Adopsi Sistem ERP Pada Aplikasi Pengadaa
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
457
Adopsi Sistem ERP Pada Aplikasi Pengadaan Aset Tetap Pada Sebuah Perusahaan
Media Cetak
Muhammad Faiq Nadhir*), Magdalena Karismariyanti**)
Komputerisasi Akuntansi, Telkom University
E-Mail: *faiqnadhir@students.telkomuniversity.ac.id, **magdalena@tass.telkomuniversity.ac.id2
Abstrak
Aplikasi Pengadaan Aset Tetap adalah aplikasi pengelolaan kegiatan pengadaan dari
proses permintaan barang hingga barang tersebut diterima dengan mempertimbangkan
pencatatan akuntansi. Dari delapan (8) siklus pengadaan (procurement) di salah satu
sistem ERP, yaitu SAP, diadopsi enam (6) proses bisnisnya menjadi sebuah aplikasi.
Pendekatan pengembangan perangkat lunak menggunakan Software Development
Life Cycle dengan metode waterfall. Pemodelan aplikasi menggunakan Unified
Modeling Language. Use Case dan Class Diagram digunakan pada tahap analisis.
Perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram. Tahap
implementasi kode program menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan
Framework Codeigniter dan DBMS MySQL. Pengujian dilakukan dengan cara
membandingkan hasil manual dengan hasil dari aplikasi dengan tujuan pembuatan
sistem tersusun secara sistematis. Aplikasi ini telah diuji dengan menggunakan metode
Black Box Testing. Hasil fungsionalitas aplikasi yang ditawarkan dapat berjalan baik
seperti mampu untuk mengelola kegiatan procurement seperti proses permintaan
barang, purchase order, goods receipt, invoice verification, payment processing dan
mampu melakukan proses monitoring dan persetujuan untuk kegiatan procurement
dan mampu menghasilkan laporan kepemilikan aset dan jurnal akuntansi yang
dihasilkan oleh kegiatan procurement.
Kata kunci: Siklus SAP, Pengadaan, Jurnal Umum, Codeigniter, Web, Sistem
Informasi Akuntansi
1.
PENDAHULUAN
Integrasi menjadi key success factor
untuk perusahaan dalam menghadapi
persaingan
bisnis.
Dukungan
sistem
terintegrasi dengan berbagai proses yang
generik diberikan oleh berbagi vendor sistem
Enterprise Resource Planning (ERP). ERP
dapat mengintegrasikan proses internal [5]
dalam skala perusahaan dengan cakupan luas
[8].
Perusahaan ABC bergerak di bidang
media cetak sejak 2 Febuari 1973.
Perusahaan yang berlokasi di Kalimantan
Barat ini merupakan salah satu media
jaringan dari Jawa Pos Group. Untuk
mendukung pekerjaan, masing-masing divisi
dapat mengajukan kebutuhan barang maupun
peralatan kerja. Divisi Human Resource
Department (HRD) dan Umum sebagai salah
satu divisi yang bertanggung jawab untuk
melakukan proses tersebut. Kebutuhan di tiap
divisi disampaikan melalui telepon, dicatat
ISBN: 979-26-0280-1
secara manual oleh bagian tersebut, dan
divisi yang mengajukan barang perlu
melakukan konfirmasi pemenuhan barang
melalui
telepon.
Proses
pengadaan
membutuhkan waktu satu minggu atau lebih,
tergantung dari nilai nominal transaksi.
Barang dengan nilai di bawah Rp 5.000.000,procurement diproses dalam satu minggu,
sedangkan barang dengan nominal di atas Rp
5.000.000,- membutuhkan waktu lebih dari
satu
minggu.
Proses
pengadaan
membutuhkan pendokumentasian yang baku
atas bukti transkasi proses permintaan,
pembeliaan dan penerimaan barang.
Komunikasi via telepon dengan
frekuensi
tinggi
dari
divisi
yang
membutuhkan barang dengan Divisi HRD
dan Umum berdampak pada produktifitas
kerja. Pendokumentasian dokumen dilakukan
secara fisik atas hasil proses internal atau
eksternal, sehingga proses pencarian data
maupun status pengadaan dan tidak dapat
diketahui secara waktu nyata. Order
458
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
monitoring
via
telepon
dan
pendokumentasian secara fisik tesebut
memang sudah lazim dalam perusahaan
tersebut namun prosesnya kurang efektif.
Selama ini tahapan procurement belum
didukung dengan melibatkan teknologi
secara maksimal sehingga sering timbul
indikasi tidak transparan proses. Manager
HRD dan Umum juga sulit untuk melakukan
monitoring dan persetujuan atas pengadaan
barang secara cepat dan tepat.
Dalam mencapai tujuan supaya proses
pengadaan menjadi lebih efisien, lebih
transparan dengan proses pengadaan terbuka,
diperlukan sistem pengadaan terintegrasi.
Adopsi sistem ERP dapat meminimalkan
biaya operasional [5], namun dalam proses
implementasinya dapat mengeluarkan biaya
yang mahal dan beresiko [8]. Untuk menekan
resiko, diperlukan pemahaman dan kejelasan
proses dan aliran kerja dari berbagai divisi
[4].
2.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan berdasarkan
satu lokasi studi kasus perusahaan yang
belum menggunakan teknologi informasi
pada proses pengadaan barang. Obyek
penelitian ini adlah perusahaan media cetak
di Kalimantan Barat. Penelitian dilakukan
dalam waktu ± enam bulan. Pendekatan
pengembangan perangkat lunak Software
Development
Life
Cycle
(SDLC)
menggunakan metode waterfall dengan
pemodelan object oriented. Unified Modeling
Language digunakan untuk pemodelan object
oriented . Tahapan Waterfall yang digunakan
meliputi analisis kebutuhan: Use Case dan
Class Diagram, desain sistem: Diagram
Relasi Entitas, Pengembangan Sistem dan
Pengujian.
2.1. Siklus Pengadaan Aset Dan Dampak
Pencatatan Akuntansi
Adopsi sistem ERP, perusahaan dapat
memenuhi berbagai kegiatan dalam proses
pengadaan yang berasal dari berbagai divisi
di perusahaan dan dapat meminimalisasi
proses yang tidak diperlukan [5]. Dampak
positif
lainnya
adalah meningkatnya
produktifitas perusahaan [4], meningkatkan
transparansi dan akuntabilitas perusahaan,
dan menekan biaya [6].
ISBN: 979-26-0280-1
Gambar 1. Siklus Pengadaan di SAP
A. Demand of Determination
Proses awal pengadaan, yaitu Demand
of Determination.Aktivitas menentukan
kebutuhan
barang
untuk
memenuhi
kebutuhan pelanggan [11]. Kebutuhan
berasal sistem otomatis dari proses
peramalan penjualan maupun kebutuhan
operasional dimana aktivitas yang proses
internal perusahaan [2].
B. Source Determination
Perusahaan mengirimkan permintaan
penawaran
harga
(Request
For
Quotation/RFQ)
[2]
kepada rekanan
pemasok maupun pemasok baru yang
potensial [11].
C. Supplier Selection
Proses supplier selection memutuskan
pemasok yang memenuhi spesifikasi
kebutuhan pengadaan di perusahaan [11].
Simulasi dari RFQ dapat mempertimbangkan
faktor: kualitas barang, keberlanjutan
penyediaan barang,
ketepatan
waktu
pengiriman, layanan purna jual dan
kemudahan pembayaran [12]. Pemasok yang
tidak dipilih, diinformasikan penolakan atas
RFQ, dan yang diterima ditindahlanjuti
dengan Purchase Order [2].
D. Purchase Order Processing
Proses ini berbentuk pembuatan kontrak
pembelian (Purchase Order/PO) untuk
menyediakan barang/jasa pada waktu yang
telah disepakati.
E. Order Monitoring
Order Monitoring dimulai pada saat PO
dibuat. Proses ini digunakan untuk
menelusuri kegiatan dan tanggal dari rantai
proses procurement. Ketidaktepatan antara
kesepakatan PO dengan proses yang terjadi
dapat
segera
ditindaklanjuti
dengan
perubahan tanggal, pembatalan pesanan,
melakukan PO ulang, maupuan meminta
Goods Receipt ulang.
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
F. Goods Receipt
Beberapa dokumen yang diterima harus
diperiksa seperti surat jalan, salinan resi
pengiriman barang (Bills of Lading),
Inspection Sheet atau Checklist dan salinan
Purchase Order. Secara proses akuntansi
pada saat proses Goodss Receipt diakui
sebagai penerimaan aset dari proses
Purchase Order. [12]
G. Invoice Verification
Verifikasi faktur dilakukan oleh bagian
pembelian dan bagian gudang. Pada
umumnya proses Invoice Verification terjadi
bersamaan dengan proses Goods Receipt,
dimana faktur dapat merepresentasikan
pemenuhan kewajiban poemasok atas
Purchase Order. Secara Proses akuntansi
ketika penerimaan faktur diakui juga
timbulnya Accounts Payable sejumlah
dengan nominal yang tertera pada faktur. [3]
H. Payment Processing
Hasil dari pencatatan ini akan
diserahkan ke bagian keuangan untuk
kemudian dilakukan pembayaran dengan
sebelumnya
membandingkan
dengan
menggunakan metode 2 way matching
membandingkan Invoice dengan laporan
penerimaan barang yang berasal dari bagian
pembelian dan gudang. Proses pembayaran
Purchase
Order
tergolong
kepada
pembayaran utang kepada pemasok. [12]
Hasil dari pencatatan akuntansi dari
proses Goods receipt, Invoice Verification,
Gambar 2 Use Case Diagram
ISBN: 979-26-0280-1
459
dan Payment Processing dapat dilihat pada
tabel I.
Tabel 1. Pencatatan Akuntansi dari Proses
Pengadaan
Trans
Jurnal
aksi
Goods Tang Keterangan Ref D C
Receip
gal
r r
t
dd/m
Goodss
102 x
m/yy
Receipt
x
x
GR/IR
400
x
x
x
Invoic Tang Keterangan Ref D C
e
gal
r r
Verifi dd/m
GR/IR
400 x
cation m/yy
x
x
Accounts
200
x
Payable
x
x
Payme Tang Keterangan Ref D C
nt
gal
r r
Proces dd/m
Accounts
200 x
sing
m/yy
Payable
x
x
Cash
100
x
x
x
Gambar 3 Diagram Relasi Antar Tabel
460
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
3.
PEMBAHASAN
3.1. Analisis Kebutuhan: Use Case dan
Class Diagram
Diagram UML pada tahap analisis ini:
Use Case Diagram (Gambar 2) dan Class
Diagram (Gambar 4) [9]. Use Case Diagram
yang dibuat untuk aplikasi ini dideskripsikan
sebuah interaksi antara satu atau lebih actor.
Gambar 4 adalah Class Diagram yang
dapat mendeskripsikan jenis-jenis objek
dalam sistem dan berbagai macam hubungan
statis yang terdapat diantara mereka.
3.2. Desain Sistem: Diagram Relasi Entitas
Entity Relationship Diagram yang
digunakan dalam perancangan basis data [10].
ERD
tersebut
diimplementasikan
menggunakan MySQL dan menghasilkan 14
tabel yang berasal dari entitas maupun
kardinalitas relasi many-to-many. Diagram
Relasi dari MySQL dapat dilihat pada
gambar 3.
3.3. Pengembangan Sistem dan Pengujian
Aplikasi berbasi web dikembangkan
dengan Codeigniter Version 2 dan
terintergrasi dengan DBMS MySQL.
Codeigniter
memiliki
konsep
pola
pemograman Model View Controller (MVC),
[7]. Berikut ini adalah halaman dashboard
Staff HRD dan Umum yang mengelola
proses pengadaan yang dapat mengakses
menu request, purchase order, goods receipt,
invoice verification dan payment processing.
Gambar 5 Halaman Dashboard Aplikasi
Halaman antar muka dashboard aplikasi
yang telah dibangun dapat dilihat pada
gambar 5. Menu utama pada halaman ini
mengimplementasi
hasil
analisis
fungsionalitas pada pembahasan analisis
kebutuhan.
Gambar 4 Class Diagram
ISBN: 979-26-0280-1
461
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Pengujian
dibuktikan
dengan
membandingkan proses manual dengan
proses yang ada pada aplikasi. Pengujian
aplikasi hanya ditampilkan untuk poin 3, 5
dan 6.
1. Pengujian Proses Manual Untuk Request
Pada tanggal 4 Mei 2015 Faiq
melakukan Request untuk Drawmer DS-201
sebanyak 2 unit untuk kebutuhan siaran
langsung dan Muhammad melakukan
Request Cabling set sebanyak 6 Unit untuk
kegiatan marketing.
Tabel 2 Pengujian Proses Manual Untuk
Request
ID Request
Tgl Request
Pengguna
R-01
R-02
04/05/2015
04/05/2015
Faiq
Nadhir
2
6
ID
Request
Jumlah
Barang
Harga/
Barang
11/05/2015
11/05/2015
R-01
R-02
2
3
20.000.000
500.000
Total
Harga
Barang
40.000.000
1.500.000
Tabel 5. Jurnal Atas Transaksi Goods
Receipt
11/05/2015
Debit
40.000.000
1.500.000
-
Total
Invoice
43.000.000
Keterangan
GR/IR
Accounts
Payable
Reff
400
Debit
43.000.000
Kredit
-
200
-
43.000.000
5. Pengujian Proses
Manual
Untuk
Pembayaran
Pada tanggal 15 Mei 2015 dilakukan
pembayaran untuk Invoice atas ID Invoice
IN-01 dengan Total 43.000.000
Tabel 8. Pengujian Proses Manual untuk
Pembayaran
ID
Pembayaran
PY-01
Tanggal
Pembayaran
15/05/2015
ID
Invoice
IN-01
Total
Pembayaran
43.000.000
Tabel 9. Jurnal Atas Transaksi
Pembayaran
Tanggal
15/05/2015
Keterangan
Accounts
Payable
Cash
Reff
Debit
400
43.000.000
Kredit
-
200
-
43.000.000
Pengujian manual Tabel IX menghasilkan
jurnal seperti gambar 6.
Gambar 6 Pengujian Jurnal atas Transaksi
Pembayaran
Pengujian
fungsionalitas
Payemnt
Processing
pada
aplikasi
berhasil
mengeluarkan keluaran yang sama antara
manual dan aplikasi, serta menampilkan
Jurnal Payemnt Processing.
6. Pengujian Proses Manual Untuk Order
History
Berikut adalah History atas Request yang
telah di Request oleh pemohon terdapat pada
Gambar 7.
Kredit
40.000.000
1.500.000
4. Pengujian Proses Manual Untuk Invoice
Verification
Pada Tanggal 11 Mei 2015 Menerima
Invoice untuk Purchase Order dari ID
20150608001 sebesar 43.000.000 dari
pemasok.
ISBN: 979-26-0280-1
ID
Purchase Order
20150608001
Jumlah
2
6
Tanggal
Terima
Reff
102
400
102
400
Tanggal
11/05/2015
Jumlah
3. Pengujian Proses Manual Untuk Goods
Receipt
Pada Tanggal 11 Mei 2015 diterima 2
Unit Drawmer dari pemasok atas ID
Purchase Order 20150505001 dan menerima
3 Unit Cabling set di tanggal 11 Mei 2015.
Tabel 4. Pengujian Proses Manual untuk
Goods Receipt
Keterangan
Goodss Receipt
GR/IR
Goodss Receipt
GR/IR
Tanggal
Invoice
11/05/2015
Tabel 7.Jurnal Atas Transaksi Invoice
Verification
Nama Barang
ID Purchase Order: 20150505001
Nama Supplier: Toko Elektronik
Tgl Purchase Order: 05/05/2015
Nama Barang
Drawmer DS-201
Cabling set
Tanggal
11/05/2015
ID
Invoice
IN-01
Drawmer DS-201
Cabling set
2. Pengujian Proses
Manual
Untuk
Purchase Order
Pada Tanggal 5 Mei 2015 Request untuk
Faiq dan Muhammad di proses Purchase
Order kepeda pihak pemasok yakni Toko
Elektronik.
Tabel 3. Pengujian Proses Manual untuk
Purchase Order
ID
Goodss
Receipt
GR-01
GR-02
Tabel 6. Pengujian Proses Manual untuk
Invoice Verification
Gambar 7. Halaman Tampilan Order
History
462
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Pengujian fungsionalitas Order History
pada aplikasi berhasil mengeluarkan keluaran
sesuai kebutuhan.
7. Pengujian Black Box Testing
Fungsionalitas pada aplikasi ini diujikan
dengan menggunakan metode Black Box
Testing untuk semua form yang memiliki
proses input data, antara lain : request,
purchase order, goods receipt, invoice
verification dan payment processing. Berikut
adalah salah satu Black Box Testing untuk
fungsionalitas Purchase Order.
Tabel 10. Black Box Testing
Fungsionalitas Purchase Order
Nama
field
ID
Supplie/
ID
Request
r
Nama
Barang
Jumlah
Barang/
Total
Barang
Tipe
Masukkan
Keluaran
yang
Diharapkan
Hasil
Keluaran
Kesimpulan
Kosong
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Terisi
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Kosong
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Terisi
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Kosong
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Terisi
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Huruf
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Angka
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Simbol
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Pengujian fungsionalitas
Purchase
Order dilakukan secara black box testing
pada aplikasi bahwa pengujian berhasil
100%.
4.
KESIMPULAN
Aplikasi ini mampu untuk mengelola
kegiatan
pengadaan
barang
dengan
mengadopsi siklus pada ERP sistem, yaitu
pengelolaan Request Pengadaan, Purchase
Order, Kelola Order Monitoring, Goods
Receipt,
Invoice
Verification,
dan
Pembayaran. Pencatatan akuntansi dilakukan
secara simultan dan dapat dilihat dalam
Jurnal Umum. Proses pengadaan dapat
dimonitor oleh pemohon dan penanggung
jawab proses. Proses pengadaan yang
terintegrasi multi-divisi dapat meningkatkan
transparansi dan akuntabilitas perusahaan.
ISBN: 979-26-0280-1
5. REFERENSI
[1] SAP, SCM500 Processes in Procurement.
Germany: SAP AG, 2006.
[2] SAP, SAP01-SAP Fundamental:Participant
Handbook.: SAP AG, 2006.
[3] PK Agrawal, SAP MM Invoice Verification :
Technical Reference And Learning Guide.
Dehli: PHI Learning Pvt. Ltd., 2015.
[4] Anoud I. Bani-Hani, Chris Hinde, and
Thomas W. Jackson, "Economic Benefits of
an ERP System to a Low Tech SME," in
International Conference on Knowledge
Management and Information Sharing,
2012, pp. 285-289.
[5] Jeongwook Khang and Yungmok Yu, "A
Case Study on the Procurement Process
Development in The Public Enterprise
Through ERP Adoption," in International
Public Procurement Conference, vol. 4th,
Seoul, 2010, pp. 6-2.
[6] C. McCue and A. V. Roman, "EProcurement: Myth Or Reality?," in Journal
of Public Procurement, 2012, pp. 212-238.
[7] Adi
Nugroho,
Perancangan
dan
Implementasi
Sistem
Basis
Data.
Yogyakarta: CV Andi Offset, 2011.
[8] Pak-Lok Poon and Yuen Tak Yu,
"Procurement of Enterprise Resource
Planning Systems: Experiences with Some
Hong Kong Companies," in Proceedings of
the 28th International Conference on
Software Engineering, Shanghai, 2006, pp.
561-568.
[9] Gary Shelly and Harry J. Rosenblatt,
Systems Analysis and Design, 9th ed.:
Cangage Learning, 2012.
[10] Irna Yuniar and Magdalena Karismariyanti,
Perancangan Basis Data. Bandung:
Depublish, 2013.
[11] Irna Yuniar and Rini Handayani, "EProcurement Application Design for Micro
and Small Enterprise in Indonesia," in The
International Conference on Engineering
and Applied Science, 2014.
[12] Ehap Sabri, Arun Gupta, and Michael
Beitler, Purchase Order Management Best
Practices.: J. Ross Publishing, 2007.
457
Adopsi Sistem ERP Pada Aplikasi Pengadaan Aset Tetap Pada Sebuah Perusahaan
Media Cetak
Muhammad Faiq Nadhir*), Magdalena Karismariyanti**)
Komputerisasi Akuntansi, Telkom University
E-Mail: *faiqnadhir@students.telkomuniversity.ac.id, **magdalena@tass.telkomuniversity.ac.id2
Abstrak
Aplikasi Pengadaan Aset Tetap adalah aplikasi pengelolaan kegiatan pengadaan dari
proses permintaan barang hingga barang tersebut diterima dengan mempertimbangkan
pencatatan akuntansi. Dari delapan (8) siklus pengadaan (procurement) di salah satu
sistem ERP, yaitu SAP, diadopsi enam (6) proses bisnisnya menjadi sebuah aplikasi.
Pendekatan pengembangan perangkat lunak menggunakan Software Development
Life Cycle dengan metode waterfall. Pemodelan aplikasi menggunakan Unified
Modeling Language. Use Case dan Class Diagram digunakan pada tahap analisis.
Perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram. Tahap
implementasi kode program menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan
Framework Codeigniter dan DBMS MySQL. Pengujian dilakukan dengan cara
membandingkan hasil manual dengan hasil dari aplikasi dengan tujuan pembuatan
sistem tersusun secara sistematis. Aplikasi ini telah diuji dengan menggunakan metode
Black Box Testing. Hasil fungsionalitas aplikasi yang ditawarkan dapat berjalan baik
seperti mampu untuk mengelola kegiatan procurement seperti proses permintaan
barang, purchase order, goods receipt, invoice verification, payment processing dan
mampu melakukan proses monitoring dan persetujuan untuk kegiatan procurement
dan mampu menghasilkan laporan kepemilikan aset dan jurnal akuntansi yang
dihasilkan oleh kegiatan procurement.
Kata kunci: Siklus SAP, Pengadaan, Jurnal Umum, Codeigniter, Web, Sistem
Informasi Akuntansi
1.
PENDAHULUAN
Integrasi menjadi key success factor
untuk perusahaan dalam menghadapi
persaingan
bisnis.
Dukungan
sistem
terintegrasi dengan berbagai proses yang
generik diberikan oleh berbagi vendor sistem
Enterprise Resource Planning (ERP). ERP
dapat mengintegrasikan proses internal [5]
dalam skala perusahaan dengan cakupan luas
[8].
Perusahaan ABC bergerak di bidang
media cetak sejak 2 Febuari 1973.
Perusahaan yang berlokasi di Kalimantan
Barat ini merupakan salah satu media
jaringan dari Jawa Pos Group. Untuk
mendukung pekerjaan, masing-masing divisi
dapat mengajukan kebutuhan barang maupun
peralatan kerja. Divisi Human Resource
Department (HRD) dan Umum sebagai salah
satu divisi yang bertanggung jawab untuk
melakukan proses tersebut. Kebutuhan di tiap
divisi disampaikan melalui telepon, dicatat
ISBN: 979-26-0280-1
secara manual oleh bagian tersebut, dan
divisi yang mengajukan barang perlu
melakukan konfirmasi pemenuhan barang
melalui
telepon.
Proses
pengadaan
membutuhkan waktu satu minggu atau lebih,
tergantung dari nilai nominal transaksi.
Barang dengan nilai di bawah Rp 5.000.000,procurement diproses dalam satu minggu,
sedangkan barang dengan nominal di atas Rp
5.000.000,- membutuhkan waktu lebih dari
satu
minggu.
Proses
pengadaan
membutuhkan pendokumentasian yang baku
atas bukti transkasi proses permintaan,
pembeliaan dan penerimaan barang.
Komunikasi via telepon dengan
frekuensi
tinggi
dari
divisi
yang
membutuhkan barang dengan Divisi HRD
dan Umum berdampak pada produktifitas
kerja. Pendokumentasian dokumen dilakukan
secara fisik atas hasil proses internal atau
eksternal, sehingga proses pencarian data
maupun status pengadaan dan tidak dapat
diketahui secara waktu nyata. Order
458
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
monitoring
via
telepon
dan
pendokumentasian secara fisik tesebut
memang sudah lazim dalam perusahaan
tersebut namun prosesnya kurang efektif.
Selama ini tahapan procurement belum
didukung dengan melibatkan teknologi
secara maksimal sehingga sering timbul
indikasi tidak transparan proses. Manager
HRD dan Umum juga sulit untuk melakukan
monitoring dan persetujuan atas pengadaan
barang secara cepat dan tepat.
Dalam mencapai tujuan supaya proses
pengadaan menjadi lebih efisien, lebih
transparan dengan proses pengadaan terbuka,
diperlukan sistem pengadaan terintegrasi.
Adopsi sistem ERP dapat meminimalkan
biaya operasional [5], namun dalam proses
implementasinya dapat mengeluarkan biaya
yang mahal dan beresiko [8]. Untuk menekan
resiko, diperlukan pemahaman dan kejelasan
proses dan aliran kerja dari berbagai divisi
[4].
2.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan berdasarkan
satu lokasi studi kasus perusahaan yang
belum menggunakan teknologi informasi
pada proses pengadaan barang. Obyek
penelitian ini adlah perusahaan media cetak
di Kalimantan Barat. Penelitian dilakukan
dalam waktu ± enam bulan. Pendekatan
pengembangan perangkat lunak Software
Development
Life
Cycle
(SDLC)
menggunakan metode waterfall dengan
pemodelan object oriented. Unified Modeling
Language digunakan untuk pemodelan object
oriented . Tahapan Waterfall yang digunakan
meliputi analisis kebutuhan: Use Case dan
Class Diagram, desain sistem: Diagram
Relasi Entitas, Pengembangan Sistem dan
Pengujian.
2.1. Siklus Pengadaan Aset Dan Dampak
Pencatatan Akuntansi
Adopsi sistem ERP, perusahaan dapat
memenuhi berbagai kegiatan dalam proses
pengadaan yang berasal dari berbagai divisi
di perusahaan dan dapat meminimalisasi
proses yang tidak diperlukan [5]. Dampak
positif
lainnya
adalah meningkatnya
produktifitas perusahaan [4], meningkatkan
transparansi dan akuntabilitas perusahaan,
dan menekan biaya [6].
ISBN: 979-26-0280-1
Gambar 1. Siklus Pengadaan di SAP
A. Demand of Determination
Proses awal pengadaan, yaitu Demand
of Determination.Aktivitas menentukan
kebutuhan
barang
untuk
memenuhi
kebutuhan pelanggan [11]. Kebutuhan
berasal sistem otomatis dari proses
peramalan penjualan maupun kebutuhan
operasional dimana aktivitas yang proses
internal perusahaan [2].
B. Source Determination
Perusahaan mengirimkan permintaan
penawaran
harga
(Request
For
Quotation/RFQ)
[2]
kepada rekanan
pemasok maupun pemasok baru yang
potensial [11].
C. Supplier Selection
Proses supplier selection memutuskan
pemasok yang memenuhi spesifikasi
kebutuhan pengadaan di perusahaan [11].
Simulasi dari RFQ dapat mempertimbangkan
faktor: kualitas barang, keberlanjutan
penyediaan barang,
ketepatan
waktu
pengiriman, layanan purna jual dan
kemudahan pembayaran [12]. Pemasok yang
tidak dipilih, diinformasikan penolakan atas
RFQ, dan yang diterima ditindahlanjuti
dengan Purchase Order [2].
D. Purchase Order Processing
Proses ini berbentuk pembuatan kontrak
pembelian (Purchase Order/PO) untuk
menyediakan barang/jasa pada waktu yang
telah disepakati.
E. Order Monitoring
Order Monitoring dimulai pada saat PO
dibuat. Proses ini digunakan untuk
menelusuri kegiatan dan tanggal dari rantai
proses procurement. Ketidaktepatan antara
kesepakatan PO dengan proses yang terjadi
dapat
segera
ditindaklanjuti
dengan
perubahan tanggal, pembatalan pesanan,
melakukan PO ulang, maupuan meminta
Goods Receipt ulang.
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
F. Goods Receipt
Beberapa dokumen yang diterima harus
diperiksa seperti surat jalan, salinan resi
pengiriman barang (Bills of Lading),
Inspection Sheet atau Checklist dan salinan
Purchase Order. Secara proses akuntansi
pada saat proses Goodss Receipt diakui
sebagai penerimaan aset dari proses
Purchase Order. [12]
G. Invoice Verification
Verifikasi faktur dilakukan oleh bagian
pembelian dan bagian gudang. Pada
umumnya proses Invoice Verification terjadi
bersamaan dengan proses Goods Receipt,
dimana faktur dapat merepresentasikan
pemenuhan kewajiban poemasok atas
Purchase Order. Secara Proses akuntansi
ketika penerimaan faktur diakui juga
timbulnya Accounts Payable sejumlah
dengan nominal yang tertera pada faktur. [3]
H. Payment Processing
Hasil dari pencatatan ini akan
diserahkan ke bagian keuangan untuk
kemudian dilakukan pembayaran dengan
sebelumnya
membandingkan
dengan
menggunakan metode 2 way matching
membandingkan Invoice dengan laporan
penerimaan barang yang berasal dari bagian
pembelian dan gudang. Proses pembayaran
Purchase
Order
tergolong
kepada
pembayaran utang kepada pemasok. [12]
Hasil dari pencatatan akuntansi dari
proses Goods receipt, Invoice Verification,
Gambar 2 Use Case Diagram
ISBN: 979-26-0280-1
459
dan Payment Processing dapat dilihat pada
tabel I.
Tabel 1. Pencatatan Akuntansi dari Proses
Pengadaan
Trans
Jurnal
aksi
Goods Tang Keterangan Ref D C
Receip
gal
r r
t
dd/m
Goodss
102 x
m/yy
Receipt
x
x
GR/IR
400
x
x
x
Invoic Tang Keterangan Ref D C
e
gal
r r
Verifi dd/m
GR/IR
400 x
cation m/yy
x
x
Accounts
200
x
Payable
x
x
Payme Tang Keterangan Ref D C
nt
gal
r r
Proces dd/m
Accounts
200 x
sing
m/yy
Payable
x
x
Cash
100
x
x
x
Gambar 3 Diagram Relasi Antar Tabel
460
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
3.
PEMBAHASAN
3.1. Analisis Kebutuhan: Use Case dan
Class Diagram
Diagram UML pada tahap analisis ini:
Use Case Diagram (Gambar 2) dan Class
Diagram (Gambar 4) [9]. Use Case Diagram
yang dibuat untuk aplikasi ini dideskripsikan
sebuah interaksi antara satu atau lebih actor.
Gambar 4 adalah Class Diagram yang
dapat mendeskripsikan jenis-jenis objek
dalam sistem dan berbagai macam hubungan
statis yang terdapat diantara mereka.
3.2. Desain Sistem: Diagram Relasi Entitas
Entity Relationship Diagram yang
digunakan dalam perancangan basis data [10].
ERD
tersebut
diimplementasikan
menggunakan MySQL dan menghasilkan 14
tabel yang berasal dari entitas maupun
kardinalitas relasi many-to-many. Diagram
Relasi dari MySQL dapat dilihat pada
gambar 3.
3.3. Pengembangan Sistem dan Pengujian
Aplikasi berbasi web dikembangkan
dengan Codeigniter Version 2 dan
terintergrasi dengan DBMS MySQL.
Codeigniter
memiliki
konsep
pola
pemograman Model View Controller (MVC),
[7]. Berikut ini adalah halaman dashboard
Staff HRD dan Umum yang mengelola
proses pengadaan yang dapat mengakses
menu request, purchase order, goods receipt,
invoice verification dan payment processing.
Gambar 5 Halaman Dashboard Aplikasi
Halaman antar muka dashboard aplikasi
yang telah dibangun dapat dilihat pada
gambar 5. Menu utama pada halaman ini
mengimplementasi
hasil
analisis
fungsionalitas pada pembahasan analisis
kebutuhan.
Gambar 4 Class Diagram
ISBN: 979-26-0280-1
461
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Pengujian
dibuktikan
dengan
membandingkan proses manual dengan
proses yang ada pada aplikasi. Pengujian
aplikasi hanya ditampilkan untuk poin 3, 5
dan 6.
1. Pengujian Proses Manual Untuk Request
Pada tanggal 4 Mei 2015 Faiq
melakukan Request untuk Drawmer DS-201
sebanyak 2 unit untuk kebutuhan siaran
langsung dan Muhammad melakukan
Request Cabling set sebanyak 6 Unit untuk
kegiatan marketing.
Tabel 2 Pengujian Proses Manual Untuk
Request
ID Request
Tgl Request
Pengguna
R-01
R-02
04/05/2015
04/05/2015
Faiq
Nadhir
2
6
ID
Request
Jumlah
Barang
Harga/
Barang
11/05/2015
11/05/2015
R-01
R-02
2
3
20.000.000
500.000
Total
Harga
Barang
40.000.000
1.500.000
Tabel 5. Jurnal Atas Transaksi Goods
Receipt
11/05/2015
Debit
40.000.000
1.500.000
-
Total
Invoice
43.000.000
Keterangan
GR/IR
Accounts
Payable
Reff
400
Debit
43.000.000
Kredit
-
200
-
43.000.000
5. Pengujian Proses
Manual
Untuk
Pembayaran
Pada tanggal 15 Mei 2015 dilakukan
pembayaran untuk Invoice atas ID Invoice
IN-01 dengan Total 43.000.000
Tabel 8. Pengujian Proses Manual untuk
Pembayaran
ID
Pembayaran
PY-01
Tanggal
Pembayaran
15/05/2015
ID
Invoice
IN-01
Total
Pembayaran
43.000.000
Tabel 9. Jurnal Atas Transaksi
Pembayaran
Tanggal
15/05/2015
Keterangan
Accounts
Payable
Cash
Reff
Debit
400
43.000.000
Kredit
-
200
-
43.000.000
Pengujian manual Tabel IX menghasilkan
jurnal seperti gambar 6.
Gambar 6 Pengujian Jurnal atas Transaksi
Pembayaran
Pengujian
fungsionalitas
Payemnt
Processing
pada
aplikasi
berhasil
mengeluarkan keluaran yang sama antara
manual dan aplikasi, serta menampilkan
Jurnal Payemnt Processing.
6. Pengujian Proses Manual Untuk Order
History
Berikut adalah History atas Request yang
telah di Request oleh pemohon terdapat pada
Gambar 7.
Kredit
40.000.000
1.500.000
4. Pengujian Proses Manual Untuk Invoice
Verification
Pada Tanggal 11 Mei 2015 Menerima
Invoice untuk Purchase Order dari ID
20150608001 sebesar 43.000.000 dari
pemasok.
ISBN: 979-26-0280-1
ID
Purchase Order
20150608001
Jumlah
2
6
Tanggal
Terima
Reff
102
400
102
400
Tanggal
11/05/2015
Jumlah
3. Pengujian Proses Manual Untuk Goods
Receipt
Pada Tanggal 11 Mei 2015 diterima 2
Unit Drawmer dari pemasok atas ID
Purchase Order 20150505001 dan menerima
3 Unit Cabling set di tanggal 11 Mei 2015.
Tabel 4. Pengujian Proses Manual untuk
Goods Receipt
Keterangan
Goodss Receipt
GR/IR
Goodss Receipt
GR/IR
Tanggal
Invoice
11/05/2015
Tabel 7.Jurnal Atas Transaksi Invoice
Verification
Nama Barang
ID Purchase Order: 20150505001
Nama Supplier: Toko Elektronik
Tgl Purchase Order: 05/05/2015
Nama Barang
Drawmer DS-201
Cabling set
Tanggal
11/05/2015
ID
Invoice
IN-01
Drawmer DS-201
Cabling set
2. Pengujian Proses
Manual
Untuk
Purchase Order
Pada Tanggal 5 Mei 2015 Request untuk
Faiq dan Muhammad di proses Purchase
Order kepeda pihak pemasok yakni Toko
Elektronik.
Tabel 3. Pengujian Proses Manual untuk
Purchase Order
ID
Goodss
Receipt
GR-01
GR-02
Tabel 6. Pengujian Proses Manual untuk
Invoice Verification
Gambar 7. Halaman Tampilan Order
History
462
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Pengujian fungsionalitas Order History
pada aplikasi berhasil mengeluarkan keluaran
sesuai kebutuhan.
7. Pengujian Black Box Testing
Fungsionalitas pada aplikasi ini diujikan
dengan menggunakan metode Black Box
Testing untuk semua form yang memiliki
proses input data, antara lain : request,
purchase order, goods receipt, invoice
verification dan payment processing. Berikut
adalah salah satu Black Box Testing untuk
fungsionalitas Purchase Order.
Tabel 10. Black Box Testing
Fungsionalitas Purchase Order
Nama
field
ID
Supplie/
ID
Request
r
Nama
Barang
Jumlah
Barang/
Total
Barang
Tipe
Masukkan
Keluaran
yang
Diharapkan
Hasil
Keluaran
Kesimpulan
Kosong
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Terisi
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Kosong
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Terisi
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Kosong
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Terisi
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Huruf
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Angka
Berhasil
disimpan
Tersimpan
Berhasil
Simbol
Muncul
kesalahan
Tampil
pesan
kesalahan
Berhasil
Pengujian fungsionalitas
Purchase
Order dilakukan secara black box testing
pada aplikasi bahwa pengujian berhasil
100%.
4.
KESIMPULAN
Aplikasi ini mampu untuk mengelola
kegiatan
pengadaan
barang
dengan
mengadopsi siklus pada ERP sistem, yaitu
pengelolaan Request Pengadaan, Purchase
Order, Kelola Order Monitoring, Goods
Receipt,
Invoice
Verification,
dan
Pembayaran. Pencatatan akuntansi dilakukan
secara simultan dan dapat dilihat dalam
Jurnal Umum. Proses pengadaan dapat
dimonitor oleh pemohon dan penanggung
jawab proses. Proses pengadaan yang
terintegrasi multi-divisi dapat meningkatkan
transparansi dan akuntabilitas perusahaan.
ISBN: 979-26-0280-1
5. REFERENSI
[1] SAP, SCM500 Processes in Procurement.
Germany: SAP AG, 2006.
[2] SAP, SAP01-SAP Fundamental:Participant
Handbook.: SAP AG, 2006.
[3] PK Agrawal, SAP MM Invoice Verification :
Technical Reference And Learning Guide.
Dehli: PHI Learning Pvt. Ltd., 2015.
[4] Anoud I. Bani-Hani, Chris Hinde, and
Thomas W. Jackson, "Economic Benefits of
an ERP System to a Low Tech SME," in
International Conference on Knowledge
Management and Information Sharing,
2012, pp. 285-289.
[5] Jeongwook Khang and Yungmok Yu, "A
Case Study on the Procurement Process
Development in The Public Enterprise
Through ERP Adoption," in International
Public Procurement Conference, vol. 4th,
Seoul, 2010, pp. 6-2.
[6] C. McCue and A. V. Roman, "EProcurement: Myth Or Reality?," in Journal
of Public Procurement, 2012, pp. 212-238.
[7] Adi
Nugroho,
Perancangan
dan
Implementasi
Sistem
Basis
Data.
Yogyakarta: CV Andi Offset, 2011.
[8] Pak-Lok Poon and Yuen Tak Yu,
"Procurement of Enterprise Resource
Planning Systems: Experiences with Some
Hong Kong Companies," in Proceedings of
the 28th International Conference on
Software Engineering, Shanghai, 2006, pp.
561-568.
[9] Gary Shelly and Harry J. Rosenblatt,
Systems Analysis and Design, 9th ed.:
Cangage Learning, 2012.
[10] Irna Yuniar and Magdalena Karismariyanti,
Perancangan Basis Data. Bandung:
Depublish, 2013.
[11] Irna Yuniar and Rini Handayani, "EProcurement Application Design for Micro
and Small Enterprise in Indonesia," in The
International Conference on Engineering
and Applied Science, 2014.
[12] Ehap Sabri, Arun Gupta, and Michael
Beitler, Purchase Order Management Best
Practices.: J. Ross Publishing, 2007.