Peranan Sekretaris Dalam Meningkatkan CitraPerusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin pesat pada dunia usaha saat ini,
menuntut seseorang untuk dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi akibat
globalisasi dari era ekonomi industri ke era ekonomi informasi, begitu juga
dengan sekretaris diberbagai perusahaan juga dituntut untuk dapat berperan luas
dalam dunia bisnis yang tidak hanya berperan sebagai pelaksana administrasi.
Dalam sebuah perusahaan, seorang sekretaris memiliki peran ,fungsi dan
wewenang, yang meliputi segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan tata
usaha dan administrasi perusahaan.
Namun dengan berkembangnya teknologi dunia bisnis saat ini, peran,
fungsi dan wewenang seorang sekretaris bukan semata-mata mencakup sebagai
petugas tata usaha dana dministrasi perkantoran saja, melainkan sebagai pusat
informasi bagi suatu perusahaan. Dalam suatu perusahaan, sekretaris sangat
berperan penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan karena sekretaris
merupakan tangan kanan pimpinan yang bertanggung jawab atas berjalannya
segala kegiatan perusahaan.Seorang sekretaris professional merupakan sekretaris
yang mampu meningkatkan citra perusahaan tempatnya bekerja melalui kualitas
kerja yang bagus serta kesesuaian wewenang dan tanggung jawab yang dijalankan
didalam perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006:3) istilah sekretaris berasal dari
bahasa latin, yaitu secretum yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk
kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Ada juga istilah
secretariat, yaitu tempat atau kantor di mana sekretaris beserta para pembantunya
bekerja. Sekretariat merupakan suatu unit atau bagian kerja yang bertujuan
memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga, baik secara
keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuan.
Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24), sekretaris adalah
seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean,
menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan
kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya
dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.
Menurut Wursanto dalam Ratnawati dan Sunarto (2006:15) bahwa
secretariat adalah satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office service
atau jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Menurut Saiman
(2002:33) kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat, yaitu
dengan menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran,
terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Dampak dari perkembangan zaman yang semakin maju saat ini, banyak
perusahaan yang tidak mampu bertahan hidup dalam persaingan yang semakin
ketat.Faktor utama yang menyebabkan hal tersebut adalah menurunnya citra
perusahaan di mata masyarakat yang mengakibatkan hilangnya kepercayaan
masyarakat terhadap produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan.
Citra adalah kesan yang dipikirkan dan yang diketahui oleh seseorang atau
kelompok mengenai perusahaan maupun produknya melalui pengalaman yang
telah di peroleh. Citra sangat berperan penting dalam suatu perusahaan, karena
dengan adanya citra disebuah perusahaan akan membantu perusahaan dalam
mencapai tujuan perusahaan. Selain itu citra yang dimiliki suatu perusahaan akan
membuat nama perusahaan semakin baik di mata masyarakat dan mitra kerja.
(http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-citra-perusahaan-definisi.html
(21Juni 2016)).
Dalam usaha untuk meningkatkan citra perusahaan, PT. Perkebunan
Nusantara III (Persero) menerapkan strategi kerja sama, baik di dalam perusahaan
maupun di luar perusahaan terhadap pihak-pihak terkait, meningkatkan kualitas
pengelolaan perkebunan dengan baik, serta mewujudkan paradigma bisnis baru
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Strategi yang diterapkan di masyarakat
ini cukup berkembang baik. Hal ini dapat dilihat dengan semakin maju dan
berkembangnya PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dalam persaingan bisnis
saat ini, dan pertumbuhan laba perusahaan yang semakin meningkat yang
memberikan dampak terhadap semakin banyaknya pihak-pihak yang ingin
mengadakan kerja sama dengan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Universitas Sumatera Utara
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) merupakan salah satu dari 14
BUMN yang bergerak dibidang perkebunan, berhasil memanfaatkan keunggulan
kondisi geografis tersebut yang dipadukan dengan kinerja yang maksimal untuk
menjadi PTPN dengan kualitas produksi terbaik. Hal tersebut merupakan modal
utama PTPN III (Persero) untuk menjadi bukan saja yang terbaik di Indonesia,
melainkan juga memiliki modal untuk menjadi World Class Company di masa
depan.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka Penulis merasa tertarik
untuk membuat Tugas Akhir yang berjudul“ PERAN SEKRETARIS DALAM
MENINGKATKAN CITRA PERUSAHAAN PADA
PT. PERKEBUNAN
NUSANTARA III (PESERO) MEDAN”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang, rumusan masalah dalam Tugas
Akhir ini adalah“ Bagaimana peran sekretaris dalam meningkatkan citra positif
perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan?”
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian untuk mengetahui “Bagaimana peran sekretaris
dalam suatu perusahaan, apa itu citra perusahaan, bagaimana peranan sekretaris
dalam meningkatkan citra perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan”.
Universitas Sumatera Utara
1.4. Manfaat Penelitian
Ada pun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.4.1. Bagi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Bagi Organisasi penelitian ini bermanfaat untuk memberikan masukan
serta menyampaikan saran yang bermanfaat bagi PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan, khususnya pada bagian Sekretariat Perusahaan, mengenai
peranan seorang sekretaris dalam meningkatkan citra positif perusahaan.
1.4.2. Bagi Penulis
Dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai peranan
seorang sekretaris dalam meningkatkan citra positif perusahaan.
1.4.3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan referensi bagi pihak lain untuk penelitian tugas akhir
selanjutnya.
1.5. Sistematika Penelitian
Penelitian dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Jl. Sei
Batanghari No. 2 Sei Sikambing Medan. Kegiatan Penelitian dapat digambarkan
pada Tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian
No.
Kegiatan
April
III
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
IV
Mei
I
II
III
Juni
IV
V
I
Sumber :Penulis (2016)
Dalamkegiatan Persiapan Tugas Akhir dilakukan pada minggu ketiga (3)
dan minggu keempat bulan April. Pada kegiatan pengumpulan data, penulis
melakukan penelitian selama lima (5) minggu dimulai pada minggu pertama (1)
bulan Mei sampai dengan minggu kelima (5) bulan Mei. Pengumpulan data
dilakukanpada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Setelah data yang dibutuhkan terkumpul, dilakukan penulisan Tugas Akhir
yang di mulai pada minggu pertama (1) bulan Juni hingga selesai, melalui
pedoman penulisan Tugas Akhir yang telah diberikan oleh Ketua Program Studi
DIII Kesekretariatan.
1.6. SistematikaPembahasan
Tugasakhirinidibagiatas 4 (empat) babdansetiapbabnyadibagiatasbeberapa
sub babantara lain :
Universitas Sumatera Utara
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab ini, dijelaskan latar
belakang
masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
sistematika penulisan dan sistematika pembahasan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Pada bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas PT.
Perkebunan
Nusantara
III
(Persero)
Medan,
strukturorganisasi, job description, jenis usaha, dan uraian
teoritis dari PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Dalambabini,
dijelaskanmengenaitempatdanwaktupenelitiandanpenjelas
antentangperananseorangsekretarisdalammeningkatkancitr
apada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai kesimpulan dan saran
yang dihasilkan dari penelitian penulis pada PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, serta daftar
pustaka dari referensi yang digunakan penulis dalam
proses penyelesaian Tugas Akhir ini.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin pesat pada dunia usaha saat ini,
menuntut seseorang untuk dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi akibat
globalisasi dari era ekonomi industri ke era ekonomi informasi, begitu juga
dengan sekretaris diberbagai perusahaan juga dituntut untuk dapat berperan luas
dalam dunia bisnis yang tidak hanya berperan sebagai pelaksana administrasi.
Dalam sebuah perusahaan, seorang sekretaris memiliki peran ,fungsi dan
wewenang, yang meliputi segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan tata
usaha dan administrasi perusahaan.
Namun dengan berkembangnya teknologi dunia bisnis saat ini, peran,
fungsi dan wewenang seorang sekretaris bukan semata-mata mencakup sebagai
petugas tata usaha dana dministrasi perkantoran saja, melainkan sebagai pusat
informasi bagi suatu perusahaan. Dalam suatu perusahaan, sekretaris sangat
berperan penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan karena sekretaris
merupakan tangan kanan pimpinan yang bertanggung jawab atas berjalannya
segala kegiatan perusahaan.Seorang sekretaris professional merupakan sekretaris
yang mampu meningkatkan citra perusahaan tempatnya bekerja melalui kualitas
kerja yang bagus serta kesesuaian wewenang dan tanggung jawab yang dijalankan
didalam perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006:3) istilah sekretaris berasal dari
bahasa latin, yaitu secretum yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk
kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Ada juga istilah
secretariat, yaitu tempat atau kantor di mana sekretaris beserta para pembantunya
bekerja. Sekretariat merupakan suatu unit atau bagian kerja yang bertujuan
memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga, baik secara
keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuan.
Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24), sekretaris adalah
seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean,
menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan
kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya
dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.
Menurut Wursanto dalam Ratnawati dan Sunarto (2006:15) bahwa
secretariat adalah satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office service
atau jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Menurut Saiman
(2002:33) kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat, yaitu
dengan menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran,
terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Dampak dari perkembangan zaman yang semakin maju saat ini, banyak
perusahaan yang tidak mampu bertahan hidup dalam persaingan yang semakin
ketat.Faktor utama yang menyebabkan hal tersebut adalah menurunnya citra
perusahaan di mata masyarakat yang mengakibatkan hilangnya kepercayaan
masyarakat terhadap produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan.
Citra adalah kesan yang dipikirkan dan yang diketahui oleh seseorang atau
kelompok mengenai perusahaan maupun produknya melalui pengalaman yang
telah di peroleh. Citra sangat berperan penting dalam suatu perusahaan, karena
dengan adanya citra disebuah perusahaan akan membantu perusahaan dalam
mencapai tujuan perusahaan. Selain itu citra yang dimiliki suatu perusahaan akan
membuat nama perusahaan semakin baik di mata masyarakat dan mitra kerja.
(http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-citra-perusahaan-definisi.html
(21Juni 2016)).
Dalam usaha untuk meningkatkan citra perusahaan, PT. Perkebunan
Nusantara III (Persero) menerapkan strategi kerja sama, baik di dalam perusahaan
maupun di luar perusahaan terhadap pihak-pihak terkait, meningkatkan kualitas
pengelolaan perkebunan dengan baik, serta mewujudkan paradigma bisnis baru
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Strategi yang diterapkan di masyarakat
ini cukup berkembang baik. Hal ini dapat dilihat dengan semakin maju dan
berkembangnya PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dalam persaingan bisnis
saat ini, dan pertumbuhan laba perusahaan yang semakin meningkat yang
memberikan dampak terhadap semakin banyaknya pihak-pihak yang ingin
mengadakan kerja sama dengan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Universitas Sumatera Utara
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) merupakan salah satu dari 14
BUMN yang bergerak dibidang perkebunan, berhasil memanfaatkan keunggulan
kondisi geografis tersebut yang dipadukan dengan kinerja yang maksimal untuk
menjadi PTPN dengan kualitas produksi terbaik. Hal tersebut merupakan modal
utama PTPN III (Persero) untuk menjadi bukan saja yang terbaik di Indonesia,
melainkan juga memiliki modal untuk menjadi World Class Company di masa
depan.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka Penulis merasa tertarik
untuk membuat Tugas Akhir yang berjudul“ PERAN SEKRETARIS DALAM
MENINGKATKAN CITRA PERUSAHAAN PADA
PT. PERKEBUNAN
NUSANTARA III (PESERO) MEDAN”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang, rumusan masalah dalam Tugas
Akhir ini adalah“ Bagaimana peran sekretaris dalam meningkatkan citra positif
perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan?”
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian untuk mengetahui “Bagaimana peran sekretaris
dalam suatu perusahaan, apa itu citra perusahaan, bagaimana peranan sekretaris
dalam meningkatkan citra perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan”.
Universitas Sumatera Utara
1.4. Manfaat Penelitian
Ada pun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.4.1. Bagi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Bagi Organisasi penelitian ini bermanfaat untuk memberikan masukan
serta menyampaikan saran yang bermanfaat bagi PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan, khususnya pada bagian Sekretariat Perusahaan, mengenai
peranan seorang sekretaris dalam meningkatkan citra positif perusahaan.
1.4.2. Bagi Penulis
Dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai peranan
seorang sekretaris dalam meningkatkan citra positif perusahaan.
1.4.3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan referensi bagi pihak lain untuk penelitian tugas akhir
selanjutnya.
1.5. Sistematika Penelitian
Penelitian dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Jl. Sei
Batanghari No. 2 Sei Sikambing Medan. Kegiatan Penelitian dapat digambarkan
pada Tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian
No.
Kegiatan
April
III
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
IV
Mei
I
II
III
Juni
IV
V
I
Sumber :Penulis (2016)
Dalamkegiatan Persiapan Tugas Akhir dilakukan pada minggu ketiga (3)
dan minggu keempat bulan April. Pada kegiatan pengumpulan data, penulis
melakukan penelitian selama lima (5) minggu dimulai pada minggu pertama (1)
bulan Mei sampai dengan minggu kelima (5) bulan Mei. Pengumpulan data
dilakukanpada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Setelah data yang dibutuhkan terkumpul, dilakukan penulisan Tugas Akhir
yang di mulai pada minggu pertama (1) bulan Juni hingga selesai, melalui
pedoman penulisan Tugas Akhir yang telah diberikan oleh Ketua Program Studi
DIII Kesekretariatan.
1.6. SistematikaPembahasan
Tugasakhirinidibagiatas 4 (empat) babdansetiapbabnyadibagiatasbeberapa
sub babantara lain :
Universitas Sumatera Utara
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab ini, dijelaskan latar
belakang
masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
sistematika penulisan dan sistematika pembahasan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Pada bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas PT.
Perkebunan
Nusantara
III
(Persero)
Medan,
strukturorganisasi, job description, jenis usaha, dan uraian
teoritis dari PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Dalambabini,
dijelaskanmengenaitempatdanwaktupenelitiandanpenjelas
antentangperananseorangsekretarisdalammeningkatkancitr
apada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai kesimpulan dan saran
yang dihasilkan dari penelitian penulis pada PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, serta daftar
pustaka dari referensi yang digunakan penulis dalam
proses penyelesaian Tugas Akhir ini.
Universitas Sumatera Utara