PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada
dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya
pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan
dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi
kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem
informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sedangkan Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer
yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support
System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry
Simamoraadalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,
menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya
manusia, aktivitas- aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti
dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkahlangkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan/enterprise resource planning(ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan
modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan
aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
TUJUAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi.
1. Meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia
digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih
sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang
lebih baik.
2. Agar lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan
mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan
pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada
mengandalkan persepsi dan institusi manajerial
KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis
dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya
manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai
karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan dan
penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi
penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas
aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan
penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.
1.
2.
3.
4.
5.
KARAKTERISTIK
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia
adalah:
Timely (tepat waktu)
Accurate (akurat)
Concise (ringkas)
Relevant (relevan)
Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di
atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a.
Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan
menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan
melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan
sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor
internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada,
dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan
sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh,
manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan.
Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan /
job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.
c.
Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian
banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima
berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik
pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan
dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah
memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview
dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang
menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga
kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta
meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan
menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e.
Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and
protection.
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau
perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar
tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan
kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun
dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan
kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan
kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f.
Jenjang karir.
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan
aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk
memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang
profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data.
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang
dapat dipercaya untuk perorangan/ umum, SDM menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemakai.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data:
a. Program data entry
b. Pedoman data entry
c. Penerimaan kuesioner/hasil lab.
d. Pedoman coding (code book)
e. Pedoman editing
f. Editing & coding
g. Entry data (back up)
h. Penyimpanan kuesioner/hasil lab
i. Pedoman clening data
j. Cleaning data
k. Data siap analisis (back up)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.
Gambar: Arus Sumber Daya Personil
EVOLUSI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
1. TAHAP AWAL
Sistem personalia pada awalnya menempatkan data pegawai dalam map yang
ditempatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched
Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched
Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke
pita dan piringan magnetik.
2. PENGARUH PERATURAN PEMERINTAH
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah
seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health
Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun
1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan
nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai
dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar
persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi
pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel
System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja
sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
3. PENGARUH DARI KOMPUTER MIKRO
Saat komputer mikro muncul, sistem informasi SDM mulai dipasang dalam areanya.
Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk
membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan.
Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka
sendiri.
MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Model SISDM/HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non
keuangan.
2.Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi
Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3.Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
a)
Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b) Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,
yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta
agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi
perekrutan dan peneriamaan.
c)
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
d) Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini
digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e)
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f) Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka
sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek
personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang
telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai
pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang
mempengaruhi arus personil.
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover),
anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2.Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan
tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah
informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3.Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi
ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir,
realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4.Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang
meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan
perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan
kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,
sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan –
keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
Gambar: Model Sistem Sumber Daya Manusia
STATUS SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA MASA KINI
Berdasarkan sumber sistem survey tahun 1990 – 1991 menyatakan bahwa di 242
(47,2%) perusahaan, eksekutif menilai HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan
situasi yang baik, dan di 29 perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tetapi, di
225 perusahaan HRIS dianggap kurang bernilai dibansingkan sistem lain.
Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area
fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS
ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan
menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika
manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan
meningkat.
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA OLEH MANAJER
Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya
eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan.
Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang
berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan
khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program
konpensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada
departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.
Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada
dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya
pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan
dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi
kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem
informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sedangkan Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer
yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support
System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry
Simamoraadalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,
menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya
manusia, aktivitas- aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti
dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkahlangkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan/enterprise resource planning(ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan
modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan
aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
TUJUAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi.
1. Meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia
digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih
sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang
lebih baik.
2. Agar lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan
mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan
pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada
mengandalkan persepsi dan institusi manajerial
KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis
dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya
manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai
karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan dan
penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi
penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas
aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan
penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.
1.
2.
3.
4.
5.
KARAKTERISTIK
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia
adalah:
Timely (tepat waktu)
Accurate (akurat)
Concise (ringkas)
Relevant (relevan)
Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di
atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a.
Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan
menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan
melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan
sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor
internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada,
dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan
sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh,
manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan.
Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan /
job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.
c.
Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian
banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima
berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik
pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan
dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah
memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview
dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang
menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga
kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta
meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan
menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e.
Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and
protection.
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau
perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar
tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan
kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun
dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan
kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan
kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f.
Jenjang karir.
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan
aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk
memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang
profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data.
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang
dapat dipercaya untuk perorangan/ umum, SDM menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemakai.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data:
a. Program data entry
b. Pedoman data entry
c. Penerimaan kuesioner/hasil lab.
d. Pedoman coding (code book)
e. Pedoman editing
f. Editing & coding
g. Entry data (back up)
h. Penyimpanan kuesioner/hasil lab
i. Pedoman clening data
j. Cleaning data
k. Data siap analisis (back up)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.
Gambar: Arus Sumber Daya Personil
EVOLUSI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
1. TAHAP AWAL
Sistem personalia pada awalnya menempatkan data pegawai dalam map yang
ditempatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched
Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched
Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke
pita dan piringan magnetik.
2. PENGARUH PERATURAN PEMERINTAH
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah
seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health
Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun
1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan
nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai
dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar
persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi
pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel
System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja
sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
3. PENGARUH DARI KOMPUTER MIKRO
Saat komputer mikro muncul, sistem informasi SDM mulai dipasang dalam areanya.
Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk
membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan.
Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka
sendiri.
MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Model SISDM/HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non
keuangan.
2.Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi
Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3.Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
a)
Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b) Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,
yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta
agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi
perekrutan dan peneriamaan.
c)
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
d) Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini
digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e)
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f) Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka
sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek
personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang
telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai
pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang
mempengaruhi arus personil.
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover),
anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2.Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan
tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah
informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3.Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi
ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir,
realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4.Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang
meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan
perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan
kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,
sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan –
keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
Gambar: Model Sistem Sumber Daya Manusia
STATUS SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA MASA KINI
Berdasarkan sumber sistem survey tahun 1990 – 1991 menyatakan bahwa di 242
(47,2%) perusahaan, eksekutif menilai HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan
situasi yang baik, dan di 29 perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tetapi, di
225 perusahaan HRIS dianggap kurang bernilai dibansingkan sistem lain.
Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area
fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS
ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan
menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika
manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan
meningkat.
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA OLEH MANAJER
Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya
eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan.
Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang
berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan
khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program
konpensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada
departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.