manajemen proyek pada proyek pengembanga (10)
“mengestimasi biaya dan waktu
proyek”
Makalah Manajemen Proyek
Tugas ini disusun untuk memenuhi tugas terstruktur matakuliah manajemen proyek
Oleh
Kelompok 6
Garit suhendra
135030201111031
Ranu Nugraha
135030201111096
Ridwan Fajar Budi Santoso 135030201111005
ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2015
Jalan MT. Haryono 163 Malang / telp(0341) 553737 kodepos65145
Website ;http://fia.ub.ac.id /email :[email protected]
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah manajemen
proyek yang berjudul :
Mengestimasi waktu dan biaya proyek
Kami menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini masih banyak kesalahan
berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak untuk itu dalam kesempatan ini kami menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang turut membantu dalam penyusunan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan serta penyusunan makalah ini masih
dari jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, kami
telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat
selesai dengan baik dan tepat waktu, oleh karenanya kami dengan segenap kerendahan hati
serta tangan terbuka menerima kritik konstruktif dan saran guna penyempurnaan makalah ini.
Akhirnya penyusun berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi seluruh
pembaca.
Malang , 15 September 2015
Penyusun
1.1. Latar Belakang
Estimasi biaya memegang peranan penting dalam penyelenggaraan proyek.
Kegiatan estimasi adalah salah satu proses utama dalam mengetahui besarnya dana yang
ryang cukup besar. Ketidaktepatan yang terjadi dalam penyediaannya akan berakibat
kurang baik pada pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Bagi pemilik proyek
(owner), estimasi biaya diperlukan sebagai pegangan dalam menentukan
kebijakan yang dipakai untuk menentukan besarnya investasi yang harus
dilaksanakan.
Hal yang tidak kalah penting didalam suatu pelaksanaan proyek adalah apa yang
disebut manajemen proyek dan manajemen konstruksi yang diterapkan pada seluruh tahapan
proyek dimulai dari perancangan, perencanaan dan desain, sampai pada pelaksanaannya.
Dalam pelaksanaan praktik sebuah proyek dibutuhkan beberapa macam
estimasi yang berbeda didasarkan pada tujuan penggunaan dan peruntukannya, fungsi
estimasi sendiri untuk :
–
Mendukung keputusan yg baik
–
Menjadwalkan pekerjaan
–
Menentukan berapa lama proyek perlu dilakukan dan berapa biayanya
–
Menentukan apakah proyek layak dikerjakan
–
Mengembangkan kebutuhan arus kas
–
Menentukan seberapa baik kemajuan proyek
–
Menyusun anggaran time phased dan menetapkan baseline proyek.
Agar estimasi biaya dapat berjalan dengan baik maka di perlukan manajemen waktu
yang dapat mendukung jalannya suatu proyek, manajemen waktu di gunakan untuk melihat
berapa lama proyek tersebut dapat terselesaikan secara tepat (memenuhi target), karena
dengan bertambahnya durasi akan menambah biaya yang di gunakan untuk menyelesaikan
proyek.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas maka
dapat dirumuskan pokok permasalahan yaitu:
o bagaimana melakukan estimasi biaya yang baik
o bagaimana cara memanjemen waktu agar dapat mencapai target
o apa hubungan antara estimasi biaya yang baik dengan manajemen waktu.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apa korelasi antara estimasi biaya yang di
gunakan dengan waktu yang di butuhkan dalam menyelesaikan proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
ESTIMASI DAN PENGANGGARAN BIAYA PROYEK
Salah satu hal penting dalam pembuatan proposal proyek adalah estimasi dan
penganggaran. Penting karena jika estimasi biaya dilakukan dengan dengan kurang hati-hati
sehingga menghasilkan perkiraan biaya yang terlalu tinggi, maka akan berakibat perusahaan
akan kalah bersaing dengan perusahaan lain yang menawarkan harga lebih rendah dengan
kualitas yang sepadan. Sebaliknya bila estimasi biaya yang dilakukan ternyata terlalu rendah,
maka meski menang dalam tender namun dalam pelaksanaannya dapat mengalami kesulitan
pendanaan yang dapat berujung pada tidak selesainya proyek dan kehilangan kepercayaan
dari mereka yang memberi proyek.
ESTIMASI BIAYA
Estimasi biaya adalah penghitungan kebutuhan biaya yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan sesuai dengan persyaratan atau kontrak.
Dalam melakukan estimasi (perhitungan) biaya diperlukan:
– Pengetahuan dan keterampilan teknis estimator, seperti membaca gambar, melakukan
estimasi
(perhitungan), dll.
– Personal judgement berdasarkan pengalaman estimator.
Estimasi biaya harus sudah dilakukan sejak tahap konsepsi proyek. Dengan demikian
perkiraan biaya proyek dapat dilakukan dengan baik sehingga menghasilkan estimasi biaya
yang akurat. Artinya estimasi biaya tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tidak mampu
bersaing dengan perusahaan lain dalam tahap tender, atau tidak terlalu rendah yang meski
dapat memenangkan tender namun ujungnya mengalami kesulitan pendanaan karena
diangarkan kurang. Terkadang perkiraan biaya yang rendah dilakukan dengan sengaja untuk
maksud sekedar memenangkan tender. Setelah tender dimenangkan, kemudian dilakukan
negosiasi dengan klien untuk memperbesar nilai proyek. Yang demikian ini disebut buy in.
Praktek seperti ini beresiko dan tidak etis, namun banyak dilakukan yang berujung pada
korupsi.
Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun angaran dan menjadi dasar untuk
mengevaluasi performance proyek. Evaluasi dilakukan dengan embandingkan tingkat
pengeluaran aktual dengan tingkat pengeluaran yang dianggarkan.. Dengan demikian tanpa
estimasi yang baik, maka akan menyulitkan evaluasi yang efektif dan efisien.
Memperkirakan biaya proyek relatif sulit dibanding memperkirakan biaya untuk
kegiatan yang sudah rutin dilakukan. Perkiraan biaya untuk kegiatan rutin dapat dibuat
dengan sekedar menambah y% dari anggaran tahun lalu. Tidak demikian dengan perkiraan
biaya pekerjaan proyek.
Estimasi biaya untuk pekerjaan yang sifatnya renovasi atau adaptasi bisa didasarkan
pada pekerjaan serupa yang pernah dilakukan, akan tatapi untuk pekerjaan yang bersifat
pengembangan dan belum pernah ada pekerjaan serupa di masa lalu, maka estimasi benarbenar menjadi suatu pekerjaan yang kritikal.
Setidaknya ada tiga pendekatan pokok dalam memperkirakan biaya dilihat dari cara
pengumpulan informasi, yaitu:
1. Perkiraan Biaya secara top-down
Dalam pendekatan ini, manajer puncak memperkirakan biaya seluruh proyek, Selanjutnya,
gambaran umum estimasi proyek tersebut diberikan kepada manajer di bawahnya untuk
melakukan estimasi biaya untuk paket kerja yang lebih kecil yang menjadi bagian dari
keseluruhan pekerjaan proyek. Hal ini dilakukan sampai pada level manajer tingkat paling
bawah. Batasan estimasi biaya untuk manajer tingkat lebih bawah adalah bahwa mereka tidak
bisa mengusulkan eatimasi biaya yang lebih besar dari yang sudah diperkirakan oleh manajer
di atasnya.
2. Perkiraan Biaya secara Bottom Up
Pada pendekatan ini, pertama-tama yang dilakukan adalah merinci pekerjaan proyek menjadi
pekerjaan-pekerjaan yang lebih detail. Selanjutnya, orang-orang yang terlibat dalam
pengerjaan paket kerja diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu
untuk penyelesaian suatu paket pekerjaan. Pendekatan Bottom Up ini jarang digunakan
karena riskan dari sudut pandang manajer puncak. Ada kecenderungan kekurangpercayaan
manajer puncak terhadap bawahannya yang mungkin akan melebih-lebihkan (mark-up)
perkiraan biaya yang diperlukan untuk menjamin keberhasilan di departemennya masingmasing.
3. Kombinasi Top Down dan Bottom Up
Pendekatan ini merupakan pendekatan yang banyak digunakan dalam mengestimasi biaya.
Pada pendekatan ini, manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk mengajukan
usulan perkiraan biaya pekerjaan.. Selanjutnya bawahwan tersebut menyampaikan
permintaan manajer tingkat atas tersebut ke tingkat yang lebih bawah melalui departemen,
devisi, seksi sampai subeksi . Usulan dari bawah tersebut selanjutnya dikumpulkan. Saat
meminta usulan perkiraan biaya dari bawahannya, manajer puncak memberi catatan tntang
batasan-batasan yang diperbolehkan dalam memperkirakan biaya, baik menyangkut jumlah
maupun prioritas pekerjaan. Dengan demikian ketika bahawan mengajukan usulan perkiraan
biaya, maka catatan dari manajer puncak telah menjadi pertimbangan.
Pembengkakan Biaya
Dalam banyak hal, semakin besar ukuran proyek, maka semakin besar pula potensi
terjadi pembengkakan biaya. Berikut beberapa penyebab terjadinya pembengkakan biaya:
1. Informasi kurang akurat
Rendahnya akurasi perkiraan biaya dapat menyebabkan terjadinya pembengkakan biaya
karena perkiraan biaya ternyata jauh lebih rendah daripada kenyataannya. Demikian juga,
adanya ketidakpastian kondisi dapat membuat biaya pekerjaan membengkak. Misalnya dalam
memperkirakan harga ternyata harga yang diperkirakan lebih rendah dari harga yang
sesungguhnya. Akibatnya biaya membengkak.
2. Perubahan desain
Terjadinya perubahan desain yang diinginkan pelanggan dapat menyebabkan pembengkakan
biaya bila perubahan desain tersebut ternyata menyebabkan pengerjaan ulang atau
membutuhkan sumberdaya yang lebih banyak/ lebih mahal.
3. Faktor Sosial Ekonomi
Pemogokan buruh, tindakan konsumen, embargo, penurunan nilai mata uang dan kelangkaan
sumberdaya dapat menyebabkan pembengkaan harga. Misalnya, bila ternyata terjadi
ketidakstabilan ekonomi yang menyebabkan terjadinya kenaikan harga yang tinggi sehingga
jauh melampaui apa yang sudah diperkirakan, maka hal demikian menyebabkan terjadinya
pembengkakan biaya.
4. Jenis Kontrak Proyek
Kontrak dengan harga tetap mendorong kontraktor untuk berhati-hati dalam hal pengendalian
biaya. Namun, kontrak jenis reimbursement memberikan kelongggaran biaya kepada
kontraktoe. Hal ini dapat membuat kontraktor kurang hati-hati dalam mengendalikan harga
sehingga dapat berujung pada pembengkakan biaya.
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu atribut proyek
yang sangat penting dalam manajemen proyek. Kegagalan mengelola waktu proyek akan
berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995,
Standish Group CHAOS menemukan bahwa rata-rata penyelesaian proyek-proyek IT molor
hingga 222 persen dari waktu proyek yang direncanakan. Artinya bahwa satu proyek yang
semestinya selesai pada tahun ini, baru selesai 2.2 tahun mendatang. Penyelesaian waktu
proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek tentunya akan berakibat pada
membengkaknya berbagai sumber daya proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dengan
demikian seorang manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu proyek sebaikbaiknya dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan manajemen
waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan selebihnya pada fase
controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan
Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek.
Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.
Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau
pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu
pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen
scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu
juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah
terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini
pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.
Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan
aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan
untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang
ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan
menentukan urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu
aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa
aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas merupakan bahan
dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun
urutan aktivitas.
Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan yang tidak
dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat
dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang
ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai
yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama
pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain
sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem
diselesaikan semuanya.
Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas
proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem
operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware
baru yang dipasok oleh suplier.
Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini, maka akan
memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada proyek yang pada akhirnya
diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan dalam
menyusun urutan aktivitas salah satunya adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network
Diagrams) dan Precedence Diagramming Method (PDM).
Diagram Jaringan Proyek
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-aktivitas
proyek menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow diagramming
mehod). Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow) sekaligus menunjukkan
aliran kerja dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut node untuk menggambarkan
urutan aktivitas. Node ini sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu
aktivitas. Setiap node di beri nomor secara urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan
awal proyek dan nomor node terakhir menunjukkan akhir proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :
Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas ini pada
node 1. Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1 dan hubungkan
dengan anak panah masing-masing ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada
anak panah. Estimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A = 3
artinya aktivitas A dengan alokasi waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).
Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke kanan.
Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau menyebar (burst).
Suatu node disebut burst jika dari node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas
(sekaligus node) baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas
yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.
Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas
tergambarkan pada diagram.
Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan mengalir ke
depan atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling menyilang antar node.
Jika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang,
susun ulang gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan
pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.
Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama
Kode
Aktivitas
Aktivitas
Aktivitas
Yang
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Mendahului
A
B
B
C
D, E
G
F, H, I
Analisis Kebutuhan Software
Pemodelan Sistem
Analisis Kebutuhan Hardware
Pengadaan & Instalasi SO & DBMS
Desain Input, Output, Database
Persiapan & Pelatihan User
Pengadaan Hardware
Programming
Instalasi Hardware
Implementasi
Durasi (hari)
1
2
3
4
5
4
6
6
2
3
Diagram jaringan proyek menggunakan metode AOA atau ADM dari tabel pekerjaan tersebut
adalah sebagai berikut :
Pada contoh tersebut, proyek memiliki 10 aktivitas yaitu A, B, C, D, E, F, G, H, I, J. Node 1
sebagai awal mulainya proyek dan node 8 sebagai akhir selesainya proyek. Aktivitas A, B, C
adalah aktivitas yang mulainya secara bersamaan sebagai aktivitas awal proyek. Masingmasing berdurasi 1, 2, dan 3 hari. Aktivitas D berdurasi 4 hari baru dapat dikerjakan setelah
aktivitas A selesai. Aktivitas F berdurasi 5 hari dan aktivitas F berdurasi 4 hari baru dapat
dikerjakan setelah aktivitas B selesai. Aktivitas G yang berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan
setelah aktivitas C selesai. Aktivitas H berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas
D dan E selesai semua. Aktivitas I berdurasi 2 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas G
selesai. Aktivtas J yang berdurasi 3 hari merupakan aktivitas akhir proyek dan baru dapat
dikerjakan setelah aktivitas H, F dan I selesai. Dalam ADM juga dikenal istilah aktivitas
Dummy, yaitu suatu aktivitas prasyarat dari aktivitas lain dengan durasi 0. Pada contoh
gambar di atas tidak terdapat aktivitas Dummy.
Hubungan Estimasi dan Waktu Proyek
hubungan antara estimasi biaya proyek dengan manajemen waktu proyek adalah sebagai satu
kesatuan dimana fungsi estimasi adalah meramalkan berapa dana yang di butuhkan untuk
menujang berjalanya proyek agar dapat selesai tepat waktu, sedangan manajemen waktu
bertujuan sebagai landasan pengeluaran dana penyelesaian proyek, karena untuk
mendapatkan biaya yang rendah maka waktu proyek harus harus sesingkat mungkin, untuk
menunjang jalannya proyek estimasi yang di lakukan haruslah tepat dan akurat.
BAB III
PENUTUP
Dalam sebuah proyek sangat perlu peran seseorang yang memberi estimasi atau sering di
sebut Estimator. Kegiatan estimasi merupakan dasar untuk membuat sistem pembiayaan dan
jadwal pelaksanaan konstruksi serta merupakan ”peramalan kejadian” pada proses
pelaksanaan dan memberi nilai pada masing-masing kejadian tersebut.
Estimasi sendiri dilakukan dengan lebih dahulu mempelajari gambar rencana dan
spesifikasi. Umumnya berdasarkan gambar rencana maka dapat diketahui kebutuhan
material, baik jenis maupun kuantitas yang nantinya akan digunakan. Perhitungan kebutuhan
jenis dan kualitas material harus dilakukan secara teliti dan setiap dari bahan2 tersebut
ditentukan harganya, sedangkan spesifikasi dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan
kualitas setiap jenis material.
Untuk itu di perlukan tenaga yang ahli yang benar – benar mampu mengestimasi biaya dan
waktu agar proyek dapat berjalan dengan lancar.
proyek”
Makalah Manajemen Proyek
Tugas ini disusun untuk memenuhi tugas terstruktur matakuliah manajemen proyek
Oleh
Kelompok 6
Garit suhendra
135030201111031
Ranu Nugraha
135030201111096
Ridwan Fajar Budi Santoso 135030201111005
ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2015
Jalan MT. Haryono 163 Malang / telp(0341) 553737 kodepos65145
Website ;http://fia.ub.ac.id /email :[email protected]
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah manajemen
proyek yang berjudul :
Mengestimasi waktu dan biaya proyek
Kami menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini masih banyak kesalahan
berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak untuk itu dalam kesempatan ini kami menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang turut membantu dalam penyusunan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan serta penyusunan makalah ini masih
dari jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, kami
telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat
selesai dengan baik dan tepat waktu, oleh karenanya kami dengan segenap kerendahan hati
serta tangan terbuka menerima kritik konstruktif dan saran guna penyempurnaan makalah ini.
Akhirnya penyusun berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi seluruh
pembaca.
Malang , 15 September 2015
Penyusun
1.1. Latar Belakang
Estimasi biaya memegang peranan penting dalam penyelenggaraan proyek.
Kegiatan estimasi adalah salah satu proses utama dalam mengetahui besarnya dana yang
ryang cukup besar. Ketidaktepatan yang terjadi dalam penyediaannya akan berakibat
kurang baik pada pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Bagi pemilik proyek
(owner), estimasi biaya diperlukan sebagai pegangan dalam menentukan
kebijakan yang dipakai untuk menentukan besarnya investasi yang harus
dilaksanakan.
Hal yang tidak kalah penting didalam suatu pelaksanaan proyek adalah apa yang
disebut manajemen proyek dan manajemen konstruksi yang diterapkan pada seluruh tahapan
proyek dimulai dari perancangan, perencanaan dan desain, sampai pada pelaksanaannya.
Dalam pelaksanaan praktik sebuah proyek dibutuhkan beberapa macam
estimasi yang berbeda didasarkan pada tujuan penggunaan dan peruntukannya, fungsi
estimasi sendiri untuk :
–
Mendukung keputusan yg baik
–
Menjadwalkan pekerjaan
–
Menentukan berapa lama proyek perlu dilakukan dan berapa biayanya
–
Menentukan apakah proyek layak dikerjakan
–
Mengembangkan kebutuhan arus kas
–
Menentukan seberapa baik kemajuan proyek
–
Menyusun anggaran time phased dan menetapkan baseline proyek.
Agar estimasi biaya dapat berjalan dengan baik maka di perlukan manajemen waktu
yang dapat mendukung jalannya suatu proyek, manajemen waktu di gunakan untuk melihat
berapa lama proyek tersebut dapat terselesaikan secara tepat (memenuhi target), karena
dengan bertambahnya durasi akan menambah biaya yang di gunakan untuk menyelesaikan
proyek.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas maka
dapat dirumuskan pokok permasalahan yaitu:
o bagaimana melakukan estimasi biaya yang baik
o bagaimana cara memanjemen waktu agar dapat mencapai target
o apa hubungan antara estimasi biaya yang baik dengan manajemen waktu.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apa korelasi antara estimasi biaya yang di
gunakan dengan waktu yang di butuhkan dalam menyelesaikan proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
ESTIMASI DAN PENGANGGARAN BIAYA PROYEK
Salah satu hal penting dalam pembuatan proposal proyek adalah estimasi dan
penganggaran. Penting karena jika estimasi biaya dilakukan dengan dengan kurang hati-hati
sehingga menghasilkan perkiraan biaya yang terlalu tinggi, maka akan berakibat perusahaan
akan kalah bersaing dengan perusahaan lain yang menawarkan harga lebih rendah dengan
kualitas yang sepadan. Sebaliknya bila estimasi biaya yang dilakukan ternyata terlalu rendah,
maka meski menang dalam tender namun dalam pelaksanaannya dapat mengalami kesulitan
pendanaan yang dapat berujung pada tidak selesainya proyek dan kehilangan kepercayaan
dari mereka yang memberi proyek.
ESTIMASI BIAYA
Estimasi biaya adalah penghitungan kebutuhan biaya yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan sesuai dengan persyaratan atau kontrak.
Dalam melakukan estimasi (perhitungan) biaya diperlukan:
– Pengetahuan dan keterampilan teknis estimator, seperti membaca gambar, melakukan
estimasi
(perhitungan), dll.
– Personal judgement berdasarkan pengalaman estimator.
Estimasi biaya harus sudah dilakukan sejak tahap konsepsi proyek. Dengan demikian
perkiraan biaya proyek dapat dilakukan dengan baik sehingga menghasilkan estimasi biaya
yang akurat. Artinya estimasi biaya tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tidak mampu
bersaing dengan perusahaan lain dalam tahap tender, atau tidak terlalu rendah yang meski
dapat memenangkan tender namun ujungnya mengalami kesulitan pendanaan karena
diangarkan kurang. Terkadang perkiraan biaya yang rendah dilakukan dengan sengaja untuk
maksud sekedar memenangkan tender. Setelah tender dimenangkan, kemudian dilakukan
negosiasi dengan klien untuk memperbesar nilai proyek. Yang demikian ini disebut buy in.
Praktek seperti ini beresiko dan tidak etis, namun banyak dilakukan yang berujung pada
korupsi.
Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun angaran dan menjadi dasar untuk
mengevaluasi performance proyek. Evaluasi dilakukan dengan embandingkan tingkat
pengeluaran aktual dengan tingkat pengeluaran yang dianggarkan.. Dengan demikian tanpa
estimasi yang baik, maka akan menyulitkan evaluasi yang efektif dan efisien.
Memperkirakan biaya proyek relatif sulit dibanding memperkirakan biaya untuk
kegiatan yang sudah rutin dilakukan. Perkiraan biaya untuk kegiatan rutin dapat dibuat
dengan sekedar menambah y% dari anggaran tahun lalu. Tidak demikian dengan perkiraan
biaya pekerjaan proyek.
Estimasi biaya untuk pekerjaan yang sifatnya renovasi atau adaptasi bisa didasarkan
pada pekerjaan serupa yang pernah dilakukan, akan tatapi untuk pekerjaan yang bersifat
pengembangan dan belum pernah ada pekerjaan serupa di masa lalu, maka estimasi benarbenar menjadi suatu pekerjaan yang kritikal.
Setidaknya ada tiga pendekatan pokok dalam memperkirakan biaya dilihat dari cara
pengumpulan informasi, yaitu:
1. Perkiraan Biaya secara top-down
Dalam pendekatan ini, manajer puncak memperkirakan biaya seluruh proyek, Selanjutnya,
gambaran umum estimasi proyek tersebut diberikan kepada manajer di bawahnya untuk
melakukan estimasi biaya untuk paket kerja yang lebih kecil yang menjadi bagian dari
keseluruhan pekerjaan proyek. Hal ini dilakukan sampai pada level manajer tingkat paling
bawah. Batasan estimasi biaya untuk manajer tingkat lebih bawah adalah bahwa mereka tidak
bisa mengusulkan eatimasi biaya yang lebih besar dari yang sudah diperkirakan oleh manajer
di atasnya.
2. Perkiraan Biaya secara Bottom Up
Pada pendekatan ini, pertama-tama yang dilakukan adalah merinci pekerjaan proyek menjadi
pekerjaan-pekerjaan yang lebih detail. Selanjutnya, orang-orang yang terlibat dalam
pengerjaan paket kerja diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu
untuk penyelesaian suatu paket pekerjaan. Pendekatan Bottom Up ini jarang digunakan
karena riskan dari sudut pandang manajer puncak. Ada kecenderungan kekurangpercayaan
manajer puncak terhadap bawahannya yang mungkin akan melebih-lebihkan (mark-up)
perkiraan biaya yang diperlukan untuk menjamin keberhasilan di departemennya masingmasing.
3. Kombinasi Top Down dan Bottom Up
Pendekatan ini merupakan pendekatan yang banyak digunakan dalam mengestimasi biaya.
Pada pendekatan ini, manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk mengajukan
usulan perkiraan biaya pekerjaan.. Selanjutnya bawahwan tersebut menyampaikan
permintaan manajer tingkat atas tersebut ke tingkat yang lebih bawah melalui departemen,
devisi, seksi sampai subeksi . Usulan dari bawah tersebut selanjutnya dikumpulkan. Saat
meminta usulan perkiraan biaya dari bawahannya, manajer puncak memberi catatan tntang
batasan-batasan yang diperbolehkan dalam memperkirakan biaya, baik menyangkut jumlah
maupun prioritas pekerjaan. Dengan demikian ketika bahawan mengajukan usulan perkiraan
biaya, maka catatan dari manajer puncak telah menjadi pertimbangan.
Pembengkakan Biaya
Dalam banyak hal, semakin besar ukuran proyek, maka semakin besar pula potensi
terjadi pembengkakan biaya. Berikut beberapa penyebab terjadinya pembengkakan biaya:
1. Informasi kurang akurat
Rendahnya akurasi perkiraan biaya dapat menyebabkan terjadinya pembengkakan biaya
karena perkiraan biaya ternyata jauh lebih rendah daripada kenyataannya. Demikian juga,
adanya ketidakpastian kondisi dapat membuat biaya pekerjaan membengkak. Misalnya dalam
memperkirakan harga ternyata harga yang diperkirakan lebih rendah dari harga yang
sesungguhnya. Akibatnya biaya membengkak.
2. Perubahan desain
Terjadinya perubahan desain yang diinginkan pelanggan dapat menyebabkan pembengkakan
biaya bila perubahan desain tersebut ternyata menyebabkan pengerjaan ulang atau
membutuhkan sumberdaya yang lebih banyak/ lebih mahal.
3. Faktor Sosial Ekonomi
Pemogokan buruh, tindakan konsumen, embargo, penurunan nilai mata uang dan kelangkaan
sumberdaya dapat menyebabkan pembengkaan harga. Misalnya, bila ternyata terjadi
ketidakstabilan ekonomi yang menyebabkan terjadinya kenaikan harga yang tinggi sehingga
jauh melampaui apa yang sudah diperkirakan, maka hal demikian menyebabkan terjadinya
pembengkakan biaya.
4. Jenis Kontrak Proyek
Kontrak dengan harga tetap mendorong kontraktor untuk berhati-hati dalam hal pengendalian
biaya. Namun, kontrak jenis reimbursement memberikan kelongggaran biaya kepada
kontraktoe. Hal ini dapat membuat kontraktor kurang hati-hati dalam mengendalikan harga
sehingga dapat berujung pada pembengkakan biaya.
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu atribut proyek
yang sangat penting dalam manajemen proyek. Kegagalan mengelola waktu proyek akan
berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995,
Standish Group CHAOS menemukan bahwa rata-rata penyelesaian proyek-proyek IT molor
hingga 222 persen dari waktu proyek yang direncanakan. Artinya bahwa satu proyek yang
semestinya selesai pada tahun ini, baru selesai 2.2 tahun mendatang. Penyelesaian waktu
proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek tentunya akan berakibat pada
membengkaknya berbagai sumber daya proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dengan
demikian seorang manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu proyek sebaikbaiknya dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan manajemen
waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan selebihnya pada fase
controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan
Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek.
Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.
Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau
pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu
pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen
scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu
juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah
terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini
pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.
Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan
aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan
untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang
ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan
menentukan urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu
aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa
aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas merupakan bahan
dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun
urutan aktivitas.
Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan yang tidak
dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat
dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang
ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai
yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama
pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain
sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem
diselesaikan semuanya.
Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas
proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem
operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware
baru yang dipasok oleh suplier.
Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini, maka akan
memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada proyek yang pada akhirnya
diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan dalam
menyusun urutan aktivitas salah satunya adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network
Diagrams) dan Precedence Diagramming Method (PDM).
Diagram Jaringan Proyek
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-aktivitas
proyek menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow diagramming
mehod). Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow) sekaligus menunjukkan
aliran kerja dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut node untuk menggambarkan
urutan aktivitas. Node ini sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu
aktivitas. Setiap node di beri nomor secara urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan
awal proyek dan nomor node terakhir menunjukkan akhir proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :
Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas ini pada
node 1. Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1 dan hubungkan
dengan anak panah masing-masing ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada
anak panah. Estimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A = 3
artinya aktivitas A dengan alokasi waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).
Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke kanan.
Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau menyebar (burst).
Suatu node disebut burst jika dari node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas
(sekaligus node) baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas
yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.
Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas
tergambarkan pada diagram.
Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan mengalir ke
depan atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling menyilang antar node.
Jika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang,
susun ulang gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan
pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.
Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama
Kode
Aktivitas
Aktivitas
Aktivitas
Yang
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Mendahului
A
B
B
C
D, E
G
F, H, I
Analisis Kebutuhan Software
Pemodelan Sistem
Analisis Kebutuhan Hardware
Pengadaan & Instalasi SO & DBMS
Desain Input, Output, Database
Persiapan & Pelatihan User
Pengadaan Hardware
Programming
Instalasi Hardware
Implementasi
Durasi (hari)
1
2
3
4
5
4
6
6
2
3
Diagram jaringan proyek menggunakan metode AOA atau ADM dari tabel pekerjaan tersebut
adalah sebagai berikut :
Pada contoh tersebut, proyek memiliki 10 aktivitas yaitu A, B, C, D, E, F, G, H, I, J. Node 1
sebagai awal mulainya proyek dan node 8 sebagai akhir selesainya proyek. Aktivitas A, B, C
adalah aktivitas yang mulainya secara bersamaan sebagai aktivitas awal proyek. Masingmasing berdurasi 1, 2, dan 3 hari. Aktivitas D berdurasi 4 hari baru dapat dikerjakan setelah
aktivitas A selesai. Aktivitas F berdurasi 5 hari dan aktivitas F berdurasi 4 hari baru dapat
dikerjakan setelah aktivitas B selesai. Aktivitas G yang berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan
setelah aktivitas C selesai. Aktivitas H berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas
D dan E selesai semua. Aktivitas I berdurasi 2 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas G
selesai. Aktivtas J yang berdurasi 3 hari merupakan aktivitas akhir proyek dan baru dapat
dikerjakan setelah aktivitas H, F dan I selesai. Dalam ADM juga dikenal istilah aktivitas
Dummy, yaitu suatu aktivitas prasyarat dari aktivitas lain dengan durasi 0. Pada contoh
gambar di atas tidak terdapat aktivitas Dummy.
Hubungan Estimasi dan Waktu Proyek
hubungan antara estimasi biaya proyek dengan manajemen waktu proyek adalah sebagai satu
kesatuan dimana fungsi estimasi adalah meramalkan berapa dana yang di butuhkan untuk
menujang berjalanya proyek agar dapat selesai tepat waktu, sedangan manajemen waktu
bertujuan sebagai landasan pengeluaran dana penyelesaian proyek, karena untuk
mendapatkan biaya yang rendah maka waktu proyek harus harus sesingkat mungkin, untuk
menunjang jalannya proyek estimasi yang di lakukan haruslah tepat dan akurat.
BAB III
PENUTUP
Dalam sebuah proyek sangat perlu peran seseorang yang memberi estimasi atau sering di
sebut Estimator. Kegiatan estimasi merupakan dasar untuk membuat sistem pembiayaan dan
jadwal pelaksanaan konstruksi serta merupakan ”peramalan kejadian” pada proses
pelaksanaan dan memberi nilai pada masing-masing kejadian tersebut.
Estimasi sendiri dilakukan dengan lebih dahulu mempelajari gambar rencana dan
spesifikasi. Umumnya berdasarkan gambar rencana maka dapat diketahui kebutuhan
material, baik jenis maupun kuantitas yang nantinya akan digunakan. Perhitungan kebutuhan
jenis dan kualitas material harus dilakukan secara teliti dan setiap dari bahan2 tersebut
ditentukan harganya, sedangkan spesifikasi dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan
kualitas setiap jenis material.
Untuk itu di perlukan tenaga yang ahli yang benar – benar mampu mengestimasi biaya dan
waktu agar proyek dapat berjalan dengan lancar.