Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah
yang mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang
ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain
Arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan
bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan
‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian
Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya. Istilah arsip diatas berasal
dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai bahasa aslinya sulit
dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi menjadi ‘Arsip’.
Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan
organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘Pertinggal’.
Pengertian arsip kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat
diberikan pengertian naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan
dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan
organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau
karena kepentingan informasi yang terkandung didalamnya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut The Liang Gie ( 2007 : 118 ) Arsip adalah sekumpulan warkat
yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
4
Universitas Sumatera Utara
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip
dinamis dan arsip statis. Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip dibedakan
menjadi dua :
a. Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan
fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan
sebagainya. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
1) Arsip aktif, yaitu yang masih dipergunakan secara terus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi atau kantor.
2) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya
dipergunakan sebagai referensi.
Contoh : Record ( permanent file )
AKTIF
DINAMIS
ARSIP
IN AKTIF
STATIS
Gambar 2.1
Pembagian Arsip
b. Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi Negara dan ini
5
Universitas Sumatera Utara
merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan
nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2.1.1 Wujud Arsip
Wujud arsip dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Dokumen adalah semua benda yang dapat member informasi, sehingga
benda tersebut disebut sebagai sumber informasi.
b. Warkat adalah setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang
direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan
sebagai pengingat.
2.2 Pengertian Kearsipan
Ig Wursanto dalam bukunya “ Kearsipan “ (1998 : 2) mengatakan bahwa
kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta.
Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat,
surat-surat dan dokumen – dokumen inilah yang di sebut kearsipan.
Dengan demikian kearsipan merupakan pekerjaan kantor yang berkaitan
dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting
yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.
2.2.1 Peranan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijakan pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung
jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Pada pasal 3 Undang – undang No. 7 tahun 1971 antara lain dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung
jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut
bagi kegiatan pemerintah.
6
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya
ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsiapan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian
ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu
akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan
teratur.
Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 19 ) peranan arsip adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian ( bukti otentik ).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Mengingat pengertian dan peranan kearsiapan seperti dikemukakan di atas
maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintah dan tugas pembangunan
dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara
optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.
2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip
1. Sentralisasi
Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu
bagian organisasi atau unit kerjatersendiri ,yakni semua warkat atau dokumen
disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.
Perlu kita ketahui asas ini mempungai beberapa keuntungan ayau kelebihan dalam
penggunaannya antala lain yaitu :
1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
2. Pengembaangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan kearsipan
3. Penyelengarakan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab
terpusat
4. Menghilangkan kekembaran salinan
5. Menjamin bahwa surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal
yang sama disimpan menjadi satu
7
Universitas Sumatera Utara
6. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.
Adapun kelemahan pula yakni :
1. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan
bagian masing-masing.
2. Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh.
3. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.
2. Desentralisasi
Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu
unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada
bagian secara sendiri-sendiri.
Adapun keuntungannya :
1. Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian
3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
Adapun kelemahannya :
1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
2. Pemborosan biaya dan perlengkapan
3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
4. Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian
memiliki arsip sendiri sendiri.
3. Gabungan / Kombinasi
Gabungan atau kombinasi ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip
dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga
kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral
bertanggung jawab atas arsip inakfti seluruh unit kerja atau bagian dari suatu
kantor sedang unit pengolah bertanggung jawab atyas arsip aktif dari masingmasing unit kerja.
8
Universitas Sumatera Utara
2.3 Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus
hidup arsip. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi.
Menurut Amsyah ( 2003 : 9 ) pengertian manajemen adalah para
pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi
yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen
menengah, maupun manajemen bawah.
Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut diatas, tetapi bisa
juga mempunyai pengertian yang lebih. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (
1989 : 553 ), istilah manajemen mempunyai beberapa pengertian yaitu :
-
Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan
organisasi
-
Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
Dua pengertian diatas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan
kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya
prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi :
memisah-misahkan ( segregating), meneliti ( examinating ), memadukan (
assembling ), mengklasifikasi ( classification ), mengindeks ( indexing ),
mempersiapkan tunjuk silang ( cross reference ), menyusun dan memfile.
Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau
pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi
pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan
perlu di kelola dengan baik.
Menurut Suraja ( 2006 : 62 ) pengertian manajemen kearsipan adalah
rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsure yang di gunakan atau terlibat
di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan
melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan
terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.
9
Universitas Sumatera Utara
Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan
efektivitas dan efisien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan
serangkaian kegiatan.
2.4 Daur Hidup Kearsipan
Disamping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur
hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap
proses kehidupan arsip.
Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipan
merupakan
suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan
warkat menurut system tertentu agar suatu saat di butuhkan dapat dengan cepat
dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus di
musnahkan.
2.5 Tahap Terciptanya Arsip
Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya
suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk
selanjutnya di letakkan dalam bentuk isi naskah atau surat , yang selanjutnya
disusun menajdi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan
kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan
sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat
menyurat.
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin
banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti
autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi
lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan
bukti tertulis hitam di atas putih.
Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan
isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud
fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang
telah di jelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi
10
Universitas Sumatera Utara
permasalahan, menguasai bahan tertulis, dan memiliki pengetahuan suratmenyurat.
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal
pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi :
a. Menurut wujudnya, yaitu : kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar.
b. Menurut tujuannya, yaitu : surat pemberitahuan, surat perintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat
keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain.
c. Menurut sifat isi dan alasannya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat
pribadi dan surat yang isinya mengenai masalah sosial.
d. Menurut jumlah penerima, yaitu : surat biasa yang untuk orang (
pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat
pengumuman untuk sekolompok masyarakat.
e. Menurut keamanan isinya, yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa.
f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu : surat masuk keluar.
g. Menurut jangkauannya, yaitu : surat intern dan surat ekstern.
Seperti di jelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat
dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan
bahasa praktis. Bahasa praktis menurut Sedarmayati ( 2001 : 165 ), yaitu
menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat,
penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut
dan kata yang di pergunakan yaitu sederhana, umum, bukan bahasa daerah atau
bahasa asing.
Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor
yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang
akan dikemukakan di dalam surat.
11
Universitas Sumatera Utara
2.6 Pengendalian Arsip
Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan
sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau
dikendalikan guna pemprosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan
dengan menggunakan dua system, system kartu kendali dan sistem buku agenda.
A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan
kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan.
Tabel 2.1
Kartu Kendali
Indeks – Subyek
Kode
Tanggal No. Urut M/K
Perihal:
Isi Ringkas:
Lampiran:
Dari
Kepada
Tanggal, No. Surat
Pengolahan
Paraf
Catatan:
Sumber : Sedarmayanti (2001:219)
Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan
langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat
suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.
a. Penerimaan
Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk
kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekretaris. Cara
pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan :
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk.
12
Universitas Sumatera Utara
2. Meneliti ketetapan alam.
3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah
tertulis ( buku, laporan, neraca ), dan dokumen perkantoran lainnya.
4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda
bahwa warkat telah di terima.
b. Penyortiran
Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk :
1. Menggolong-golongkan warkat kedalam warkat pribadi dan dinas
2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai
lainnya.
3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan
rahasia.
4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada
pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
c. Pencatatan
Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk member
keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretaris
induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukakn dengan mempergunakan
buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah
pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan
menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam system
pencatatan surat terdiri dari:
Kartu surat rutin penting
Kartu pengantar untuk surat rutin biasa
Kartu pengantar untuk surat rahasia
d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah,
terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi (
routing slip ) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat
pimipinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan
berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi di berikan kepada
13
Universitas Sumatera Utara
bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para
pimpinan yang sederajat.
e. Penyimpanan berkas atau arsip surat
Berkas atau arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis,
artinya
sewaktu-waktu
masih
dapat
digunakan
sebagai
bahan
pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor tersebut.
Dalam menata file arsip dinamis harus mengikuti langkah-langkah sebagai
berikut :
1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan
2. Mengindeks
3. Member kode-kode dan sortir
4. Menyimpan kepada folder tertentu
5. Menata arsip
Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan
sebagai berikut :
1. File atau Dep/simpan. Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan.
2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting untuk
dijadikan masalah atau subyek penyimpanan.
3. Member tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah.
Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar
terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta
berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat teradi
tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang
sifatnya penting bagi suatu perusahaan. Pengolahan surat masuk dan surat keluar
sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada
umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penanda
tanganan, pengiriman dan penyimpanan.
1. Mempersiapkan konsep surat keluar
Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan. Instruksi pembuatan
konsep jawaban atau surat diberikan dengan menulis konsep dengan tangan.
14
Universitas Sumatera Utara
Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam
bentuk format tertentu.
2. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak
Penandatangan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat
jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara
penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan yang berhak
adalah sebagai berikut :
a. Memasukkan konsep jadi surat keluar kedalam satu map bertuliskan untuk
di tandatangani
b. Tidak memaksakan pimpinan untuk segala menandatangani surat keluar
c. Memasukkan untuk perhatian pimpinan
d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar
3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar
Konsep surat keluar yang sudah di tandatangani dan menjadi surat dinas
resmi lengkap dengan amplop dan lampirannyam, kemudian diteruskan ke
bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau
kartu tertentu yang diperlukan.
Seperti yang dipergunakan dalam pencatat surat masuk, maka surat keluar
pun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar
untuk mencatatnya.
4. Pengiriman surat keluar
Pengirirman surat keluar dilaksanakan oleh petugas ekspedisi yang ada
dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan
cara baru, menggunakan lembar pengantar.
Dalam buku ekspedisi dicatat tentang : nomor urut, jenis warkat ( bentuk,
nomor, tanggal, dikirim kepada, lampiran ) dan tanda bahwa surat diterima
oleh pejabat atau bagian yang dituju. Kartu pengiriman diatas bersifat
gabungan, sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan
dengan kartu yang disebut kart pengiriman.
Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai
berikut :
15
Universitas Sumatera Utara
a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus
sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat.
b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko
sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.
c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map
khusus bertuliskan khusus pimpinan.
d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.
B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda
Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu
organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik
sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan
sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat
keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern.
2.7 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna
arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi :
1. Nilai guna primer, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna
hokum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi.
2. Nilai guna sekunder
3. Nilai guna informasional
4. Nilai guna kebuktian
Jadi dengan demikian , yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip
menurut Sedarmayati ( 2003 : 104 ) adalah suatu proses penilaian arsip untuk
menentukan jangka waktu penyimpanan arsip yang didasarkan atas pengkajian
terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip
Berdasarkan surat edaranKepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk menentukan nilai guna arsip,
maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk
16
Universitas Sumatera Utara
memisahkan arsip-arsip kedalam dua kategori, yaitu : arsip yang benilai guna
permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna
sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau kemudian hari.
Keberhasilan penilain tersebut tergantung kepada :
a. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaanya
serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggung jawaban nasional.
b. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana
kegiatan instansi itu terekam dan arsip-arsipnya.
2.7.2. Angka Pemakaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi
yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting unutuk menentukan jadwal
penyimpanan arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip. Sebab nilai
guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsinya.
Bernilai tidaknya arsip disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan
jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian yaitu
angka presentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk
dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.
Rumus :
Jumlah permintaan Arsip
Angka pemakaian = ----------------------------------------------X 100 %
Jumlah seluruh arsip
Atau :
∑ Pemakai
= --------------------------------------------- X 100 % = < 5 %
∑ Arsip
( lebih kecil dari 5% )
17
Universitas Sumatera Utara
Contoh :
1. Di dalam lemari arsip terdapat 2000 surat, dalam jangka waktu tertentu
diminta kembali 200 surat, maka angka pemakainnya :
200
______ x 100% = 20 %
2000
Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan. Sebab hal
tersebut berarti makin banyak arsip yang digunakan secara langsung untuk
pelaksanaan tugas sehari-hari.
2.8 Penyimpanan Arsip
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat
merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara
teratur belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan
mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan system
penataan dan penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan
petugas arsip. Maka dari itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan system
penataan dan penyimpanan.
Arsip yang sudah menurun nilai gunanya di daftar . kemudian di pindah
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing, dengan
memperhatikan perlindungan , pemeliharaan, dan pencegahan kerusakan arsip
pada penyimpanan arsip.
A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan
Kembali Arsip
Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya
mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta
diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan
kerja
bahkan
,
untuk
penyesuaian
berikutnya.
Jika
diperlukan
dapat
menggabungkan antara system yang satu dengan system yang lainnya.
Beberapa factor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam rangka
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :
18
Universitas Sumatera Utara
a. Dalam menciptakan suatu system penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan beberapa factor penunjang antara lain :
1. Kesederhanaan
System penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah,
supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga
dapat dimengerti orang lain
2. Menjamin keamanan
Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian, dan harus aman dari
bahaya air, api, gangguan binatang, udara yang lembab, sehingga
penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala
gangguan.
3. Penempatan arsip
Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah
tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit yang memerlukan
arsip tersebut tanpamembuang banyak waktu dan tenaga.
4. Ketepatan penyimpanan arsip
Berdasarkan system yang digunakan harus memungkinkan penemuan
kembali arsip dengan cepat dan tepat.
5. Memenuhi persyaratan ekonomis
Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta
biaya yang tersedia.
6. Petugas arsip
Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
7. System yang digunakan harus flekisbel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam
rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja.
b. Melakukan
kegiatan
menghimpun,
mengklasifikasi,
menyusun,
menyimpan, memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku.
c. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami
seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk
mengadakan penyusutan serta pemusnahan jika perlu
19
Universitas Sumatera Utara
d. Untuk
arsip
perlu
menyelenggarakan
pengadaan
dan
melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
e. Mencatat dan menyimpan pidato peristiwa penting yang terjadi setiap hari,
lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat
dijadikan alat bantu untuk menemukan kembali jika sewaktu-waktu
diperlukan.
2.9 Penataan Arsip
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu organisasi
melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaanya. Dalam
penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus
terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak
terganggu.
Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu
penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak sekedar
disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara menyimpanannya, prosedurnya, dan
langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya
warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kuitansi, data
statistik, film, kaset, dan sebagainya).
Dalam contoh berikut ini dikemukakan penataan arsip mulai dari surat
masuk sampai ditetapkan untuk disimpan sebagai arsip. Demikian pula, surat
keluar mulai dari mengeluarkan arsip aktif, pemberian disposisi sampai surat
dikirm keluar dan pertinggalnya (arsip) disimpan di unit arsip. Untuk jelasnya
dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini.
20
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.2
BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN LEMBAR PENGANTAR
(Surat masuk biasa atau rutin)
Penerima
Pencatat
Pengarah
Penata
Arsip
Tatausaha
Pengolah
Pimpinan
Pengolah
Pelaksana
Pengolah
Surat
masuk
1
2
Disposisi
lembar
pengantar
Keterangan :
Surat masuk yang bersifat rutin diproses dengan langkah-langkah seperti berikut
ini :
1.
Surat datang diterima oleh bagian penerima. Dibagian ini surat disortir dan
dikelompokkan sesuai dengan jenis dan kepentingan untuk diteruskan ke bagian
yang mengurusi masing-masing jenis (surat, surat kabar, majalah, surat pribadi,
dan sebagainya). Untuk surat organisasi (surat dinas) diteruskan ke bagian
pencatat (agendaris).
2.
Bagian pencatat setelah mencatat di buku agenda (kalau masih menggunakan
agenda) atau mencatat di lembar pengantar (gambar 1), atau mencatat di Kartu
kendali (gambar 2). Pencatatan dengan menggunakan lembar pengantar atau kartu
kendali apabila penataan arsipnya menggunakan pola baru 21ystem kearsipan.
Lembar pengantar dibuat oleh bagain pencatat rangkap dua (2) dan apabila
menggunakan Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3).
3.
Pengarah akan memeriksa apakah sudah sesuai dengan apa yang dicatat pada
21
Universitas Sumatera Utara
lembar pengantar atau kartu kendali. Selanjutnya meneruskan ke bagian pengolah
untuk penyelesaian, yaitu dengan memberikan disposisi. Lembar asli setelah
diparaf oleh petugas bagian pengolah disimpan di bagian pengarah, sedangkan
duplikatnya disimpan di bagian pengolah.
4.
Bagian pengolah, yaitu tata usaha pengolah meneruskan surat ke pimpinan
pengolah dan lembar duplikat pengantar sebagai bukti bahwa surat sudah
diteruskan ke pimpinan.
5.
Pimpinan pengolah melalui pelaksana pengolah dapat memberikan disposisi
untuk diproses atau disimpan karena tidak memerlukan tindakan selanjutnya.
Dapat pula arsip itu dimusnahkan kalau memang tidak diperlukan lagi (sudah
tidak memiliki nilai guna).
Tabel 2.3
BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI
( Surat Masuk Penting )
Penerima
Pencatat Pengarah
1
Kartu
Kendali
Surat
Disposisi
Penata Tatausaha Pimpinan Pelaksana
Arsip Pengolah Pengolah Pengolah
3
2
3
Keterangan :
1.
Semua surat masuk diterima di bagian penerima, selanjutnya disortir,
dikelompokkan dan didistribusikan kepada yang bersangkutan. Untuk surat-surat
organisasi (surat dinas) diserahkan ke bagian pencatat untuk diagendakan. Petugas
22
Universitas Sumatera Utara
yang melaksanakan pencatatan surat masuk disebut “Agendaris”.
2.
Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan menggunakan kartu kendali,
karena penataan surat tidak menggunakan buku agenda. Kartu kendali dibuat
rangkap tiga (3) dan diteruskan ke bagian pengarah. Bagian ini didistribusikan
surat-surat ke unit yang dituju.
3.
Surat dengan kartu kendali diserahkan ke bagian pengolah (Tata Usaha
Pengolah). Kartu kendali asli (warna putih) setelah diparaf bagian pengolah
dikirim ke bagian pengarah sebagai tanda penyerahan arsip. Pengolah
meneruskan ke pimpinan pengolah untuk diproses lebih lanjut (didisposisi).
Lembar duplikat kartu kendali disimpan oleh Tata Usaha Pengolah.
4.
Pimpinan pengolah memberikan disposisi (=catatan atau petunjuk penyelesaian
selanjutnya). Dengan
disposisi, bagian pelaksana dapat meneruskan untuk
disimpan ke penata arsip melalui tatausaha pengolah apabila surat tidak
memerlukan tindakan selanjutnya.
5.
Pimpinan pengolah dapat memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti dan
setelah selesai baru dikirim ke bagian penata arsip melalui tatausaha pengolah.
Selanjutnya bagian pengolah mengirim surat yang sudah diproses ke penata arsip
dengan disertai triplikat (lembar ketiga) kartu kendali. Kartu kendali biasanya
menggunakan tiga macam warna untuk memudahkan tangung jawab tiap bagian.
Warna putih (asli) akan disimpan di bagian pencatat (disimpan di kardeks), warna
jambon (duplikat) disimpan di bagian pengolah dan warna hijau muda atau biru
muda (triplikat) disimpan di bagian penata arsip.
Tabel 2.4
BAGAN PENATAAN SURAT KELUAR DENGAN KARTU KENDALI
Penerima Pencatat Pengarah
1
Penata Tatausaha Pimpinan Pelaksana
Arsip Pengolah Pengolah Pengolah
2
3 kartu
Disposisi Surat
kendali
Dikirim
23
Universitas Sumatera Utara
Keterangan :
Surat-surat keluar tidak jauh berbeda dengan surat masuk, diproses dengan
langkah-langkah seperti berikut ini.
1.
Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya menyerahkan ke
pelaksana untuk dikirim ke tatausaha pelaksana. Kalau surat keluar didasarkan
atas arsip sebelumnya, maka pimpinan pengolah membuat disposisi dan
diserahkan ke pelaksana pengolah.
2.
Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi dari pimpinan
pelaksana dan diteruskan ke tatausaha.
3.
Tatausaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi,
selanjutnya, diserahkan ke pimpinan.
4.
Surat yang sudah siap (sudah ditandatangani) melalui tatausaha pengolah
diserahkan ke bagian pencatat untuk diproses selanjutnya.
5.
Bagian pencatat menerima surat dari tatausaha pengolah yang rangkapnya
sesuai kebutuhan (dapat 2 atau tiga bahkan dapat lebih) mencatat dengan
menggunakan kartu kendali (rangkap 3) atau dengan lembar pengantar (rangkap
2).
6.
Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk disampaikan ke
alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau triplikat untuk dilaporkan kepada unit
lain, maka duplikat atau triplikat itu diteruskan ke bagian pengirim bersama surat
aslinya untuk disampaikan. Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip melalui
tatausaha pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat
disampaikan ke penata arsip, dan triplikat ditinggal di bagian tatausaha sebagai
bukti pengolahan surat yang bersangkutan sudah diselesaikan.
Pengurusan surat masuk maupun keluar memerlukan suatu prosedur yang
jelas, danharus ditaati sehingga tidak terjadi kemacetan atau kesimpangsiuran.
Surat-surat masuk setelah selesai diproses disimpan di bagian penata arsip. Jangka
waktu pengiriman ke bagian penata arsip sangat tergantung keperluan di bagian
pengolah. Untuk surat keluar yang aslinya sudah dikirim, pertinggalnya (lembar
arsip) dikirim ke bagian penata arsip. Tidak semua arsip yang selesai diproses
langsung dikirim ke bagian penata arsip. Bagian pengolah dapat menahan arsip
sampai arsip ini dianggap tidak diperlukan lagi sebagai bahan informasi.
24
Universitas Sumatera Utara
Semua arsip aktif (dinamis aktif) tertutup untuk umum, artinya tidak
diperkenankan orang untuk melihat atau membaca isi arsip selain petugas. Arsip
yang menurut jangka waktu tertentu sudah tidak aktif lagi segera dikirim ke unit
kearsipan. Arsip yang sudah tidak aktif (dinamis inaktif) segera diseleksi untuk
disusut dan arsip yang bemilai guna sangat penting (vital) harus segera dikirim ke
“ANRI”. Arsip statis ini terbuka untuk umum, artinya orang dapat melihat,
membaca, dan mempelajari untuk keperluan pengetahuan, sejarah, dan atau untuk
keperluan lain. Penyimpanan arsip di bagian pengolah maupun di bagian penata
arsip bersifat sementara, karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan
informasi harus dapat disajikan dengan cepat.
25
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah
yang mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang
ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain
Arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan
bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan
‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian
Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya. Istilah arsip diatas berasal
dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai bahasa aslinya sulit
dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi menjadi ‘Arsip’.
Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan
organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘Pertinggal’.
Pengertian arsip kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat
diberikan pengertian naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan
dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan
organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau
karena kepentingan informasi yang terkandung didalamnya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut The Liang Gie ( 2007 : 118 ) Arsip adalah sekumpulan warkat
yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
4
Universitas Sumatera Utara
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip
dinamis dan arsip statis. Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip dibedakan
menjadi dua :
a. Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan
fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan
sebagainya. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
1) Arsip aktif, yaitu yang masih dipergunakan secara terus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi atau kantor.
2) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya
dipergunakan sebagai referensi.
Contoh : Record ( permanent file )
AKTIF
DINAMIS
ARSIP
IN AKTIF
STATIS
Gambar 2.1
Pembagian Arsip
b. Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi Negara dan ini
5
Universitas Sumatera Utara
merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan
nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2.1.1 Wujud Arsip
Wujud arsip dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Dokumen adalah semua benda yang dapat member informasi, sehingga
benda tersebut disebut sebagai sumber informasi.
b. Warkat adalah setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang
direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan
sebagai pengingat.
2.2 Pengertian Kearsipan
Ig Wursanto dalam bukunya “ Kearsipan “ (1998 : 2) mengatakan bahwa
kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta.
Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat,
surat-surat dan dokumen – dokumen inilah yang di sebut kearsipan.
Dengan demikian kearsipan merupakan pekerjaan kantor yang berkaitan
dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting
yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.
2.2.1 Peranan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijakan pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung
jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Pada pasal 3 Undang – undang No. 7 tahun 1971 antara lain dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung
jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut
bagi kegiatan pemerintah.
6
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya
ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsiapan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian
ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu
akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan
teratur.
Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 19 ) peranan arsip adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian ( bukti otentik ).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Mengingat pengertian dan peranan kearsiapan seperti dikemukakan di atas
maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintah dan tugas pembangunan
dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara
optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.
2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip
1. Sentralisasi
Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu
bagian organisasi atau unit kerjatersendiri ,yakni semua warkat atau dokumen
disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.
Perlu kita ketahui asas ini mempungai beberapa keuntungan ayau kelebihan dalam
penggunaannya antala lain yaitu :
1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
2. Pengembaangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan kearsipan
3. Penyelengarakan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab
terpusat
4. Menghilangkan kekembaran salinan
5. Menjamin bahwa surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal
yang sama disimpan menjadi satu
7
Universitas Sumatera Utara
6. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.
Adapun kelemahan pula yakni :
1. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan
bagian masing-masing.
2. Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh.
3. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.
2. Desentralisasi
Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu
unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada
bagian secara sendiri-sendiri.
Adapun keuntungannya :
1. Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian
3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
Adapun kelemahannya :
1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
2. Pemborosan biaya dan perlengkapan
3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
4. Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian
memiliki arsip sendiri sendiri.
3. Gabungan / Kombinasi
Gabungan atau kombinasi ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip
dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga
kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral
bertanggung jawab atas arsip inakfti seluruh unit kerja atau bagian dari suatu
kantor sedang unit pengolah bertanggung jawab atyas arsip aktif dari masingmasing unit kerja.
8
Universitas Sumatera Utara
2.3 Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus
hidup arsip. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi.
Menurut Amsyah ( 2003 : 9 ) pengertian manajemen adalah para
pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi
yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen
menengah, maupun manajemen bawah.
Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut diatas, tetapi bisa
juga mempunyai pengertian yang lebih. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (
1989 : 553 ), istilah manajemen mempunyai beberapa pengertian yaitu :
-
Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan
organisasi
-
Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
Dua pengertian diatas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan
kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya
prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi :
memisah-misahkan ( segregating), meneliti ( examinating ), memadukan (
assembling ), mengklasifikasi ( classification ), mengindeks ( indexing ),
mempersiapkan tunjuk silang ( cross reference ), menyusun dan memfile.
Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau
pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi
pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan
perlu di kelola dengan baik.
Menurut Suraja ( 2006 : 62 ) pengertian manajemen kearsipan adalah
rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsure yang di gunakan atau terlibat
di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan
melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan
terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.
9
Universitas Sumatera Utara
Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan
efektivitas dan efisien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan
serangkaian kegiatan.
2.4 Daur Hidup Kearsipan
Disamping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur
hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap
proses kehidupan arsip.
Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipan
merupakan
suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan
warkat menurut system tertentu agar suatu saat di butuhkan dapat dengan cepat
dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus di
musnahkan.
2.5 Tahap Terciptanya Arsip
Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya
suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk
selanjutnya di letakkan dalam bentuk isi naskah atau surat , yang selanjutnya
disusun menajdi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan
kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan
sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat
menyurat.
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin
banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti
autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi
lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan
bukti tertulis hitam di atas putih.
Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan
isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud
fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang
telah di jelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi
10
Universitas Sumatera Utara
permasalahan, menguasai bahan tertulis, dan memiliki pengetahuan suratmenyurat.
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal
pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi :
a. Menurut wujudnya, yaitu : kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar.
b. Menurut tujuannya, yaitu : surat pemberitahuan, surat perintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat
keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain.
c. Menurut sifat isi dan alasannya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat
pribadi dan surat yang isinya mengenai masalah sosial.
d. Menurut jumlah penerima, yaitu : surat biasa yang untuk orang (
pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat
pengumuman untuk sekolompok masyarakat.
e. Menurut keamanan isinya, yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa.
f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu : surat masuk keluar.
g. Menurut jangkauannya, yaitu : surat intern dan surat ekstern.
Seperti di jelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat
dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan
bahasa praktis. Bahasa praktis menurut Sedarmayati ( 2001 : 165 ), yaitu
menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat,
penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut
dan kata yang di pergunakan yaitu sederhana, umum, bukan bahasa daerah atau
bahasa asing.
Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor
yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang
akan dikemukakan di dalam surat.
11
Universitas Sumatera Utara
2.6 Pengendalian Arsip
Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan
sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau
dikendalikan guna pemprosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan
dengan menggunakan dua system, system kartu kendali dan sistem buku agenda.
A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan
kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan.
Tabel 2.1
Kartu Kendali
Indeks – Subyek
Kode
Tanggal No. Urut M/K
Perihal:
Isi Ringkas:
Lampiran:
Dari
Kepada
Tanggal, No. Surat
Pengolahan
Paraf
Catatan:
Sumber : Sedarmayanti (2001:219)
Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan
langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat
suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.
a. Penerimaan
Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk
kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekretaris. Cara
pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan :
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk.
12
Universitas Sumatera Utara
2. Meneliti ketetapan alam.
3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah
tertulis ( buku, laporan, neraca ), dan dokumen perkantoran lainnya.
4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda
bahwa warkat telah di terima.
b. Penyortiran
Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk :
1. Menggolong-golongkan warkat kedalam warkat pribadi dan dinas
2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai
lainnya.
3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan
rahasia.
4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada
pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
c. Pencatatan
Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk member
keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretaris
induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukakn dengan mempergunakan
buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah
pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan
menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam system
pencatatan surat terdiri dari:
Kartu surat rutin penting
Kartu pengantar untuk surat rutin biasa
Kartu pengantar untuk surat rahasia
d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah,
terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi (
routing slip ) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat
pimipinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan
berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi di berikan kepada
13
Universitas Sumatera Utara
bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para
pimpinan yang sederajat.
e. Penyimpanan berkas atau arsip surat
Berkas atau arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis,
artinya
sewaktu-waktu
masih
dapat
digunakan
sebagai
bahan
pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor tersebut.
Dalam menata file arsip dinamis harus mengikuti langkah-langkah sebagai
berikut :
1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan
2. Mengindeks
3. Member kode-kode dan sortir
4. Menyimpan kepada folder tertentu
5. Menata arsip
Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan
sebagai berikut :
1. File atau Dep/simpan. Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan.
2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting untuk
dijadikan masalah atau subyek penyimpanan.
3. Member tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah.
Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar
terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta
berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat teradi
tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang
sifatnya penting bagi suatu perusahaan. Pengolahan surat masuk dan surat keluar
sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada
umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penanda
tanganan, pengiriman dan penyimpanan.
1. Mempersiapkan konsep surat keluar
Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan. Instruksi pembuatan
konsep jawaban atau surat diberikan dengan menulis konsep dengan tangan.
14
Universitas Sumatera Utara
Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam
bentuk format tertentu.
2. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak
Penandatangan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat
jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara
penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan yang berhak
adalah sebagai berikut :
a. Memasukkan konsep jadi surat keluar kedalam satu map bertuliskan untuk
di tandatangani
b. Tidak memaksakan pimpinan untuk segala menandatangani surat keluar
c. Memasukkan untuk perhatian pimpinan
d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar
3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar
Konsep surat keluar yang sudah di tandatangani dan menjadi surat dinas
resmi lengkap dengan amplop dan lampirannyam, kemudian diteruskan ke
bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau
kartu tertentu yang diperlukan.
Seperti yang dipergunakan dalam pencatat surat masuk, maka surat keluar
pun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar
untuk mencatatnya.
4. Pengiriman surat keluar
Pengirirman surat keluar dilaksanakan oleh petugas ekspedisi yang ada
dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan
cara baru, menggunakan lembar pengantar.
Dalam buku ekspedisi dicatat tentang : nomor urut, jenis warkat ( bentuk,
nomor, tanggal, dikirim kepada, lampiran ) dan tanda bahwa surat diterima
oleh pejabat atau bagian yang dituju. Kartu pengiriman diatas bersifat
gabungan, sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan
dengan kartu yang disebut kart pengiriman.
Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai
berikut :
15
Universitas Sumatera Utara
a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus
sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat.
b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko
sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.
c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map
khusus bertuliskan khusus pimpinan.
d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.
B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda
Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu
organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik
sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan
sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat
keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern.
2.7 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna
arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi :
1. Nilai guna primer, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna
hokum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi.
2. Nilai guna sekunder
3. Nilai guna informasional
4. Nilai guna kebuktian
Jadi dengan demikian , yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip
menurut Sedarmayati ( 2003 : 104 ) adalah suatu proses penilaian arsip untuk
menentukan jangka waktu penyimpanan arsip yang didasarkan atas pengkajian
terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip
Berdasarkan surat edaranKepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk menentukan nilai guna arsip,
maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk
16
Universitas Sumatera Utara
memisahkan arsip-arsip kedalam dua kategori, yaitu : arsip yang benilai guna
permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna
sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau kemudian hari.
Keberhasilan penilain tersebut tergantung kepada :
a. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaanya
serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggung jawaban nasional.
b. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana
kegiatan instansi itu terekam dan arsip-arsipnya.
2.7.2. Angka Pemakaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi
yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting unutuk menentukan jadwal
penyimpanan arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip. Sebab nilai
guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsinya.
Bernilai tidaknya arsip disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan
jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian yaitu
angka presentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk
dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.
Rumus :
Jumlah permintaan Arsip
Angka pemakaian = ----------------------------------------------X 100 %
Jumlah seluruh arsip
Atau :
∑ Pemakai
= --------------------------------------------- X 100 % = < 5 %
∑ Arsip
( lebih kecil dari 5% )
17
Universitas Sumatera Utara
Contoh :
1. Di dalam lemari arsip terdapat 2000 surat, dalam jangka waktu tertentu
diminta kembali 200 surat, maka angka pemakainnya :
200
______ x 100% = 20 %
2000
Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan. Sebab hal
tersebut berarti makin banyak arsip yang digunakan secara langsung untuk
pelaksanaan tugas sehari-hari.
2.8 Penyimpanan Arsip
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat
merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara
teratur belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan
mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan system
penataan dan penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan
petugas arsip. Maka dari itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan system
penataan dan penyimpanan.
Arsip yang sudah menurun nilai gunanya di daftar . kemudian di pindah
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing, dengan
memperhatikan perlindungan , pemeliharaan, dan pencegahan kerusakan arsip
pada penyimpanan arsip.
A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan
Kembali Arsip
Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya
mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta
diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan
kerja
bahkan
,
untuk
penyesuaian
berikutnya.
Jika
diperlukan
dapat
menggabungkan antara system yang satu dengan system yang lainnya.
Beberapa factor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam rangka
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :
18
Universitas Sumatera Utara
a. Dalam menciptakan suatu system penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan beberapa factor penunjang antara lain :
1. Kesederhanaan
System penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah,
supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga
dapat dimengerti orang lain
2. Menjamin keamanan
Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian, dan harus aman dari
bahaya air, api, gangguan binatang, udara yang lembab, sehingga
penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala
gangguan.
3. Penempatan arsip
Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah
tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit yang memerlukan
arsip tersebut tanpamembuang banyak waktu dan tenaga.
4. Ketepatan penyimpanan arsip
Berdasarkan system yang digunakan harus memungkinkan penemuan
kembali arsip dengan cepat dan tepat.
5. Memenuhi persyaratan ekonomis
Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta
biaya yang tersedia.
6. Petugas arsip
Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
7. System yang digunakan harus flekisbel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam
rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja.
b. Melakukan
kegiatan
menghimpun,
mengklasifikasi,
menyusun,
menyimpan, memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku.
c. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami
seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk
mengadakan penyusutan serta pemusnahan jika perlu
19
Universitas Sumatera Utara
d. Untuk
arsip
perlu
menyelenggarakan
pengadaan
dan
melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
e. Mencatat dan menyimpan pidato peristiwa penting yang terjadi setiap hari,
lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat
dijadikan alat bantu untuk menemukan kembali jika sewaktu-waktu
diperlukan.
2.9 Penataan Arsip
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu organisasi
melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaanya. Dalam
penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus
terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak
terganggu.
Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu
penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak sekedar
disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara menyimpanannya, prosedurnya, dan
langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya
warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kuitansi, data
statistik, film, kaset, dan sebagainya).
Dalam contoh berikut ini dikemukakan penataan arsip mulai dari surat
masuk sampai ditetapkan untuk disimpan sebagai arsip. Demikian pula, surat
keluar mulai dari mengeluarkan arsip aktif, pemberian disposisi sampai surat
dikirm keluar dan pertinggalnya (arsip) disimpan di unit arsip. Untuk jelasnya
dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini.
20
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.2
BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN LEMBAR PENGANTAR
(Surat masuk biasa atau rutin)
Penerima
Pencatat
Pengarah
Penata
Arsip
Tatausaha
Pengolah
Pimpinan
Pengolah
Pelaksana
Pengolah
Surat
masuk
1
2
Disposisi
lembar
pengantar
Keterangan :
Surat masuk yang bersifat rutin diproses dengan langkah-langkah seperti berikut
ini :
1.
Surat datang diterima oleh bagian penerima. Dibagian ini surat disortir dan
dikelompokkan sesuai dengan jenis dan kepentingan untuk diteruskan ke bagian
yang mengurusi masing-masing jenis (surat, surat kabar, majalah, surat pribadi,
dan sebagainya). Untuk surat organisasi (surat dinas) diteruskan ke bagian
pencatat (agendaris).
2.
Bagian pencatat setelah mencatat di buku agenda (kalau masih menggunakan
agenda) atau mencatat di lembar pengantar (gambar 1), atau mencatat di Kartu
kendali (gambar 2). Pencatatan dengan menggunakan lembar pengantar atau kartu
kendali apabila penataan arsipnya menggunakan pola baru 21ystem kearsipan.
Lembar pengantar dibuat oleh bagain pencatat rangkap dua (2) dan apabila
menggunakan Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3).
3.
Pengarah akan memeriksa apakah sudah sesuai dengan apa yang dicatat pada
21
Universitas Sumatera Utara
lembar pengantar atau kartu kendali. Selanjutnya meneruskan ke bagian pengolah
untuk penyelesaian, yaitu dengan memberikan disposisi. Lembar asli setelah
diparaf oleh petugas bagian pengolah disimpan di bagian pengarah, sedangkan
duplikatnya disimpan di bagian pengolah.
4.
Bagian pengolah, yaitu tata usaha pengolah meneruskan surat ke pimpinan
pengolah dan lembar duplikat pengantar sebagai bukti bahwa surat sudah
diteruskan ke pimpinan.
5.
Pimpinan pengolah melalui pelaksana pengolah dapat memberikan disposisi
untuk diproses atau disimpan karena tidak memerlukan tindakan selanjutnya.
Dapat pula arsip itu dimusnahkan kalau memang tidak diperlukan lagi (sudah
tidak memiliki nilai guna).
Tabel 2.3
BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI
( Surat Masuk Penting )
Penerima
Pencatat Pengarah
1
Kartu
Kendali
Surat
Disposisi
Penata Tatausaha Pimpinan Pelaksana
Arsip Pengolah Pengolah Pengolah
3
2
3
Keterangan :
1.
Semua surat masuk diterima di bagian penerima, selanjutnya disortir,
dikelompokkan dan didistribusikan kepada yang bersangkutan. Untuk surat-surat
organisasi (surat dinas) diserahkan ke bagian pencatat untuk diagendakan. Petugas
22
Universitas Sumatera Utara
yang melaksanakan pencatatan surat masuk disebut “Agendaris”.
2.
Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan menggunakan kartu kendali,
karena penataan surat tidak menggunakan buku agenda. Kartu kendali dibuat
rangkap tiga (3) dan diteruskan ke bagian pengarah. Bagian ini didistribusikan
surat-surat ke unit yang dituju.
3.
Surat dengan kartu kendali diserahkan ke bagian pengolah (Tata Usaha
Pengolah). Kartu kendali asli (warna putih) setelah diparaf bagian pengolah
dikirim ke bagian pengarah sebagai tanda penyerahan arsip. Pengolah
meneruskan ke pimpinan pengolah untuk diproses lebih lanjut (didisposisi).
Lembar duplikat kartu kendali disimpan oleh Tata Usaha Pengolah.
4.
Pimpinan pengolah memberikan disposisi (=catatan atau petunjuk penyelesaian
selanjutnya). Dengan
disposisi, bagian pelaksana dapat meneruskan untuk
disimpan ke penata arsip melalui tatausaha pengolah apabila surat tidak
memerlukan tindakan selanjutnya.
5.
Pimpinan pengolah dapat memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti dan
setelah selesai baru dikirim ke bagian penata arsip melalui tatausaha pengolah.
Selanjutnya bagian pengolah mengirim surat yang sudah diproses ke penata arsip
dengan disertai triplikat (lembar ketiga) kartu kendali. Kartu kendali biasanya
menggunakan tiga macam warna untuk memudahkan tangung jawab tiap bagian.
Warna putih (asli) akan disimpan di bagian pencatat (disimpan di kardeks), warna
jambon (duplikat) disimpan di bagian pengolah dan warna hijau muda atau biru
muda (triplikat) disimpan di bagian penata arsip.
Tabel 2.4
BAGAN PENATAAN SURAT KELUAR DENGAN KARTU KENDALI
Penerima Pencatat Pengarah
1
Penata Tatausaha Pimpinan Pelaksana
Arsip Pengolah Pengolah Pengolah
2
3 kartu
Disposisi Surat
kendali
Dikirim
23
Universitas Sumatera Utara
Keterangan :
Surat-surat keluar tidak jauh berbeda dengan surat masuk, diproses dengan
langkah-langkah seperti berikut ini.
1.
Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya menyerahkan ke
pelaksana untuk dikirim ke tatausaha pelaksana. Kalau surat keluar didasarkan
atas arsip sebelumnya, maka pimpinan pengolah membuat disposisi dan
diserahkan ke pelaksana pengolah.
2.
Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi dari pimpinan
pelaksana dan diteruskan ke tatausaha.
3.
Tatausaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi,
selanjutnya, diserahkan ke pimpinan.
4.
Surat yang sudah siap (sudah ditandatangani) melalui tatausaha pengolah
diserahkan ke bagian pencatat untuk diproses selanjutnya.
5.
Bagian pencatat menerima surat dari tatausaha pengolah yang rangkapnya
sesuai kebutuhan (dapat 2 atau tiga bahkan dapat lebih) mencatat dengan
menggunakan kartu kendali (rangkap 3) atau dengan lembar pengantar (rangkap
2).
6.
Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk disampaikan ke
alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau triplikat untuk dilaporkan kepada unit
lain, maka duplikat atau triplikat itu diteruskan ke bagian pengirim bersama surat
aslinya untuk disampaikan. Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip melalui
tatausaha pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat
disampaikan ke penata arsip, dan triplikat ditinggal di bagian tatausaha sebagai
bukti pengolahan surat yang bersangkutan sudah diselesaikan.
Pengurusan surat masuk maupun keluar memerlukan suatu prosedur yang
jelas, danharus ditaati sehingga tidak terjadi kemacetan atau kesimpangsiuran.
Surat-surat masuk setelah selesai diproses disimpan di bagian penata arsip. Jangka
waktu pengiriman ke bagian penata arsip sangat tergantung keperluan di bagian
pengolah. Untuk surat keluar yang aslinya sudah dikirim, pertinggalnya (lembar
arsip) dikirim ke bagian penata arsip. Tidak semua arsip yang selesai diproses
langsung dikirim ke bagian penata arsip. Bagian pengolah dapat menahan arsip
sampai arsip ini dianggap tidak diperlukan lagi sebagai bahan informasi.
24
Universitas Sumatera Utara
Semua arsip aktif (dinamis aktif) tertutup untuk umum, artinya tidak
diperkenankan orang untuk melihat atau membaca isi arsip selain petugas. Arsip
yang menurut jangka waktu tertentu sudah tidak aktif lagi segera dikirim ke unit
kearsipan. Arsip yang sudah tidak aktif (dinamis inaktif) segera diseleksi untuk
disusut dan arsip yang bemilai guna sangat penting (vital) harus segera dikirim ke
“ANRI”. Arsip statis ini terbuka untuk umum, artinya orang dapat melihat,
membaca, dan mempelajari untuk keperluan pengetahuan, sejarah, dan atau untuk
keperluan lain. Penyimpanan arsip di bagian pengolah maupun di bagian penata
arsip bersifat sementara, karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan
informasi harus dapat disajikan dengan cepat.
25
Universitas Sumatera Utara