Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian Dan
50
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 08, No. 02, Tahun 2016
Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian Dosen Politeknik
Kediri (Studi Kasus Prodi Teknik Informatika)
Agustono Heriadi1, Fery Sofian Efendi2
Politeknik Kediri1,2
Jl. Mayor Bismo 27 Kediri1,2
Email : agustono@politeknik-kediri.ac.id1, fery.sofian@gmail.com2
Abstrak— The data collection process of research from lecturer
at the Information Engineering of Polytechnic Kediri still using
the manual method, ie any research data archived in the Office
stored using physical evidence of research activities. From the
administrative side had some difficulty in storing the entire
archive of research physical evidence at the office, and it requires
time for search process of research data that needs to be
optimized.
The making of the information system for archiving of research
using waterfall method for analysis until the test phase. Steps
being taken on the research method here is the analysis, design,
coding, and testing. Stages maintenance is not carried out in this
study.
Results of this research is information system for archiving of
research web-based for Polytechnic Kediri with a case study to test
the Information Engineering program study. This system may
facilitate the administration in conducting archiving research
data..
Intisari— Proses pendataan penelitian dosen di program studi
Teknik Informatika Politeknik Kediri masih menggunakan
metode manual, yaitu setiap data penelitian diarsip di kantor
program studi dengan menyimpan bukti fisik dari kegiatan
penelitian dosen. Dari sisi administrasi terdapat kesulitan dalam
penyimpanan seluruh arsip penelitian dosen di kantor program
studi, selain itu proses pencarian data penelitian membutuhkan
waktu yang perlu dioptimalkan.
Pembuatan sistem informasi pengarsipan penelitian dosen ini
menggunakan metode waterfall untuk proses analisa hingga
tahap uji coba. Tahapan yang dilakukan pada metode penelitian
disini adalah analisa, desain, pengkodean, dan uji coba. Tahapan
pemeliharaan tidak dilaksanakan pada penelitian ini.
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi pengarsipan
penelitian dosen berbasis web untuk Politeknik Kediri dengan
studi kasus untuk uji coba pada program studi Teknik
Informatika. Sistem ini dapat memudahkan pihak administrasi
dalam melakukan perekapan data penelitian.
Kata Kunci— Pengarsipan, metode waterfall, sistem informasi.
I. PENDAHULUAN
Profesi dosen tidak hanya sebagai seorang pengajar. Dosen
juga bisa menjadi seorang peneliti. Hal ini terkait dengan Tri
Dharma yang harus dilaksanakan oleh dosen, yaitu melakukan
pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Oleh
karena itu, selain melakukan kegiatan pengajaran dan
pengabdian masyarakat, dosen juga harus melakukan penelitian
yang berkaitan dengan bidang ilmu yang dimilikinya.
Setidaknya dalam setahun, dosen wajib melakukan satu
penelitian.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
Politeknik Kediri merupakan salah satu perguruan tinggi di
Kediri yang resmi berdiri pada 8 April 2008 sesuai SK nomor
4100/D/T/K-VIII/2010. Perguruan tinggi ini memiliki tiga (3)
program studi yang aktif sesuai data yang terdapat pada Dirjen
Dikti (forlap.dikti.go.id). Teknik Informatika merupakan salah
satu program studi milik Politeknik Kediri yang memiliki
sebanyak dua belas (12) dosen yang terdaftar pada Dirjen Dikti.
Dosen yang berada pada Program Studi Teknik Informatika
selain melakukan kegiatan pengajaran, juga melaksanakan
kegiatan penelitian. Setiap kali dosen selesai melakukan
penelitian, maka dosen harus melaporkan hasil penelitian yang
sudah selesai dalam bentuk jurnal ataupun prosiding. Jurnal
ataupun prosiding hasil penelitian dosen tersebut juga harus
dilaporkan kepada pihak administrasi program studi untuk
dilakukan proses pengarsipan. Proses pengarsipan dilakukan
dengan cara menyimpan jurnal dan prosiding serta menyimpan
fotokopi sertifikat kegiatan penelitian dosen ke dalam map
yang sudah disediakan untuk setiap dosen untuk kemudahan
pencarian berkas.
Dengan prosedur kegiatan pengarsipan data penelitian yang
masih bersifat manual tersebut, ditemukan beberapa kelemahan.
Pada pihak dosen terdapat kesulitan dalam melakukan
pengecekan data penelitian yang sudah didata oleh pihak
program studi. Selain itu, dosen mengalami kendala dalam
mengetahui kegiatan penelitian yang pernah dilakukan oleh
sesama dosen peneliti yang sudah didata oleh pihak program
studi dikarenakan harus membaca satu-persatu arsip. Pada
pihak administrasi program studi mengalami kendala dalam
penyimpanan berkas penelitian yang sangat banyak dan
memakan tempat. Selain itu waktu yang digunakan untuk
proses pencarian data penelitian dirasa perlu dipercepat. Pihak
administrasi juga mengalami kendala dalam melakukan
kegiatan pelaporan data penelitian per tahun dikarenakan data
penelitian dibagi dalam arsip per dosen.
Dari beragam kendala tersebut yang melatarbelakangi
penelitian ini untuk membuat sistem informasi pengarsipan
penelitian dosen untuk program studi teknik informatika di
Politeknik Kediri yang dapat memberikan manfaat untuk dosen
agar dapat mengetahui informasi pengarsipan data penelitian
dengan mudah, dan untuk administrasi program studi agar
dapat mempermudah proses penyimpanan, pencarian, dan
pelaporan data penelitian.
Permasalahan yang akan diselesaikan dalam penelitian ini
adalah bagaimana membuat sistem informasi pengarsipan
penelitian dosen untuk program studi teknik informatika di
Politeknik Kediri yang dapat memudahkan penginformasian
data penelitian bagi dosen dan kemudahan pengarsipan data
Heriadi : Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian ...
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 8, No. 2, Tahun 2016
penelitian serta mempercepat proses pencarian dan penyortiran
data penelitian bagi pihak administrasi.
Manfaat dari penelitian ini adalah memudahkan kegiatan
pengarsipan data penelitian dosen bagi pihak administrasi
program studi, mempercepat proses pencarian data penelitian
dosen bagi pihak administrasi program studi, dan mempercepat
proses penyortiran data penelitian dosen bagi pihak
administrasi program studi.
Penelitian terdahulu yang menjadi landasan atau referensi
dalam penelitian ini adalah penelitian oleh Aspri Aurina
Haryono dengan judul Pengembangan Sistem Informasi
Pengolahan Data Pegawai Sekolah Menengah Pertama Negeri
(SMPN) 4 Pacitan [1], dan penelitian oleh Dwi Priyanti, Siska
Iriani dengan judul Sistem Informasi Data Penduduk pada Desa
Bogoharjo Kecamatan Ngadirojo Kabupaten Pacitan [2].
Metode yang digunakan dalam menganalisis data ini adalah
menggunakan metode waterfall. Pada metode ini terdapat 5
(lima) tahap untuk mengembangkan suatu perangkat lunak.
Kelima tahapan itu tersusun dari atas ke bawah, diantaranya
Analisis, Design, coding, Testing, dan Maintenance. Konsep
dari metode ini adalah melihat bagaimana suatu masalah secara
sistematis dan terstruktur dari atas ke bawah [3].
Dalam buku “Analisis dan Desain Sistem Informasi”
karangan jogiyanto menerangkan: Sistem adalah kumpulan
dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu [4]. Informasi diartikan sebagai data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya [4]. Sistem informasi adalah sekumpulan
komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan
antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang
tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur
informasi. Hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan
suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem
informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem
informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia
yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan suatu informasi [5].
PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa scripting yang
menyatu dengan HTML (HyperText Markup Language) dan
dijalankan pada serverside. Artinya semua sintax yang
diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan
yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja [6].
MySQL (My Structured Query Language) merupakan
software yang tergolong database server dan bersifat Open
Source. Open Source menyatakan bahwa software ini
dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk
membuat MySql), selain tentu saja bentuk executable-nya atau
kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem
operasi, dan bisa diperoleh dengan cara mengunduh di Internet
secara gratis [7].
51
kebutuhan sistem yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan
non fungsional.
1. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional meliputi fungsi-fungsi yang harus
dapat dilakukan oleh sistem, yaitu :
Pengguna atau user dari sistem dibagi menjadi 2,
yaitu tamu dan staf admin.
Tamu hanya dapat melihat halaman depan dan
halaman login saja.
Admin dapat melakukan pengelolaan data dosen
termasuk menambah data dosen, mengedit data
dosen, menon-aktifkan data dosen, dan melihat
detail penelitian dosen.
Admin dapat melakukan pengelolaan data penelitian
termasuk menambah data penelitian, mengedit detail
penelitian, dan melihat detail penelitian.
Admin pada fitur melihat detail penelitian, dapat
melakukan pengelolaan daftar bukti penelitian,
pengelolaan daftar publikasi penelitian, dan
pengelolaan daftar pembiayaan penelitian.
2. Kebutuhan Non-Fungsional
Sedangkan kebutuhan non-fungsional dari sistem informasi
pengarsipan penelitian dosen ini adalah sebagai berikut :
Sistem dijalankan secara offline pada jaringan
kampus untuk memudahkan pengelolaan file berkas
terkait detail penelitian.
Untuk pengelolaan data jenis publikasi, jenis biaya,
dan data bidang ilmu penelitian tidak disediakan
fasilitas menu pengaturan di dalam sistem yang
dihasilkan.
Untuk proses perancangan sistem akan menggunakan mind
mapping, conceptual data model, logical data model, dan
physical data model.
Mind mapping pada sistem informasi pengarsipan penelitian
dosen adalah sebagai berikut :
Gambar 1. Mind mapping menu tamu
II. PENDAHULUAN
Perancangan untuk sistem informasi pengarsipan penelitian
dosen ini pertama kali dibuat dengan menentukan analisa dan
Gambar 2. Mind mapping menu Admin bagian 1
Heriadi dan Efendi
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
52
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 08, No. 02, Tahun 2016
Berikut adalah bentuk conceptual data model untuk sistem
informasi pengarsipan penelitian dosen.
Gambar 2. Mind mapping menu Admin bagian 2
Gambar 4. CDM Sistem
Gambar 3. Mind mapping menu Admin bagian 3
Dari conceptual data model dari sistem informasi
pengarsipan penelitian dosen dapat dilakukan pemetaan
database sehingga menghasilkan sebelas (11) tabel. Tabel
tersebut diantaranya adalah :
1.
Tabel admin
2.
Tabel dosen
3.
Tabel jurusan
4.
Tabel penelitian
5.
Tabel peneliti
6.
Tabel publikasi
7.
Tabel dipublikasi
8.
Tabel biaya
9.
Tabel dibiayai
10. Tabel bidangilmu
11. Tabel buktipenelitian
Dari sebelas tabel yang ada, struktur datanya adalah sebagai
berikut :
Tabel 1
Struktur tabel admin
Field
Type
ADMINUSER
varchar(15) NOT NULL
ADMINPASS
varchar(15) NULL
ADMINNAMA
varchar(25) NULL
Tabel 2
Struktur tabel biaya
Field
Type
BIAYAID
int(11) NOT NULL
BIAYAJENIS
varchar(35) NULL
Gambar 3. Mind mapping menu Admin bagian 4
Tabel 3
Struktur tabel bidangilmu
Field
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
Type
BIDANGID
int(11) NOT NULL
BIDANGILMU
varchar(100) NULL
Heriadi : Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian ...
53
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 8, No. 2, Tahun 2016
Tabel 4
Struktur tabel buktipenelitian
Field
Type
Tabel 9
Struktur tabel peneliti
Field
Type
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
BUKTIID
int(11) NOT NULL
DOSENNIDN
varchar(15) NOT NULL
PENELITIANID
int(11) NULL
STATUSPENELITI
varchar(25) NULL
BUKTINAMA
varchar(45) NULL
BUKTIFILE
varchar(20) NULL
Tabel 5
Struktur tabel dibiayai
Field
Type
Tabel 10
Struktur tabel penelitian
Field
Type
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
BIDANGID
int(11) NULL
BIAYAID
int(11) NOT NULL
PENELITIANJUDUL
varchar(255) NULL
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
PENELITIANTAHUN
int(11) NULL
NOMINAL
int(11) NULL
Tabel 6
Struktur tabel dipublikasi
Field
Type
PUBLIKASIID
int(11) NOT NULL
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
NAMAPUBLIKASI
varchar(100) NULL
JUDULPUBLIKASI
varchar(255) NULL
Tabel 7
Struktur tabel dosen
Field
Type
DOSENNIDN
varchar(15) NOT NULL
JURUSANID
int(11) NULL
DOSENNAMA
varchar(60) NULL
DOSENTGLLHR
date NULL
DOSENKOTA
varchar(50) NULL
DOSENPHONE
varchar(15) NULL
DOSENAKTIF
int(11) NULL
Tabel 8
Struktur tabel jurusan
Field
Type
JURUSANID
int(11) NOT NULL
JURUSANNAMA
varchar(35) NULL
JURUSANSTRATA
varchar(10) NULL
Heriadi dan Efendi
Tabel 11
Struktur tabel publikasi
Field
Type
PUBLIKASIID
int(11) NOT NULL
PUBLIKASIJENIS
varchar(35) NULL
Sistem informasi pengarsipan penelitian dosen yang disebut
dengan SIPPEN atau Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian
dibuat untuk memudahkan pihak administrasi dalam
melakukan pengarsipan data penelitian dosen dari program
studi D3 Teknik Informatika Politeknik Kediri. Selain itu
dengan adanya SIPPEN, maka antar dosen bisa melihat rekam
jejak kinerja penelitian sesama dosen pada program studi D3
Teknik Informatika di Politeknik Kediri.
Pada sistem ini, pengguna dibagi menjadi 2 kategori,yaitu
Tamu, dan staf admin. Adapun fasilitas yang didapat oleh
masing-masing kategori pengguna adalah sebagai berikut :
1. Tamu
Akun tamu hanya memiliki fasilitas untuk melihat halaman
utama dan menampilkan halaman log in.
2. Staf Admin
Akun staf administrasi dapat melakukan pengolahan data
dosen seperti menambah, mengedit, menon-aktifkan dosen, dan
melihat detail penelitian dosen dan mengelola penelitian dosen
seperti menambah data penelitian, mengatur detail penelitian
yang termasuk mengatur bukti penelitian, daftar publikasi
penelitian, dan daftar sumber pembiayaan penelitian.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
54
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 08, No. 02, Tahun 2016
Berikut adalah tampilan awal ketika sistem pertama kali
dibuka.
Gambar 9. Interface Menu Pengelolaan Data Penelitian
Gambar 5. Interface Halaman Awal
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna akan masuk ke
dalam sistem.
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar
bukti penelitian.
Gambar 10. Interface Menu Pengelolaan Daftar Bukti
Penelitian
Gambar 6. Interface Halaman Log In Sistem
Berikut adalah tampilan menu awal yang didapat untuk
pengguna dengan level pengguna staf Admin
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar
publikasi penelitian.
Gambar 7. Interface Menu Staf Admin
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan data
dosen.
Gambar 11. Interface Menu Pengelolaan Daftar Publikasi
Penelitian
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar
pembiayaan penelitian.
Gambar 8. Interface Menu Pengelolaan Data Dosen
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan data
penelitian.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
Gambar 12. Interface Menu Pengelolaan Daftar Pembiayaan
Penelitian
Heriadi : Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian ...
55
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 8, No. 2, Tahun 2016
III. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah
sistem informasi pengarsipan penelitian dosen yang dibuat
dengan nama SIPPEN (Sistem Informasi Pengarsipan
Penelitian) dapat mempermudah pihak dosen dalam
mengetahui rekam jejak penelitian sesama dosen pada program
studi D3 Teknik Informatika Politeknik Kediri dengan sistem
yang terkomputerisasi.
Saran yang dapat diberikan dari penelitian ini adalah untuk
pengembangan dari ssitem yang dibuat agar mampu
mengakomodir fungsi pembuatan laporan kinerja penelitian
dosen per tahun. Dengan adanya fasilitas tersebut dapat
memudahkan kinerja dosen dalam membuat pelaporan kinerja
tahunan di bidang penelitian.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penelitian ini merupakan Hasil Penelitian Dosen hibah
institusi pada tahun 2016, kami mengucapkan banyak terima
kasih kepada Politeknik Kediri.
REFERENSI
[1]
Aspri Aurina Haryono. 2013. Pengembangan Sistem Informasi
Pengolahan Data Pegawai Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN)
4 Pacitan. IJCSS Vol. 10 No 3 : Agustus 2013. ISSN : 1979-9330.
Heriadi dan Efendi
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
Dwi Priyanti dan Siska Iriani. Sistem Informasi Data Penduduk pada
Desa Bogoharjo Kecamatan Ngadirojo Kabupaten Pacitan. IJNS Vol. 2
No. 4 : Oktober 2013. ISSN : 2302-5700.
Sommerville, 2001, Waterfall, Software Engineering. Erlangga.
Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi., Andi,
Yogyakarta.
Andi Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media.
W.M. Suryatiningsih, 2009, Web Programming, Politeknik Telkom,
Bandung.
Abdul Kadir, 2009. Membuat Aplikasi Web Dengan PHP Dan Database
Mysql, Andi, Yogyakarta.
BIODATA PENULIS
Agustono Heriadi, memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan
(S.ST.), Jurusan Teknologi Informasi PENS ITS Surabaya,
lulus tahun 2007. Memperoleh Gelar Magister Komputer
(M.Kom.), jurusan Magister Teknik Informatika STMIK
AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2013. Saat ini menjadi
Dosen di Politeknik Kediri.
Fery Sofian Efendi, memperoleh gelar Sarjana Komputer
(S.Kom.), Jurusan Teknik Informatika
Sekolah Tinggi
Informatika dan Komputer Indonesia (STIKI) Malang, lulus
tahun 2002. Memperoleh Gelar Magister Computer Science
(M.Cs.), jurusan Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada
(UGM) Yogyakarta, lulus tahun 2013. Saat ini menjadi Dosen
di Politeknik Kediri.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 08, No. 02, Tahun 2016
Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian Dosen Politeknik
Kediri (Studi Kasus Prodi Teknik Informatika)
Agustono Heriadi1, Fery Sofian Efendi2
Politeknik Kediri1,2
Jl. Mayor Bismo 27 Kediri1,2
Email : agustono@politeknik-kediri.ac.id1, fery.sofian@gmail.com2
Abstrak— The data collection process of research from lecturer
at the Information Engineering of Polytechnic Kediri still using
the manual method, ie any research data archived in the Office
stored using physical evidence of research activities. From the
administrative side had some difficulty in storing the entire
archive of research physical evidence at the office, and it requires
time for search process of research data that needs to be
optimized.
The making of the information system for archiving of research
using waterfall method for analysis until the test phase. Steps
being taken on the research method here is the analysis, design,
coding, and testing. Stages maintenance is not carried out in this
study.
Results of this research is information system for archiving of
research web-based for Polytechnic Kediri with a case study to test
the Information Engineering program study. This system may
facilitate the administration in conducting archiving research
data..
Intisari— Proses pendataan penelitian dosen di program studi
Teknik Informatika Politeknik Kediri masih menggunakan
metode manual, yaitu setiap data penelitian diarsip di kantor
program studi dengan menyimpan bukti fisik dari kegiatan
penelitian dosen. Dari sisi administrasi terdapat kesulitan dalam
penyimpanan seluruh arsip penelitian dosen di kantor program
studi, selain itu proses pencarian data penelitian membutuhkan
waktu yang perlu dioptimalkan.
Pembuatan sistem informasi pengarsipan penelitian dosen ini
menggunakan metode waterfall untuk proses analisa hingga
tahap uji coba. Tahapan yang dilakukan pada metode penelitian
disini adalah analisa, desain, pengkodean, dan uji coba. Tahapan
pemeliharaan tidak dilaksanakan pada penelitian ini.
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi pengarsipan
penelitian dosen berbasis web untuk Politeknik Kediri dengan
studi kasus untuk uji coba pada program studi Teknik
Informatika. Sistem ini dapat memudahkan pihak administrasi
dalam melakukan perekapan data penelitian.
Kata Kunci— Pengarsipan, metode waterfall, sistem informasi.
I. PENDAHULUAN
Profesi dosen tidak hanya sebagai seorang pengajar. Dosen
juga bisa menjadi seorang peneliti. Hal ini terkait dengan Tri
Dharma yang harus dilaksanakan oleh dosen, yaitu melakukan
pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Oleh
karena itu, selain melakukan kegiatan pengajaran dan
pengabdian masyarakat, dosen juga harus melakukan penelitian
yang berkaitan dengan bidang ilmu yang dimilikinya.
Setidaknya dalam setahun, dosen wajib melakukan satu
penelitian.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
Politeknik Kediri merupakan salah satu perguruan tinggi di
Kediri yang resmi berdiri pada 8 April 2008 sesuai SK nomor
4100/D/T/K-VIII/2010. Perguruan tinggi ini memiliki tiga (3)
program studi yang aktif sesuai data yang terdapat pada Dirjen
Dikti (forlap.dikti.go.id). Teknik Informatika merupakan salah
satu program studi milik Politeknik Kediri yang memiliki
sebanyak dua belas (12) dosen yang terdaftar pada Dirjen Dikti.
Dosen yang berada pada Program Studi Teknik Informatika
selain melakukan kegiatan pengajaran, juga melaksanakan
kegiatan penelitian. Setiap kali dosen selesai melakukan
penelitian, maka dosen harus melaporkan hasil penelitian yang
sudah selesai dalam bentuk jurnal ataupun prosiding. Jurnal
ataupun prosiding hasil penelitian dosen tersebut juga harus
dilaporkan kepada pihak administrasi program studi untuk
dilakukan proses pengarsipan. Proses pengarsipan dilakukan
dengan cara menyimpan jurnal dan prosiding serta menyimpan
fotokopi sertifikat kegiatan penelitian dosen ke dalam map
yang sudah disediakan untuk setiap dosen untuk kemudahan
pencarian berkas.
Dengan prosedur kegiatan pengarsipan data penelitian yang
masih bersifat manual tersebut, ditemukan beberapa kelemahan.
Pada pihak dosen terdapat kesulitan dalam melakukan
pengecekan data penelitian yang sudah didata oleh pihak
program studi. Selain itu, dosen mengalami kendala dalam
mengetahui kegiatan penelitian yang pernah dilakukan oleh
sesama dosen peneliti yang sudah didata oleh pihak program
studi dikarenakan harus membaca satu-persatu arsip. Pada
pihak administrasi program studi mengalami kendala dalam
penyimpanan berkas penelitian yang sangat banyak dan
memakan tempat. Selain itu waktu yang digunakan untuk
proses pencarian data penelitian dirasa perlu dipercepat. Pihak
administrasi juga mengalami kendala dalam melakukan
kegiatan pelaporan data penelitian per tahun dikarenakan data
penelitian dibagi dalam arsip per dosen.
Dari beragam kendala tersebut yang melatarbelakangi
penelitian ini untuk membuat sistem informasi pengarsipan
penelitian dosen untuk program studi teknik informatika di
Politeknik Kediri yang dapat memberikan manfaat untuk dosen
agar dapat mengetahui informasi pengarsipan data penelitian
dengan mudah, dan untuk administrasi program studi agar
dapat mempermudah proses penyimpanan, pencarian, dan
pelaporan data penelitian.
Permasalahan yang akan diselesaikan dalam penelitian ini
adalah bagaimana membuat sistem informasi pengarsipan
penelitian dosen untuk program studi teknik informatika di
Politeknik Kediri yang dapat memudahkan penginformasian
data penelitian bagi dosen dan kemudahan pengarsipan data
Heriadi : Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian ...
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 8, No. 2, Tahun 2016
penelitian serta mempercepat proses pencarian dan penyortiran
data penelitian bagi pihak administrasi.
Manfaat dari penelitian ini adalah memudahkan kegiatan
pengarsipan data penelitian dosen bagi pihak administrasi
program studi, mempercepat proses pencarian data penelitian
dosen bagi pihak administrasi program studi, dan mempercepat
proses penyortiran data penelitian dosen bagi pihak
administrasi program studi.
Penelitian terdahulu yang menjadi landasan atau referensi
dalam penelitian ini adalah penelitian oleh Aspri Aurina
Haryono dengan judul Pengembangan Sistem Informasi
Pengolahan Data Pegawai Sekolah Menengah Pertama Negeri
(SMPN) 4 Pacitan [1], dan penelitian oleh Dwi Priyanti, Siska
Iriani dengan judul Sistem Informasi Data Penduduk pada Desa
Bogoharjo Kecamatan Ngadirojo Kabupaten Pacitan [2].
Metode yang digunakan dalam menganalisis data ini adalah
menggunakan metode waterfall. Pada metode ini terdapat 5
(lima) tahap untuk mengembangkan suatu perangkat lunak.
Kelima tahapan itu tersusun dari atas ke bawah, diantaranya
Analisis, Design, coding, Testing, dan Maintenance. Konsep
dari metode ini adalah melihat bagaimana suatu masalah secara
sistematis dan terstruktur dari atas ke bawah [3].
Dalam buku “Analisis dan Desain Sistem Informasi”
karangan jogiyanto menerangkan: Sistem adalah kumpulan
dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu [4]. Informasi diartikan sebagai data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya [4]. Sistem informasi adalah sekumpulan
komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan
antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang
tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur
informasi. Hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan
suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem
informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem
informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia
yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan suatu informasi [5].
PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa scripting yang
menyatu dengan HTML (HyperText Markup Language) dan
dijalankan pada serverside. Artinya semua sintax yang
diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan
yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja [6].
MySQL (My Structured Query Language) merupakan
software yang tergolong database server dan bersifat Open
Source. Open Source menyatakan bahwa software ini
dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk
membuat MySql), selain tentu saja bentuk executable-nya atau
kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem
operasi, dan bisa diperoleh dengan cara mengunduh di Internet
secara gratis [7].
51
kebutuhan sistem yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan
non fungsional.
1. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional meliputi fungsi-fungsi yang harus
dapat dilakukan oleh sistem, yaitu :
Pengguna atau user dari sistem dibagi menjadi 2,
yaitu tamu dan staf admin.
Tamu hanya dapat melihat halaman depan dan
halaman login saja.
Admin dapat melakukan pengelolaan data dosen
termasuk menambah data dosen, mengedit data
dosen, menon-aktifkan data dosen, dan melihat
detail penelitian dosen.
Admin dapat melakukan pengelolaan data penelitian
termasuk menambah data penelitian, mengedit detail
penelitian, dan melihat detail penelitian.
Admin pada fitur melihat detail penelitian, dapat
melakukan pengelolaan daftar bukti penelitian,
pengelolaan daftar publikasi penelitian, dan
pengelolaan daftar pembiayaan penelitian.
2. Kebutuhan Non-Fungsional
Sedangkan kebutuhan non-fungsional dari sistem informasi
pengarsipan penelitian dosen ini adalah sebagai berikut :
Sistem dijalankan secara offline pada jaringan
kampus untuk memudahkan pengelolaan file berkas
terkait detail penelitian.
Untuk pengelolaan data jenis publikasi, jenis biaya,
dan data bidang ilmu penelitian tidak disediakan
fasilitas menu pengaturan di dalam sistem yang
dihasilkan.
Untuk proses perancangan sistem akan menggunakan mind
mapping, conceptual data model, logical data model, dan
physical data model.
Mind mapping pada sistem informasi pengarsipan penelitian
dosen adalah sebagai berikut :
Gambar 1. Mind mapping menu tamu
II. PENDAHULUAN
Perancangan untuk sistem informasi pengarsipan penelitian
dosen ini pertama kali dibuat dengan menentukan analisa dan
Gambar 2. Mind mapping menu Admin bagian 1
Heriadi dan Efendi
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
52
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 08, No. 02, Tahun 2016
Berikut adalah bentuk conceptual data model untuk sistem
informasi pengarsipan penelitian dosen.
Gambar 2. Mind mapping menu Admin bagian 2
Gambar 4. CDM Sistem
Gambar 3. Mind mapping menu Admin bagian 3
Dari conceptual data model dari sistem informasi
pengarsipan penelitian dosen dapat dilakukan pemetaan
database sehingga menghasilkan sebelas (11) tabel. Tabel
tersebut diantaranya adalah :
1.
Tabel admin
2.
Tabel dosen
3.
Tabel jurusan
4.
Tabel penelitian
5.
Tabel peneliti
6.
Tabel publikasi
7.
Tabel dipublikasi
8.
Tabel biaya
9.
Tabel dibiayai
10. Tabel bidangilmu
11. Tabel buktipenelitian
Dari sebelas tabel yang ada, struktur datanya adalah sebagai
berikut :
Tabel 1
Struktur tabel admin
Field
Type
ADMINUSER
varchar(15) NOT NULL
ADMINPASS
varchar(15) NULL
ADMINNAMA
varchar(25) NULL
Tabel 2
Struktur tabel biaya
Field
Type
BIAYAID
int(11) NOT NULL
BIAYAJENIS
varchar(35) NULL
Gambar 3. Mind mapping menu Admin bagian 4
Tabel 3
Struktur tabel bidangilmu
Field
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
Type
BIDANGID
int(11) NOT NULL
BIDANGILMU
varchar(100) NULL
Heriadi : Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian ...
53
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 8, No. 2, Tahun 2016
Tabel 4
Struktur tabel buktipenelitian
Field
Type
Tabel 9
Struktur tabel peneliti
Field
Type
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
BUKTIID
int(11) NOT NULL
DOSENNIDN
varchar(15) NOT NULL
PENELITIANID
int(11) NULL
STATUSPENELITI
varchar(25) NULL
BUKTINAMA
varchar(45) NULL
BUKTIFILE
varchar(20) NULL
Tabel 5
Struktur tabel dibiayai
Field
Type
Tabel 10
Struktur tabel penelitian
Field
Type
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
BIDANGID
int(11) NULL
BIAYAID
int(11) NOT NULL
PENELITIANJUDUL
varchar(255) NULL
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
PENELITIANTAHUN
int(11) NULL
NOMINAL
int(11) NULL
Tabel 6
Struktur tabel dipublikasi
Field
Type
PUBLIKASIID
int(11) NOT NULL
PENELITIANID
int(11) NOT NULL
NAMAPUBLIKASI
varchar(100) NULL
JUDULPUBLIKASI
varchar(255) NULL
Tabel 7
Struktur tabel dosen
Field
Type
DOSENNIDN
varchar(15) NOT NULL
JURUSANID
int(11) NULL
DOSENNAMA
varchar(60) NULL
DOSENTGLLHR
date NULL
DOSENKOTA
varchar(50) NULL
DOSENPHONE
varchar(15) NULL
DOSENAKTIF
int(11) NULL
Tabel 8
Struktur tabel jurusan
Field
Type
JURUSANID
int(11) NOT NULL
JURUSANNAMA
varchar(35) NULL
JURUSANSTRATA
varchar(10) NULL
Heriadi dan Efendi
Tabel 11
Struktur tabel publikasi
Field
Type
PUBLIKASIID
int(11) NOT NULL
PUBLIKASIJENIS
varchar(35) NULL
Sistem informasi pengarsipan penelitian dosen yang disebut
dengan SIPPEN atau Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian
dibuat untuk memudahkan pihak administrasi dalam
melakukan pengarsipan data penelitian dosen dari program
studi D3 Teknik Informatika Politeknik Kediri. Selain itu
dengan adanya SIPPEN, maka antar dosen bisa melihat rekam
jejak kinerja penelitian sesama dosen pada program studi D3
Teknik Informatika di Politeknik Kediri.
Pada sistem ini, pengguna dibagi menjadi 2 kategori,yaitu
Tamu, dan staf admin. Adapun fasilitas yang didapat oleh
masing-masing kategori pengguna adalah sebagai berikut :
1. Tamu
Akun tamu hanya memiliki fasilitas untuk melihat halaman
utama dan menampilkan halaman log in.
2. Staf Admin
Akun staf administrasi dapat melakukan pengolahan data
dosen seperti menambah, mengedit, menon-aktifkan dosen, dan
melihat detail penelitian dosen dan mengelola penelitian dosen
seperti menambah data penelitian, mengatur detail penelitian
yang termasuk mengatur bukti penelitian, daftar publikasi
penelitian, dan daftar sumber pembiayaan penelitian.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
54
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 08, No. 02, Tahun 2016
Berikut adalah tampilan awal ketika sistem pertama kali
dibuka.
Gambar 9. Interface Menu Pengelolaan Data Penelitian
Gambar 5. Interface Halaman Awal
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna akan masuk ke
dalam sistem.
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar
bukti penelitian.
Gambar 10. Interface Menu Pengelolaan Daftar Bukti
Penelitian
Gambar 6. Interface Halaman Log In Sistem
Berikut adalah tampilan menu awal yang didapat untuk
pengguna dengan level pengguna staf Admin
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar
publikasi penelitian.
Gambar 7. Interface Menu Staf Admin
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan data
dosen.
Gambar 11. Interface Menu Pengelolaan Daftar Publikasi
Penelitian
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar
pembiayaan penelitian.
Gambar 8. Interface Menu Pengelolaan Data Dosen
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level
pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan data
penelitian.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710
Gambar 12. Interface Menu Pengelolaan Daftar Pembiayaan
Penelitian
Heriadi : Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian ...
55
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 8, No. 2, Tahun 2016
III. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah
sistem informasi pengarsipan penelitian dosen yang dibuat
dengan nama SIPPEN (Sistem Informasi Pengarsipan
Penelitian) dapat mempermudah pihak dosen dalam
mengetahui rekam jejak penelitian sesama dosen pada program
studi D3 Teknik Informatika Politeknik Kediri dengan sistem
yang terkomputerisasi.
Saran yang dapat diberikan dari penelitian ini adalah untuk
pengembangan dari ssitem yang dibuat agar mampu
mengakomodir fungsi pembuatan laporan kinerja penelitian
dosen per tahun. Dengan adanya fasilitas tersebut dapat
memudahkan kinerja dosen dalam membuat pelaporan kinerja
tahunan di bidang penelitian.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penelitian ini merupakan Hasil Penelitian Dosen hibah
institusi pada tahun 2016, kami mengucapkan banyak terima
kasih kepada Politeknik Kediri.
REFERENSI
[1]
Aspri Aurina Haryono. 2013. Pengembangan Sistem Informasi
Pengolahan Data Pegawai Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN)
4 Pacitan. IJCSS Vol. 10 No 3 : Agustus 2013. ISSN : 1979-9330.
Heriadi dan Efendi
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
Dwi Priyanti dan Siska Iriani. Sistem Informasi Data Penduduk pada
Desa Bogoharjo Kecamatan Ngadirojo Kabupaten Pacitan. IJNS Vol. 2
No. 4 : Oktober 2013. ISSN : 2302-5700.
Sommerville, 2001, Waterfall, Software Engineering. Erlangga.
Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi., Andi,
Yogyakarta.
Andi Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media.
W.M. Suryatiningsih, 2009, Web Programming, Politeknik Telkom,
Bandung.
Abdul Kadir, 2009. Membuat Aplikasi Web Dengan PHP Dan Database
Mysql, Andi, Yogyakarta.
BIODATA PENULIS
Agustono Heriadi, memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan
(S.ST.), Jurusan Teknologi Informasi PENS ITS Surabaya,
lulus tahun 2007. Memperoleh Gelar Magister Komputer
(M.Kom.), jurusan Magister Teknik Informatika STMIK
AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2013. Saat ini menjadi
Dosen di Politeknik Kediri.
Fery Sofian Efendi, memperoleh gelar Sarjana Komputer
(S.Kom.), Jurusan Teknik Informatika
Sekolah Tinggi
Informatika dan Komputer Indonesia (STIKI) Malang, lulus
tahun 2002. Memperoleh Gelar Magister Computer Science
(M.Cs.), jurusan Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada
(UGM) Yogyakarta, lulus tahun 2013. Saat ini menjadi Dosen
di Politeknik Kediri.
pISSN: 2252 – 486X
eISSN: 2548–4710