Form Checklist Dokumen Manajemen Komunik

Form Checklist Dokumen Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI)
StandarRegulasi/Dokumen
Ada
Rekomendasi

Tidak

Keterangan

Komunikasi dengan Masyarakat
MKI 1"#

Regulasi RS Pengelolaan edukasi dan informasi/PKRS
RKA Rumah Sakit&
Program Kerja $KRS#
Dokumen:Data Pop'ulasi Pasien RS
Brosur *
Leaflet tentang Pelayanan RSAda

MKI 1.
Komunikasi dengan Pasien Dan Keluarga

Regulasi RS"
Pelayanan PemBerian Informasi
Program Kerja PKRS#
Dokumen: Brosur
Leafleat
Pengumuman atau Pemberitahuan
Website &Mading (majalah dinding)
MKI!:
PemBerian Informasi dan edukasi pada Pasien

MKI!:
Komunikasi Antara Pemberi layanan di dalam dan Luar RS
Regulasi"
Ketentuan tentang RaPat#
Dokument: Surat Edaran
Pengumum.
si

Panduan Implementasi MKI (1)
Ceklist Dokumen MKI

DOKUMEN POKJA MKI
Telusur MKI
Program Kerja Manajemen Komunikasi Dan Informasi
telusur mki manajemen
20.1. Spo Permintaan Data Dan Informasi Rm,Ok Ok
Manajemen Komunikasi Dan Informasi ( Mki )
13.4. SOP SIMBOL DAN SINGKATAN OK OK.pdf
Contoh Kebijakan Akses Ke Pelayanan Rumah Sakit
Panduan Pembuatan Regulasi RS
Indikator Mutu Rekam Medis
Panduan Pelepasan Informasi Rekam Medis
Program Kerja 2017
Akreditasi Keperawatan
Staf Nursing by Laws
pedoman pengorganisasian pkrs

Sumpah Janji Menjaga Rahasia Medis
Sk Kebijakan Rekam Medis
pedoman pelayanan pkrs
Sk Kebijakan Rekam Medis

Rencana Pokja M K I .pdf
terminologi-medis1
13.1. SPO Pemberian Kode ICD.pdf
SK Akses Terhada Rekam Medis
Kebijakan Pelayanan Ins Rekam Medis
Pemberian Informasi Isi Rekam Medis
129526316 Sk Kebijakan Rekam Medis
rangkuman kebijakan
Sk Sim Rsud Dr h Moh Anwar 2015
Form Checklist Dokumen Manajemen Komunikasi Dan Informasi

More From This User

IPK.xlsx
IPK
HASNURZAL.docx
Akreditasi bertujuan untuk.docx
Fungsi Aplikasi SIMRS antara lain.docx
Fungsi Aplikasi SIMRS antara lain.docx
Satdar Pelayanan SIM-RS.docx

Agama-Nabi Adam.doc

KEAMANAN INFORMASI.pptx
FORMAT PEDOMAN ORGANISASI.doc

About

Browse books
Site directory
About Scribd
Meet the team
Our blog
Join our team!
Contact Us

Partners

Publishers
Developers / API

Legal

Terms
Privacy
Copyright

Support

Help
FAQ
Accessibility
Press
Purchase help
AdChoices

Memberships

PANDUAN PELEPASAN INFORMASI REKAM MEDIS
Pendahuluan
Rumah Sakit yang salah satu pelayanannya adalah menyelenggarakan

pelepasan informasi isi Rekam Medis pasien yang sesuai dengan standar
yakni berisi informasi lengkap perihal proses pelayanan kesehatan dimasa
lalu, masa kini, dan perkiraan dimasa mendatang.
Berdasarkan PerMenKes RI No.269/MENKES/ PER/ III/ 2008
pasal
1 menyatakan bahwa “Rekam Medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”. Rekam
Medis memiliki peran dan fungsi yang sangat penting, yaitu sebagai dasar
pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, bahan pembuktian dalam
perkara hukum, bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan, dasar
pembayaran biaya pelayanan kesehatan dan terakhir sebagai bahan untuk
membuat statistik kesehatan. Hatta (2012:85).
Kepemilikan
Rekam
Medis
seringkali
menjadi
perdebatan
dilingkungan kesehatan, dokter beranggapan bahwa mereka berwenang

penuh terhadap pasien beserta pengisian Rekam Medis akan tetapi petugas
Rekam Medis bersikeras untuk mempertahankan berkas Rekam Medis
untuk tetap selalu berada di lingkungan kerjanya. Selain itu banyak
pula pihak internal maupun pihak eksternal yang ingin mengetahui isi dari
Rekam Medis itu sendiri.
Karena informasi medis bersifat rahasia, maka
dalam pelepasan informasi kepada pihak lain (secondary release) sarana
kesehatan bertanggung jawab untuk melindungi

informasi kesehatan yang terdapat
didalam Rekam Medis terhadap
kemungkinan hilang, rusak, pemalsuan dan akses yang tidak sah.
Rekam Medis hanya dapat dikeluarkan berdasarkan otoritas Rumah
Sakit
yang
berwenang,
dan
kerahasiaan isinya
dikeluarkan
berdasarkan izin dari pasien yang bersangkutan, sehingga informasi

yang terdapat didalamnya dapat dipertanggung jawabkan.
Secara
keseluruhan,
keselamatan adalah

keamanan,

privasi,

kerahasiaan

dan

perangkat yang membentengi informasi dalam Rekam Medis. Rumah Sakit
selaku pemilik informasi dalam Rekam Medis, prosedur pelepasan informasi
Rekam Medis juga harus disertai dengan izin tertulis dari pasien begitu pula
dengan pemaparan isi Rekam Medis, haruslah dokter yang merawat pasien
tersebut. Ini sejalan dengan PerMenKes No.269/MENKES/PER/III/2008, pasal
11 ayat (1), “Penjelasan tentang isi Rekam Medis hanya boleh dilakukan oleh
dokter atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien atau

berdasarkan peraturan perundang-undangan”.
Pelepasan Informasi
Sedikitnya Ada 3 macam
ketiga yaitu :
a.

pelepasan informasi medis kepada pihak

Prosedur Pelepasan Informasi
Pengadilan
Prosedur pelepasan informasi
pengadilan terdiri dari

Kepada

Pihak

Ketiga

Non

kepada

pihak

ketiga

non

pelepasan informasi guna klaim asuransi dan permintaanresume
medis.
Prosedur yang telah ditetapkan untuk dapat mengambil pemeriksaan
penunjang atau resume medis guna klaim asuransi yaituapabila pihak
ketiga
merupakan petugas asuransi yang menjadi mitra kerjasama dari
pasien, harus membuat surat ijin secara tertulis atau surat hak kuasa
(tidak dengan lisan atau kuitansi pembayaran) yang ditanda tangani
oleh
pasien
yang

bersangkutan,
jika
bukan pasien tersebut yang
mengambil (famili atau orang lain). Bila pasien tidak dapat atau belum
membuat surat ijin secara tertulis, maka pihak Rumah Sakit akan
menyediakan surat ijin tersebut yang diganti dengan surat permohonan.

Setelah pemohon mengajukan permohonan pelepasan informasi
dengan membawa surat kuasa pelepasan informasi Rekam Medis pasien
kepada petugas pelayanan serta mengisi surat permohonan pelepasan
informasi Rekam Medis dari Rumah Sakit beserta persyaratannya, seperti
Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Surat Rujukan, Fotokopi
kartu
peserta
asuransi,
dll.
Selanjutnya petugas menerima
surat
permohonan yang diajukan, kemudian mencatat surat permohonan
tersebut ke dalam buku ekspedisi, lalu kemudian mengambil berkas
Rekam Medis pasien pada ruang penyimpanan berkas pasien kemudian
memeriksa berkas Rekam Medis pasien tersebut. Apabila data sosial dan
data medis pasien yang bersangkutan sudah lengkap, maka petugas
Rekam
Medis
membuat
dan mengisi draft permohonan pelepasan
informasi Rekam Medis tersebut. Akan tetapi, apabila data sosial pasien
dalam berkas Rekam Medis belum lengkap, maka
petugas Rekam Medis melengkapi data sosial terlebih dahulu. Sedangkan
apabila data medis pasien yang belum lengkap, maka petugas Rekam Medis
mencari dokter yang merawat untuk melengkapi data medis pasien
tersebut,
kemudian
petugas Rekam Medis membuat dan mengisi draft
permohonan pelepasan untuk dibuatkan surat
pengantar
pengajuan
klaim
kepada
PT.Asuransi
dimana
pasien
menjadi anggota
dari
asuransi
tersebut.
Jika
pemohon
menginginkan pembuatan resume
medis, Semua permintaan copy Rekam Medis harus tertulis dengan
menggunakan formulir “Permintaan Salinan RM” yang disediakan
oleh Rumah Sakit. Didalam
ruang Rekam Medis,
petugas mengisi
formulir
permintaan salinan Rekam Medis yang nantinya akan dicopy,
dilegalisir dan dilampirkan oleh
pihak petugas pelayanan informasi kesehatan serta meminta rincian
biaya perawatan sebelumnya. Kemudian petugas meminta autentifikasi
kepada dokter
yang
merawat untuk mengisi dan menandatangani
formulir klaim maupun surat – surat hukum lain guna mendapatkan
persetujuan dokter. Setelah mendapat tanda tangan dokter yang
merawat, kemudian petugas pelayanan informasi kesehatan meminta
pemohon untuk mengisi dan menandatangani bukti serah terima salinan
Rekam Medis atau menandatangani
buku
pernyataan
pelepasan
informasi, meminta melanjutkan pembayaran pada bagian administrasi
lalu petugasmemberikan copy salinan Rekam Medis, resume medis serta
memberikan
perincian
biaya
pelayanan
yang sebelumnya
telah
dipinjam. Kemudian Rekam Medis asli berikut bukti permintaan salinan

dan bukti serah terima salinan Rekam Medis disimpan kembali oleh petugas
yang berwenang.
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, diketahui bahwa dalam
pelepasan informasi Rekam Medis bagi pasien pribadi yang ingin mengetahui
riwayat pasien itu sendiri ataupun pihak keluarga yang diminta langsung
oleh pasien, penggunaan izin secara lisan dapat dilakukan pemrosesan tanpa
harus ada persetujuan ijin secara tertulis atau tanpa memberikan surat
kuasa.
Hasil
penunjang
medis
seperti hasilUltrasonography (USG)
ataupun hasil Rontgen diberikan pada saat pemeriksaan. Bagi pihak
asuransi yang berkaitan dengan pembayaran keuangan, untuk
copy
laboratorium atau copy resep pengobatan, pasien harus membawa
rincian biaya perawatan rawat inap maupun rawat jalan. Untuk isi dari
Rekam Medis
yang boleh diberikan adalah resume medis
penunjang (Laboraturium, Radiologi, USG, dll).

dan

hasil

pemeriksaan

Pelepasan informasi kepada pihak asuransi sebelumnya telah ada ijin
tertulis dari pasien, yakni surat kuasa persetujuan antara pasien sebagai
anggota asuransi dan
pihak
asuransi sendiri
yang
merupakan
persyaratan wajib pengajuan klaim. Untuk surat ijin tersebut, hanya
berlaku 30 hari setelah tanggal pembuatan. Hal ini sebagai bukti bahwa
pihak pasien telah memberikan wewenang kepada pihak asuransi untuk
mengambil Rekam Medisnya guna keperluan klaim asuransi. Kelengkapan
lain
yang
diajukan
oleh
asuransi
seperti
kwitansi
panjang
bermaterai maupun blanko pengisian dari PT. Asuransi, sementara
pengisian formulir dilakukan oleh pihak Rumah Saki
b.
Prosedur Pelepasan Informasi Kepada
Lingkup Pengadilan

Pihak Ketiga Dalam

Prosedur Pelepasan Informasi kepada pihak ketiga dalam lingkup
pengadilan terdiri dari pelepasan informasi guna klaim Jasa
Raharja dan permintaan Visum Et Repertum.
Untuk prosedur pelepasan informasi guna klaim Jasa Raharja
dan permintaan Visum Et Repertum, hampir sama dengan proses pelepasan
informasi guna klaim Asuransi dan permintaan resume medis, hanya
saja untuk permintaan Visum Et Repertum, diharuskan ada surat resmi
dari pihak pemohon yaitu penyidik atau polisi yang diberi tanggungjawab
langsung dari pihak pemohon (Satlantas / Reskrim).

Pada wawancara yang telah dilakukan diketahui bahwa dalam
pelepasan informasi Rekam Medis untuk keperluan Visum Et Repertumdan
bukti pengadilan, pihak pemohon yaitu penyidik tidak memerlukan ijin
tertulis dari pasien, namun tetap harus menunjukkan surat resmi dari
kepolisian maupun dari pengadilan yang ditujukan kepada direktur
Rumah Sakit. Pasien yang akan divisum merupakan pasien yang
dirawat
di
RSUD Dr. M.M.Dunda Limboto,
dimana
pasien tersebut
mempunyai riwayat kasus terakhir yang bersangkutan dengan kepolisian.
Pada
pelaksanaan
pelepasan
informasi,
kasus
yang
bisa
dilakukanVisum
Et Repertum di Rumah Sakit Umum Daerah Wonosari,
seperti kasus perkosaan atau pelecehan
seksual,
kasus
penganiayaan/kriminal,
kasus
kecelakaan,
kasus keracunan,
penganiayaan anak atau Kekerasan Dalam Rumah Tangga (KDRT) dan kasuskasus umum lainnya yang bersangkutan dengan hukum.
c.
Penelitian.

Prosedur Pelepasan Informasi Kepada Pihak Pendidikan Atau

Prosedur pelepasan informasi guna penelitian di Sub Bagian Data dan
Rekam Medik RSUD Dr M.M. Dunda Limbotoi, dimana Institusi pendidikan
yang berkepentingan harus membawa surat permintaan kerjasama dengan
Rumah Sakit, selanjutnya
pihak
Diklat
Rumah
Sakit
memproses
permintaan tersebut dengan meminta disposisi dari Direktur Rumah
Sakit. Setelah disetujui, pihak Diklat mengirimkan surat balasan
kepada
Instansi
pendidikan
untuk
dapat
melakukan penelitian di
Rumah Sakit. Selanjutnya pihak diklat menyerahkan surat disposisi kepada
Kasie Rekam Medis dan SIRS. Penelitian dapat dilakukan dengan persyaratan
dalam
membuka
informasi
Rekam
Medis, peneliti
harus
tetap
berada di dalam ruangan tanpa boleh membawanya ke luar dari ruangan
Rekam Medik Ddan SIRS.
Dari proses pelaksanaan pelepasan informasi kepada pihak ketiga di
SUD Dr M.M Dunda Limbotoi, bahwa untuk setiap permintaan Rekam
Medis
yang digunakan untuk pendidikan maupun penelitian belum
ditetapkan Standar Operasional Prosedur. Hal ini belum sesuai dengan
Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 pasal (14) yang menyebutkan
“Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang,
rusak, pemalsuan, dan / atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak
berhak terhadap Rekam Medis”.

Dimana masih terbukanya peluang rentan jatuhnya informasi kepada pihak
yang tidak bertanggung jawab. Selanjutnya belum dioptimalkannya
penggunaan ijin tertulis pada setiap pengeluaran informasi medis dimana
hanya diganti dengan surat permohonan saja. Menurut PerMenKes RI No.
269/MENKES/PER/III/2008 BAB V Pasal 12 ayat (4) menyebutkan
bahwa “Ringkasan
Rekam
Medis
sebagaimana
dimaksud
dapat
dicatat atau dicopy oleh
pasien atau orang yang diberi kuasa atau atas persetujuan tertulis pasien
atau keluarga pasien yang berhak untuk itu”.
1.5.2.
Faktor – Faktor yang Mendorong Pelepasan Informasi Rekam Medis
Kepada Pihak Ketiga Di RSUD Dr M.M Dunda Limboto
Setelah
dilakukan
wawancara
secara
mendalam
dengan
petugas pelayanan informasi kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah
Wonosari, diketahui terdapat beberapa faktor yang mendorong pelepasan
informasi Rekam Medis seperti :
a.

Pelepasan Informasi Guna Penelitian dan Pendidikan

Rekam Medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis
penyakit, pelayanan
medis,
pengobatan
dan
tindakan
medis,
bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran
dan
penelitian
di
bidang
profesi kedokteran dan kedokteran gigi
maupun bidang kesehatan lain.
b.

Pasien Pribadi

Permintaan resume medis
oleh
pasien
pribadi atau keluarga
pasien guna mengetahui riwayat penyakitnya apabila pasien tersebut
akan melanjutkan pemeriksaan kesehatan ditempat lain.
c.

Persyaratan Pengajuan Klaim

Pelepasan
informasi
seperti
permintaan
surat
keterangan
medis,resume medis maupun kelengkapan berkas lain guna persyaratan
pengajuan klaim asuransi jika telah selesai dilengkapi, maka dapat dilakukan
pelepasan informasi tersebut.
d.

Faktor – faktor lain

Faktor lain yang mendorong pelepasan informasi Rekam Medis yakni
apabila pihak
kepolisian
maupun
pengadilan
menghendaki

dilakukannya visum kepada pasien
yang
sebelumnya
dirawat
pada
RSUD Dr M.M.Dunda Limboto, dimana
pasien
tersebut
mempunyai
riwayat kasus terakhir yang bersangkutan dengan kepolisian.
1.5.3.
Faktor – Faktor yang Menghambat Pelepasan Informasi
Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga Di RSUD Dr M.M Dunda Limboto
Pada saat melakukan pelepasan informasi Rekam Medis di RSUD Dr
M.M Dunda Limboto tidak luput dari faktor penghambat pelepasan informasi
yakni :
a.

Resume Keluar

Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 4
ayat 2 disebutkan bahwa “Isi ringkasan pulang (resume keluar) sekurangkurangnya memuat :
1)

Identitas pasien

2)

Diagnosis masuk dan indikasi pasien dirawat

3)

Ringkasan hasil pemeriksaan fisik dan penunjang, diagnosis akhir,
pengobatan dan tindak lanjut; dan

4)

Nama dan tanda tangan dokter yang memberikan pelayanan kesehatan.

Resume ini harus disingkat dan hanya menjelaskan informasi penting
tentang penyakit, pemeriksaan yang dilakukan dan pengobatannya. Resume
ini harus ditulis segera setelah pasien keluar dan
isinya menjawab
pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
1) Mengapa pasien masuk Rumah Sakit?
2) Apa hasil-hasil pemeriksaan laboratorium, roentgen dan fisik?
3) Apa pengobatan medis maupun operasi yang diberikan?
4) Bagaimana keadaan pasien pada saat keluar?
5) Apa anjuran pengobatan atau perawatan yang diberikan?
Namun
pada
pelaksanaannya,
banyak ditemukan kejadian
dimana
pada saat pasien
pulang,
berkas
Rekam
Medis
pasien
belum dilakukanresume keluar oleh dokter yang merawat, atau pada
saat
akan
dilakukan
pelepasan informasi, resume medis belum
dilengkapi oleh petugas medis.

b.

Verifikasi

Ketika akan dilakukan autentifikasi atau verifikasi untuk resumemedis
maupun draft surat keterangan medis, dokter yang merawat tidak berada
ditempat sehingga harus menunggu keesokan hari.
c.

Hasil Penunjang Pengobatan

Untuk hasil copy laboratorium maupun hasil pengobatan yang
diperlukan guna persyaratan klaim seperti copy resep, pengerjaan salinan
resep cukup memakan waktu lama apabila apotik rawat inap sedang ramai.
d.

Visum Et Repertum

Untuk hasil Visum Et Repertum dimana harus dokter yang
merawat
yang menandatangi, apabila dokter sedang berada diluar kota
atau dokter tersebut tidak ada ditempat,
autentifikasi
dikomunikasikan
kembali
dengan
dokter yang menggantikannya sehingga pembuatan
surat keterangan visum maupun surat keterangan lainnya harus menunggu
hasil dari verifikasi dokter.
e.

Pihak Ketiga

Bagi pihak asuransi yang mengirimkan blanko maupun formulir
susulan guna persyaratan klaim, petugas dari Rumah Sakit harus mengisi
formulir tersebut sehingga menambah beban kerja dan waktu pengerjaan
menjadi dua kali kerja.
Dalam pelepasan informasi data Rekam Medis, Sie Rekam Medis dan
SIRS merupakan unit yang memfasilitasi pelepasan informasi medis pasien
dalam hal klaim Asuransi, permintaan data pendidikan, permintaan
keterangan medis, Visum Et Repertum dan pelepasan informasi guna
kepolisian
dan
peradilan.
Pelepasan informasi Rekam Medis kepada
pasien yang mendapat perawatan lanjutan di Rumah Sakit / institusi lain,
berkas Rekam Medis tidak boleh dikirimkan, akan tetapi cukup diberikan
resume akhir
pelayanan.
Penyampaian
informasi
Rekam
Medis
kepada orang atau badan yang diberi kuasa pasien, misalnya pihak
asuransi yang menanggung biaya pengobatan, dipelukan surat kuasa
pasien
atau
yang bertanggungjawab terhadap pasien. Selanjutnya
pemegang kuasa harus menunjukkan identitas diri dan harus memperoleh
ijin dari pimpinan sarana kesehatan setelah disetujui oleh komite medis
dan
Rekam
Medis. Sementara
untuk
data sosialdapat disampaikan
tanpa perlu memperoleh ijin dari pimpinan sarana kesehatan.

Apabila diperlukan untuk pengadilan, maka bukti pelayanan yang
tercatat dalam formulir Rekam Medis dianggap sebagai dokumen resmi yang
dapat dipertanggung jawabkan. Direktur Rumah Sakit dapat memberikan
salinan Rekam Medis pasiennya atas pemintaan pengadilan. Bila Rekam
Medis diminta aslinya harus ada permintaan secara tertulis dan pada saat
diserahkan harus ada tanda terima dari pengadilan pada setiap lembar
Rekam Medis yang diserahkan dengan tanda bukti penerimaan. Apabila
dijumpai keraguan terhadap isi data Rekam Medis, pengadilan dapat
memerintahkan saksi ahli / dokter yang merawat untuk menanyakan arti dan
maksud yang terkandung di dalammya. Apabila yang diminta hanya isi dari
Rekam Medis, pihak Rumah Sakit dapat membuat copy Rekam Medis yang
diberikan kepada pihak pengadilan setelah dilegalisasi oleh Rumah Sakit
(pimpinan Rumah Sakit). Selain pengisian ataupun tulisan didalam Rekam
Medis
yang
dihapus
tanpa
paraf
serta
setiap
isi
yang
ditandatangani ataupun tidak sesuai dengan ketentuan Rumah Sakit harus
ditolak dan dikembalikan kepada pihak yang bersangkutan untuk diperbaiki
maupun dilengkapi.
Bagi Rekam Medis yang telah selesai dipinjam untuk keperluan bukti oleh
pengadilan harus dilakukan analisa kuantitatif secara seksama. Tidak semua
pihak Asuransi juga membutuhkan surat keterangan medis dalam bentuk
resume, dalam klaim biaya perawatan, hanya Badan Penyelenggara Jaminan
Kesehatan Ketenagakerjaan yang meminta setiap pengklaiman biaya
perawatan harus melampirkan resume medis pasien bersamaan dengan
surat tagihan rincian biaya pasien selama mendapatkan perawatan
di Rumah Sakit. Dalam klaim biaya pelayanan, petugas pemberi
informasi kesehatan harus melengkapi persyaratanpersyaratan seperti :
1)

Kelengkapan riwayat penyakit pasien

2)

Hasil copy laboratorium jika ada pemeriksaan

3)

Hasil penunjang medis lain

4)

Copy resep pengobatan

5)

Fotocopy kartu peserta asuransi

6)

Rincian biaya perawatan dan kwitansi panjang bermaterai

7)

Resume medis pasien

PANDUAN PELAKSANAAN RETENSI REKAM MEDIS
DI RSUD DR M.M. DUNDA LIMBOTO

Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan
berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM inaktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan
Penyusutan dan
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was  Aspek hukum

Penyusutan / Retensi :

Adalah pengurangan jumlah formulir yang
terdapat di dalam berkas RM
dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

Pemusnahan :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas
RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

Tujuan Retensi :
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai
guna )
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & Inaktif
Dasar Hukum :
1.

SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91
penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)

tentang

2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160
tahun 1995 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM
di rumah sakit
3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3
pasal 46-47)
4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.
Dasar Hukum :
Pasal

8

ayat

1

:

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir
pasien berobat atau dipulangkan

Pasal

8

ayat

2 :

Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
Pasal

8

ayat

3

:

Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan
untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
ringkasan tersebut
Pasal

9 ayat 1

:

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk Jangka waktu 2(dua) tahun terhitung
dari tgl terakhir pasien berobat
Pasal

9 ayat

2 :

Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam
medis dapat dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam
Medis In Aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan
di ruang lain/terpisah dari berkas RM in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan

Tata Cara Penilaian
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2
tahun in aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:


Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian



Nilai guna:

a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah

Lembar rekam medis yang dipilah:
1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian




Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif
Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan
Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite
Rekam Medis / Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat
senior dan tenaga lain yang terkait


Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.



Rawat jalan : 2016 – 7 tahun = Tahun 2023
Rawat Inap : 2016 – 12 tahun = Tahun 2028

2. Dibuat TIM PENILAIAN dengan SK.Direktur
- Panitia Rekam Medis




Ka. Rekam Medis
Perawat Senior
Petugas terkait

- Komite Medik

-

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN dengan SK Direksi


Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :
No
.

No. Rekam
Medis

Tahun

Jangka
Waktu

Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan
BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2004
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS
XXXX yang berlokasi
di
Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan
berkas Rekam Medis
pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian
terlampir ) .

PANDUAN KOMITE REKAM MEDIS

BAB I
FALSAFAH DAN TUJUAN

I. PENDAHULUAN
Fungsi utama Rumah Sakit adalah memberikan pelayanan medis kepada
pasien, baik
melalui pendekatan kuratif, rehabilitasi, promotif maupun preventif, yang
bersifat umum
maupun spesialistik. Hal-hal tersebut jelas sangat tergantung pada kinerja
rumah sakit. Bagi
pelayanan medis, didalamnya tercakup pelayanan rekam medis yaitu
pelayanan penyediaan
data rekam medis yang lengkap, bermutu, cepat, tepat, akurat dan
berkesinambungan.
Dengan adanya tuntutan dari masyarakat pengguna jasa rumah sakit akan
pelayanan
kesehatan yang bermutu, cepat, tepat, akurat dan berkesinambungan , maka
dirasakan perlu
adanya upaya untuk senantiasa meningkatkan mutu pelayanan data rekam
medis. RSUD Dr M M Dunda Limboto dengan berpedoman pada motto
rumah sakit yaitu ”Bekerja Ikhlas untuk pelayanan yang berkualitas “ selalu
berusaha memberikan pelayanan sebaik-baiknya, termasuk
pelayanan rekam medisnya.
Untuk menunjang semua itu, maka dibentuklah suatu komite khusus oleh
Direktur
Rumah Sakit, yaitu Sub komite rekam medk
Limboto, dengan Surat

pada RSUD Dr M M Dunda

Keputusan Direktur RSUD Dr M M Dunda Limboto Nomor : 800/185/RSUDDUNDA untuk
melaksanakan tugas membantu terselenggaranya pengelolaan data rekam
medis yang
memenuhi standart
peningkatan mutu.
TUJUAN :

yang

telah

ditetapkan,

agar

tercapai

program

Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di RSUD Dr M M Dunda Limboto ,
melalui upaya tertib administrasi, serta pengelolaan data rekam medis yang
baik dan benar.
FALSAFAH :
Meningkatkan Mutu Pelayanan dengan mengendalikan mutu Rekam Medis
secara
professional.
MISI :
Terwujudnya pengendalian mutu Rekam medis RSUD Dr M M Dunda Limboto
agar sesuai dengan standard dan prosedur yang telah ditetapkan.

II. FUNGSI DAN WEWENANG :
Mengacu pada Visi dan Misi RSUD Dr M M Dunda Limboto, maka Komite
rekam medis di RSUD Dr M M Dunda Limboto memiliki fungsi dan
wewenang :
1. Fungsi Perencanaan
Menetapkan sasaran dan kebijakan kegiatan Komite Rekam Medis di RSUD Dr
M M Dunda Limboto
2. Fungsi Pengorganisasian
Menetapkan format organisasi dan penatalaksanaan kegiatan Komite Rekam
Medis di RSUD Dr M M Dunda Limboto.
3. Fungsi Pelayanan
Menetapkan kegiatan Komite Rekam medis sebagai komite khusus yang
memantau mutu pelayanan medis serta penyediaaan data rekam medis
yang bermutu, cepat, tepat,akurat, dan berkesinambungan di RSUD Dr M M
Dunda Limboto.
4. Fungsi Kepemimpinan
Memotivasi dan membina para anggota Komite rekam medis guna
melaksanakan kegiatan pemantauan dan pengembangan dalam upaya

meningkatkan mutu penyediaan data rekam medis yang bermutu, cepat,
tepat, akurat, dan berkesinambungan di RSUD Dr M M Dunda Limboto.
5. Fungsi Pengawasan
Mengawasi dan memonitor kegiatan rekam medis di RSUD Dr M M Dunda
Limboto agar sesuai dengan pedoman pelaksanaan Komite Rekam medis
RSUD Dr M M Dunda Limboto.
6. Fungsi Penyuluhan
Memberikan penyuluhan kepada seluruh staf di Rumah Sakit tentang
upaya-upaya pelaksanaan dan pemahaman akan masalah data rekam medis
di rumah sakit.
Membantu Direktur RSUD Dr M M Dunda Limboto dalam pembinaan
segenap karyawan terutama tenaga profesi di RSUD Dr m m Dunda LImboto
agar senantiasa melaksanakan pencatatan data rekam medis sesuai dengan
ketentuan.
7. Fungsi Pendidikan dan Latihan
Melaksanakan pendidikan dan Latihan kepada anggota Komite Rekam Medik
dan staf RSUD Dr M M Dunda Limboto dalam meningkatkan pengetahuan
dan wawasan yang menjadi dasar dalam penyediaan data rekam medis yang
bermutu, cepat, tepat, akurat, dan berkesinambungan di rumah sakit.

BAB II
ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN

Untuk melaksanakan fungsi Komite Rekam Medis dalam rangka
mengemban misinya,maka perlu adanya tanggung jawab dan tugas pokok
serta penatalaksanaan agar dapat berdaya guna dan berhasil guna.
I. PENGERTIAN

Komite rekam medis adalah salah satu organisasi non struktural yang
bertugas membantu direktur rumah sakit dalam hal pengelolaan data rekam
medis yang sesuai dengan
standart yang telah ditentukan oleh departemen kesehatan RI.
Komite rekam medis diangkat, diubah dan diberhentikan oleh Direktur
RSUD Dr M M Dunda Limboto alam jangka waktu dua ( 2 ) tahun, dalam
menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Pelayanan,
dan Wadir Pelayanan berkedudukan dibawah danbertanggungjawab
langsung kepada Direktur.

II. TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS POKOK :
Sebagai komite yang dibentuk khusus untuk menangani masalah data
rekam medis di RSUD Dr M M Dunda Limboto, Komite Rekam medis
mempunyai tanggung jawab dan tugas pokok sebagai berikut :
Tanggung jawab :
1. Tercapainya sajian data rekam medis yang lengkap dan akurat bagi pihakpihak yang berkepentingan.
2. Tercapainya filling record, data yang baik, yang meliputi pembuatan
indeks penyimpanan rekam medis dan tersedianya data rekam medis dari
semua pasien.
3. Tercapainya pembinaan edukatif mengenai coding yang benar dan sesuai
dengan yang ditetapkan oleh pemerintah yaitu ICD 10.
4. Membina kerjasama dengan penasehat hukum dalam hubungan keluar
dan keperluan data / keterangan untuk badan-badan diluar rumah sakit.

Uraian Tugas :
1. Membantu direktur dalam hal peningkatan mutu pengelolahan data rekam
medis yang memenuhi standar.
2. Menyusun standar / pedoman tata laksana rekam medis untuk kemudian
disyahkan dengan Surat Keputusan Direktur.

3. Menyusun dan mengusulkan perubahan format, isi, bentuk dan ukuran
sajian rekam medis kepada direktur.
4. Kegiatan penelaahan, review ketertiban / kebenaran dan kelengkapan
pengisian berkas Rekam Medis.
5. Melakukan identifikasi permasalahan rekam medis dan mengusulkan
solusi pemecahan masalahnya kepada Direktur untuk penentuan kebijakan
lebih lanjut.
6. Meneliti dan memantau data rekam medis serta melaksanakan evaluasi
terhadap pelaksanaan pengisian berkas Rekam Medis
7. Mempelajari data rekam medis dan pasien yang meninggal dalam jangka
waktu 24 jam setelah masuk rumah sakit.
8. Mengadakan pertemuan satu bulan dua kali dalam rangka evaluasi
pelayanan guna meningkatkan mutu pelayanan rekam medis.

Tanggung Jawab :
1. Tercapainya sajian data rekam medis yang lengkap dan akurat bagi pihak
–pihak yang berkepentingan.
2. Tercapainya filling record, pembuatan indeks serta tersediannya data
rekam medis untuk semua pasien.
3. Tercapainya pembinaan edukatif mengenai koding yang benar sesuai buku
kode ICD –X.
4. Membina kerjasama dengan penasehat hukum dalam hubungan keluar
demi kepentingan data / keterangan untuk badan – badan diluar RS.Santa
Clara Madiun.

Wewenang :
1. Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisian data rekam
medis.
2. Menolak rekam medis yang tidak memenuhi standart.

3. Menerapkan tindakan – tindakan ke arah perbaikan rekam medis yang
tidak memuaskan.
4. Memberikan batasan akan pengadaan format rekam medis dan mengkaji
format baru.

Hasil Kerja :
Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
Dokumen – dokumen rekam medis.

III. PENGORGANISASIAN :
Tanggung jawab kepada Direktur RSUD Dr M M Dunda Limboto, Komite
Rekam medis RSUD Dr m m Dunda Limboto adalah organisasi non struktural
yang berfungsi sebagai pelaksana fungsi dari Direktur dan bertanggung
jawab langsung kepada Direktur dalam hal tugas-tugas khusus yang
berkaitan dengan pengendalian data rekam medis di RSUD Dr M M Dunda
Limboto.
Komite rekam medis terdiri dari seorang ketua, seorang sekretaris dan
beberapa anggota dari staf medis fungsional, dan di luar staf medis
fungsional..

IV. HUBUNGAN KERJA :
Vertika
Horizontal

l

:
:

Dengan Direktur Rumah Sakit

Dengan Komite-Komite
Dengan semua SMF
Dengan Unit – Unit

BAB III

STAF DAN PIMPINAN

I. KEPENGURUSAN
Agar Komite rekam medis dapat mengemban misinya dan sesuai
fungsinya, maka perlu dilengkapi dengan ketua dan anggota, dengan
ketentuan sebagai berikut :
Jabatan Ketua :
Adalah seorang anggota staf medis fungsional yang senior dan
mempunyai pengalaman, latar belakang pengetahuan yang luas dan
memahami tentang penanganan masalah data rekam medis.
Jabatan Ketua :
Adalah Kepala Rekam Medis dan SIRS RSUD Dr M M Dunda Limboto
Jabatan Sekretaris :
Adalah Penanggungjawab Pengolah data Rekam Medis di RSUD Dr M
M Dunda Limboto atau fungsional perekam medis di RSUD DR M M Dunda
Limboto
Anggota Sub komite rekam medis :
Terdiri dari staf medis dan non medis fungsional yang paham tentang
masalah data rekam medis secara profesional.
Ketua, Wakil Ketua , Sekretaris, dan Anggota Komite Rekam medis diangkat
dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur RSUD Dr. M M Dunda
Limboto
II. MASA KERJA :
Masa kerja dari anggota Komite Rekam medis ini tidak terbatas, tetapi
ditetapkan
untuk masa kerja 3 tahun dan dapat dipilih kembali.

III. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI :
SUSUNAN KOMITE REKAM MEDIS
Direktur Rumah Sakit

: Dr.H. Supandi M Abdullah, M.Kes

Ketua Sub Komite Rekam medis

: Dr. Wiwin R Yusuf, Sp.B

Wakil Ketua

: Rosnelawaty Poiyo, SKM

Sekretaris

: Inda Pratiwi Abdullah, AMD.PK

Anggota

:

1. Drg. Faisal Idrus, M.Kes
2. Badman Kadjim
3. Nur Maryam Agustina, S.Kep
4. Femi Lihu, S.Kep. Ns
5. Ambo Adam , Ssi.Apt.

URAIAN TUGAS ;
A. KETUA :
1. Memimpin, mengkoordinir, membina dan mengawasi kegiatan Komite
Rekam medis, agar dapat berhasil guna dan berdaya guna.
2. Melaksanakan kegiatan yang bersifaat ekstern organisasi.
3. Memimpin setiap pertemuan Komite rekam medis.
4. Membuat perencanaan kegiatan Komite rekam medis
5. Mengevaluasi hasil kegiatan Komite rekam medis.
6. Membuat laporan secara berkala dan pertanggungjawaban tertulis
tahunan kepada
Direktur RSUD Dr M M Dunda Limboto.
7. Melaksanakan tugas sebagai Ketua Komite rekam medis.

B. WAKIL KETUA:

1.
2. Melaksanakan tugas dari Ketua Komite Rekam medis.
C. SEKRETARIS :
1. Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan Komite rekam medis, agar
proses kegiatan Komite rekam medis dapat berjalan lancar.
2. Membuat notulen setiap rapat Komite Rekam medis.
3. Mengurus logistik dan kerumahtanggaan Komite rekam medis.
4. Mempersiapkan dan melaksanakan kegiatan intern organisasi yang telah
dijadwalkan secara tertib dan bertanggung jawab.
5. Melaksanakan tugas lain dari Ketua Komite rekam medis.

D. ANGGOTA :
1. Mengikuti rapat Komite rekam medis dengan maksud menyusun berbagai
kebijakan tentang masalah rekam medis guna membantu Direktur RSUD Dr
M M Dunda Limboto.
2. Melaksanakan audit rekam medis sebagai dasar pengusulan peningkatan
mutu Komite rekam medis sehingga dapat menyesuaikan dengan kebutuhan
dan perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi.
3. Melaksanakan upaya-upaya guna menyelesaikan berbagai masalah rekam
medis yang dihadapi oleh rumah sakit.
4. Memberi saran-saran kepada Direktur RS.Santa Clara Madiun agar tidak
terjadi pelanggaran masalah data rekam medis dalam pelaksanaan
pelayanan.
5. Melaksanakan kegiatan-kegiatan intern organisasi yang telah dijadwalkan
secara tertib dan bertanggung jawab.
6. Melaksanakan pendidikan, latihan, penyuluhan tentang materi-materi
yang berkaitan dengan rekam medis sesuai dengan tugas pokoknya , baik
yang bersifat formal maupun informal kepada staf medis.
7. Melaksanakan upaya pemantauan agar pelaksanaan data rekam medis
dilaksanakan dengan cepat, tepat, akurat dan berkesinambungan sesuai

peraturan yang berlaku di RSUD Dr M M Dunda Limboto
karyawan terutama staf medis dan paramedis.

oleh segenap

8. Melaksanakan tugas lain dari Ketua Komite rekam medis.
9. Melaporkan hasil kegiatannya kepada Ketua Komite rekam medis untuk
ditindaklanjuti.

BAB IV

FASILITAS DAN PERALATAN

I. FASILITAS
Komite rekam medis sebagai komite khusus yang mempunyai tugas
dalam pemantauan data rekam medis dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan rumah sakit,serta pencatatan dan pelaporan penanganan
masalah data rekam medis yang terjadi di RSUD Dr M M Dunda Limboto,
dapat menyediakan fasilitas berupa :
1. Informasi tentang upaya-upaya Komite rekam medis mencapai pelayanan
yang sesuai dengan tuntutan masyarakat, maka diperlukan data rekam
medis yang cepat, tepat, bermutu dan berkesinambungan di RSUD Dr M M
Dunda Limboto.
2. Buku Prosedur Tetap Rekam medis RSUD Dr M M Dunda Limboto.
3. Rencana program pengembangan mutu sumber daya terkait bidang
Rekam medis.

II. PERALATAN
Peralatan diperlukan untuk mendukung proses kegiatan agar dapat berjalan
lancar, sehingga kegiatan Komite rekam medis dapat berjalan dengan lancar,
sehingga jangkauan pelayanan Komite rekam medis dapat tercapai.
Peralatan Komite rekam medis yang ideal meliputi :
Sarana dan Prasarana :
1. Alat tulis untuk kerja.
2. Formulir audit rekam medis dan pelaporan kegiatan Komite rekam medis
RSUD Dr M M Dunda Limboto.
3. Buku Pedoman Administrasi dan Manajemen dan Prosedur Kerja Komite
rekam medis.
4. Buku Pedoman Penyelenggaraan dan Pengelolaan Rekam medis yang
dikeluarkan oleh Dep.Kes.RI.

5. Buku Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Rekam medik di RSUD Dr M M
Dunda Limboto
6. Buku Panduan Pengisian Formulir Rekam medis di RSUD Dr M M Dunda
Limboto.

Tenaga
Di butuhkan minimal 2 staf medis fungsional dan anggota yang memenuhi
persyaratan untuk menjadi komite rekam medis.

Dana
Diperlukan anggaran pembiayaan untuk menunjang kegiatan operasional
komite rekam medis. Rencana anggaran ini disusun dan diajukan pada setiap
tahun.

BAB V
KEBIJAKAN

I. KEBIJAKAN :
Dalam pelaksanaan kegiatan komite rekam medis menetapkan beberapa
kebijakan organisasi maupun kebijakan operasional, baik yang bersifat
internal maupun eksternal.
Kebijakan Internal :
1. Komite rekam medis mengadakan rapat minimal sebulan sekali, dihadiri
seluruh anggota Komite dan dipimpin oleh Ketua komite rekam medis untuk
membahas laporan kegiatan anggota selama sebulan sekali.
2. Anggota komite rekam medis wajib melaksanakan kegiatan yang menjadi
tanggung jawab sesuai dengan kewenangan dan mengacu pada prosedur
kerja dan jadwal kerja yang ditetapkan.
3. Anggota komite bekerja dalam satu tim kerja.
4. Setiap kegiatan dibuatkan dokumen tertulis dan diarsipkan dengan baik
dan tertib.
Kebijakan Eksternal :
1. Hasil penanganan masalah data rekam medis bersifat rahasia terbatas.
2. Yang berhak memberikan informasi tentang hasil kegiatan komite rekam
medis untuk keperluan rumah sakit adalah Direktur Rumah Sakit setelah
mendengar pendapat dari Ketua komite rekam medis.
3. Formulir kegiatan pemantauan rekam medis rumah sakit perlu ditinjau
ulang secara berkala, sehingga dapat selalu mengantisipasi perubahan ilmu
pengetahuan, teknologi dan informasi.
4. Hasil penelitian perbaikan mutu rekam medis diusulkan kepada Direktur
RSUD Dr M M Dunda Limboto.

5. Pemantauan rekam medis dilakukan secara terus menerus dengan
mengacu pada prosedur tetap yang berlaku.
6. Hasil pemantauan mutu dan pengendalian rekam medis di umpan
balikkan kepada staf medis fungsional yang terkait, melalui prosedur yang
telah ditetapkan, dalam rangka peningkatan mutu pengendalian rekam
medis di RSUD Dr M M Dunda Limboto.
II. PROSEDUR KERJA
Prosedur kerja adalah acuan kerja bagi staf dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran karena ketidakjelasan. Beberapa
prosedur kerja yang telah ditetapkan ada dalam lampiran Buku Pedoman
Kerja ini, diantaranya adalah :
1. Prosedur Tetap Rapat Komite rekam medis
2. Prosedur Tetap Perbaikan Mutu Rekam medis
3. Prosedur Tetap Pemantauan Rekam medis
Pencapaian :
1. Adanya Buku Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Rekam Medis di RSUD
Dr M M Dunda Limboto.
2. Adanya Buku Simbol dan Singkatan Umum yang digunakan dan tidak bisa
digunakan
3. Adanya Buku Prosedur Tetap Rekam Medis.

BAB VI
PENGEMBANGAN STAF DAN PROGRAM PENDIDIKAN

Pengembangan staf dan Program Pendidikan Sub komite rekam medis
didasarkan pada pengembangan unit kerja yang telah direncanakan
sebelumnya, terdapat lebih berdayaguna dan berhasil guna.
I. PENGEMBANGAN UNIT KERJA
Komite rekam medis akan terus berkembang sebagai pusat informasi
tentang upaya rumah sakit dalam menegakkan, menjaga dan memantau
pelaksanaan rekam medis terkait dengan pelayanan profesional di RSUD Dr
M M Dunda Limboto.
Program Pengembangan Rekam medis, dibagi dalam 3 tahap :
1. Program Jangka Pendek :
a. Melengkapi sarana, prasarana dan peralatan minimal yang diperlukan
untuk mendukung operasional kerja
komite rekam medis, sehingga
mendapat sertifikat akreditasi penuh pada tahun 2017.
Sarana dan prasarana yang dapat beupa :
(1) Formulir / formulir pengendalian Rekam medis.
(2) Buku Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Rekam Medis di RSUD Dr M M
Dunda Limboto.
(3) Buku Pedoman Administrasi dan Manajemen Komite rekam medis RSUD
Dr M M Dunda Limboto.
(4) Kepustakaan tentang data rekam medis.

(5) Staf medis fungsional dan staf ex-offisio, minimal 3 personil.
(6) Dana untuk operasional.
b. Melaksanakan fungsi administrasi umum
kegiatan komite rekam medis lancar dan tertib.

komite rekam medis agar

c. Melaksanakan fungsi pembudayaan data rekam medis di RSUD Dr M M
Dunda Limboto.

2. Program Jangka Menengah :
Melaksanakan fungsi pelayanan informasi dengan menyediakan informasi
tentang mutu rekam medis yang benar, lengkap dan obyektif sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan di RSUD Dr M. M Dunca Limboto.
3. Program Jangka Panjang :
Melaksanakan fungsi penelitian sederhana guna pengembangan mutu
pelayanan profesi di RSUD Dr M M Dunda Limboto terkait dengan upaya
meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.
II. PENGEMBANGAN STAF :
Pengembangan anggota komite rekam medis diarahkan untuk mendukung
terlaksananya program-program pengembangan guna meningkatkan
pengetahuan dan wawasan anggota komite rekam medis RSUD Dr M M
Dunda Limboto.
1. Tahap pertama :
(1) Pemahaman anggota
komite rekam medis terhadap Pedoman
Administrasi dan Manajemen komite rekam medis di RSUD Dr M M Dunda
Limbotom dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.
(2)Pembudayaan cara kerja anggota komite rekam medis agar selalu
konsisten dengan prosedur kerja yang telah dibakukan .
(3)Pembekalan kepada anggota komite rekam medis mengenai seluk beluk
tentang dasar teoritis penanganan masalah data rekam medis di rumah sakit
dan cara-cara aplikasinya dalam praktek sehingga mampu melaksanakan
pemantauan Rekam medis dalam rangka pengendalian mutu rekam medis.
2. Tahap Kedua :

(1) Pembekalan kepada anggota komite rekam medis tentang proses dan
mekanisme penanganan masalah data rekam medis yang sesuai dengan
standar pelayanan profesi, sehingga setiap anggota paham dan dapat
memberi informasi tentang penanganan masalah tersebut.
(2) Pembekalan kepada anggota komite rekam medis tentang pengendalian
rekam medis sehingga mampu membuat perencanaan dan peningkatan
mutu Rekam medis

3. Tahap Ketiga :
Pembekalan kepada anggota komite rekam medis mengenai pemahaman
lebih lanjut tentang ilmu pengetahuan dan tehnologi yang berkaitan dengan
rekam medis, sehingga mempunyai wawasan luas tentang pengendalian
Rekam medis dan dapat mengadakan suatu upaya peningkatan mutu
pengendalian rekam medis.
III. PENDIDIKAN STAF
Pendidikan staf dapat diartikan pada upaya pembekalan anggota
komite rekam medis agar mampu melaksanakan tugasnya dengan maksimal
sesuai hak dan kewenangannya sehingga fungsi komite rekam medis dapat
maksimal. Program pendidikan ini ditujukan kepada seluruh staf secara
terbuka, sepanjang memenuhi persyaratan dan kriteria yang ditentukan.
Cara pendidikan staf dapat ditempuh dengan formal maupun informal pada
setiap, dapat berupa kegiatan studi pustaka, studi banding, temu ilmiah,
kursus, pelatihan, inservice training atau pendidikan formal yang berkaitan
dengan upaya penanganan masalah rekam medis, baik secara langsung
maupun tidak langsung.
Langkah-langkah kegiatan program pendidikan staf ini disusun
berdasar kesempatan dan kemampuian yang ada, adalah sebagai berikut :
Kegiatan Prioritas Utama :
Studi kepustakaan, dengan cara mempelajari buku-buku pedoman tentang
penanganan masalah rekam medis, buku Pedoman Penyelenggaran
Pelayanan Rekam medis diRSUD Dr M M Dunda Limboto dan prosedur kerja
yang telah ditetapkan.

In service training, atau penyuluhan pada saat masa orientasi karyawan baru
maupun program
penyegaran bagi karyawan lama.
Kegiatan Prioritas Kedua :
Studi banding ke rumah sakit yang lebih baik dalam hal pengelolaan komite
rekam medis,
Mengikuti kursus, kegiatan ilmiah yang berkaitan dengan
Rekam medis pada setiap ada kesempatan.
Kegiatan Prioritas Ketiga :
Mengikuti pendidikan formal yang berkaitan dengan pengembangan sumber
daya manusia atau mengangkat staf fungsional yang berpengalaman dalam
upaya penanganan masalah rekam medis di rumah sakit.
BAB VII
EVALUASI DAN PENGENDALIAN MUTU

Mutu pelayanan di RSUD Dr M M Dunda Limboto ditentukan pula oleh
keberhasilan komite rekam medis dalam melaksanakan misi rumah sakit
yaitu dalam memberikan pelayanan kesehatan yang profesional, bermutu ,
tepat waktu dalam hal ini komite rekam medis menyelenggarakan upaya
dalam menjaga data rekam medis rumah sakit secara profesional yang
terkait erat dengan peningkatan mutu pelayanan. Oleh sebab itu evaluasi
dan pemantauan masalah rekam medis di rumah sakit perlu dilihat dari
sistemnya, yaitu aspek masukan, proses, dan keluaran
I. KRITERIA EVALUASI :
1. Aspek Masukan :
(1) Tersedianya Buku Pedoman Administrasi dan Manajemen Komite rekam
medis dan prosedur kerjanya.
(2) Tersedianya Buku Pedoman Penyelenggaran Pelayanan Rekam medis di
RSUD Dr M M Dunda Limboto.
(3) Adanya unit pelaksana yang bertanggung jawab melaksanakan
pemantauan kelancaran pelaksanaan rekam medis di RSUD Dr M M Dunda
Limboto.

(4) Adanya dana dan sarana untuk kegiatan Komite rekam medis.
(5) Penyusunan program kerja atau Plan of Action (POA) dari komite rekam
medis.
2. Aspek Proses :
(1) Dilaksanakannya rencana kegiatan komite rekam medis RSUD Dr M M
Dunda Limboto sesuai dengan perencanaan, antara lain :
Pembudayaan, pemantauan pelaksanaan kegiatan rekam medis di RZSUD Dr
M M Dunda Limboto, oleh komite rekam medis sesuai prosedur yang telah
ditetapkan.
(2) Pemanfaatan data rekam medis secara profesional dalam meningkatkan
mutu pelayanan kesehatan di RSUD Dr M M Dunda Limboto.

3. Aspek Keluaran :
(1) Terselenggaranya sistem pelaporan tentang pelaksanaan data rekam
medis rumah sakit secara rutin maupun insidentil bila ada masalah yang
harus segera diselesaikan.
(2) Terjaminnya hasil pelayanan medis sesuai peraturan yang berlaku di
RSUD Dr M M Dunda Limboto secara lengkap obyektif dan bermutu.
BENTUK KEGIATAN :
Evaluasi dan pemantauan mutu rekam medis di rumah sakit dilaksanakan
oleh komite rekam medis melalui berbagai cara/pendekatan yang ada,
antara lain :
Supervisi dan monitoring.
Laporan triwulan Komite rekam medis
Laporan tahunan Komite rekam medis
Audit Pelayanan Medis di RSUD Dr M M Dunda Limboto dalam rangka
pengedalian rekam medis

.
BAB VIII
PENUTUP

Demikianlah telah disusun Pedoman Administrasi dan Manajemen
Komite Rekam medis di RSUD D M M Dunda Limboto, yang diharapkan akan
digunakan sebagai acuan bagi anggota-anggota komite rekam medis dalam
melaksanakan tugasnya.
Didasari bahwa pedoman ini jauh dari kesempurnaan, hingga sangat
diharapkan adanya partisipasi dari semua pihak untuk ikut memberikan
sumbangan saran bagi perbaikannya. Harapan kami Pedoman Administrasi
dan Manajemen komite rekam medis ini dapat menjadi alat bagi rumah sakit
dalam mencapai pelayanan kesehatan yang bermutu, cepat, tepat, akurat,
dan berkesinambungan.
Semoga Allah SWT selalu memberikan
Amin

petunjuk pada kita semua.

Madiun, 21 Maret 2017
Ketua Sub komite rekam medis
Rekam Medis

Sekretaris Sub Komite

Dr. Wiwin R Yusuf, Sp.B
A.Md.PK

Inda P Abdullah,

NIP.

NIP.

Mengetahui,
Direktur Rumah Sakit Santa Clara Madiun

dr.Moh.Natsir Mawardi Abdul,M.Kes
NIP. 19670304 199803 1 011

SPO PERBAIKAN MUTU REKAM MEDIS
1. Pengertian Perbaikan mutu Rekam Medis adalah suatu usaha peningkatan
mutu
Rekam Medis di RS.Santa Clara Madiun.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam pelaksanaan perbaikan mutu Rekam Medis.
3. Kebijakan Hasil perbaikan mutu Rekam Medis diusulkan kepada Komite
Medik
untuk di teruskan ke Direktur RS.Santa Clara Madiun.
4. Prosedur 1.Sub komite rekam medis menyusun Program Perbaikan mutu
kinerja SMF dalam pengisian Rekam Medis.
2. Sub komite rekam medis melakukan evaluasi tentang mutu kinerja

SMF dalam pengisian Rekam Medis.
3.Direktur RS.Santa Clara Madiun menindaklanjuti.
5. Unit Terkait Direktur RS.Santa Clara Madiun
SMF
Unit Rekam Medis
SPO PEMANTAUAN REKAM MEDIS
1. Pengertian Pemantauan Rekam Medis adalah suatu tata cara pemantauan
mutu
pelayanan Rekam Medis agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan
Rekam Medis.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam penerapan langkah – langkah melaksanakan
kegiatan pelayanan Rekam Medis terhadap pasien.
3. Kebijakan Evaluasi dan pemantauan mutu Rekam Medis dilaksanakan oleh
Sub
komite rekam medis.
4. Prosedur 1.Pemantauan pelayanan Rekam Medis dengan formulir audit
pelayanan Rekam Medis.
2.Pemantauan pelayanan Rekam Medis mengacu pada standart
prosedur Rekam Medis di RS.Santa Clara Madiun
3.Hasil pemantauan audit pelayanan Rekam Medis harus lengkap dan
obyektif.
4.Hasil pemantuan audit pelayanan Rekam Medis diusulkan ke
Direktur Rumah Sakit Santa Clara Madiun.
5.Direktur RS.Santa Clara Madiun menindaklanjuti.
5. Unit Terkait Direktur RS.Santa Clara Madiun
SMF

Unit Rekam Medis
SPO RAPAT SUB KOMITE REKAM MEDIS
1. Pengertian Rapat Sub
diselenggarakan oleh Sub

komite

rekam

medis

adalah

rapat

yang

komite rekam medis dalam periode tertentu secara berkala untuk membahas
kinerja Sub komite rekam medis.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam pelaksanaan Rapat Sub komite rekam medis.
3. Kebijakan Rapat Sub komite rekam medis di adakan minimal 1 (kali) dalam
sebulan.
4. Prosedur 1. Sekretaris Sub komite rekam medis membuat undangan rapat
untuk
seluruh anggota komite.
2. Ketua Sub komite rekam medis membahas laporan kegiatan
anggota selama 1 (satu) bulan sekali.
3. Bila Ketua Sub komite rekam medi