makalah etika KOMUNIKASI BISNIS (2)
KOMUNIKASI BISNIS
PERENCANAAN,PENGORGANISASIAN, DAN REVISI PESANPESAN BISNIS
Oleh Kelompok 7 :
Cahyo Nirwono Agung (141150537/EM-N)
Dyah Ika Pratiwi (141150538/EM-N)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “V” YOGYAKARTA
2016
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Setelah mengerti tentang berbagai macam bentuk saluran komunikasi
baik yang bersifat formal maupun yang bersifat informal, maka selanjutnya kita
akan melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang
disampaikan secara tertuulis dan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapai tujuan suatu organisasi secara
menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan-pesan
bisnis
yang
terencana
pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam perencanaan pesan-pesan
dengan
bisnis
baik
akan
dijelaskan
mempermudah
cara melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, mulai dari proses komposisi, penentuan tujuan,
analisis audiens, sampai seleksi terhadap saluran dan media yang akan
digunakan dalam komunikasi. Setelah itu kita akan melakukan pengorganisasian
pesan-pesan bisnis. Dalam hal ini, hal yang akan dibahas berkaitan tentang
masalah pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis,
yang mencakup antara lain beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak
terorganisasi dengan baik, pentingnya pengorganisasian pesan-pesan dengan
baik, dan pengorganisasian pesan-pesan melaui outline. Pengorganisasian
pesan-pesan
bisnis
yang
komunikasi bisnis.
Setelah tahapan
baik
akan
peencanaan,
mempermudah
pengorganisasian,
pencapaian
dan
tujuan
pembuatan
(penulisan) pesan-pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi,
penyempurnaan atau perbaikan terhadapa pesan-pesan bisnis. Revisi sangat
diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut
dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan
terjadinya kesalah ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan
maksud dan tujuan yang dikehendaki.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
1. 1
Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi penyusunan pesan-pesan dapat dianalogikan sebagai
proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Penyususan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu : perencanaan,
penyusunan, dan revisi.
a) Perencanaan
Dalam fase perencanaan,dirancang hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran
atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Pada
dasarnya proses perencanaan meliputi tiga hal penting yang perlu
diperhatikan, yaitu : mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan
memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
b) Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan
memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahsannya.
Organisasi
dan
komposisi
erat
kaitannya
dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh
karenanya, perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata,
kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti,
dan dilaksanakan oleh si penerima.
c) Revisi
Kalau pesan-pesan belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan
sekaligus revisi /perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang
1. 2
telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah
memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Penentuan tujuan merupakan
langkah awal komposisi. Untuk menentukan tujuan yang benar dan sesuai
dengan organisasi maka diperlukan pertanyaan penting, yaitu :
a) Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan memebantu kita untuk mencapai tujuan yang
dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas akan dapat membantu
proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
i.
Keputusan untuk meneruskan pesan.
ii.
Keputusan untuk menanggapi audiens.
iii.
Keputusan untuk memusatkan isi pesan.
iv.
Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan.
b) Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu : memberi
informasi
(informing),
melakukan
persuasi
(persuading),
dan
melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.
c) Cara menguji tujuan
Untuk mengujia apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan sudah
baik atau belum, dapat dilakukan dengan empat pertanyaan berikut :
i.
Apakah tujuan tersebut realistis?
ii.
iii.
iv.
1. 3
Apakah waktunya tepat?
Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Apakah
tujuannya
selaras
dengan
tujuan
organisasi
perusahaan?
Analisis audiens
a. Cara mengembangkan profil audiens
i.
Menentukan
ukuran
ii.
iii.
iv.
dan
komposisi audiens.
Siapa audiensya.
Reaksi audiens
Tingkat
pemahaman
v.
audiens.
Hubungan
komunikator
dengan audiens.
b. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan
informasi audiens dan selanjutnya berusah memenuhi kebutuhan
tersebut.
Ada
lima
tahap
yang
diperlukan
untuk
memenuhi
kebutuhan audiens, yaitu :
Temukan/cari apa yang diinginkan audiens.
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
Berikan semua informasi yang diperlukan.
Pastikan bahwa informasinya akurat.
Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.
c. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Adanya kecenderunganaudiens untuk tidak mengubah sesuatu yang
ada dengan yang lebih baru dapat menjadi hambatan/kendala, untuk
mengatasi hal ini dapat dilakukan dengan mengatur pesan-pesan
sedemikian
rupa
sehingga
informasi
yang
disampaikan
dapat
diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan
adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan
1. 4
dapat menggunakan pendekatan emosi audiens.
Penentuan ide pokok
Setelah menganalisi tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan
cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan
bermuara pada suatu tema pokok yaitu ide pokok. Untuk mendapatkan ide
pokok tersebut dapat dilakukan dengan :
a. Teknik curah pendapat (brainstorming). Teknik curah pendapat dapat
dilakukan
dengan
(Conclusions,Findings,
1. 5
storyteller’s
tour,
random
list,
CFR
Recommendations) Worksheet, journalistic
approach, question and answer chain.
b. Pembatasan cakupan.
Seleksi saluran dan media
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan
tertulis. saluran lisan memiliki beberapa kebaikan, yaitu kemampuan untuk
memberikan
umpan
balik
dengan
segera,
bersifat
ekonomis,
tidak
diperlukan catatn permanen. Selain itu komunikasi tertulis juga memiliki
kelebihannya, yaitu penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka.
2. Penngorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
3. 1 Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik
Tidak terorganisasinya suatu komunikasi dapat disebabkan oleh :
a. Bertele-tele.
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan.
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis.
d. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan.
3. 2 Pentingnya pengorganisasian yang baik
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal
yang perlu diperhatikan, yaitu : subjek dan tujuan haruslah jelas, semua
informasi haruslah berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus
dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang
penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens
memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,
menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
3. 3 Pengorganisasian pesan-pesan melalui outline
Pengorganisasian dengan outline dapat dilakukan melalui dua tahapan,
yaitu :
a. Mendefiniskan dan mengelompokkan ide-ide.
b. Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasional.
Untuk dapat mengurutkannya ada dua pendekatan penting yaitu :
pendekatan langsung dan tidak langsung.
3. Revisi Pesan-Pesan Bisnis
3. 1 Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah
semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti
penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan
akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf
dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau
campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis
pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.
a. Pesan-pesan Bisnis Tertulis
Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara
menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat
(Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu
mendapatkan
perhatian
antara
lain:
substansi
suatu
pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.
Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan
Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan
dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis
yang mencakup antara lain:
i.
Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan
ii.
kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.
Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
iii.
iv.
Penulisan tanda baca secara benar.
Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna
v.
kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.
Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam
suatu kalimat.
Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit
format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan
penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis,
dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan
begitu saja.
b. Pesan-pesan Bisnis Lisan
Pesan-pesan bisnis yang
disampaikan
dalam
bentuk
lisan
pun
memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya,
sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik. Meskipun
pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga
kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang
akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis lisan
mencakup
antara
lain
substansi
pesan
yang
disampaikan,
pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.
Substansi Pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing)
pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan pada audiens.
Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara
lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:
i.
Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri).
ii.
Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan
dilanjutkan dengan substansi pesan).
iii.
Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis
secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk
tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan
tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan
penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan
suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan
secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan
tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi
yang dinamis.
3. 4 Pemilihan Katayang Tepat
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk
mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang
terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan
mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang
sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens.
Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng,
bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesanpesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami
oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus
tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat
selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian
pesan-pesan bisnis.
3. 5 Membuat Kalimat yang Efektif
Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi
pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu
kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan. Tiga Jenis Kalimat
a.
Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki
sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu
kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
b.
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian
yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat
berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
c.
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.
3. 6 Cara Mengembangkan Paragraf
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda,
maksud audiens dan maksud suatu pesan.
Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu
ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap
ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan
yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah
dipahami oleh audiens.
Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara
membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu
pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti
ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi
penyampai pesan-pesan bisnis.
Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan
perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.
Klasifikasi
Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide
umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah
pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan
masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut.
Cara ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan
bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting
bagi suatu organisasi.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Proses
penyusunan
pesa-pesan
bisnis
terdiri
atas
tiga
hal
yaitu
prencanaan, pengorganisasian, dan revisi.dalam melakukan perencanaan
maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan
terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Langkah lain dalam
perencanaan
pesan
adalah
menentukan
ide
pokoknya.
Dengan
mendefinisikan ide pokoknya, akan diperoleh arahan atau petujuk tentang
apa yang harus dilakukan. Dalam merencanakan pesa-ppesan bisnis juga
diperlukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.
Setelah melakukan perencanaan kita harus melakukan pengorganisasian.
Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi
penting dan maksud serta tujuan dari pesan bisnis dinyatakan dengan jelas.
Organisasi yang baik penting karena hali itu membuat pesan-pesan yang
disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian suatu pesan membutuhkan pengelompokan ide-ide secara
tepat.
Langkah terakhir dari proses menyususun pesan-pesan adalah revisi.
Setiap
pesan
bisnis
perlu
diedit
baik
menyangkut masalah
isi
dan
pengorganisasiannya. Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan
kata yang tepat. Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan
mencakup keseimbangan pemilihan terhadap jenis-jenis kalimat. Dalam
mengembangkan paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara
antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan
sebab-akibat, dan lain-lain.
2. Daftar Pustaka
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Ed 4, Jakarta: Penerbit Erlangga,
2011
Bovee, Courtland & Thill John. Excellence in Business. 10th Edition,
Pretince Hall, 2012
PERENCANAAN,PENGORGANISASIAN, DAN REVISI PESANPESAN BISNIS
Oleh Kelompok 7 :
Cahyo Nirwono Agung (141150537/EM-N)
Dyah Ika Pratiwi (141150538/EM-N)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “V” YOGYAKARTA
2016
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Setelah mengerti tentang berbagai macam bentuk saluran komunikasi
baik yang bersifat formal maupun yang bersifat informal, maka selanjutnya kita
akan melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang
disampaikan secara tertuulis dan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapai tujuan suatu organisasi secara
menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan-pesan
bisnis
yang
terencana
pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam perencanaan pesan-pesan
dengan
bisnis
baik
akan
dijelaskan
mempermudah
cara melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, mulai dari proses komposisi, penentuan tujuan,
analisis audiens, sampai seleksi terhadap saluran dan media yang akan
digunakan dalam komunikasi. Setelah itu kita akan melakukan pengorganisasian
pesan-pesan bisnis. Dalam hal ini, hal yang akan dibahas berkaitan tentang
masalah pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis,
yang mencakup antara lain beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak
terorganisasi dengan baik, pentingnya pengorganisasian pesan-pesan dengan
baik, dan pengorganisasian pesan-pesan melaui outline. Pengorganisasian
pesan-pesan
bisnis
yang
komunikasi bisnis.
Setelah tahapan
baik
akan
peencanaan,
mempermudah
pengorganisasian,
pencapaian
dan
tujuan
pembuatan
(penulisan) pesan-pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi,
penyempurnaan atau perbaikan terhadapa pesan-pesan bisnis. Revisi sangat
diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut
dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan
terjadinya kesalah ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan
maksud dan tujuan yang dikehendaki.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
1. 1
Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi penyusunan pesan-pesan dapat dianalogikan sebagai
proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Penyususan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu : perencanaan,
penyusunan, dan revisi.
a) Perencanaan
Dalam fase perencanaan,dirancang hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran
atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Pada
dasarnya proses perencanaan meliputi tiga hal penting yang perlu
diperhatikan, yaitu : mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan
memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
b) Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan
memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahsannya.
Organisasi
dan
komposisi
erat
kaitannya
dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh
karenanya, perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata,
kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti,
dan dilaksanakan oleh si penerima.
c) Revisi
Kalau pesan-pesan belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan
sekaligus revisi /perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang
1. 2
telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah
memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Penentuan tujuan merupakan
langkah awal komposisi. Untuk menentukan tujuan yang benar dan sesuai
dengan organisasi maka diperlukan pertanyaan penting, yaitu :
a) Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan memebantu kita untuk mencapai tujuan yang
dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas akan dapat membantu
proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
i.
Keputusan untuk meneruskan pesan.
ii.
Keputusan untuk menanggapi audiens.
iii.
Keputusan untuk memusatkan isi pesan.
iv.
Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan.
b) Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu : memberi
informasi
(informing),
melakukan
persuasi
(persuading),
dan
melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.
c) Cara menguji tujuan
Untuk mengujia apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan sudah
baik atau belum, dapat dilakukan dengan empat pertanyaan berikut :
i.
Apakah tujuan tersebut realistis?
ii.
iii.
iv.
1. 3
Apakah waktunya tepat?
Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Apakah
tujuannya
selaras
dengan
tujuan
organisasi
perusahaan?
Analisis audiens
a. Cara mengembangkan profil audiens
i.
Menentukan
ukuran
ii.
iii.
iv.
dan
komposisi audiens.
Siapa audiensya.
Reaksi audiens
Tingkat
pemahaman
v.
audiens.
Hubungan
komunikator
dengan audiens.
b. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan
informasi audiens dan selanjutnya berusah memenuhi kebutuhan
tersebut.
Ada
lima
tahap
yang
diperlukan
untuk
memenuhi
kebutuhan audiens, yaitu :
Temukan/cari apa yang diinginkan audiens.
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
Berikan semua informasi yang diperlukan.
Pastikan bahwa informasinya akurat.
Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.
c. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Adanya kecenderunganaudiens untuk tidak mengubah sesuatu yang
ada dengan yang lebih baru dapat menjadi hambatan/kendala, untuk
mengatasi hal ini dapat dilakukan dengan mengatur pesan-pesan
sedemikian
rupa
sehingga
informasi
yang
disampaikan
dapat
diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan
adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan
1. 4
dapat menggunakan pendekatan emosi audiens.
Penentuan ide pokok
Setelah menganalisi tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan
cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan
bermuara pada suatu tema pokok yaitu ide pokok. Untuk mendapatkan ide
pokok tersebut dapat dilakukan dengan :
a. Teknik curah pendapat (brainstorming). Teknik curah pendapat dapat
dilakukan
dengan
(Conclusions,Findings,
1. 5
storyteller’s
tour,
random
list,
CFR
Recommendations) Worksheet, journalistic
approach, question and answer chain.
b. Pembatasan cakupan.
Seleksi saluran dan media
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan
tertulis. saluran lisan memiliki beberapa kebaikan, yaitu kemampuan untuk
memberikan
umpan
balik
dengan
segera,
bersifat
ekonomis,
tidak
diperlukan catatn permanen. Selain itu komunikasi tertulis juga memiliki
kelebihannya, yaitu penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka.
2. Penngorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
3. 1 Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik
Tidak terorganisasinya suatu komunikasi dapat disebabkan oleh :
a. Bertele-tele.
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan.
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis.
d. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan.
3. 2 Pentingnya pengorganisasian yang baik
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal
yang perlu diperhatikan, yaitu : subjek dan tujuan haruslah jelas, semua
informasi haruslah berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus
dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang
penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens
memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,
menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
3. 3 Pengorganisasian pesan-pesan melalui outline
Pengorganisasian dengan outline dapat dilakukan melalui dua tahapan,
yaitu :
a. Mendefiniskan dan mengelompokkan ide-ide.
b. Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasional.
Untuk dapat mengurutkannya ada dua pendekatan penting yaitu :
pendekatan langsung dan tidak langsung.
3. Revisi Pesan-Pesan Bisnis
3. 1 Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah
semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti
penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan
akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf
dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau
campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis
pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.
a. Pesan-pesan Bisnis Tertulis
Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara
menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat
(Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu
mendapatkan
perhatian
antara
lain:
substansi
suatu
pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.
Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan
Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan
dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis
yang mencakup antara lain:
i.
Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan
ii.
kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.
Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
iii.
iv.
Penulisan tanda baca secara benar.
Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna
v.
kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.
Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam
suatu kalimat.
Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit
format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan
penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis,
dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan
begitu saja.
b. Pesan-pesan Bisnis Lisan
Pesan-pesan bisnis yang
disampaikan
dalam
bentuk
lisan
pun
memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya,
sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik. Meskipun
pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga
kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang
akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis lisan
mencakup
antara
lain
substansi
pesan
yang
disampaikan,
pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.
Substansi Pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing)
pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan pada audiens.
Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara
lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:
i.
Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri).
ii.
Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan
dilanjutkan dengan substansi pesan).
iii.
Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis
secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk
tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan
tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan
penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan
suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan
secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan
tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi
yang dinamis.
3. 4 Pemilihan Katayang Tepat
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk
mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang
terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan
mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang
sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens.
Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng,
bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesanpesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami
oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus
tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat
selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian
pesan-pesan bisnis.
3. 5 Membuat Kalimat yang Efektif
Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi
pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu
kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan. Tiga Jenis Kalimat
a.
Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki
sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu
kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
b.
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian
yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat
berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
c.
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.
3. 6 Cara Mengembangkan Paragraf
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda,
maksud audiens dan maksud suatu pesan.
Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu
ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap
ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan
yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah
dipahami oleh audiens.
Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara
membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu
pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti
ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi
penyampai pesan-pesan bisnis.
Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan
perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.
Klasifikasi
Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide
umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah
pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan
masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut.
Cara ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan
bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting
bagi suatu organisasi.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Proses
penyusunan
pesa-pesan
bisnis
terdiri
atas
tiga
hal
yaitu
prencanaan, pengorganisasian, dan revisi.dalam melakukan perencanaan
maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan
terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Langkah lain dalam
perencanaan
pesan
adalah
menentukan
ide
pokoknya.
Dengan
mendefinisikan ide pokoknya, akan diperoleh arahan atau petujuk tentang
apa yang harus dilakukan. Dalam merencanakan pesa-ppesan bisnis juga
diperlukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.
Setelah melakukan perencanaan kita harus melakukan pengorganisasian.
Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi
penting dan maksud serta tujuan dari pesan bisnis dinyatakan dengan jelas.
Organisasi yang baik penting karena hali itu membuat pesan-pesan yang
disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian suatu pesan membutuhkan pengelompokan ide-ide secara
tepat.
Langkah terakhir dari proses menyususun pesan-pesan adalah revisi.
Setiap
pesan
bisnis
perlu
diedit
baik
menyangkut masalah
isi
dan
pengorganisasiannya. Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan
kata yang tepat. Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan
mencakup keseimbangan pemilihan terhadap jenis-jenis kalimat. Dalam
mengembangkan paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara
antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan
sebab-akibat, dan lain-lain.
2. Daftar Pustaka
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Ed 4, Jakarta: Penerbit Erlangga,
2011
Bovee, Courtland & Thill John. Excellence in Business. 10th Edition,
Pretince Hall, 2012