Sistem Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik
organisasi pemerintah maupun swasta. Seluruh kegiatan organisasi pada
dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan didalam menghadapi perubahan
situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber
informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah
arsip (record).
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip
berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti
eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan
fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen atau
pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar
lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir
sebagaian besar instansi semacam itu dipengaruhi dengan image yang selalu
menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitasaktivitas kerja lainnya.
Dan ini sebenarnya hampir sama dengan kesan yang muncul ketika
orang mencoba mereduksi kegiatan perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record
management, maupun sistem informasi sangat mudah menimbulkan kesan
1
Universitas Sumatera Utara
“pertukangan” atau “teknis prosedural”, sebab kesemua bidang ini
memang sarat oleh kegiatan teknis. Disamping itu, mengingat ruang lingkup
pelayanan umum yang diberikan oleh instansi/lembaga sangat luas dan
kompleks baik menurut jenis maupun sifat maka upaya menetapkan dasar-dasar
pelayanan umum tersebut merupakan hal yang mendasar dan sangat perlu untuk
mengatasi
kompleksitas
tersebut.
Sehingga
pelayanan
umum
dapat
digambarkan sebagai: Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan
tugas dan fungsi instansi/lembaga dibidang pelayanan umum. Mendorong agar
dapat mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan
umum dapat diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil guna.
Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan peran serta masyarakat untuk
mencapai pembangunan serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat luas.
Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat adalah
merupakan perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat
didalam melaksanakan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata masih banyak
pelayanan kepada masyarakat masih rendah. Kasus-kasus yang ada dalam
masyarakat pengurusan ke instansi pemerintah dapat ditemukan misalnya,
mental aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini dapat dikatakan mempunyai
unsur biaya yang tinggi dan tingkat kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik
dalam kehidupan ekonomi. Kasus-kasus diatas jika terus menerus akan berubah
menjadi budaya, hal ini berbahaya terhadap kemajuan sosial, politik, ekonomi
dan hukum. Oleh karena itu untuk menanggulangi masalah tersebut perlu
dikembangkan dan disebarluaskan sistem pelayanan sebagai syarat pemenuhan
kepuasan masyarakat.
Sebagaimana
tuntutan
pelayanan
yang
memuaskan
pelanggan/masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh
setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan
demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting
dan wajar dalam setiap transaksi pelayanan. Apapun pelayanan kepada
2
Universitas Sumatera Utara
masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedur dan
kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya.
Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai
makna mutu pelayanan yang memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas
dan prosedur yang diterapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian
pelayanan. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap tugas dalam pemberian
pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau.
Kantor Kecamatan Daerah Kota Lubuk Pakam adalah unsur penunjang
pemerintahan Kota Lubuk Pakam, mempunyai tugas melaksanakan sebagai
urusan rumah tangga daerah dibidang kearsipan dan melaksanakan tugas
pembantuan
dibidang
pengelolaan
dan
pelayanan
kearsipan.
Sistem
pengelolaan kearsipan yang tepat adalah salah satu indikator penyelenggaraan
pemerintahan yang baik, antara lain terlaksananya penataan sistem pengelolaan
kearsipan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan
produktifitas bagi satu organisasi di lingkungan Pemerintahan Kota Lubuk
Pakam.
Berdasarkan uraian di atas penulis terkait melakukan penelitian dengan
judul “Sistem Kearsipan Di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk
Pakam”.
1.2. Tujuan Penelitian
Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu “Sistem
Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam”, maka
tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Untuk mengetahui Sistem Arsip di Kantor Arsip Kota Lubuk Pakam dalam
melaksanakan tugasnya
2.
Untuk mengetahui cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali,
pengamanan, pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip Kecamatan
Lubuk Pakam.
3
Universitas Sumatera Utara
2.3. Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini,
maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi: kegiatan pengelolaan arsip.
2.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan paper ini penulis menggunakan dua macam metode yaitu:
a. Metode Deskriptif
Meliputi bagaimana cara menganalisis, menafsir, mengklasifikasian
dan menginterprestasikan data sehingga data dapat memberikan
gambar mengenai keadaan permasalahan diteliti.
b. Metode Deduktif
Merupakan bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus yang
berlaku umum di instansi berdasarkan teori yang diterima secara
umum sebagai suatu kebenaran.
4
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik
organisasi pemerintah maupun swasta. Seluruh kegiatan organisasi pada
dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan didalam menghadapi perubahan
situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber
informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah
arsip (record).
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip
berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti
eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan
fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen atau
pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar
lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir
sebagaian besar instansi semacam itu dipengaruhi dengan image yang selalu
menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitasaktivitas kerja lainnya.
Dan ini sebenarnya hampir sama dengan kesan yang muncul ketika
orang mencoba mereduksi kegiatan perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record
management, maupun sistem informasi sangat mudah menimbulkan kesan
1
Universitas Sumatera Utara
“pertukangan” atau “teknis prosedural”, sebab kesemua bidang ini
memang sarat oleh kegiatan teknis. Disamping itu, mengingat ruang lingkup
pelayanan umum yang diberikan oleh instansi/lembaga sangat luas dan
kompleks baik menurut jenis maupun sifat maka upaya menetapkan dasar-dasar
pelayanan umum tersebut merupakan hal yang mendasar dan sangat perlu untuk
mengatasi
kompleksitas
tersebut.
Sehingga
pelayanan
umum
dapat
digambarkan sebagai: Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan
tugas dan fungsi instansi/lembaga dibidang pelayanan umum. Mendorong agar
dapat mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan
umum dapat diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil guna.
Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan peran serta masyarakat untuk
mencapai pembangunan serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat luas.
Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat adalah
merupakan perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat
didalam melaksanakan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata masih banyak
pelayanan kepada masyarakat masih rendah. Kasus-kasus yang ada dalam
masyarakat pengurusan ke instansi pemerintah dapat ditemukan misalnya,
mental aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini dapat dikatakan mempunyai
unsur biaya yang tinggi dan tingkat kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik
dalam kehidupan ekonomi. Kasus-kasus diatas jika terus menerus akan berubah
menjadi budaya, hal ini berbahaya terhadap kemajuan sosial, politik, ekonomi
dan hukum. Oleh karena itu untuk menanggulangi masalah tersebut perlu
dikembangkan dan disebarluaskan sistem pelayanan sebagai syarat pemenuhan
kepuasan masyarakat.
Sebagaimana
tuntutan
pelayanan
yang
memuaskan
pelanggan/masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh
setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan
demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting
dan wajar dalam setiap transaksi pelayanan. Apapun pelayanan kepada
2
Universitas Sumatera Utara
masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedur dan
kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya.
Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai
makna mutu pelayanan yang memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas
dan prosedur yang diterapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian
pelayanan. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap tugas dalam pemberian
pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau.
Kantor Kecamatan Daerah Kota Lubuk Pakam adalah unsur penunjang
pemerintahan Kota Lubuk Pakam, mempunyai tugas melaksanakan sebagai
urusan rumah tangga daerah dibidang kearsipan dan melaksanakan tugas
pembantuan
dibidang
pengelolaan
dan
pelayanan
kearsipan.
Sistem
pengelolaan kearsipan yang tepat adalah salah satu indikator penyelenggaraan
pemerintahan yang baik, antara lain terlaksananya penataan sistem pengelolaan
kearsipan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan
produktifitas bagi satu organisasi di lingkungan Pemerintahan Kota Lubuk
Pakam.
Berdasarkan uraian di atas penulis terkait melakukan penelitian dengan
judul “Sistem Kearsipan Di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk
Pakam”.
1.2. Tujuan Penelitian
Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu “Sistem
Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam”, maka
tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Untuk mengetahui Sistem Arsip di Kantor Arsip Kota Lubuk Pakam dalam
melaksanakan tugasnya
2.
Untuk mengetahui cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali,
pengamanan, pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip Kecamatan
Lubuk Pakam.
3
Universitas Sumatera Utara
2.3. Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini,
maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi: kegiatan pengelolaan arsip.
2.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan paper ini penulis menggunakan dua macam metode yaitu:
a. Metode Deskriptif
Meliputi bagaimana cara menganalisis, menafsir, mengklasifikasian
dan menginterprestasikan data sehingga data dapat memberikan
gambar mengenai keadaan permasalahan diteliti.
b. Metode Deduktif
Merupakan bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus yang
berlaku umum di instansi berdasarkan teori yang diterima secara
umum sebagai suatu kebenaran.
4
Universitas Sumatera Utara