Sistem Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali (Thomas Wiyasa, 2005: 43).
Arsip dinamis ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi (Thomas Wiyasa,
2003: 92).
Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk berbagai
keperluan seperti perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan oleh
instansi/lembaga.
Arsip dinamis mencakup makalah, laporan, surat, foto, peta dan materi
dokumentasi lainnya dengan tidak memandang bentuk fisik maupun
karakteristiknya (misalnya ilmiah atau popular; rahasia, terbatas atau terbuka)
yang dibuat atau diterima sebagai bagian kegiatan operasional, administrative,
atau keperluan hukum dalam kaitannya dengan transaksi bisnis dan kegiatan
lain dari sebuah instansi/lembaga atau perorangan ( Sulistyo-basuki, 1996: 45).
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis
adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku
(yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan
kembali dengan cepat.
5
Universitas Sumatera Utara
2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan
digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur
hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan
sesuai dengan yang diterapkan. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip
tidak lagi memiliki nila langsung, catatan data akan dihapus.
Masa hidup rekor seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi akhir ( Read, Judith 2011:
18)
PENCIPTAAN/
PENERIMAAN
(surat, formulir, laporan,
gambar, film, video,
elektronik dll.
PENYUSUTAN
DISTRIBUSI/
PENGURUSAN
(pemindahan arsip
inaktif, pemusnahan
arsip, penyerahan arsip
statis).
(Internal dan eksternal)
PENGELOLAAN/
PEMELIHARAAN
PENGGUNAAN
(pembuatan keputusan,
dokumentasi, referensi,
kepentingan hukum dll)
(penyimpanan,
penemuan kembali,
transfer/ penyerahan)
Gambar 2.1 Siklus Arsip
Sumber: Judith Read (2008, 19)
6
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip
merupakan konsep dalam record management, ini adalah cara untuk melihat
bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah
kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.
2.3 Fungsi Arsip Dinamis dan Peranan Arsip Dinamis
Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip
dinamis
yang
dipergunakan
secara
langsung
dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada
umumnya
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan administrasi negara
2. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangasaan
pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada
umumnya
maupun
untuk
penyelenggaraan
sehari-hari
administrasi negara.
Peranan arsip adalah sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan
organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu
masalah yang sedang dihadapi.
2.4 Pengelolaan Surat
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan
Lubuk Pakam dapat dijelaskan sebagai berikut (Wursanto 2003: 110).
2.4.1 Pengelolaan Surat Masuk
7
Universitas Sumatera Utara
Pengelolaan surat masuk yang baik hendaknya menggunakan langkahlangkah sebagai berikut:
a. Penerimaan Surat
1. Menerima surat masuk yang diterima dari kantor/instansi lain
dan menandatangani surat pengantarnya
2. Menyortir semua surat masuk berdasarkan tanda-tanda yang
terdapat pada sampul
3. Menyerahkan surat-surat yang telah disortir tersebut kepada
petugas pencatat
4. Menerima surat-surat yang dating dari unit-unit kerja.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat
yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan.
c. Pembukaan surat
Kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau
dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut.
d. Pencatatan surat masuk
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat
tersebut disampaikan
kepada pejabat yang bersangkutan perlu
diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat
dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan
rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
e. Penanganan surat masuk
8
Universitas Sumatera Utara
Surat-surat yang masih digarap tindak lanjutny, atau yang telah
dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga
sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi,
selama itu pula disimpan (file) oleh unit Pengolah yang menggarap
atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan.
2.4.2
Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakaan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan kosep surat
Konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri,
konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya, dan konsep
dibuat dengan mendikte.
b. Pengetikan konsep surat
Proses pengetikan konsep surat yaitu sebagai berikut:
1. Persetujuan konsep surat
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang
berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep
2. Pengiriman konsep surat
Surat yang telah disetujui dikirim kepada unit pengetikan atau
pada bagian surat-menyurat (mail department).
3. Pemeriksaan hasil pengetikan
Surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan
lebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang
berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan
konsep surat.
4. Penandatanganan surat
9
Universitas Sumatera Utara
Setelah pengetikan konsep dinyatakan benar, hasil pengetikan
konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang
berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat harus
ditandatangani dengan tanda tangan asli.
c. Pengiriman surat
Dalam pengiriman surat diperlukan beberapa perlengkapan untuk
mempercepat proses pengiriman antara lain:
1. Mesin lipat (folding machine)
2. Mesin alamat (addressing machine)
3. Mesin rekat (sealing machine)
4. Timbangan surat (mailing scale)
5. Mesin prangko (postage machine)
6. Amplop atau sampul surat
2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Oleh
karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat dan tepat sehingga
mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan,
serta langkah-langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan
asrip tertentu.
Pekerjaan menyimpan arsip dapat didefenisikan sebagai penyimpan
surat-surat/dokumen-dokumen pada tempat-tempat yang sesuai dengan
pengaturan yang telah ditetapkan, sehingga setiap surat/ dokumen bila
diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pekerjaan menyimpan
arsip tidak saja meliputi pekerjaan menyimpan (filling), tetapi mencakup pula
pekerjaan menempatkan (placing) dan mencari (finding).
10
Universitas Sumatera Utara
Suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip, yang penempatannya
secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem
penataan
arsip secara aktual. Kegiataan pemberkasan dan penataan arsip
dengan sebutan “filling system”. Filling system yang digunakan atau dipakai
untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti 2001: 192).
a. Sistem Alfabet atau Abjad
Pada penyimpanan ini, arsip disimpan berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
b. Sistem Nomor
Sistem nomor merupakan sistem filing
yang mendasarkan
penyimpanan dan pengambilan berkas atau surat atas dasar kode
nomor, sistem nomor yang dipergunakan dalam penataan arsip.
c. Sistem Pekerjaan atau Numerik
Tata kearsipan dengan sistem numerik dipergunakan bila perusahaan
mengidentifikasi usaha-usaha berdasarkan subjek pekerjaan.
d. Sistem Geografik
Sistem geografik berdasarkan tata letak dalam ilmu bumi dan oleh
karena itu dinamakan sistem geografik. Tempat atau lokasi kegiatan
dapat diarsipkan secara abjad maupun numerik sesuai dengan
pemesan.
e. Sistem Subjek
Sistem
subjek
atau
perihal
dipergunakan
bila
perusahaan
mengidentifikasi surat berdasarkan cakupan bidang usaha dari suatu
perusahaan.
11
Universitas Sumatera Utara
f. Sistem Kronologis
Sistem kronologis yaitu penataan berkas atau surat berdasarkan
urutan tanggal.
Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali
arsip terdiri dari:
a. Compact Rotary Filing System
Compact rotary filing system merupakan kombinasi dari dua sistem
pengarsipan yang sangat praktis dan menghemat tempat serta hemat
waktu.
Gambar 2.2 Compact Rotary Filing System
Sumber : http://www.filingandmore.com/security/
b. Rotary Filing
Rotary filing berbentuk trolley dua tingkat. Unuk menyimpan map
dengan cara menggantung.
12
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.3 Rotary Filing
Sumber: http://www.anugerahdino.com/
c. Lemari Arsip
Lemari arsip ini untuk menyimpan arsip dinamis aktif atau dokumen
dan berkas-berkas yang masih dipergunakan dalam pelaksanaan teknik
operasional.
Gambar 2.4 Lemari Arsip
Sumber : www.sentrakantor.co.id
d. Folder (sampul arsip)
Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya, dan dilengkapi
tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
13
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.5 Folder (sampul arsip)
Sumber : http://idkf.bogor.net/
e. Sekat atau Guide
Adalah petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu
dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan
masalah pada klasifikasi arsip.
Gambar 2.6 Sekat atau Guide
Sumber : www.westsidegraphicsinc.com
14
Universitas Sumatera Utara
f. Hang Map (map gantung)
Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian
atasnya, guna menggantungkannya di dalam laci filling cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan tab.
Gambar 2.7 Hang Map ( map gantung)
Sumber: www.steelindonesia.com
2.6 Peminjaman Arsip Dinamis
Peminjaman Arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan,
karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam, sehingga
tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas
arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan,
kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan (Sedarmayanti 2003: 76).
Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip:
1. Siapa yang berwenang member ijin peminjaman
2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
3. Penetapan jangka waktu peminjaman
4. Tatacara peminjaman arsip
5. Semua peminjam arsip harus dicatat pada lembar peminjam arsip.
15
Universitas Sumatera Utara
2.7 Penemuan Kembali Arsip Dinamis
Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem
penemuan kembali arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang
terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata
menemukan arsipnya (Hadi Abubakar, 1996: 74).
Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana,
beberapa syarat haruslah ditaati, yaitu:
1. Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan
sistemnya harus mudah diingat
2. Harus didasarkan atau kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan,
maka disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal
3. Sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat
4. Sistem penemuan harus disokong oleh peralatan dan perlengkapan
harus sesuai dengan penataan berkas
5. Syarat yang terpenting adalah harus disokong oleh personil yang
terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat,
tekun, suka bekerja, senang bekerja secara details tentang informasi.
2.8 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis
Penyusutan adalah salah satu saran penting untuk mengatasi masalah
bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
lagi. Arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan
agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik
terhadap arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan (Basir Barthos, 2007:
101).
Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara:
16
Universitas Sumatera Utara
1. Memindahkan arsip inkatif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan masing-masing
2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Kegunaan penyusutan adalah untuk penghemat ruangan penyimpanan,
biaya untuk pengadaan sarana, dan waktu dalam usaha pencarian kembali arsip
yang disimpan. Arsip yang telah disisihkan berdasarkan jangka waktu
retensinya, harus diadakan penilian kembali untuk dapat menemukan arisp
mana yang dapat dipindahkan dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan
arsip-arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip.
2.9 Pemusnahan Arsip Dinamis
Adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang
suda berakhir fungsinya, serta yang tidak memilki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah
atau dengan cara lain , sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun
bentuknya (Hadi Abubakar 1996: 100).
17
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali (Thomas Wiyasa, 2005: 43).
Arsip dinamis ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi (Thomas Wiyasa,
2003: 92).
Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk berbagai
keperluan seperti perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan oleh
instansi/lembaga.
Arsip dinamis mencakup makalah, laporan, surat, foto, peta dan materi
dokumentasi lainnya dengan tidak memandang bentuk fisik maupun
karakteristiknya (misalnya ilmiah atau popular; rahasia, terbatas atau terbuka)
yang dibuat atau diterima sebagai bagian kegiatan operasional, administrative,
atau keperluan hukum dalam kaitannya dengan transaksi bisnis dan kegiatan
lain dari sebuah instansi/lembaga atau perorangan ( Sulistyo-basuki, 1996: 45).
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis
adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku
(yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan
kembali dengan cepat.
5
Universitas Sumatera Utara
2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan
digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur
hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan
sesuai dengan yang diterapkan. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip
tidak lagi memiliki nila langsung, catatan data akan dihapus.
Masa hidup rekor seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi akhir ( Read, Judith 2011:
18)
PENCIPTAAN/
PENERIMAAN
(surat, formulir, laporan,
gambar, film, video,
elektronik dll.
PENYUSUTAN
DISTRIBUSI/
PENGURUSAN
(pemindahan arsip
inaktif, pemusnahan
arsip, penyerahan arsip
statis).
(Internal dan eksternal)
PENGELOLAAN/
PEMELIHARAAN
PENGGUNAAN
(pembuatan keputusan,
dokumentasi, referensi,
kepentingan hukum dll)
(penyimpanan,
penemuan kembali,
transfer/ penyerahan)
Gambar 2.1 Siklus Arsip
Sumber: Judith Read (2008, 19)
6
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip
merupakan konsep dalam record management, ini adalah cara untuk melihat
bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah
kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.
2.3 Fungsi Arsip Dinamis dan Peranan Arsip Dinamis
Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip
dinamis
yang
dipergunakan
secara
langsung
dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada
umumnya
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan administrasi negara
2. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangasaan
pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada
umumnya
maupun
untuk
penyelenggaraan
sehari-hari
administrasi negara.
Peranan arsip adalah sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan
organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu
masalah yang sedang dihadapi.
2.4 Pengelolaan Surat
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan
Lubuk Pakam dapat dijelaskan sebagai berikut (Wursanto 2003: 110).
2.4.1 Pengelolaan Surat Masuk
7
Universitas Sumatera Utara
Pengelolaan surat masuk yang baik hendaknya menggunakan langkahlangkah sebagai berikut:
a. Penerimaan Surat
1. Menerima surat masuk yang diterima dari kantor/instansi lain
dan menandatangani surat pengantarnya
2. Menyortir semua surat masuk berdasarkan tanda-tanda yang
terdapat pada sampul
3. Menyerahkan surat-surat yang telah disortir tersebut kepada
petugas pencatat
4. Menerima surat-surat yang dating dari unit-unit kerja.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat
yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan.
c. Pembukaan surat
Kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau
dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut.
d. Pencatatan surat masuk
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat
tersebut disampaikan
kepada pejabat yang bersangkutan perlu
diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat
dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan
rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
e. Penanganan surat masuk
8
Universitas Sumatera Utara
Surat-surat yang masih digarap tindak lanjutny, atau yang telah
dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga
sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi,
selama itu pula disimpan (file) oleh unit Pengolah yang menggarap
atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan.
2.4.2
Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakaan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan kosep surat
Konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri,
konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya, dan konsep
dibuat dengan mendikte.
b. Pengetikan konsep surat
Proses pengetikan konsep surat yaitu sebagai berikut:
1. Persetujuan konsep surat
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang
berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep
2. Pengiriman konsep surat
Surat yang telah disetujui dikirim kepada unit pengetikan atau
pada bagian surat-menyurat (mail department).
3. Pemeriksaan hasil pengetikan
Surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan
lebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang
berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan
konsep surat.
4. Penandatanganan surat
9
Universitas Sumatera Utara
Setelah pengetikan konsep dinyatakan benar, hasil pengetikan
konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang
berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat harus
ditandatangani dengan tanda tangan asli.
c. Pengiriman surat
Dalam pengiriman surat diperlukan beberapa perlengkapan untuk
mempercepat proses pengiriman antara lain:
1. Mesin lipat (folding machine)
2. Mesin alamat (addressing machine)
3. Mesin rekat (sealing machine)
4. Timbangan surat (mailing scale)
5. Mesin prangko (postage machine)
6. Amplop atau sampul surat
2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Oleh
karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat dan tepat sehingga
mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan,
serta langkah-langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan
asrip tertentu.
Pekerjaan menyimpan arsip dapat didefenisikan sebagai penyimpan
surat-surat/dokumen-dokumen pada tempat-tempat yang sesuai dengan
pengaturan yang telah ditetapkan, sehingga setiap surat/ dokumen bila
diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pekerjaan menyimpan
arsip tidak saja meliputi pekerjaan menyimpan (filling), tetapi mencakup pula
pekerjaan menempatkan (placing) dan mencari (finding).
10
Universitas Sumatera Utara
Suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip, yang penempatannya
secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem
penataan
arsip secara aktual. Kegiataan pemberkasan dan penataan arsip
dengan sebutan “filling system”. Filling system yang digunakan atau dipakai
untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti 2001: 192).
a. Sistem Alfabet atau Abjad
Pada penyimpanan ini, arsip disimpan berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
b. Sistem Nomor
Sistem nomor merupakan sistem filing
yang mendasarkan
penyimpanan dan pengambilan berkas atau surat atas dasar kode
nomor, sistem nomor yang dipergunakan dalam penataan arsip.
c. Sistem Pekerjaan atau Numerik
Tata kearsipan dengan sistem numerik dipergunakan bila perusahaan
mengidentifikasi usaha-usaha berdasarkan subjek pekerjaan.
d. Sistem Geografik
Sistem geografik berdasarkan tata letak dalam ilmu bumi dan oleh
karena itu dinamakan sistem geografik. Tempat atau lokasi kegiatan
dapat diarsipkan secara abjad maupun numerik sesuai dengan
pemesan.
e. Sistem Subjek
Sistem
subjek
atau
perihal
dipergunakan
bila
perusahaan
mengidentifikasi surat berdasarkan cakupan bidang usaha dari suatu
perusahaan.
11
Universitas Sumatera Utara
f. Sistem Kronologis
Sistem kronologis yaitu penataan berkas atau surat berdasarkan
urutan tanggal.
Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali
arsip terdiri dari:
a. Compact Rotary Filing System
Compact rotary filing system merupakan kombinasi dari dua sistem
pengarsipan yang sangat praktis dan menghemat tempat serta hemat
waktu.
Gambar 2.2 Compact Rotary Filing System
Sumber : http://www.filingandmore.com/security/
b. Rotary Filing
Rotary filing berbentuk trolley dua tingkat. Unuk menyimpan map
dengan cara menggantung.
12
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.3 Rotary Filing
Sumber: http://www.anugerahdino.com/
c. Lemari Arsip
Lemari arsip ini untuk menyimpan arsip dinamis aktif atau dokumen
dan berkas-berkas yang masih dipergunakan dalam pelaksanaan teknik
operasional.
Gambar 2.4 Lemari Arsip
Sumber : www.sentrakantor.co.id
d. Folder (sampul arsip)
Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya, dan dilengkapi
tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
13
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.5 Folder (sampul arsip)
Sumber : http://idkf.bogor.net/
e. Sekat atau Guide
Adalah petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu
dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan
masalah pada klasifikasi arsip.
Gambar 2.6 Sekat atau Guide
Sumber : www.westsidegraphicsinc.com
14
Universitas Sumatera Utara
f. Hang Map (map gantung)
Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian
atasnya, guna menggantungkannya di dalam laci filling cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan tab.
Gambar 2.7 Hang Map ( map gantung)
Sumber: www.steelindonesia.com
2.6 Peminjaman Arsip Dinamis
Peminjaman Arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan,
karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam, sehingga
tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas
arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan,
kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan (Sedarmayanti 2003: 76).
Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip:
1. Siapa yang berwenang member ijin peminjaman
2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
3. Penetapan jangka waktu peminjaman
4. Tatacara peminjaman arsip
5. Semua peminjam arsip harus dicatat pada lembar peminjam arsip.
15
Universitas Sumatera Utara
2.7 Penemuan Kembali Arsip Dinamis
Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem
penemuan kembali arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang
terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata
menemukan arsipnya (Hadi Abubakar, 1996: 74).
Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana,
beberapa syarat haruslah ditaati, yaitu:
1. Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan
sistemnya harus mudah diingat
2. Harus didasarkan atau kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan,
maka disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal
3. Sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat
4. Sistem penemuan harus disokong oleh peralatan dan perlengkapan
harus sesuai dengan penataan berkas
5. Syarat yang terpenting adalah harus disokong oleh personil yang
terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat,
tekun, suka bekerja, senang bekerja secara details tentang informasi.
2.8 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis
Penyusutan adalah salah satu saran penting untuk mengatasi masalah
bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
lagi. Arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan
agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik
terhadap arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan (Basir Barthos, 2007:
101).
Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara:
16
Universitas Sumatera Utara
1. Memindahkan arsip inkatif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan masing-masing
2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Kegunaan penyusutan adalah untuk penghemat ruangan penyimpanan,
biaya untuk pengadaan sarana, dan waktu dalam usaha pencarian kembali arsip
yang disimpan. Arsip yang telah disisihkan berdasarkan jangka waktu
retensinya, harus diadakan penilian kembali untuk dapat menemukan arisp
mana yang dapat dipindahkan dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan
arsip-arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip.
2.9 Pemusnahan Arsip Dinamis
Adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang
suda berakhir fungsinya, serta yang tidak memilki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah
atau dengan cara lain , sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun
bentuknya (Hadi Abubakar 1996: 100).
17
Universitas Sumatera Utara