Analisis Kebutuhan Sistem Informasi pada Perpustakaan Politeknik Teknologi Kimia Industri Medan

BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1

Perpustakaan Khusus

2.1.1

Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan

dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan
teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada
“pengelompokkan” perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan, kebutuhan,
pengetahuan,

dan

teknologi

informasi

tadi.

Istilah-istilah

perpustakaan

“membengkak” menjadi sangat luas namun cenderung mempunyai sebuah
spesifikasi

tertentu.

Dilihat

dari

perkembangan

teknologi

informasinya

perpustakaan berkembang dari perpustakaan tradisional, semi-tradisional,
elektronik, digital hingga perpustakaan “virtual”. Kemudian dilihat dari pola
kehidupan masyarakat berkembang mulai perpustakaan desa, perpustakaan
masjid, perpustakaan pribadi, perpustakaan keliling, dan sebagainya. Kemudian
juga dilihat dari perkembangan kebutuhan dan pengetahuan sekarang ini banyak
bermunculan istilah perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan
anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi),
perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya.
Namun dari sekian banyak istilah dan jenis perpustakaan tersebut,
sebenarnya berdasarkan sifat dan golongan besar perpustakaan secara umum
terbagi dalam sebuah bentuk perpustakaan khusus dan perpustakaan umum.
5

Dimana dari kedua perpustakaan tersebutlah berkembang istilah lain yang
disesuaikan dengan cara pengelolaan, pengguna, tujuan, teknologi yang
digunakan, pengetahuan yang dikemas, serta tujuan perpustakaan didirikan.
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung
visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi

khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya
perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis,
industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan,
departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.
Perpustakaan khusus biasanya juga mempunyai karakteristik khusus
apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai
yang dilayani, dan kedudukannya. Sehingga dari hal tersebut nantinya akan
terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan pada
umumnya.
Menurut Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 43 tahun 2007
tentang Perpustakaan pasal 1 angka 7 menyatakan
“Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara
terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga
masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau
organisasi lain.”
Sedangkan menurut Surachman (2005) menyatakan
“Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk
mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai
pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan
pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan,

institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan
6

pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi
profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.”
Dalam bukunya yang berjudul Pengantar Ilmu perpustakaan Hasugian
(2009, 79) menyatakan
“Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh
lembaga atau institusi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi
pengguna di lingkungan lembaga atau isntansi yang bersangkutan.”
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan khusus adalah
salah satu jenis perpustakaan yang didirikan atau dibentuk oleh sebuah lembaga
(pemerintah/swasta) atau perusahaan atau asosiasi dengan tujuan untuk memenuhi
kebutuhan penggunanya di lingkungan instansi terkait. Dengan demikian
perpustakaan PTKI termasuk ke dalam perpustakaan khusus karena perpustakaan
ini merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga atau instansi dan
bernaung di bawah instansi induknya yaitu Departemen Perindustrian Nasional.
2.1.2

Tujuan Perpustakaan Khusus

Tujuan didirikannya perpustakaan khusus tidak hanya memberikan

layanan kepada pemustaka serta meningkatkan kegemaran membaca, namun juga
untuk memperluas wawasan dan pengetahuan pemustaka. Hal tersebut sesuai
dengan (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010, 3) yang dikutip oleh Putri
(2013) bahwa : Tujuan perpustakaan khusus adalah untuk memenuhi kebutuhan
bahan perpustakaan/informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung
pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya
manusia.

7

Sedangkan tujuan perpustakaan khusus menurut Standar Nasional
Perpustakaan (2011) antara lain:
1.
2.
3.
4.
2.1.3

Menunjang program lembaga induk,
Menunjang penelitian lembaga induk,
Menggalakkan minat baca dilingkungan unit kerja lembaga induk,
Memenuhi kebutuhan pemustaka dilingkungan perpustakaan.

Fungsi Perpustakaan Khusus
Setiap perpustakaan memiliki fungsi yang berbeda-beda tergantung pada

jenis perpustakaannya. Pada dasarnya perpustakaan memiliki fungsi sebagai
tempat penyimpanan, pendidikan, penelitian, institusi pengelola informasi, dan
juga sebagai tempat rekreasi para penggunanya. Demikian halnya dengan
perpustakaan khusus yang selalu dikaitkan dengan visi dan misi yang diembannya
memiliki fungsi yaitu:
1. perpustakaan rujukan,
2. pusat deposit, dan
3. pusat sumber belajar masyarakat dilingkungan lembaga induk (Standar
Nasional Perpustakaan, 2011)
Jika diitinjau dari tujuannya, perpustakaan khusus memang berfungsi
sebagai pusat dan sumber informasi bagi pemustaka. Baik ilmu pengetahuan yang
berkaitan dengan instansi induknya atau tidak. Perpustakaan khusus juga

mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai mediator bagi pemustaka perpustakaan yang
ingin mendapatkan informasi. Berikut ini beberapa fungsi yang dimiliki
perpustakaan khusus (pawit 2010, 386) yang dikutip oleh Putri (2013), yaitu:
1. Fungsi edukatif
Perpustakaan khusus menyediakan buku-buku yang sesuai dengan
kebutuhan pemustaka, sehingga membantu pemustaka dalam meningkatkan minat
baca. Semua informasi yang dimiliki perpustakaan khusus, dimaksudkan agar
pemustaka aktif memanfaatkan koleksi secara optimal.

8

2. Fungsi informatif
Perpustakaan tidak hanya menyediakan koleksi yang berupa buku-buku
saja, tetapi juga menyediakan koleksi lain, seperti majalah, surat kabar, bahkan
koleksi berupa non buku seperti VCD. Tersedianya koleksi-koleksi itu akan
memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka. Segala informasi
yang dimiliki perpustakaan khusus diharapkan dapat menjawab pertanyaan
pemustaka akan pentingnya informasi.
3. Fungsi rekreatif
Fungsi rekreasi yang dimaksud adalah rekreasi secara psikologis.

Pemustaka dapat berimajinasi dengan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Selain
itu, pemustaka juga dapat mengisi waktu luang mereka dengan membaca novel,
surat kabar ataupun majalah yang ada di perpustakaan. Kondisi masyarakat yang
sangat beragam, baik pada tingkat pengetahuan, pendidikan, maupun usianya,
membuat sumber informasi yang disediakanpun harus disesuaikan dengan
keragaman kondisi masyarakat tersebut
2.1.4

Koleksi Perpustakaan Khusus
Koleksi adalah salah satu unsur penting dari perpustakaan. Karena koleksi

bagian dari sumber informasi yang ada di sebuah perpustakaan. Tanpa adanya
koleksi yang baik dan memadai perpustakaan tidak akan mampu memberikan
pelayanan optimal kepada pengguna.Sedangkan menurut Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 1 “koleksi
perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/
atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang
dihimpun, diolah, dan dilayankan.”
Berdasarkan definisi di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan
adalah semua sumber informasi dan bahan pustaka dalam berbagai bentuk baik

tercetak maupun tidak tercetak dalam berbagai media dan mengandung nilai
pendidikan yang dikumpulkan, diolah, disimpan, dan dilayankan kepada
pengguna perpustakaan sebagai pemenuhan kebutuhan informasi mereka.

9

Menurut Standar Nasional Perpustakaan (2011) jenis koleksi yang harus
disediakan oleh perpustakaan khusus:
1. Perpustakaan memiliki jenis koleksi khusus, koleksi deposit, terbitan
berkala, koleksi referensi, literatur kelabu, dan audio visual.
2. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan
lokal.
3. Lingkup koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai
kebutuhan pemustaka di lingkungan lembaga induk dan masyarakat di
sekitarnya.
Sedangkan menurut Surachman (2005) koleksi perpustakaan khusus
difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan
perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi
suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan
pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas

koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta
penelusuran informasi. Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada
beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah,
hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak
maupun media rekam lainnya.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi merupakan semua
jenis bahan pustaka (meliputi berbagai ilmu) yang dikumpulkan dan diolah oleh
seseorang atau perpustakaan yang digunakan sebagai sumber informasi bagi
pemustaka. Pada dasarnya, jenis koleksi perpustakaan dibagi menjadi dua, yaitu
koleksi tercetak (printed materials) seperti buku, majalah, dan koran dan koleksi
non cetak (non printed materials) seperti kaset dan VCD.

10

Pada buku (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010,7) yang dikutip
oleh Putri (2013), terdapat beberapa koleksi dasar perpustakaan khusus. Koleksi
dasar merupakan koleksi minimal yang harus dimiliki oleh perpustakaan tersebut
agar tugas pokok dan misi perpustakaan dapat terpenuhi.
1. Koleksi buku sekurang-kurangnya 1.000 judul dalam bidang
kekhususannya, sekurang-kurangnya 80% koleksinya terdiri dari

subyek/disiplin ilmu tertentu sesuai dengan kebutuhan informasi induknya.
2. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan dari dan tentang instansi
induknya.
3. Perpustakaan melanggan minimal 10 judul majalah yang berkaitan dengan
kekhususan instansi induknya. Jenis koleksi, sekurang-kurangnya
meliputi: buku yang terkait di bidangnya, serial, koleksi referensi, dan
laporan.
2.1.5

Ciri Perpustakaan Khusus Pada Institusi
Ada beberapa hal yang menjadikan perpustakaan khusus memiliki ciri

tersendiri sehingga perpustakaan ini digolongkan ke dalam perpustakaan yang
berdiri dalam sebuah isntitusi. Menurut Sulistyo Basuki (1991) ciri-ciri
perpustakaan khusus ialah:
1. Lebih menekankan pada fungsi informasi daripada fungsi lainnya.
Perpustakaan mempunyai 5 fungsi ialah penyimpanan, pendidikan,
penelitian, informasi dan budaya. Fungsi penyimpanan amat menonjol
pada perpustakaan nasional, karena perpustakaan nasional berfungsi
menyimpan seluruh khazanah bangsa. Karena fungsi tersebut, maka
perpustakaan nasional tidak mengenal istilah penyiangan atau weeding
artinya dikeluarkan dari koleksi. Pada perpustakaan sekolah, umum dan
kadang-kadang pada perpustakaan perguruan tinggi, fungsi utama ialah
pendidikan dan rekreasi rohaniah. Fungsi penelitian banyak dilakukan
perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus dengan cara
menyediakan bahan untuk penelitian. Fungsi budaya lazimnya menjadi
bagian perpustakaan umum karena perpustakaan ini bertugas
meningkatkan apresiasi budaya pemakainya. Bagi perpustakaan khusus
fungsi utamanya ialah menyediakan informasi guna membantu tujuan

11

2.

3.

4.

5.

badan induknya. Fungsi informasi perpustakaan khusus ini ialah
menyediakan jawaban atas pertanyaan segera dari staf badan induknya.
Jawaban ini harus lebih cepat daripada kalau staf badan induk mencari
sendiri. Fungsi ini seringkali dikaitkan dengan penyediaan informasi bagi
staf badan induk walaupun tidak diminta. Karena fungsi informasi tersebut
maka perpustakaan khusus didirikan sebagai kebutuhan dan antisipasi
kebutuhan informasi
Perpustakaan khusus memiliki berbagai sifat, tergantung pada badan
induknya. Keberadaan perpustakaan khusus sangat bervariasi, tergantung
pada tata susunan organisasi yang menjadi badan induknya.Maka
perpustakaan khusus akan dapat ditemukan pada berbagai tempat seperti
kompleks perbankan,kompleks pabrik, gedung bersusun, pusat penelitian.
Perpustakaan khusus terdapat pada badan yang bergerak dalam bidang
bisnis serta bertujuan mencarl keuntungan (seperti bank, perusahaan iklan,
konsultan); pada departemen dan lembaga negara non departemen; pada
pemerintah daerah; pada badan peradilan; pada lembaga yang tidak
bertujuan mencari keuntungan seperti rumah sakit, panti sosial.
Perpustakaan khusus hanya memberikan jasanya pada pemakai tertentu
saja. Pemakai yang dilayani perpustakaan khusus sudah jelas kriterianya
yaitu terbatas pada staf badan induknya.
Perpustakaan khusus memberikan jasa terbatas pada ruang lingkup subjek
tertentu. Perpustakaan khusus membatasi layanan dan ·koleksinya terbatas
pada satu subyek saja. Penentuan subyek ini ditentukan oleh bidang
aktivitas dan kepentingan badan induk. Orientasinya selalu khusus, bukan
koleksi umum seperti perpustakaan umum.
Karakteristik perpustakaan khusus ialah selalu berskala "mini".
Perpustakaan khusus hanya memiliki sedikit staf, koleksi terbatas, acapkali
pula ruang kerjanya terbatas. Ada perpustakaan khusus yang memiliki
koleksi sekitar 1000 buku namun sangat spesifik, ada pula yang memiliki
ruang sekitar 4 x 5 meter saja namun jasa dan layanannya amat diperlukan.
Hal demikian tidak perlu mengecilkan hati pengelola perpustakaan khusus,
karena memangskala mereka ialah mini. Lain halnya dengan perpustakaan
umum yang selalu menempati gedung besar dengan koleksi ribuan judul
dalam semua bidang.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa terdapat 5 ciri perpustakaan

khusus pada institusi yaitu berdasarkan fungsi perpustakaan, berdasarkan
organisasi induk yang menaunginya, berdasarkan jasa perpustakaan kepada
pengguna, berdasarkan layanan koleksi dan berdasarkan skalanya.

2.2

Sistem Informasi

12

Sistem informasi terdiri dari dua kata yaitu sistem dan informasi. Sistem
pada dasarnya merupakan kumpulan unsur-unsur atau elemen-elemen yang saling
terkait atau saling berhubungan anatar unsur yang satu dengan unsur yang lain.
Hall (2001) mendefinisikan sistem informasi sebagai sebuah rangkaian
prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan
didistribusikan kepada pemakai.
Sedangkan menurut Wilkinson (1992) menyebutkan sistem informasi
sebagai kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia,
komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) yang
berguna untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Lain halnya menurut Isa (2014, 7) menyebutkkan sistem informasi
diibaratlkan suatu kumpulan manusia/pengguna, data dan prosedur yang bekerja
sama utnuk mencapai tujuan yang sama yaitu manajemen informasi.
Dari defenisi di atas maka yang dimaksud dengan Sistem informasi (SI)
adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain membentuk satu
kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta
mendistribusikan informasi. Sistem informasi mencakup sejumlah komponen
yaitu manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja.

2.2.1

Komponen Sistem Informasi

13

Dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen yang saling
berkaitan satu sama lain yaitu:
1. Perangkat Keras, mencakup persnti-peranti fisik seperti komputer dan
printer.
2. Perangkat Lunak, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan
perangkat keras untuk dapat memproses data.
3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang/manusia, mencakup semua orang yang bertanggung jawab dalam
pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran
sistem informasi
5. Basis Data, merupakan sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang
berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan Komputer, yakni sistem penghubung yang memungkinkan
sumber (resources) yang dipakai secara bersama atau diakses oleh
sejumlah pemakai (Kadir 2003, 70)
Ke enam komponen tersebut memiliki keterkaitan yang sangat erat antara
komponen yang satu dengan komponen yang lainnya sehingga membentuk satu
kesatuan untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.2

Karakteristik Sistem Informasi
Sebuah sistem memiliki karakteristik ataupun sifat-sifat sebagai berikut

(Jogiyanto, 1999) :
1. Komponen Sistem (System Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerjasama
membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat
berupa suatu kesatuan subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (System Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan suatu
sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (System Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah batas luar sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

14

4. Penghubung Sistem (System Interface)
Merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem
yang lain dan memungkinkan sumber daya yang mengalir dari suatu
subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan
menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui
penghubung.
5. Masukan Sistem (Input System)
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah
energi yang diproses untuk subsistem yang lain.
6. Pengolah Sistem (System Output)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya.
7. Sasaran Sistem (System Objectives)
Sistem harus mempunyai sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan
sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
sistem.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa karakteristik sistem terdiri
dari komponen sistem, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem,
masukan sistem, pengolah sistem, dan sasaran sistem.
2.2.3

Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem

informasi

juga

beragam

jenisnya

tergantung

pada

institusi/organisasi yang menggunakannya. Di sini akan membahas sistem
informasi perpustakaan secara rinci dan detail.Sistem Informasi Perpustakaan
menurut Gordon B. Davis (2003) :
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan data harian, penunjang kegiatan
dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Sedangkan menurut Siregar (2007, 137) menyebutkan,

15

Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan
pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut O’Brian dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem
Informasi (2012, 17) mendefinisikan,
Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari
orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang
tergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama
lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik, perintah dan prosedur
pemrosesan informasi, saluran telekomunikasi atau jaringan, dan data yang
disimpan atau sumber daya data.
Di dalam perpustakaan, sistem automasi perpustakaan juga disebut dengan
sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga
diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana
kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi.
Automasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi
informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dikerjakan dengan lebih efektif
dan efisien. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan
cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan memilik lebih
banyak waktu untuk mengawasi perkembangan perpustakaan karena beberapa
pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) telah diambil alih oleh komputer.
Cakupan dari automasi perpustakaan menurut Arif (2003) yaitu:
1.
2.
3.
4.

Pengadaan koleksi
Katalogisasi, inventarisasi
Sirkulasi, reserve, inter-library loan
Pengelolaan penerbitan berkala
16

5. Penyediaan katalog (OPAC)
6. Pengelolaan anggota
Sedangkan unsur-unsur dari automasi perpustakaan menurut Arif (2003,
yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.

Pengguna (users)
Perangkat keras (hardware)
Perangkat lunak (software)
Jaringan (Network)
Data

Untuk mencapai tujuan dalam meng-automasikan sejumlah kegiatan yang
ada di dalam perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam
pemilihan sistem yang sesuai. Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin
(1985, 9-14) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu
membeli sistem turnkey (turnkey systems),

mengadaptasi sistem (adapted

systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan
menggunakan sistem bersama (shared systems).
Sebuah

perpustakaan

mengaplikasikan

komputer

untuk

sistem

kerumahtanggaannya dengan berbagai tujuan, diantaranya untuk meningkatkan
produktivitas dan efisiensi kerja, memperluas atau menambah jenis layanan baru
yang tudak bisa dilakukan dengan sistem manual. (Duval 1992, 249).
Sistem informasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi perpustakaan
untuk meningkatkan layanan kepada para pengguna yang membutuhkan berbagai
informasi. Sistem informasi perpustakaan memiliki fungsi:
1. Mempercepat layanan informasi yang diberikan,

17

2. Meringankan beban tugas pustakawan/staf perpustakaan terhadap
pekerjaan yang berisfat mengulang dan rutin (klerikel),
3. Menghemat waktu dan tenaga sehingga memberikan hasil kerja yang
konsisten
4. Meningkatkan kerjasama antar layanan/bagian ataupun antarkan
perpustakaan, dan
5. Memberikan layanan yang lebih efektif kepada pemakai. Corbin
(1985)
Sedangkan manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan
menurut Ishak (2008) diantaranya adalah:
1.
2.
3.
4.

Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.
Meningkatkan citra perpustakaan
Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Dengan demikian sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting
untuk mengelola dan mengolah perpustakaan jika ditinjau dari fungsinya dan
manfaatnya.
2.2.4

Daur Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle)
Daur hidup pengembangan sistem (SDLC) merupakan suatu bentuk yang

digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada
tahapan tersebut ke dalam proses pengembangan sistem. Daur hidup
pengembangan sistem informasi menyajikan metodologi atau proses yang
diorganisasikan guna membangun suatu sistem informasi. Untuk membangun
sebuah sistem informasi harus mengikuti beberapa tahapan. Menurut Alter (1992)
ada 5 tahapan dalam tahapan SDLC yaitu:
1)
2)
3)
4)

Inisiasi
Pengembangan
Implementasi
Operasi
18

5) Pemeliharan
Sedangkan menurut McLeod (1998) tahapan SDLC mencakup 4 kegiatan:
1)
2)
3)
4)

Perencanaan
Analisis
Perancangan
Implementasi

Menurut pendapat Zwass (1998) yang membagi tahapan SDLC dengan
lebih rinci menjadi 7 tahapan yaitu:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Studi kelayakan
Analisis kebutuhan
Perancangan logis
Perancangan fisik
Pengkodean dan pengujian
Konversi
Kajian pasca implementasi

Dari ke tiga pendapat ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa tahapan
dalam SDLC sistem adalah analisis sistem, desain sistem, dan implementasi
sistem.
2.3

Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem dilakukan karena adanya permintaan terhadap

sistem baru. Namun adakalanya inisiatif pengembangan sistem baru berasal dari
bagian yang bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem yang sudah ada
atau mengatasi masalah-masalah yang belum tertangani.
Untuk melaksanakan hal tersebut, dibentuklah proyek baru yang ditangani
dalam bentuk tim yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis
sistem informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Dalam hal ini,

19

auditor internal berfungsi untuk memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi
persyaratan yang mencakup akurasian, kontrol, keamanan, kemudahan untuk
diaudit.
Pengertian analisis sistem menurut Whitten (2004, 33) adalah studi
domain

masalah

bisnis

untuk

merekomendasikan

perbaikan

dan

menspesifikasikan persyaratan serta prioritas bisnis untuk solusi.
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian–bagian komponennya dengan maksud
untuk menidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan,
kesempatan–kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan–
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–
perbaikannya yang bertujuan untuk memahami sistem dan masalah yang
ada, untuk menguraikan kebutuhan informasi dan untuk menetapkan
prioritas pekerjaan sistem selanjutnya. (Jogiyanto 1999, 129).
Sedangkan menurut Whitten (2004) menyebutkan bahwa analisis sistem adalah,
Sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem
menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa
bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi meraih
sebuah tujuan.
Adapun tujuan analisis sistem yaitu untuk menentukan hal-hal detail tentang yang
akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya).
Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. (Kadir 2003,
400).
Analisis kebutuhan sistem merupakan proses pemilihan software dan
hardware yang saling kompatibel. Kadir (2003, 403) menyebutkan analisis
kebutuhan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi
fungsional dan nn-fungsional). Spesikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci

20

tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi
ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepakatan antara pengembang sistem,
pemakai sistem yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja
yang laim. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang
akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang
digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan
ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol sistem.
Untuk menganalisis kebutuhan sistem informasi, Sutabri (2012, 76)
mengemukakan terdapat 4 data awal yang harus dikumpulkan yaitu:
1. Data tentang organisasi, meliputi:
a)
b)
c)
d)

Sasaran dan tujuan organisasi
Bagan dan struktur organisasi
Tugas dan fungsi unit-unit dalam organisasi
Kebijakan organisasi

2. Data tentang personel, mencakup:
a)
b)
c)
d)

Wewenang dan tanggung jawabnya
Tugas pokok pekerjaannya
Hubungan antar personel tersebut
Apa kebutuhan informasinya

3. Data tentang prosedur kerja
a)
b)
c)
d)

Bagaimana tentang arus kerja/kegiatan kerja yang ada
Metode kerja yang digunakan
Jadwal dan volume pekerjaan yang ada
Bagaimana kriteria penentuan kualitas kerja

4. Data tentang lingkungan kerja
a) Bagaimana pengaturan fisik ruangan kerja
b) Sumber daya yang tersedia
c) Suasana kerja yang sinergis dan responsif

21

Analisis kebutuhan sistem dalam perpustakaan menurut Pujianto (2009)
terbagi menjadi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional.
2.3.1

Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan Fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa
saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Sistem informasi perpustakaan
pada umumnya mengolah sejumlah kegiatan sistem kerumahtnggaan
perpustakaan, meliputi kegiatan:
1. Pengadaan, yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui
pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan
bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan
pustaka termasuk di dalamnya.
2. Pengatalogan, yaitu kegiatan yang ilakukan untuk mempersiapkan
cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan
katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi
perpustakaan..
3. Pengawasan Sirkulasi, yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Kegiatan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian
koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan
kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran
koleksi perpustakaan.
4. Pengawasan Serial, merupakan seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap
koleksi serial, pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan
terbitan berkala atau serial.
5. Katalog Online (Online Public Access Catalogue), yaitu penyediaan
fasilitas temu kembali informasi melalui terminal komputer untuk
digunakan oleh pengguna perpustakaan.
6. Statistik, yaitu berupa kegiatan pencatatan kuantitas pekerjaan yang
mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan
pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah
peminjam, jumlah bahan pustaka, yang dipinjamkan kepada pengguna,
keterlambatan pengembalian, dan sebagainya. (Hasugian 2009, 171).

22

2.3.2

Kebutuhan Non-Fungsional
Kebutuhan non-fungsional adalah kebutuhan yang menitikberatkan pada

properti prilaku yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan non-fungsional mencakup:
1.

Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah

mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang dijalankan
nantinya artinya ada keterkaitan antara hardware dan software yaitu harus
kompatibel.
2.

Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus

dipertimbangkann oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut dapat
diidentifikasi

melalui

berbagai

acuan

tertentu.

Tedd

(1993,

101-102)

mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi
perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih software jadi
yang cocok untuk kegiatan sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Pokok pikiran
tersebut dikelompokkan atas 4 kategori atau faktor yaitu:
1) Faktor Umum
a. Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam
memilih software antara lain:
b. pengalaman perpustakaan lain menggunkan software tersebut.
c. reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau
memproduksi software tersebut.
2) Faktor Teknis
a. Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih
software yaitu:
b. apakah software tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang
diperlukan dalam waktu yang tepat
23

c. apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang
tersedia
d. apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi yang
tersedia
e. batasan data
f. bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut
g. faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software
3) Faktor Pendukung
a. Beberapa faktor pendukung yang perlu diketahui atau dievaluasi
dapat memilih software antara lain:
b. dokumentasi untuk pedoman instalasi
c. petunjuk pengoperasian
d. pemeliharan
e. apakah vendor menyediakan fasilitas untuk pemasangan software,
pelatihan dan modifikasi sistem sesuai perkembangan teknologi
komputer
4) Faktor Biaya
a. Faktor biaya adalah faktor terpenting dalam pemilihan software.
Harga dari software yang akan dibeli. Mahal atu murahnya
software harus dipertimbsngksn dengan fasilitas yang tersedia di
dalamnya.
5) Faktor Hukum
a. Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih
software adalah faktor hukum yang mencakup ada tidaknya
jaminan dalam pembelian software tersebut.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa terdapat 5 faktor yang harus
diperhatikan dalam pemilihan software yaitu ditinjau dari segi faktor umum,
faktor teknis, faktor pendukung, faktor biaya, dan faktor hokum.

24