SISTEM KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DA

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

ISSN : 2442-3343

SISTEM KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN PROGRAM
DI DINAS PU BINA MARGA PALEMBANG
Penulis
Sri Porwani
Prodi Administrasi Bisnis Politeknik Darussalam
Email : sri_porwani@ymail.com

Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Program di Dinas PU Bina Marga Palembang. Metode pengumpulan data
adalah dilakukan dengan cara wawancara, observasi, dan dokumentasi di dapat masalah
yaitu kurang baiknya sistem penyimpanan arsip, perlengkapan dan peralatan yang masih
belum memadai serta kurangnya pengetahuan petugas arsip pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina Marga Palembang. Teknik model analisa adalah
deskriftif kualitatif. Hasil penelitian adalah sistem penyimpanan arsip menggunakan
sistem abjad murni; peralatan dan perlengkapan yang masih kurang seperti: guide, kartu
sortir, kartu pinjam arsip, penyekat, kata tangkap, alat bantu kearsipan, dan Ordner

sebaiknya di tambah; serta menetapkan petugas arsip yang bertanggungjawab terhadap
sistem kearsipan.
Kata Kunci : sistem kearsipan dan arsip

I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Informasi
merupakan
sarana
penting dalam proses pencapaian
tujuan. Arsip sebagai informasi
mempunyai peranan penting dalam
pengambilan
keputusan
dan
merumuskan kebijaksanaan yang akan
diterapkan di dalam sebuah instansi atau
organisasi. Selain itu, arsip juga
berfungsi sebagai alat ingatan, sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan

yang diperlukan dalam kegiatan
perencanaan,
penganalisaan,
pengembangan,
perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuat laporan, penilaian dan
pengendalian setepat–tepatnya. Tanpa
arsip tidak mungkin seseorang dapat
mengingat segala macam dokumen dan

catatan yang begitu rumit secara
lengkap.
Pada dasarnya keberadaan arsip
pada lingkungan perkantoran tidak
dapat dilepaskan dari pelaksanaan
kegiatan administrasi khususnya pada
Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang.
Kearsipan yang teratur dan tertib dapat

menjadi alat informasi yang membantu
lembaga–lembaga pemerintah dalam
melancarkan kegiatan administrasi.
Oleh karena itu pengelolaan terhadap
arsip harus diterapkan sebaik mungkin
agar setiap saat arsip dapat diambil atau
ditemukan kembali dalam waktu cepat.
Apabila arsip tidak disimpan
sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan maka hal ini dapat
menghambat kelancaran pekerjaan
administrasi.
Oleh
karena
itu,

1

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

pengolahan arsip membutuhkan teknik
dan keterampilan khusus karena data
yang dihasilkan, diterima, diproses dan
dibuang tidak terbatas jumlahnya.
Kegiatan kearsipan di instansi atau
organisasi dilaksanakan dengan maksud
memberikan
pelayanan
yang
dibutuhkan dan merupakan suatu
aktivitas yang bersifat rutinitas.
Pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas
yaitu kearsipan mempunyai peranan
sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta sebagai alat pengawasan yang
sangat
diperlukan
dalam
setiap

organisasi dalam rangka melaksanakan
segala kegiatannya baik pada kantor–
kantor lembaga negara dan swasta.
Dalam proses penyajian informasi
agar
pimpinan
dapat
membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan,
maka harus ada sistem dan prosedur
kerja yang baik di bidang kearsipan.
Suatu lembaga, baik itu lembaga negara
atau swasta tidak akan sanggup
memberikan data informasi yang baik,
lengkap dan akurat, jika lembaga
tersebut tidak memiliki manajemen
kearsipan yang baik dan teratur. Arsip
dapat dikatakan suatu sistem dimana
satu sama yang lain saling berkaitan
dalam satu ikatan yang utuh, karena

arsip dapat menunjang suatu program
kegiatan organisasi, baik dari segi
perencanaan, pelaksanaan maupun
pengendalian tugas organisasi yang
bersangkutan.
Pada umumnya bagian kearsipan
memiliki hubungan yang erat dengan
lingkungan organisasi itu sendiri
maupun
hubungannya
dengan
organisasi lainnya. Oleh sebab itu,
perkembangan dan kemajuan suatu
administrasi kearsipan selalu dilihat
baik secara langsung maupun tidak
langsung. Kearsipan sangat berperan
penting dalam setiap organisasi bisnis.

ISSN : 2442-3343

Peranan penting kearsipan itu
adalah sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi dalam rangka
melakukan
kegiatan
perencanaan,
penganalisisan,
perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan
laporan,
penilaian,
pengendalian dan pertanggung jawaban
dengan setepat–tepatnya dalam suatu
kegiatan pada organisasi. Setiap
pekerjaan dan kegiatan yang dilakukan
oleh perusahaan tidak akan lepas dari
kegiatan pengelolaan surat dan ini
dianggap sangat vital sekali.
Apabila ada suatu masalah akan

digunakan arsip sebagai pemecahan
masalah dan bahan informasi untuk
pembuktian dari masalah yang dihadapi.
Hal ini disebabkan karena manusia
mempunyai kemampuan terbatas untuk
mengingat sesuatu. Setiap perusahaan
selalu membatasi jumlah arsip yang ada
pada karyawan baik dari segi
membatasi jumlah arsip maupun
membatasi arsip–arsip tersebut dengan
kertas tebal sebagai sekat dalam
penyimpanan arsip agar sewaktu
diperlukan dapat ditemukan kembali.
Pada Sub Bagian Umum dan Program
di Dinas PU Bina Marga Palembang
kegiatan
kearsipan
merupakan
pekerjaan yang sangat memerlukan
seseorang arsiparis yang ahli dan luwes

yang dapat memahami kebaikan atau
kelemahan dari sistem kearsipan.
Penerapan pola kearsipan yang
tepat diambil oleh petugas arsip dapat
menghindari berbagai kendala yang
dihadapi
dalam
melaksanakan,
mengelola, dan mengendalikan arsip–
arsip yang ada pada perusahaan
tersebut.
Meskipun kearsipan berperan
penting dalam suatu organisasi, tetapi
masih banyak instansi yang belum
melakukan penataan arsip dengan baik
dalam pelaksanaannya masih banyak
dijumpai arsip–arsip yang ditumpukkan

2

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

di dalam lemari yang tidak tersusun rapi
sehingga sulit untuk ditemukan
kembali. Akibat dari hal ini tentunya
kelestarian yang terkandung dalam arsip
tersebut tidak dapat terjamin dan akan
lenyap. Maka berdasarkan alasan
tersebut sistem kearsipan pada Sub
Bagian Umum dan Program di Dinas
PU Bina Marga Palembang adalah
sistem abjad yang dapat dipakai sebagai
sistem penyimpanan utama dan dapat
digunakan sebagai sistem penyimpanan
lanjutan.
Kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang belum tertata dengan
rapi, masih ada perlengkapan yang
kurang, penyimpanan arsip pada ordner

tidak sesuai dengan nomor disposisi dan
surat juga seringkali termasuk ke dalam
ordner lain. Pada saat mencari surat
yang diinginkan harus membutuhkan
waktu lama dan surat menjadi rusak
atau sobek karena seringkali mencari
surat tidak sesuai dengan nomor urut
disposisi. Ordner di dalam lemari arsip
sering kali tidak tersusun berurutan jadi
membutuhkan waktu untuk mencari
ordner yang diperlukan. Arsip surat
juga sering kali di pinjam oleh bagian–
bagian lain tapi petugas arsip tidak
pernah mencatat siapa yang meminjam,
kapan meminjam dan keperluan apa
meminjam arsip karena itu arsip surat
sering kali hilang.

ISSN : 2442-3343

PU Bina Marga Palembang masih
belum memadai.
3. Kurangnya pengetahuan petugas
arsip pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang?
Dari rumusan masalah dikemukakan
di atas maka penulis menentukan
masalah pokoknya adalah bagaimana
sistem kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian ini adalah :
a. Untuk
mengetahui
sistem
penyimpanan arsip pada Sub Bagian
Umum dan Program di Dinas PU
Bina Marga Palembang.
b. Untuk mengetahui perlengkapan
yang sesuai pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang.
c. Untuk mengetahui petugas arsip
yang baik pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Menurut Basir Barthos (2013:2),
Kearsipan mempunyai peranan sebagai
“pusat
ingatan,
sebagai
sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan”
yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan
“perencanaan,
penganalisaan,
pengembangan,
perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan
laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat–tepatnya”.
Menurut
perundang–undangan
No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan–
ketentuan pokok kearsipan Bab I pasal
I. Menegaskan bahwa yang dimaksud
dengan arsip yaitu:

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang
di atas, maka penulis merumuskan
masalah dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Kurang baiknya sistem penyimpanan
arsip pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang?
2. Perlengkapan dan peralatan pada Sub
Bagian Umum dan Program di Dinas

3

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

a) Naskah–naskah yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan–badan pemerintah dalam
bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan
tunggal
maupun
berkelompok
dalam
rangka
pelaksanaan pemerintahan.
b) Naskah–naskah yang dibuat dan
diterima oleh Badan Swasta atau
perorangan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut A.W. Widjaja (1996:99)
arsip berasal dari bahasa Yunani
“arche” yang berarti permulaan,
jabatan, fungsi atau kuasa hukum.
Kemudian kata arche berubah menjadi
“ta arche” yang artinya dokumen,
catatan. Terakhir berubah menjadi
“archevum” yang dalam bahasa latin
berarti balaikota. Istilah Inggris
“archives” berarti tempat atau dokumen
(record).
Dari pengertian arsip dapat
disimpulkan yaitu arsip adalah naskah–
naskah yang di buat dan di terima oleh
semua Lembaga Pemerintahan dan
Badan Swasta dalam bentuk corak
apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan pemerintah dan kehidupan
kebangsaan.
Menurut A.W. Widjaja (1996:103–
104), ada 3 faktor kearsipan yang baik
antara lain:
a. Penggunaan sistem penyimpanan
secara tepat.
Sistem penyimpanan arsip adalah
suatu rangkaian tata cara yang teratur
menurut sesuatu pedoman tertentu
untuk
menyusun/menyimpan
warkat–warkat sehingga bilamana
diperlukan
dapat
diketemukan
kembali secara cepat. Cepat atau
lambatnya penemuan kembali dari
tempat penyimpanannya ditentukan
oleh tepat atau tidaknya penggunaan

ISSN : 2442-3343

sistem penyimpanan setiap benda
arsip.
b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi
syarat.
Dalam
kamus
administrasi,
“fasilitas”
diartikan
sebagai
kebutuhan yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan–pekerjaan
dalam suatu usaha kerja sama
manusia. Fasilitas kearsipan dapat
dikelompokkan menjadi 4 golongan,
yaitu:
1) Alat–alat korespondensi, seperti
kertas, stempel, mesin tik, karbon
dan sebagainya.
2) Alat–alat penerimaan surat seperti
bak/kotak surat, meja tulis, rak
dan sebagainya.
3) Alat penyimpanan surat (setelah
diarsipkan) seperti map, ordner,
folder, lemari, filling cabinet dan
seterusnya
4) Alat–alat lainnya seperti ruangan
yang cukup, cahaya, kode pokok
soal dan sebagainya.
c. Petugas kearsipan yang memenuhi
syarat.
Seorang petugas untuk dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik
harus
memenuhi
syarat–syarat
tertentu
sebagaimana
juga
persyaratan untuk petugas tata usaha,
umumnya yaitu:
1) Memiliki pengetahuan di bidang
kearsipan.
2) Pengetahuan umum, terutama
yang menyangkut masalah surat
menyurat dan arsip.
3) Pengetahuan tentang seluk beluk
instansinya
yakni
organisasi
beserta
tugas–tugasnya
dan
pejabatanya–pejabatanya.
4) Pengetahuan
khusus
tentang
kearsipan.
5) Memiliki keterampilan untuk
melaksanakan
teknik
tata
kearsipan yang sedang dijalankan.

4

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

6) Berkepribadian yakni memiliki
ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapian, kecekatan, kecerdasan,
kejujuran serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi.

ISSN : 2442-3343

di simpan adalah dokumen yang
benar–benar bernilai.
h. Surat harus di simpan secara up to
date, meskipun bergantung pada
penyusunan tenaga kerja dan
pengawasan.
i. Beberapa sistem yang menggunakan
petunjuk keluar harus menunjukkan
dokumen yang telah dipindahkan,
kapan, dan oleh siapa.
j. Pergunakan
sistem
klasifikasi
(penggolongan) yang paling tepat.
Tidak ada sistem kearsipan yang
paling baik, yang paling baik adalah
sistem yang cocok dan tepat dengan
kebutuhan.
Dengan
demikian
pemilihan sistem harus benar–benar
didasarkan pada kebutuhan sehingga
sistem tersebut dapat membantu
pencarian dokumen secara efektif.
Sistem kearsipan yang baik dapat
disimpulkan yaitu kepadatan pada
tempat atau ruang, mudah dicapai, dapat
dimengerti oleh petugas dan semua
pegawai, keamanan dokumen yang
lebih diperhatikan, hemat dalam biaya
apapun, fasilitas yang diperlukan, arsip
dapat ditemukan dan disimpan secara
up to date, menggunakan petunjuk
keluar, menggunakan sistem yang tepat
agar dapat mencari dokumen secara
efektif.

Faktor kearsipan yang baik dapat
disimpulkan yaitu penggunaan sistem
penyimpanan secara tepat, fasilitas dan
petugas kearsipan yang memenuhi
syarat. Menurut Moekijat (1997:118),
Sistem kearsipan yang baik yaitu:
a. Kepadatan maksudnya tidak terlalu
banyak
menggunakan
tempat,
khususnya ruang lantai.
b. Dapat didekati atau mudah dicapai
maksudnya lemari surat harus
ditempatkan
sedemikian
rupa
sehingga surat–surat mudah di
simpan dan di ambil.
c. Kesederhanaan maksudnya sistem
harus mudah dimengerti dan
dilaksanakan oleh petugas atau
pegawai. Jangan sampai terjadi
kesulitan penemuan arsip hanya
dikarenakan
seseorang
tidak
mengetahui
bagaimana
harus
mencarinya.
d. Keamanan maksudnya dokumen–
dokumen harus diberikan tingkat
keamanan yang tepat sesuai dengan
kepentingannya.
e. Kehematan
maksudnya
sistem
kearsipan harus hemat dalam biaya
uang, biaya tenaga kerja, dan biaya
tambahan lainnya.
f. Fasilitas maksudnya bila diperlukan,
sistem kearsipan dapat diperluas
sesuai
keperluan.
Elastisitas
maksudnya bahwa sistem kearsipan
harus dibuat dengan pertimbangan
perluasan sistem penyimpanan di
masa yang akan datang.
g. Arsip harus dapat ditemukan kembali
dengan penangguhan yang seminim–
minimnya. Penyimpanan dokumen
seminimalnya, bahwa dokumen yang

2.2 Jenis–Jenis Arsip
Menurut
Ignatius
Wursanto
(2004:46–48) ada 2 jenis–jenis arsip:
a. Berdasarkan
Fungsi
dan
Kegunaannya
1) Arsip dinamis yaitu arsip yang
masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan
dan
penyelenggaraan
administrasi
perkantoran.
Macam
arsip
dinamis ada dua yaitu:
a) Arsip aktif berarti arsip yang
secara langsung dan terus
menerus diperlukan
dan

5

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

dipergunakan
di
dalam
penyelenggaraan
administrasi.
b) Arsip inaktif merupakan
arsip–arsip yang frekuensi
pergunaannya
untuk
penyelenggaraan administrasi
sudah menurun.
2) Arsip statis yaitu arsip yang
tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan,
atau
penyelenggaraan
administrasi
perkantoran atau sudah tidak
dipakai lagi dalam kegiatan
perkantoran sehari–hari. Arsip
statis sudah tidak digunakan
dalam kegiatan organisasi bukan
berarti tidak ada gunanya lagi,
biasanya
arsip
statis
dipergunakan sebagai penelitian
dan bernilai hystoris.
b. Berdasarkan Sifat
Arsip dapat dibedakan atas:
1) Arsip tertutup yaitu arsip yang
dalam
pengelolaan
dan
perlakuannya berlaku ketentuan
tentang kerahasiaan surat–surat.
Dalam artian arsip ini tidak semua
orang bisa membaca arsip ini.
2) Arsip terbuka yaitu pada dasarnya
boleh diketahui oleh semua
pihak/umum. Terbuka kecuali
dengan izin bagi arsip yang tidak
terbuka (tertutup).
Jenis–jenis
diatas
dapat
disimpulkan
yakni
jenis
arsip
berdasarkan fungsi dan kegunaannya
adapun berdasarkan sifat. Arsip
berdasarkan fungsi dan kegunaannya
dapat dibagi menjadi dua yaitu dinamis
dan statis. Arsip berdasarkan sifat
dibagi menjadi dua yaitu tertutup dan
terbuka.

ISSN : 2442-3343

maka
arsip
dapat
membantu
mengingatkan
dalam
rangka
pengambilan keputusan secara cepat
dan tepat mengenai sesuatu masalah.
Oleh sebab itu dapat disimpulkan
bahwa peranan arsip sebagai:
a) Alat utama ingatan organisasi;
b) Bahan atau alat pembuktian (bukti
otentik);
c) Bahan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan;
d) Barometer/alat ukur kegiatan suatu
organisasi mengingat setiap kegiatan
pada umumnya menghasilkan arsip;
e) Bahan informasi kegiatan ilmiah
lainnya.
Peranan arsip di atas dapat
disimpulkan adalah sebagai alat
pengingat, alat bukti, alat ukur dalam
dasar perencanaan dan pengambilan
keputusan informasi kegiatan ilmiah
lainnya.
2.4 Azas dan Sistem Penyimpanan
Arsip
Menurut Amsyah (2005:16), ada
beberapa azas penyimpanan arsip:
1. Azas sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan
di satu unit kerja khusus yang lazim
disebut sentral arsip.
a) Keuntungannya adalah ruang dan
peralatan arsip dapat dihemat;
petugas
dapat
mengkonsentrasikan diri khusus
pada pekerjaan kearsipan; kantor
hanya menyimpan 1 (satu) arsip,
duplikasinya dapat dimusnahkan;
sistem penyimpanan dari berbagai
macam arsip dapat diseragamkan.
b) Kerugiannya adalah sentralisasi
arsip hanya efisien dan efektif
untuk organisasi yang kecil; tidak
semua jenis arsip dapat disimpan
dengan satu sistem penyimpanan
yang seragam; unit kerja yang
memerlukan arsip akan memakan
waktu
lebih
lama
untuk

2.3 Peranan Arsip
Menurut
Ignatius
Wursanto
(2004:48), Sebagai sumber informasi

6

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

memperoleh
arsip
yang
diperlukan.
2. Azas desentralisasi
Berarti semua unit kerja mengelola
arsipnya masing–masing. Sistem
penyimpanan yang dipergunakan
masing–masing unit kerja tergantung
kepada
ketentuan
kantor
bersangkutan.
a) Keuntungannya
adalah
pengelolaan arsip dapat dilakukan
sesuai kebutuhan unit kerja
masing–masing; keperluan akan
arsip mudah terpenuhi karena
berada pada unit kerja sendiri;
penanganan arsip lebih mudah
dilakukan karena arsipnya sudah
dikenal baik.
b) Kerugiannya adalah penyimpanan
arsip tersebar diberbagai lokasi
dan dapat menimbulkan duplikasi
arsip yang disimpan; kantor harus
menyediakan
peralatan
dan
perlengkapan arsip di setiap unit
kerja, sehingga penghematan
pemakaian
peralatan
dan
perlengkapan sukar dijalankan;
penataran dan latihan kearsipan
perlu diadakan karena petugas–
petugas
umumnya
bertugas
rangkap dan tidak mempunyai
latar
belakang
pendidikan
kearsipan; kegiatan pemusnahan
arsip harus dilakukan setiap unit
kerja
dan
ini
merupakan
pemborosan.
3. Kombinasi
sentralisasi
dan
desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua
cara pengelolaan baik sentralisasi
maupun
desentralisasi,
sering
ditemukan
diperkantoran
penggunaan kombinasi Sentralisasi
dan Desentralisasi Arsip. Dengan
cara ini kelemahan–kelemahan kedua
cara memang dapat diatasi. Di dalam
penanganan arsip secara kombinasi,
arsip yang masih aktif dipergunakan

ISSN : 2442-3343

atau disebut arsip aktif yang dikelola
unit kerja masing–masing pengolah
dan inaktif dikelola di Sentral Arsip.
Dengan demikian, pengelolaan arsip
aktif dilakukan secara desentralisasi
dan arsip inaktif secara sentralisasi.
Azas penyimpanan arsip dapat
disimpulkan yaitu azas sentralisasi yang
dipusatkan di satu unit kerja, azas
desentralisasi yang semua unit kerja
mengelola
arsip
masing–masing,
kombinasi sentralisasi dan desentralisasi
yang
melengkapi
kelemahannya
masing–masing.
Menurut
Ignatius
Wursanto
(2004:52–55), ada 5 macam sistem
penyimpanan arsip yang dapat dipakai
sebagai sistem penyimpanan yang
standar, yaitu:
a) Sistem abjad (alphabetical system)
adalah
penggolongan
dimana
dokumen–dokumen
disimpan
menurut huruf–huruf yang pertama
dari nama orang atau organisasi.
Berarti cara penyimpanan arsipnya
diurutkan menurut abjad, yaitu A–Z.
b) Sistem nomor (numbering system)
adalah penggolongan dimana tiap
dokumen atau map diberi nomor dan
disimpan menurut urutan nomor.
Nomor–nomor
tersebut
dapat
dikembangkan menjadi pembagian
yang lebih kecil dan perlu dibuat
daftar kelompok perihal–perihal.
c) Sistem geografis/wilayah (geography
system)
adalah
penggolongan
dimana surat–surat atau arsip dibagi
menurut letak wilayah.
d) Sistem
subjek/perihal
(subject
system)
adalah
penggolongan
dimana dokumen–dokumen disusun
menurut perihal bukan menurut nama
perusahaan,
koresponden–
koresponden dan sebagainya.
e) Sistem
tanggal/kronologis
(chronology
system)
adalah
penggolongan
dimana
tiap
dokumen–dokumen
disimpan

7

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

menurut urutan tanggal, bulan, tahun
yang pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman yaitu tanggal
diterimanya surat. Surat atau berkas
yang paling akhir ditempatkan pada
bagian
akhir
pula
dalam
penyimpanan arsip.
Sistem penyimpanan arsip diatas
dapat disimpulkan yaitu sistem abjad,
sistem nomor, sistem wilayah, sistem
subjek dan sistem kronologis.

ISSN : 2442-3343

sekaligus berfungsi sebagai pemisah
antara kertas setebal 1 cm, panjang
33–35 cm, tingginya 23–24 cm.
Guide mempunyai tab (bagian yang
menonjol) diatasnya. Tab berguna
untuk
menempatkan
atau
mencantumkan nama dan kode
klasifikasi,disusun secara berdiri.
5. Filling Cabinet
Filling cabinet dipergunakan untuk
menyimpan folder yang telah berisi
lembaran–lembaran arsip bersama
guide–guidenya. Alat ini ada yang
terbuat dari kayu ada pula yang
terbuat dari logam yang sering
dipakai adalah yang terbuat dari
logam karena lebih kuat, tahan panas
dan air serta praktis.
6. Lemari Arsip
Lemari arsip dipergunakan untuk
membuat arsip lebih rapi dan
tersusun dengan baik serta mudah
diambil bila diperlukan kembali
tanpa merusak susunan arsip yang
lain. Lemari arsip biasanya terbuat
dari logam.
7. Kartu Sortir
Kartu sortir adalah tempat ini
biasanya terbuat dari kayu dan
logam, tempat untuk meletakkan
arsip yang akan disortir.
8. Kartu Pinjam Arsip
kartu
ini
pergunakan
untuk
meminjam arsip.
9. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan
untuk menyatukan sejumlah kertas.
Stapler
digerakan
dengan
menggunakan tenaga manusia. Cara
kerja dan komponennya mekanik
serta baru berfungsi apabila diisi
dengan staples. Stapler dan staples
terbuat dari bahan logam sehingga
cukup kuat sedangkan alat untuk
melepas steples dinamakan staples
remover .
10.Numerator

2.5 Perlengkapan dan Peralatan
Penyimpanan Arsip
Keberhasilan
dari
kegiatan
manajemen kearsipan adalah juga
secara langsung dipengaruhi oleh
\peralatan yang digunakan untuk
menyimpan
arsip
dari
efisiensi
pemakaian
dan
perlengkapan
penyimpanan arsip antara lain sebagai
berikut (Basir Barthos, 2003:198):
1. Folder (Map)
Folder (Map) adalah semacam map
tetapi tida dengan daun penutup.
Jumlah dan jenis dokumen file serta
cara
pemuatan
didalamnya
hendaknya dijadikan pedoman dalam
menentukan pilihan.
2. Ordner
Ordner adalah map besar dengan
ukuran punggung sekitar 5 cm yang
di dalamnya terdapat besi penjepit.
Arsip yang akan disimpan di dalam
ordner terlebih dahulu dilubangi
dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang
sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakan secara lateral pada lemari
arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.
3. Perforator
Perforator
adalah
alat
untuk
melubangi kertas/kartu.
4. Guide
Guide merupakan petunjuk, tempat
berkas – berkas itu disimpan,

8

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

Numerator adalah alat untuk
membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.
11.Penyekat
Penyekat adalah lembaran ysng dapat
di buat dari karton atau tripleks yang
digunakan sebagai pembatas dari
arsip–arsip yang di simpan. Arsip ini
umumnya dalam bentuk kertu–kartu,
sehingga tidak perlu dimasukkan
dalam
map.
Pada
penyekat
ditempelkan label yang berisikan
kata tangkap sebagai guide sesuasi
dengan sistem penyimpanan yang
dipergunakan.
12.Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan
disebut juga kata tangkap bilamana
memilih kata tangkap, baik ia berupa
huruf abjad, nama maupun subjek
haruslah di ingat untuk membuat
sesingkat mungkin sehingga dapat
dibaca dengan mudah dan cepat.
15.Alat Bantu Kearsipan
Label–label untuk laci, penyekat dan
folder tersedia dalam berbagai
model. Tersedia dalam bentuk
tercetak atau kosong, sudah dengan
lem atau tidak.
16.Kotak/Box
Kotak/box adalah kotak yang
digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat inaktif. Biasanya
terbuat dari karton tebal. Arsip yang
di simpan di dalam kotak terlebih
dahulu di simpan ke dalam folder
selanjutnya
kotak
ini
akan
ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet ke samping).
Perlengkapan penyimpanan diatas
dapat disimpulkan yaitu folder (map),
ordner, perforator , guide, filling
cabinet, lemari arsip, kartu sortir, kartu
pinjam arsip, stapler , numerator ,
penyekat, kata tangkap, alat bantu
kearsipan, kotak/box.

ISSN : 2442-3343

2.6 Penata Arsip (Petugas
Kearsipan)
Menurut Basir Barthos (2013:6)
Penata arsip adalah staf yang bertugas
menyimpan surat–surat (arsip) dan
memelihara arsip. Syarat – Syarat
Petugas Kearsipan, seorang petugas
kearsipan dituntut suatu persyaratan
tertentu, karena arsip merupakan
bahan–bahan informasi yang erat sekali
dengan keputusan–keputusan yang
harus diambil oleh pimpinan. Kearsipan
yang baik mmempunyai korelasi yang
positif
terhadap
produk–produk
keputusan yang diambil oleh pimpinan
suatu organisasi (kantor). Untuk
melayani 3 unsur pokok kearsipan yang
meliputi penyimpanan, penempatan,
dan penemuan kembali. Para petugas
kearsipan harus memenuhi 4 syarat,
yaitu (Liang Gie, 2000:150):
a. Ketrampilan
Seorang petugas kearsipan harus
cekatan dalam menempatkan dan
menemukan kembali arsip serta
harus trampil dalam memilah–milah
golongan–golongan arsip. Dengan
kecekatannya, seorang petugas arsip
dapat menyajikan data tepat pada
waktu yang diperlukan. Tanpa
kecekatan penyajian data (dalam hal
ini petugas kearsipan).
b. Ketelitian
Petugas kearsipan dituntut harus
mempunyai kecermatan yang tinggi,
sehingga dapat membeda–bedakan
secara pasti, kata–kata yang sepintas
sama tetapi sebenarnya tidak sama.
Demikian pula harus secara teliti
menentukan deretan angka–angka,
sehingga
tidak
salah
dalam
menyajikan informasi dan sumber
data kearsipan. Dengan demikian
ketelitian seorang petugas kearsipan
tidak
saja
diperlukan
tetapi
merupakan suatu keharusan.
c. Kerapian

9

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

Yang dihadapi oleh seorang petugas
kearsipan adalah warkat–warkat
yang harus diatur sedemikian rupa
sehingga sewaktu–waktu diperlukan
dapat ditemukan dengan mudah dan
cepat. Kerapian dalam menempatkan
warkat–warkat tentu akan membantu
kemudahan dan kecepatan dalam
memberikan
informasi
yang
diperlukan. Penataan tidak hanya
sekedar penempatan tetapi butuh rasa
selalu ingin rapi dalam menangani
sesuatu yang dikerjakan. Petugas
yang demikian inilah yang sangat
diperlukan untuk mengatur arsip
dengan sebaik–baiknya.
d. Kecerdasan
Cerdas bukan harus berkependidikan
tinggi tetapi mempunyai tingkat
pemahaman yang sesuai dengan
porsiya. Seorang yang cerdas dapat
menguraikan masalah–maslah yang
ditangani secara tepat. Seorang yang
cerdas mempunyai daya pikir yang
cukup tajam, sehingga apa yang
pernah diingat, apa yang dihadapi,
mereka dapat membuat suatu
perhitungan yang tepat untuk hal–hal
yang akan terjadi. Seorang yang
memiliki suatu kecerdasan biasanya
tidak
semata–mata
hanya
melaksanakan tugas saja, tetapi ikut
pula memberikan andil (melalui
usul–usul) dalam memperbaiki cara–
cara pelaksanaan yang lebih baik
demi kemajuan organisasi.

ISSN : 2442-3343

penelitian. Metode ini menggunakan
metode deskriftif kualitatif yaitu metode
yang memberikan gambaran atau
keadaan objek yang diteliti berdasarkan
analisis data yang telah dikumpulkan
untuk
memperoleh
kesimpulan
(Arikunto,
2006:239).
Prosedur
penelitian adalah suatu rangkaian,
susunan, tata cara ataupun suatu proses
yang secara umum digunakan dalam
melakukan sebuah penelitian.
Dalam upaya mendapatkan dan
mengumpulkan data dari kegiatan
penelitian digunakan langkah–langkah,
yaitu pendekatan dan jenis penelitian
dalam penelitian tentang sistem
kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Program Di Dinas PU Bina Marga
Palembang.
Prosedur penelitian yang akan
dilakukan adalah objek penelitian, jenis
data, metode pengumpulan data, teknik
model analisa dan kerangka berfikir.
3.1 Objek Penelitian
Objek dalam penelitian ini
berlokasi di kantor Dinas PU Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan, di
Jalan Ade Irma Nasution No. 10
Palembang 30129.
3.2 Jenis data
Data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Data primer yaitu data yang
diperoleh langsung dari informan
penelitian
setelah
memberikan
jawaban atas beberapa pertanyaan
yang diajukan tentang sistem
kearsipan pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang.
2. Data sekunder yaitu data yang
diperoleh secara tidak langsung dari
berbagai sumber, baik sumber
tertulis maupun sumber lisan yang
berkaitan dengan permasalahan
sistem kearsipan pada Sub Bagian

Petugas arsip di atas dapat
disimpulkan yaitu petugas kearsipan
dapat memenuhi syarat menjadi petugas
yang baik adalah petugas yang trampil,
teliti, rapi, dan cerdas dalam
mengerjakan pekerjaan.
III. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian adalah
suatu cara kajian dalam mempelajari
peraturan
yang
terdapat
dalam

10

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

Umum dan Program di Dinas PU
Bina Marga Palembang.

ISSN : 2442-3343

3.4 Teknik Model Analisa
Teknik model analisa yang
digunakan dalam penelitian ini adalah
deskriftif
kualitatif,
yaitu
yang
menjelaskan
dan
menggambarkan
sumber daya yang diteliti sesuai dengan
kondisi yang sebenarnya tentang sistem
kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang.

3.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang
digunakan dalam penelitian adalah
(Yusi & Idris, 2009:106–112):
a. Wawancara yaitu percakapan dengan
maksud
tertentu.
Percakapan
dilakukan oleh dua pihak yaitu
pewawancara yang mengajukan
pertanyaan dan wawancara yang
menjawab pertanyaan. Dari dua
rujukan di atas dapat memberi arahan
dan landasan bagi peneliti bahwa
melalui
kegiatan
wawancara
diharapkan memperoleh pemahaman
yang sama antara peneliti dan subjek
yang diteliti tentang berbagai hal
yang berkaitan dengan informasi
yang diperlukan.
Metode ini
digunakan untuk memproses data–
data yang diperoleh melalui metode
observasi dan dokumentasi.
b. Observasi
yaitu
metode
pengumpulan data dengan jalan
mengadakan
pengamatan
dan
pencatatan
sistematis
terhadap
kenyataan–kenyataan yang akan
diselidiki. Metode ini diartikan
sebagai pengamatan yaitu kegiatan
pemusatan perhatian terhadap suatu
objek dengan menggunakan seluruh
alat
indera
dan
melakukan
pengamatan secara langsung yang
terjadi dalam pemeliharaan arsip
surat masuk dan keluar pada Sub
Bagian Umum dan Program di Dinas
PU Bina Marga Palembang.
c. Dokumentasi yaitu mencari data
mengenai hal–hal berupa catatan,
buku, surat kabar, majalah, notulen
rapat, agenda dan sebagainya.
Metode ini merupakan teknik
pengumpulan
data
dengan
memanfaatkan dokumen yang ada
bahan tertulis dan yng mendukung
obyektifitas penelitian.

3.5 Kerangka Berfikir
Berdasarkan
teori
dan
permasalahan yang diambil, maka
kerangka berpikir dalam penelitian ini
dapat dilihat pada gambar sebagai
berikut :

Sistem Kearsipan

Efektivitas
Gambar 1. Kerangka Berfikir

Sistem kearsipan yang baik dapat
membantu
kelancaran
tugas
administrasi
dan
menunjang
keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan
dimasa lalu
yang akan besar
pengaruhnya terhadap pengembangan
dimasa mendatang. Sistem kearsipan
yang di pakai pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang adalah Sistem abjad. Sistem
abjad adalah penggolongan dimana
dokumen–dokumen disimpan menurut
huruf–huruf yang pertama dari nama
orang atau organisasi. Contohnya surat
dari Gubernur Sumatera Selatan yang
ditanda tangan oleh Bapak Alex
Noerdin, maka caption dari surat
tersebut adalah Noerdin. Sistem abjad
dapat dipakai oleh sistem penyimpanan

11

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

arsip lain. Arsip harus disusun menurut
urutan abjad. Jadi, di samping dapat di
pakai sebagai sistem penyimpanan
utama, sistem abjad dapat pula
digunakan sebagai sistem penyimpanan
lanjutan.
Efektivitas
kearsipan
adalah
kemampuan
organisasi
menjamin
keselamatan dan penyediaan naskah
yang berisi data atau informasi yang
benar, kepada orang yang tepat, pada
waktu yang tepat, dan dengan biaya
yang serendah–rendahnya. Keselamatan
naskah yang dimaksudkan meliputi
unsur keamanan arsip dan keawetan
arsip. Pada aspek ini kearsipan yang
efektif menunjuk pada keadaan srsip–
arsip yang terjaga keamanannya, tidak
hilang, informasinya tidak diketahui
oleh
pihak–pihak
yang
tidak
berkepentingan, dan tidak rusak atau
awet
secara
fisik.
Terjaminnya
keselamatan arsip berdampak pada
terjaminya penyediaan arsip bilamana
dibutuhkan. Artinya apabila arsip–arsip
di dalam organisasi itu ada, tidak hilang
atau rusak maka konsekuensinya tentu
akan dapat disediakan bilamana
dibutuhkan. Yang perlu mendapatkan
perhatian dalam penyediaan kembali
arsip yaitu bahwa arsip atau informasi
yang benar, dapat disediakan bagi orang
pejabat,
pegawai,
dan
anggota
masyarakat yang membutuhkan pada
waktunya dan dengan biaya yang
serendah–rendahnya. Keadaan jaminan
kepastian penyediaan arsip bilamana
dibutuhkan ini yang mestinya dapat
ditunjukkan oleh setiap pengelola
kearsipan. Faktor–faktor yang berkaitan
dengan efektivitas kearsipan yaitu
faktor keadaan fasilitas, kondisi
keuangan, dan kemampuan petugas
kearsipan.

ISSN : 2442-3343

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil
Dari penelitian yang dilakukan
penulis pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang khususnya pada sistem
kearsipan, maka di dapat hasil sebagai
berikut:
1. Sistem penyimpanan arsip yang
diterapkan oleh Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang yaitu menurut
sistem abjad.

Gambar 2. Buku–buku Agenda

Gambar 3. Isi pada Buku Agenda

Pada gambar 2. bahwa buku agenda
pada Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang ada 9
buku agenda yaitu (1) APBD, (2)
Gubernur dan Sekda, (3) APBN, (4)
Proposal, (5) Walikota dan Bupati, (6)
Undangan, (7) Umum, (8) LSM, (9)
SMA dan Universitas. Jika ada surat
12

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

maka di disposisi kemudian di catat
pada buku agenda yang telah
ditentukan. Dapat dilihat pada gambar 3
surat dari Gubernur maka di catat pada
buku agenda (2) Gubernur dan Sekda.
Prosedur penyimpanan arsip yaitu
dicatat dibuku agenda, diberi nomor
untuk di disposisi, mencari ordner
sesuai arsip yang akan disimpan.
2. Perlengkapan penyimpanan yang
digunakan dalam penyimpanan arsip
yaitu
folder
(map),
ordner ,
perforator , stapler , numerator , buku
disposisi/buku
agenda,
filling
cabinet dan lemari arsip.
3. Perlengkapan yang tidak digunakan
dalam penyimpanan arsip yaitu
guide, kartu sortir, penyekat,
kotak/box, kata tangkap, alat bantu
kearsipan dan kartu pinjam arsip.
4. Kearsipan pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang belum tertata
dengan rapi, penyimpanan arsip
pada ordner tidak sesuai dengan
nomor disposisi dan surat juga
terkadang termasuk ke dalam ordner
lain. Pada saat mencari surat yang
diinginkan harus membutuhkan
waktu lama dan surat menjadi rusak
atau sobek karena mencari surat
tidak sesuai dengan nomor urut
disposisi. Ordner di dalam lemari
arsip tidak tersusun berurutan jadi
membutuhkan waktu lama untuk
mencari ordner yang diperlukan.

ISSN : 2442-3343

Gambar 4. Susunan Ordner yang tidak berurutan
dan berantakan pada Lemari Arsip

Gambar 4.2 Susunan Ordner yang tidak
berurutan dan berantakan pada Lemari Arsip

Gambar 5. Arsip pada Ordner sangat berantakan
dan tidak tersusun berurutan

13

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

5. Arsip surat selalu dipinjam oleh
bagian–bagian lain tapi petugas
arsip tidak pernah mencatat siapa
yang meminjam, kapan meminjam
dan keperluan apa meminjam arsip
karena itu arsip surat banyak yang
hilang.

ISSN : 2442-3343

Menurut penulis seharusnya pada
Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang
sistem penyimpanan arsip adalah suatu
rangkaian tata cara yang teratur menurut
sesuatu pedoman tertentu untuk
menyusun/menyimpan warkat–warkat
sehingga bilamana diperlukan dapat
ditemukan kembali secara cepat. Cepat
atau lambatnya penemuan kembali dari
tempat penyimpanannya ditentukan
oleh tepat atau tidaknya penggunaan
sistem penyimpanan setiap benda arsip.
Penggunaan sistem penyimpanan secara
tepat.
Sistem abjad dipilih karena
dokumen cenderung dicari atau diminta
melalui nama; petugas menginginkan
agar dokumen satu nama yang sama
akan berkelompok di bawah satu nama;
jumlah langganan yang berkomunikasi
banyak jumlahnya; unit kerja atau
sekretaris biasanya hanya menerima dan
menyimpan
dokumen
yang
berhubungan dengan tugas masing–
masing sehingga isi dokumen lebih
cenderung mengenai masalah yang
sama.
Sistem
penyimpanan
arsip
berdasarkan abjad, sistem abjad dapat
dengan abjad nama atau abjad nama
organisasi.
Prosedur
penyimpanan
sistem abjad yang benar adalah:
a. Memeriksa apakah surat memang
sudah benar–benar akan disimpan.
b. Mengindeks, contohnya:
1) Abjad nama:
Nama dua kata
Alex Noerdin
jadi diambil Noerdin
maka huruf abjad
2
1
pada ordner adalah N
Nama tiga kata
Arief Yudistira Pratama jadi
diambil Pratama maka huruf
2
3
1
abjad pada ordner adalah P

4.2 Pembahasan
4.2.1 Sistem Penyimpanan Arsip
Pada Sub Bagian Umum dan
Program Di Dinas PU Bina Marga
Palembang
Prosedur penyimpanan arsip pada
Sub Bagian Umum Dan Program Di
Dinas PU Bina Marga Palembang yaitu
dicatat dibuku agenda, diberi nomor
untuk di disposisi, mencari ordner
sesuai arsip yang akan disimpan.
Surat masuk yang telah di
disposisi sesuai dengan nomor buku
agenda tidak di ordner yang sesuai atau
termasuk di ordner lain, contohnya surat
masuk yang di disposisi “Nomor
disposisi surat 116 Kode buku 2 untuk
surat dari Gubernur dan Sekda, surat
tersebut masuk ke dalam ordner nomor
5 untuk surat dari Walikota dan Bupati”
seharusnya surat dari Gubernur dan
Sekda disimpan di ordner nomor 2
(Gubernur dan Sekda) juga.
Sistem penyimpanan arsip pada
Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang
sistem abjadnya tidak sesuai dengan
sistem abjad yang baik dan benar.
Sistem penyimpanannya gabungan
dengan sistem abjad dan sistem subjek.
Pada saat mencari surat yang
diinginkan harus membutuhkan waktu
lama dan surat menjadi rusak atau sobek
karena mencari surat tidak sesuai
dengan nomor urut disposisi. Ordner di
dalam lemari arsip tidak tersusun
berurutan jadi membutuhkan waktu
lama untuk mencari ordner yang
diperlukan.

14

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

2) Abjad nama Perusahaan
PT Waringin
jadi diambil Waringin
maka huruf abjad
2
1
pada ordner adalah W
PT Ngurah Rai
jadi diambil Rai maka
hiruf abjad pada
2
3
1
ordner adalah R
c. Memberi tanda, nama atau kata
tangkap yang sudah diindeks sebagai
unit–unit diberi tanda. Misalnya
lingkaran dengan warna dan angka 1
untuk unit satu dan seterusnya bila
unitnya masih ada.
d. Menyortir adalah mengelompokkan
surat berdasarkan abjad masing–
masing agar memudahkan petugas
mengerjakan langkah terakhir yaitu
menyimpan.
e. Menempatkan arsip haruslah hati–
hati dan tepat pada tempatnya, jika
sekali–kali salah menempatkan maka
surat tersebut dapat disebut hilang.
Bilamana volume surat atau kartu
yang disimpan cukup banyak maka
pencarian kembali akan sukar
dilakukan.
Ada tiga cara penggunaan map
yang dapat dipilih oleh para pengelola
arsip yang memilih sistem abjad sebagai
sistem penyimpan arsip:
a. Setiap koresponden diberi map
secara langsung walaupun surat baru
satu lembar.
b. Bila kita memberlakukan map
gantung sebagai map kantong.
c. Dengan
mempergunakan
map
campuran dan map individu. Yaitu
map gantung yang dipergunakan
sebagai map campuran dan map
individu. Adanya map campuran
adalah untuk menampung surat–surat
yang baru sedikit diterima dan
koresponden atas dasar untuk
menghemat pemakaian map.

ISSN : 2442-3343

Sistem kearsipan yang baik adalah
Kepadatan; Dapat didekati atau mudah
dicapai; Kesederhanaan; Keamanan;
Kehematan; Fasilitas; Arsip harus dapat
ditemukan
kembali
dengan
penangguhan yang seminim–minimnya;
Surat harus di simpan secara up to date;
Beberapa sistem yang menggunakan
petunjuk keluar harus menunjukkan
dokumen yang telah dipindahkan,
kapan, dan oleh siapa; dan Pergunakan
sistem klasifikasi (penggolongan) yang
paling tepat.
Pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang sebaiknya menggunakan
sistem abjad yang benar dan prosedur
penyimpanan sistem abjad yang baik
yaitu memeriksa, mengindeks, memberi
tanda, menyortir dan menempatkan
arsip haruslah hati–hati dan tepat.
4.2.2 Perlengkapan Penyimpanan
Arsip Pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang
Perlengkapan yang dipakai pada
Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang
adalah:
1. Folder (map) adalah lipatan yang
terbuat dari karton atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan arsip
atau surat.
2. Ordner adalah map besar yang
menyimpan arsip kurang lebih dari
500 lembar surat. Untuk menyimpan
arsip terlebih dahulu dilubangi
dengan menggunakan perforator .
3. Perforator adalah alat untuk
melubangi kertas atau kartu.
4. Stapler adalah alat yang digunakan
untuk menyatukan sejumlah kertas.
5. Numerator adalah alat untuk
membubuhkan
nomor
pada
lembaran dokumen.
6. Buku
agenda
adalah
saat
penanganan dan pendistribusian

15

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

surat diperlukan buku–buku sebagai
mencatat semua data surat masuk
yang diterima oleh perusahaan dan
surat keluar yang dikirim keluar
perusahaan maupun yang dikirim
untuk lingkungan intern perusahaan.
7. Filling cabinet adalah dipergunakan
untuk menyimpan folder yang telah
berisi lembaran–lembaran arsip
bersama guide–guidenya.
8. Lemari arsip adalah dipergunakan
untuk membuat arsip lebih rapi dan
tersusun dengan baik serta mudah
diambil bila diperlukan kembali
tanpa merusak susunan arsip yang
lain.
Peralatan dan perlengkapan ini
selalu dipergunakan untuk menjalankan
aktivitas pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang. Masih banyak peralatan dan
perlengkapan yang belum memadai.
Menurut penulis, perlengkapan
dan peralatan yang harus di tambah
pada Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang
adalah:
1. Guide adalah lembaran kertas tebal
atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk ataau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip.
2. Kartu Sortir adalah tempat ini
biasanya terbuat dari kayu dan
logam, tempat untuk meletakkan
arsip yang akan disortir.
3. Kartu Pinjam Arsip adalah kartu ini
pergunakan untuk meminjam arsip.
4. Penyekat adalah adalah lembaran
ysng dapat di buat dari karton atau
tripleks yang digunakan sebagai
pembatas dari arsip–arsip yang di
simpan.
5. Kata Tangkap adalah Judul yang
terdapat pada tonjolan disebut juga
kata tangkap bilamana memilih kata
tangkap, baik ia berupa huruf abjad,
nama maupun subjek haruslah di
ingat untuk membuat sesingkat

ISSN : 2442-3343

mungkin sehingga dapat dibaca
dengan mudah dan cepat
6. Alat Bantu Kearsipan adalah Label–
label untuk laci, penyekat dan folder
tersedia dalam berbagai model.
Tersedia dalam bentuk tercetak atau
kosong, sudah dengan lem atau
tidak.
7. Kotak/Box adalah adalah kotak yang
digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat inaktif. Biasanya
terbuat dari karton tebal.
Peralatan dan perlengkapan ini
dapat melengkapi apa yang kurang pada
Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang agar
menjadi lebih tertata rapi dan lebih
mudah mencari yang diperlukan.
Perbanyak ordner dan guide, ordner
tahun 2014 sebaiknya tidak perlu
dipakai kembali pergunakan ordner
baru untuk tahun kedepannya, jika isi
pada ordner penuh sebaiknya ordner
diganti yang baru. Pada ordner pertama
diberi tanda abjad A–B, ordner kedua
abjad C–D dan seterusnya. Di dalam
ordner sebaiknya guide diberi abjad A
Januari (A Jan), A Februari (A Feb) dan
seterusnya.
JAN
FEB
MAR

A–B

APR
MEI
JUN

A Januari–Desember

JUL
AGS

B Januari–Desember

SEP
OKT
NOV
DES

Gambar 6.1 Penyimpanan Arsip pada Ordner

16

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

ISSN : 2442-3343

3) Pengetahuan tentang seluk beluk
instansinya yakni organisasi beserta
tugas–tugasnya dan pejabatanya–
pejabatanya.
4) Pengetahuan
khusus
tentang
kearsipan.
5) Memiliki
keterampilan
untuk
melaksanakan teknik tata kearsipan
yang sedang dijalankan.
6) Berkepribadian yakni memiliki
ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapian, kecekatan, kecerdasan,
kejujuran serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi.
Syarat–syarat petugas kearsipan
adalah harus memiliki Ketrampilan,
Ketelitian, Kerapian dan Kecerdasan.
Pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang sebaiknya petugas arsip
harus memenuhi syarat menjadi petugas
arsip yang baik yaitu memahami
tugasnya sebagai petugas arsip, haruslah
memiliki ketrampilan dalam bidang
kearsipan, ketelitian, kerapian dan
kecerdasan.

JAN

11 Januar 2015

A–B
A Januari–Desember
B Januari–Desember

Muhammad Ali

Gambar 6.2 Penyimpanan Arsip pada Ordner

4.2.3 Petugas Arsip Pada Sub Bagian
Umum dan Program di Dinas
PU Bina Marga Palembang
Petugas arsip tidak pernah
mencatat arsip yang telah dipinjam.
Petugas arsip tidak membuat kartu
pinjam arsip untuk bagian–bagian lain
meminjam arsip. Petugas arsip tidak
merapikan arsip pada ordner dan tidak
menyimpan
arsip
dengan
baik.
Kurangnya pengetahuan petugas arsip.
Petugas arsip pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang hanya ada satu orang.
Menurut penulis, petugas harus
memperhatikan arsip dan mencatat arsip
yang dipinjam oleh bagian–bagian lain
jika diperlukan kembali. Petugas arsip
sebaiknya menggunakan kartu pinjam
arsip atau membuat buku pinjam arsip
sendiri, karena arsip sangatlah penting
apalagi arsip sebagai alat pengingat dan
sebagai alat bukti jika ada masalah
mengenai informasi dapat menunjukan
arsip yang telah disimpan. Jadi arsip
haruslah disimpan dengan baik.
Petugas arsip yang baik adalah:
1) Memiliki pengetahuan dibidang
kearsipan.
2) Pengetahuan umum, terutama yang
menyangkut
masalah
surat
menyurat dan arsip.

V. KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan
yang telah dijelaskan sebelumnya, maka
penulis menyimpulkan sebagai berikut :
1. Pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang
dalam
melakukan
penyimpanan arsip menggunakan
sistem abjad yang tidak benar hal ini
dilihat
sistem
penyimpanan
menggunakan
abjad
digabung
dengan
subjek
sebaiknya
menggunakan sistem abjad murni.
2. Peralatan
dan
perlengkapan
kearsipan yang digunakan pada Sub
Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang
masih kurang. Arsip pada ordner
masih berantakan, tidak tersusun

17

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017

rapi, dan saat mencari arsip yang
diperlukan arsip menjadi rusak.
3. Belum adanya petugas yang khusus
dan bertanggung jawab terhadap
penyimpanan dan penyusunan arsip,
semua tanggung jawab pengelolaan
arsip menjadi seluruh karyawan
pada Sub Bagian Umum dan
Program di Dinas PU Bina Marga
Palembang.

ISSN : 2442-3343

meningkatkan kualitas sumber daya
manusia.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen
Kearsipan. Jakarta:PT Gramedia.
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur
Penelitian
suatu
Pendekatan
Praktek. Jakarta: PT. Rineka
Cipta.

5.2 Saran
Adapun saran hasil penelitian ini
adalah sebagai berikut :
1. Sistem penyimpanan arsip pada Sub
Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang
sebaiknya menggunakan sistem
abjad
murni
yaitu
dengan
menggunakan nama penandatangan
seperti surat dari Gubernur yang
ditanda tangan oleh Alex Noerdin
jadi abjad yang diambil adalah nama
belakang penandatangan yakni
Noerdin, huruf abjadnya adalah N.
2. Agar arsip yang dibutuhkan dapat
ditemukan dengan cepat dan arsip
dapat terlihat rapi sebaiknya pada
Sub Bagian Umum dan Program di
Dinas PU Bina Marga Palembang
dapat menambahkan peralatan dan
perlengkapan arsip yang masih
kurang seperti: Guide, Kartu Sortir,
Kartu Pinjam Arsip, Penyekat, Kata
Tangkap, Alat Bantu Kearsipan, dan
Ordner di perbanyak sehingga surat
tersusun rapi dan dalam menemukan
arsip yang dibutuhkan tidak
memerlukan waktu yang lama.
3. Sebaiknya pada Sub Bagian Umum
dan Program di Dinas PU Bina
Marga Palembang menetapkan
seorang pegawai sebagai petugas
arsip
yang
bertanggungjawab
terhadap penyimpanan arsip serta
memberikan pendidikan formal atau
pelatihan tentang kearsipan untuk

Barthos, Basir. 2003. Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Barthos, Basir. Drs, 2013. Manajemen
Kearsipan. Edisi 1. Jakarta: PT
Bumi Aksara.
Moekijat.1997.
Administrasi
Perkantoran. Bandung: Mandar
Maju.
The Liang Gie. 2000. Administrasi
Perkantoran
Modern.
Yogyakarta: Liberty.
Undang–Undang Nomor 7 Tahun 1971.
tentang
Ketentuan–Ketentuan
Pokok Kearsipan Nasional.
Widjaja, A.W. 1996. Administrasi
Kearsipan: suatu pengantar . Edisi
1. Cetakan 3.
Jakarta: CV.
Rajawali.
Wursanto,
lgnatius.
1991.
Kearsipan.Yogyakarta : Kanisius
Yusi, Syairman; Idris, Umiyati. 2009.
Metodologi Penelitian Ilmu Sosial
Pendekatan Kuantitaif. S.n: Citra
Books Indonesia

18