Sistem Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam
SISTEM KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM PADA KANTOR KECAMATAN
LUBUK PAKAM
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar ahli madya(Amd) dalam bidang Perpustakaan dan Informasi
DISUSUN OLEH:
DINA NURDIANA
132201002
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb, Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah
S.W.T atas rahmat dan karunia-Nya telah diberikan kesehatan, sehingga penulis
dapat menyelesaikan kertas karya sebagai salah satu persyaratan dalam
menyelesaikan pendidikkan Diploma III Program studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Untuk memenuhi
Persyaratan tersebut, Penulis menyelesaikan Kertas Karya yang berjudul “Sistem
Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam”. Dalam
menyelesaikan penulisan kertas karya ini banyak berbagai pihak yang membantu
menyelesaikan penulisan ini, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada
semua pihak yang membantu menyelesaikan kertas karya ini, antara lain:
1. Bapak Drs. Budi Agustono, MS Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. selaku Ketua Program Studi D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan
sekaligus sebagai dosen pembaca kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S, M. Hum selaku dosen pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan
sampai kertas karya ini selesai.
4. Dan secara khusus Penulis mempersembahkan ucapan terima kasih orang
tua tercinta, Drs. Nurdin dan Elmawati yang selalu mendukung saya baik
berupa doa dan materi serta nasihat dan didikannya yang tidak pernah
henti kepada penulis. Serta untuk saudara saya M. Taufik Nur Sitorus, SE,
Nur Afni Sitorus S.Pd, dan Nurfitriani Sitorus, SE. Terima kasih atas doa
dan dukungannya yang tiada hentinya kepada saya.
5. Terima kasih kepada staf Kantor Kecamatan Lubuk Pakam yang
membantu penulisan dalam menyelesaikan kertas Karya ini.
6. Teman-teman di Fakultas Ilmu Budaya angkatan 2013, khususnya kepada
Susi Yanti Sitompul, Rina Silvani Saputri, Indah Sari Ulfha, Cindy
Claudia dan Dessi Enseplim Cahya Devi serta seluruh staf program studi
i
Universitas Sumatera Utara
7. D3 perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang
tidak bisa disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa karya ini jauh dari sempurna.Dengan
adanya penulisan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan di
bidang kearsipan. Apabila ada penulisan yang salah harap kritik dan saran
untuk menyempurnakan penulisan kertas karya ini.Akhir kata penulis
mengucapkan terima kasih dan semoga kertas karya ini menjadikan
sumber ilmu dan dapat bermanfaat bagi yang membacanya.
Medan, 27 Juli 2016
Penulis
DianNurdiana
132201002
ii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
DAFTAR GAMBAR
iv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang dan Masalah
1
1.2 Tujuan Penulisan
3
1.3 Ruang Lingkup
3
1.4 Metode Pengumpulan Data
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip Dinamis
2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis
2.3 Fungsi dan Peranan Arsip Dinamis
2.4 Pengelolaan Surat
2.4.1 Pengelolaan Surat Masuk
2.4.2 Pengelolaan Surat Keluar
2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis
2.6 Peminjaman Arsip Dinamis
2.7 Penemuan Kembali Arsip Dinamis
2.8 Penyusutan Arsip Dinamis
2.9 Pemusnahan Arsip Dinamis
5
5
6
7
7
7
9
10
14
15
15
16
BAB III Sistem Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk
Pakam
17
3.1 Profil Perusahaan
17
3.1.1 Sejarah Kecamatan Lubuk Pakam
17
3.1.2 Keadaan Wilayah Kecamatan Lubuk Pakam
19
3.1.3 Visi, Misi dan Tujuan Kecamatan Lubuk Pakam
20
3.1.4 Struktur Organisasi Kecamatan Lubuk Pakam
22
3.1.5 Tugas Pokok, Fungsi, dan Kewenangan Kantor Kecamatan
Lubuk Pakam
23
3.2 Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam
33
3.2.1 Penerimaan Surat Masuk
33
3.2.2 Surat Keluar
33
3.3 Peralatan dan Perlengakapan Arsip pada Kantor Kecamatan................. 33
3.4 Peminjaman Arsip pada Kantor Kecamatan
35
3.5 Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Kecamatan
35
3.6 Pemusnahan Arsip pada Kantor Kecamatan
35
3.7 Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Kecamatan
36
3.8 Jenis-jenis Arsip Dinamis pada Kantor Kecamatan
36
3.9 Contoh Arsip Dinamis secara umum pada Kantor Kecamatan
39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 40
iii
Universitas Sumatera Utara
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
40
40
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 41
LAMPIRAN .................................................................................................... 42
1.1
iv
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Arsip
6
Gambar 2.2 Compact Rotary Filing System
12
Gambar 2.3 Rotary Filing
12
Gambar 2.4 Lemari Arsip
13
Gambar 2.5 Folder (sampul arsip)
13
Gambar 2.6 Sekat atau Guide
14
Gambar 2.7 Hang Map (map gantung)
14
v
Universitas Sumatera Utara
LUBUK PAKAM
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar ahli madya(Amd) dalam bidang Perpustakaan dan Informasi
DISUSUN OLEH:
DINA NURDIANA
132201002
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb, Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah
S.W.T atas rahmat dan karunia-Nya telah diberikan kesehatan, sehingga penulis
dapat menyelesaikan kertas karya sebagai salah satu persyaratan dalam
menyelesaikan pendidikkan Diploma III Program studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Untuk memenuhi
Persyaratan tersebut, Penulis menyelesaikan Kertas Karya yang berjudul “Sistem
Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam”. Dalam
menyelesaikan penulisan kertas karya ini banyak berbagai pihak yang membantu
menyelesaikan penulisan ini, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada
semua pihak yang membantu menyelesaikan kertas karya ini, antara lain:
1. Bapak Drs. Budi Agustono, MS Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. selaku Ketua Program Studi D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan
sekaligus sebagai dosen pembaca kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S, M. Hum selaku dosen pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan
sampai kertas karya ini selesai.
4. Dan secara khusus Penulis mempersembahkan ucapan terima kasih orang
tua tercinta, Drs. Nurdin dan Elmawati yang selalu mendukung saya baik
berupa doa dan materi serta nasihat dan didikannya yang tidak pernah
henti kepada penulis. Serta untuk saudara saya M. Taufik Nur Sitorus, SE,
Nur Afni Sitorus S.Pd, dan Nurfitriani Sitorus, SE. Terima kasih atas doa
dan dukungannya yang tiada hentinya kepada saya.
5. Terima kasih kepada staf Kantor Kecamatan Lubuk Pakam yang
membantu penulisan dalam menyelesaikan kertas Karya ini.
6. Teman-teman di Fakultas Ilmu Budaya angkatan 2013, khususnya kepada
Susi Yanti Sitompul, Rina Silvani Saputri, Indah Sari Ulfha, Cindy
Claudia dan Dessi Enseplim Cahya Devi serta seluruh staf program studi
i
Universitas Sumatera Utara
7. D3 perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang
tidak bisa disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa karya ini jauh dari sempurna.Dengan
adanya penulisan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan di
bidang kearsipan. Apabila ada penulisan yang salah harap kritik dan saran
untuk menyempurnakan penulisan kertas karya ini.Akhir kata penulis
mengucapkan terima kasih dan semoga kertas karya ini menjadikan
sumber ilmu dan dapat bermanfaat bagi yang membacanya.
Medan, 27 Juli 2016
Penulis
DianNurdiana
132201002
ii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
DAFTAR GAMBAR
iv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang dan Masalah
1
1.2 Tujuan Penulisan
3
1.3 Ruang Lingkup
3
1.4 Metode Pengumpulan Data
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip Dinamis
2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis
2.3 Fungsi dan Peranan Arsip Dinamis
2.4 Pengelolaan Surat
2.4.1 Pengelolaan Surat Masuk
2.4.2 Pengelolaan Surat Keluar
2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis
2.6 Peminjaman Arsip Dinamis
2.7 Penemuan Kembali Arsip Dinamis
2.8 Penyusutan Arsip Dinamis
2.9 Pemusnahan Arsip Dinamis
5
5
6
7
7
7
9
10
14
15
15
16
BAB III Sistem Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk
Pakam
17
3.1 Profil Perusahaan
17
3.1.1 Sejarah Kecamatan Lubuk Pakam
17
3.1.2 Keadaan Wilayah Kecamatan Lubuk Pakam
19
3.1.3 Visi, Misi dan Tujuan Kecamatan Lubuk Pakam
20
3.1.4 Struktur Organisasi Kecamatan Lubuk Pakam
22
3.1.5 Tugas Pokok, Fungsi, dan Kewenangan Kantor Kecamatan
Lubuk Pakam
23
3.2 Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam
33
3.2.1 Penerimaan Surat Masuk
33
3.2.2 Surat Keluar
33
3.3 Peralatan dan Perlengakapan Arsip pada Kantor Kecamatan................. 33
3.4 Peminjaman Arsip pada Kantor Kecamatan
35
3.5 Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Kecamatan
35
3.6 Pemusnahan Arsip pada Kantor Kecamatan
35
3.7 Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Kecamatan
36
3.8 Jenis-jenis Arsip Dinamis pada Kantor Kecamatan
36
3.9 Contoh Arsip Dinamis secara umum pada Kantor Kecamatan
39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 40
iii
Universitas Sumatera Utara
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
40
40
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 41
LAMPIRAN .................................................................................................... 42
1.1
iv
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Arsip
6
Gambar 2.2 Compact Rotary Filing System
12
Gambar 2.3 Rotary Filing
12
Gambar 2.4 Lemari Arsip
13
Gambar 2.5 Folder (sampul arsip)
13
Gambar 2.6 Sekat atau Guide
14
Gambar 2.7 Hang Map (map gantung)
14
v
Universitas Sumatera Utara