PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN B

BIODATA MAHASISWA PADA FAKULTAS MIPA UNSYIAH SKRIPSI

Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar sarjana komputer

oleh

SYAFRIZAL NIM 02110031 SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) ABULYATAMA ACEH 2006

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmaanirrahim

Syukur alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karuniaNya, selanjutnya shalawat dan salam penulis sampaikan kepada junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW beserta sahabat dan keluarganya yang telah membawa kita dari alam kegelapan kealam yang berilmu pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN BIODATA MAHASISWA PADA FAKULTAS MIPA UNSYIAH”. Guna memenuhi

syarat-syarat dalam menyelesaikan pendidikan program S1 pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Universitas Abulyatama Aceh.

Dengan ketulusan hati yang sedalam-dalamnya penulis menyampaikan penghargaan dan penghormatan yang setimggi-tingginya kepada Ayahanda dan Ibunda yang telah memberikan cinta dan kasih sayangnya kepada penulis baik itu melalui doa, dukungan moril maupun materil selama ini, serta ucapan terima kasih penulis untuk kakak dan adik penulis sehingga terpacunya penulisan ini.

Selama skripsi ini, banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Ir. Firdaus, M.Si, selaku Ketua STMIK Abulyatama Aceh yang telah memberikan kesempatan dan segala fasilitas kepada penulis untuk menyelesaikan studi.

2. Bapak Ir. Mohd. Isa T. Ibrahim, sebagai Pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu serta tenaga dalam memberikan petunjuk serta nasehat yang berharga kepada penulis guna menyelesaikan skripsi ini.

3. Bapak Faisal Is, S.Kom, sebagai Pembimbing II yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan serta motivasi kepada penulis sehingga selesainya skripsi ini

4. Pimpinan dan seluruh kayawan/i Fakultas MIPA Unsyiah khususnya Subbag.Penddikan yang telah banyak memberikan informasi kepada penulis.

5. Seluruh Dosen dan staf pengajaran STMIK Abulyatama Aceh.

6. Segenap civitas mahasiswa STMIK Abulyatama Aceh yang turut memberikan semangat kepada penulis.

7. Kepada seluruh anggota Asrama Mahasiswa Pidie (AMPI) yang seperjuangan yang telah banyak memberikan motivasi kepada penulis hingga selesainya skrispsi ini.

Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, baik isi, pemilihan bahasa maupun sistematika penulisannya, namun penulis mengharapkan bantuan berupa saran dan kritik yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan dan mutu penulisan skripsi ini.

Semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan pembaca khususnya serta mendapat keridhaan Allah SWT. Amin … Y arabbal ‘Alamin

Lampoh Keude, Desember 2006

Penulis

ABSTRAK

Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir disetiap aspek kehidupan. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan. Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Untuk itu penulis tertarik untuk mengembangkan sistem informasi manajemen khususnya dalam pendataan biodata mahasiswa dengan memanfaatkan suatu alat elektronik data processing yaitu komputer dengan cara merancang suatu perangkat lunak aplikasi pendataan biodata mahasiswa untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA dalam memproses, mengolah data mahasiswa. Metode yang digunakan dalam penulisan ini berupa penelitian pustaka, penelitian lapangan yang berupa pengamatan langsung dan wawancara dengan sumber penulisan. Dalam penulisan ini penulis merancang suatu sistem dengan menggunakan beberapa file database. Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan di atas dapat dikurangi, selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah motifasi kerja khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data yang diperlukan dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat diketahui dengan cepat.

Lampiram 41 Pseudocode Program Entry Data Mahasiswa ......................... ....85 Lampiran 42 Flowchart Program Entry Data Mahasiswa ............................ ....86 Lampiram 43 Pseudocode Program Entry Data Skripsi ............................... ....87 Lampiran 44 Flowchart Program Entry Data Skripsi ................................... ....88

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir disetiap aspek kehidupan.

Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan.

Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sabagai fakultas melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan program- program studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola koordinatorat Fakultas MIPA Unsyiah sejak dibukanya Tahun 1989.

Subbagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah merupakan unsur pelaksana akademik Fakultas MIPA yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Pembantu Dekan Bidang Akademik atas tugas yang diberikan Dekan dibidang akademik. Dalam rangka meningkatkan dan menghimpun data tentang mahasiswa diperlukan tersedianya data-data mahasiswa sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat sasaran, efisien dan efektif.

Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan.

Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan dalam pencarian informasi dan laporan bagi mahasiswa dibutuhkan suatu sistem informasi. Sistem informasi tersebut harus dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam mengambil keputusan manajemen baik rutin maupun strategis.

Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem informasi pendataan mahasiswa Fakultas MIPA. Hal ini pula yang menjadi latar belakang penulis melakukan penelitian yang penulis sajikan dalam skripsi ini

yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa

Pada Fakultas MIPA Unsyiah”

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam menyajikan data mahasiswa sehingga dapat memenuhi kebutuhan dalam a. Untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam menyajikan data mahasiswa sehingga dapat memenuhi kebutuhan dalam

b. Membuat suatu sistem informasi tentang pendataan biodata mahasiswa dalam suatu kelompok database dengan menggunakan suatu perangkat lunak;

c. Sebagai masukan dan memperluas cakrawala penulis dalam merancang suatu sistem untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, serta bertujuan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat guna meraih gelar dalam ilmu komputer pada jurusan Manajemen Informatika di STMIK Abulyatama Aceh.

1.3 Batasan Masalah

Karena banyaknya aktifitas kerja pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah serta sesuai dengan judul penulis, untuk itu penulis perlu membatasi masalah yang akan dibahas dalam karya tulis ini. Batasan tersebut hanya menitik beratkan pada pendataan biodata mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah.

1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan

Didalam menyusun skripsi ini, penulis berusaha mendapatkan serta mengumpulkan data yang lengkap guna menyusun karya ilmiah ini. Adapun metode yang penulis gunakan dalam mendapatkan data-data adalah sebagai berikut : Didalam menyusun skripsi ini, penulis berusaha mendapatkan serta mengumpulkan data yang lengkap guna menyusun karya ilmiah ini. Adapun metode yang penulis gunakan dalam mendapatkan data-data adalah sebagai berikut :

b. Field Research (Penelitian lapangan) Dalam hal ini penelitian dilakukan dilapangan untuk memperoleh informasi serta data yang diperlukan. Adapun teknik yang ditempuh adalah :

1. Observasi atau pengamatan langsung ke objek penelitian guna memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang sedang berjalan;

2. Interview atau wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pimpinan dan karyawan/i Fakultas MIPA Unsyiah khususnya pada Subbagian Pendidikan guna mendapatkan data-data dan keterangan yang diperlukan.

1.5 Sistematika Penulisan

Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang disusun sedemikian rupa dengan materi pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN, Bab ini menjelaskan tentang latar belakang

permasalahan, Tujuan Penulisan, Batasan Masalah, Sumber-sumber Bahan Penelitian.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA, Bab ini menjelaskan Konsep Dasar Sistem, Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Diagram Arus Data (DAD), Konsep Databasae Manajemen Sistem (DBMS), Pendataan Biodata Mahasiswa, Bahasa Pemrograman yang Dipakai.

BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN, Bab ini berisi Analisa Organisasi, Analisa Masalah, Analisa Masukan, Analisa Keluaran, Analisa Proses, Analisa Waktu, Analisa Tenaga Kerja serta Analisa Biaya.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN, Bab ini menjelaskan tentang Rancangan Masukan, Rancangan Keluaran, Rancangan File, Rancangan Proses, Rancangan Kontrol, Rancangan Waktu, Rancangan Tenaga Kerja dan Rancangan Biaya.

BAB V PENUTUP, Pada bab terakhir ini disajikan Kesimpulan dan Saran-saran yang penulis angkat berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

“Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Ponco W.Sigit, 1999:1). Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses

yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep, proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain-lainnya.

Andri Kristanto (2003:1), mendefinisikan sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

Menurut Aji Surpiyanto (2005:238) sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistem-subsistem dan subsistem terdiri atas komponen-komponen atau elemen-elemen.

Sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan yang berguna untuk mengawasi pelaksanaan pencapaian tujuan yang terdiri atas pengawasan data masukan/input, pengawasan data keluaran/output, serta pengawasan terhadap operasi sistem.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data, data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Dwi Budiarti (1999:8), mendefinisikan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Menurut Aji Supriyanto (2005:243) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat seperti gambar dibawah ini :

Penyimpan Data

Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi

Dari gambar 2.1 dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbol-simbol, yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi) dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali.

“Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi ” (Andri Kristanto, 2003:6).

Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang berjalan, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang lebih berguna dalam suatu sistem, kesalahan dalam mengambil dan memasukkan data dan kesalahan dalam mengolah data akan mneyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi.

Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat artinya informasi tersebut harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat waktu, artinya informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang menbutuhkannya.

Nilai dari suatu informasi itu ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar/efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi manajemen. Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang dapat diperoleh, biaya untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan sebagainya. Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem informasi.

Menurut Jogiyanto H.M (1995:697) dalam Andy Indra Rinaldi (2003:8) mendefiniskan sistem informasi adalah : Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari

orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian intenal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Andri Kristanto (2003,11), mendefinisikan sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.

Menurut Aji Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Selain itu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block) , blok dasar data (database block) dan blok kendali (control block) . Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. - Blok masukan : merupakan input yang mewakili data yang masuk kedalam

sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. - Blok model

: terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

- Blok keluaran : merupakan keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna.

- Blok teknologi : digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi itu sendiri terdiri dari 2 bagian utama, yaitu perangkat software dan hardware.

- Blok basis data : kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

- Blok kendali : dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat terjadi sewaktu sistem diimplementasikan.

2.4 Diagram Arus Data (DAD)

Diagram arus data sering digunakan untuk mengambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika. Menurut Ponco W.Sigit (1999:40) menyatakan bahwa “Diagram Arus Data

(DAD) merupakan alat analisis terstruktur yang baik dan populer, karena dapat menggambarkan arus data pada suatu sistem secara terstruktur dan jelas”.

Ada beberapa simbol yang digunakan di DAD antara lain :

a. External Entity (kesatuan luar) Suatu sistem tentu mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan kesatuan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan a. External Entity (kesatuan luar) Suatu sistem tentu mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan kesatuan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan

Nama Kesatuan

Luar

Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar

b. Proces (proses) Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data/output. Suatu proses digambarkan dengan simbol lingkaran atau empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul.

Proses atau

Gambar 2.3 Simbol Proses

c. Data Store (simpanan data) Data Store digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data untuk diproses. Data store dapat berupa file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual atau suatu agenda/buku. Suatu data store digambarkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang ditutup di salah satu ujungnya.

Media Nama Data Strore

Gambar 2.4 Simbol Data Store

d. Data Flow (arus data) Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang bisa berupa masukan/input untuk sistem atau hasil/output dari suatu proses. Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti, dimana nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.

Nama Arus Data

Gambar 2.5 Simbol Arus Data

Untuk menunjukkan arus data dua arah dapat digunakan salah satu simbol yang tertera dibawah ini :

Nama Arus Data

Nama Arus Data Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah

2.5 Konsep Database Manajemen Sistem

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi.

Menurut Harianto Kristanto (1994:1) men yatakan “Suatu Database Management System (DBMS) berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut”. Jadi DBMS terdiri dari

Database dan Set Program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data.

Suatu DBMS terdiri dari beberapa elemen antara lain :

a. Entity, adalah orang, tempat kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang administrasi siswa misalnya, entity adalah siswa, buku, pembayaran, nilai test;

b. Atribute, setiap entity mempunyai atribute atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya, misalnya nomor siswa, nama, alamat, nama orang tua, hobbi;

c. Data Value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribute. Atribut nama karyawan menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, sedangkan data value adalah syafrizal merupakan isi data nama karyawan tersebut;

d. Record, merupakan elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewaklli satu data atau informasi tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota, tanggal masuk;

e. File, merupakan kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribute yang sama namun berbeda-beda data valuenya;

f. Database, adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.

2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa

Data mahasiswa merupakan hal yang penting disajikan secara tepat, akurat dan mudah dipahami serta sangat diperlukan sebagai acuan dalam menyajikan laporan biodata mahasiswa.

Menurut Tri Rama K dalam kamus Bahasa Indonesia menyatakan Biodata merupakan riwayat hidup singkat yang dimiliki seseorang yang berupa daftar kepribadian seseorang tentang segala hal yang menyangkut diri pribadi sebagai

identitas diri. Dalam meningkatkan akurasi data serta penyempurnaan dan pengembangan biodata mahasiswa di Fakultas MIPA Unsyiah pada setiap semesternya melakukan kegiatan antara lain :

a. Pengumpulan data mahasiswa FMIPA;

b. Pengolahan data mahasiswa yang telah dikumpulkan dari jurusan-jurusan di Fakultas MIPA Unsyiah;

c. Pengolahan data mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah. Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa, orang tua, serta dosen yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan suatu sistem informasi yang handal dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat menghemat biaya, tenaga serta mengefisienkan jalannya kegiatan akademik.

2.7 Bahasa Pemrograman yang dipakai

Kemajuan teknologi komputer sebagai pendukung pemrosesan data dan informasi telah menjadi kebutuhan pokok perusahaan. Komputer digunakan Kemajuan teknologi komputer sebagai pendukung pemrosesan data dan informasi telah menjadi kebutuhan pokok perusahaan. Komputer digunakan

Language software berfungsi sebagai penterjemah antara program yang ditulis dengan bahasa awam sehari-hari mejadi bahasa mesin (machine language) yang dimegerti oleh komputer. Bila language software tidak tersedia, maka pembuat program harus menulis programnya langsung dengan bahasa mesin yang berbentuk bilangan-bilangan binari.

Bahasa pemograman yang penulis pakai dalam membuat sistem ini adalah Microsoft Visual Foxpro. Visual Foxpro merupakan perangkat lunak yang memudahkan untuk menciptakan aplikasi-aplikasi database berbasis grafik atau GUI (Grafical User Interface), yang berarti program database yang diciptakan dengan Visual Foxpro akan mempunyai tampilan seperti program-program windows.

Microsoft Visual Foxpro tergolong pada jenis pemrograman OOP (Object Oriented Programming) , yang terdiri dari sejumlah aplikasi pengembangan yang bergabung menjadi satu. Beberapa aplikasi yang disediakan antara lain database designer, table designer, query designer, view designer, form designer, menu designer, report designer, project designer.

BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Analisa Organisasi

Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sebagai fakultas melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan program- program studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola koordinatorat Fakultas MIPA Unsyia sejak dibukanya Tahun 1989.

Adapun struktur Organisasi Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala terdiri dari (lampiran 1) :

a. Dekan

b. Pembantu Dekan I

c. Pembantu Dekan II

d. Pembantu Dekan III

e. Pembantu Dekan IV

f. Tata Usaha

g. KaSub Bagian Pendidikan

h. KaSub Bagian Umum dan Perlengkapan

i. KaSub Bagian Keuangan dan Kepegawaian j. KaSub Bagian Kemahasiswaan k. Jurusan/Prodi

Visi Fakultas MIPA Sebagai pusat unggulan MIPA yang dapat menjawab tantangan era globalisasi dan berorientasi pasa sumber daya alam di Nanggroe Aceh Darussalam. Misi Fakultas MIPA

a. Menghasilkan sarjana MIPA yang tekun, kreatif dan inovatif untuk perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan lingkungan serta mampu bersaing ditingkat global;

b. Mengembangkan penelitian bidang MIPA untuk meningkatkan mutu pembelajaran yang memiliki komitmen pada pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi;

c. Meningkatkan kualitas pelayanan MIPA terhadap fakultas-fakultas dilingkungan Universitas Syiah Kuala dan atau institusi lainnya;

d. Meningkatkan pengabdian pada masyarakat dalam penerapan ilmu-ilmu MIPA untuk kesejahteraan umat.

Tujuan Fakultas MIPA

a. Ikut mensukseskan program Universitas Syiah Kuala dan Pemerintah dalam pemerataan pendidikan, khususnya pendidikan tinggi bidang MIPA;

b. Menghasilkan sarjana MIPA dasar yang berpotensi mandiri, dapat mengantisipasi dan adaptif setiap perkembangan serta strategis dengan setiap tuntutan kebutuhan di bursa lapangan kerja.

Dalam pelaksanaan kegiatannya Sub Bagian Pendidikan mempunyai tugas melakukan pengumpulan, menganalisa dan menyajikan data, penyiapan bahan dan program, penyiapan bahan laporan.

3.2 Analisa Masalah

Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam pengolahan data mahasiswa sudah menggunakan komputer. Akan tetapi penggunaan komputer belum optimal, artinya sistem tersebut tidak dijadikan suatu bentuk program komputer sehingga dalam pengolahan datanya setiap semesternya masih terdapat beberapa hambatan atau kendala.

Dari analisa yang ditemukan ada beberapa masalah diantaranya adalah : “kurang akurat/lengkapnya laporan yang dihasilkan serta kurang disiplin dalam

pengisian data yang disajikan pada setiap tahun akademik khususnya pada semester ganjil”.

3.3 Analisa Masukan

Masukan yang digunakan dalam sistem pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala adalah data mahasiswa, data dosen, data orang tua.

Adapun beberapa masukan yang dihasilkan dalam pendataan biodata mahasiswa adalah :

a. Data Mahasiswa, yang terdiri dari : - Nama ; - Tempat/Tanggal Lahir ; - No.Induk Mahasiswa ; - Jurusan ; - Jenis Kelamin ;

- Agama ; - Anak yang ke ; - Asal SMU ; - Jurusan SMU ; - Tahun lulus ; - Nomor Ijazah ; - NEM ; - Organisasi yang diikuti ; - Kedudukan di Organisasi ; - Organisasi diluar ; - Kedudukan di Organisasi ; - Kegemaran/Hobby ; - Jalur masuk FMIPA ; - Tahun masuk FMIPA ; - Alamat.

b. Data Orang Tua, terdiri dari : - Nama Ayah ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Nama Ibu ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Alamat.

c. Dosen Wali; - Nama Dosen Wali; - NIP Dosen Wali.

3.4 Analisa Keluaran

Analisa keluaran yang selama ini digunakan dalam pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala berupa :

a. Tabel Biodata Mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik (lampiran 2)

b. Tabel Biodata Mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik (lampiran 3)

c. Tabel Data Mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik (lampiran 4)

3.5 Analisa Proses

Proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala pada dasarnya telah menggunakan komputer. Pendataan biodata mahasiswa setiap tahunnya dibuat sebuah laporan mengenai perkembangan mahasiswa.

Sub Bagian Pendidikan setiap tahunnya mengirimkan form biodata mahasiswa khususnya mahasiswa baru ke setiap Jurusan yang ada pada Fakultas MIPA Unsyiah. Selanjutnya Jurusan menginformasikan form tersebut kepada mahasiswa untuk diisi yang kemudian dkembalikan kepada Jurusan. Setelah semua data lengkap, Sub Bagian Pendidikan membuat laporan rekapitulasi mengenai data mahasiswa tersebut menurut jurusan, Kabupaten/kota dan perjenis kelamin. Agar lebih jelas sistem pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat di diagram konteks dibawah ini

F_B_Mhs_Isi Lp_Bio_Mhs

Jurusan

SIBIMAMIPA F_B_Mhs

Df_Bio_Mhs F_B_Mhs

Lp_Bio_Mhs

F_B_Mh_Trs

Pimpinan Mahasiswa

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Dari gambar 3.1 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Pelaporan Mahasiswa

Per Jurusan

Kab/Kota

Jns Klmin

Gambar 3.2 Diagram Berjenjang

Berdasarkan gambar 3.2 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah terdapat tiga proses. Ketiga proses tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, pembuatan tabel biodata mahasiswa dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke proses lainnya dapat dilihat pada gambar 3.3.

F_B_Mhs _Isi

Jurusan

1.0 P F_B_Mhs

Penerimaan

Df_Bio_Mhs

Biodata

F_B_Mhs

Mahasiswa

Bi _ L p

En_B_Mhs

Mahasiswa

F_B_Mh_Trs

Tabel

Biodata Mahasiswa

Rkp_B_Mhs

D1 F. Mhs

Bk_Dt_Mhs

Lp_Bio_Mhs

Pimpinan

Gambar 3.3 Diagram arus data level 0 sistem berjalan Berdasarkan gambar 3.3 dapat dijelaskan proses pendataan biodata mahasiswa. Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa melalui proses pengiriman form ke setiap jurusan lalu jurusan Gambar 3.3 Diagram arus data level 0 sistem berjalan Berdasarkan gambar 3.3 dapat dijelaskan proses pendataan biodata mahasiswa. Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa melalui proses pengiriman form ke setiap jurusan lalu jurusan

Selanjutnya setelah form biodata mahasiswa terkumpul dari setiap jurusan lalu Sub Bagian Pendidikan membuat rekapitulasi biodata mahasiswa yang disimpan dalam file mahasiswa dan dibukukan dalam buku data mahasiswa, seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata mahasiswa yang akan dikirim ke setiap jurusan serta untuk pimpinan.

Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah.

Tabel Biodata

Mahasiswa

D_Mh_Jrs D_Mh_Klm

D_Mh_Kab

Biodata Tabel

Tabel

Mahasiswa Mahasiswa

Mahasiswa

Per Jurusan Per Jns

Per Kab/Kota

Klmin

Rk_Mh_Jrs

Rk_Mh_Kab

Rk_Mh_Jns

D1 F. Mhs

Gambar 3.4 Diagram arus data level 1 proses no.2 sistem berjalan

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa setelah daftar biodata mahasiswa diterima oleh Subbag Pendidikan (sistem) dari setiap jurusan, lalu Subbag Pendidikan membuat rekapitulasi data tersebut dalam bentuk tabel yang dipisahkan menurut jurusan, kabupaten/kota serta perjenis kelamin.

Tabel 3.1 Kamus Data

No Nama Sumber Data

Penjelasan Arus Data 1 F_B_Mh_Isi

Tiap Tahun

Form biodata yang harus diisi

oleh mahasiswa terdiri identitas diri mahasiswa, orang tua dan dosen wali

2 F_B_Mhs

Subbag.

Jurusan,

Tiap Tahun

Form biodata mahasiswa yang

diterima jurusan

3 F_B_Mh_Trs

Mahasiawa

Jurusan,

Tiap Tahun

Form biodata yang telah diisi

Subbag

Akademik

oleh mahasiswa

Pendidikan

4 Df_Bio_Mhs

Jurusan

Subbag.

Tiap Tahun

Kumpulan form biodata

5 Rkp_B_Mhs

Jurusan

Subbag.

Tiap Tahun

Rekap biodata Mahasiswa

Pendidikan

Akademik

dalam bentuk tabel

6 Lp_Bio_Mhs

Subbag.

Jurusan,

Tiap Tahun

Laporan biodata mahasiswa

7 D_Mh_Jrs

Mahasiswa,

Subbag.

Tiap Tahun

Data Biodata Mahasiswa

8 D_Mh_Kab

Mahasiswa,

Subbag.

Tiap Tahun

Data Biodata Mahasiswa

9 D_Mh_Klm

Mahasiswa

Subbag.

Tiap Tahun

Data Mahasiswa perjenis

10 En_B_Mhs

Mahasiswa,

Subbag.

Tiap Tahun

Entry biodata mahasiswa

dalam bentuk tabel

11 Bk_Dt_Mhs

Subbag.

Jurusan,

Tiap Tahun

Buku biodata mahasiswa dari

hasil pengentryan data serta dicetak

3.6 Analisa Waktu

Hasil wawancara dengan para karyawan pada Sub Bagian Pendidikan, dalam membuat tabel sampai dengan pembuatan laporan pendataan biodata mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah, menghabiskan waktu sekitar 2,43 jam perjurusan berdasarkan rumus :

t = (tr + tp) x vr t = (2 + 1 ) x 48,6 t = 3 x 48,6 t = 145,8 menit t = 2,43 jam

Keterangan : t = waktu yang diperlukan untuk pembuatan tabel sampai dengan pembuatan laporan biodata mahasiswa tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa tp = waktu penyesuaian vr = jumlah volume rata-rata mahasiswa Adapun pendataan yang dilakukan dalam mempersiapkan laporan biodata

mahasiswa adalah :

a. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik.

b. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik.

c. Pembuatan tabel data mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik.

3.7 Analisa Tenaga Kerja

Dalam pelaksanaan kerja sampai dengan pembuatan laporan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah selama ini dilakukan oleh karyawan pada Sub Bagian Pendidikan. Jumlah tenaga yang mengerjakan pekerjaan tersebut adalah sebanyak 5 (lima) orang. Masing-masing karyawan mempunyai tugas sebagai berikut :

- Satu orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan) - Empat orang sebagai operator

3.8 Analisa Biaya

Untuk terlaksananya suatu pekerjaan dengan sempurna tidak terlepas dari pengaruh faktor biaya. Dalam menangani proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah yang selama ini membutuhkan biaya dengan rincian seperti pada tabel berikut :

Tabel 3.2 Rincian Biaya

Sifat Pengadaan / Total Biaya No

Bahan/Peralatan

Jumlah Satuan

Pengadaan

Setiap Triwulan Setahun

Rp

sekali

Bulan Rp. Rp.

Rp.

Rp.

1 Komputer P IV 2,2 GHz

- - 2 Biaya perawatan komputer

4 Unit

400.000 1.600.000 3 Printer canon

4 Unit

S200SPx

- - 4 Tinta Printer

5 Alat Tulis/Pulpen

6 Stip Ex

1 Kotak

HVS

- 25.000 Jumlah

1 Rem

Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah :

a. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 16.000.000,-

b. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 400.000,-

c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 400.000,-

d. Untuk pengadaan 1 (satu) tahun dengan total biaya Rp. 1.659.000,-

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Rancangan Masukan

Pada rancangan masukan ini tidak banyak terjadi perubahan dengan analisis masukan yang sedang berjalan saat ini, karena yang menjadi masukan pada analisis masukan terdapat juga rancangan masukan. Hanya pada rancangan masukan ini terdiri dari beberapa file program, yaitu program masukan, keluaran serta beberapa program pendukung lainnya.

Adapun rancangan masukan yang dimaksud (lampiran 23 sampai 28) adalah sebagai berikut :

a. Program entry data jurusan Program entry data jurusan ini adalah program untuk merekam kode beserta nama jurusan. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item kode jurusan sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data kode dan nama jurusan tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbJrs.Dbf.

b. Program entry data propinsi Program entry data propinsi ini adalah program untuk merekam kode beserta nama propinsi. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item kode propinsi sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data kode dan nama propinsi tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbProp.Dbf.

c. Program entry data kabupaten/kota Program entry data kabupaten ini adalah program untuk merekam kode beserta nama kabupaten. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item kode kabupaten sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data kode dan nama kabupaten tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbKab.Dbf.

d. Program entry data dosen Program entry data dosen ini adalah program untuk merekam nip beserta nama dosen. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nip dosen sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data nip dan nama dosen tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbDosen.Dbf.

e. Program entry data mahasiswa Program entry data mahasiswa ini adalah program untuk merekam nim beserta nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data nim, nama, jenis kelamin, agama tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbMhs.Dbf.

f. Program entry data skripsi Program entry data skripsi ini adalah program untuk merekam nim beserta nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang f. Program entry data skripsi Program entry data skripsi ini adalah program untuk merekam nim beserta nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang

4.2 Rancangan Keluaran

Analisa yang penulis lakukan terhadap rancangan keluaran pengolahan biodata mahasiswa pada Fakuktas MIPA Unsyiah terlihat bahwa hasil keluaran tersebut tidak perlu diganti, karena sistem yang lama tersebut sudah memenuhi kebutuhan. Hanya saja perlu perubahan sedikit guna mendukung sistem yang baru tersebut. Adapun perubahan yang dimaksud dalam rancangan keluaran ini adalah penambahan form-form entry data serta penambahan bentuk laporan-laporan yang dihasilkan.

Rancangan keluaran yang penulis buat dalam skripsi ini berupa rancangan di layar monitor (screen) dan cetakan ke printer. Untuk media keluaran dapat ditentukan melalui suatu menu pilihan. Ada dua menu pilihan, yaitu menampilkan data ke display atau mencetak ke media kertas melalui printer. Adapun keluaran tersebut dapat dilihat pada daftar lampiran 5 sampai 21.

4.3 Rancangan File

Perangkat yang dirancang ini menggunakan beberapa buah file database yang saling berelasi antara satu dengan yang lainnya denggan menggunakan field key dari masing-masing file database. Untuk menentukan file-file apa saja yang diperlukan penulis menggunakan teknik tabel normalisasi (normalized form), dari teknik tersebut diperoleh file yang saling berkaitan sehingga nantinya file-file tersebut tidak saling redudancy. Proses perancangan database dapat dimulai dari Perangkat yang dirancang ini menggunakan beberapa buah file database yang saling berelasi antara satu dengan yang lainnya denggan menggunakan field key dari masing-masing file database. Untuk menentukan file-file apa saja yang diperlukan penulis menggunakan teknik tabel normalisasi (normalized form), dari teknik tersebut diperoleh file yang saling berkaitan sehingga nantinya file-file tersebut tidak saling redudancy. Proses perancangan database dapat dimulai dari

Tabel 4.1 Bentuk Unnormalized

NIM Jurusan

Nama

Propinsi

Kabupaten Dosen

Wali 0181110001 Matematika Ikshan

Mahasiswa

Aceh Besar Dra.Sunarti , MS 0281110001

NAD

Dra.Intan Syahrini 0181210001 Fisika

Sumatera Utara Tapanuli

Dr.Syahrun

Tabel 4.2 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

NIM Jurusan

Nama

Propinsi

Kabupaten Dosen

Wali 0181110001 Matematika Ikshan

Mahasiswa

Aceh Besar Dra.Sunarti , MS 0281110001 Matematika Budi

NAD

Dra.Intan Syahrini 0181210001 Fisika

Dr.Syahrun

Utara

Pada bentuk normalisasi kesatu yang terlihat pada tabel 4.2 data kosong diisi dengan data yang lengkap. Dengan bentuk normal kesatu ini telah dapat dibuat satu file. Namun bentuk normal kesatu ini mempunyai banyak kelemahan yaitu data masih terjadi redudansi dan penduplikasian data pada saat mengentry data baru maupun pada saat terjadi edit data.

Pembentukan normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang dapt dipakai sebagai patokan dalam pencarian. Melihat kondisi ini dari permasalahan yang ada, maka data diberi kunci kandidat yaitu : - Kode jurusan - Nim

Selanjutnya dibuat tabel dengan kunci tersebut, sehingga terlihat keberhantungan fungsional field lain terhadp field kunci, maka didapatkan tabel sebagai berikut :

Tabel Kabupaten * KdJrs

Tabel Jurusan

Tabel Propinsi

* KdKab NmKab

Tabel Mhs

* NIM Nama

Tplahir Tgllahir

Jsn_klm Agama

Tabel Dosen

Anak_ke

Tabel Skripsi

Jlh_Sdr

* NIP

* NIM Nama_Dsn

Nm_skl

Judul Jns_klm

Jrs_smu

Nip_Pbb1 Alamat

Thn_lls

Nip_Pbb2 Telp_Hp

Nmr_ijzh

Nem

Nip_PUji1

Jalur_mipa

Nip_PUji2

Thn_msk

Nip_Puji3

Almt

Tgl_sdng

Nm_ayah

Lm_pnlsan

Pdd_ayah

IPK

Pkr_ayah

Predikat Nm_ibu Thn_lls

Pdd_ibu

Pkr_ibu Alm_ortu

** KdJrs ** KdProp ** KdKab ** NIP

Keterangan : * Kunci Primer dari tabel ** Kunci tamu/penghubung

Gambar 4.1 Bentuk Normal Kedua (2NF)

Tabel Jurusan

Tabel Propinsi

Tabel Kabupaten

KdJrs NmJrs

Aceh Besar

Tabel Mahasiswa NIM

KdKab Nip_Wali 0181110001 Ikhsan

B.Aceh

23-12-1982

Islam

Prada Utama

Medan

01-04-1982

Tabel Dosen

Tabel Skripsi

NIP

Nama Dosen

Dra.Sunarti, MS

Aljabar Lier

Dr.Syahrun Nur

Difraksi Sinar_X

Gambar 4.2 Pengujian Dengan Data

Gambar 4.3. Hubungan Relasi Antar file

Adapun struktur database selengkapnya yang digunakan dalam aplikasi ini adalah sebagai berikut :

a. File JRS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data jurusan. Field-field untuk file JRS.Dbf dapat dilihat pada table 4.3.

Tabel 4.3 Rancangan File Jurusan

Field Field Name Type Width

C 4 Kode Jurusan (key)

2 NmJrs

C 25 Nama jurusan

b. File PROP.Dbf, digunakan untuk merekam data-data propinsi. Field-field untuk file PROP.Dbf dapat dilihat pada tabel 4.4.

Tabel 4.4 Rancangan File Propinsi

Field Field Name Type Width

C 4 Kode Propinsi (key)

2 NmProp

C 30 Nama propinsi C 30 Nama propinsi

Tabel 4.5 Rancangan file Kabupaten

Field Field Name Type Width

C 4 Kode Kabupaten (key)

2 NmKab

C 30 Nama kabupaten

d. File DOSEN.DBF, digunakan untuk merekam data-data dosen wali. Field- field untuk file DOSEN.DBF dapat dilihat pada table 4.6

Tabel 4.6 Rancangan File Dosen

Field Field Name Type Width

C 9 NIP Dosen wali (key)

2 Nama_Dsn

C 25 Nama Dosen

3 Jns_Klm

C 2 Jenis Kelamin

4 Alamat

C 40 Alamat dosen

5 Telp_HP

C 12 No Telp dosen

e. File MHS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data mahasiswa. Field-field untuk file MHS.Dbf dapat dilihat pada table 4.7

Tabel 4.7 Rancangan File Mahasiswa

Field Field Name Type Width

C 10 Nim mahasiswa (Key)

2 Nama

C 25 Nama mahasiswa

3 Tplahir

C 25 Tempat Lahir

4 Tgllahir

D 8 Tanggal lahir

5 KdJrs

C 4 Kode Jurusan (key)

6 Jsn_Klm

C 2 Jenis Kelamin

7 Agama

C 10 Agama

8 Anak_ke

2 Anak yang ke

9 Jlh_Sdr

2 Jumlah Saudara Kandung

10 Nm_Sklh

C 40 Nama Asal SMU

11 Jrs_SMU

C 6 Jurusan di SMU

12 Thn_Lls

C 4 Tahun lulus SMU

13 Nmr_Ijzh

30 Nomor ijazah SMU

C 2 Kode Propinsi (key)

16 KdKab

C 4 Kode Kabupaten/Kota (key)

17 Jalur_MIPA

C 4 Jalur masuk MIPA

18 Thn_Msk

C 4 Tahun masuk MIPA

19 Almt

Memo

4 Alamat mahasiswa

20 Nm_Ayah

C 35 Nama ayah

21 Pdd_Ayah

C 15 Pendidikan terakhir ayah

22 Pkr_Ayah

C 20 Pekerjaan ayah

23 Nm_Ibu

C 35 Nama Ibu

24 Pdd_Ibu

C 15 Pendidikan terakhir ibu

25 Pkr_Ibu

C 20 Pekerjaan ibu

26 Phsilan

C 30 Penghasilan orang tua

27 Alm_Ortu

Memo

4 Alamat oran tua

28 Nip_DWali

C 9 Nip Dosen Wali (key)

f. File SKRIPSI.Dbf, digunakan untuk merekam data-data skipsi mahasiswa. Field-field untuk file SKRIPSI.Dbf dapat dilihat pada table 4.8.

Tabel 4.8 Rancangan File Skripsi

Field Field Name Type Width

C 10 Nim mahasiswa (key)

2 Jdl_Skripsi

Memo

4 Judul skripsi

3 Nip_Pbb1

C 9 Nip Pembimbing Utama

4 Nip_Pbb2

C 9 Nip Pembimbing Pembantu

5 Nip_PUji1

C 9 Nip Anggota Penguji I

6 Nip_Puji2

C 9 Nip Anggota Penguji II

7 Nip_Puji3

C 9 Nip Anggota Penguji III

8 Tgl_Sdng

D 8 Tanggal sidang

9 Lm_Pnlsan

C 3 Lama penulisan skripsi

10 IPK

C 4 IPK lulusan

11 Predikat

C 16 Predikat lulusan

12 Thn_Lls

4 Tahun lulus

g. File USER.Dbf, digunakan untuk merekam data-data user. Field-field untuk file USER.Dbf dapat dilihat pada table 4.9.

Tabel 4.9 Rancangan File User

Field Field Name Type Width

Dec

Keterangan

1 Nm_Id

C 20 Nama User

2 Pssword

C 6 Password User

4.4 Rancangan Proses

Rancangan proses manajemen database yang diterapkan pada perangkat lunak aplikasi ini pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan sistem yang lama. Dalam penginputan data mahasiswa, pencarian maupun pengolahan data lainnya, sistem akan memulai dengan pencarian kode yang telah ditentukan. Bila kode tersebut ada, sistem akan menampilkan data tersebut dan bila kode tersebut salah atau belum ada, maka sistem akan memberitahukan bahwa kode tersebut tidak ada. Agar lebih jelasnya rancangan proses sistem pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah dapat dilihat pada gambar 4.4.

F_B_Mhs_Isi Lp_Bio_Mhs

Jurusan

F_B_Mhs

SIBIMAMIPA

Df_Bio_Mhs

F_B_Mhs

Lp_Bio_Mhs

F_B_Mh_Trs

Pimpinan Mahasiswa