Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

MANAJEMEN KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI
SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk
memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)

Disusun Oleh:
ADITYA HARYO PAMBUDI
112201040

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2014

1 
 
Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat
dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang
berjudul “ Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera
Utara”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program
Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah.
Penulis ucapkan kepada Ayahanda H.Supriadi S.Kep, NS dan Ibunda tersayang
Hj. Mariani S.Kep, NS yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis
mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan
perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang
diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi
kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga
telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan
bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr.Drs Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan
selaku dosen pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu dan
tenaga untuk member arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini
selesai.
3. Bapak Ishak S.S, M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah menyediakan
waktunya untuk memeriksa kertas ini.
4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku dosen wali yang telah
memberikan banyak arahan dan bimbingan selama ini penulis mengikuti
kegiatan akademik.

i 
 
Universitas Sumatera Utara

5. Seluruh Staf pengajar program sudi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan
mendidik penulis selama perkuliahan.
6. Untuk admin D-III perpustakaan terima kasih waktu dan tenaga hingga
tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.

7. Bapak Riski romadona S.Km selaku Kepala Rekam Medik Rumah Sakit
Jiwa Provinsi Sumatera Utara dan staff terkait lainnya yang bersedia
memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis.
8. Untuk seluruh keluarga besar, Dimas Adi Wiyanto, Drh. Ratih Dwi Astuti,
Muhammad Rizki Sumantri, Dinda Aulia Putri, Muhammad Panji Prayoga
yang mendukung penulis dari mulai kuliah hingga selesai.
9. Kepada Nur Afni yang setia menemani penulis dan memberikan semangat
yang tiada habisnya serta mau menghabiskan banyak waktu dalam
penyelesaian kertas karya ini.
10. Untuk sahabat-sahabat terbaik : Eko Andi Syahputra, Arif Hidayat, Dimas
Kedeng putra, Zulham, Marhamah, Alkisah, Rayhan Tina Sari, Liper
Sitanggang, Rizki Andani Lubis, terima kasih untuk hari-hari indah
bersama kalian, susah dan senang kalian selalu hadir memberikan motivasi
kepada penulis dan semoga kita akan terus menjalin persahabatan ini
selamanya.
11. Seluruh teman-teman Stambuk 2011 yang tidak bisa disebutkan namanya
satu persatu, terima kasih atas kebersamaan dan hari-hari yang indah
bersama kalian selama perkuliahan

ii 

 
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR

…………………………………………i

DAFTAR ISI……..………………………………………………….. iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulis…………………………..…………………….. 1
1.2 Tujuan Penulisan…………………………………………………….. 2
1.3 Ruang Lingkup ………………………..……………………………. 3
1.4 Metode Pengumpulan Data…………………………………………. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip ………………………..……………………………. 4
2.1.1 Wujud Arsip ……………………………..………………...….. 6
2.2 Pengertian Kearsipan …………………………………………..…….. 6
2.2.1 Peranan Kearsipan ……………………………………………... 6

2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip …………………….……………..7
2.3 Pengertian Manajemen Arsip ……………………………….…...

9

2.4 Daur Hidup Kearsipan ……………………..………………….... 10
2.5 Tahap Terciptanya Arsip ……………………………….........…. 11
2.6 Pengendalian Arsip ………………………….………………….

12

2.7 Nilai Guna Arsip …………….…………………………………… 16
2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip …………………...…………. 16
2.7.2 Angka Pemakaian Arsip ………………………………..… 17
2.8 Penyimpanan Arsip ……………………………………...…….... 18
2.9 Penataan Arsip ………………………..…………………………

20

iii 

 
Universitas Sumatera Utara

BAB III MANAJEMEN KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA
DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ……….. 26
3.1.1 Visi dan Misi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ………...27
3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ………. 28
3.2.1 Letak Ruang Arsip ……………………………………………....... 28
3.3 Prosedur Surat Masuk Dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda …………29
3.3.1 Penyimpanan Arsip ……………………………………………..… 31
3.3.2 Kendala Dalam Manajemen Kearsipan …………………..…… 32
3.3.3 Pembahasan …………………………………………………. …. 32
3.3.4 Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar ……………….... … 33
3.3.5 Tingkat Pemakaian Arsip………………………………………..

33

3.3.6 Penyimpanan Berkas Rekam Medis …………………….……...

34

3.3.7 Penjajaran Berkas Rekam Medis ………………………….........

34

BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan …………………………………………………………………36
4.2 Saran ………………………………………………………………………..36
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………….….38
LAMPIRAN……………………………………………………………………

iv 
 
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1

: Kartu Kendali …………………………..…………................12

Tabel 2.2

: Bagan Penataan Surat Masuk ……………………………….….21

Tabel 2.3

: Bagan Penataan Surat Masuk kartu Kendali…………………... 22

Tabel 2.4

: Bagan Penataan Surat Keluar …………………………….…….23

Tabel 3.1

: Format Buku Agenda Surat Masuk …………………….…...….29

Tabel 3,2

: Format Buku Agenda Surat Keluar ………………………..…...31

v 
 
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR

Pemabagian Arsip………………………………………………………………5
Bagan Struktur Organisasi RS. Jiwa Provinsi Sumatera Utara ……………….28

vi 
 
Universitas Sumatera Utara

PERSEMBAHAN
Ya  Allah ampunilah dosaku, dan dosa kedua orang tua ku (Q.S. Nuh 28)
Serta Kasihanilah mereka berdua seperti mereka mengasihaniku sewaktu kecil 
(Q.S. Al‐Isro’24) 

Bapak dan Ibu
Saya bahagia memiliki kalian di kehidupan yang sangat indah ini
Tapi saya sadar, saya belum mampu membuat kalian tersenyum bangga
Tapi ada hal yang harus saya sampaikan meski hanya lewat kata
Terima kasih yang sebesar-besarnya dari saya
Untuk detik yang tak terbalas
Untuk keringat yang tak kenal lelah dan waktu
Untuk jerih payah yang tak terbayar
Dan untuk bekal hidup ku dimasa depan
Ridhoi saya dengan doa kalian bapak dan ibu
Suatu saat saya akan mengukir senyummanis di wajah kalian
Melalui sebuah prestasi murni dan kesuksesan
Terima kasih untuk ilmu yang kalian beri bapak dan ibu
Ilmu agama dan ilmu pendidikan yang layak yang akan menuntunku untuk
menjadi manusia yang berakhlak dan berguna
Segala jasa kalian tak akan tergantikan bapak dan ibu
Hanya secercah kertas ini yang mampu saya beri untuk kalian

vii 
 

Universitas Sumatera Utara

Terima kasih untuk segalanya
Semoga Allah member kebahagiaan dan keberkahan untuk bapak dan ibu
Salam sayang dari saya yang sedalam-dalamnya untuk bapak dan ibu

Teristimewa untuk bapak saya H.Supriadi S.Kep,Ns dan ibu saya Hj. Mariani
S.Kep,Ns terima kasih yang sedalam-dalamnya atas doa dan dukungan kalian
untuk penulis.
Untuk saudara-saudara tersayang Dimas Adi Wiyanto, Drh. Ratih Dwi Astuti,
Muhammad Rizki Sumantri, Dinda Aulia Putri, Muhammad Panji Prayoga terima
kasih untuk segala motivasi yang telah diberi hingga terselesaikan kertas karya
ini.

viii 
 
Universitas Sumatera Utara