunan perencanaan dlm rangka memecahkan masalah.
2. Alat control dlm pelaksanaan suatu perencanaan.
3. Dasar evaluasi.

Pengelompokan Data


Menurut sifatnya: Kualitatif & kuantitatif.



Menurut sumber data (berpijak pada organisasi tertentu): internal & eksternal.

Menurut cara memperoleh:

1. Primer (dikumpulkan sendiri).
2. Sekunder (sudah jadi).


Menurut waktu pengumpulan:

1. Cross section data (dikumpulkan pd waktu tertentu).
2. Time series data (dikumpulkan dari waktu ke waktu).

Histogram


Salah satu alat yang membantu kita untuk menemukan variasi, yang menunjukkan:

1. Distribusi dari pengukuran
2. Frekuensi dari setiap pengukuran itu


Mengkomunikasikan informasi tentang variasi dalam proses



Membantu manajemen dlm membuat keputusan yg berfokus pd usaha perbaikan terusmenerus



Histogram => Frequency Graphic Representation (Organize, Visualize a set of data)

Berpikir secara strategis


Pemikiran strategis => memandang secara jangka panjang & melihat gambar
besarnya, termasuk organisasi & lingkungan kompetitif, dan mempertimbangkan



bagaimana keduanya cocok berdampingan.
Manajemen strategis => kumpulan keputusan & tindakan yg digunakan dlm
penyusunan & implementasi strategis untuk meraih tujuan organisasi.

Proses Manajemen Strategis


Penyusunan strategi => tahapan yang meliputi perencanaan & pengambilan
keputusan yang membawa ke pembuatan tujuan perusahaan & pengembangan rencana



strategis tertentu.
Implementasi strategi => tahapan yang meliputi penggunaan alat manajerial &



organisasi untuk memanfaatkan sumber daya agar mencapai hasil strategis.
Analisis situasi => analisis kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman (SWOT) yg
dapat memengaruhi kinerja organisasi.

Proses Manajemen Strategis

Daftar Analisis kekuatan & Kelemahan Organisasi
Manajemen & Org

Pemasaran

SDM

Jalur distribusi
Pangsa pasar
Kualitas manajemen
Kualitas karyawan

Efisiensi periklanan
Kepuasan pelanggan

Grafik organisasi

Kualitas produk

Pengalaman & pendidikan karyawan
Tingkat pergantian karyawan

Perencanaan, informasi

Reputasi layanan

Kepuasan kerja

Keuangan

Produksi

Penelitian & Pengembangan
Penelitian aplikatif dasar
Kemampuan laboratorium

Tingkat pengembalian investasi
Margin keuntungan

Lokasi pabrik
Lama pemakaian mesin

Rasio kewajiban-ekuitas

Pengendalian Mutu

Inovasi produk baru

Rasio persediaan

Produktivitas/efisiensi

Inovasi teknologi

Program penelitian

Susunan Strategi di Tingkat Perusahaan


Unit Bisnis Strategis (UBS) => divisi org yg mempunyai misi usaha, rangkaian
produk, competitor & pasar yg unik jika dibandingkan secara relative dg UBS lain di



perusahaan itu
Matrix BCG =>konsep yg dikembangkan oleh Boston Consulting Group yg
mengevaluasi UBS dikaitkan dg dimensi tingkat pertumbuhan usaha & pangsa pasar.



Pertumbuhan di ukur melalui tingkat pertumbuhan penjualan produk (dlm satuan %).



Pangsa pasar relative merupakan rasio pangsa pasar dr perusahaan terhadap pangsa
pasa perusahaan pesaing terbesar dlm industry tsb.

Posisi

Dampak

Strategi

Bintang

Berada pd tahap pertumbuhan dr siklus hidup &
menciptakan kas yg cukup untuk mempertahankan
pangsa pasar

Mempertahankan status

Sapi
perah

Industri matang & pertumbuhan lambat, namun
merupakan bisnis dominan di industry tsb

Memanen

Tanda
Tanya

Industri berkembang & baru, namun memiliki pangsa
pasar terbatas

Membangun,
mengembangkan pangsa
pasar

Anjing

Pangsa pasar rendah & tdk memiliki kemampuan
berkembang

Divestasi & likuidasi