PEDOMAN PENGELOLAAN PRODI POLTEK 1
PEDOMAN PENGELOLAAN DANA DAN
PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA
PROGRAM STUDI
TAHUN 2016
POLITEKNIK INDONUSA SURAKARTA
0
1
2
KATA PENGANTAR
Buku Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Program Studi pada
Politeknik Indonusa Surakarta merupakan bagian dari Buku Pedoman Pengelolaan Dana dan
Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik Indonusa Surakarta sebagai pedoman dalam penyusunan
program kerja seluruh unit kerja Program Studi beserta penganggarannya ke dalam Rencana
Kerja dan Anggaran (RKA). Penetapan RKA disusun berdasarkan usulan kegiatan yang berasal
dari indikator Program Kerja Tahunan dari seluruh unit kerja, dimana susunan rencana kerja
dalam perangkat kerja program saling mendukung untuk mencapai tujuan dan mengintegrasikan
ke dalam sistem penganggaran atau yang disebut Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
(RAPB).
Rencana Kerja dan Anggaran disusun mengacu pada Renstra Prodi dan Renstra Universitas
dan dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Program Studi yang secara
berjenjang diselaraskan dan diintegrasikan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan
Politeknik Indonusa Surakarta secara terpadu dan berkesinambungan. Pedoman Pengelolaan
Dana dan Penyusunan Anggaran Program Studi dimaksudkan sebagai acuan unit kerja pada
Program Studi di lingkungan Politeknik Indonusa Surakarta dalam menyusun Rencana Kerja dan
Anggaran Program Studi.
Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Program Studi ini dimaksudkan
agar pengelolaan anggaran pada Program Studi dikelola dengan sistem pengelolaan keuangan
yang sehat, transparan, akuntabel dan mampu mendukung pengembangan perguruan tinggi.
Buku Pedoman ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pengelola perencanaan rencana kerja dan
rencana anggaran serta pimpinan unit kerja Program Studi di lingkungan Politeknik Indonusa
Surakarta.
Surakarta, 29 Agustus 2016
Dikrektur,
Ir. Hj. Suci Purwandari, MM
3
I.
PENDAHULUAN
Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi dan Peraturan Pemerintah RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, maka sebuah perguruan tinggi yang baik harus
mampu menjamin pendanaan yang memadai untuk penyelenggaraan Tridharma Perguruan
Tinggi yang dikelola dengan sistem pengelolaan keuangan yang sehat, transparan, akuntabel dan
mampu mendukung pengembangan perguruan tinggi. Untuk mewujudkan sistem tatakelola
pendanaan yang baik, dibuat sebuah kebijakan yang diatur dalam SK Yayasan No: 004/SKYIM/VIII/2016 tentang Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik
Indonusa Surakarta, mencakup kegiatan perencanaan, penerimaan, pengelolaan, pelaporan, audit,
monitoring dan evaluasi keuangan serta mekanisme pertanggungjawabannya kepada pemangku
kepentingan. Setiap unit kerja pada program studi agar menyusun usulan program dan kegiatan
serta penganggarannya dengan memperhatikan sasaran dan rencana strategis program studi yang
telah dijabarkan dalam Rencana Strategis Politeknik Indonusa Surakarta. Agar setiap unit kerja
yang ada pada Program Studi dapat menyusun usulan program dan kegiatan serta penganggaran
yang didasarkan pada arah pengembangan program studi di masa mendatang, dibuat sebuah
pedoman yang diatur dalam SK Direktur Nomor 471/DI/INDO/VIII/2016.
4
II. STRATEGI PERENCANAAN
Sistem pengelolaan keuangan Politeknik Indonusa Surakarta yang telah disebutkan dalam
Buku Pedoman Pengelolaan dan Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik Indonusa Surakarta
bahwa kebijakan operasional meliputi berikut ini:
1. Perencanaan Strategis Pendanaan dan Program Kerja
Rencana Strategis pengelolaan keuangan akan dijabarkan dalam Rencana Operasional lima
tahunan, dan akan dijabarkan lagi kedalam Program Kerja Tahunan dan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA). Untuk menjaga konsistensi program kerja dalam jangka panjang, RKA unit
kerja merupakan penjabaran operasional dari rencana strategis unit kerja program studi, yang
menginduk pada renstra Politeknik Indonusa Surakarta. Program-program pengembangan unit
kerja yang diusulkan dalam RKA harus mengacu pada visi masing-masing yang diinginkan
dalam lima tahun mendatang. Penetapan RKA disusun berdasarkan usulan kegiatan yang berasal
dari indikator Program Kerja Tahunan dari seluruh unit kerja, dimana susunan rencana kerja
dalam perangkat kerja program saling mendukung untuk mencapai tujuan dan mengintegrasikan
ke dalam sistem penganggaran atau yang disebut Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
(RAPB). Program Kerja Tahunan hakekatnya disusun berdasarkan target capaian yang diusulkan
oleh tiap program studi. Tiap program studi hendaknya menyampaikan dengan jelas target
capaian sesuai dengan renstra. Indikator capaian dibuat dengan memperhatikan standar
penjaminan mutu digunakan sebagai instrumen dasar agar Prodi memiliki arah tujuan yang jelas
dalam melaksanakan program-programnya, maka pimpinan prodi sudah mengetahui target kerja
yang harus dicapai oleh unit kerja masing-masing dalam suatu periode tahunan. Arah
pengelolaan Rencana Kerja dan Anggaran melalui ketetapan pagu anggaran yang tertuang dalam
RAPB periodik dimulai sejak proses perencanaan, pelaksanaan hingga pertanggungjawaban
dengan memperhatikan aspek efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitasi berpedoman
pada prinsip bottom-up dan top-down planning, artinya bahwa mekanime usulan rencana
program anggaran harus mewujudkan keseimbangan berdasarkan kebutuhan masing-masing unit
kerja dari tingkat bawah, menengah maupun tingkat atas.
Arah pengelolaan Rencana Kerja dan Anggaran program studi meliputi dua jenis program
sebagai berikut:
a. Operasional rutin penyelenggaraan pendidikan seperti:
a) Pendidikan;
5
b) Pendukung akademik;
c) Pelayanan kepada mahasiswa termasuk kegiatan mahasiswa;
d) Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
e) Pemeliharaan;
f) Administrasi dan umum.
b. Pengembangan dan pembangunan yang mengacu pada renstra program studi.
Sasaran pengembangan mencakup:
a) Pengembangan kompetensi sumber daya manusia baik melalui studi lanjut, peningkatan
kualitas dosen, memperoleh sertfikasi keahlian dibidangnya, maupun mengikuti pelatihanpelatihan yang berkaitan dengan peningkatan kompetensi untuk mendukung program
pendidikan dan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
b) Pengembangan bidang organisasi dan manajemen untuk mewujudkan good governance
dalam bidang tridharma perguruan tinggi.
c) Pengembangan program Unggulan di masing-masing Program Studi, sehinggan menjadi
centre of excelence.
d) Pengembangan Sarana dan Prasarana untuk mendukung prosespembelajaran dan program
tridharma pendidikan tinggi dan pelayanan.
1.1 Komponen Usulan Program dan Kegiatan
Usulan Program dan Kegiatan disampaikan oleh unit kerja sekurang-kurangnya mencakup:
a. Rapat Koordinasi (Rakor)/Rapat Kerja (Raker)
Dalam Rapat Koordinasi Politeknik Indonusa Surakarta, Direktur menyampaikan kebijakan
Umum mengenai Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan menyampaikan mengenai tema
dan fokus program masing-masing bidang. Momentum penyelenggaraan Rakor/Raker
menjadi bagian penting dan strategis dalam mensosialisasikan program kerja dan anggaran
serta melakukan prosesi penyusunan rencana program kegiatan dan anggaran tahunan.
b. Penyusunan Program dan Kegiatan
Usulan program dari setiap unit kerja harus relevan dan sinkron untuk membantu
tercapainya renstra program studi sekaligus renstra Politeknik Indonusa Surakarta. Usulan
program, kegiatan dan anggaran oleh unit kerja harus didasari dari rencana strategis
masing-masing unit kerja yang bersangkutan dengan fokus program dan kegiatan yang
mengarah pada pencapaian indikator kinerja.
Persiapan Penyusunan Program dan Kegiatan:
6
1) Para Pimpinan Unit Kerja program studi membentuk tim koordinasi pada unit masingmasing yang bertugas untuk melakukan koordinasi penyusunan dan reviu rancangan
program, kegiatan dan anggaran tahunan pada unit-unit dibawahnya.
2) Tim koordinasi penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan melakukan sosialisasi
kepada unit-unit yang ada dibawahnya.
3) Pimpinan unit program studi mengundang rapat staf yang ada di lingkungan kerja
masing-masing (dosen/tenaga kependidikan) untuk menyusun rencana kerja dan anggaran
pada unit masing-masing, dan menandatangani daftar hadir yang merupakan lampiran
usulan.
4) Pimpinan unit program studi menyampaikan rencana kerja dan anggaran yang telah
disetujui oleh rapat pada unit masing-masing kepada tim koordinasi pada tingkat program
studi, dilampiri daftar hadir penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan.
5) Tim koordinasi program studi melaporkan draft rencana kerja dan anggaran tahunan
kepada Direktur melalui Wakil Direktur I.
6) Jika ada ketidaksesuaian antara Visi, Misi dan sasaran program studi, draft rencana kerja
dan anggaran direvisi oleh program studi. Penetapan RKA disusun berdasarkan usulan
kegiatan yang berasal dari indikator Program Kerja Tahunan dari seluruh unit kerja,
dimana susunan rencana kerja dalam perangkat kerja program saling mendukung untuk
mencapai tujuan dan mengintegrasikan ke dalam sistem penganggaran atau yang disebut
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB).
7) Jika Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) sudah tidak ada revisi,
disampaikan ke Direktur melalui Wakil Direktur I dan diusulkan ke Yayasan untuk
disahkan.
8) Setelah Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) disahkan oleh Yayasan,
maka dibuat keputusan melalui SK Anggaran Pendapatan dan Belanja Tahunan Program
Studi.
9) Anggaran Pendapatan dan Belanja Tahunan Program Studi yang telah disahkan oleh
Yayasan diserahkan kembali kepada Program Studi untuk disosialisasikan ke semua unit
kerja prodi.
10) Semua pelaksanaan rencana kerja dan anggaran mengacu pada APB Tahunan Program
Studi yang telah ditetapkan.
7
1.2 Penganggaran
Rencana penerimaan program studi bersumber dari:
a. Pembayaran dari mahasiswa
Pembayaran dari mahasiswa merupakan biaya pendidikan yang dibebankan kepada
mahasiswa setelah mahasiswa tersebut melakukan pendaftaran dengan membayar biaya
pendaftaran. Ketentuan tarif biaya pendidikan dengan mempertimbangkan kemampuan
ekonomi mahasiswa, orang tua mahasiswa atau pihak lain yang membiayai mahasiswa
dan memberikan kemudahan, yaitu biaya pendidikan dapat dicicil mahasiswa sesuai
ketentuan yang ditetapkan pada program studi. Pedoman perumusan jenis biaya
pendidikan dan peruntukannya disesuaikan dengan otonomi setiap prodi, yaitu
menyesuaikan kebutuhan pembiayaan masing-masing program studi, karena masingmasing peogram studi tentu memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga dapat
mempengaruhi besaran biaya pendidikan yang diberlakukan, antara lain sebagai berikut:
1. Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP)
2. Dana Pengembangan (DP)
3. Dana Pelengkap Pendidikan adalah biaya yang dibayarkan pada semester pertama oleh
mahasiswa baru untuk menunjang kelengkapan pelaksanaan pendidikan, seperti:
atribut mahasiswa (jas, jaket, seragam), Ujian, ESQ Training, dan lain sebagainya.
4. Biaya PI (Praktik Industri) atau dengan istilah lainnya.
5. Biaya Pendukung Lainnya, yaitu biaya yang ketetapannya berdasarkan jenis kegiatan
dan peruntukannya, seperti biaya Wisuda, Biaya Skripsi atau biaya lainnya
(berdasarkan standar dan peraturan yang ada).
6. Biaya lainnya yang sah adalah biaya yang dibebankan kepada mahasiswa,
ketetapannya berdasarkan jenis kegiatan yang mampu memberikan kontribusi dalam
menunjang penyelenggaraan pendidikan seperti uji kompetensi dan lainnya.
b. Pemerintah (Kemenristek Dikti/Diknas), yaitu penerimaan yang diperoleh dari badan
pemerintah terkait dengan bantuan:
1. Beasiswa bagi mahasiswa baik dari Kemenristek Dikti maupun dari Diknas.
2. Hibah Pemerintah baik yang berupa dana maupun sarana/prasarana.
3. Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
8
c. Yayasan, yaitu penerimaan yang diperoleh dari yayasan atau badan penyelenggara.
Berupa anggaran rutin yang digunakan untuk biaya operasional pendidikan dan tridharma
perguruan tinggi dan anggaran pembangunan dan pengembangan fisik maupun non fisik.
d. Sumber Usaha dan Kegiatan, yaitu penerimaan yang diperoleh dari pelatihan, diklat,
workshop, seminar dan lain-lain yang bersumber dari kegiatan yang diadakan Program
Studi.
Anggaran Belanja Unit Kerja merupakandana yang dialokasikan program studi kepada unit
kerja yang bersangkutan, yang ditetapkan dengan mempertimbangkan hal berikut:
1. Beban kerja (workload) untuk menjamin terselenggaranya pelayanan akademik;
2. Kinerja unit kerja;
3. Kontribusi unit kerja dalam menjalankan visi dan misi Program Studi.
Anggaran belanja untuk setiap program kegiatan unit kerja terbagi atas:
1. Belanja pegawai;
2. Belanja barang atau bahan habis pakai dan bahan lainnya;
3. Belanja jasa pihak ketiga, merupakan layanan dari pihak diluar program studi yang
diperlukan untuk mendukung kegiatan yang telah direncanakan.
2. Perencanaan Pengelolaan dan Penggunaan Dana
Pembiayaan Program Studi diatur pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Program Studi,
dibagi dalam dua bagian, yaitu:
a. Biaya Operasional
Biaya operasional sebagaimana dimaksud adalah:
a) Biaya operasional untuk penyelenggaraan pendidikan, penyelenggaraan penelitian,
penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat dan pengelolaan manajemen. Biaya
operasional untuk penyelenggaran pendidikan adalah bagian dari dana pendidikan yang
diperlukan untuk membiayai kegiatan operasional satuan pendidikan agar kegiatan
pendidikan dapat berlangsung sesuai standar nasional pendidikan secara teratur dan
berkelanjutan berupa belanja barang, bahan atau peralatan pendidikan habis pakai. Biaya
operasional pendidikan tak langsung berupa listrik, air, jasa telekomunikasi, pemeliharaan
sarana dan prasarana, transportasi untuk mendukung pelaksanaan tugas atau kegiatan,
pajak dan lain sebagainya.
9
b) Gaji pendidik dan tenaga kependidikan serta segala tunjangan yang melekat pada gaji.
Yang dimaksud dengan pembayaran gaji dan tunjangan lainnya di lingkungan Politeknik
IndonusaSurakarta untuk gaji pendidik adalah semua pembayaran gaji, uang kehadiran,
tunjangan struktural, tunjangan jabatan fungsional, Pembimbing Akademik, dan tambahan
lainnya yang berkaitan dengan diselenggarakannya kegiatan. Pembayaran gaji dan
tunjangan lainnya di lingkungan Program Studi untuk gaji tenaga kependidikan adalah
semua pembayaran gaji, uang kehadiran, tunjangan struktural, dan tambahan lainnya yang
berkaitan dengan diselenggarakannya kegiatan. Tunjangan lainnya adalah termasuk
tunjangan kesehatan (BPJS Kesehatan) dan Dana Pensiun (BPJS Ketenagakerjaan) bagi
pendidik dan tenaga kependidikan yang sudah memenuhi persyaratan yang diatur dalam
SK Yayasan Nomor: 002/SK-SDM/YIM/VIII/2016 tentang Buku Pedoman Kepegawaian.
c) Pemberian bantuan biaya pendidikan kepada mahasiswa yatim piatu dan kurang mampu
sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh Yayasan.
b. Biaya Pembangunan dan Pengembangan
a) Biaya Pembangunan
Sumber pendanaan dalam rencana pembangunan di lingkungan Program Studi sudah
dijelaskan pada penerimaan dan sumber perolehan, dimana sumber perolehandana diupayakan
dalam beberapa skema yaitu:
1. Usulan pendanaan dari Yayasan dalam bentuk anggaran pembangunan
2. Pendanaan dari mahasiswa dalam bentuk penerimaan Dana Pengembangan (DPI) dan
istilah lainnya.
3. Pendanaan dari sumber lain, Hibah Pemerintah maupun Swasta.
a) Biaya Pengembangan
Biaya pengembangan Program Studi terbagi atas pengembangan fisik maupun non fisik.
Dalam pemenuhan pengembangan fisik seperti yang tertuang dalam PP No. 19 Tahun 2005,
bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi perabot, peralatan
pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai serta
perlengkapan yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan
berkelanjutan. Sebagai penguatan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, peningkatan
pelayanan akademik dan manajemen, untuk itu perlu dilengkapi ketersediaan fasilitas sarana
prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana merupakan bagian penting dalam proses
10
belajar mengajar di lembaga pendidikan. Pengembangan non fisik Program Studidifokuskan
pada berikut ini:
I.
Pengembangan SDM, yaitu pengembangan untuk meningkatkan keilmuan pendidik dan
tenaga kependidikan melalui studi lanjut, meningkatkan kompetensi pendidik dan tenaga
kependidikan.
II.
Pengembangan SDM, yaitu pengembangan untuk meningkatkan keilmuan pendidik dan
tenaga kependidikan dengan mengikuti workshop, seminar, diklat maupun pelatihanpelatihan sebagai pengembangan keahlian.
Dana yang tersedia harus dimanfaatkan dengan sebaik mungkin untuk membiayai kegiatan
operasional pendidikan dan tridharma, pembangunan dan pengembangan Program Studi, baik
fisik maupun non fisik yang didasari oleh azas-azas tepat anggaran, tepat prioritas, tepat sasaran,
dan tepat prosedur. Tepat prioritas artinya bahwa dana mutlak harus dikeluarkan dalam rangka
menjaga keberlangsungan operasional Tridharma dan upaya untuk mencapai target kinerja dari
program kerja yang sudah ditetapkan.
11
III.
PELAKSANAAN ANGGARAN
Tahap pelaksanaan anggaran diawali dengan telah disetujuinya Rencana Anggaran dan
Belanja oleh Yayasan melalui SK Pengesahan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
Program Studi. Sebelum disahkan pengurus Yayasan berhak merevisi, mengurangi maupun
menambah usulan anggaran yang di usulkan melalui Rencana Anggaran Pendapatan Dan Belanja
setiap Program Studi. Pengelolaan dan penggunaan anggaran diserahkan kepada Direktur
berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja (APB) Politeknik IndonusaSurakarta yang
ditembuskan kepada masing-masing fakultas/prodi/unit kerja. Pelaksanaan pencairan anggaran
ditetapkan melalui prosedur yang diatur melalui Standar Operasional Prosedur (SOP).
a. Prosedur Pencairan Anggaran
1) Unit kerja/Prodi dengan berpatokan pada anggaran pendapatan dan belanja yang telah
disetujui mengajukan pencairan setiap item anggaran kepada fakultas/program studi
berdasarkan kegiatan yang telah tersusun dalam program kerja masing-masing secara
berjenjang.
2) Prodi menerima usulan pencairan dari unit kerja, mempelajari kesesuaian usulan pencairan
dengan kebutuhan dalam anggaran.
3) Prodi meneruskan permohonan pengajuan pencairan anggaran ke Universitas melalui
Wakil Direktur II dan meneruskan pengajuan anggaran kepada Direktur untuk
mendapatkan persetujuan.
4) Setelah mendapatkan persetujuan dari Direktur, pengajuan anggaran oleh Wakil Direktur II
diteruskan ke bagian keuangan untuk dicairkan dan meneruskannya kepada prodi.
5) Prodi mendistribusikan pencairan anggaran kepada unit kerja dan menggunakan anggaran
sesuai dengan pengajuan dan realisasi program kegiatan.
b. Prosedur Pembayaran Gaji Pegawai
1) Bagian kepegawaian menyerahkan rekap presensi, lembur dan hak-hak lain yang harus
dibayarkan ke bagian keuangan.
2) Bagian keuangan menerima rekap dan menginput data gaji serta mencetak rekap gaji
kemudian di validasi.
3) Rekap data gaji yang telah divalidasi disahkan Wakil Direktur II dan diteruskan kepada
Direktur untuk mendapatkan persetujuan.
12
4) Wakil Direktur II menyerahkan kembali rekap data gaji yang telah disetujui Direktur
kepada bagian keuangan.
5) Bagian keuangan menyerahkan data gaji ke Bank untuk diposting ke rekening pegawai,
membukukan dan membuatkan slip gaji untuk diemail ke email masing-masing pegawai.
Pelaksanaan pembiayaan kegiatan Program Studi didasari oleh azas-azas tepat anggaran,
tepat manfaat, tepat prioritas, tepat sasaran, tepat jadwal, dan tepat prosedur. Strategi yang
ditempuh dalam penerimaan dan penggunaan anggaran dalam pengelolaan keuangan Program
Studi adalah bahwa semua kegiatan atau program dapat dilakukan namun dengan penggunaan
anggaran yang lebih efisien (prinsip efektivitas dan efisiensi) seperti yang tertuang dalam
Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik Indonusa Surakarta
yang ditetapkan melalui SK Yayasan Nomor: 004/SK-YIM/VIII/2016. Dengan adanya
strategi tersebut diharapkan anggaran dapat lebih dihemat dan tidak mengalami defisit
anggaran, bahkan bisa memiliki sisa dana lebih (saldo dana). Sisa dana lebih atau saldo dana
bisa digunakan untuk operasional tahun berikutnya, sehingga penyelenggaraan pendidikan
berjalan lancar dan berkesinambungan. Perlakuan terhadap sisa dana lebih (saldo dana) dalam
setiap kegiatan diatur melalui Standar Operasional Prosedur (SOP).
c. Prosedur Pengembalian Sisa Dana Lebih Program Studi
1) Unit kerja/prodi menyusun laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran dari
kegiatan yang telah dilaksanakan dan menyampaikan laporan tersebut beserta sisa dana
lebih dari kegiatan yang dilaksanakan (jika ada) ke fakultas/prodi.
2) Prodi mengarsipkan laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran tersebut dan
meneruskannya ke bagian keuangan bersama sisa dana lebihnya.
3) Bagian keuangan mencocokkan laporan pertanggungjawaban antara kesesuaian laporan
dengan bukti penggunaan dana disertai bukti kuitansi yang sah.
4) Bagian keuangan wajib menyetorkan kembali sisa dana lebih ke rekening Politeknik
Indonusa Surakarta, dan meneruskan laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran
bersama bukti setor sisa dana kepada Wakil Direktur II dan diteruskan kepada Direktur
untuk mendapat pengesahan.
13
5) Wakil Direktur II menyampaikan laporan pertanggungjawaban penggunaan keuangan yang
telah mendapat pengesahan ke bagian keuangan untuk dimasukkan kedalam sistem
keuangan dan ditembuskan kepada prodi untuk pengarsipan.
Setiap penggunaan anggaran wajib dipertanggungjawabakan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Pertanggungjawaban penggunaan anggaran tidak hanya menyangkut aspek administrasi
keuangan, tetapi juga proses, keluaran dan hasil. Agar informasi bagi progress administrasi serta
sistem manajemen yang berkepentingan terhadap operasionalisasi Program Studi di lingkungan
Politeknik Indonusa Surakarta, maka perlu disusun sebuah laporan yang disajikan secara benar,
baik, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
14
IV. PELAPORAN
Mekanisme pengelolaan keuangan pada Prodi merupakan bagian terpenting dari seluruh
aspek, maka perlu disusun prosedur teknis pengelolaan transaksi dan keuangan. Program Studi
mempunyai kewenangan penuh untuk mengelola anggaran sesuai dengan RAPB Prodi yang
telah disahkan oleh Yayasan. Sehingga keseluruhan proses transaksi dan keuangan prodi
diharapkan tercatat dan dibukukan dengan memperhatikan prinsip kehati-hatian, sesuai dengan
standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan keuangan dan mengacu pada ketentuan standar
akuntansi yang berlaku.
Sistem pencatatan transaksi keuangan Prodi menggunakan metode Cash Basic, yang artinya
transaksi dicatat pada saat menerima kas atau pada saat mengeluarkan kas. Aktiva atau
pendapatan dicatat pada saat menerima kas, sedangkan kewajiban atau biaya dicatat pada saat
mengeluarkan kas. Adapun mekanisme pencatatan pembukuan Prodi sama dengan mekanisme
yang ada pada sistem pelaporan pengelolaan keuangan Politeknik Indonusa Surakarta.
Pencatatan Pembukuan mengacu pada Siklus Akuntansi ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Dokumen
Jurnal
Buku
Besar
Worksheet
Laporan
Aktivitas
Laporan
Keuangan
Laporan
Arus Kas
Catatan Atas
Laporan
Keuangan
Prodi secara desentralisasi membuat laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban penggunaan
anggaran Prodi yang kemudian dilaporkan ke tingkat Pusat (Politeknik Indonusa Surakarta)
untuk dibuat laporan keuangan konsolidasi. Metode yang dapat digunakan dalam pelaporan
keuangan sehubungan dengan pelaporan keuangan prodi, antara lain:
a. Sisa dana lebih (Surplus) atau Defisit anggaran prodi tidak dipisahkan dengan
pusat/universitas dalam hal ini Politeknik IndonusaSurakarta.
b. Sisa dana lebih (Surplus) atau Defisit anggaran prodi dipisahkan dengan pusat/universitas
dalam hal ini Politeknik IndonusaSurakarta.
15
Untuk tujuan pengendalian intern dan penilaian kinerja, Politeknik Indonusa menggunakan
metode keduanya yaitu sisa dana lebih (surplus) atau defisit tidak dipisahkan untuk setiap prodi
(laporan gabungan/konsolidasi), untuk kemudian dibuat laporan keuangan terpisah untuk setiap
prodinya. Apalagi prodi yang dimiliki Politeknik Indonusa Surakarta lebih dari satu. Laporan
keuangan Program Studi disusun secara benar, baik dan taat aturan agar memenuhi kriteria dan
dapat dijadikan landasan untuk kepentingan analisa, pengendalian, pengawasan, dan
pengambilan keputusan internal manajemen maupun untuk laporan pertanggungjawaban
keuangan kepada pusat/universitas atau kepada Yayasan.
16
V. AUDIT, MONITORING DAN EVALUASI
1. Prosedur Audit Internal dan Eksternal
Audit atau pemeriksaan keuangan bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai
(reasonable assurance) bahwa laporan keuangan telah disajikan secara wajar dalam semua hal
material, sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum. Selain itu audit bertujuan untuk menjamin
efisiensi penggunaan anggaran dan menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti fraud atau
penyimpangan anggaran. Audit keuangan Program Studi tidak terpisah dari Audit Keuangan
Politeknik Indonusa Surakarta dilakukan secara internal maupun eksternal.
a) Prosedur Audit Internal
Untuk memantau dan mengevaluasi berjalannya pengelolaan keuangan Prodi, yayasan
menempatkan Audit Internal dan dilakukan oleh orang yang ditunjuk oleh Yayasan Indonesia
Membangun, dan dikerjakan oleh tenaga ahli dibidang akuntansi dan keuangan. Audit Internal
atau Satuan Pengawas Internal dibentuk berdasarkan Permendiknas No. 16 Tahun 2009 tentang
kewajiban kepada Perguruan Tinggi untuk membentuk SPI. Satuan Pengawas Internal Politeknik
Indonusamenempatkan orang yang ditunjuk oleh Direktur untuk melakukan pengawasan internal
terhadap pelaksanaan anggaran prodi dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Audit
Internal dan Satuan Pengawas Internal dalam pelaksanaan tugasnya memiliki wewenang penuh,
bebas, dan tidak terbatas untuk melakukan akses terhadap semua bentuk dokumen yang
berhubungan dengan keuangan, baik untuk penyelenggaraan anggaran prodi maupun universitas
serta fasilitas fisik milik universitas guna mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dan
berkaitan dengan pelaksanaan auditnya. Audit Internal dan SPI bertanggungjawab untuk
membantu pencegahan faud dengan jalan melakukan pengujian atas kecukupan dan keefektifan
sistem pengendalian internal, dengan mengevaluasi seberapa jauh risiko yang potensial telah
diidentifikasi. Audit Internal dan SPI mempunyai peran penting dalam membantu manajemen
mendeteksi, mencegah dan melaporkan fraud, selain itu Audit Internal juga berperan membantu
manajemen dalam meringankan tanggungjawabnya dengan aktivitas penelaahan, rangkaian,
penilaian, dan analisa informasi aktivitas program studi dan universitas secara layak, sehingga
pengelolaan keuangan dan prinsip tatakelola Politeknik IndonusaSurakarta berjalan dengan baik
(Good University Governance).
17
b) Prosedur Audit Eksternal
Sesuai dengan Visi Prodi adalah menjadi program studi yang unggul, maka diperlukan hasil
audit atas laporan keuangan yang dilaksanakan oleh Audit Eksternal yaitu Kantor Akuntan
Publik. Dalam upaya membuktikan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan wajar tanpa
syarat, dibutuhkan pihak luar yang cukup ahli dan bebas tidak memikat yang disebut Akuntan
Publik. Namun untuk pemenuhan laporan Audit Eksternal program studi masih menjadi satu
kesatuan yang tidak terpisah dengan laporan Audit eksternal yang dilakukan secara periodik
tahunan yang bergantung pada kebutuhan
Politeknik IndonusaSurakarta atas persetujuan
Yayasan. Manajemen bertanggungjawab atas penyusunan dan penyajian wajar laporan keuangan
sesuai Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia. Atas pengendalian internal yang di anggap
perlu oleh manajemen untuk memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang bebas dari
kesalahan penyajian material, baik yang disebabkan fraud maupun kesalahan. Untuk itu
diperlukan sebuah opini bahwa laporan keuangan menyajikan secara wajar dalam semua hal
yang material diperoleh dari audit eksternal, dan Yayasan Indonesia Membangun (YIM) telah
menunjuk KAP Wartono dan Rekan sebagai Audit Eksternal rekanan.
2. Monitoring dan Evaluasi
Untuk menjamin sebuah perguruan tinggi yang sehat dan berdaya saing, untuk itu Prodi
sebagai bagian dari Politeknik IndonusaSurakarta selalu berusaha memperbaiki kapasitas fisik,
tata kelola, pendanaan dan sumber daya manusia. Keberhasilan suatu program dapat dilihat dari
kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaannya, terukur, dan akuntabel. Sehingga
keberlanjutan aktivitas dapat terlaksana merupakan dampak dari program yang baik dan sukses.
Dalam pengelolaan keuangan Program Studi dan Politeknik IndonusaSurakarta memerlukan
adanya monitoring dan evaluasi guna mencapai tujuan Politeknik IndonusaSurakarta sebagai
Good University Governance (GUG) meliputi dana penyelenggaraan pendidikan, dana
pembangunan dan pengembangan, realisasi anggaran, output dan pagu anggaran masing-masing
fakultas/prodi. Setiap program studi wajib memberikan laporan monitoring dan evaluasi terkait
dengan penggunaan anggaran prodi dan kesesuaian dengan program kerja yang telah dibuat.
Laporan monitoring dan evaluasi dilaporkan kepada ketua prodi dan ditembuskan kepada
Direktur melalui Wakil Direktur II dan disampaikan kepada Yayasan setiap tahunnya. Laporan
evaluasi kinerja keuangan dan program kerja tahun sebelumnya bersama rencana kerja dan
18
anggaran tahun berikutnya dilaporkan ke Yayasan untuk pengusulan RAPB selanjutnya. Hal ini
didasari oleh pemikiran bahwa dengan monitoring dan evaluasi, kita dapat mengukur tingkat
ketercapaian target kinerja keuangan baik untuk operasional pendidikan dan tridharma,
pembangunan dan pengembangan pada tingkat universitas. Data obyektif yang dianalisis dengan
teknik yang tepat, maka akan diperoleh sebuah informasi yang terpercaya sebagai dasar
pengambilan keputusan (decision making) manajemen.
19
VI. PENUTUP
Strategi pendanaan melalui proses perencanaan pendanaan, pelaksanaan, pelaporan dan
pertanggungjawaban serta rencana investasi sarana dan prasarana pada Program Studi adalah
gambaran dari upaya Program Studi untuk menjamin pendanaan yang memadai untuk
penyelenggaraan pendidikan dan Tridharma Perguruan Tinggi. Dalam penyusunan Pedoman
Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Program Studi masih terdapat aspek-aspek
teknis dan substantif yang belum secara sempurna menjadi implementasi pendanaan.
Dari beberapa hal yang masih diperlukan dalam perbaikan serta kemungkinan adanya
kondisi-kondisi eksternal dalam penyelenggaraan operasional pendidikan dan Tridharma maupun
pengadaan sarana prasarana yang akan mempengaruhi pendanaan, maka dimungkinkan masih
akan diperlukan penyesuaian agar pelaksanaan Strategi Pendanaan dan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) Program Studi di lingkungan Politeknik Indonusa dapat dicapai secara
maksimal.
20
PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA
PROGRAM STUDI
TAHUN 2016
POLITEKNIK INDONUSA SURAKARTA
0
1
2
KATA PENGANTAR
Buku Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Program Studi pada
Politeknik Indonusa Surakarta merupakan bagian dari Buku Pedoman Pengelolaan Dana dan
Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik Indonusa Surakarta sebagai pedoman dalam penyusunan
program kerja seluruh unit kerja Program Studi beserta penganggarannya ke dalam Rencana
Kerja dan Anggaran (RKA). Penetapan RKA disusun berdasarkan usulan kegiatan yang berasal
dari indikator Program Kerja Tahunan dari seluruh unit kerja, dimana susunan rencana kerja
dalam perangkat kerja program saling mendukung untuk mencapai tujuan dan mengintegrasikan
ke dalam sistem penganggaran atau yang disebut Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
(RAPB).
Rencana Kerja dan Anggaran disusun mengacu pada Renstra Prodi dan Renstra Universitas
dan dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Program Studi yang secara
berjenjang diselaraskan dan diintegrasikan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan
Politeknik Indonusa Surakarta secara terpadu dan berkesinambungan. Pedoman Pengelolaan
Dana dan Penyusunan Anggaran Program Studi dimaksudkan sebagai acuan unit kerja pada
Program Studi di lingkungan Politeknik Indonusa Surakarta dalam menyusun Rencana Kerja dan
Anggaran Program Studi.
Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Program Studi ini dimaksudkan
agar pengelolaan anggaran pada Program Studi dikelola dengan sistem pengelolaan keuangan
yang sehat, transparan, akuntabel dan mampu mendukung pengembangan perguruan tinggi.
Buku Pedoman ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pengelola perencanaan rencana kerja dan
rencana anggaran serta pimpinan unit kerja Program Studi di lingkungan Politeknik Indonusa
Surakarta.
Surakarta, 29 Agustus 2016
Dikrektur,
Ir. Hj. Suci Purwandari, MM
3
I.
PENDAHULUAN
Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi dan Peraturan Pemerintah RI No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, maka sebuah perguruan tinggi yang baik harus
mampu menjamin pendanaan yang memadai untuk penyelenggaraan Tridharma Perguruan
Tinggi yang dikelola dengan sistem pengelolaan keuangan yang sehat, transparan, akuntabel dan
mampu mendukung pengembangan perguruan tinggi. Untuk mewujudkan sistem tatakelola
pendanaan yang baik, dibuat sebuah kebijakan yang diatur dalam SK Yayasan No: 004/SKYIM/VIII/2016 tentang Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik
Indonusa Surakarta, mencakup kegiatan perencanaan, penerimaan, pengelolaan, pelaporan, audit,
monitoring dan evaluasi keuangan serta mekanisme pertanggungjawabannya kepada pemangku
kepentingan. Setiap unit kerja pada program studi agar menyusun usulan program dan kegiatan
serta penganggarannya dengan memperhatikan sasaran dan rencana strategis program studi yang
telah dijabarkan dalam Rencana Strategis Politeknik Indonusa Surakarta. Agar setiap unit kerja
yang ada pada Program Studi dapat menyusun usulan program dan kegiatan serta penganggaran
yang didasarkan pada arah pengembangan program studi di masa mendatang, dibuat sebuah
pedoman yang diatur dalam SK Direktur Nomor 471/DI/INDO/VIII/2016.
4
II. STRATEGI PERENCANAAN
Sistem pengelolaan keuangan Politeknik Indonusa Surakarta yang telah disebutkan dalam
Buku Pedoman Pengelolaan dan Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik Indonusa Surakarta
bahwa kebijakan operasional meliputi berikut ini:
1. Perencanaan Strategis Pendanaan dan Program Kerja
Rencana Strategis pengelolaan keuangan akan dijabarkan dalam Rencana Operasional lima
tahunan, dan akan dijabarkan lagi kedalam Program Kerja Tahunan dan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA). Untuk menjaga konsistensi program kerja dalam jangka panjang, RKA unit
kerja merupakan penjabaran operasional dari rencana strategis unit kerja program studi, yang
menginduk pada renstra Politeknik Indonusa Surakarta. Program-program pengembangan unit
kerja yang diusulkan dalam RKA harus mengacu pada visi masing-masing yang diinginkan
dalam lima tahun mendatang. Penetapan RKA disusun berdasarkan usulan kegiatan yang berasal
dari indikator Program Kerja Tahunan dari seluruh unit kerja, dimana susunan rencana kerja
dalam perangkat kerja program saling mendukung untuk mencapai tujuan dan mengintegrasikan
ke dalam sistem penganggaran atau yang disebut Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
(RAPB). Program Kerja Tahunan hakekatnya disusun berdasarkan target capaian yang diusulkan
oleh tiap program studi. Tiap program studi hendaknya menyampaikan dengan jelas target
capaian sesuai dengan renstra. Indikator capaian dibuat dengan memperhatikan standar
penjaminan mutu digunakan sebagai instrumen dasar agar Prodi memiliki arah tujuan yang jelas
dalam melaksanakan program-programnya, maka pimpinan prodi sudah mengetahui target kerja
yang harus dicapai oleh unit kerja masing-masing dalam suatu periode tahunan. Arah
pengelolaan Rencana Kerja dan Anggaran melalui ketetapan pagu anggaran yang tertuang dalam
RAPB periodik dimulai sejak proses perencanaan, pelaksanaan hingga pertanggungjawaban
dengan memperhatikan aspek efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitasi berpedoman
pada prinsip bottom-up dan top-down planning, artinya bahwa mekanime usulan rencana
program anggaran harus mewujudkan keseimbangan berdasarkan kebutuhan masing-masing unit
kerja dari tingkat bawah, menengah maupun tingkat atas.
Arah pengelolaan Rencana Kerja dan Anggaran program studi meliputi dua jenis program
sebagai berikut:
a. Operasional rutin penyelenggaraan pendidikan seperti:
a) Pendidikan;
5
b) Pendukung akademik;
c) Pelayanan kepada mahasiswa termasuk kegiatan mahasiswa;
d) Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
e) Pemeliharaan;
f) Administrasi dan umum.
b. Pengembangan dan pembangunan yang mengacu pada renstra program studi.
Sasaran pengembangan mencakup:
a) Pengembangan kompetensi sumber daya manusia baik melalui studi lanjut, peningkatan
kualitas dosen, memperoleh sertfikasi keahlian dibidangnya, maupun mengikuti pelatihanpelatihan yang berkaitan dengan peningkatan kompetensi untuk mendukung program
pendidikan dan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
b) Pengembangan bidang organisasi dan manajemen untuk mewujudkan good governance
dalam bidang tridharma perguruan tinggi.
c) Pengembangan program Unggulan di masing-masing Program Studi, sehinggan menjadi
centre of excelence.
d) Pengembangan Sarana dan Prasarana untuk mendukung prosespembelajaran dan program
tridharma pendidikan tinggi dan pelayanan.
1.1 Komponen Usulan Program dan Kegiatan
Usulan Program dan Kegiatan disampaikan oleh unit kerja sekurang-kurangnya mencakup:
a. Rapat Koordinasi (Rakor)/Rapat Kerja (Raker)
Dalam Rapat Koordinasi Politeknik Indonusa Surakarta, Direktur menyampaikan kebijakan
Umum mengenai Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan menyampaikan mengenai tema
dan fokus program masing-masing bidang. Momentum penyelenggaraan Rakor/Raker
menjadi bagian penting dan strategis dalam mensosialisasikan program kerja dan anggaran
serta melakukan prosesi penyusunan rencana program kegiatan dan anggaran tahunan.
b. Penyusunan Program dan Kegiatan
Usulan program dari setiap unit kerja harus relevan dan sinkron untuk membantu
tercapainya renstra program studi sekaligus renstra Politeknik Indonusa Surakarta. Usulan
program, kegiatan dan anggaran oleh unit kerja harus didasari dari rencana strategis
masing-masing unit kerja yang bersangkutan dengan fokus program dan kegiatan yang
mengarah pada pencapaian indikator kinerja.
Persiapan Penyusunan Program dan Kegiatan:
6
1) Para Pimpinan Unit Kerja program studi membentuk tim koordinasi pada unit masingmasing yang bertugas untuk melakukan koordinasi penyusunan dan reviu rancangan
program, kegiatan dan anggaran tahunan pada unit-unit dibawahnya.
2) Tim koordinasi penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan melakukan sosialisasi
kepada unit-unit yang ada dibawahnya.
3) Pimpinan unit program studi mengundang rapat staf yang ada di lingkungan kerja
masing-masing (dosen/tenaga kependidikan) untuk menyusun rencana kerja dan anggaran
pada unit masing-masing, dan menandatangani daftar hadir yang merupakan lampiran
usulan.
4) Pimpinan unit program studi menyampaikan rencana kerja dan anggaran yang telah
disetujui oleh rapat pada unit masing-masing kepada tim koordinasi pada tingkat program
studi, dilampiri daftar hadir penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan.
5) Tim koordinasi program studi melaporkan draft rencana kerja dan anggaran tahunan
kepada Direktur melalui Wakil Direktur I.
6) Jika ada ketidaksesuaian antara Visi, Misi dan sasaran program studi, draft rencana kerja
dan anggaran direvisi oleh program studi. Penetapan RKA disusun berdasarkan usulan
kegiatan yang berasal dari indikator Program Kerja Tahunan dari seluruh unit kerja,
dimana susunan rencana kerja dalam perangkat kerja program saling mendukung untuk
mencapai tujuan dan mengintegrasikan ke dalam sistem penganggaran atau yang disebut
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB).
7) Jika Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) sudah tidak ada revisi,
disampaikan ke Direktur melalui Wakil Direktur I dan diusulkan ke Yayasan untuk
disahkan.
8) Setelah Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) disahkan oleh Yayasan,
maka dibuat keputusan melalui SK Anggaran Pendapatan dan Belanja Tahunan Program
Studi.
9) Anggaran Pendapatan dan Belanja Tahunan Program Studi yang telah disahkan oleh
Yayasan diserahkan kembali kepada Program Studi untuk disosialisasikan ke semua unit
kerja prodi.
10) Semua pelaksanaan rencana kerja dan anggaran mengacu pada APB Tahunan Program
Studi yang telah ditetapkan.
7
1.2 Penganggaran
Rencana penerimaan program studi bersumber dari:
a. Pembayaran dari mahasiswa
Pembayaran dari mahasiswa merupakan biaya pendidikan yang dibebankan kepada
mahasiswa setelah mahasiswa tersebut melakukan pendaftaran dengan membayar biaya
pendaftaran. Ketentuan tarif biaya pendidikan dengan mempertimbangkan kemampuan
ekonomi mahasiswa, orang tua mahasiswa atau pihak lain yang membiayai mahasiswa
dan memberikan kemudahan, yaitu biaya pendidikan dapat dicicil mahasiswa sesuai
ketentuan yang ditetapkan pada program studi. Pedoman perumusan jenis biaya
pendidikan dan peruntukannya disesuaikan dengan otonomi setiap prodi, yaitu
menyesuaikan kebutuhan pembiayaan masing-masing program studi, karena masingmasing peogram studi tentu memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga dapat
mempengaruhi besaran biaya pendidikan yang diberlakukan, antara lain sebagai berikut:
1. Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP)
2. Dana Pengembangan (DP)
3. Dana Pelengkap Pendidikan adalah biaya yang dibayarkan pada semester pertama oleh
mahasiswa baru untuk menunjang kelengkapan pelaksanaan pendidikan, seperti:
atribut mahasiswa (jas, jaket, seragam), Ujian, ESQ Training, dan lain sebagainya.
4. Biaya PI (Praktik Industri) atau dengan istilah lainnya.
5. Biaya Pendukung Lainnya, yaitu biaya yang ketetapannya berdasarkan jenis kegiatan
dan peruntukannya, seperti biaya Wisuda, Biaya Skripsi atau biaya lainnya
(berdasarkan standar dan peraturan yang ada).
6. Biaya lainnya yang sah adalah biaya yang dibebankan kepada mahasiswa,
ketetapannya berdasarkan jenis kegiatan yang mampu memberikan kontribusi dalam
menunjang penyelenggaraan pendidikan seperti uji kompetensi dan lainnya.
b. Pemerintah (Kemenristek Dikti/Diknas), yaitu penerimaan yang diperoleh dari badan
pemerintah terkait dengan bantuan:
1. Beasiswa bagi mahasiswa baik dari Kemenristek Dikti maupun dari Diknas.
2. Hibah Pemerintah baik yang berupa dana maupun sarana/prasarana.
3. Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
8
c. Yayasan, yaitu penerimaan yang diperoleh dari yayasan atau badan penyelenggara.
Berupa anggaran rutin yang digunakan untuk biaya operasional pendidikan dan tridharma
perguruan tinggi dan anggaran pembangunan dan pengembangan fisik maupun non fisik.
d. Sumber Usaha dan Kegiatan, yaitu penerimaan yang diperoleh dari pelatihan, diklat,
workshop, seminar dan lain-lain yang bersumber dari kegiatan yang diadakan Program
Studi.
Anggaran Belanja Unit Kerja merupakandana yang dialokasikan program studi kepada unit
kerja yang bersangkutan, yang ditetapkan dengan mempertimbangkan hal berikut:
1. Beban kerja (workload) untuk menjamin terselenggaranya pelayanan akademik;
2. Kinerja unit kerja;
3. Kontribusi unit kerja dalam menjalankan visi dan misi Program Studi.
Anggaran belanja untuk setiap program kegiatan unit kerja terbagi atas:
1. Belanja pegawai;
2. Belanja barang atau bahan habis pakai dan bahan lainnya;
3. Belanja jasa pihak ketiga, merupakan layanan dari pihak diluar program studi yang
diperlukan untuk mendukung kegiatan yang telah direncanakan.
2. Perencanaan Pengelolaan dan Penggunaan Dana
Pembiayaan Program Studi diatur pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Program Studi,
dibagi dalam dua bagian, yaitu:
a. Biaya Operasional
Biaya operasional sebagaimana dimaksud adalah:
a) Biaya operasional untuk penyelenggaraan pendidikan, penyelenggaraan penelitian,
penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat dan pengelolaan manajemen. Biaya
operasional untuk penyelenggaran pendidikan adalah bagian dari dana pendidikan yang
diperlukan untuk membiayai kegiatan operasional satuan pendidikan agar kegiatan
pendidikan dapat berlangsung sesuai standar nasional pendidikan secara teratur dan
berkelanjutan berupa belanja barang, bahan atau peralatan pendidikan habis pakai. Biaya
operasional pendidikan tak langsung berupa listrik, air, jasa telekomunikasi, pemeliharaan
sarana dan prasarana, transportasi untuk mendukung pelaksanaan tugas atau kegiatan,
pajak dan lain sebagainya.
9
b) Gaji pendidik dan tenaga kependidikan serta segala tunjangan yang melekat pada gaji.
Yang dimaksud dengan pembayaran gaji dan tunjangan lainnya di lingkungan Politeknik
IndonusaSurakarta untuk gaji pendidik adalah semua pembayaran gaji, uang kehadiran,
tunjangan struktural, tunjangan jabatan fungsional, Pembimbing Akademik, dan tambahan
lainnya yang berkaitan dengan diselenggarakannya kegiatan. Pembayaran gaji dan
tunjangan lainnya di lingkungan Program Studi untuk gaji tenaga kependidikan adalah
semua pembayaran gaji, uang kehadiran, tunjangan struktural, dan tambahan lainnya yang
berkaitan dengan diselenggarakannya kegiatan. Tunjangan lainnya adalah termasuk
tunjangan kesehatan (BPJS Kesehatan) dan Dana Pensiun (BPJS Ketenagakerjaan) bagi
pendidik dan tenaga kependidikan yang sudah memenuhi persyaratan yang diatur dalam
SK Yayasan Nomor: 002/SK-SDM/YIM/VIII/2016 tentang Buku Pedoman Kepegawaian.
c) Pemberian bantuan biaya pendidikan kepada mahasiswa yatim piatu dan kurang mampu
sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh Yayasan.
b. Biaya Pembangunan dan Pengembangan
a) Biaya Pembangunan
Sumber pendanaan dalam rencana pembangunan di lingkungan Program Studi sudah
dijelaskan pada penerimaan dan sumber perolehan, dimana sumber perolehandana diupayakan
dalam beberapa skema yaitu:
1. Usulan pendanaan dari Yayasan dalam bentuk anggaran pembangunan
2. Pendanaan dari mahasiswa dalam bentuk penerimaan Dana Pengembangan (DPI) dan
istilah lainnya.
3. Pendanaan dari sumber lain, Hibah Pemerintah maupun Swasta.
a) Biaya Pengembangan
Biaya pengembangan Program Studi terbagi atas pengembangan fisik maupun non fisik.
Dalam pemenuhan pengembangan fisik seperti yang tertuang dalam PP No. 19 Tahun 2005,
bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi perabot, peralatan
pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai serta
perlengkapan yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan
berkelanjutan. Sebagai penguatan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, peningkatan
pelayanan akademik dan manajemen, untuk itu perlu dilengkapi ketersediaan fasilitas sarana
prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana merupakan bagian penting dalam proses
10
belajar mengajar di lembaga pendidikan. Pengembangan non fisik Program Studidifokuskan
pada berikut ini:
I.
Pengembangan SDM, yaitu pengembangan untuk meningkatkan keilmuan pendidik dan
tenaga kependidikan melalui studi lanjut, meningkatkan kompetensi pendidik dan tenaga
kependidikan.
II.
Pengembangan SDM, yaitu pengembangan untuk meningkatkan keilmuan pendidik dan
tenaga kependidikan dengan mengikuti workshop, seminar, diklat maupun pelatihanpelatihan sebagai pengembangan keahlian.
Dana yang tersedia harus dimanfaatkan dengan sebaik mungkin untuk membiayai kegiatan
operasional pendidikan dan tridharma, pembangunan dan pengembangan Program Studi, baik
fisik maupun non fisik yang didasari oleh azas-azas tepat anggaran, tepat prioritas, tepat sasaran,
dan tepat prosedur. Tepat prioritas artinya bahwa dana mutlak harus dikeluarkan dalam rangka
menjaga keberlangsungan operasional Tridharma dan upaya untuk mencapai target kinerja dari
program kerja yang sudah ditetapkan.
11
III.
PELAKSANAAN ANGGARAN
Tahap pelaksanaan anggaran diawali dengan telah disetujuinya Rencana Anggaran dan
Belanja oleh Yayasan melalui SK Pengesahan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
Program Studi. Sebelum disahkan pengurus Yayasan berhak merevisi, mengurangi maupun
menambah usulan anggaran yang di usulkan melalui Rencana Anggaran Pendapatan Dan Belanja
setiap Program Studi. Pengelolaan dan penggunaan anggaran diserahkan kepada Direktur
berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja (APB) Politeknik IndonusaSurakarta yang
ditembuskan kepada masing-masing fakultas/prodi/unit kerja. Pelaksanaan pencairan anggaran
ditetapkan melalui prosedur yang diatur melalui Standar Operasional Prosedur (SOP).
a. Prosedur Pencairan Anggaran
1) Unit kerja/Prodi dengan berpatokan pada anggaran pendapatan dan belanja yang telah
disetujui mengajukan pencairan setiap item anggaran kepada fakultas/program studi
berdasarkan kegiatan yang telah tersusun dalam program kerja masing-masing secara
berjenjang.
2) Prodi menerima usulan pencairan dari unit kerja, mempelajari kesesuaian usulan pencairan
dengan kebutuhan dalam anggaran.
3) Prodi meneruskan permohonan pengajuan pencairan anggaran ke Universitas melalui
Wakil Direktur II dan meneruskan pengajuan anggaran kepada Direktur untuk
mendapatkan persetujuan.
4) Setelah mendapatkan persetujuan dari Direktur, pengajuan anggaran oleh Wakil Direktur II
diteruskan ke bagian keuangan untuk dicairkan dan meneruskannya kepada prodi.
5) Prodi mendistribusikan pencairan anggaran kepada unit kerja dan menggunakan anggaran
sesuai dengan pengajuan dan realisasi program kegiatan.
b. Prosedur Pembayaran Gaji Pegawai
1) Bagian kepegawaian menyerahkan rekap presensi, lembur dan hak-hak lain yang harus
dibayarkan ke bagian keuangan.
2) Bagian keuangan menerima rekap dan menginput data gaji serta mencetak rekap gaji
kemudian di validasi.
3) Rekap data gaji yang telah divalidasi disahkan Wakil Direktur II dan diteruskan kepada
Direktur untuk mendapatkan persetujuan.
12
4) Wakil Direktur II menyerahkan kembali rekap data gaji yang telah disetujui Direktur
kepada bagian keuangan.
5) Bagian keuangan menyerahkan data gaji ke Bank untuk diposting ke rekening pegawai,
membukukan dan membuatkan slip gaji untuk diemail ke email masing-masing pegawai.
Pelaksanaan pembiayaan kegiatan Program Studi didasari oleh azas-azas tepat anggaran,
tepat manfaat, tepat prioritas, tepat sasaran, tepat jadwal, dan tepat prosedur. Strategi yang
ditempuh dalam penerimaan dan penggunaan anggaran dalam pengelolaan keuangan Program
Studi adalah bahwa semua kegiatan atau program dapat dilakukan namun dengan penggunaan
anggaran yang lebih efisien (prinsip efektivitas dan efisiensi) seperti yang tertuang dalam
Pedoman Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Politeknik Indonusa Surakarta
yang ditetapkan melalui SK Yayasan Nomor: 004/SK-YIM/VIII/2016. Dengan adanya
strategi tersebut diharapkan anggaran dapat lebih dihemat dan tidak mengalami defisit
anggaran, bahkan bisa memiliki sisa dana lebih (saldo dana). Sisa dana lebih atau saldo dana
bisa digunakan untuk operasional tahun berikutnya, sehingga penyelenggaraan pendidikan
berjalan lancar dan berkesinambungan. Perlakuan terhadap sisa dana lebih (saldo dana) dalam
setiap kegiatan diatur melalui Standar Operasional Prosedur (SOP).
c. Prosedur Pengembalian Sisa Dana Lebih Program Studi
1) Unit kerja/prodi menyusun laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran dari
kegiatan yang telah dilaksanakan dan menyampaikan laporan tersebut beserta sisa dana
lebih dari kegiatan yang dilaksanakan (jika ada) ke fakultas/prodi.
2) Prodi mengarsipkan laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran tersebut dan
meneruskannya ke bagian keuangan bersama sisa dana lebihnya.
3) Bagian keuangan mencocokkan laporan pertanggungjawaban antara kesesuaian laporan
dengan bukti penggunaan dana disertai bukti kuitansi yang sah.
4) Bagian keuangan wajib menyetorkan kembali sisa dana lebih ke rekening Politeknik
Indonusa Surakarta, dan meneruskan laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran
bersama bukti setor sisa dana kepada Wakil Direktur II dan diteruskan kepada Direktur
untuk mendapat pengesahan.
13
5) Wakil Direktur II menyampaikan laporan pertanggungjawaban penggunaan keuangan yang
telah mendapat pengesahan ke bagian keuangan untuk dimasukkan kedalam sistem
keuangan dan ditembuskan kepada prodi untuk pengarsipan.
Setiap penggunaan anggaran wajib dipertanggungjawabakan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Pertanggungjawaban penggunaan anggaran tidak hanya menyangkut aspek administrasi
keuangan, tetapi juga proses, keluaran dan hasil. Agar informasi bagi progress administrasi serta
sistem manajemen yang berkepentingan terhadap operasionalisasi Program Studi di lingkungan
Politeknik Indonusa Surakarta, maka perlu disusun sebuah laporan yang disajikan secara benar,
baik, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
14
IV. PELAPORAN
Mekanisme pengelolaan keuangan pada Prodi merupakan bagian terpenting dari seluruh
aspek, maka perlu disusun prosedur teknis pengelolaan transaksi dan keuangan. Program Studi
mempunyai kewenangan penuh untuk mengelola anggaran sesuai dengan RAPB Prodi yang
telah disahkan oleh Yayasan. Sehingga keseluruhan proses transaksi dan keuangan prodi
diharapkan tercatat dan dibukukan dengan memperhatikan prinsip kehati-hatian, sesuai dengan
standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan keuangan dan mengacu pada ketentuan standar
akuntansi yang berlaku.
Sistem pencatatan transaksi keuangan Prodi menggunakan metode Cash Basic, yang artinya
transaksi dicatat pada saat menerima kas atau pada saat mengeluarkan kas. Aktiva atau
pendapatan dicatat pada saat menerima kas, sedangkan kewajiban atau biaya dicatat pada saat
mengeluarkan kas. Adapun mekanisme pencatatan pembukuan Prodi sama dengan mekanisme
yang ada pada sistem pelaporan pengelolaan keuangan Politeknik Indonusa Surakarta.
Pencatatan Pembukuan mengacu pada Siklus Akuntansi ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Dokumen
Jurnal
Buku
Besar
Worksheet
Laporan
Aktivitas
Laporan
Keuangan
Laporan
Arus Kas
Catatan Atas
Laporan
Keuangan
Prodi secara desentralisasi membuat laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban penggunaan
anggaran Prodi yang kemudian dilaporkan ke tingkat Pusat (Politeknik Indonusa Surakarta)
untuk dibuat laporan keuangan konsolidasi. Metode yang dapat digunakan dalam pelaporan
keuangan sehubungan dengan pelaporan keuangan prodi, antara lain:
a. Sisa dana lebih (Surplus) atau Defisit anggaran prodi tidak dipisahkan dengan
pusat/universitas dalam hal ini Politeknik IndonusaSurakarta.
b. Sisa dana lebih (Surplus) atau Defisit anggaran prodi dipisahkan dengan pusat/universitas
dalam hal ini Politeknik IndonusaSurakarta.
15
Untuk tujuan pengendalian intern dan penilaian kinerja, Politeknik Indonusa menggunakan
metode keduanya yaitu sisa dana lebih (surplus) atau defisit tidak dipisahkan untuk setiap prodi
(laporan gabungan/konsolidasi), untuk kemudian dibuat laporan keuangan terpisah untuk setiap
prodinya. Apalagi prodi yang dimiliki Politeknik Indonusa Surakarta lebih dari satu. Laporan
keuangan Program Studi disusun secara benar, baik dan taat aturan agar memenuhi kriteria dan
dapat dijadikan landasan untuk kepentingan analisa, pengendalian, pengawasan, dan
pengambilan keputusan internal manajemen maupun untuk laporan pertanggungjawaban
keuangan kepada pusat/universitas atau kepada Yayasan.
16
V. AUDIT, MONITORING DAN EVALUASI
1. Prosedur Audit Internal dan Eksternal
Audit atau pemeriksaan keuangan bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai
(reasonable assurance) bahwa laporan keuangan telah disajikan secara wajar dalam semua hal
material, sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum. Selain itu audit bertujuan untuk menjamin
efisiensi penggunaan anggaran dan menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti fraud atau
penyimpangan anggaran. Audit keuangan Program Studi tidak terpisah dari Audit Keuangan
Politeknik Indonusa Surakarta dilakukan secara internal maupun eksternal.
a) Prosedur Audit Internal
Untuk memantau dan mengevaluasi berjalannya pengelolaan keuangan Prodi, yayasan
menempatkan Audit Internal dan dilakukan oleh orang yang ditunjuk oleh Yayasan Indonesia
Membangun, dan dikerjakan oleh tenaga ahli dibidang akuntansi dan keuangan. Audit Internal
atau Satuan Pengawas Internal dibentuk berdasarkan Permendiknas No. 16 Tahun 2009 tentang
kewajiban kepada Perguruan Tinggi untuk membentuk SPI. Satuan Pengawas Internal Politeknik
Indonusamenempatkan orang yang ditunjuk oleh Direktur untuk melakukan pengawasan internal
terhadap pelaksanaan anggaran prodi dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Audit
Internal dan Satuan Pengawas Internal dalam pelaksanaan tugasnya memiliki wewenang penuh,
bebas, dan tidak terbatas untuk melakukan akses terhadap semua bentuk dokumen yang
berhubungan dengan keuangan, baik untuk penyelenggaraan anggaran prodi maupun universitas
serta fasilitas fisik milik universitas guna mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dan
berkaitan dengan pelaksanaan auditnya. Audit Internal dan SPI bertanggungjawab untuk
membantu pencegahan faud dengan jalan melakukan pengujian atas kecukupan dan keefektifan
sistem pengendalian internal, dengan mengevaluasi seberapa jauh risiko yang potensial telah
diidentifikasi. Audit Internal dan SPI mempunyai peran penting dalam membantu manajemen
mendeteksi, mencegah dan melaporkan fraud, selain itu Audit Internal juga berperan membantu
manajemen dalam meringankan tanggungjawabnya dengan aktivitas penelaahan, rangkaian,
penilaian, dan analisa informasi aktivitas program studi dan universitas secara layak, sehingga
pengelolaan keuangan dan prinsip tatakelola Politeknik IndonusaSurakarta berjalan dengan baik
(Good University Governance).
17
b) Prosedur Audit Eksternal
Sesuai dengan Visi Prodi adalah menjadi program studi yang unggul, maka diperlukan hasil
audit atas laporan keuangan yang dilaksanakan oleh Audit Eksternal yaitu Kantor Akuntan
Publik. Dalam upaya membuktikan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan wajar tanpa
syarat, dibutuhkan pihak luar yang cukup ahli dan bebas tidak memikat yang disebut Akuntan
Publik. Namun untuk pemenuhan laporan Audit Eksternal program studi masih menjadi satu
kesatuan yang tidak terpisah dengan laporan Audit eksternal yang dilakukan secara periodik
tahunan yang bergantung pada kebutuhan
Politeknik IndonusaSurakarta atas persetujuan
Yayasan. Manajemen bertanggungjawab atas penyusunan dan penyajian wajar laporan keuangan
sesuai Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia. Atas pengendalian internal yang di anggap
perlu oleh manajemen untuk memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang bebas dari
kesalahan penyajian material, baik yang disebabkan fraud maupun kesalahan. Untuk itu
diperlukan sebuah opini bahwa laporan keuangan menyajikan secara wajar dalam semua hal
yang material diperoleh dari audit eksternal, dan Yayasan Indonesia Membangun (YIM) telah
menunjuk KAP Wartono dan Rekan sebagai Audit Eksternal rekanan.
2. Monitoring dan Evaluasi
Untuk menjamin sebuah perguruan tinggi yang sehat dan berdaya saing, untuk itu Prodi
sebagai bagian dari Politeknik IndonusaSurakarta selalu berusaha memperbaiki kapasitas fisik,
tata kelola, pendanaan dan sumber daya manusia. Keberhasilan suatu program dapat dilihat dari
kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaannya, terukur, dan akuntabel. Sehingga
keberlanjutan aktivitas dapat terlaksana merupakan dampak dari program yang baik dan sukses.
Dalam pengelolaan keuangan Program Studi dan Politeknik IndonusaSurakarta memerlukan
adanya monitoring dan evaluasi guna mencapai tujuan Politeknik IndonusaSurakarta sebagai
Good University Governance (GUG) meliputi dana penyelenggaraan pendidikan, dana
pembangunan dan pengembangan, realisasi anggaran, output dan pagu anggaran masing-masing
fakultas/prodi. Setiap program studi wajib memberikan laporan monitoring dan evaluasi terkait
dengan penggunaan anggaran prodi dan kesesuaian dengan program kerja yang telah dibuat.
Laporan monitoring dan evaluasi dilaporkan kepada ketua prodi dan ditembuskan kepada
Direktur melalui Wakil Direktur II dan disampaikan kepada Yayasan setiap tahunnya. Laporan
evaluasi kinerja keuangan dan program kerja tahun sebelumnya bersama rencana kerja dan
18
anggaran tahun berikutnya dilaporkan ke Yayasan untuk pengusulan RAPB selanjutnya. Hal ini
didasari oleh pemikiran bahwa dengan monitoring dan evaluasi, kita dapat mengukur tingkat
ketercapaian target kinerja keuangan baik untuk operasional pendidikan dan tridharma,
pembangunan dan pengembangan pada tingkat universitas. Data obyektif yang dianalisis dengan
teknik yang tepat, maka akan diperoleh sebuah informasi yang terpercaya sebagai dasar
pengambilan keputusan (decision making) manajemen.
19
VI. PENUTUP
Strategi pendanaan melalui proses perencanaan pendanaan, pelaksanaan, pelaporan dan
pertanggungjawaban serta rencana investasi sarana dan prasarana pada Program Studi adalah
gambaran dari upaya Program Studi untuk menjamin pendanaan yang memadai untuk
penyelenggaraan pendidikan dan Tridharma Perguruan Tinggi. Dalam penyusunan Pedoman
Pengelolaan Dana dan Penyusunan Anggaran Biaya Program Studi masih terdapat aspek-aspek
teknis dan substantif yang belum secara sempurna menjadi implementasi pendanaan.
Dari beberapa hal yang masih diperlukan dalam perbaikan serta kemungkinan adanya
kondisi-kondisi eksternal dalam penyelenggaraan operasional pendidikan dan Tridharma maupun
pengadaan sarana prasarana yang akan mempengaruhi pendanaan, maka dimungkinkan masih
akan diperlukan penyesuaian agar pelaksanaan Strategi Pendanaan dan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) Program Studi di lingkungan Politeknik Indonusa dapat dicapai secara
maksimal.
20