Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Ke

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

Daftar Isi

Daftar Isi______________________________________________________________________1
BAB I________________________________________________________________________2
PENDAHULUAN______________________________________________________________2
A. Latar Belakang____________________________________________________________2
B. Rumusan Masalah_________________________________________________________3
C. Tujuan__________________________________________________________________4
D. Manfaat_________________________________________________________________4
BAB II_______________________________________________________________________5
INSTANSI____________________________________________________________________5
BAB III_______________________________________________________________________7
PEMBAHASAN________________________________________________________________7
A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_____________________________7
B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan Tembalang______________________________8
C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang_________________________________9
D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang____________________________________10
E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang___________________________________11
F.

Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang_________________________11

G. Pemberkasan di Kelurahan Tembalang________________________________________12
H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang_________________________12
I.

Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di Kelurahan Tembalang___13

J.

Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan Tembalang_________________________13

BAB IV______________________________________________________________________15
PENUTUP___________________________________________________________________15
A. Kesimpulan_____________________________________________________________15
B. Saran__________________________________________________________________15

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Lampiran_____________________________________________________________________16

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pekerjaan kearsipan menjadi suatu kebutuhan dan keharusan yang perlu diperhatikan oleh
setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip tercipta seiring berjalannya aktivitas
instansi bersangkutan. Semakin besar instansi maka arsip yang tercipta pun semakin banyak.
Permasalahan yang terkait dengan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan tentunya semakin
kompleks, sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang tepat. Permasalahan pengelolaan
kearsipan tidak hanya menjadi milik organisasi besar saja, melainkan juga organisasi kecil,
misalny di orgnissi tingkat pemerintah desa yang memiliki tanggungjawab pelayanan kepada
masyarakat yang permintaannya tidak mengenal waktu / jam kerja. Buruknya pengelolaan arsip
di desa pasti akan menjadi kendala keterlambatan
proses Kegiatan pengelolaan arsip harus dikelola berdasarkan Undang-undang kearsipan

atau sesuai dengan aturan instansi, seperti arsip dinamis , merupakan arsip yang masih digunakan
oleh suatu instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan
keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis
digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar
5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi
arsip statis.
Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang
mencakup masa penyimpanan, Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada
Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh
berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundangundangan.
Kegiatan kearsipan di kelurahan Tembalang, Kecamatan Tembalang, Semarang, dikelola
oleh bagian staf yang berwenang memegang peranan yang sangat penting dalam menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua arsip yang dibutuhkan.
Arsip yang disimpan dikelurahan Tembalang berupa hardfile atau koleksi yang tercetak.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
.

Pengelolaan arsip yang dilakukan sekarang masih bersifat manual dan dianggap sudah

cukup baik, tidak menggunakan bantuan computer. Hal ini yang membuat pemborosan pada
ruangan tempat penyimpanan arsip.
Petugas menyimpan bermacam-macam arsip dan telah dikelompokkan berdasarkan
subjeknya, kemudian disusun dalam folder arsip (ordner). Masing-masing ordner diberi nomor
dengan tujuan untuk mempermudah dalam pencarian arsip yang disusun dalam lemari arsip.
Penomoran yang dilakukan juga masih kurang jelas, ordner diberi nomor berdasarkan tanggal
surat masuk.
Kapasitas lemari arsip yang terbatas berbanding terbalik dengan banyaknya jenis arsip
yang ada. Dibuktikan dengan ditemukannya beberapa arsip yang belum disusun ke dalam ordner
khusus, dan tidak diletakkan di dalam lemari arsip. Hal itu mengakibatkan adanya
ketidakteraturan atas penataan ordner di TU. Sehingga menyulitkan dalam temu balik informasi
yang kapan saja dibutuhkan.

B. Rumusan Masalah
Dalam penyusunan Makalah Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Semarang ini, Penulis memiliki beberapa rumusan masalah, diantaranya sebagai berikut;
a. Bagaimana pemahaman objek (Kelurahan Tembalang Semarang) secara umum?
b. Bagaimana pemahaman jenis kegiatan rutin organisasi di Kelurahan Tembalang

Semarang?
c. Menganalisis bagaimana prosedur kerja kegiatan rutin di kelurahan tembalang semarang?
d. Bagaimana mengidentifikasi arsip di Kelurahan Tembalang Semarang?
e. Bagaimana pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang Semarang?
f. Bagaimana pembentukan struktur file induk di Kelurahan Tembalang Semarang?
g. Bagaimanan penentuan sistem klasifikasi penyimpanan di Kelurahan Tembalang
Semarang?

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
C. Tujuan
Tujuan dilakukannya penyusunan makalah mengenai perancangan system kearsipan di
Kelurahan Tembalang guna
a. Mengetahui pemahaman objek (kelurahan Tembalang Semarang) secara umum.
b. Mengetahui pemahaman jenis prosedur kerja rutin organisasi di Kelurahan
Tembalang Semarang.
c. Mengetahui prosedur kerja kegiatan rutin di Kelurahan Tembalang Semarang.
d. Mengetahui pengidentifikasian arsip di Kelurahan Tembalang Semarang.
e. Mengetahui pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang Semarang.

f.

Mengetahui pembentukan struktur file di Kelurahan Tembalang Semarang.

g. Mengetahui penentuan system klasifikasi penyimpanan di Kelurahan Tembalang
Semarang.
D. Manfaat
Dengan adanya tugas penyusunan makalah mengenai Perancangan Sistem Kearsipan ini
diharapkan mahasiswa bisa menganalisis bagaimana merancang sistem kearsipan pada sebuah
instansi. Selain itu tugas penyusunan makalah mengenai perancangan sistem kearsipan ini pada
suatu instansi membuat mahasiswa bisa mengetahui kelebihan maupun kekurangan dari suatu
sistem kearsipan di tempat tersebut, sehingga bisa memberikan solusi untuk mengatasi masalah
atau kekurangan dengan baik.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

BAB II
INSTANSI

a. Nama organisasi/unit: Kelurahan Tembalang Semarang
b. Alamat organisasi/unit: Jalan Banjar Sari no 35
c. Bidang usaha di Kelurahan Tembalag ini adalah memberikan layanan kepada masyarakat
terkait mengenai kependudukan, pertanahan, perkawinan dan lain-lain.
d. Sifat kegiatan di Kelurahan Tembalang adalah rutin karena kelurahan tembalang setiap
hari memberika jasa pelayanan kepada masyarakat yang bermukim di sekitar kelurahan
tembalang. Meliputi :
e. Produk/jasa yang diberikan oleh Kelurahan Tembalang adalah jasa pelayanan
masyarakat. Target pasar atau warga yang mendapat pelayanan dari Kelurahan
Tembalang adalah warga yang tinggal di sekitar tembalang meliputi 11 Desa yang ada.
f. Personalia (Struktur organisasi) dan job kerja

LURAH
Margono S,Sos

KEL.JABATAN FUNGSIONAL

SEKRETARIS LURAH
Agus Suryanto S.Sos, M.M

STAFF

KASI PEMBANGUNAN
Ali Widiyanto S.Sc

KASI PEMERINTAHAN
SriMis Astuti S.E

KASI KESOS
Tedjo Susanto S.H

KASI TRANTIBUM
Purboyo Wahyu Suwono

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro STAFF
Semarang
Sugiyarto

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

g. Sarana operasional yang digunakan itu meliputi:
 Lemari arsip
 Rak Arsip
 komputer
 Map Arsip

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang

Prosedur kerja yang dilakukan dalam menjalankan fungsi organisasi, contohnya prosedur
pembelian barang, prosedur penyimpanan barang, prosedur penjualan dan lain-lain. Prosedur
kerja dilakukan sesuai organisasi yang ada. Seperti prosedur kerja yang ada pada Kelurahan
Tembalang ini meliputi prosedur kerja penyimpanan dokumen karena yang Penulis ambil adalah
penyimpanan barang berupa arsip. Prosedur penyimpanan dokumen pada Kelurahan Tembalang
meliputi :
1. Input

: surat/ dokumen yang masuk bisa berupa surat perizinan usaha, nikah,

pindah dan lain-lain.
2. Proses

: disini surat atau dokumen yang masuk diproses menurut fungsi masing-

masing. Misalnya surat perizinan izin usaha masuk kebagian staf yang bertanggung
jawab sesuai dengan tanggung jawab mereka.
3. Penyimpanan : disini surat/dokumen yang masuk diarsipkan dan disimpan oleh masingmasing bagian yang menerima surat/dokumen yang ada.
Analisa pemahaman prosedur kerja arsip pada kelurahan tembalang
Prosedur kerja arsip dikeluranhan tembalang yaitu adanya input, proses, dan penyimpanan.
Disini penulis akan mencoba untuk mengganalisa prosedur arsip yang ada di kelurahan
tembalang.
1. Input :
Surat/dokumen yang masuk diteliti guna untuk mengetahui untuk siapa dokumen/surat itu
ditunjukkan misalnya kepada lurah, Setelah sudah diketahui untuk siapa surat/dokumen itu
ditunjukkan maka tahap kerja arsip kelurahan tembalang dilanjutkan ketahap selanjutnya yaitu
pemprosesan.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
2. proses
Surat/ dokumen yang sudah diketahui untuk siapa surat/dokumen itu ditunjukkan maka
akan diproses oleh masing-masing penerima surat/dokumen tersebut. Staf tersebut akan mencatat
surat tersebut dalam buku suarat masuk , serta menuliskan jenis surat dan tanggal masuknya.
3. penyimpanan
Setelah surat ataupun dokumen sudah diproses oleh pejabat yang menerima surat atau dokumen
tersebut, surat atau dokumen tersebut menjadi arsip yang disimpan oleh masing-masing penerima
surat ataupun pejabat yang menerima.

B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan Tembalang
Kegiatan utama kearsipan di Kelurahan Tembalang adalah :
 Penciptaan Arsip
Kegiatan Penciptaan arsip di Kelurahan Tembalang bisa berupa mengenai pembuatan
surat pengantar untuk kecamatan setempat, pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM),
pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga, surat keterangn, BLT, Surat
Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan kependudukan, Surat nikah, surat
cerai, surat thalaq, surat rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah penduduk
data perekonomian, data keagamaaan, arsip pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.
 Kegiatan Penyimpanan Arsip dan Temu Kembali
Kegiatan penyimpanan arsip di Kelurahan Tembalang masih sangat manual. Arsip-arsip
yang masuk akan disimpan sesuai dengan subjek. Uniknya penyimpanan Arsip di Kelurahan
Tembalag ini disimpan sendiri-sendiri oleh pegawai yang bekerja di Kelurahan Tembalang
sesuai dengan kewenangan mereka setelah di catat dibagian pencatatan surat.
 Kegiatan Penyelamatan

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Kegiatan penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang tergolong masih biasa saja. Arsip
yang masuk akan di rawat seperti berkas-berkas yang lain. Tidak ada kegiatan khusus dalam
kegiatan penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang.
 Kegiatan Penyusutan
Kegiatan penyusutan di Kelurahan Tembalang dilakukan kira-kira sekitar lima tahun
sekali. Namun menurut keterangan dari narasumber, selama beliau bekerja di Kelurahan
Tembalang belum pernah melihat ataupun melakukan kegiatan penyusutan arsip sehingga tidak
bisa memberikan keterangan lebih lanjut mengetahui kegiatan penyusutan arsip.
 Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang
Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang ada beberapa acara seperti pelatihan
kearsipan yang dilakukan oleh mahasiswa D3 Kearsipan Universitas Diponegoro kepada
pegawai Kelurahan Tembalang pada waktu tertentu. Selain itu kegiatan penunjang lainnya
seperti penyuluhan kesehatan dan lain-lain. untuk mendapatkan dana tambahan dalam pegelolaan
kearsipan maka dibuat aturan dalam tambahan biaya administrasi bagi masyarakat dalam
pembuatan dokumen yang dikelola oleh staf di kelurahan Tembalang yang membutuhkan
dokumen-dokumen penting .
C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang
Analisa prosedur kerja dilakukan dalam beberapa tahap yaitu :
1. menentukan nama sub aktivitas, yaitu aktivitas yang dilakukan , seperti pencatatan
surat masuk dan surat keluar yang ada, petugas melakukan penataan, penyusutan ,
penyimpanan dan kegiatan lainnya sesuai dengan prosedur yang ada.
2. menguraikan tentang pelaksanaan sub aktivitas, pencatatan surat masuk surat keluar
harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan instasni kelurahan Tembalang,
misalnya penentuan jadwl kegiatan, dokumen yang ditangani, jumlah arsip yang
ditangani, keadaan fisik dokumn, arsip yang akan diseleksi dan dimusnahkan,
3. pihak yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur kerja adalah staf yang berwenag
menangani surat masuk dan keluar sesuai dengan divisi mereka masing-masing,
misalnya bapak Keso bagian kesejahteraan social, maka dokumen yang ditangani

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
adalah yang berhubungan dengan kesejahteraan social, seperti surat keterangan tidak
mampu untuk mengurus beasiswa para pelajar, pajak bumu dan bangunan, dan lainya.
4. Periode pelaksanaa aktivitas di kelurahan Tembalang tidak terjadwal karena belum
adanya aturan atau pedoman serta staf yang ahli dalam megurusi dokumen dan
kearsipan.
5. Faktor yang mempengaruhi pengembangan aktivitas di kelurahan Tembalang tidak
ada hambatan , karena prosedur kerja yang sederhana dan tidak memerlukan surat
ijin, dana atau aturan yang ketat

D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang
 Arsip Masuk
Arsip yang masuk di Kelurahan Tembalang di catat oleh Pak Ali Widiyanto sebagai staf
yang bertanggungjawab, di dalam buku masuk akan dicatat jenis dokumen serta penanggalan
saat surat masuk kemudian arsip atau surat yang masuk akan diserahkan kepada yang dituju
stelah itu akan disimpan oleh pegawai yang berwenang yang dalam subjek arsip tersebut.
 Arsip yang Dibuat
Arsip yang dibuat di kelurahan Tembalang meliputi arsip peratura undang-undang, Perda,
surat edaran, peraturan bupati, peraturan desa, pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu
(SKTM), pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga, surat keterangn, BLT,
Surat Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan kependudukan, Surat nikah,
surat cerai, surat thalaq, surat rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah
penduduk data perekonomian, data keagamaaan, arsip pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.
Arsip yang dibuat dicatat dalam bentuk table agar mudah ditemubalik kembali, formulir
tersebut berisi :
-

Nama sub aktivitas, yaitu pencatatan dokumen yang masuk

-

Nama dokumen sebagai penunjang yang diperlukan untuk setiap aktivitas , yaitu
mencatat nama dokumen yang akan dikelola

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
-

Menentukan bentuk dokumen, missal ukuran dokumen, isi dokumen

-

Pencatatan jumlah dokumen yang dicatat.

E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang
Struktur file induk atau susunan dari file-file yang akan disimpan diurutkan berdasarkan
tingkat tertinggi ke tingkat terendah seperti :
1. Struktur / klasifikasi utama
Arsip disusun bedasarkan subjek-subjek yang ada, misalnya jika ada seseorang yang
mengurus surat keterangan pindah, maka arsip akan disimpan dalam subyek
Kependudukan serta diberi penomoran.
2. Sub-struktur
Yaitu klasifikasi dari masing-masing struktur utama, atau struktur yang rincian agak
sempit, misalnya disimpan berdasarkan tanggal masuk arsip.

F. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang
Klasifikasi arsip di kelurahan Tembalang di kelompokkan berdasarkan subjeknya,
kemudian arsip tersebut dimasukkan kedalam map yang sesuai dengan kodenya untuk disimpan
di lemari arsip masing-masing pejabat yang terkait.

G. Pemberkasan di Kelurahan Tembalang
Pemberkasan atau Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan
dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode
klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan
dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
Berkas arsip dikelompokan berdasarkan subyek arsipnya, misal :
 Nama berkas

: arsip kependudukan

Arsip harus diberi nama agar mudah mencarinya, Jadi di depan map arsip dituliskan arsip
kependudukan Kelurahan Tembalang yang diberi keterangan berdasarkan nama desa
tertentu
 Arsip penunjang aktivitas

: arsip Akta kelahiran desa tertentu

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Arsip penunjang adalah arsip tambahan berupa surat keterangan , misal gaji, keuangan,
karyawan,
 Pola pencarian kembali

: berdasarkan subyek yang telah dibuat.

Untuk memudahkan temu balik informasi arsip maka dibuat suatau aturan yang berjalan
kontinue, di kelurahan Tembalang, arsip dokumen diklasifikasikan berdasarkan subyek.
Tujuanya agar memudahkan karyawn menemukan arsip yang dibutuhkan suatu saat.

H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang
a. Penentuan Klasifikasi Dokumen
1. Penentuan Struktur/ klasifikasi utama, Sistem pengklasifikasian arsip dikelurahan
Tembalang yang digunakan adalah sistem subjek. Untuk dapat melaksanakan
sistem pengklasifikasian ini, maka staf kelurahan menentukan lebih dulu masalah
atau kegiatan apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam kegiatan kearsipan.
Kegiatan-kegiatan

tersebut

dikelompokkan

menjadi

satu

masalah

pokok

selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan subjek.misalnya subyek kependudukan
kelurahan Tembalang.
2. Penentuan substruktur / sub klasifikasi dan pemberian kode sub struktur. Sub
struktur dikelola berdasarkan subyek utama menjadi sub subyek dalam
memudahkan temu balik dokumen , misalnya subjek yang ada adalah
kependudukan , maka sub subyeknya adalah dokumen kartu keluarga, KTP, akte.,
dan lainya.
3. Penentuan sub struktur/sub klasifikasi dan pemberian kode sub struktur. Sub
Klasifikasi di kelola berdasarkan subyek besar, menjadi sub subyek untuk
memudahkan dalam temu balik dokumen, misalnya, subyek yang ada adalah
kependudukan , maka sub subyek adalah akte kelahiran , kartu keluarga, akte nikah
dan lainnya.
b. Penentuan Tempat Penyimpanan Dokumen
Tempat penyimpanan dokumen di kelurahan Tembalang di simpan dilemari oleh
masing-masing pejabat terkait sesuai dengan subjek tertentu setelah arsip yang masuk
dicatat oleh Pak Ali sebagai pejabat yang bertanggung jawab arsip masuk dan arsip
keluar.
SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
c. Pengkaplingan Tenpat Penyimpanan
Pengkaplingan tempat penyimpanan di Kelurahan Tembalang disimpan sampai lima
tahun kedepan. Namun dokumen yag ada di Kelurahan Tembalang tidak pernah
dihitung sehingga Kelurahan Tembalang tidak mengetahui jumlah arsip yang
diciptakan atau arsip yang diterima.

I. Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di Kelurahan
Tembalang
Di kelurahan Tembalang, arsip yang sudah ada belum ada terjadinya penyusutan arsip ,
karena dokumen masih sedikit, belum memenuhi 5 lemari yang tersedia. Jenis dokumen yaitu
kertas dengan ukuran rata-rata A4 dan kertas legal.

J. Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan Tembalang
Label diberikan pada map-map yang berjudulkan subyek dan penomoran berdasarkan
surat masuk, di depan lemari juga disediakan label untuk memudahkan akses pencarain dan temu
balik dokumen yang dibutuhkan.
-

Guide, diberikan pada masing-masing laci yang tersedia serta daftar file di masingmasing map yang ada.
Dibawah ini ada contoh pelabelan dan guide :

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam pengelolaan kearsipan di kelurahan Tembalang masih menggunakan sistem
manual sehingga belum terorganisir dengan baik, meskipun begitu menurut mereka sudah cukup
baik karena tidak adanya staff yang ahli dalam bidang kearsipan ini di Kelurahan Tembalang.
Pengelompokkan yang didasarkan pada klasifikasi subjek, menurut para staff Kelurahan
Tembalang membuat dokumen arsip mudah ditemukan.

B. Saran
Agar arsip di Kelurahan Tembalang dapat dikelola dengan baik dan mendapatkan
manfaat yang lebih maka diperlukan pelatihan dalam perancangan kearsipan misalnya melalui
pelatihan kepada staff yang bertanggung jawab dalam proses pengarsipan, agar pengetahuan
mereka bertambah dan dapat mengelola arsip di kantor mereka dengan baik sesuai dengan yang
diharapkan.

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang
Lampiran

GBR 1 : Foto bersama narasumber : bapak Ali (dok. Chilman)

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang

Tugas Kelompok Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang

SI-Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Univeritas Diponegoro Semarang