PENGARUH PENEGELOLAAN SURAT-MENYURAT TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DI BADAN PELAKSANA PENYULUHAN PERTANIAN, PERIKANAN, KEHUTANAN DAN KETAHANAN PANGAN (BP4KKP)KABUPATEN BEKASI.

PENGARUH PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI

DI BADAN PELAKSANA PENYULUHAN PERTANIAN, PERIKANAN, KEHUTANAN DAN KETAHANAN PANGAN (BP4KKP)

KABUPATEN BEKASI

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menempuh Ujian Sidang Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran

Oleh

Ade Sugih Surahman 0904068

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA 2013

PENGARUH PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI

DI BADAN PELAKSANA PENYULUHAN PERTANIAN, PERIKANAN, KEHUTANAN DAN KETAHANAN PANGAN (BP4KKP)

KABUPATEN BEKASI

Oleh

Ade Sugih Surahman

Sebuah skripsi yang diajukan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Pendidikan pada Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis

© Ade Sugih Surahman Universitas Pendidikan Indonesia

Januari 2014

Hak Cipta dilindungi undang-undang.

Skripsi ini tidak boleh diperbanyak seluruhya atau sebagian, dengan dicetak ulang, difoto kopi, atau cara lainnya tanpa izin dari penulis.

LEMBAR PENGESAHAN

PENGARUH PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI

DI BADAN PELAKSANA PENYULUHAN PERTANIAN, PERIKANAN, KEHUTANAN DAN KETAHANAN PANGAN (BP4KKP)

KABUPATEN BEKASI

Skripsi ini telah disetujui dan disahkan oleh:

Pembimbing,

Dr. H. Edi Suryadi, M.Si. NIP. 196004121986031002

Mengetahui, Ketua Program Studi

Pendidikan Manajemen Perkantoran FPEB UPI

Dr. Rasto, M.Pd NIP. 197207112001121001

LEMBAR PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan skripsi yang berjudul

“Pengaruh Pengelolaan Surat Menyurat terhadap Efektivitas Kerja Pegawai di

Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan, dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) di Kabupaten Bekasi.”, sepenuhnya merupakan karya saya sendiri, tidak ada bagian di dalamnya yang merupakan plagiat dari karya orang lain. Saya tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai dengan etika yang berlaku dalam masyarakat dan bidang keilmuan.

Atas pernyataan ini, saya siap menanggung resiko ataupun sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian hari ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.

Bandung, Desember 2013 Penulis

Ade Sugih Surahman

ABSTRAK

PENGARUH PENEGELOLAAN SURAT-MENYURAT

TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DI BADAN PELAKSANA PENYULUHAN PERTANIAN, PERIKANAN, KEHUTANAN DAN

KETAHANAN PANGAN (BP4KKP) KABUPATEN BEKASI

Oleh:

Ade Sugih Surahman 0904068

Skripsi ini dibimbing oleh:

Dr. H. Edi Suryadi, M.Si.

Penelitian ini dilatarbelakangi belum tertibnya pengelolaan surat-menyurat di BP4KKP Kabupaten Bekasi. Penelitian bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan surat-menyurat, efektivitas kerja pegawai serta pengaruh pengelolaan surat menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai. Guna mencapai tujuan penelitian tersebut digunakan metode penelitian explanatory survey.

Dua variable yang diteliti yaitu variable bebas (X) ialah pengelolaan surat-menyurat dan variable terikat (Y) ialah efektivitas kerja pegawai. Untuk mengetahui pengaruh dari variable X terhadap variable Y digunakan analisis regresi linier sederhana dengan data diperoleh dari 37 orang responden terpilih. Sebelum penelitian dilakukan, instrument penelitian berupa angket dilakukan uji validiasi, reliabilitas. Data ordinal ditransformasikan ke data interval kemudian dilakukan uji persyaratan teknis yaitu uji normalitas, linieritas dan homogenitas.

Berdasarkan data yang diperoleh, hasil penelitian menunjukan bahwa pengelolaan surat menyurat berpengaruh positif dan signifikan terhadap kinerja pegawai di BPPPPKKP Kab. Bekasi

Saran yang disampaikan dari hasil penelitian ini ialah bahwa efektivitas kerja pegawai dapat ditingkatkan dengan meningkatkan efektivitas pengelolaan surat-menyurat terutama pada tahapan penerimaan, pembuatan naskah surat keluar dan penyimpanan surat (pengarsipan). Efektivitas pegawai itu sendiri dapat ditingkatkan melalui peningkatan aspek kuatitas, kuantitas dan pengembangan kualitas SDM

ABSTRACT

INFLUENCE THE MANAGEMENT OF CORRESPONDENCE TOWARD THE WORK EFFECTIVENESS OF EMPLOYE IN EXECUTIVE OF

AGRICULTURAL INFORMATION DEPARTMENT, FISHERY FORESTRY AND FOOD SECURITY ( BP4KKP ) BEKASI

By:

Ade Soegih Surahman 0900848

This study is guided by:

Dr. H. Edi Suryadi, M.Si.

This research has not been effected in correspondence management Martinet BP4KKP Bekasi Regency. The research aims to know the implementation of the management of correspondence, the effectiveness of the work of employees as well as the influence of the management of correspondence terhadp the effectiveness of the work of employees. In order to achieve the objectives of the research the research method used explanatory survey

Two subjects which is variable variable free ( x ): the management of correspondence and variable bound ( y ): the effectiveness of work of civil servants. To know the influence of x against variable variable y used simple linear regression analysis with the data obtained from 37 people of respondents was elected. Research is done, before instrument research poll conducted in the form of test validiasi, reliabilitas. The ordinal of ditransformasikan data to data intervals then will be a test of the technical requirements that is a test of normality, linieritas and of homogeneity

According to the data, the results show that the management has been correspondence mailed influential positive and significantly to the employee performance in bppppkkp kab. Bekasi

Advice is delivered from this research result, effectiveness work employees to be increased by improve effectiveness management correspondences especially than acceptance, making the letter out and storage letters ( pengarsipan ). Effectiveness employees itself can be improved through increased aspect kuatitas, quantity and development the human resource

Keywords: Management Of Correspondence, The Effectiveness Of The Work Of Employee

ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined.

ABSTRACT ... Error! Bookmark not defined.

UCAPAN TERIMA KASIH ... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI... 1 DAFTAR TABEL ... 4 DAFTAR GAMBAR ... 6 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.

1.1 Identifiksi dan Perumusan Masalah .. Error! Bookmark not defined.

1.2 Maksud dan Tujuan Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

1.3 Manfaat dan Kegunaan Penelitian .... Error! Bookmark not defined. BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PIKIRAN DAN HIPOTESISError! Bookmark not defined.

2.1 Kajian Pustaka ... Error! Bookmark not defined.

2.1.1 Pengelolaan Surat- menyurat ... Error! Bookmark not defined.

2.1.2 Manfaat dan kegunaan surat menyuratError! Bookmark not defined.

2.1.3 Sistem pengarsipan ... Error! Bookmark not defined.

2.1.4 Efektivitas Kerja ... Error! Bookmark not defined.

2.1.5 Pengaruh Pengelolaan Surat Menyurat terhadap Efektivitas Kerja Pegawai

Error! Bookmark not defined.

2.2 Kajian Penelitian Terdahulu ... Error! Bookmark not defined.

3.1 Objek Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

3.2 Metode Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

3.3 Operasionalisasi Variabel Penelitian Error! Bookmark not defined.

3.3.1 Pengelolaan Surat Menyurat (Variabel Bebas (X))Error! Bookmark not defined.

3.3.2 Efektivitas Kerja Pegawai ... Error! Bookmark not defined.

3.4 Jenis dan Sumber Data Penelitian .... Error! Bookmark not defined.

3.5 Populasi dan Sampel ... Error! Bookmark not defined.

3.5.1 Populasi ... Error! Bookmark not defined.

3.5.2 Sampel ... Error! Bookmark not defined.

3.6 Teknik Pengumpulan Data ... Error! Bookmark not defined.

3.6.1 Metode Kuesioner atau Angket ... Error! Bookmark not defined.

3.6.2 Metode Dokumentasi ... Error! Bookmark not defined.

3.7 Pengujian Instrumen Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

3.7.1 Uji Validitas ... Error! Bookmark not defined.

3.7.2 Uji Reliabilitas ... Error! Bookmark not defined.

3.8 Uji Persyaratan Teknik Analisis DataError! Bookmark not defined.

3.8.1 Uji Normalitas ... Error! Bookmark not defined.

3.8.2 Uji Linieritas ... Error! Bookmark not defined.

3.8.3 Uji Homogenitas ... Error! Bookmark not defined.

3.9 Teknik Analisis Data ... Error! Bookmark not defined.

3.9.1 Analisis Data Deskriptif ... Error! Bookmark not defined.

4.1 Hasil Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

4.1.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian . Error! Bookmark not defined.

4.1.2 Pengelolaan Surat-menyurat ... Error! Bookmark not defined.

4.2 Deskripsi Data Hasil Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1 Uji Validitas dan Reliabilitas InstrumenError! Bookmark not defined.

4.2.2 Transformasi Data ... Error! Bookmark not defined.

4.2.3 Realitas Pengelolaan Surat-menyuratError! Bookmark not defined.

4.2.4 Realitas Efektivitas Kerja Pegawai ... Error! Bookmark not defined.

4.2.5 Uji Persyaratan Teknis ... Error! Bookmark not defined.

4.2.6 Uji Normalitas Data ... Error! Bookmark not defined.

4.2.7 Uji Linieritas ... Error! Bookmark not defined.

4.2.8 Uji Homogenitas ... Error! Bookmark not defined.

4.2.9 Pengaruh Pengelolaan Surat-menyurat terhadap Efektivitas Kerja Pegawai

Error! Bookmark not defined.

4.3 Pembahasan ... Error! Bookmark not defined.

4.3.1 Pengelolaan Surat-menyurat ... Error! Bookmark not defined.

4.3.2 Efektivitas Kerja Pegawai ... Error! Bookmark not defined.

4.3.3 Pengaruh Pengelolaan Surat-menyurat terhadap Efektivitas Kerja Pegawai

Error! Bookmark not defined.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... Error! Bookmark not defined. 5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.

5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Rincian Pegawai Bp4k2p Kab. Bekasi 2013Error! Bookmark not defined.

Tabel 1.2 Jumlah Surat Masuk Dan Surat Keluar Selama 1 Januari 2010 Hingga 31 Desember 2012 Di Bp4kkp Kabupaten BekasiError! Bookmark not defined.

Tabel 1. 3 Surat Keluar Tahun 2012 Berdasarkan Isi Surat (Materi)Error! Bookmark not defined.

Tabel 1.4 Dampak Ketepatan Penerimaan Surat Terhadap Ketepatan Penyampaian Materi Yang Diminta ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 2. 1 Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut: Error! Bookmark not defined.

Tabel 2. 2 BUKU EKSPEDISI INTERN ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3. 1 Operasionalisasi Variabel Pengelolaan Surat Menyurat (Variabel X)

...Error! Bookmark not defined.

Tabel 3. 2 Kisi-kisi Instrumen Penelitian Variabel Efektivitas Kerja PegawaiError! Bookmark not defined.

Tabel 3. 3 Rincian populasi pegawai BP4K2P Kab. Bekasi 2013Error! Bookmark not defined.

defined.

Tabel 3. 5 Kriteria Penafsiran Deskripsi ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 1 Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar per 1 Agustus Tahun 2013Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 2 Materi Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 3 Item Total Statistic ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 4 Ringkasan Hasil Analisa atas Tanggapan 17 Responden terhadap 20 Item Angket Variabel Pengelolaan Surat-menyurat (X)Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 5 Item Total Statistic ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 6 Ringkasan Hasil Analisa atas Tanggapan 17 Responden terhadap 20 Item Angket Variabel Efektivitas Kerja Pegawai (Y) Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 7 Hasil Transformasi Data Ordinal ke Interval Variabel Pengelolaan Surat-menyurat (X) ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 8 Hasil Transformasi Data Ordinal ke Interval Variabel Efektivitas Kerja Pegawai (Y) ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 9 Petugas Khusus yang Menangani Surat Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 10 Pembukaan Surat ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 11 Isi Naskah ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 12 Pembuat Draf Naskah Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 13 Persetujuan Draf Naskah Surat KeluarError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 14 Pemarafan Naskah ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 15 Penyortiran berdasarkan Bentuk SuratError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 19 Pemisahan Buku Agenda Surat Masuk dan Surat KeluarError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 20 Prosdur Pengagendaan Surat ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 21 Pendistribusian Surat setelah DisposisiError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 22 Penyampaian Surat ke Unit PengelolanError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 23 Teknik Penyampaian Surat keluar ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 24 Ruang Khusus Arsip ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 25 Pelaksanaan Prosedur Pengelolaan ArsipError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 26 Tanggapan Responden terhadap Variabel Pengelolaan Surat-menyuratError! Bookmark not defined.

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Model Kerangka Berfikir ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 2. 2 Model Kausalitas Variabel Pengelolaan Surat Menyurat Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai ...

... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi BP4KKP Kabupaten Bekasi

Error! Bookmark not defined.

Gambar 4. 2 q-q Plot of Surat ... ... Error! Bookmark not defined.

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Suatu organisasi didirikan sebagai suatu wadah untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan. Organisasi tersebut harus mengelola berbagai rangkaian kegiatan yang diarahkan menuju tercapainya tujuan organisasi. Pelaksanaan rangkaian kegiatan dalam organisasi dilakukan oleh manusia yang bertindak sebagai actor atau peserta dalam organisasi yang bersangkutan. Agar organisasi tersebut dapat berjalan dengan lancar dan efektif, diperlukan orang-orang yang memiliki kemampuan tertentu sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. Kumpulan orang-orang itu terangkum dalam suatu tata hubungan (interaksi) dan adaptasi dalam sistem birokrasi.

Organisasi pemerintah merupakan organisasi modern yang telah membagi habis seluruh pekerjaan yang ada pada organisasi tersebut kepada semua anggota organisasi melalui departemenisasi. Menurut Sule dan Saefullah (2007) ada empat pilar dalam organisasi, yaitu : (a) pembagian kerja (division pf work), (b) pengelompokan pekerjaan, (c) penentuan relasi antarbagian dalam organisasi (hierarcy), dan (d) koordinasi. Dengan adanya keempat pilar tersebut, komunikasi menjadi salah satu factor pembatas keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya yang telah ditetapkan bersama.

Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) menurut Peraturan Daerah Kabupaten Bekasi Nomor 07 Tahun 2012, struktur organisasinya ialah sebagai berikut

a. Kepala Badan

b. Sekretaris Badan yang membawahkan : 1. Kepala Urusan Keuangan

2. Kepala Urusan Perencanaan

3. Kepala Urusan Kepegawaian dan Umum

c. Kepala Bidang Informasi Teknologi, Sarana dan Prasarana, yang membawahkan :

1. Kepala Sub Bidang Teknologi 2. Kepala Sub Bidang Informasi

3. Kepala Sub Bidang Sarana dan Prasana

d. Kepala Bidang Kelembagaan, Pelatihan dan Penyuluhan, membawahkan 1. Kepala Sub Bidang Kelembagaan

2. Kepala Sub Bidang Pelatihan 3. Kepala Sub Bidang Penyuluhan

e. Kepala Bidang Ketahanan Pangan. Membawahkan : 1. Sub Bidang Ketahanan Pangan

2. Sub Bidang Keamanan Pangan, dan 3. Sub Bidang Distribusi Pangan f. Kelompok Jabatan Fungsional

Tabel 1. 1

Rincian Pegawai BP4K2P Kab. Bekasi 2013

No

Nama Intansi Pemerintaha Kab. Bekasi

(BP3K Kec.)

Jumlah Pegawai BP4K2P Kab. Bekasi

(Pegawai)

Ket

1. BP4K2P Kab. Bekasi 45 Orang

2. BP3K Kec. Babelan 5 Orang

3. BP3K Kec. Tarumajaya 4 Orang

4. BP3K Kec. Sukawangi 4 Orang

5. BP3K Kec. Tambelang 5 Orang

6. BP3K Kec. Tambun Utara 4 Orang

7. BP3K Kec. Tambun Selatan 4 Orang

8. BP3K Kec. Cibitung 4 Orang

9. BP3K Kec. Cikarang Barat 4 Orang

10. BP3K Kec. Setu 5 Orang

11. BP3K Kec. Karangbahagia 5 Orang 12. BP3K Kec Cikarang Utara 4 Orang 13. BP3K Kec Cikarang Timur 5 Orang 14. BP3K Kec Kedungwarngin 5 Orang 15. BP3K Kec Cikarang Pusat 4 Orang

16. BP3K Kec Sukatani 5 Orang

18. BP3K Kec Cabangbungin 4 Orang

19. BP3K Kec Muaragembong 4 Orang

20. BP3K Kec Pebayuran 7 Orang

21. BP3K Kec Cibarusah 4 Orang

22. BP3K Kec Cikarang Selatan 5 Orang

23. BP3K Kec Serang Baru 4 Orang

24. BP3K Kec Bojongmangu 5 Orang

Jumlah 197 Orang

Sumber: BP4K2P Kab. Bekasi 2013

Data diatas merupakan jumlah populasi pegawai di BP4KKP Kab. Bekasi, jumlah pegawai BP4KKP sebanyak 152 Orang yang tersebar di 24 kecamatan yang berada di wilayah Kab. Bekasi.

Adanya pembagian kerja, hirearki, dan pengelompokan kerja maka komunikasi menjadi suatu keharusan agar organisasi BP4KKP dapat beroperasi secara efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuannya.

Melalui komunikasi gagasan atau ide dapat dikirimkan dan saling dipertukarkan. Sebuah gagasan, ide dan rencana yang ada pada suatu organisasi betapun cemerlangnya tidak akan bermanfaat sebelum dikirimkan dan dipahami oleh para anggota organisasi tersebut. Kegiatan komunikasi yang tidak ditata dengan baik juga akan menghasilkan produk yang tidak sesuai harapan. Materi yang dikomunikasikan harus dapat difahami sekaligus dilaksanakan oleh

penerima pesan. Hal ini sesuai dengan pendapat Marwansyah dan Mukaram (2000 : 201) yang menyatakan bahwa komunikasi Adalah pertukaran pesan antar manusia dengan tujuan mendapatkan pemahaman yang sama.

Salah satu saluran komunikasi yang banyak digunakan organisasi, terutama organisasi pemerintahan ialah surat. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

Sampai sekarang surat masih digunakan karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihannya antara lain yaitu surat lebih praktis karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia dan memuat informasi secara panjang lebar. Surat lebih efektif karena informasi yang disampaikan sesuai dengan sumber aslinya dan tidak ada penyingkatan istilah. Surat dikatakan ekonomis dilihat dari biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai wakil dari pembuat surat, bahan bukti secara tertulis yang mempunyai kekuatan hukum, sumber data yang digunakan untuk petunjuk keterangan tindak lanjut, bahan pengingat dalam kegiatan dimasa lalu, surat sebagai jaminan keamanan, sebagai alat pengikat antara dua pihak, alat promosi bagi kantor atau perusahaan, dan alat untuk menghemat baik waktu, tenaga dan juga biaya.

Kedudukan dan fungsi surat yang begitu penting dan strategis bagi bagi organisasi karena organisasi tanpa surat merupakan organisasi yang tidak dapat berjalan sesuai visi dan misinya. Organisasi dengan lalu lintas surat menyurat yang cukup banyak serta dengan pengelolaan yang sebaik-baiknya menjadi alat

ukur atau parameter bahwa organisasi tersebut mempunyai aktivitas tinggi. Di sisi lain, walaupun organisasi aktifitasnya tinggi, namun tanpa memiliki atau menyimpan surat menyurat, maka organisasi tersebut secara administratif dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif. Atas dasar pentingnya kedudukan dan fungsi surat, serta akibat-akibat yang timbul dari ketiadaan surat bagi organisasi, maka di dalam organisasi diperlukan beberapa orang yang memiliki kemampuan dalam pengelolaan surat-menyurat yang baik.

Surat tidak merupakan hanya alat komunikasi yang penting, tetapi juga sangat penting dalam kegiatan manajerial yaitu pekerjaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, seperti perancanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan. Surat menyurat itu sendiri memberikan informasi yang penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial tersebut.Karena berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang dengan adanya informasi yang terus-menerus, mulai dari pesiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut, (Sedarmayanti, 2001:37).

Sejalan dengan pendapat di atas Gie (2009) menyatakan bahwa komunikasi tertulis sebagai salah satu sistem komunikasi perkantoran yang baisanya berwujud surat atau warkat lainnya. Komunikasi tertulis berupa surat banyak digunakan karena surat merupakan alat pengingat dan memgang peranan penting. Hal ini disebabkan surat dapat berfungsi sebagai tanda bukti yang otentik yaitu berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh komunikasi lisan. Selain itu, surat dianggap sebagai wakil dari sebuah perusahaan dan juga akan mencerminkan citra perusahaan.

Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan dan Ketahanan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi adalah salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten Bekasi. Sebagai organisasi Pemerintah, prosedur pengelolaan surat-menyurat mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

Menurut Sedarmayanti (2009) prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap, serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Oleh karena itu penangan prosedur surat harus dilakukan agar informasi yang disampaikan dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada alamat yang dituju.

Dalam pelaksanaannya, pengelolaan tata persuratan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta menciptakan komunikasi yang baik bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan. Penataan tata persuratan merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan organisasi guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga kordinasi dan pengawasan semakin mudah dan juga menciptakan pencitraan yang baik untuk organisasi.

Hasil observasi awal di BP4KKP Kabupaten Bekasi yang berkaitan dengan surat-menyurat diperoleh informasi sebagai berikut :

Tabel 1. 2

Jumlah Surat Masuk Dan Surat Keluar Selama 1 Januari 2010 Hingga 31 Desember 2012 Di Bp4kkp Kabupaten Bekasi

Jenis Surat Jumlah Surat

2010 2011 2012

1 Surat Masuk 217 367 392

2 Surat Keluar 189 277 293

Total 406 644 685

Sumber : BP4KKP Kabupaten Bekasi (2013)

Jumlah surat masuk dan surat keluar dari tahun ke tahun terus meningkat jumlahnya. Hal ini sejalan dengan perkembangan usia SKPD ini yang memang belum lama dibentuk, yaitu tahun 2009.

Adapun hasil dari analisis yang di dapatkan oleh penulis dalam pengelolaan surat masuk di BP4KKP Kabupaten Bekasi terdiri dari tahapan penerimaan surat, pencatatan surat, pendisposisian, penyimpanan surat, memproses lebih lanjut. Sedangkan pengelolaan surat keluar di BP4KKP Kabupaten Bekasi terdiri dari tahapan di konsep, mengetik surat, surat dua rangkap, surat diparaf, surat ditandatangani, dan di kirim.

Menurut sumber Bpk. Ahadi Permana selaku pelaksana urusan umum, hambatan pengelolaan surat masuk di antaranya ialah tidak ada pemisahan surat dalam penyimpanannya, tempat penyimpanan surat (pengarsipan surat) belum sesuai prosedur, dan tempat penyimpanan surat belum ditata dengan baik. Sedangkan pada surat keluar yaitu penyimpanan surat yang tidak sesuai dengan penyimpanan surat yang sebenarnya dan penyimpanan surat masih bersifat manual, penyimpanan surat tidak menggunakan sistem penyimpanan yang baik dan pengiriman surat keluar yang sering tidak tepat waktu. Menurut Bapak Ahadi

Permana, belum adanya kurir untuk mengirimkan surat-surat keluar, terutama untuk para Kepala BP3K (Balai Penyuluhan Pertanian, Perikanan dan Kehutanan) yang tersebar di 23 kecamatan sering menyebabkan surat datang terlambat sehingga surat menjadi usang (karena kegiatan telah berlangsung).

Sebagai contoh, surat-surat berharga tentang asset tanah BPP baik copi maupun aslinya tidak ada arsip surat BP4KKP, atau surat-surat tentang kendaraan roda dua (foto copi STNK) masih belum lengkap. Kurang tertatanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar juga terlihat belum adanya pemisahan asal instansi pengirim surat.

Hasil pengamatan penulis selama beberapa waktu di BP4KKP, surat masuk berasal dari Dinas Lingkup Pertanian Provinsi Jawa Barat, surat yang berasal dari Balai Besar Pengembangan Sumber Daya Manusia, Lembang Bandung atau Cinagara-Bogor, bahkan surat dari Kementrian Pertanian, Jakarta.

Surat-surat yang berasal dari Badan Pengembangan SDM Kementrian Pertanian, baik melalui Balai Besar Pengembangan Sumber Daya Manusia Lembang atau Cinagara biasanya berupa surat pemanggilan untuk mengikuti diklat bagi para penyuluh atau surat panggilan untuk mengikuti sertifikasi.

Keterlambatan dalam pendistribusian surat menurut informasi yang penulis peroleh, bukan hal yang aneh. Salah satu contoh, surat dari Balai Besar Pelatihan Pegawai yang meminta BP4KKP Kabupaten Bekasi mengirimkan beberapa orang petugas Penyuluh Pertanian Lapangan untuk mengikuti diklat lambat didistribusikan ke petugas tersebut, akibatnya petugas tersebut terlambat datang ke tempat diklat. Keterlambatan dalam pendistribusian surat terjadi atas Surat

dari Kementrian Pertanian yang mengundang beberapa orang kepala BP3K pada tanggal 06 Agustus 2012 hadir di Bogor, namun surat baru diterima kepala BP3K pada tanggal 08 Agustus dan pada tanggal tersebut acara sudah selesai. Akibatnya, tidak seorang pun kepala BP3K dari Kabupaten Bekasi yang menghadiri acara tersebut.

Pada tahun 2012 dari 293 surat keluar dapat dirinci sebagai berikut : Tabel1. 3

Surat Keluar Tahun 2012 Berdasarkan Isi Surat (Materi)

No Materi Surat Frekuensi Prosentase

1 Undangan 62 kali 21,16

2 Permintaan Laporan Kegiatan 24 kali 8,19 3 Permintaan Rencana Kegiatan

BP3K

4 kali 1,36

4 Permintaan calon peserta latihan

18 kali 6,14

5 Permintaan Calon Peserta Calon Lokasi (CPCL) Kegiatan

10 kali 3,41

6 Permohonan izin tempat untuk studi banding

9 kali 3,07

7 Permohonan Pengadaan Barang dan Jasa

15 kali 5,12

8 Surat Pengantar Pengajuan Pencairan/Pembayaran Uang

85 kali 29,01 9 Surat Pengantar hal-hal yang

berkaitan dengan kenaikan pangkat

10 kali 3,41

10 Surat Pengantar Pengajuan Pensiun

4 kali 1,36

11 Surat Tugas Mengikuti Diklat bagi Pegawai

13 kali 4,44

12 Surat Pengantar untuk Petani yang akan magang

7 kali 2,39

13 Surat Teguran Angkeran 1 9 kali 3,07 14 Surat Permohonan Perbaikan

Ruang Kantor

5 kali 1,70

15 Surat Permohonan Melatih 5 kali 1,70 16 Surat Penetapan Tim HKP dan

kegiatan HKP (Hari Krida

Pertanian)

17 Surat Permohonan Advis Hukum pelaksanaan kegiatan hibah yang didanai dari dana APBN

3 kali 1,02

Jumlah 293 100,00

Sumber : BP4KKP Kabupaten Bekasi (2013)

Berdasarkan data di atas, surat keluar dengan frekuensi terbanyak ialah surat pengantar pencairan dana kegiatan sebanyak 29,01 % disusul dengan surat undangan sebesar 21,16 %. Sedangkan frekuensi surat keluar yang sedikit ialah surat permohonan advis hokum tentang kegiatan yang didanai dari dana APBN.

Berdasarkan materi surat keluar, ada 3 pihak yang dituju, yaitu : (a) perorangan (individu), (b) kelembagaan internal BP4KKP, dan (c) kelembagaan di luar BP4KKP.

Berkenaan dengan surat keluar, Bapak Ahadi Permana menyatakan bahwa pengeloaan surat keluar belum dapat dilaksanakan dengan baik, terutama dalam pengiriman surat bagi para Kepala BP3K. Keterangan dari pak Ahadi Permana didukung dengan pernyataan dari Kepala Bidang Kelembagaan dan Penyuluhan yang mengeluhkan ketidaktepatan waktu para petugas lapangan menyerahkan laporan hasil kegiatan dan rencana kegiatan Bulan yang akan datang. Sementara para Kepala Sub Bidang mengeluhkan terlambatnya penyampaian SPJ (Surat Pertanggungjawaban) kegiatan yang dilaksanakan oleh BP3K.

Hasil observasi awal penulis tentang pengaruh pengelolaan surat-menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai yang penulis peroleh dari para Kepala Bidang Kelembagaan dan Penyluhan, Kepala Bidang Ketahanan Pangan dan Kepala Bidang Informasi, Sarana dan Prasarana penulis rangkum pada table berikut ini.

Tabel 1. 4

Dampak Ketepatan Penerimaan Surat Terhadap Ketepatan Penyampaian Materi Yang Diminta

No Materi yang Diminta Surat Diterima BP3K Penyampaian Materi yang Diminta Keterangan Tepat Waktu Tidak tepat Tepat Waktu Tidak Tepat Waktu

A Sekretaris Badan

1 Pengiriman Peserta Diklat Fungsional

3 1 2 2 1 BP3K tidak

mengirimkan karena tidak ada yang siap mengikuti diklat 2 Menghadairi

kegiatan Departemen di Jakarta

5 - 4 1 1 BP3K tidak

siap

Sub Total 8 1 6 3

B Bidang Informasi, Sarana dan Sarana 1 Daftar Usulan

Calon Petani Calon Lokasi (CPCL)

2 BP3K 3 BP3K 1 BP3K 4 BP3K

2 Data Analisa Usahatani Komoditas Unggulan

17 BP3K 6 BP3K 15 BP3K 8 BP3K Semua BP3K

Sub Total 19 9 16 12

C Bidang Ketahanan Pangan

1 Penyampaian Proposal

5 2 5 2 BP3K yang ada

kegiatannya 2 Penyerahan

Foto-foto dan SPJ

9 3 7 5 BP3K yang ada

kegiatannya

Sub Total 14 5 12 7

C Bidang Kelembagaan dan Penyuluhan 1 Daftar CPCL

untuk Dem Farm

8 1 7 2

2 Daftar calon petani yang

akan mengikuti pelatihan dan magang 3 Penyerahan

Laporan hasil kegiatan beserta SPJ

10 3 10 3

25 5 22 8

Total 66 20 56 30

Sumber : BP4KKP (2013) Data diolah

Berdasarkan keterangan sebagaimana table di atas, dari 86 BP3K yang menerima surat tepat waktu hanya 66 BP3K (76,74 %), sisanya sebanyak 20 BP3K menerima surat tidak tepat waktu (23,26 %). Keterlambatan penerimaan surat berdampak terhadap keterlambatan penyampaian materi yang diminta, yaitu dari 86 BP3K yang tepat waktu menyampaikan materi sebanyak 56 BP3K (65,11 %) sedangkan yang terlambat sebanyak 30 BP3K (34,89 %).

Walaupun tidak seluruhnya keterlambatan penyampaian materi yang diminta diakibatkan keterlambatan surat yang diterima para Kepala BP3K, namun data membuktikan bahwa hamper seluruhnya keterlambatan penyampaian materi yang diminta sebagaimana isi surat yang diterima diakibatkan keterlamabatan surat tersebut diterima para Kepala BP3K.

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan ini dalam penyusunan skripsi dan penulis menetapkan judul :”Pengaruh Pengelolaan Surat-Menyurat Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Di Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan Dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi”.

1.1 Identifiksi dan Perumusan Masalah

Secara konseptual manajemen perkantoran dapat diteliti dari berbagai aspek di antaranya dari penerimaan, penyortiran, pemasukan ke dalam agenda surat (surat masuk dan surat keluar), pendistribusian dan penyimpanan surat (filling) pada BP4KKP Kabupaten Bekasi.

Secara operasional, penelitian ini akan dilaksanakan di Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi.

Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah, maka masalahnya dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana gambaran pengelolaan surat menyurat di BP4KKP Kabupaten Bekasi ?

2. Bagaimana gambaran efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kabupaten Bekasi ?

3. Adakah pengaruh pengelolaan surat-menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kabupaten Bekasi ?

1.2 Maksud dan Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini ialah :

1. Untuk memperoleh gambaran tentang pengelolaan surat menyurat di BP4KKP Kabupaten Bekasi.

2. Untuk memperoleh gambaran tentang efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kabupaten Bekasi.

3. Untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh pengelolaan surat-menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai BP4KKP Kabupaten Bekasi.

1.3 Manfaat dan Kegunaan Penelitian

Kegunaan dari penelitian ini ialah : 1. Secara Teoritis

Secara akademis, hasil penelitian yang tersusun menjadi skripsi kiranya dapat dijadikan dokumen yang berguna untuk pengembangan ilmu pengetahuan, khususnya tentang manajemen perkantoran dan manajemen sumber daya manusia. 2. Secara Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan masukan bagi Kepala BP4KKP Kabupaten Bekasi dalam menetapkan kebijakan optimalisasi penatausahaan atau pengelolaan surat-menyurat sesuai prosedur sehingga berdampak positif terhadap efektivitas kerja para pegawai yang dipimpinnya.

Sedangkan manfaat penelitian ini ialah 1. Bagi Penulis

Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta dapat mengaplikasikan dan mensosialisasikan teori yang telah diperoleh selama perkuliahan.

Dengan penelitian ini diharapkan dapat menjadi wahana pengetahuan mengenai pengelolaan surat-menyurat bagi peneliti selanjutnya yang tertarik untuk meneliti tentang pengelolaan surat-menyurat dan kaitannya dengan efektivitas kerja pegawai.

3. Bagi Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan Kehutanan dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi

Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan masukan dalam mengambil kebijakan peningkatan kualitas pengelolaan surat-menyurat yang baik dan benar.

BAB III

OBJEK, METODE DAN DESAIN PENELITIAN

3.1Objek Penelitian

Penelitian dilaksanakan di kantor Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi yang beralamat di Kompleks Perkantoran Pemda Bekasi desa Sukamahi Kecamatan Cikarang Pusat Kabupaten Bekasi. Objek penelitian ini yaitu variabel X (Pengelolaan Surat Menyurat) dan variabel Y (Efektivitias Kerja Pegawai) adapun subjek penelitian ini Pegawai di Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi.

Peneltian dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan yaitu dari bulan Juni 2013 hingga Agustus 2013.

3.2 Metode Penelitian

Tujuan penelitian akan tercapai bila peneliti menggunakan metode penelitian yang tepat. Sugiyono (2012:1) mengungkapkan bahwa

“Metode penelitian pada dasarnya ,merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu”. Metode

penelitian dapat dijadikan pedoman bagi penulis dan memudahkan penulis dalam mengarahkan penelitiannya, sehingga tujuan dari penelitian dapat

Dalam mengadakan suatu penelitian, seorang peneliti terlebih dahulu harus menentukan metode apa yang akan digunakan, karena hal ini merupakan pedoman atau langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penelitian yang akan membawa peneliti kepada suatu kesimpulan penelitian yang merupakan pemecahan dari masalah yang diteliti, serta bertujuan agar peneliti memperoleh gambaran permasalahan sehingga tujuan penelitian akan tercapai dengan baik.

Menurut Sugiyono (2011:1) menyatakan bahwa : “metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan

kegunaan tertentu”.

Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu untuk melihat keterikatan anatara dua variabel atau lebih melalui analisa data yang tepat. Metode deskriptif lebih menekankan pada studi untuk memperoleh informasi mengenai gejala yang muncul pada saat penelitian berlangsung.

Selain itu, penelitian ini juga bersifat verifikatif. Penelitian verifikatif yaitu penelitian yang diarahkan untuk menguji kebenaran sesuatu dalam bidang yang telah ada (Uep Tatang Sontani dan Sambas Ali Muhidin, 2010:5). Dalam penelitian ini akan diuji apakah terdapat pengaruh antara pengelolaan surat menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai.

Berdasarkan jenis penelitian yaitu deskriptif dan verifikatif yang dilaksanakan melalui pengumpulan data di lapangan, maka metode yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah Explanatory Survey. Penelitian survey adalah penelitian yang dilakukan terhadap sejumlah individu atau unit analisis,

sehingga ditemukan fakta atau keterangan secara faktual mengenai gejala suatu kelompok atau perilaku individu dan hasilnya dapat digunakan sebagai bahan pembuat rencana atau pengambilan keputusan. Masri Singarimbun dan Sofian

Effendi (1989:5) mengemukakan ”Metode explanatory survey yaitu metode untuk menjelaskan hubungan kausal antara dua variabel atau lebih melalui pengajuan

hipotesis”. Penelitian survey ini merupakan studi bersifat kuantitatif dan umumnya survey menggunakan kuesioner sebagai alat pengumpulan datanya. (Uep Tatang Sontani dan Sambas Ali Muhidin, 2010:6).

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kuantitatif, yaitu pendekatan yang memungkinkan dilakukan pencatatan dan menganalisis data yang diperoleh dengan menggunakan perhitungan statistik. Dan juga penelitian ini bertujuan untuk menguji hipotesis dalam hubungannya dengan variabel-variabel yang ada. Selain itu, penelitian ini juga dilakukan untuk mengetahui hubungan yang ada diantara variabel-variabel tersebut.

3.3 Operasionalisasi Variabel Penelitian

Operasional variabel digunakan untuk memudahkan dalam pengumpulan data dan pengukurannya. Menurut Uep Tatang Sontani dan Sambas Ali Muhidin

(2011:86) “Variabel adalah karakteristik yang akan diobservasikan dari satuan pengamatan. Variabel tersebut diberikan definisi operasional dan selanjutnya ditentukan indicator-indikator yang akan diukur. Berikut di bawah ini adalah definisi operasional variabel dari penelitian ini :

3.3.1 Pengelolaan Surat Menyurat (Variabel Bebas (X))

Menurut Wursanto (2003 : 108) yang dimaksud dengan surat masuk ialah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos (kantor pos) maupun yang di terima dari kurir (pengirim surat) dengan menggunakan buku pengiriman (ekspedisi). Sedangkan surat keluar juga menjadi salah satu indikator yang menjadi salah satu pengelolaan surat menyurat di perusahaan atau instansi pemerintahan, Wursanto menjelaskan yaitu

Wursanto ( 2003 : 144 ) menyatakan bahwa surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Definisi konseptual variabel Pengelolaan surat-menyurat ialah kegiatan pengurusan dan pengawasan surat masuk dan surat keluar yang ada di BP4KKP Kabupaten Bekasi yang terdiri dari tahapan sebagai berikut :

Surat masuk : (a) penerimaan surat, (b) penyortiran surat, (c) Pencatatan dibuku agenda surat masuk, (d) Pendistribusian surat, (e) penyimpanan surat (filling), (f) penemuan kembali arsip

Surat keluar : (a) pembuatan konsep, (b) persetujuan konsep, (c) pengetikan konsep, (d) penandatangan surat, (e) pencatatan surat keluar, (f) pengiriman surat, (g) penyimpanan

Uraian dari indikator surat menyurat (surat masuk dan surat keluar) tersebut secara lebih rinci akan dibahas dalam tabel dibawah ini

Tabel 3. 1

Operasionalisasi Variabel Pengelolaan Surat Menyurat (Variabel X)

Variabel _{Dimensi Indikator} Ukuran No

Item Skala Pengukuran Variabel (X) Pengelolaan Surat Menyurat (Surat Masuk dan Surat Kelur)

Wursanto (2003 : 108 : 144)

Pengelolaan Surat Masuk

1. Penerimaan Surat Masuk

2. Penyortiran Surat

3. Pencatatan di buku agenda Surat Masuk

4. Pendistribusian Surat Masuk

5. Penyimpanan Surat (filing)

6. Penemuan kembali arsip

 Tingkat ketersediaan (ada/tidak) petugas khusus yang menangani surat masuk.

 Tingkat ketelitian petugas surat didalam menyortir surat

 Tingkat pengagendaan surat dilakukan secara procedural dan tertib

 Tingkat kecepatan petugas pegawai menindaklanjuti surat yang didistribusikan dari pimpinan

 Tingkat ketersediaan tempat untuk menyimpan arsip

 Tingkat kecepatan penemuan kembali arsip yang diperlukan (petugasarsip selalu cepat, dalam menemukan arsip yag diperlukan) 1 2 3 4 5 6 Ordinal Pengelolaan

Surat Keluar 1. Pembuatan Konsep Surat

2. Persetujuan Konsep

3. Pengetikan Konsep

4. Penanda Tanganan

 Tingkat penggunaan bahasa yang mudah dipahami

 Tingkat persetujuan dan tanda tangan dari pihak terkait

 Tingkat ketelitian pengetikan naskah oleh sekertaris 10 11 12 13 Ordinal

Surat

5. Pencatatan Surat

6. Pengiriman Surat

7. Penyimpanan

 Tingkat pengiriman surat oleh petugas pengiriman surat

 Tingkat pencatatan surat dilakukan secara prosedural dan tertib

 Tingkat ketersediaan (ada/tidak) petugas khusus yang mengirimkan surat keluar

 Tingkat ketersediaan tempat untuk menyimpan arsip

14

15

16

17

3.3.2 Efektivitas Kerja Pegawai

“Efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran

seberapa jauh target dapat tercapai. Pengertian efektivitas ini lebih berorientasi kepada keluaran sedangkan masalah penggunaan masukan kurang menjadi perhatian utama. Apabila efisiensi dikaitkan dengan efektivitas maka walaupun terjadi peningkatan efektivitas belum tentu

efisiensi meningkat” (1995:97)

Berdasarkan pendapat di atas, maka Sedarmayanti (1995:97) menetapkan tiga indikator efektivitas kerja yaitu; (a) Tepat waktu, (b) Tepat kualitas (c) Tepat Kuantitas.

Indikator-indikator tersebut kemudian penulis operasionalkan dalam konsep kisi-kisi operasional sebagai berikut :

Tabel 3. 2

Kisi-kisi Instrumen Penelitian Variabel Efektivitas Kerja Pegawai

Variabel Dimensi Indikator

Ukuran No Item Skala Pengukuran Variabel (Y) Efektivitas Kerja Pegawai Sedarmayanti

(1995:97) Tepat Waktu

a. Perencanaan

b. Pelaksanaan Kerja

 Tingkat pemahaman rencana tujuan dan sasaran organisasi

 Tingkat pencapaian target dari setiap hasil pekerjaan

 Penjadwalan kerja

 Tingkat suasana hubungan kerja yang kondusif

 Tingkat pelaksanaan prosedur kerja

 Tingkat ketepatan penggunaan pedoman kerja

 Tingkat hambatan yang ditemui

 Tingkat kepuasan dalam bekerja 1 2 3 4 5 6 7 8 Ordinal Tepat Kualitas Kerja

Hasil kerja  Tingkat kesungguhan dalam bekerja

 Tingkat ketelitian dalam menyelesaikan tugas

 Tingkat keterlabatan hasil kerja

 Tingkat semangat dalam bekerja

 Tingakat kesesuaian hasil kerja dalam mendukung tujuan organisasi 9 10 11 12 13 Ordinal Tepat Kuantitas Kerja Pencapaian target/jumlah

 Tingkat pelaksanaan kerja yang baik

 Tingkat kesesuian

penggunaan waktu dengan alokasi waktu

14

15

3.4 Jenis dan Sumber Data Penelitian

Dalam penelitian ini diperlukan sejumlah data yang relevan dengan masalah tersebut adalah :

a. Data primer

Sumber data primer dari penelitian ini yaitu data yang diambil dari sumber primer yaitu pegawai di BP4K2P Kabupaten bekasi. Dalam hal ini peneliti melaksanakan observasi secara langsung ke objek peneliti.

b. Data sekunder

Semua data yang tidak langsung diperoleh dari sumber pertama penelitian didefinisikan sebagai data sekunder. Data ini erat kaitannya dengan masalah yang diteliti. Data sekunder dalam penelitian digunakan sebagai pendukung data primer. Dalam hal ini data sekunder berupa data yang diperoleh

3.5 Populasi dan Sampel 3.5.1 Populasi

Sugiyono (2005 : 55) berpendapat bahwa yang dimaksud dengan populasi ialah wilayah generalisasi yang terdiri atas subyek-subyek yang mempunyai kualitas dan karakter tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian menarik kesimpulan. Populasi dalam penelitian ini ialah seluruh pegawai BP4KKP Kabupaten Bekasi

Hasil survey awal diperoleh data bahwa jumlah seleuruh pegawai BP4KKP Kabupaten Bekasi sebanyak 197 orang dengan rincian 45 orang berada di Kabupaten, dan sisanya sebanyak 152 orang tersebar di 23 kecamatan

Tabel 3. 3

Rincian populasi pegawai BP4K2P Kab. Bekasi 2013

No

Nama Intansi Pemerintaha Kab. Bekasi

(BP3K Kec.)

Jumlah Pegawai BP4K2P Kab. Bekasi

(Pegawai)

Ket

1. BP4K2P Kab. Bekasi 45 Orang

45/197.37 = 8.45 = 9

2. BP3K Kec. Babelan 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

3. BP3K Kec. Tarumajaya 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

4. BP3K Kec. Sukawangi 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

5. BP3K Kec. Tambelang 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

6. BP3K Kec. Tambun Utara 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

7. BP3K Kec. Tambun Selatan 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

8. BP3K Kec. Cibitung 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

9. BP3K Kec. Cikarang Barat 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

10. BP3K Kec. Setu 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

11. BP3K Kec. Karangbahagia 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

= 1

13. BP3K Kec Cikarang Timur 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

14. BP3K Kec Kedungwarngin 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

15. BP3K Kec Cikarang Pusat 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

16. BP3K Kec Sukatani 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

17. BP3K Kec Sukakarya 6 Orang

6/197.37 = 1,12 = 2

18. BP3K Kec Cabangbungin 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

19. BP3K Kec Muaragembong 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

20. BP3K Kec Pebayuran 7 Orang

7/197.37 = 1,31 = 2

21. BP3K Kec Cibarusah 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

22. BP3K Kec Cikarang Selatan 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

23. BP3K Kec Serang Baru 4 Orang

4/197.37 = 0.75 = 1

24. BP3K Kec Bojongmangu 5 Orang

5/197.37 = 0.93 = 1

Jumlah 197 Orang 37

Sumber: BP4K2P Kab. Bekasi 2013

3.5.2 Sampel

Menurut Supardi (2011 : 19) sampel adalah bagian dari populasi yang mempunyai ciri-ciri atau keadaan tertentu yang akan diteliti. Menurut Arikunto

(1998 : 120) jika jumlah subyeknya kurang dari 100 orang lebih baik diambil semuanya sehingga penelitian merupakan penelitian populasi. Selanjutnya, jika jumlah subyeknya besar dapat diambil 10-15 % atau 20-25 %.

Mengingat jumlah populasi sebanyak 197 orang, dan penulis mempunyai keterbatasan kemampuan baik dari waktu, tenaga, biaya dan pengetahuan, maka tidak semua anggota populasi dijadikan anggota sample. Untuk itu, penulis akan menarik sample dengan menggunakan rumus Slovin yaitu sebagai berikut :

N N = --- 1 + N.e2

Di mana :

n = ukuran sampel N = ukuran populasi

e = persen kelonggaran karena kesalahan pengambilan sampel yang masih ditolelir atau diinginkan

Mengingat ukuran populasi hanya sebanyak 197 orang, maka penulis menetapkan derajat kelonggaran (e) sebesar 15 %, sehingga jumlah anggota sampel sebanyak :

197

n = --- 1 + 197 (0,15)2

= 36,27 orang dibulatkan menjadi 36 orang. Sampel jamin 1sehingga menjadi 37 orang

Pengambilan sampel dilakukan dengan menggunakan teknik proportional random sampling. Adapun hasilnya sebagai berikut :

45/197 x 37 = 8,45 atau dibulatkan menjadi 9 orang

 Sampel yang berasal dari petugas yang ada di lapangan

152/197 x 37 = 27,77 atau dibulatkan menjadi 28 orang Seluruh sampel yang berada di BP4K2P sebanyak 37 orang

Tabel. 3.4

Proporsi Penyebaran Sampel Pegawai

No Bagian Jumlah

(Pegawai)

Sampel Proporsional

Jumlah Sampel

1. BP4K2P Kab. Bekasi 45 Orang 45/197.37 = 8.45 9

2. Kec. Babelan 5 Orang 5/197.37 = 0.93 1

3. Kec. Tarumajaya 4 Orang 4/197.37 = 0.75 1

4. Kec. Sukawangi 4 Orang 4/197.37 = 0.75 1

5. Kec. Tambelang 5 Orang 5/197.37 = 0.93 1

6. Kec. Tambun Utara 4 Orang 4/197.37 = 0.75 1

7. Kec. Tambun Selatan 4 Orang 4/197.37 = 0.75 1

8. Kec. Cibitung 4 Orang 4/197.37 = 0.75 1

9. BP3K Kec. Cikarang

Barat 4 Orang

4/197.37 = 0.75 1

10. BP3K Kec. Setu 5 Orang 5/197.37 = 0.93 1

11. BP3K Kec.

Karangbahagia 5 Orang 5/197.37 = 0.93

1

12. BP3K Kec Cikarang

Utara 4 Orang

Sumber: BP4K2P Kab. Bekasi 2013

Untuk menggambil aanggota dari populasi agar terjadi keadilan maka dilakukan pengundian.

3.6 Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam kegiatan penelitian sangatlah penting karena berkaitan dengan tersedianya data yang dibutuhkan untuk menjawab

13. BP3K Kec Cikarang

Timur 5 Orang 5/197.37 = 0.93

1

14. BP3K Kec

Kedungwarngin 5 Orang

5/197.37 = 0.93 1

15. BP3K Kec Cikarang

Pusat 4 Orang 4/197.37 = 0.75

1

16. BP3K Kec Sukatani 5 Orang 5/197.37 = 0.93 1

17. BP3K Kec Sukakarya 6 Orang 6/197.37 = 1,12 2

18. BP3K Kec

Cabangbungin 4 Orang 4/197.37 = 0.75

1

19. BP3K Kec

Muaragembong 4 Orang 4/197.37 = 0.75

1

20. BP3K Kec Pebayuran 7 Orang 7/197.37 = 1,31 2

21. BP3K Kec Cibarusah 4 Orang 4/197.37 = 0.75 1

22. BP3K Kec Cikarang

Selatan 5 Orang 5/197.37 = 0.93

1

23. BP3K Kec Serang Baru 4 Orang 4/197.37 = 0.75 1

24. BP3K Kec

Bojongmangu 5 Orang 5/197.37 = 0.93

1

permasalahan dalam penelitian, sehingga kesimpulan yang diambil adalah benar. Oleh karena itu, penelitian metode pengumpulan data harus dilakukan dengan tepat.

Dalam penelitian ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah:

3.6.1 Metode Kuesioner atau Angket

Kuesioner atau angket adalah sejumlah pertanyaan/pernyataan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden dalam arti laporan tentang pribadinya atau hal-hal yang ia ketahui (Arikunto, 1998:139). Metode ini digunaklan untuk memperoleh data primer dari variable pengelolaan surat menyurat dan variable efektivitas kerja pegawai. Jenis angket yang digunakan ialah angket tertutup, karena telah disediakan 5 (lima) alternative jawaban yang salah satunya harus dipilih oleh responden.

3.6.2 Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau variasi yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, agenda dan sebagainya (Arikunto, 1998:234). Metode ini digunakan sebagai pelengkap guna memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan penelitian. Pada penelitian ini data dan informasi yang berkaitan dengan pengelolaan surat-menyurat dan laporan-laporan tentang efektivitas kerja pegawai.

3.7 Pengujian Instrumen Penelitian

Sebelum mengambil data penelitian maka instrumen yang berupa angket di uji cobakan terlebih dahulu. Kemudian angket tersebut di uji untuk memenuhi dua kriteria, karena instrumen yang baik harus memenuhi dua persyaratan penting

yakni sahih dan dapat dipercaya. Adapun langkah-langkah yang diambil dalam uji coba angket sebagai berikut:

3.7.1 Uji Validitas

Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkatan-tingkatan kevalidan atau kesahihan suatu instrumen (Arikunto, 1998:60). Instrumen dikatakan valid apabila mampu mengukur apa yang diinginkan, apabila dapat mengungkapkan data variabel yang diteliti secara tepat.

Uji validitas dilakukan berkenaan dengan ketetapan alat ukur terhadap konsep yang diukur sehingga benar-benar mengukur apa yang seharusnya diukur.

Sugiyono (2006:137), “Instrumen yang valid berarti alat ukur yang digunakan

untuk mendapatkan data (mengukur) itu valid. Valid berarti instrumen tersebut dapat digunakan untuk mengukur apa yang seharusnya diukur.”

Pengujian validitas instrumen dapat dilakukan dengan menggunakan teknik korelasi product moment dari Karl Pearson dengan rumus sebagai berikut:

] ) ( ][ ) ( [ ) )( ( ) ( 2 2 2 2 i i i i i i i i xy Y Y N X X N Y X Y X N r           

(Arikunto dalam Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin, 2006:49) Keterangan :

xy

r = Koefisien korelasi antara Variabel X dan Y

N = Jumlah responden

i

X = Nomor item ke i

i X

2 1

X = Kuadrat skor item ke i 2

i X

 = Jumlah dari kuadrat item ke i Y

 = Total dari jumlah skor yang diperoleh tiap responden

2

i

Y = Kuadrat dari jumlah skor yang diperoleh tiap responden

2

i Y

 = Total dari kuadrat jumlah skor yang diperoleh tiap responden

i iY X

 = Jumlah hasil kali item angket ke i dengan jumlah skor yang diperoleh tiap respoden.

Langkah kerja yang dapat dilakukan dalam rangka mengukur validitas instrumen penelitian adalah sebagai berikut:

a. Menyebarkan instrumen yang akan diuji validitasnya kepada responden yang bukan responden sesungguhnya.

b. Mengumpulkan data hasil uji coba instrumen.

c. Memeriksa kelengkapan data, untuk memastikan lengkap tidaknya lembaran data yang terkumpul.

d. Membuat tabel pembantu untuk menempatkan skor-skor pada item yang diperoleh. Bertujuan untuk mempermudah perhitungan atau pengolahan data selanjutnya.

e. Memberikan/menempatkan skor (scoring) terhadap item-item yang sudah diisi pada tabel pembantu.

f. Menghitung jumlah skor item yang diperoleh oleh masing-masing responden.

g. Menghitung nilai koefisien korelasi product moment untuk setiap bulir/item soal dari skor-skor yang diperoleh.

h. Membandingkan nilai koefisien korelasi product moment hasil perhitungan dengan nilai koefisien korelasi product moment yang terdapat di tabel, jadi membandingkan nilai rhitung dan nilai rtabel dengan kriteria kelayakannya sebagai berikut :

1) jika r_xy hitung > r tabel, maka valid

2) jika r_xy hitung ≤ r tabel, maka tidak valid

3.7.2 Uji Reliabilitas

Reliabilitas menunjukkan pada suatu pengertian bahwa suatu instrumen cukup dapat dipercaya untuk digunakan sebagai alat pengumpul data karena instrumen tersebut sudah baik (Arikunto, 1998:170).

Untuk menguji reliabilitas instrumen, dapat digunakan uji reliabilitas internal yang diperoleh dengan cara menganalisis data dari suatu hasil pengetesan dengan rumus sebagai berikut :

(Arikunto, 1998:170).

Keterangan:

 : Koefisien Alpha Cronbach K : Jumlah butir pertanyaan

b2 : Jumlah varian butir

) ) (

1 )( 1

( ₂

2

t b k

k











 

t2 : Jumlah varian total Kriteria:

Instrument dikatakan reliabel: Jika  > r tabel (df: , n-2)

Langkah kerja yang dapat dilakukan dalam rangka mengukur validitas instrumen penelitian adalah sebagai berikut:

a. Menyebarkan instrumen yang akan diuji reliabilitasnya kepada responden yang bukan responden sesungguhnya.

b. Mengumpulkan data hasil uji coba instrumen.

c. Memeriksa kelengkapan data, untuk memastikan lengkap tidaknya lembaran data yang terkumpul.

d. Membuat tabel pembantu untuk menempatkan skor-skor pada item yang diperoleh. Bertujuan untuk mempermudah perhitungan atau pengolahan data selanjutnya.

e. Memberikan/menempatkan skor (scoring) terhadap item-item yang sudah diisi pada tabel pembantu.

f. Menghitung jumlah skor item yang diperoleh oleh masing-masing responden.

g. Menghitung kuadrat jumlah skor item yang diperoleh oleh masing-masing responden.

h. Menghitung nilai varians masing-masing item dan varians total i. Menghitung nilai koefisien Alfa.

j. Membandingkan nilai koefisien Alfa dengan nilai koefisien korelasi yang terdapat dalam tabel. Menentukan nilai tabel koefisien korelasi pada derajat bebas (db) = n-k-1. Sehingga tabel koefisien korelasi pada derajat bebas adalah (db) = n-2

k. Membuat kesimpulan, dengan cara membandingkan nilai hitung r dan nilai tabel r pada taraf nyata α = 5% dengan kriterianya:

1) Jika r₁₁ hitung > r tabel, maka reliabel 2) Jika r₁₁ hitung ≤ r tabel, maka tidak reliabel

3.8 Uji Persyaratan Teknik Analisis Data

Alasan dilakukannya pengujian persyaratan analisis data dalam penelitian ini adalah karena analisis data yang digunakan merupakan analisis parametrik. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengujian persyaratan analisis data untuk melihat apakah data yang diperoleh memenuhi atau tidak untuk dilakukannya analisis parametrik. Sebelum hipotesis diuji kebenarannya, terlebih dahulu dilakukan pengujian persyaratan pengolahan data. Uji persyaratan pengolahan data untuk uji hipotesis penelitian ini meliputi uji normalitas, homogenitas dan linieritas. Mengingat penelitian ini menggunakan data populasi, maka tidak diperlukan uji normalitas karena dengan populasi, dipersepsikan data sudah terdistribusi secara normal. Sehingga hanya diperlukan pengujian homogenitas dan linieritas.

2.8.1 Uji Normalitas

Uji normalitas dilakukan untuk mengetahui apakah data yang diperoleh memiliki distribusi yang normal atau tidak. Hal ini berkaitan dengan ketepatan

pemilihan uji statistik yang digunakan. Penelitian harus membuktikan terlebih dahulu, apakah data yang telah dianalisis itu berdistribusi normal atau tidak. Rumus yang digunakan dalam uji normalitas ini yaitu metode Liliefors.

Menurut Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin (2006: 289) proses pengujian dengan menggunakan metode Liliefors dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Susunlah data dari kecil ke besar. Setiap data ditulis sekali, meskipun ada beberapa data.

2. Periksa data, beberapa kali munculnya bilangan-bilangan itu (frekuensi harus ditulis)

3. Dari frekuensi susun frekuensi kumulatifnya

4. Berdasarkan frekuensi kumulatif, hitunglah proporsi empiric (observasi) 5. Hitung nilai z untuk mengetahui theoretical proportion pada tabel z 6. Menghitung theoretical proportion

7. Bandingkan empirical proportion dengan theoretical proportion, kemudian carilah selisih terbesar didalam titik observasi antara kedua proporsi tadi

8. Carilah selisih terbesar di luar titik observasi.

Berikut ini adalah tabel distribusi pembantu untuk pengujian normalitas data.

Tabel 3. 4

Tabel Distribusi Pembantu untuk Pengujian Normalitas

Xi fi Fki Sn(Xi) Z F0(Xi) |Sn(Xi)-F0(Xi)| |Sn(Xi-1)-F0(Xi)|

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Keterangan:

Kolom 1 : Susunan data dari kecil ke besar Kolom 2 : Banyak data ke i yang muncul

Kolom 3 : Frekuensi kumulatif. Formula, fki = fi+Fkisebelumnya Kolom 4 : Proporsi empirik (observasi) formula, Sn(Xi)=fki:n Kolom 5 : Nilai z formula Z ̅

Dimana: ̅= dan S = √

Kolom 6 : Theoritical Proportion (tabel z): Proporsi Kumulatif Luas Kurva Normal Baku

Kolom 7 : Selisih Empirical proportion dengan Theoritical Proportion

Kolom 8 : Selisih Empirical proportion dengan Theoritical Proportion diluar titik observasi

Kemudian membuat kesimpulan dengan criteria:

 Dhitung < Dtabel, maka H0 diterima, artinya data berdistribusi normal

 Dhitung ≥ Dtabel , maka H0 ditolak, artinya data berdistribusi normal

3.8.2 Uji Linieritas

Uji linieritas, dilakukan untuk mengetahui hubungan antara variabel terikat dengan variabel bebas bersifat linier. Uji linieritas dilakukan dengan uji kelinieran regresi. Langkah-langkah uji linearitas regresi (Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin, 2006: 296):

1. Menyusun tabel kelompok data variabel x dan variabel y. 2. Menghitung jumlah kuadrat regresi (JK reg(a)) dengan rumus:

JK reg(a) = (ΣY)2 n

3. Menghitung jumlah kuadrat regresi b І a (JK reg(a)) dengan rumus:

[∑ ]

4. Menghitung jumlah kuadrat residu (JKres) dengan rumus: JKres = ΣY2– JKreg (b/a) – JK reg (a)

5. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi a (RJKreg(a)) dengan rumus: RJKreg(a) = JK reg (a)

6. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi b/a (RJKreg(a)) dengan rumus: RJKreg(a) = JKreg (b/a)

7. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat residu (RJKres) dengan rumus: RJKres = JKres

8. Menghitung jumlah kuadrat error (JKE) dengan rumus:

∑ {∑ _}

Untuk menghitung JKE urutkan data x mulai dari data yang paling kecil sampai data yang paling besar berikut disertai pasangannya.

9. Menghitung jumlah kuadrat tuna cocok (JKTC) dengan rumus: JKTC = JKres – JKE

10.Menghitung rata-rata jumlah kuadrat tuna cocok (RJKTC) dengan rumus: RJKTC = JKTC

K – 2

11.Menghitung rata-rata jumlah kuadrat error (RJKE) dengan rumus: RJKE = JKE

N – k

12.Mencari nilai uji F dengan rumus: F = RJKTC

RJKE

13.Menentukan kriteria pengukuran: Jika nilai uji F < nilai tabel F, maka distribusi berpola linier.

14.Mencari nilai Ftabel pada taraf signifikan 95% atau α = 5 %

15.Membandingkan nilai uji F dengan nilai tabel F kemudian membuat kesimpulan.

3.8.3 Uji Homogenitas

Uji homogenitas, dilakukan untuk mengetahui apakah ada sampel yang terpilih menjadi responden berasal dari kelompok yang sama. Dengan kata lain, bahwa sampel yang diambil memiliki sifat-sifat yang sama atau homogen. Pengujian homogenitas dalam penelitian ini menggunakan uji Barlett. Kriteria yang peneliti gunakan adalah nilai hitung χ2 > nilai tabel, maka H0 menyatakan skornya homogen ditolak. Nilai hitung diperoleh dengan rumus berikut:

χ2

= (In10)[Σ db. LogSi2)]

(Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin, 2006:294) Keterangan:

Si2 = Varians tiap kelompok data

dbi n-1 = Derajat kebebasan tiap kelompok B = Nilai Burlett = (Log S2gab) (Σdbi) S2gab = varians gabungan = S2gab =

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam pengujian homogenitas varians ini menurut Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin (2006:295) adalah:

1. Menentukan kelompok-kelompok data, dan menghitung varians untuk tiap kelompok tersebut.

2. Membuat tabel pembantu untuk memudahkan proses perhitungan, dengan model tabel Uji Barlett.

3. Menghitung varians gabungan.

4. Menghitung log dari varians gabungan. 5. Menghitung nilai Barlett.

6. Menghitung nilai χ 2

7. Menentukan nilai dan titik kritis. 8. Membuat kesimpulan.

3.9 Teknik Analisis Data

Analisis data adalah pengolahan data yang diperoleh dengan menggunakan rumus atau dengan aturan-aturan yang ada sesuai dengan pendekatan penelitian. Analisis data dilakukan dengan tujuan untuk menguji hipotesis dalam rangka penarikan kesimpulan yang berarti pula untuk penelitian ini adalah sebagai berikut

3.9.1 Analisis Data Deskriptif

Metode ini digunakan untuk mengkaji variable yang diteliti yaitu variable pengelolaan surat menyurat dan variable efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kabupaten Bekasi.

Metode ini digunakan untuk mengkaji variabel yang ada pada penelitian yaitu pengelolaan surat menyurat (X) dan efektivitas kerja pegawai (Y).

Sambas A.Muhidin dan Maman A (2007:53) menyatakan bahwa :

Teknik analisis data penelitian secara deskriptif dilakukan melalui statistika deskriptif, yaitu statistik yang digunakan untuk menganalisis data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat generalisasi hasil penelitian.

Analisis data ini dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah dirumuskan dalam rumusan masalah. Untuk menjawab rumusan masalah no.1 dan rumusan masalah no.2, maka teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif, yakni untuk mengetahui gambaran pengelolaan surat menyurat, dan untuk mengetahui gambaran tingkat efektivitas kerja pegawai. Termasuk dalam teknik analisis data statistik deskriptif antara lain penyajian data melalui tabel, grafik, diagram, persentase, frekuensi, perhitungan mean, median atau modul.

Untuk mempermudah dalam mendeskripsikan Variabel penelitian, digunakan kriteria tertentu yang mengacu pada skor angket yang diperoleh dari responden.

Untuk mempermudah dalam mendeskripsikan variabel penelitian, digunakan kriteria tertentu yang mengacu pada rata-rata skor kategori angket yang diperoleh dari responden. Untuk mengetahui jarak rentang pada interval pertama sampai dengan interval kelima digunakan rumus sebagai berikut :

Rentang = skor maksimal – skor minimal = 5 - 1 = 4 Lebar Interval = Rentang/banyaknya interval = 4/5 = 0,8

Jadi interval pertama memiliki batas bawah 1; interval kedua memiliki batas bawah 1,8; interval ketiga memiliki batas bawah 2,6; interval keempat

memiliki batas bawah 3,4; dan interval kelima memiliki batas bawah 4,2. Selanjutnya disajikan kriteria penafsiran seperti pada tabel di bawah ini.

Tabel 3. 5

Kriteria Penafsiran Deskripsi

Rentang

Penafsiran

X Y

1 – 1,7 Sangat tidak efektif Sangat tidak efektif 1,8 – 2,5 Tidak efektif Tidak efektif 2,6 – 3,3 Cukup efektif Cukup efektif 3,4 – 4,1 Efektif Efektif

4,2 – 5 Sangat efektif Sangat efektif

Sumber: Diadaptasi dari skor kategori Likert skala 5 (Sambas dan Maman, 2007:146)

Penelitian ini menggunakan data dalam bentuk skala ordinal seperti yang dijelaskan dalam operasional variabel. Sedangkan pengujian hipotesis menggunakan teknik statistik parametrik yang menuntut data minimal dalam bentuk interval. Dengan demikian data ordinal hasil pengukuran diubah terlebih dahulu menjadi data interval dengan menggunakan Metode Succesive Interval (MSI).

Metode Succesive Interval (MSI) dapat dioperasikan dengan salah satu program tambahan pada Microsoft Excel, yaitu Program Succesive Interval. Langkah kerja yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :

1. _{Input skor yang diperoleh pada lembar kerja (worksheet) Excel.} 2. Klik “_Analize” pada _{Menu Bar.}

3. Klik “_{Succesive Interval}” pada Menu _{Analize, hingga muncul kotak dialog}

“Method Of Succesive Interval”.

4. Klik “_{Drop Down}” untuk mengisi _{Data Range pada kotak dialog Input,}

dengan cara memblok skor yang akan diubah skalanya.

5. Pada kotak dialog tersebut, kemudian check list (√ ) _{Input Label in first now.} 6. _{Pada Option Min Value isikan/pilih 1 dan Max Value isikan/pilih 5.}

7. _{Masih pada Option}, check list (√ ) _{Display Summary.}

8. _{Selanjutnya pada Output, tentukan Cell Output, hasilnya akan ditempatkan di}

sel mana. Lalu klik “OK”.

3.9.2 Teknik Analisis Data Inferansial

Statistik inferensial meliputi statistik parametris yang digunakan untuk data interval dan ratio serta statistik nonparametris yang digunakan untuk data nominal dan ordinal. Dalam penelitian ini menggunakan analisis parametris karena data yang digunakan adalah data interval. Analisis data ini dilakukan untuk menjawab pertanyaan yang telah dirumuskan dalam rumusan masalah no.3 yaitu untuk mengetahui adakah pengaruh pengelolaan surat menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai.

Adapun untuk menguji hipotesis yang datanya berbentuk interval, maka digunakan analisis regresi yang dilakukan untuk melakukan prediksi, bagaimana

perubahan nilai Variabel dependen bila nilai Variabel independen dinaikkan atau diturunkan nilainya (dimanipulasi).

Dalam penelitian ini, hipotesis yang telah dirumuskan akan diuji dengan statistik parametris antara lain dengan menggunakan t-test dan F-test terhadap koefisien regresi.

3.10 Uji Hipotesis Statistik

Pengujian hipotesis dengan menggunakan model statistik parametrik analisis regresi dimaksudkan untuk mempelajari hubungan linier antara dua variabel. Menurut Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin (2006: 243), model regresi linier sederhana: Ŷ = a + bx, dimana: Ŷ adalah variabel tak bebas, X adalah variabel bebas, a adalah penduga bagi itersap (α), b adalah penduga bagi koefisien regresi (β), dan α, β adalah parameter yang nilainya tidak diketahui sehingga diduga menggunakan statistik sampel. Dengan ketentuan:

Ŷ

Adapun prosedur pengujian hipotesis ini sebagai berikut: 1. Merumuskan hipotesis statistik

: Tidak terdapat pengaruh positif Pengelolaan Surat

Menyurat (variabel X) tidak berpengaruh positif terhadap Efektivitas Kerja Pegawai (variabel Y)

: Terdapat pengaruh positif pengelolaan surat-menyurat (variabel X) terhadap Efektivitas Kerja Pegawai (variabel Y)

2. Menentukan uji statistik yang sesuai, yaitu: F=

Untuk menentukan nilai uji F diatas, adalah (Sudjana, 2002: 91) a. Menghitung jumlah kuadrat regresi a (JKreg[a]), rumus:

(JKreg[a]) =

b. Menghitung jumlah kuadrat regresi b/a (JKreg[b/a]), rumus: (JKreg[b/a]) = b {∑xy– }

c. Menghitung jumlah kuadrat residu (JKres), rumus: (JKres) = ∑ - JKreg[b/a] - JKreg[a]

d. Menghitung jumlah kuadrat regresi a (RJKreg[a]), rumus: RJKreg[a] = JKreg[a]

e. Menghitung jumlah kuadrat regresi b/a (RJKreg[b/a]), rumus: RJKreg[b/a] = JKreg[b/a]

f. Menghitung jumlah kuadrat residu (RJKres), rumus: RJKres =

g. Mencari nilai Fhitung, rumus: Fhitung =

3. Menentukan nilai kritis (α=0,05), dengan derajat kebebasan untuk dkregb/a=1 dan dkres= n-2

4. Membandingkan nilai Fhitung > Ftabel dengan kriteria:

Fhitung > Ftabel : maka h0 ditolak dan H1 diterima, artinya signifikan Fhitung ≤ Ftabel : maka h0 diterima dan H1 ditolak, artinya tidak signifikan. 5. Membuat kesimpulan.

Selanjutnya untuk menentukan besarnya sumbangan variabel X terhadap variabel Y, dapat digunakan rumus koefisien determinasi atau koefisien penentu. Koefisien determinasi adalah kuadrat koefisien korelasi. Koefisien determinasi ini digunakan untuk mengetahui persentase pengaruh yang terjadi antara variabel bebas (independent) terhadap variabel terikat (dependent).

b.

c. (Ating dan Sambas, 2006: 341) Keterangan:

KD = Koefisien Determinasi r = Koefisien Korelasi KD = x 100%

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 1.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Gambaran Pengelolaan surat-menyurat di BP4KKP Kabupaten Bekasi berjalan cukup efektif, Penilaian tersebut dilihat dari 6 indikator, Indikator penerimaan cukup efektif, Indikator pembuatan naskah keluar cukup efektif, Indikator penyortiran berjalan efektif, Indikator pencatatan dibuku agenda berlangsung dengan efektif, Indikator pendistribusian efektif, dan Indikator penyimpanan surat (arsip) kriteria penilaian cukup efektif.

2. Gambaran Efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kabupaten Bekasi dinilai cukup efektif yang diindikasikan dari 3 indikator :

a) Tepat waktu dinilai efektif

b) Tepat kualitas pegawai dinilai cukup efektif c) Tepat kuantitas pegawai dinilai cuup efektif

3. Berdasarkan hasil analisis data dan pengujian hipotesis yang telah dilakukan,maka dapat disimpulkan bahwa terdapat pengaruh yang positif dan signifikan dari pengelolaan surat-menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kab. Bekasi.

1.2Saran

Mengacu pada kesimpulan dan temuan hasil penelitian serta pembahasannya, penulis menyampaikan saran sebagai berikut :

1. Pengelolaan surat menyurat di BP4KKP masih dapat ditingkatkan, terutama pada indicator penerimaan, pembuatan naskah surat keluar dan penyimpanan surat (pengarsipan).

a. Peningkatan efektivitas pengelolaan surat pada tahap penerimaan dapat dilakukan dengan menerapkan manajemen satu pintu. Maksudnya, semua surat masuk yang datang di luar Sekretaris Badan agar segera disampaikan ke Sekretaris Badan agar dapat diproses lebih lanjut. b. Pembuatan naskah surat keluar sebaiknya naskah tersebut agar

disampaikan ke Sekretaris Badan untuk dikoreksi dan diparaf sebelum ditandatangani Kepala Badan.

c. Penyimpanan surat (pengarsipan) agar disediakan ruang dan tempat pengarsipan surat sehingga penyimpanan surat tertata dengan rapi dan sesuai tata cara pengarsipan surat yag baik dan benar.

2. Efektivitas kerja pegawai masih dapat ditingkatkan, terutama untuk indicator kuantitas, kualitas dan pengembangan kualitas sumberdaya manusia pegawai.

a. Peningkatan Kuantitas kerja pegawai dapat dilakukan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi sehingga tidak ada seorang pegawai yang memiliki beban kerja berlebih sebagai akibat mengerjakan Pekerjaan di luar tugas pokok dan fungsinya.

b. Kualitas pegawai masih dapat ditingkatkan terutama ketelitian dalam mengerjakan suatu Pekerjaan.

c. Pengembangan kualitas SDM pegawai masih dapat ditingkatkan terutama dalam hal penyediaan referensi secara swadaya dengan jalan menyediakan berbagai buku referensi yang sesuai dengan kebutuhan pegawai.

1

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 1.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Gambaran Pengelolaan surat-menyurat di BP4KKP Kabupaten Bekasi berjalan cukup efektif, Penilaian tersebut dilihat dari 6 indikator, Indikator penerimaan cukup efektif, Indikator pembuatan naskah keluar cukup efektif, Indikator penyortiran berjalan efektif, Indikator pencatatan dibuku agenda berlangsung dengan efektif, Indikator pendistribusian efektif, dan Indikator penyimpanan surat (arsip) kriteria penilaian cukup efektif.

2. Gambaran Efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kabupaten Bekasi dinilai cukup efektif yang diindikasikan dari 3 indikator :

a) Tepat waktu dinilai efektif

b) Tepat kualitas pegawai dinilai cukup efektif c) Tepat kuantitas pegawai dinilai cuup efektif

3. Berdasarkan hasil analisis data dan pengujian hipotesis yang telah dilakukan,maka dapat disimpulkan bahwa terdapat pengaruh yang positif dan signifikan dari pengelolaan surat-menyurat terhadap efektivitas kerja pegawai di BP4KKP Kab. Bekasi.

1.2Saran

Mengacu pada kesimpulan dan temuan hasil penelitian serta pembahasannya, penulis menyampaikan saran sebagai berikut :

2

Ade Sugih Surahman, 2014

Pengaruh Penegelolaan Surat-Menyurat Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Di Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan Dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu

1. Pengelolaan surat menyurat di BP4KKP masih dapat ditingkatkan, terutama pada indicator penerimaan, pembuatan naskah surat keluar dan penyimpanan surat (pengarsipan).

a. Peningkatan efektivitas pengelolaan surat pada tahap penerimaan dapat dilakukan dengan menerapkan manajemen satu pintu. Maksudnya, semua surat masuk yang datang di luar Sekretaris Badan agar segera disampaikan ke Sekretaris Badan agar dapat diproses lebih lanjut. b. Pembuatan naskah surat keluar sebaiknya naskah tersebut agar

disampaikan ke Sekretaris Badan untuk dikoreksi dan diparaf sebelum ditandatangani Kepala Badan.

c. Penyimpanan surat (pengarsipan) agar disediakan ruang dan tempat pengarsipan surat sehingga penyimpanan surat tertata dengan rapi dan sesuai tata cara pengarsipan surat yag baik dan benar.

2. Efektivitas kerja pegawai masih dapat ditingkatkan, terutama untuk indicator kuantitas, kualitas dan pengembangan kualitas sumberdaya manusia pegawai.

a. Peningkatan Kuantitas kerja pegawai dapat dilakukan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi sehingga tidak ada seorang pegawai yang memiliki beban kerja berlebih sebagai akibat mengerjakan Pekerjaan di luar tugas pokok dan fungsinya.

b. Kualitas pegawai masih dapat ditingkatkan terutama ketelitian dalam mengerjakan suatu Pekerjaan.

3

c. Pengembangan kualitas SDM pegawai masih dapat ditingkatkan terutama dalam hal penyediaan referensi secara swadaya dengan jalan menyediakan berbagai buku referensi yang sesuai dengan kebutuhan pegawai.

Ade Sugih Surahman, 2014

Pengaruh Penegelolaan Surat-Menyurat Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Di Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan Dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 1998. Prosedur Penelitian; Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta, Rineka Cipta.

Barthos, Basir. 2005, Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Daihani, Dadan Umar. 2001. Komputerisasi Pengambilan Keputusan. Jakarta; Gramedia.

Dutt, Rajul. 2005. Krishna's Industrial Economics & Principles of Management.

New Delhi, Krishna Prakashan Media.

Echol, John Minor dan Hasan Shadily. 1977. Kamus Inggris-Indonesia. Jakarta, Gramedia.

Febrian, Silvia Harpi. 2012. Efektivitas Kerja Pegawai pada Kantor Dinas Perkebunan Kabupaten Pelalawan. Riau; Prodi Ilmu Admninsitrasi Negara, FISIP, Universitas Riau.

Gibson, James L., John M. Ivancevic and James H. Donelly. 1996. Organisasi; Perilaku, Struktur dan Proses. Jilid I, Edisi Kedelapan. Jakarta; Binarupa Aksara.

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat. Yogyakarta; Liberty.

Hasibuan, Malayu SP. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta; Bumi Aksara.

Muhidin, Sambas A dan Ating Somantri (2006). Aplikasi Statistika Dalam Penelitian. Bandung: CV Karya Adika Utama.

Muhidin, Sambas A. (2010). Statistika 2 Pengantar untuk Penelitian. Bandung: Karya Adhika Utama.

_________________. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Edisi Revisi). Jakarta, Bumi Aksara.

Ranganayakulu, K.C.S. 2005. Organisational Behaviour. New Delhi, Atlantic Publisher & Dist.

Sedarmayanti. 2001. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Jakarta; CV. Mandar Maju.

---. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Jakarta; CV. Mandar Maju.

Siagian, Sondang P. Malayu. 1996. Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta; CV. Haji Masagung.

---. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Jakarta; Bumi Aksara.

Silmi, Sikka Mutiara. 2004, Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta : Absolut.

Somantri, Ating dan Sambas Ali Muhidin. (2006). Aplikasi Statistika Dalam Penelitian. Bandung: CV Pustaka Setia

Sontani, Uep Tatang dan Sambas Ali Muhidin. (2011). Desain Penelitian Kuantitatif. Bandung: Karya Adhika Utama.

Sontani, Uep Tatang dan Sambas Ali M. (2011). Desain Penelitian Kuantitatif. Bandung: Karya Andhika Utama

Sugiyono. (2006). Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta. _______. (2011). Statistika Untuk Penelitian, Bandung: Alfabeta. _______. (2011). Statistika Untuk Penelitian, Bandung: Alfabeta.

Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Kuantitif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Sugiyono. 2005. Statistk Untuk Penelitian. Bandung; Alfabeta.

Sule, Ernie Tisnawati., dan Kurniawan Saefullah. 2007. Pengantar Manajemen. Jakarta; Kencana.

Steers, R. 1980. Efektivitas Organisasi. Edisi Bahasa Indonesia. Alih bahasa oleh Hadyana Pujaatmaja. Jakarta : Prenhallindo

Steers, R. 1985. Efektivitas Organisasi. Edisi Bahasa Indonesia. Alih bahasa oleh Hadyana Pujaatmaja. Jakarta : Prenhallindo

Terry, George R. 1962. Office Management and Control. Fourth Editions. Illionis; Ricahrd D Irwin, Inc.

Winardi. 1993. Azas-azas Manajemen. Bandung; Alumni. Wursanto, Ignatius. 2003, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius

Sumber Skripsi

Hana. (2009).Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manuasia Terhadap Pengambilan Keputusan Mengenai Efekivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Tata

Ade Sugih Surahman, 2014

Pengaruh Penegelolaan Surat-Menyurat Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Di Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan, Kehutanan Dan Ketahanan Pangan (BP4KKP) Kabupaten Bekasi

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu

Usaha Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Jawa Barat. Skripsi pada FPEB UPI Bandung: tidak diterbitkan.

Martiana, Eni.(2005).Pengelolaan Surat Menyurat Pada Sub Bagian Umum Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah. Skripsi pada Fakultas Ilmu Sosial Jurusan Ekonomi UNES.

Literatur Perundang-undangan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009

Pasal _{51 Peraturan Pemerintah Nomor} 28 Tahun 2012 tentang “Pelaksanaan tentang Kearsipan”.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah

(Permendagri) Nomor 54 tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah

Internet :