Peranan Sekretaris Dalam Meningkatkan CitraPerusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Pengertian Sekretaris, Sekretariat dan Kesekretariatan
Sekretaris adalah seseorang yang berkegiatan mengatur dan mengelolah
segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan pimpinan perusahaan dalam
melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.Menurut Saiman (2002:24)
sekretaris merupakan seseorang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau
catat-mencatat dari suatu kegiatan kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Menurut Wursanto
(2006:15)secretariat adalah satuan organisasi atau
lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.
Sedangkan Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat, yaitu
dengan menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran,
terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi perusahaan.
3.2.Macam-macam Sekretaris
Didalam suatu organisasi atau perusahaan, sekretaris dapat dibedakam
menjadi beberapa macam berdasarkan tiga segi, yaitu luas lingkup tanggung
jawab, kemampuan dan pengalaman kerja, dan bidang khusus atau spesialisasi
bidang kerjanya.Dari segi luas lingkup tanggungjawabnya, dikenal sekretaris
organisasi dan sekretaris pribadi.Sekretaris pribadi dapat dibedakan lagi menjadi
sekretaris
pribadi
atau
sekretaris
pimpinan.Dari segi
kemampuan
dan
pengalamannya, dikenal sekretaris yunior dan sekretaris senior.Dari bidang kerja
Universitas Sumatera Utara
khususnya, dikenal sekretaris bidang seperti bidang hukum, bidang teknik dan
lainnya.
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu
sekretariat.Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen,
misalnya merencanakan, mengorganisasikan, mengurus dan mengatur
tenaga kerja, memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan secara
keseluruhan demi tercapainya tujuan oeganisasi secara keseluruhan.
Contoh: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris
Perusahaan dan Sekretaris Lembaga. Didalam dunia bisnis, sekretaris
organisasi disebut sekretaris perusahaan (business secretary) dan dalam
lembaga disebut sekretaris eksekutif (executive secretary).
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi (private//personal secretary) adalah seseorang
yang di pekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan
urusan pribadi orang yang memperkerjakannya. Contoh: sekretaris pribadi
seorang pengarang novel, sekretaris pribadi seorang bintang film dan
sekretaris pribadi seorang takoh masyarakat.
3. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang diperkerjakan dan digaji
oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang
pimpinan melaksanakan tugas dalam hal-hal yang bersifat kedinasan.
Contoh: sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur.
Universitas Sumatera Utara
4. Sekretaris Yunior
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang secara relatif belum lama
diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum
mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki cukup
pengetahuan tentang seluk-beluk kesekretariatan. Contoh tugasnya:
menerima tamu, menjaga telepon, mencatat pesan dan mengagenda surat
masuk dan surat keluar.
5. Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap memiliki masa,
pengalaman, kemampuan kerja sebagai sekretaris secara memadai.Oleh
karena itu, sekretaris senior juga dianggap sudah mampu mandiri, kurang
memerlukan bimbingan dan dapat
menangani tugas dan segala
permasalahannya dengan baik.Tugas sekretaris senior mencakup segala
pekerjaan yang dituntut beserta segala urusannya.
6. Sekretaris Bidang
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpian dan
mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis,teknik dan
lainnya. Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian atau pemikiran atas
pekerjaan tertentu.Untuk menangani, mengurus, mengelolah bidang yang
diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan
dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.
Universitas Sumatera Utara
3.3.Syarat-syarat Menjadi Sekretaris Profesional
Adapun syarat-syarat agar menjadi sekretaris professional adalah sebagai
berikut :
1. Typing Skill, yaitu kemampuan mengetik dengan cepat.
2. Computer Skill, yaitu kemampuan mengoperasikan computer dan
aplikasi-aplikasi yang digunakan perusahaan.
3. Language Skill,
yaitu
memiliki
keahlian
dankemampuan
mengunakan bahasa asing dengan baik.
4. Communication Skill, yaitu mampu berkomunikasi dengan baik dengan
menggunakan kalimat yang baik dan sopan.
5. Planning & Organizing Skill, yaitu kemampuan menyusun dan
mengorganisasikan pekerjaan dengan menentukan prioritas kerja.
6. Interpersonal Skill, yaitu sekretaris harus memiliki kemampuan untuk
mengembangkan dan memelihara hubungan baik antarmanusia yang
merupakan soft skill yang utama dalam perusahaan.
7. Time Management, yaitu sekretaris harus memiliki kemampuan dalam
mengatur waktu dengan baik agar pekerjaannya terselesaikan secara
efektif dan efisien.
8. Manajerial Skill, yaitu keterampilan menajerial terkait dengan kualitas
kepribadian serta sifat seseorang yaitu kualitas yang membuat seseorang
mampu mengelolah pekerjaan secara efektif.
Universitas Sumatera Utara
3.4. Peran dan Tugas Sekretaris
Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa
pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh
seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan
tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut dinamakan sekretaris, apabila
ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari
pimpinannya.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan
untuk menyimpan rahasia.Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan
surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula
surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya
disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi
tata usaha lainnya.Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang
membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam
menunaikan tugas manajemennya.
Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja,
melainkan cenderung untuk terus menerus meluas.Dengan demikian selain
sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah
sekretaris yang mempunyai fungsi manajer.Karena kedudukannya sebagai
manajer, maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai
bawahan.Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang
kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi.Satuan organisasi
ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang
Universitas Sumatera Utara
sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.Jadi sekretaris yang bertindak
sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang
disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga
Sekretaris Jenderal).
Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya
oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti
luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau
pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Dalam
pencapaian tujuan perusahaan, sekretaris memiliki peran terhadap atasan dan
bawahan, antara lain :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan
yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan dan bawahan.
Universitas Sumatera Utara
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara
adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai
dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan
sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan
suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi
jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat
dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam
mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan
maupun tertulis.
Universitas Sumatera Utara
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu
tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada
pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan
yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.
4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar
mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat
penting.Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya
dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah
human relations.Human relation memiliki peranan yang penting dalam
memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam
organisasi.Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan
kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan
karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu
kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain
betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung
jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.Secara
umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat
termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
Universitas Sumatera Utara
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan
dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja.Hal ini sangat penting
bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka
mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan
tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
3.5. Pengertian Citra Perusahaan
Citra perusahaan merupakan kesan psikologis dan gambaran dari berbagai
kegiatan suatu perusahaan di mata khalayak publiknya yang berdasarkan
pengetahuan,
tanggapan
serta
pengalaman-pengalaman
yang
telah
diterimanya.Penilaian tertentu terhadap citra perusahaan oleh publiknya bisa
berbentuk citra baik, sedang dan buruk.Berdasarkan definisi tersebut, dapat
disimpulkan bahwa citra perusahaan adalah gambaran singkat mengenai sebuah
organisasi atau perusahaan yang diciptakan melalui akumulasi pesan-pesan yang
Universitas Sumatera Utara
diterima
melalui
pengalaman
yang
dirasakan
oleh
seluruh
indera.(http://xerma.blogspot.co.id/2014/05/pengertian-citra-dan-citraperusahaan.html (20 Juni 2016)).
3.6. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Citra Perusahaan
Adapun faktor-faktor yang dapat mempengaruhi citra perusahaan antara
lain :
1. Orientasi terhadap manfaat yang telah diberikan atau diterima, dan
sebagaimana diinginkan oleh kelompok khalayak sasarannya.
2. Manfaat yang ditampilkan melalui kualitas atau kuantitas pelayanan
cukup realistis dan mengesankan bagi khalayaknya.
3. Citra yang baik tersebut telah dipresentasikan berdasarkan kemampuan
perusahaan, kebangggaan, nilai nilai kepercayaan, kejujuran dan mudah
dimengerti oleh publik sebagai khalayak sasaran.
4. Citra yang baik muncul dari akibat penilaian atau tanggapan publik
terhadap berbagai aktivitas, empati, prestasi dan reputasi perusahaan
selama melakukan berbagai kegiatannya.
5. Citra baik perusahaan lainnya yang dapat timbul dari aspek yang
menampilkan keseriusannya dalam tanggung jawab sosial perusahaan
yang
lebih
peduli
menggunakan teknologi
pada
ramah
kelestarianlingkungan
lingkungan dan
hidup,
meningkatkan
kesejahteraan masyarakat sekitarnya.
Universitas Sumatera Utara
3.7.Pengaruh Kualitas Pelayanan terhadap Citra Perusahaan
Citra yang baik dari suatu organisasi ( baik korporasi maupun lokal),
merupakan asset, karena citra mempunyai suatu dampak pada persepsi konsumen
dari komunikasi dan operasi organisasi dalam berbagai hal. Terdapat empat peran
citra bagi suatu organisasi, antara lain :
(http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-citra-perusahaan-definisi.html
(21Juni 2016)).
1. citra menceritakan harapan, bersama dengan kampanye pemasaran
eksternal, seperti periklanan, penjualan pribadi dan komunikasi dari
mulut ke mulut. Citra yang positif lebih memudahkan bagi organisasi
untuk berkomunikasi secara efektif, dan membuat orang-orang lebih
mudah mengerti dengan komunikasi dari mulut ke mulut.
2. citra adalah sebagai penyaring yang mempengaruhi persepsi pada
kegiatan perusahaan.
Kualitas teknis dan khususnya kualitas
fungsional dilihat melalui saringan ini. Jika citra baik, maka citra
menjadi pelindung.
3. citra adalah fungsi dari pengalaman dan juga harapan konsumen.
Ketika konsumen membangun harapan dan realitas pengalaman dalam
bentuk kualitas pelayanan teknis dan fungsional, kualitas pelayanan
yang dirasakan menghasilkan perubahan citra, citra akan mendapat
penguatan dan bahkan meningkat.
Universitas Sumatera Utara
4. citra mempunyai pengaruh penting pada manajemen. Dengan kata lain,
citra mempunyai dampak internal. Citra yang kurang nyata dan jelas
mungkin akan mempengaruhi sikap karyawan terhadap organisasi
yang mempekerjakannya.
Terdapat 2 alasan citra perusahaan perlu dikembangkan dan perlu
mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen, yaitu :
1. Perubahan lingkungan perusahaan yang begitu cepat menyebabkan citra
yang telah ada saat ini tidak sesuai lagi. Hal ini terjadi karena ada
konsumen menuntut produk dan pelayanan yang lebih tinggi, perusahaan
melakukan diversifikasi, reorganisasi atau perusahaan mengalami kejadian
buruk karena satu hal.
2. Citra merupakan identitas yang bisa membedakan dari perusahaan lain dan
juga dijadikan sebagai alat persaingan yang efektif terutama bagi
perusahaan jasa. Hal ini terjadi karena situasi persaingan antar perusahaan
yang telah menjadi tajam.
(http://xerma.blogspot.co.id/2014/05/pengertian-citra-dan-citraperusahaan.html (20 Juni 2016)).
Citra adalah realitas, oleh karena itu jika komunikasi pasar tidak cocok
dengan realitas, secara normal realitas akan menang. Jika masalah citra adalah
problem yang nyata, hanya tindakan nyata pulalah yang akan menolong. Masalahmasalah nyata yang berkaitan dengan kinerja organisasi yaitu kualitas teknis atau
fungsional yang sebenarnya menyebabakan masalah citra.Tindakan internal yang
memperbaiki kinerja organisasi dibutuhkan jika citra yang buruk ingin
Universitas Sumatera Utara
diperbaiki.Bahkan citra adalah kesan yang diperoleh sesuai dengan pengetahuan
dan pemahaman seseorang tentang sesuatu.Citra terbentuk dari bagaimana
perusahaan melaksanakan kegiatan operasionalnya, yang mempunyai landasan
utama bagi segi layanan.Oleh sebab itu, untuk dapat menghasilkan citra atau
kesan positif dimata konsumen, maka hal yang harus diperbaiki dan ditingkatkan
adalah dari segi kualitas pelayanan yang diberikan oleh sebuah organisasi atau
perusahaan.
(http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-citra-perusahaan-definisi.html
(21Juni 2016)).
3.8. Peran Sekretaris Perusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero)Medan
Perusahaan yang mampu mencapai tujuan perusahaannya merupakan
perusahaan yang memiliki sekretaris yang berhasil menjalankan perannya dalam
kelancaran aktivitas perusahaan.Dalam menjalankan perannya, seorang sekretaris
memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenang. Adapun tugas, tanggung jawab
dan wewenang Sekretaris Perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III
(PERSERO) adalah sebagai berikut :
3.8.1. Tugas
Adapun tugas-tugas yang dimiliki oleh Sekretaris Perusahaan PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut :
1. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan Rapat Direksi, Rapat
Direksi dan Dewan Komisaris, Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS)
dan
kegiatan
lainnya
dengan
stakeholders,
antara
Universitas Sumatera Utara
lainconference pers, dengar pendapat dengan anggota Dewan dan
sebagainya.
2. Memberikan informasi yang relevan kepada stakeholders berdasarkan
ketentuan yang berlaku.
3. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Triwulan dan
Tahunan yang akurat dan dapat diandalkan.
4. Menyampaikan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan kepada
Dewan Komisaris secara tepat waktu.
5. Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website
perusahaan secara berkala.
6. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyediaan bahan-bahan untuk
“press release” atas setiap peryataan dalam tingkatan direksi.
7. Memberikan informasi yang dibutuhkan mengenai performance dari
perusahaan dalam batas-batas yang ditetapkan dalam perusahaan
sesuai peraturan perundang-undangan dan disampaikan secara tepat
waktu.
8. Menyajikan hasil rapat Direksi sesuai kepentingannya baik melalui
fasilitas internet maupun fasilitas lainnya agar hasil keputusan
rapatdapat diketahui oleh bagian terkait dan ditindaklanjuti secara tepat
waktu.
9. Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif melalui
hubungan dan komunikasi yang baik dengan stakeholders agar citra
perusahaan dapat meningkat.
Universitas Sumatera Utara
10. Mendokumentasikan data-data dan dokumen yang terkait dengan
aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis
terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh
data yang akurat.
11. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (K3) dengan
Bagian, Distrik Manajer, Kebun/unit,melalui surat dan media
komunikasi sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan
Direksi dapat terlaksana dengan baik.
12. Menyusun dan mengevaluasi Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan
(RKAP) Bagian Sekretariat Perusahaan secara berkala dengan
memonitor realisasi pemakaian anggaran guna mendapatkan gambaran
sebenarnya dari realisasi pemakaian anggaran sehingga terciptanya
cost effectiveness.
13. Membuat laporan kinerja Bagian Sekretariat Perusahaan sesuai dengan
tugas pokoknya.
14. Mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja Bagian
Sekretariat Perusahaan.
15. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan
di Kantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas
upacara sehingga pelaksanaannya dapat berjalan lancar.
Universitas Sumatera Utara
16. Menjamin bahwa SMM, SMI, SMK3, Malcom Baldrige dan RSPO
diterapkan di Bagian Sekretariat Perusahaan dengan melakukan
pengawasan implementasinya sehingga system manajemen dapat
berjalan efektif sesuai dengan sasaran.
17. Mewakili Direksi dalam menghadiri undangan dan pertemuan sesuai
dengan instruksi yang diberikan oleh Direksi sehingga substansi
pertemuan dapat diketahui untuk ditindaklanjuti.
18. Melaksnakan Sistem Penilaian Kerja (SPK).
19. Mengelola informasi dan mempersiapkan informasi yang akan
dikomunikasikan kepada pihak terkait.
20. Menjalankan fungsi pelaksanaan dan pendokumentasian Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) , Rapat Direksi, Rapat Direksi dengan
Dewan Komisaris dan Rapat Direksi dengan jajarannya.
21. Membuat dan menyelenggarakan program pengenalan bagi anggota
Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat.
22. Membuat keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan
Komisaris, Dewan Pengawas dan Direksi serta hal-hal yang tidak
diperbolehkan.
23. Menelaah peraturan perundang-undangan yang baru tingkat kepatuhan
perusahaan terhadap undang-undang.
24. Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugas-tugas protokoler
Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi.
Universitas Sumatera Utara
25. Membuat program, menyeleksi proposal dan penyaluran dana kegiatan
corporate social responsibility (CSR) untuk meningkatkan jaminan
kelangsungan aktivitas perusahaan sehingga tercipta hubungan yang
serasi, harmonis dan saling ketergantungan antara perusahaan dengan
masyarakat secara berkesinambungan.
3.8.2 Tanggung Jawab
Agar tugas-tugas Sekretaris Perusahaan dapat dijalankan dengan baik,
maka Sekretaris Perusahaan juga memiliki tanggung jawab antara lain :
1. Memastikan
kecukupan
pengungkapan
informasi
yang
harus
dicantumkan dalam Laporan Tahunan termasuk manajemen risiko,
jumlah rapat, dan tingkat kehadiran Dewan Komisaris/Direksi,
renumerasi Dewan Komisaris/Direksi, penerapan good corporate
government (GCG).
2. Memastikan berlangsungnya komunikasi dan mekanisme pengaturan
hubungan antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi.
3. Meyakinkan perusahaan telah taat kepada peraturan yang berkaitan
dengan pasar modal.
4. Mewakili Direksi dalam menjalankan fungsi Direksi berkaitan dengan
pengelolaan dan penyampaian informasi.
5. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur utama, yaitu :
a. Laporan yang berkaitan dengan tugas berkala, dan apabila diminta
dapat memberikannya kepada Dewan Komisaris.
Universitas Sumatera Utara
b. Laporan/hasil telaah terhadap peraturan perundang-undangan yang
baru.
c. Laporan/hasil telaah tingkat kepatuhan perusahaan terhadap
peraturan perundang-undangan.
3.8.3.Wewenang
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya Sekretaris
Perusahaan (Corporate Secretary) memiliki wewenang antara lain:
1. Akses terhadap informasi ke berbagai level di perusahaan.
2. Menetapkan biaya yang dibutuhkan dalam rangka:
a. Memfasilitasi kegiatan protokoler Direksi.
b. Penyampaian informasi tentang aktivitas perusahaan.
c. Penyelesaian permasalahan yang dihadapi perusahaan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
3.9. Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Citra
PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) Medan
Dalam rangka pencapaian hasil kerja yang maksimal, seorang karyawan
dituntut untuk memahami ruang lingkup perusahaan dan lingkungan sekitar
tempatnya bekerja.Sebagai karyawan yang profesional dalam menjalankan
profesinya seseorang harus mampu membangun dan meningkatkan citra
perusahaan. Hal ini berguna untuk menjaga dan meningkatkan nama baik
perusahaan dan dalam proses pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.Begitu
pula dengan seorang sekretaris yang harus mampu menerapkan peranan sekretaris
Universitas Sumatera Utara
dalam meningkatkan citra perusahaan.Dalam menerapkan citra perusahaan,
seorang sekretaris harus mampu menjalankan tugas-tugasnya secara professional.
Seperti halnya pada bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) Medan, berdasarkan pengamatan dan penelitian yang
penulis lakukan selama melakukan kegiatan magang di PT. Perkebunan Nusantara
III (PERSERO) Medan, Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) telah
mampu menerapkan fungsinya dalam meningkatkan citra perusahaan melalui
aktivitas kerja, etika, kepribadian dan penampilan yang terapkan dalam
menjalankan pekerjaannya. Hal ini dapat di lihat dari terwujudnya tujuan dan
fungsidari tugas, tanggung jawab dan wewenang Sekretariat Perusahaan dalam
menjalankan kinerja perusahaan.
Dalam menjalankan peran untuk meningkatkan citra PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) Medan, Sekretaris Perusahaan sangat teliti dan
bertanggung jawab sertamemanfaatkan waktu sebaik seefisien mungkin dalam
menyelesaikan pekerjaannya. Mulai dari memgelolah dan memelihara dokumen
perusahaan, proses penanganan surat
masuk dan surat
keluar
hingga
pendistribusian informasi kepada pihak-pihak terkait. Dalam menjalankan
tugasnya Sekretaris Perusahaan juga mampu untuk menyeimbangkan antara
pekerjaan dan kegiatan ibadah.Hal ini dapat dilihat saat Karyawan mampu
menjalankan kewajiban beribadah tetapi tetap mampu melaksanakan pekerjaannya
dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
Selain
melakukan tugasnya dalam
bidang
sekretariat,
Sekretaris
Perusahaan juga menjalin kerjasama yang baik dengan mitra kerja maupun
kantor-kantor bagian pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO)
Medan.Dalam menjalin kerjasama tersebut Sekretaris Perusahaan selalu berusaha
untuk menjaga hubungan baik melalui komunikasi yang efektif dan pemberian
pelayanan terbaik kepada setiap tamu atau rekanan. Kerjasama tersebut sangat
berguna bagi suatu lembaga atau perusahaan untuk membantu Sekretaris
Perusahaan dalam menyelesaikan pekerjaannya demi kelangsungan hidup
perusahaan dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.
Citra perusahaan tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan saja, melainkan
bagi seluruh pihak-pihak terkait yang ada pada suatu lembaga atau perusahaan
tersebut.Apabila suatu perusahaan telah berhasil dalam membentuk citra yang
positif dibenak masyarakat atau konsumen, maka akan mendapat keuntungan
seperti:
1. Memperpanjang hidup produk itu sendiri. Ada beberapa syarat yang
harus dipenuhi, yaitu :
a. Kesadaran diantara manajer perusahaan tentang tujuan perusahaan
jangka panjang.
b. Menetapkan lebih jelas tujuan dari perusahaan dan pimpinannya.
c. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan mengenai posisi pesaing
dan kondisi pasar yang dihadapinya.
d. Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal.
Universitas Sumatera Utara
2. Citra
yang
positif
akan
memberikan
keutungan
terciptanya
loyalitas/kesetiaan konsumen, kepercayaan terhadap produk dan
kerelaan konsumen dalam mencari produk/jasa tersebut apabila
membutuhkannya.
3. Dapat memperoleh konsumen yang baru, hal ini dikarenakan
konsumen yang merasa puas dengan produk/jasa dari perusahaan akan
menceritakan pengalaman mereka kepada orang lain sehingga orang
lain tersebut untuk membeli produk/jasa yang sama.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Adapunkesimpulan
yang
dapatdiambilolehpenulisdarihasilpenelitianantaralain :
1. Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
menjalankanfungsinya sebagai Sekretaris Perusahaan (Corporate
Secretary)berdasarkan
tugas,
tanggungjawabdanwewenang
yang
diberikan perusahaan.
2. Peranan
Sekretaris
Perusahaan
(Corporate
Secretary)dalam
menciptakan dan meningkatkan citra perusahaan telah diterapkan
dengan
sangat
baik,
seperti
melakukan
kerja
stakeholdersperusahaan melalui komunikasi yang
sama
dengan
efektif serta
memberikan kualitas pelayanan yang optimal kepada tamu dan
rekanan.
3. Dalam melakukan upaya peningkatan citra perusahaan, Sekretaris
Perusahaan selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan maksimal
dan tepat waktu, terutama dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.
Dengan hasil kinerja yang maksimal tersebut, maka nama baik
perusahaan akan tetap terjaga sehingga citra perusahaan akan terus
meningkat.
Universitas Sumatera Utara
4.2. Saran
Berdasarkankesimpulandiataspenulisbermaksudmemberikan saran yang
mungkindapatbergunabagibeberapapihak.Adapun
saran
yang
dapatpenulisberikanantara lain:
1. Dalam
menjalankan
peran
dan
fungsinya
sebagai
Sekretaris
Perusahaan (Corporate Secretary)Bagian Sekretariat Perusahaan harus
lebih meningkatkan kualitas kerja yang sesuai dengan tugas, tanggung
jawab dan wewenang yang diberikan perusahaan.
2. Untuk meningkatkan citra perusahaan sebaiknya Sekretaris Perusahaan
(Corporate Secretary) harus lebih terbuka dalam menjalin komunikasi
dengan berbagai pihak, serta harus lebih memberikan pelayanan yang
optimal dalam melakukan kerja sama dengan berbagai pihak.
3. Dalam menjaga citra perusahaan, maka seorang sekretaris harus
menyelesaikan tugasnya dengan baik. Sehingga upaya pencapaian
tujuan perusahaan dapat berjalan lancar.
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
3.1. Pengertian Sekretaris, Sekretariat dan Kesekretariatan
Sekretaris adalah seseorang yang berkegiatan mengatur dan mengelolah
segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan pimpinan perusahaan dalam
melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.Menurut Saiman (2002:24)
sekretaris merupakan seseorang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau
catat-mencatat dari suatu kegiatan kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Menurut Wursanto
(2006:15)secretariat adalah satuan organisasi atau
lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.
Sedangkan Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat, yaitu
dengan menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran,
terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi perusahaan.
3.2.Macam-macam Sekretaris
Didalam suatu organisasi atau perusahaan, sekretaris dapat dibedakam
menjadi beberapa macam berdasarkan tiga segi, yaitu luas lingkup tanggung
jawab, kemampuan dan pengalaman kerja, dan bidang khusus atau spesialisasi
bidang kerjanya.Dari segi luas lingkup tanggungjawabnya, dikenal sekretaris
organisasi dan sekretaris pribadi.Sekretaris pribadi dapat dibedakan lagi menjadi
sekretaris
pribadi
atau
sekretaris
pimpinan.Dari segi
kemampuan
dan
pengalamannya, dikenal sekretaris yunior dan sekretaris senior.Dari bidang kerja
Universitas Sumatera Utara
khususnya, dikenal sekretaris bidang seperti bidang hukum, bidang teknik dan
lainnya.
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu
sekretariat.Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen,
misalnya merencanakan, mengorganisasikan, mengurus dan mengatur
tenaga kerja, memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan secara
keseluruhan demi tercapainya tujuan oeganisasi secara keseluruhan.
Contoh: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris
Perusahaan dan Sekretaris Lembaga. Didalam dunia bisnis, sekretaris
organisasi disebut sekretaris perusahaan (business secretary) dan dalam
lembaga disebut sekretaris eksekutif (executive secretary).
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi (private//personal secretary) adalah seseorang
yang di pekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan
urusan pribadi orang yang memperkerjakannya. Contoh: sekretaris pribadi
seorang pengarang novel, sekretaris pribadi seorang bintang film dan
sekretaris pribadi seorang takoh masyarakat.
3. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang diperkerjakan dan digaji
oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang
pimpinan melaksanakan tugas dalam hal-hal yang bersifat kedinasan.
Contoh: sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur.
Universitas Sumatera Utara
4. Sekretaris Yunior
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang secara relatif belum lama
diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum
mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki cukup
pengetahuan tentang seluk-beluk kesekretariatan. Contoh tugasnya:
menerima tamu, menjaga telepon, mencatat pesan dan mengagenda surat
masuk dan surat keluar.
5. Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap memiliki masa,
pengalaman, kemampuan kerja sebagai sekretaris secara memadai.Oleh
karena itu, sekretaris senior juga dianggap sudah mampu mandiri, kurang
memerlukan bimbingan dan dapat
menangani tugas dan segala
permasalahannya dengan baik.Tugas sekretaris senior mencakup segala
pekerjaan yang dituntut beserta segala urusannya.
6. Sekretaris Bidang
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpian dan
mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis,teknik dan
lainnya. Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian atau pemikiran atas
pekerjaan tertentu.Untuk menangani, mengurus, mengelolah bidang yang
diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan
dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.
Universitas Sumatera Utara
3.3.Syarat-syarat Menjadi Sekretaris Profesional
Adapun syarat-syarat agar menjadi sekretaris professional adalah sebagai
berikut :
1. Typing Skill, yaitu kemampuan mengetik dengan cepat.
2. Computer Skill, yaitu kemampuan mengoperasikan computer dan
aplikasi-aplikasi yang digunakan perusahaan.
3. Language Skill,
yaitu
memiliki
keahlian
dankemampuan
mengunakan bahasa asing dengan baik.
4. Communication Skill, yaitu mampu berkomunikasi dengan baik dengan
menggunakan kalimat yang baik dan sopan.
5. Planning & Organizing Skill, yaitu kemampuan menyusun dan
mengorganisasikan pekerjaan dengan menentukan prioritas kerja.
6. Interpersonal Skill, yaitu sekretaris harus memiliki kemampuan untuk
mengembangkan dan memelihara hubungan baik antarmanusia yang
merupakan soft skill yang utama dalam perusahaan.
7. Time Management, yaitu sekretaris harus memiliki kemampuan dalam
mengatur waktu dengan baik agar pekerjaannya terselesaikan secara
efektif dan efisien.
8. Manajerial Skill, yaitu keterampilan menajerial terkait dengan kualitas
kepribadian serta sifat seseorang yaitu kualitas yang membuat seseorang
mampu mengelolah pekerjaan secara efektif.
Universitas Sumatera Utara
3.4. Peran dan Tugas Sekretaris
Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa
pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh
seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan
tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut dinamakan sekretaris, apabila
ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari
pimpinannya.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan
untuk menyimpan rahasia.Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan
surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula
surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya
disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi
tata usaha lainnya.Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang
membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam
menunaikan tugas manajemennya.
Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja,
melainkan cenderung untuk terus menerus meluas.Dengan demikian selain
sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah
sekretaris yang mempunyai fungsi manajer.Karena kedudukannya sebagai
manajer, maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai
bawahan.Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang
kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi.Satuan organisasi
ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang
Universitas Sumatera Utara
sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.Jadi sekretaris yang bertindak
sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang
disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga
Sekretaris Jenderal).
Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya
oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti
luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau
pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Dalam
pencapaian tujuan perusahaan, sekretaris memiliki peran terhadap atasan dan
bawahan, antara lain :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan
yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan dan bawahan.
Universitas Sumatera Utara
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara
adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai
dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan
sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan
suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi
jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat
dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam
mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan
maupun tertulis.
Universitas Sumatera Utara
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu
tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada
pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan
yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.
4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar
mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat
penting.Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya
dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah
human relations.Human relation memiliki peranan yang penting dalam
memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam
organisasi.Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan
kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan
karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu
kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain
betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung
jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.Secara
umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat
termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
Universitas Sumatera Utara
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan
dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja.Hal ini sangat penting
bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka
mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan
tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
3.5. Pengertian Citra Perusahaan
Citra perusahaan merupakan kesan psikologis dan gambaran dari berbagai
kegiatan suatu perusahaan di mata khalayak publiknya yang berdasarkan
pengetahuan,
tanggapan
serta
pengalaman-pengalaman
yang
telah
diterimanya.Penilaian tertentu terhadap citra perusahaan oleh publiknya bisa
berbentuk citra baik, sedang dan buruk.Berdasarkan definisi tersebut, dapat
disimpulkan bahwa citra perusahaan adalah gambaran singkat mengenai sebuah
organisasi atau perusahaan yang diciptakan melalui akumulasi pesan-pesan yang
Universitas Sumatera Utara
diterima
melalui
pengalaman
yang
dirasakan
oleh
seluruh
indera.(http://xerma.blogspot.co.id/2014/05/pengertian-citra-dan-citraperusahaan.html (20 Juni 2016)).
3.6. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Citra Perusahaan
Adapun faktor-faktor yang dapat mempengaruhi citra perusahaan antara
lain :
1. Orientasi terhadap manfaat yang telah diberikan atau diterima, dan
sebagaimana diinginkan oleh kelompok khalayak sasarannya.
2. Manfaat yang ditampilkan melalui kualitas atau kuantitas pelayanan
cukup realistis dan mengesankan bagi khalayaknya.
3. Citra yang baik tersebut telah dipresentasikan berdasarkan kemampuan
perusahaan, kebangggaan, nilai nilai kepercayaan, kejujuran dan mudah
dimengerti oleh publik sebagai khalayak sasaran.
4. Citra yang baik muncul dari akibat penilaian atau tanggapan publik
terhadap berbagai aktivitas, empati, prestasi dan reputasi perusahaan
selama melakukan berbagai kegiatannya.
5. Citra baik perusahaan lainnya yang dapat timbul dari aspek yang
menampilkan keseriusannya dalam tanggung jawab sosial perusahaan
yang
lebih
peduli
menggunakan teknologi
pada
ramah
kelestarianlingkungan
lingkungan dan
hidup,
meningkatkan
kesejahteraan masyarakat sekitarnya.
Universitas Sumatera Utara
3.7.Pengaruh Kualitas Pelayanan terhadap Citra Perusahaan
Citra yang baik dari suatu organisasi ( baik korporasi maupun lokal),
merupakan asset, karena citra mempunyai suatu dampak pada persepsi konsumen
dari komunikasi dan operasi organisasi dalam berbagai hal. Terdapat empat peran
citra bagi suatu organisasi, antara lain :
(http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-citra-perusahaan-definisi.html
(21Juni 2016)).
1. citra menceritakan harapan, bersama dengan kampanye pemasaran
eksternal, seperti periklanan, penjualan pribadi dan komunikasi dari
mulut ke mulut. Citra yang positif lebih memudahkan bagi organisasi
untuk berkomunikasi secara efektif, dan membuat orang-orang lebih
mudah mengerti dengan komunikasi dari mulut ke mulut.
2. citra adalah sebagai penyaring yang mempengaruhi persepsi pada
kegiatan perusahaan.
Kualitas teknis dan khususnya kualitas
fungsional dilihat melalui saringan ini. Jika citra baik, maka citra
menjadi pelindung.
3. citra adalah fungsi dari pengalaman dan juga harapan konsumen.
Ketika konsumen membangun harapan dan realitas pengalaman dalam
bentuk kualitas pelayanan teknis dan fungsional, kualitas pelayanan
yang dirasakan menghasilkan perubahan citra, citra akan mendapat
penguatan dan bahkan meningkat.
Universitas Sumatera Utara
4. citra mempunyai pengaruh penting pada manajemen. Dengan kata lain,
citra mempunyai dampak internal. Citra yang kurang nyata dan jelas
mungkin akan mempengaruhi sikap karyawan terhadap organisasi
yang mempekerjakannya.
Terdapat 2 alasan citra perusahaan perlu dikembangkan dan perlu
mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen, yaitu :
1. Perubahan lingkungan perusahaan yang begitu cepat menyebabkan citra
yang telah ada saat ini tidak sesuai lagi. Hal ini terjadi karena ada
konsumen menuntut produk dan pelayanan yang lebih tinggi, perusahaan
melakukan diversifikasi, reorganisasi atau perusahaan mengalami kejadian
buruk karena satu hal.
2. Citra merupakan identitas yang bisa membedakan dari perusahaan lain dan
juga dijadikan sebagai alat persaingan yang efektif terutama bagi
perusahaan jasa. Hal ini terjadi karena situasi persaingan antar perusahaan
yang telah menjadi tajam.
(http://xerma.blogspot.co.id/2014/05/pengertian-citra-dan-citraperusahaan.html (20 Juni 2016)).
Citra adalah realitas, oleh karena itu jika komunikasi pasar tidak cocok
dengan realitas, secara normal realitas akan menang. Jika masalah citra adalah
problem yang nyata, hanya tindakan nyata pulalah yang akan menolong. Masalahmasalah nyata yang berkaitan dengan kinerja organisasi yaitu kualitas teknis atau
fungsional yang sebenarnya menyebabakan masalah citra.Tindakan internal yang
memperbaiki kinerja organisasi dibutuhkan jika citra yang buruk ingin
Universitas Sumatera Utara
diperbaiki.Bahkan citra adalah kesan yang diperoleh sesuai dengan pengetahuan
dan pemahaman seseorang tentang sesuatu.Citra terbentuk dari bagaimana
perusahaan melaksanakan kegiatan operasionalnya, yang mempunyai landasan
utama bagi segi layanan.Oleh sebab itu, untuk dapat menghasilkan citra atau
kesan positif dimata konsumen, maka hal yang harus diperbaiki dan ditingkatkan
adalah dari segi kualitas pelayanan yang diberikan oleh sebuah organisasi atau
perusahaan.
(http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-citra-perusahaan-definisi.html
(21Juni 2016)).
3.8. Peran Sekretaris Perusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero)Medan
Perusahaan yang mampu mencapai tujuan perusahaannya merupakan
perusahaan yang memiliki sekretaris yang berhasil menjalankan perannya dalam
kelancaran aktivitas perusahaan.Dalam menjalankan perannya, seorang sekretaris
memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenang. Adapun tugas, tanggung jawab
dan wewenang Sekretaris Perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III
(PERSERO) adalah sebagai berikut :
3.8.1. Tugas
Adapun tugas-tugas yang dimiliki oleh Sekretaris Perusahaan PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut :
1. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan Rapat Direksi, Rapat
Direksi dan Dewan Komisaris, Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS)
dan
kegiatan
lainnya
dengan
stakeholders,
antara
Universitas Sumatera Utara
lainconference pers, dengar pendapat dengan anggota Dewan dan
sebagainya.
2. Memberikan informasi yang relevan kepada stakeholders berdasarkan
ketentuan yang berlaku.
3. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Triwulan dan
Tahunan yang akurat dan dapat diandalkan.
4. Menyampaikan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan kepada
Dewan Komisaris secara tepat waktu.
5. Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website
perusahaan secara berkala.
6. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyediaan bahan-bahan untuk
“press release” atas setiap peryataan dalam tingkatan direksi.
7. Memberikan informasi yang dibutuhkan mengenai performance dari
perusahaan dalam batas-batas yang ditetapkan dalam perusahaan
sesuai peraturan perundang-undangan dan disampaikan secara tepat
waktu.
8. Menyajikan hasil rapat Direksi sesuai kepentingannya baik melalui
fasilitas internet maupun fasilitas lainnya agar hasil keputusan
rapatdapat diketahui oleh bagian terkait dan ditindaklanjuti secara tepat
waktu.
9. Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif melalui
hubungan dan komunikasi yang baik dengan stakeholders agar citra
perusahaan dapat meningkat.
Universitas Sumatera Utara
10. Mendokumentasikan data-data dan dokumen yang terkait dengan
aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis
terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh
data yang akurat.
11. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (K3) dengan
Bagian, Distrik Manajer, Kebun/unit,melalui surat dan media
komunikasi sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan
Direksi dapat terlaksana dengan baik.
12. Menyusun dan mengevaluasi Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan
(RKAP) Bagian Sekretariat Perusahaan secara berkala dengan
memonitor realisasi pemakaian anggaran guna mendapatkan gambaran
sebenarnya dari realisasi pemakaian anggaran sehingga terciptanya
cost effectiveness.
13. Membuat laporan kinerja Bagian Sekretariat Perusahaan sesuai dengan
tugas pokoknya.
14. Mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja Bagian
Sekretariat Perusahaan.
15. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan
di Kantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas
upacara sehingga pelaksanaannya dapat berjalan lancar.
Universitas Sumatera Utara
16. Menjamin bahwa SMM, SMI, SMK3, Malcom Baldrige dan RSPO
diterapkan di Bagian Sekretariat Perusahaan dengan melakukan
pengawasan implementasinya sehingga system manajemen dapat
berjalan efektif sesuai dengan sasaran.
17. Mewakili Direksi dalam menghadiri undangan dan pertemuan sesuai
dengan instruksi yang diberikan oleh Direksi sehingga substansi
pertemuan dapat diketahui untuk ditindaklanjuti.
18. Melaksnakan Sistem Penilaian Kerja (SPK).
19. Mengelola informasi dan mempersiapkan informasi yang akan
dikomunikasikan kepada pihak terkait.
20. Menjalankan fungsi pelaksanaan dan pendokumentasian Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) , Rapat Direksi, Rapat Direksi dengan
Dewan Komisaris dan Rapat Direksi dengan jajarannya.
21. Membuat dan menyelenggarakan program pengenalan bagi anggota
Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat.
22. Membuat keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan
Komisaris, Dewan Pengawas dan Direksi serta hal-hal yang tidak
diperbolehkan.
23. Menelaah peraturan perundang-undangan yang baru tingkat kepatuhan
perusahaan terhadap undang-undang.
24. Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugas-tugas protokoler
Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi.
Universitas Sumatera Utara
25. Membuat program, menyeleksi proposal dan penyaluran dana kegiatan
corporate social responsibility (CSR) untuk meningkatkan jaminan
kelangsungan aktivitas perusahaan sehingga tercipta hubungan yang
serasi, harmonis dan saling ketergantungan antara perusahaan dengan
masyarakat secara berkesinambungan.
3.8.2 Tanggung Jawab
Agar tugas-tugas Sekretaris Perusahaan dapat dijalankan dengan baik,
maka Sekretaris Perusahaan juga memiliki tanggung jawab antara lain :
1. Memastikan
kecukupan
pengungkapan
informasi
yang
harus
dicantumkan dalam Laporan Tahunan termasuk manajemen risiko,
jumlah rapat, dan tingkat kehadiran Dewan Komisaris/Direksi,
renumerasi Dewan Komisaris/Direksi, penerapan good corporate
government (GCG).
2. Memastikan berlangsungnya komunikasi dan mekanisme pengaturan
hubungan antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi.
3. Meyakinkan perusahaan telah taat kepada peraturan yang berkaitan
dengan pasar modal.
4. Mewakili Direksi dalam menjalankan fungsi Direksi berkaitan dengan
pengelolaan dan penyampaian informasi.
5. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur utama, yaitu :
a. Laporan yang berkaitan dengan tugas berkala, dan apabila diminta
dapat memberikannya kepada Dewan Komisaris.
Universitas Sumatera Utara
b. Laporan/hasil telaah terhadap peraturan perundang-undangan yang
baru.
c. Laporan/hasil telaah tingkat kepatuhan perusahaan terhadap
peraturan perundang-undangan.
3.8.3.Wewenang
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya Sekretaris
Perusahaan (Corporate Secretary) memiliki wewenang antara lain:
1. Akses terhadap informasi ke berbagai level di perusahaan.
2. Menetapkan biaya yang dibutuhkan dalam rangka:
a. Memfasilitasi kegiatan protokoler Direksi.
b. Penyampaian informasi tentang aktivitas perusahaan.
c. Penyelesaian permasalahan yang dihadapi perusahaan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
3.9. Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Citra
PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) Medan
Dalam rangka pencapaian hasil kerja yang maksimal, seorang karyawan
dituntut untuk memahami ruang lingkup perusahaan dan lingkungan sekitar
tempatnya bekerja.Sebagai karyawan yang profesional dalam menjalankan
profesinya seseorang harus mampu membangun dan meningkatkan citra
perusahaan. Hal ini berguna untuk menjaga dan meningkatkan nama baik
perusahaan dan dalam proses pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.Begitu
pula dengan seorang sekretaris yang harus mampu menerapkan peranan sekretaris
Universitas Sumatera Utara
dalam meningkatkan citra perusahaan.Dalam menerapkan citra perusahaan,
seorang sekretaris harus mampu menjalankan tugas-tugasnya secara professional.
Seperti halnya pada bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) Medan, berdasarkan pengamatan dan penelitian yang
penulis lakukan selama melakukan kegiatan magang di PT. Perkebunan Nusantara
III (PERSERO) Medan, Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) telah
mampu menerapkan fungsinya dalam meningkatkan citra perusahaan melalui
aktivitas kerja, etika, kepribadian dan penampilan yang terapkan dalam
menjalankan pekerjaannya. Hal ini dapat di lihat dari terwujudnya tujuan dan
fungsidari tugas, tanggung jawab dan wewenang Sekretariat Perusahaan dalam
menjalankan kinerja perusahaan.
Dalam menjalankan peran untuk meningkatkan citra PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) Medan, Sekretaris Perusahaan sangat teliti dan
bertanggung jawab sertamemanfaatkan waktu sebaik seefisien mungkin dalam
menyelesaikan pekerjaannya. Mulai dari memgelolah dan memelihara dokumen
perusahaan, proses penanganan surat
masuk dan surat
keluar
hingga
pendistribusian informasi kepada pihak-pihak terkait. Dalam menjalankan
tugasnya Sekretaris Perusahaan juga mampu untuk menyeimbangkan antara
pekerjaan dan kegiatan ibadah.Hal ini dapat dilihat saat Karyawan mampu
menjalankan kewajiban beribadah tetapi tetap mampu melaksanakan pekerjaannya
dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
Selain
melakukan tugasnya dalam
bidang
sekretariat,
Sekretaris
Perusahaan juga menjalin kerjasama yang baik dengan mitra kerja maupun
kantor-kantor bagian pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO)
Medan.Dalam menjalin kerjasama tersebut Sekretaris Perusahaan selalu berusaha
untuk menjaga hubungan baik melalui komunikasi yang efektif dan pemberian
pelayanan terbaik kepada setiap tamu atau rekanan. Kerjasama tersebut sangat
berguna bagi suatu lembaga atau perusahaan untuk membantu Sekretaris
Perusahaan dalam menyelesaikan pekerjaannya demi kelangsungan hidup
perusahaan dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.
Citra perusahaan tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan saja, melainkan
bagi seluruh pihak-pihak terkait yang ada pada suatu lembaga atau perusahaan
tersebut.Apabila suatu perusahaan telah berhasil dalam membentuk citra yang
positif dibenak masyarakat atau konsumen, maka akan mendapat keuntungan
seperti:
1. Memperpanjang hidup produk itu sendiri. Ada beberapa syarat yang
harus dipenuhi, yaitu :
a. Kesadaran diantara manajer perusahaan tentang tujuan perusahaan
jangka panjang.
b. Menetapkan lebih jelas tujuan dari perusahaan dan pimpinannya.
c. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan mengenai posisi pesaing
dan kondisi pasar yang dihadapinya.
d. Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal.
Universitas Sumatera Utara
2. Citra
yang
positif
akan
memberikan
keutungan
terciptanya
loyalitas/kesetiaan konsumen, kepercayaan terhadap produk dan
kerelaan konsumen dalam mencari produk/jasa tersebut apabila
membutuhkannya.
3. Dapat memperoleh konsumen yang baru, hal ini dikarenakan
konsumen yang merasa puas dengan produk/jasa dari perusahaan akan
menceritakan pengalaman mereka kepada orang lain sehingga orang
lain tersebut untuk membeli produk/jasa yang sama.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Adapunkesimpulan
yang
dapatdiambilolehpenulisdarihasilpenelitianantaralain :
1. Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
menjalankanfungsinya sebagai Sekretaris Perusahaan (Corporate
Secretary)berdasarkan
tugas,
tanggungjawabdanwewenang
yang
diberikan perusahaan.
2. Peranan
Sekretaris
Perusahaan
(Corporate
Secretary)dalam
menciptakan dan meningkatkan citra perusahaan telah diterapkan
dengan
sangat
baik,
seperti
melakukan
kerja
stakeholdersperusahaan melalui komunikasi yang
sama
dengan
efektif serta
memberikan kualitas pelayanan yang optimal kepada tamu dan
rekanan.
3. Dalam melakukan upaya peningkatan citra perusahaan, Sekretaris
Perusahaan selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan maksimal
dan tepat waktu, terutama dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.
Dengan hasil kinerja yang maksimal tersebut, maka nama baik
perusahaan akan tetap terjaga sehingga citra perusahaan akan terus
meningkat.
Universitas Sumatera Utara
4.2. Saran
Berdasarkankesimpulandiataspenulisbermaksudmemberikan saran yang
mungkindapatbergunabagibeberapapihak.Adapun
saran
yang
dapatpenulisberikanantara lain:
1. Dalam
menjalankan
peran
dan
fungsinya
sebagai
Sekretaris
Perusahaan (Corporate Secretary)Bagian Sekretariat Perusahaan harus
lebih meningkatkan kualitas kerja yang sesuai dengan tugas, tanggung
jawab dan wewenang yang diberikan perusahaan.
2. Untuk meningkatkan citra perusahaan sebaiknya Sekretaris Perusahaan
(Corporate Secretary) harus lebih terbuka dalam menjalin komunikasi
dengan berbagai pihak, serta harus lebih memberikan pelayanan yang
optimal dalam melakukan kerja sama dengan berbagai pihak.
3. Dalam menjaga citra perusahaan, maka seorang sekretaris harus
menyelesaikan tugasnya dengan baik. Sehingga upaya pencapaian
tujuan perusahaan dapat berjalan lancar.
Universitas Sumatera Utara