BAB IV HASIL DAN ANALISIS A. Investigasi Awal - 11.60.0001 William Eka Putra BAB IV

BAB IV HASIL DAN ANALISIS A. Investigasi Awal Toko Oleh-oleh Pandanaran adalah suatu unit usaha yang menjual

  berbagai macam oleh-oleh khas Jawa Tengah. Barang-barang yang dijual berupa snack atau makanan ringan khas Kota Semarang dan Jawa Tengah dan aneka minuman. Sasaran pasar Toko Oleh-oleh Pandanaran adalah semua pengunjung atau turis-turis dari Kota Semarang maupun dari luar Semarang. Pengunjung yang datang tidak hanya dari status ekonomi menengah ke bawah namun kalangan menengah ke atas pun juga mengunjungi dan berbelanja di toko ini. Toko Oleh-oleh Pandanaran juga memiliki ketersediaan barang yang bervariasi dengan harga yang relatif terjangkau.

  Tahap investigasi awal ini, peneliti mencoba untuk menganalisis berbagai permasalahan yang ada pada prosedur kegiatan bisnis yang diterapkan di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Disini peneliti akan menjelaskan berbagai macam kondisi kegiatan ekonomi pada Toko Oleh- oleh Pandanaran yang dibagi menjadi beberapa sektor dan disetiap sektor akan dijelaskan melalui gambaran umum sesuai dengan keadaan aslinya. Berikut adalah penjelasannya:

  1. Pembelian

  Pemilik memegang peran utama pada sektor pembelian karena semua transaksi pembelian dilakukan oleh pemilik. Barang-barang yang dibeli dari luar kota pemilik akan langsung menuju tempat

  supplier untuk membeli barang dagangan dengan cara pemilik

  menghubungi supplier terlebih dahulu agar supplier menyiapkan barang, lalu pemilik akan menuju ke tempat supplier tersebut untuk membeli dan mengambil barang dagangan. Bagi supplier yang di dalam kota terkadang pemilik meminta tolong karyawan untuk mengambil barang dagang tersebut di tempat supplier.

  2. Persediaan

  Toko Oleh-Oleh Pandanaran memiliki sebuah ruangan untuk menyimpan stock barang di bagian belakang toko. Setiap barang yang datang akan dicatat oleh bagian gudang lalu akan ditata sesuai dengan pengelompokkan jenis barang. Saat ini, Toko Oleh-Oleh Pandanaran sudah memiliki sistem pengkodean yang cukup baik.

  3. Penjualan

  Toko Oleh-Oleh Pandanaran melayani penjualan secara eceran dan dibayar langsung secara tunai. Setiap transaksi penjualan yang terjadi akan dimasukkan ke dalam mesin kasir dan setiap transaksi juga tersimpan di dalam mesin kasir. Setiap hari bagian keuangan akan merekap hasil penjualan hari itu mulai dari jam 08.00

• – 15.00 dan kemudian sebelum toko tutup, bagian keuangan juga akan merekap hasil penjualan yang terjadi dari jam 15.00 – 20.00.

  4. Konsinyasi

  Proses konsinyasi yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran berjalan seperti konsinyasi pada umumnya, dimana supplier datang ke toko lalu melakukan penawaran. Ketika barang tersebut disetujui oleh pihak Toko Oleh-Oleh Pandanara maka supplier akan mengantarkan barang ke Toko Oleh-oleh Pandanaran. Ketika supplier tersebut datang kembali untuk mengantarkan barang, maka supplier tersebut bisa meretur dan menerima pembayaran atas nota atau barang yang sebelumnya.

  5. Pengolahan Informasi Keuangan

  Proses penjualan dan pembelian di Toko Oleh-Oleh Pandanaran yaitu merekap data transaksi dalam bentuk fisik (kertas, nota dll). Oleh karena penyimpanan data yang masih bersifat manual, sulit untuk dilakukan pengambilan keputusan berdasarkan laporan keuangan sebelumnya.

SEKTOR KELEMAHAN PERBAIKAN

  Pencatatan dan 1. 1. perangkat Jika proses pencatatan Penggunaan

  Data Pembelian pembelian dalam volume komputer dengan sistem besar akan memakan input data untuk waktu lama. memasukkan data 2. pembelian. Pemilik toko pergi ke luar kota untuk mengambil

  2. Pembelian barang dengan

  stock sehingga memakan menggunakan jasa

  waktu dan biaya yang pengiriman paket untuk besar. menghemat waktu dan 3. biaya.

  Adanya resiko kesalahan dalam pencacatan 3. dan

  Penghitungan transaksi. pencatatan transaksi 4. menggunakan program.

  Rekapan manual yang bisa hilang sewaktu-

  4. Penyimpanan data dengan waktu. sistem komputerisasi. Pencatatan dan 1. adanya stock 1. informasi

  Tidak Penyajian Data Persediaan opname, dengan alasan persediaan melalui sistem barang yang banyak. komputersasi membuat

  2. stock opname lebih Tidak adanya pencatatan keluar masuk barang. mudah.

  2. Membuat catatan keluar masuk barang dengan sistem komputerisasi dan secara rutin Pencatatan dan 1. yang 1.

  Pencatatan Pencatatan data dengan Data Penjualan dilakukan tiap harinya sistem komputerisasi akan masih dengan cara menghemat waktu dan manual sehingga dapat meminimalisir memakan waktu lama kesalahan. dan rawan akan 2.

  Dengan adanya sistem kesalahan. pencatatan di komputer 2. akan lebih cepat dan

  Riskan terhadap tindakan penyelewengan oleh didukung dengan adanya karyawan. pengecekan ulang secara rutin.

  Pencatatan dan 1. yang 1.

  Pencatatan Dengan adanya sistem Data Konsinyasi dilakukan tiap harinya terkomputerisasi, maka masih dengan cara pencatatan keluar masuk manual sehingga barang akan lebih akurat. memakan waktu lama 2.

  Adanya pencatatan barang dan rawan akan masuk, transaksi kesalahan. penjualan, dan barang

  2. keluar sehingga dapat Tidak adanya pengecekan saat barang masuk dan meminimalisir resiko keluar, mengakibatkan kehilangan barang. tidak adanya kontrol kehilangan barang.

  Pengolahan 1. informasi 1. dengan Pengolahan Pengolahan

  Informasi keuangan untuk beberapa bantuan komputer akan Keuangan bulan sulit untuk lebih memudahkan dan dilakukan. menghemat waktu.

  2.

  2. Resiko kehilangan bukti Penyimpanan data dengan transaksi lebih besar sistem komputer lebih karena dicatat dalam satu meminimalisir buku fisik. kehilangan bukti transaksi.

  Tabel 5. Kelemahan dan Perbaikan B. Analisis Kebutuhan Sistem

  Berikutnya peneliti akan mencoba untuk memahami kebutuhan pada sistem yang akan dirancang dengan tujuan agar dapat menentukan permasalahan yang ada serta memberikan solusi yang tepat demi kelancaran bisnis Toko Oleh-oleh Pandanaran.

1. Analisis Biaya dan Manfaat

  Analisis yang dilakukan pada bagian ini untuk mengetahui informasi biaya dan manfaat yang akan diperoleh Toko Oleh-oleh Pandanaran. Disini peneliti akan menerapkan sebuah sistem informasi yang berbasis teknologi dan akan menggantikan prosedur yang masih secara manual.

  Tabel 6. Analisis Biaya dan Manfaat

  Pada tabel di atas, diberikan penjelasan tentang kebutuhan dan biaya yang diperlukan untuk penerapan sistem informasi yang berbasis teknologi di Toko Oleh-Oleh Pandanaran. Bagi peneliti, jumlah angka tersebut dapat ditutup oleh Toko Oleh-Oleh Pandanaran hanya dalam beberapa bulan saja.

  No Biaya Pengadaan Biaya

  1

  1 Unit Komputer Rp 800.000

  2 Cash Register Rp 3.000.000

  3 Software dan Program Pendukung Rp 1.000.000

  Total Rp 4.800.000 No Biaya Operasional/Bulan Biaya

  1 Listrik Rp 15.000

  2 Gaji Operator Rp 1.500.000

  Total Rp 1.515.000

2. Perancangan Sistem

  Perancangan database dan interface disini dimaksudkan agar sistem informasi yang berbasis teknologi yang baru akan di terapkan di Toko Oleh-oleh Pandanaran memiliki kerangka penyimpanan data yang jelas dan terinci. Harapannya ke depan agar tiap data yang sudah diinput oleh operator dapat saling terhubung dengan bagian kelompok data lainnya.

  a.

   Database

  Proses input data ini adalah tahap dimana segala jenis data transaksi atau kegiatan bisnis lainnya yang melibatkan kegiatan ekonomi Toko Oleh-oleh Pandanaran disimpan pada suatu wadah yang sudah terkomputerisasi atau database. Dengan adanya rancangan database berikut ini, maka segala jenis data yang terdapat pada aktivitas toko dapat dikelola sesuai kebutuhan.

1) Data Karyawan NO NAMA FIELD TIPE DATA

  SIZE KETERANGAN

  1 User name Text 255 Primary Key

  2 Password Text 255

  3 Jabatan Text 255

  4 Tanggal Lahir Date/Time

  5 Jenis Kelamin Text 255

  6 Nama Text 255

  7 Alamat Text 255

  8 Status Text 255

  

Tabel 7. Data Karyawan

  2) Data Supplier

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  7 Alamat Sales Text 255

  5 Persediaan Akhir Currency

  Currency

  4 Persediaan Awal

  3 Stock Number

  255

  Text

  2 Nama Produk

  1 ID Produk Text 255 Primary Key

  

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  

Tabel 8. Data Supplier

3) Data Persediaan

  6 Nama Sales Text 255

  1 ID Supplier

  5 Kota Supplier Text 255

  4 Telpon Supplier Text 255

  3 Alamat Supplier Text 255

  255

  Text

  2 Nama Supplier

  Key

  Primary

  255

  Text

  

Tabel 9. Data Persediaan

  4) Data Pembelian

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  1 No Nota Jual Text 255 Primary Key

  7 Keterangan Jual Text 255

  6 Produk ID Text 255

  Number

  5 Jumlah Jual

  4 Harga Jual Number

  3 User Pegawai Text 255

  2 Tanggal Jual Date/Time

  

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  1 No Nota Beli Text 255 Primary Key

  

Tabel 10. Data Pembelian

5) Data Penjualan

  7 Total Beli Currency

  6 Harga Beli Number

  5 Jumlah Beli Number

  4 ID Produk Text 255

  3 User Pegawai Text 255

  2 Tanggal Beli Date/Time

  

Tabel 11. Data Penjualan

  6) Data Kas Keluar

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  1 ID Kas Keluar Text 255 Primary Key

  2 Tanggal Date/Time

  3 Beban Gaji Number

  4 Beban Air Number

  5 Beban Listrik Number

  6 Beban Lain-lain Number

  

Tabel 12. Data Kas Keluar

7) Data Konsinyasi Persediaan

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  2 Nama Produk Text 255

  3 Stock Awal Number

  4 Stock Masuk Number

  5 Stock Akhir Number

  6 Stock Keluar Number

  7 Harga Supplier Currency

  

Tabel 13. Data Konsinyasi Persediaan

  1 ID Produk Text 255 Primary Key

  8) Data Konsinyasi Barang Masuk

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  1 No Nota Text 255 Primary Key

  2 Tanggal Masuk Date/Time

  3 ID Supplier Text 255

  4 ID Produk Text 255

  5 Jumlah Masuk Number

  6 Harga Supplier Number

  

Tabel 14. Data Konsinyasi Barang Masuk

9) Data Konsinyasi Penjualan

NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN

  1 No Nota Jual Text 255 Primary Key

  2 Tanggal Jual Date/Time

  3 ID Produk Text 255

  4 Harga Jual Number

  5 Jumlah Jual Currency

  6 Total Jual Currency

  

Tabel 15. Data Konsinyasi Penjualan

  10) Prototype

  Berikut merupakan penjelasan mengenai prototype software untuk Toko Oleh-Oleh Pandanaran:

  a) Form Login Gambar 5. Form Login

  Keterangan: 1.

  Registrasi terlebih dahulu untuk dapat masuk ke program sesuai dengan jabatan user. Nantinya permohonan registrasi akan disetujui oleh pemilik sendiri 2. Apabila username dan password sudah terdaftar, user dapat masuk menggunakan software tersebut

  b) Form Menu Utama Gambar 6. Form Menu Utama

  Struktur Menu Utama: 1)

  Setup:

  a) User (Membuat dan menghapus user)

  b) Supplier (Membuat dan menghapus data supplier barang dagang)

  c) Akun (Menginput dan menambahkan akun-akun untuk laporan keuangan dan menginput saldo awal akun tersebut) d)

  Barang (Membuat dan menghapus data barang persediaan) 2)

  Aktivitas:

  a) Kas (Proses penginputan jurnal kas masuk dan keluar)

  b) Persediaan (Proses penginputan jurnal barang masuk [konsinyasi dan non konsinyasi] c) Penjualan (Proses penginputan jurnal penjualan [Cash, karena tidak melayani penjualan kredit] yang terjadi di Toko Oleh-oleh

  Pandanaran)

  g) Jurnal Umum

  f) Penjualan

  e) Persediaan Konsinyasi

  d) Persediaan Bukan Konsinyasi

  c) Persediaan (semua)

  b) Neraca

  a) Laba Rugi

  4) Laporan

  f) Penjualan

  d) Retur Konsinyasi (Proses penginputan jurnal pembayaran kepada pihak supplier, dan pencatatan pengurangan persediaan barang konsinyasi)

  e) Retur Barang Konsinyasi

  d) Barang Masuk Konsinyasi

  c) Pembelian

  b) Kas Keluar

  a) Kas Masuk

  3) Daftar (Tampilan input dari proses aktivitas)

  e) Jurnal Umum (Proses penginputan jurnal secara manual)

  g) Pembelian

c) Setup

   User

  Gambar 7. Setup User

  Keterangan: 1.

  Klik “User” 2. Klik tanda “+” untuk menambahkan user baru 3. Klik tanda “X” untuk menghapus user, dengan catatan user tersebut belum melakukan aktivitas apapun

4. Masukkan data-data yang dibutuhkan (Nama, Tanggal Lahir, Contact

  Person , Alamat, Jabatan, dan Password). Untuk jabatan dibagi

  berdasarkan hak aksesnya. Admin adalah jabatan yang bisa mengakses semua menu. Sedangkan untuk user hanya bisa mengakses aktivitas kas, yaitu: Kas, Persediaan, dan Penjualan. Apabila terjadi kesalahan dalam penginputan dapat dicek dan diperbaiki oleh admin

5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput

  Fungsi dari form ini adalah untuk menginput pengguna baru atau user pada program ini dan melihat user yang sudah terdaftar.

   Form Supplier

  Gambar 8. Form Supplier

  Keterangan: 1.

  Klik “Supplier” 2. Klik tanda “+” untuk menambahkan Supplier baru 3. Klik tanda “X” untuk menghapus data Supplier, dengan catatan data tersebut belum ada aktivitas yang melibatkan Supplier tersebut

  4. Masukkan informasi supplier sesuai dengan informasi riil. Mulai dari nama supplier, alamat supplier berada, nama dan nomor telepon yang dapat dihubungi 5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi program ini adalah untuk menginput supplier baru yang telah menjalin kerjasama dengan Toko Oleh-oleh Pandanaran serta melihat daftar supplier yang sudah terinput.

   Form Akun

  Gambar 9. Form Akun

  Keterangan: 1.

  Klik “Akun” 2. Klik tanda “+” untuk menambah akun baru 3. Klik tanda “X” untuk menghapus data, dengan catatan data tersebut belum ada jurnal yang terbentuk melalui akun tersebut

4. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput

  Fungsi form ini adalah untuk meginput data saldo awal pada program dan melihat daftar akun yang terdaftar.

   Form Persediaan

  Gambar 10. Form Persediaan

  Keterangan: 1.

  Klik “Barang” 2. Klik tanda “+” untuk menambah barang baru 3. Klik tanda “X” untuk menghapus nama barang, dengan catatan barang tersebut belum dijurnal melalui proses aktivitas

4. Data yang diinput pada form ini, yaitu: Nama Barang, Jenis Barang

  (konsinyasi atau bukan), Satuan, Harga Beli, Harga Jual, Stock Awal 5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput

  Form

  ini berfungsi untuk meginput persediaan barang dagang awal dan menetukan barang konsinyasi atau tidak. Form ini juga mampu melihat jumlah persediaan barang yang ada.

d) Aktivitas

   Aktivitas Kas Masuk/ Keluar

  Gambar 11. Aktivitas Kas Masuk/ Keluar

  Keterangan: 1.

  Klik “Kas” 2. Pilih transaksi yang diinginkan (kas masuk atau keluar) 3. Masukkan tanggal transaksi 4. Masukkan Memo (keterangan yang perlu diinput) 5. Untuk Kas Masuk, input kode akun yang ingin dikredit, sedangkan untuk

  Kas Keluar, input kode akun yang ingin didebit 6. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput

  Fungsi form ini adalah untuk menginput semua transaksi yang berhubungan dengan kas (masuk dan keluar). Untuk menginput kas masuk terdapat tombol pilihan di atas, sehingga apabila ada transaksi kas masuk, jurnal yang terbentuk adalah Kas pada posisi debit.

  Jurnal yang terbentuk:

  Kode Akun Nama Akun D K 2130 Hutang Konsinyasi 1.500.000

1110 Kas 1.500.000

  Tabel 16. Jurnal Aktivitas Kas Masuk/ Keluar

   Aktivitas Pembelian/ Konsinyasi

  Gambar 12. Aktivitas Pembelian/ Kosinyasi

  Keterangan: 1.

  Klik “Persediaan” 2. Pilih jenis barang yang diinput(konsinyasi atau bukan) 3. Pilih “Supplier” 4. Masukkan tanggal transaksi

5. Masukkan nama barang, jumlah barang dan harga 6.

  Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi form ini adalah untuk menginput semua transaksi barang masuk yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Untuk konsinyasi, tidak ada pencatatan jurnal. Hanya ada pencatatan persediaan namun data mutasi tetap tercatat dan ada laporannya. Penghitungan akan terjadi pada periode retur barang.

  Jurnal yang terbentuk untuk non konsinyasi:

  Kode Akun Nama Akun D K 1130 Persediaan 400.000 Barang Dagang

1110 Kas 400.000

  Tabel 17. Jurnal Non Konsinyasi

   Aktivitas Penjualan

  Gambar 13. Aktivitas Penjualan

  Keterangan:

  1. Klik “Penjualan” 2.

  Masukkan tanggal transaksi 3. Masukkan memo (keterangan yang perlu diinput) 4. Masukkan nama barang, jumlah, harga, jenis barang(konsinyasi atau bukan)

  5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi form ini adalah untuk menginput transaksi penjualan di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Untuk pencatatan jurnal akan dipisah untuk barang konsinyasi dan bukan.

  Jurnal yang terbentuk: Jurnal untuk penjualan NON KONSINYASI:

  Kode Akun Nama Akun D K 1110 Kas 33.000 4110 Pendapatan Penjualan 33.000 4210 Harga Pokok Penjualan 22.000 (Angka dari harga pembelian item) 1130 Persediaan Barang Dagang 22.000 Tabel 18. Jurnal Penjualan Non Konsinyasi

  Jurnal untuk penjualan KONSINYASI:

  Kode Akun Nama Akun D K 1110 Kas 395.000

  2130 Hutang 300.000(Angka Konsinyasi dari harga barang masuk konsinyasi) 4310 Laba 95.000 Konsinyasi Tabel 19. Jurnal Penjualan Konsinyasi

   Aktivitas Retur Konsinyasi

  Gambar 14. Aktivitas Retur Konsinyasi

  Keterangan: 1.

  Klik “Retur Konsinyasi” 2. Pilih “Supplier” 3. Masukkan Memo (keterangan yang perlu diinput) 4. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput

  Pada form ini menginput jurnal Retur barang konsinyasi. Ketika data di simpan, maka secara otomatis terjadi pembayaran hutang konsinyasi dan stock konsinyasi

  Kode Akun Nama Akun D K 2130 Hutang Konsinyasi 400.000 (Angka dari Jumlah Laku x Harga)

1110 Kas 400.000

  

Tabel 20. Jurnal Retur Konsinyasi

   Form Jurnal Umum

  

Gambar 15. Form Jurnal Umum

  Keterangan: 1.

  Klik “Jurnal Umum” 2. Masukkan tanggal transaksi 3. Masukkan memo (keterangan yang perlu diinput) 4. Masukkan akun yang ingin di debit dan kredit, lalu masukan nominalnya 5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput

  

Form ini difungsikan untuk menginput jurnal yang akunya tidak dapat diinput

pada menu aktivitas lain. Jurnal yang terbentuk sesuai dengan yang diinput.

  e) Menu Daftar Gambar 16. Menu Daftar Kas Masuk Gambar 17. Menu Daftar Kas Keluar

  Gambar 18. Menu Daftar Pembelian Gambar 19. Menu Daftar Barang Masuk Konsinyasi

  Gambar 20. Menu Daftar Retur Barang Konsinyasi Pada Form ini menunjukan daftar transaksi dari menu aktivitas yang telah diinput.

  Untuk melihat hasilnya maka dapat dilihat melalui “Menu Daftar”.

  Gambar 21. Menu Daftar Penjualan

  

Gambar 22. Menu Daftar Jurnal Umum

  Pada form ini menunjukkan daftar transaksi dari menu aktivitas yang telah diinput dan untuk melihat hasilnya maka dapat dilihat melalui “Menu Daftar”

  f) Menu Laporan \\ Gambar 23. Laporan Laba Rugi Gambar 24. Laporan Neraca

  

Gambar 25. Laporan Persediaan

\

  

Gambar 26. Laporan Persediaan Bukan Konsinyasi

  Gambar 27. Laporan Persediaan Konsinyasi Gambar 28. Laporan Penjualan

  

Gambar 29. Laporan Pembelian

  Keterangan: 1.

  Dalam menu ini terdapat berbagai macam laporan dan fungsinya untuk melihat laporan-laporan setiap bulannya. Pada hutang saldo kosong dikarenakan Toko Oleh-oleh Pandanaran sudah tidak memiliki hutang dagang.

  2. Untuk laporan persediaan dapat dipisahkan melalui peresediaan yang konsinyasi maupun bukan konsinyasi