Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi. 2001. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka. Barthos,Basir.2007.Manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara

Barthos, Basir.1990.Manajemen Kearsipan: untuk lembaga Negara, swasta, dan perguruan tinggi.Jakarta : Bumi Aksara.

Barthos,Basir.2005.Manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara

Martono,Boedi.1992.Penataan Berkas dalam manajemen kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Peraturan Pemerintah. No 34 Tentang Penyusutan Arsip. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia

Undang – Undang No. 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.

Sulistyo-Basuki.2003.Manajemen Arsip Dinamis.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

The Liang Gie. 2000. Administarsi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur Cahya.

Widjaja, A.W. 1990.Administrasi kearsipan: suatu pengantar. Jakarta: Rajawali Pers

BAB III

MANAJEMEN KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah berdirinya Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara

Rumah sakit jiwa daerah Provinsi Sumatera Utara didirikan pada tahun 1935 oleh “Doorgangshuizen Voor Krankzinnigen” ( Rumah Sakit Jiwa ) di Glugur, sebagai Rumah Sakit Jiwa yang ke-5 dan memliki kapasitas 26 tempat tidur sampai dengan masa penduduk Jepang tahun 1943. Dengan adanya penduduk tentara sekutu ( 1943-1947 ) penderita gangguan jiwa di evakuasi ke Dolok Maringir + 100 km dari Medan ke arah Pematang Siantar selama + 3 tahun lamanya. Tahun 1950 penderita gangguan jiwa di pindahkan oleh tentara Belanda ke bekas Rumah Sakit Harrison dan Crossfield, serta sebahagian di tamping di Rumah Penjara Pematang Siantar. Tahun 1950-1958 di buka poliklinik Psikiater yang merupakan Annex Rumah Sakit Jiwa Pematang Siantar terletak di jalan Timor no. 19 Medan. Tahun 1958-1981 Rumah Sakit milik Belanda ( Zieken Verpleging ) letaknya di jalan Timor Medan di manfaatkan sebagai Rumah Sakit Jiwa Medan dan menampung pasien dari Pematang Siantar dengan kapasitas 200 tempat tidur (TT).

Berdasarkan surat MenKes RI Nomor 1987/Yankes/DKJ/78 dan dengan persetujuan Menteri Keuangan tanggal 8 desember 1978 Nomor: s-849/MK/001/1978 rumah sakit jiwa Medan Ruislaag dan di pindahkan ke lokasi baru yang terletak di padang bulan km. 10 Jl. Bekala lama, Kampung Mangga Kecamatan Medan Johor dengan luas areal + 38.000 m2 (3,8 Ha ) dan luas bangunan 5.709 m2 pada tanggal 5 Februari 1981. Sesuai dengan adanya alamat baru yaitu Jl. Letjend Djamin Ginting Km. 10/ Jl. Tali Air No. 21 Medan dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI ( Dr. Suwardjono Suryaningrat ) pada tanggal 15 Oktober 1981 memiliki 450 tempat tidur ( TT ) yang merupakan R.S Jiwa Departemen Kesehatan.

Setelah otonomi tahun 2000-2003, Rumah sakit Jiwa Medan merupakan UPT Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara. Kemudian sesuai Perda Nomor : 188.34/2641/K/2004 tentang petunjuk pelaksana peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara, maka RS. Jiwa Pusat Medan menjadi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

Sejak Desember 2009 Gubernur Sumatera Utara melalui surat Keputusan Gubsu No.445/4496/K/Thn 2009 telah menetapkan RS. Jiwa Daerah Pronsi Sumatera Utara sebagai Penyelenggaraan Pola Keuangan BLUD.

3.1.1 Visi dan Misi Rumah sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara

Adapun Visi dari Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah menjadikan pelayanan jiwa dan fisik yang terbaik secara professional untuk kepuasaan masyarakat.

Sedangakan Misi dari Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah :

1. Melaksanakan pelayanan kesehatan jiwa dan fisik terpadu

2. Meningkatkan upaya pencegahan dan penanggulangan gangguan jiwa dan masalah psikososial di masyrakat.

3. Menyediakan dan mengengkan fasilitas pendidikan, pelatihan dalam bidang pelayanan kesehatan jiwa.

4. Meningkatkan upaya profresionalisme dan sumber daya manusia ( SDM ) melalui ilmu keterampilan dan etika profesi.

a. Motto Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara

HORAS

H : Harmonis O : Objektif

R : Rapi

A : Aman

Arti dalam motto ini adalah harmonisasi dalam melayani, objektif dalam mengobati, rapi dalam pelayanan yang memberikan keamanan dan kesigapan kepada pasien.

3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

Struktur organisasi RS. Jiwa Daerah Provsu sesuai dengan peraturan daerah Nomor : 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. RS. Jiwa Daerah Provsu dipimpin oleh seseorang Direktur, dibantu oleh 2 (dua) wakil Direktur dan terdiri dari 3 ( tiga ) bagian, dan 3 (tiga) bidang.

Struktur organisasi bagi perusahaan atau instansi adalah sangat penting sebagai alat untuk menyususn fungsi dan departemen – departemen serta posisi organisasi secara keseluruhan. Hal ini akan memudahkan pelaksana pekerjaan, dimana setiap individu dalam organisasi instansi atau perusahaaan akan mengetahui jelas batas-batas wewenangnya kepada siapa ia bertanggung jawab.

STRUKTUR ORGANISASI

RUMAH SAKIT JIWA DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

                    SEKSI LABORATORIUM, FARMASI, DAN GIZI

SEKSI IPRS, ELEKTROMEDIK, DAN IPAL SUBBAG PROGRAM SEKSI KEPERAWATAN RAWAT JALAN, IGD

SEKSI RAWAT INAP DAN REHABILITASI

SUBBIT RAWAT JALAN, UGD, REKAM

MEDIK SUBBAG PENGEMBANGAN SUBBAG PROGRAM SUBBAG PENERIMAAN DAN PENGELUARAN SUBBAG UMUM SUBBAG KEPEGAWAIA N SUBBAG ANGGARAN BAG USAHA BAG PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN BID KEPERAWATAN BID PENUNJANG MEDIK BID PELAYANAN MEDIK BAG KEUANGAN DIREKTUR WADIR PELAYANAN WADIR ADMINISTRASI

3.2.1 Letak Ruang Arsip

Ruangan arsip RSJD Provsu terletak di gedung induk depan lantai dasar di sebelah ruang pembayaran. Luas ruangan arsip lebih kurang 4 meter untu lebar dan 5 meter untuk panjang.

3.3 Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Pada RS. Jiwa Provsu rata-rata surat masuk lebih kurang 15 surat per hari, yaitu misalnya : Surat pemberitahuan pasien, surat pemberhentian, surat perjanjian, surat permohonan kerja, dan lain-lain.

Surat masuk di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara terdiri dari : 1. Penerimaan surat

Surat masuk diterima oleh bagian tata usaha yang terelbih dahulu diperhatikan :

a. Meneliti kebenaran surat b. Mensortir surat

c. Menerima surat yang di sampaikan oleh pengantar surat d. Membuka sampul surat dan mengeluarkan surat dari amplop. e. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan

f. Meneliti kelengkapan lampiran surat

g. Surat stempel untuk di bubuhi tanggal, nomor agenda dan disahkan oleh sekretaris dengan membubuhi paraf.

h. Mencatat surat masuk pada buku agenda, seperti di bawah ini :

 

Sumber : RSJD. Provsu

i. Memberikan surat kepada ketua

2. Pengarahan surat

Pengarahan surat adalah kegiatan untuk menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya oleh ketua Rumah sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

Ketua Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara menulis disposisi tindakan yang harus dilakukan terhadap surat yang bersangkutan dan terlebih dahulu di agendakan di tata usaha dan kemudian di disposisi setelah itu di distribusikan ke bidang masing-masing.

3. Penyimpanan

Penyimpanan arsip di RSJD. Provsu berlangsung pada masing-masing bidang dengan menagacu pada jadwal retensi dan penyusutan arsip , surat-surat di simpan oleh sekretaris pada lemari file file atau filing cabinet. Dan arsip yang di anggap penting dipilah dan di input kedalam computer.

Surat Keluar

Surat keluar dapat di bagi menjadi dua yaitu, surat keluar yang merupakan surat balasan dan surat perdana. Pengurusan surat keluar pada RSJD. Provsu :

1. Pemeriksaan konsep surat oleh ketua RSJD. Provsu dari segi kebenaran isi maupun bentunya.

2. Pembuatan konsep surat oleh bagian Tata Usaha.

3. Bagian Tata usaha mengetik konsep surat yang telah disetujui ketua. 4. Surat yang telah diterbitkan tersebut diserahkan beserta konsep yang telah

disetujui kepada ketua untuk di tanda tangani.

5. Surat yang telah ditanda tangani langsung di stempel dengan stempel RSJD. Provsu dan di agendakan serta didistribusi ke masing-masing lembarannya sesuai dengan maksud yaitu lembaran utama untuk tujuan surat, lembaran kedua atau tembusan pertama untuk arsip dan lembaran ketiga untuk seterusnya gunanya untuk dikirim sebgaia tembusan kepada pihak yang terkait.

6. Melipat surat dan di masukkan ke dalam amplop dan di bubuhkan perangko.

7. Pencatatan pada buku ekspedisi diberikan kepada petugas pengantar untuk dikirimkan.

Tabel 3.2

Format Buku Agenda Surat Keluar

Nomor Urut

Tanggal

diterima Tujuan

Nomor dan tanggal

Isi

Ringkasan Dari Catatan

Sumber : Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

3.3.1 Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara berlangsung pada masing-masing bidang dengan mengacu pada jadwal retensi dan penyusutan arsip. Manajemen arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih berjalan secara manual dan arsip yang di anggap penting dipilah dan di input kedalam computer. Dan penyimpanan arsipnya ada yang di simpan pada lemari file atau filling cabinet.

Penyimpanan arsip dengan map folder, arsip dibagi menurut subjek, selain penyusunan arsip harus sesuai dengan tanggal dan pada lemari file telah di tandai tahun yang berlaku seperti pada surat keluar di pecah menjadi dua yaitu file umum dan file tagihan. Dokumen atau arsip yang merupakan surat rahasia dan surat penting di simpan pada filling cabinet dan di input ke dalam computer. Perlindungan pada penyimpanan dengan menggunakan kapur barus dan penyemprotan serangga pada setiap laci filling cabinet dan lemari file untuk menghindari serangga, tikus, kecoa dan serangga lainnya.

Penyimpanan atau kegiatan menaruh dan menyusun arsip secara sistematis, dengan mempergunakan berbagai cara dan alat di tempat yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat jika dibutuhkan. Penyusunan arsip atau berkas secara sistematis berarti ketika melakukan penyimpanan arsip, pegawai menaruh arsip dengan mempergunakan prosedur, alat, memperhatikan

klasifikaasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian subjek dan tanggal arsip. Dan arsip yang di anggap penting di pilah dan di input kedalam komputer.

3.3.2 Kendala dalam Manajemen Kearsipan

Kendala yang dihadapi dalam manajemen kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah :

1. Kurangnya SDM yang belum memahami manajemen kearsipan

2. Belum terbentuknya panitia pemusnahan, sehingga berkas masih tersimpan di gudang dan semakin lama semakin menumpuk.

3.3.3 Pembahasan

Dari penjelasan serta uraian mengenai hasil penelitian objek kearsipan juga menyangkut terhadap judul yang diambil, penulis telah menguraikan sebelumnya tentang pentingnya penanganan kearsipan yang baik dalam surat masuk dan surat keluar pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

3.3.4 Penangan Surat Mauk dan Surat Keluar

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat – surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu oraganisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.

Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga di pusatkan di suatu bagian khusus yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Surat merupakan peranan yang sangat penting untuk menjadi sumber informasi yang dapat menghubungkan perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya untuk menjalin hubungan kerja sama yang baik.

Prosedur surat menyurat pada RSJD. Provsu mempergunakan agenda serta stempel agenda yang dibubuhkan pada surat tersebut. Sebagai sarana penemuan kembali dengan membandingkan teori yang telah diuraikan sebelumnya.

Prosedur surat masuk dan surat keluar lebih efektif dan efisien , jika pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali memudahkan untuk :

1. Fleksibel, tunjuk silang dapat diterapkan. Sehingga dapat mengetahui jalannya surat tanpa perlu kekhawatiran untuk melakukakn kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.

2. Sarana penemuan kembali indeks mudah diingat.

3. Persyaratan vertical file dapat terwujud dan dapat disesuaikan dengan calon pengguna.

4. Mudah penyusunan lebih lanjut.

3.3.5Tingkat Pemakaian Arsip

Tingkat pemakaian arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara cukup banyak. Setiap bulan arsip yang masuk ada 64 surat dan yang keluar ada 171 surat. Kalau pertahun arsip yang masuk ada 770 surat dan arsip yang keluar ada 2052 surat. Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan. Suatu arsip dikatakan baik apabila rresentase angka pemakaian arsip masih tinggi (minimum 15%), warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai), masih aktif membantu berjalannya organisasi. Di Rumah Sakit Jiwa Provsu pemakaian dan peminjaman arsip hanya di lingkungan itu saja tidak boleh di pinjam oleh orang lain selain pegawai Rumah Sakit Jiwa Provsu. Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.

3.3.6 Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Kegiatan penyimpanan berkas rekam medis pasien agar aman dan terjaga kerahasiaannya.

1. Untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis pasien yang disimpan dirak filling.

2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan. 3. Mudah pengembaliannya.

4. Melindungi data rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.

Kebijakan yang dilakukan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yaitu : 1. Penyimpanan berkas medis di RS. Jiwa Provsu adalah dengan system

SENTRALISASI yaitu penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu kesatuan ( folder ). Data rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder.

2. Berkas rekam media yang disimpan adalah berkas rekam medis yang telah lengkap.

3.3.7 Penjajaran Berkas Rekam Medis

Suatu proses didimpannya berkas rekam medis disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Penjajaran rekam medis mengikuti urutan nomor Straight Numerik Filling yaitu suatu system penyimpanan berkas rekam medis dengan mensejajarkan berkas berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. Kebijakan penjajaran berkas rekam medis yaitu semua berkas rekam medis yang telah selesai. Prosedurnya semua berkas rekam medis disusun secara sejajar dan berkas rekam medis disimpan sesuai dengan urutan No. Catatan Medis.

Adapun tujuan penjajaran berkas rekam medis yaitu :

1. Untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis pasien yang disimpan dirak filling.

2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan. 3. Mudah pengembaliannya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dari hasil analisis yang telah dibahas sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada RS. Jiwa Provsu dilakukan oleh Kepala Bidang tata usaha dengan memakai nomor agenda surat masuk dan di distribusikan ke bidang sesuai degan tujuan surat tersebut. 2. Pada Rumah Sakit Jiwa Provsu peralatan yang diperlukan dalam

penyimpanan arsip adalah straight numeric filling ( SNF ) , sedangkan arsip untuk pasien Rumah Sakit Jiwa Provsu di simpan di rekam media di dalam rak filling di susun sejajar berurutan sesuai dengan nomor urut catatan medis.

3. Sistem penyimpanan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara menggunakan system urutan nomor straight numeric filling, yang mana dalam penyimpanan dan berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun.

4. Arsip dirumah sakit jiwa setiap pertahun masuk ada 770 surat dan syang keluar ada 2052 surat.

5. Pada Rumah Sakit Jiwa Provsu peminjaman hanya disekitar kantor RSJ. Provsu saja, sehingga tidak memerlukan kartu peminjaman.

4.2 Saran

Dari hasil kesimpulan yang telat diuraikan diatas, maka saran-saran yang dapat diberikan adalah :

1. Mengadakan staf pustaka agar dapat melayani secara maksimal dan professional.

2. Untuk mempermudah dalam pencarian arip sebaiknya menggunakan kartu indeks yang dipergunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan apabila ada arsip yang diperlukan, maka kepala bidang tata usaha dapat melihat terlebih dahulu pada kartu indeks, sehingga dengan mudah

mengetahui letak arsip yang di perlukan, sehingga dapat melayani secara maksimal.

3. Sebaiknya penanganan surat masuk dan surat keluar mempergunakan kartu kendali sehingga dapat diketahui surat yang di agendaakan dan member kemudahan bagi kepala bidang tata usaha untuk mengetahui jalannya surat tanpa harus membuang waktu untuk pencarian arsip.

4. Arsip yang ada sebaiknya di tata dengan rapi sesuai pada tempatnya, selain itu ruangan arsip perlu dibersihkan secara rutin agar tidak terjadi kerusakan arsip.

5. Untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan perlu adanya penambahan alat-alat kearsipan dan perluasan ruang penyimpanan arsip.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip

Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain Arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya. Istilah arsip diatas berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi menjadi ‘Arsip’. Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘Pertinggal’.

Pengertian arsip kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat diberikan pengertian naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena kepentingan informasi yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut The Liang Gie ( 2007 : 118 ) Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip dibedakan menjadi dua :

a. Arsip Dinamis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :

1) Arsip aktif, yaitu yang masih dipergunakan secara terus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor.

2) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi.

Contoh : Record ( permanent file )

Gambar 2.1 Pembagian Arsip

b. Arsip Statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi Negara dan ini

ARSIP

DINAMIS

AKTIF

IN

 

AKTIF

STATIS

merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.1.1 Wujud Arsip

Wujud arsip dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Dokumen adalah semua benda yang dapat member informasi, sehingga benda tersebut disebut sebagai sumber informasi.

b. Warkat adalah setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai pengingat.

2.2 Pengertian Kearsipan

Ig Wursanto dalam bukunya “ Kearsipan “ (1998 : 2) mengatakan bahwa kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen – dokumen inilah yang di sebut kearsipan.

Dengan demikian kearsipan merupakan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.

2.2.1 Peranan Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Pada pasal 3 Undang – undang No. 7 tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selain itu kearsiapan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.

Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 19 ) peranan arsip adalah sebagai berikut : 1. Alat utama ingatan organisasi.

2. Bahan atau alat pembuktian ( bukti otentik ).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Mengingat pengertian dan peranan kearsiapan seperti dikemukakan di atas maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintah dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.

2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip 1. Sentralisasi

Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerjatersendiri ,yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri. Perlu kita ketahui asas ini mempungai beberapa keuntungan ayau kelebihan dalam penggunaannya antala lain yaitu :

1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip

2. Pengembaangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan kearsipan 3. Penyelengarakan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab

terpusat

4. Menghilangkan kekembaran salinan

6. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.

Adapun kelemahan pula yakni :

1. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing.

2. Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh. 3. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.

2. Desentralisasi

Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri.

Adapun keuntungannya :

1. Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan

2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian 3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing. Adapun kelemahannya :

1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan 2. Pemborosan biaya dan perlengkapan

3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut

4. Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip sendiri sendiri.

3. Gabungan / Kombinasi

Gabungan atau kombinasi ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral bertanggung jawab atas arsip inakfti seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor sedang unit pengolah bertanggung jawab atyas arsip aktif dari masing-masing unit kerja.

2.3 Pengertian Manajemen Arsip

Manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi.

Menurut Amsyah ( 2003 : 9 ) pengertian manajemen adalah para pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.

Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut diatas, tetapi bisa juga mempunyai pengertian yang lebih. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 1989 : 553 ), istilah manajemen mempunyai beberapa pengertian yaitu :

- Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi

- Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dua pengertian diatas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi : memisah-misahkan ( segregating), meneliti ( examinating ), memadukan ( assembling ), mengklasifikasi ( classification ), mengindeks ( indexing ), mempersiapkan tunjuk silang ( cross reference ), menyusun dan memfile.

Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu di kelola dengan baik.

Menurut Suraja ( 2006 : 62 ) pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsure yang di gunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.

Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan.

2.4 Daur Hidup Kearsipan

Disamping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap proses kehidupan arsip.

Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipan merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan warkat menurut system tertentu agar suatu saat di butuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus di musnahkan.

2.5 Tahap Terciptanya Arsip

Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk selanjutnya di letakkan dalam bentuk isi naskah atau surat , yang selanjutnya disusun menajdi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat menyurat.

Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih.

Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah di jelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi

permasalahan, menguasai bahan tertulis, dan memiliki pengetahuan surat-menyurat.

Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi :

a. Menurut wujudnya, yaitu : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar.

b. Menurut tujuannya, yaitu : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain.

c. Menurut sifat isi dan alasannya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya mengenai masalah sosial.

d. Menurut jumlah penerima, yaitu : surat biasa yang untuk orang ( pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat pengumuman untuk sekolompok masyarakat.

e. Menurut keamanan isinya, yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa.

f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu : surat masuk keluar. g. Menurut jangkauannya, yaitu : surat intern dan surat ekstern.

Seperti di jelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis menurut Sedarmayati ( 2001 : 165 ), yaitu menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut dan kata yang di pergunakan yaitu sederhana, umum, bukan bahasa daerah atau bahasa asing.

Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat.

2.6 Pengendalian Arsip

Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemprosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua system, system kartu kendali dan sistem buku agenda.

A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan.

Tabel 2.1 Kartu Kendali

Indeks – Subyek Kode Tanggal No. Urut M/K

Perihal: Isi Ringkas: Lampiran:

Dari Kepada Tanggal, No. Surat

Pengolahan Paraf Catatan:

Sumber : Sedarmayanti (2001:219)

Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.

a. Penerimaan

Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekretaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan :

2. Meneliti ketetapan alam.

3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah tertulis ( buku, laporan, neraca ), dan dokumen perkantoran lainnya. 4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda

bahwa warkat telah di terima. b. Penyortiran

Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk : 1. Menggolong-golongkan warkat kedalam warkat pribadi dan dinas 2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai

lainnya.

3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan rahasia.

4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.

c. Pencatatan

Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk member keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretaris induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukakn dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam system pencatatan surat terdiri dari:

 Kartu surat rutin penting

 Kartu pengantar untuk surat rutin biasa  Kartu pengantar untuk surat rahasia d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak

Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi ( routing slip ) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimipinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi di berikan kepada

bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat.

e. Penyimpanan berkas atau arsip surat

Berkas atau arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor tersebut.

Dalam menata file arsip dinamis harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan 2. Mengindeks

3. Member kode-kode dan sortir 4. Menyimpan kepada folder tertentu 5. Menata arsip

Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut :

1. File atau Dep/simpan. Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan. 2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting untuk

dijadikan masalah atau subyek penyimpanan.

3. Member tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah. Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat teradi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penanda tanganan, pengiriman dan penyimpanan.

1. Mempersiapkan konsep surat keluar

Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan. Instruksi pembuatan konsep jawaban atau surat diberikan dengan menulis konsep dengan tangan.

Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk format tertentu.

2. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak

Penandatangan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan yang berhak adalah sebagai berikut :

a. Memasukkan konsep jadi surat keluar kedalam satu map bertuliskan untuk di tandatangani

b. Tidak memaksakan pimpinan untuk segala menandatangani surat keluar c. Memasukkan untuk perhatian pimpinan

d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar 3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar

Konsep surat keluar yang sudah di tandatangani dan menjadi surat dinas resmi lengkap dengan amplop dan lampirannyam, kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan.

Seperti yang dipergunakan dalam pencatat surat masuk, maka surat keluar pun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya.

4. Pengiriman surat keluar

Pengirirman surat keluar dilaksanakan oleh petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan cara baru, menggunakan lembar pengantar.

Dalam buku ekspedisi dicatat tentang : nomor urut, jenis warkat ( bentuk, nomor, tanggal, dikirim kepada, lampiran ) dan tanda bahwa surat diterima oleh pejabat atau bagian yang dituju. Kartu pengiriman diatas bersifat gabungan, sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kart pengiriman.

Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai berikut :

a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat. b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko

sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu. c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map

khusus bertuliskan khusus pimpinan.

d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.

B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern.

2.7 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi :

1. Nilai guna primer, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hokum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi. 2. Nilai guna sekunder

3. Nilai guna informasional 4. Nilai guna kebuktian

Jadi dengan demikian , yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip menurut Sedarmayati ( 2003 : 104 ) adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.

2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip

Berdasarkan surat edaranKepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk menentukan nilai guna arsip, maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk

memisahkan arsip-arsip kedalam dua kategori, yaitu : arsip yang benilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau kemudian hari.

Keberhasilan penilain tersebut tergantung kepada :

a. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaanya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional.

b. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekam dan arsip-arsipnya.

2.7.2. Angka Pemakaian Arsip

Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting unutuk menentukan jadwal penyimpanan arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip. Sebab nilai guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsinya.

Bernilai tidaknya arsip disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian yaitu angka presentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.

Rumus :

Jumlah permintaan Arsip

Angka pemakaian = ---X 100 %

Jumlah seluruh arsip

Atau :

∑Pemakai

= --- X 100 % = < 5 %

∑ Arsip

Contoh :

1. Di dalam lemari arsip terdapat 2000 surat, dalam jangka waktu tertentu diminta kembali 200 surat, maka angka pemakainnya :

200

______ x 100% = 20 % 2000

Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan. Sebab hal tersebut berarti makin banyak arsip yang digunakan secara langsung untuk pelaksanaan tugas sehari-hari.

2.8 Penyimpanan Arsip

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara teratur belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan system penataan dan penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Maka dari itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan system penataan dan penyimpanan.

Arsip yang sudah menurun nilai gunanya di daftar . kemudian di pindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing, dengan memperhatikan perlindungan , pemeliharaan, dan pencegahan kerusakan arsip pada penyimpanan arsip.

A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan

Kembali Arsip

Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja bahkan , untuk penyesuaian berikutnya. Jika diperlukan dapat menggabungkan antara system yang satu dengan system yang lainnya.

Beberapa factor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :

a. Dalam menciptakan suatu system penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan beberapa factor penunjang antara lain :

1. Kesederhanaan

System penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti orang lain

2. Menjamin keamanan

Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian, dan harus aman dari bahaya air, api, gangguan binatang, udara yang lembab, sehingga penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

3. Penempatan arsip

Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit yang memerlukan arsip tersebut tanpamembuang banyak waktu dan tenaga.

4. Ketepatan penyimpanan arsip

Berdasarkan system yang digunakan harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

5. Memenuhi persyaratan ekonomis

Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.

6. Petugas arsip

Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan. 7. System yang digunakan harus flekisbel

Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja.

b. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan, memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku.

c. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan jika perlu

d. Untuk arsip perlu menyelenggarakan pengadaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.

e. Mencatat dan menyimpan pidato peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

2.9 Penataan Arsip

Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaanya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu.

Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara menyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, dan sebagainya).

Dalam contoh berikut ini dikemukakan penataan arsip mulai dari surat masuk sampai ditetapkan untuk disimpan sebagai arsip. Demikian pula, surat keluar mulai dari mengeluarkan arsip aktif, pemberian disposisi sampai surat dikirm keluar dan pertinggalnya (arsip) disimpan di unit arsip. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini.

Tabel 2.2

BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN LEMBAR PENGANTAR (Surat masuk biasa atau rutin)

Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip

Tatausaha Pengolah

Pimpinan Pengolah

Pelaksana Pengolah

Surat masuk 1 2

Disposisi lembar pengantar

Keterangan :

Surat masuk yang bersifat rutin diproses dengan langkah-langkah seperti berikut ini :

1. Surat datang diterima oleh bagian penerima. Dibagian ini surat disortir dan dikelompokkan sesuai dengan jenis dan kepentingan untuk diteruskan ke bagian yang mengurusi masing-masing jenis (surat, surat kabar, majalah, surat pribadi, dan sebagainya). Untuk surat organisasi (surat dinas) diteruskan ke bagian pencatat (agendaris).

2. Bagian pencatat setelah mencatat di buku agenda (kalau masih menggunakan agenda) atau mencatat di lembar pengantar (gambar 1), atau mencatat di Kartu kendali (gambar 2). Pencatatan dengan menggunakan lembar pengantar atau kartu kendali apabila penataan arsipnya menggunakan pola baru 21ystem kearsipan. Lembar pengantar dibuat oleh bagain pencatat rangkap dua (2) dan apabila menggunakan Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3).

lembar pengantar atau kartu kendali. Selanjutnya meneruskan ke bagian pengolah untuk penyelesaian, yaitu dengan memberikan disposisi. Lembar asli setelah diparaf oleh petugas bagian pengolah disimpan di bagian pengarah, sedangkan duplikatnya disimpan di bagian pengolah.

4. Bagian pengolah, yaitu tata usaha pengolah meneruskan surat ke pimpinan pengolah dan lembar duplikat pengantar sebagai bukti bahwa surat sudah diteruskan ke pimpinan.

5. Pimpinan pengolah melalui pelaksana pengolah dapat memberikan disposisi untuk diproses atau disimpan karena tidak memerlukan tindakan selanjutnya. Dapat pula arsip itu dimusnahkan kalau memang tidak diperlukan lagi (sudah tidak memiliki nilai guna).

Tabel 2.3

BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI ( Surat Masuk Penting )

Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip

Tatausaha Pengolah

Pimpinan Pengolah

Pelaksana Pengolah

Kartu Kendali Surat Disposisi

1 3

2 3

Keterangan :

1. Semua surat masuk diterima di bagian penerima, selanjutnya disortir, dikelompokkan dan didistribusikan kepada yang bersangkutan. Untuk surat-surat organisasi (surat dinas) diserahkan ke bagian pencatat untuk diagendakan. Petugas

yang melaksanakan pencatatan surat masuk disebut “Agendaris”.

2. Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan menggunakan kartu kendali, karena penataan surat tidak menggunakan buku agenda. Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3) dan diteruskan ke bagian pengarah. Bagian ini didistribusikan surat-surat ke unit yang dituju.

3. Surat dengan kartu kendali diserahkan ke bagian pengolah (Tata Usaha Pengolah). Kartu kendali asli (warna putih) setelah diparaf bagian pengolah dikirim ke bagian pengarah sebagai tanda penyerahan arsip. Pengolah meneruskan ke pimpinan pengolah untuk diproses lebih lanjut (didisposisi). Lembar duplikat kartu kendali disimpan oleh Tata Usaha Pengolah.

4. Pimpinan pengolah memberikan disposisi (=catatan atau petunjuk penyelesaian selanjutnya). Dengan disposisi, bagian pelaksana dapat meneruskan untuk disimpan ke penata arsip melalui tatausaha pengolah apabila surat tidak memerlukan tindakan selanjutnya.

5. Pimpinan pengolah dapat memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti dan setelah selesai baru dikirim ke bagian penata arsip melalui tatausaha pengolah. Selanjutnya bagian pengolah mengirim surat yang sudah diproses ke penata arsip dengan disertai triplikat (lembar ketiga) kartu kendali. Kartu kendali biasanya menggunakan tiga macam warna untuk memudahkan tangung jawab tiap bagian. Warna putih (asli) akan disimpan di bagian pencatat (disimpan di kardeks), warna jambon (duplikat) disimpan di bagian pengolah dan warna hijau muda atau biru muda (triplikat) disimpan di bagian penata arsip.

Tabel 2.4

BAGAN PENATAAN SURAT KELUAR DENGAN KARTU KENDALI

Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip

Tatausaha Pengolah

Pimpinan Pengolah

Pelaksana Pengolah

Dikirim

1 2 3 kartu

kendali

Keterangan :

Surat-surat keluar tidak jauh berbeda dengan surat masuk, diproses dengan langkah-langkah seperti berikut ini.

1. Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya menyerahkan ke pelaksana untuk dikirim ke tatausaha pelaksana. Kalau surat keluar didasarkan atas arsip sebelumnya, maka pimpinan pengolah membuat disposisi dan diserahkan ke pelaksana pengolah.

2. Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi dari pimpinan pelaksana dan diteruskan ke tatausaha.

3. Tatausaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi, selanjutnya, diserahkan ke pimpinan.

4. Surat yang sudah siap (sudah ditandatangani) melalui tatausaha pengolah diserahkan ke bagian pencatat untuk diproses selanjutnya.

5. Bagian pencatat menerima surat dari tatausaha pengolah yang rangkapnya sesuai kebutuhan (dapat 2 atau tiga bahkan dapat lebih) mencatat dengan menggunakan kartu kendali (rangkap 3) atau dengan lembar pengantar (rangkap 2).

6. Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk disampaikan ke alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau triplikat untuk dilaporkan kepada unit lain, maka duplikat atau triplikat itu diteruskan ke bagian pengirim bersama surat aslinya untuk disampaikan. Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip melalui tatausaha pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat disampaikan ke penata arsip, dan triplikat ditinggal di bagian tatausaha sebagai bukti pengolahan surat yang bersangkutan sudah diselesaikan.

Pengurusan surat masuk maupun keluar memerlukan suatu prosedur yang jelas, danharus ditaati sehingga tidak terjadi kemacetan atau kesimpangsiuran. Surat-surat masuk setelah selesai diproses disimpan di bagian penata arsip. Jangka waktu pengiriman ke bagian penata arsip sangat tergantung keperluan di bagian pengolah. Untuk surat keluar yang aslinya sudah dikirim, pertinggalnya (lembar arsip) dikirim ke bagian penata arsip. Tidak semua arsip yang selesai diproses langsung dikirim ke bagian penata arsip. Bagian pengolah dapat menahan arsip sampai arsip ini dianggap tidak diperlukan lagi sebagai bahan informasi.

Semua arsip aktif (dinamis aktif) tertutup untuk umum, artinya tidak diperkenankan orang untuk melihat atau membaca isi arsip selain petugas. Arsip yang menurut jangka waktu tertentu sudah tidak aktif lagi segera dikirim ke unit kearsipan. Arsip yang sudah tidak aktif (dinamis inaktif) segera diseleksi untuk disusut dan arsip yang bemilai guna sangat penting (vital) harus segera dikirim ke “ANRI”. Arsip statis ini terbuka untuk umum, artinya orang dapat melihat, membaca, dan mempelajari untuk keperluan pengetahuan, sejarah, dan atau untuk keperluan lain. Penyimpanan arsip di bagian pengolah maupun di bagian penata arsip bersifat sementara, karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dapat disajikan dengan cepat.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, kegitan-kegiatan yang telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga dijadikan salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi.

Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu sistem tertentu yang telah ditentukan. Seiring dengan berjalannya waktu dan juga banyaknya kegiatan yang telah dilakukan pada suatu organisasi, maka makin banyak pula arsip yang tercipta. Hal ini tidak bisa didiamkan begitu saja karena disamping menyita tempat, tenaga dan waktu, informasi yang bersifat penting pun dapat hilang. Menyadari akan permasalahan ini tidak mengubah pandangan sebagian organisasi untuk membenahi sistem kearsipan mereka sehingga kegiatan pengelolaan arsip diabaikan saja dan menganggap bahwa arsip tidak perlu penanganan khusus dan cukup disimpan pada media tertentu saja tanpa memperdulikan akibatnya nanti. Kearsipan memegang peranan penting dalam jalannya sebuah organisasi.

Mengingat pentingnya sebuah arsip, diperlukan suatu peraturan perundang-undangan agar kegiatan pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik. Pada suatu organisasi, bidang kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan. Administrasi pada kearsipan meliputi kegiatan dalam suatu pengurusan, baik mengenai pengumpulan, pengelompokan, penyimpanan atau penemuan kembali, penyusutan atau pemusnahan arsip.

Manajemen arsip berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi terciptanya, pengendalian, dan penyimpanan pada arsip, sehingga banyak pekerjaan yang lain tertangani dan dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya.

Arsip memerlukan suatu tipe manajemen yang spesifik. Hal itu tidak cukup untuk mengelola arsip sebagaimana bentuk informasi lainnya, karena arsip tersebut suatu kategori informasi yang berbeda dan harus diperlakukan sesuai dengan karakternya. Demikian pula manjemen kearsipan tidak dipandang sebagai suatu hal yang berdiri sendiri, tetapi harus dipandang sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen sistem informasi secara keseluruhan.

Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Salah satu jenis arsip yang dikelola adalah berkas

pasien rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap milik seorang pasien. Berkas pasien ini belum seleruhnya dilakukan secara baik. Manajemen arsipnya masih berjalan secara manual dan masih kurang SDM yang belum memahami manajemen kearsipan.

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “MANAJEMEN KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI SUMATERA UTARA”. Sistem manajemen kearsipan amat penting bagi penunjang kelangsungan Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

I.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :

- Untuk mengetahui bagaimana penerapan manajemen kearsipan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

- Untuk mengetahui apakah manajemen arsip berfungsi secara baik atau tidak.

I.3 Ruang Lingkup

Dalam penulisan kertas karya ini terlebih dahulu diadakan penelitian pada manajemen kearsipan yang dipergunakan oleh RS Jiwa Provsu untuk mengetahui permasalahan yang ada. Sehubungan dengan keinginan penulis membahas topic Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Dan penulis membatasi ruang lingkup penulisan yakni, arsip aktif dan arsip in aktif khususnya terhadap terciptanya arsip, pengendalian dan penyimpanan arsip tersebut.

I.4 Metode Penulisan Data

Untuk memperoleh dan mengumpulkan data dalam penulisan kertas karya ini penulis mengadakan metode sebagai berikut :

1. Studi Kepustakaan ( Library Research )

sebelum penulis melakukan penelitian di lapangan terlebih dahulu penulis membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang relevan dengan masalah yang akan dibahas, baik yang ada di perpustakaan maupun yang ada pada penulis sendiri.

2. Studi Lapangan ( Field Research )

dalam usaha untuk memperoleh data dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengadakan peninjauan dan pengamatan langsung pada bagian manajemen kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. 3. Wawancara (Interview)

Wawancara dengan menanyakan secara langsung kepada pimpinan dan sekretaris bagaimana sistem kearsipan yang digunakan Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara beserta hal-hal yang perlu penulis ketahui.

MANAJEMEN KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI SUMATERA UTARA

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)

Disusun Oleh:

ADITYA HARYO PAMBUDI 112201040

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “ Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah. Penulis ucapkan kepada Ayahanda H.Supriadi S.Kep, NS dan Ibunda tersayang Hj. Mariani S.Kep, NS yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr.Drs Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk member arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

3. Bapak Ishak S.S, M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah menyediakan waktunya untuk memeriksa kertas ini.

4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku dosen wali yang telah memberikan banyak arahan dan bimbingan selama ini penulis mengikuti

5. Seluruh Staf pengajar program sudi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

6. Untuk admin D-III perpustakaan terima kasih waktu dan tenaga hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.

7. Bapak Riski romadona S.Km selaku Kepala Rekam Medik Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara dan staff terkait lainnya yang bersedia memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis.

8. Untuk seluruh keluarga besar, Dimas Adi Wiyanto, Drh. Ratih Dwi Astuti, Muhammad Rizki Sumantri, Dinda Aulia Putri, Muhammad Panji Prayoga yang mendukung penulis dari mulai kuliah hingga selesai.

9. Kepada Nur Afni yang setia menemani penulis dan memberikan semangat yang tiada habisnya serta mau menghabiskan banyak waktu dalam penyelesaian kertas karya ini.

10. Untuk sahabat-sahabat terbaik : Eko Andi Syahputra, Arif Hidayat, Dimas Kedeng putra, Zulham, Marhamah, Alkisah, Rayhan Tina Sari, Liper Sitanggang, Rizki Andani Lubis, terima kasih untuk hari-hari indah bersama kalian, susah dan senang kalian selalu hadir memberikan motivasi kepada penulis dan semoga kita akan terus menjalin persahabatan ini selamanya.

11. Seluruh teman-teman Stambuk 2011 yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu, terima kasih atas kebersamaan dan hari-hari yang indah bersama kalian selama perkuliahan

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR …………………i

DAFTAR ISI……..……….. iv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penulis………..……….. 1

1.2 Tujuan Penulisan……….. 2

1.3 Ruang Lingkup ………..………. 3

1.4 Metode Pengumpulan Data………. 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip ………..………. 4

2.1.1 Wujud Arsip ………..………...….. 6

2.2 Pengertian Kearsipan ………..…….. 6

2.2.1 Peranan Kearsipan ………... 6

2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip ……….………..7

2.3 Pengertian Manajemen Arsip ……….…... 9

2.4 Daur Hidup Kearsipan ………..……….... 10

2.5 Tahap Terciptanya Arsip ………...…. 11

2.6 Pengendalian Arsip ……….………. 12

2.7 Nilai Guna Arsip ……….……… 16

2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip ………...…………. 16

2.7.2 Angka Pemakaian Arsip ………..… 17

2.8 Penyimpanan Arsip ………...…….... 18

BAB III MANAJEMEN KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ……….. 26

3.1.1 Visi dan Misi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ………...27

3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ………. 28

3.2.1 Letak Ruang Arsip ………... 28

3.3 Prosedur Surat Masuk Dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda …………29

3.3.1 Penyimpanan Arsip ………..… 31

3.3.2 Kendala Dalam Manajemen Kearsipan ………..…… 32

3.3.3 Pembahasan ………. …. 32

3.3.4 Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar ……….... … 33

3.3.5 Tingkat Pemakaian Arsip……….. 33

3.3.6 Penyimpanan Berkas Rekam Medis ……….……... 34

3.3.7 Penjajaran Berkas Rekam Medis ………... 34

BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ………36

4.2 Saran ………..36

DAFTAR PUSTAKA ……….….38 LAMPIRAN………

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 : Kartu Kendali ………..…………...12

Tabel 2.2 : Bagan Penataan Surat Masuk ……….….21

Tabel 2.3 : Bagan Penataan Surat Masuk kartu Kendali………... 22

Tabel 2.4 : Bagan Penataan Surat Keluar ……….…….23

Tabel 3.1 : Format Buku Agenda Surat Masuk ……….…...….29

DAFTAR GAMBAR

Pemabagian Arsip………5 Bagan Struktur Organisasi RS. Jiwa Provinsi Sumatera Utara ……….28

PERSEMBAHAN

Ya  Allah ampunilah dosaku, dan dosa kedua orang tua ku (Q.S. Nuh 28) Serta Kasihanilah mereka berdua seperti mereka mengasihaniku sewaktu kecil 

(Q.S. Al‐Isro’24) 

Bapak dan Ibu

Saya bahagia memiliki kalian di kehidupan yang sangat indah ini Tapi saya sadar, saya belum mampu membuat kalian tersenyum bangga Tapi ada hal yang harus saya sampaikan meski hanya lewat kata

Terima kasih yang sebesar-besarnya dari saya Untuk detik yang tak terbalas

Untuk keringat yang tak kenal lelah dan waktu Untuk jerih payah yang tak terbayar

Dan untuk bekal hidup ku dimasa depan Ridhoi saya dengan doa kalian bapak dan ibu

Suatu saat saya akan mengukir senyummanis di wajah kalian Melalui sebuah prestasi murni dan kesuksesan

Terima kasih untuk ilmu yang kalian beri bapak dan ibu

Ilmu agama dan ilmu pendidikan yang layak yang akan menuntunku untuk menjadi manusia yang berakhlak dan berguna

Segala jasa kalian tak akan tergantikan bapak dan ibu

Terima kasih untuk segalanya

Semoga Allah member kebahagiaan dan keberkahan untuk bapak dan ibu Salam sayang dari saya yang sedalam-dalamnya untuk bapak dan ibu

Teristimewa untuk bapak saya H.Supriadi S.Kep,Ns dan ibu saya Hj. Mariani S.Kep,Ns terima kasih yang sedalam-dalamnya atas doa dan dukungan kalian untuk penulis.

Untuk saudara-saudara tersayang Dimas Adi Wiyanto, Drh. Ratih Dwi Astuti, Muhammad Rizki Sumantri, Dinda Aulia Putri, Muhammad Panji Prayoga terima kasih untuk segala motivasi yang telah diberi hingga terselesaikan kertas karya ini.

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR …………………i

DAFTAR ISI……..……….. iv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penulis………..……….. 1

1.2 Tujuan Penulisan……….. 2

1.3 Ruang Lingkup ………..………. 3

1.4 Metode Pengumpulan Data………. 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip ………..………. 4

2.1.1 Wujud Arsip ………..………...….. 6

2.2 Pengertian Kearsipan ………..…….. 6

2.2.1 Peranan Kearsipan ………... 6

2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip ……….………..7

2.3 Pengertian Manajemen Arsip ……….…... 9

2.4 Daur Hidup Kearsipan ………..……….... 10

2.5 Tahap Terciptanya Arsip ………...…. 11

2.6 Pengendalian Arsip ……….………. 12

2.7 Nilai Guna Arsip ……….……… 16

2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip ………...…………. 16

2.7.2 Angka Pemakaian Arsip ………..… 17

2.8 Penyimpanan Arsip ………...…….... 18

BAB III MANAJEMEN KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ……….. 26

3.1.1 Visi dan Misi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ………...27

3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ………. 28

3.2.1 Letak Ruang Arsip ………... 28

3.3 Prosedur Surat Masuk Dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda …………29

3.3.1 Penyimpanan Arsip ………..… 31

3.3.2 Kendala Dalam Manajemen Kearsipan ………..…… 32

3.3.3 Pembahasan ………. …. 32

3.3.4 Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar ……….... … 33

3.3.5 Tingkat Pemakaian Arsip……….. 33

3.3.6 Penyimpanan Berkas Rekam Medis ……….……... 34

3.3.7 Penjajaran Berkas Rekam Medis ………... 34

BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ………36

4.2 Saran ………..36

DAFTAR PUSTAKA ……….….38

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 : Kartu Kendali ………..…………...12

Tabel 2.2 : Bagan Penataan Surat Masuk ……….….21

Tabel 2.3 : Bagan Penataan Surat Masuk kartu Kendali………... 22

Tabel 2.4 : Bagan Penataan Surat Keluar ……….…….23

Tabel 3.1 : Format Buku Agenda Surat Masuk ……….…...….29

DAFTAR GAMBAR

Pemabagian Arsip………5 Bagan Struktur Organisasi RS. Jiwa Provinsi Sumatera Utara ……….28

PERSEMBAHAN

Ya  Allah ampunilah dosaku, dan dosa kedua orang tua ku (Q.S. Nuh 28)

Serta Kasihanilah mereka berdua seperti mereka mengasihaniku sewaktu kecil 

(Q.S. Al‐Isro’24) 

Bapak dan Ibu

Saya bahagia memiliki kalian di kehidupan yang sangat indah ini Tapi saya sadar, saya belum mampu membuat kalian tersenyum bangga Tapi ada hal yang harus saya sampaikan meski hanya lewat kata

Terima kasih yang sebesar-besarnya dari saya Untuk detik yang tak terbalas

Untuk keringat yang tak kenal lelah dan waktu Untuk jerih payah yang tak terbayar

Dan untuk bekal hidup ku dimasa depan Ridhoi saya dengan doa kalian bapak dan ibu

Suatu saat saya akan mengukir senyummanis di wajah kalian Melalui sebuah prestasi murni dan kesuksesan

Terima kasih untuk ilmu yang kalian beri bapak dan ibu

Ilmu agama dan ilmu pendidikan yang layak yang akan menuntunku untuk menjadi manusia yang berakhlak dan berguna

Segala jasa kalian tak akan tergantikan bapak dan ibu

Terima kasih untuk segalanya

Semoga Allah member kebahagiaan dan keberkahan untuk bapak dan ibu Salam sayang dari saya yang sedalam-dalamnya untuk bapak dan ibu

Teristimewa untuk bapak saya H.Supriadi S.Kep,Ns dan ibu saya Hj. Mariani S.Kep,Ns terima kasih yang sedalam-dalamnya atas doa dan dukungan kalian untuk penulis.

Untuk saudara-saudara tersayang Dimas Adi Wiyanto, Drh. Ratih Dwi Astuti, Muhammad Rizki Sumantri, Dinda Aulia Putri, Muhammad Panji Prayoga terima kasih untuk segala motivasi yang telah diberi hingga terselesaikan kertas karya ini.