Petunjuk Operasional PPK Ver 3.5

Petunjuk Operasional

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5

 

Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan PPK di dalam 

aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk membantu PPK menggunakan aplikasi SPSE Versi 

3.5. Diharapkan dengan adanya petunjuk operasional ini, PPK lebih mudah dalam menggunakan aplikasi 

dan dapat langsung melengkapi data‐data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE. 

Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan 

materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar‐benar sempurna 

sehingga mungkin petunjuk operasional ini  kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi 

atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca 

petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar‐lebar bagi para pengguna aplikasi untuk 

melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah 

dijelaskan dalam petunjuk  operasional  ini  melalui telepon/fax di 021‐7822803  ataupun  email di 

lpse@pertanian.go.id.  

Semoga  petunjuk  operasional  ini  cukup  membantu  memudahkan  pekerjaan  Anda  dalam 

menggunakan aplikasi SPSE. 

 

Jakarta,       Januari 2014 

   

Penulis 

                     

   

KATA PENGANTAR ……….  i 

DAFTAR ISI ………  ii 

PENDAHULUAN ……….  1 

I. Hierarki Pembuatan Kode Akses Ke SPSE ……….  1 

II. Alur Pembuatan Kode Akses Ke SPSE ……….  2 

III. Menu Aplikasi Untuk PPK ………  3 

III.1 Menu Login ……….  3 

III.2 Unggah SPPBJ ………  4 

Permasalahan! ……….  6 

III.3 Unggah Kontrak ………  8 

Permasalahan! ……….  10 

III.4 Menu Log Akses ………  10 

III.5 Menu Ganti Password ……….  11 

III.6 Menu Logout ……….  13 

   

PENDAHULUAN 

 

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 

Tentang E‐Tendering mengatur mengenai keterlibatan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) terkait dengan 

proses  pengadaan  secara  elektronik  menggunakan  aplikasi  SPSE.  PPK  menyerahkan  rencana 

pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang berisikan paket, spesifikasi teknis, Harga Perkiraan Sendiri 

(HPS) dan rancangan umum kontrak kepada Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP). Selain 

itu PPK wajib untuk membuat kode akses (user ID dan password) pada aplikasi SPSE yang nantinya akan 

digunakan PPK untuk mengupload dokumen Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan 

setelah dokumen kontrak sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak (PPK dan pemenang penyedia 

barang/jasa) diakhir proses pengadaan barang/jasa secara elektronik. 

 

I. Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE 

Pembuatan kode akses untuk aplikasi SPSE berjenjang. Untuk pembuatan kode akses panitia 

pengadaan barang/jasa dan PPK diproses oleh Admin Agency.  

 

 

Admin PPE

 (Pusat Pelayanan  Elektronik) 

(PUSDATIN) 

Admin Agency 

(PUSDATIN) 

Verifikator

(Biro Keuangan 

dan 

Perlengkapan) 

Auditor

(Itjen, BPK, dll) 

Panitia 

(Pokja ULP  Instansi) 

PPK 

(PPK Instansi) 

Helpdesk

(PUSDATIN) 

Rekanan /  Penyedia 

Pengadaan Barang  / Jasa  

II. Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE 

Berikut merupakan alur pembuatan kode akses ke SPSE : 

 

 

Gbr 2.1 Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE 

 

Proses pembuatan kode akses (user ID dan password) PPK dibuatkan bersamaan dengan 

pembuatan  paket  baru  yang  diajukan  oleh  Pokja  ULP  dengan  melengkapi  formulir  dan 

melampirkan SK PPK serta surat permintaan pembuatan kode akses yang ditujukan kepada 

Ketua LPSE Kementerian Pertanian. 

 

 

Gbr 2.2 Formulir Pembuatan Kode Akses PPK 

III. Menu Aplikasi Untuk PPK 

III.1  Menu Login 

Untuk mengunggah SPBJ dan kontrak, PPK harus login terlebih dahulu ke dalam aplikasi 

SPSE (http://lpse.pertanian.go.id) dengan mengklik  . 

 

 

Gbr 3.1.1 Menu Login  1. Klik tombol Login 

Non Penyedia 

2. Isi User ID dan 

password 

3. Klik tombol 

Login 

 

Masukkan user ID dan password yang sudah diberikan kemudian klik tombol  . 

Setelah login, secara default, PPK akan berada pada menu   . Pada menu ini, PPK 

mempunyai fasilitas pencarian yang terdapat di pojok atas bagian kanan dan dapat 

melihat informasi Kode Lelang, Nama Lelang, Tahap Lelang, SPPBJ dan kontrak. Fasilitas 

 

Gbr 3.1.2 Menu Home 

 

Keterangan gambar: 

1. Pencarian   : digunakan untuk mencari pengadaan yang ada dalam akun PPK dengan 

cara mengetikkan nama pengadaan yang dicari dan klik tombol  . 

2. Kode Lelang : keterangan kode dari lelang. 

3. Nama Lelang : nama pengadaan yang akan diunggah SPPBJ dan kontrak. 

4. Tahap : jadwal pengadaan. 

5. SPPBJ : digunakan untuk mengunggah SPPBJ. 

6. Kontrak : digunakan untuk mengunggah dokumen kontrak. 

 

III.2  Unggah SPPBJ 

Untuk  mengunggah  SPPBJ,  PPK  harus  mengklik  tombol    pada  menu  

untuk masuk ke dalam Formulir Penunjukan Penyedia barang/Jasa (SPPBJ). 

Informasi yang harus disiapkan oleh PPK adalah nomor SPPBJ, tanggal pembuatan SPPBJ 

serta  dokumen  SPPBJ  itu  sendiri.  Bila  data  tesebut  sudah  lengkap,  PPK  tinggal 

memasukkan data yang ada kemudian mengklik tombol  . Ketika tombol   

sudah  diklik, dokumen SPPBJ  akan muncul dibagian  Daftar  Penunjukan  Penyedia 

Barang Jasa.  

 

1.Isi Nomor SPPBJ 

2. Isi tanggal 

pembuatan SPPBJ  

3. Klik 

tombol 

pada nama 

pemenang 

4. Klik tombol Pilih File untuk unggah  dokumen. Dokumen yang berhasil  dilampirkan, akan muncul ukuran file  (file size). 

5. Klik 

tombol 

Kirim 

Gbr 3.2.1 Formulir Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ) 

 

Keterangan gambar: 

1. Kode Lelang : adalah kode lelang yang akan dimasukkan SPPBJ oleh PPK dan sudah 

otomatis terisi. 

2. Nama Paket : adalah nama pengadaan yang akan dimasukkan SPPBJ oleh PPK dan sudah 

otomatis terisi. 

4. Tanggal Buat : adalah tanggal SPPBBJ dibuat yang harus diisi oleh PPK dengan cara 

mengklik   kemudian pilih tanggal yang sesuai. 

5. SPPBJ ditujukan kepada :  adalah informasi nama rekanan dan alamat email pemenang. 

Informasi ini sudah otomatis terisi bila ketua panitia pengadaan barang/jasa sudah 

memproses tahapan menetapkan pemenang dan mengumumkan pemenang.  

6. Dokumen SPPBJ : adalah dokumen SPPBJ dengan tipe file PDF. Dokumen diunggah 

dengan cara mengklik tombol   dan pilih file SPPBJ yang akan 

diinputkan. 

 

Permasalahan! 

1. Tanya : 

Bagaimana bila tombol   tidak muncul? 

Jawab : 

Bila tombol   tidak muncul, tahapan belum sampai tahapan Penunjukan SPPBJ. 

Tombol akan secara otomatis bila sudah sampai pada tahapan Penunjukan SPPBJ.  

  

2. Tanya :  

Bagaimana bila nama pemenang tidak muncul? 

Jawab :  

PPK  dapat  meminta  ketua  panitia  untuk  memproses  terlebih  dahulu  tahapan  

penetapan pemenang dan pengumuman pemenang. 

 

3. Tanya :  

Bagaimana bila ukuran file tidak muncul ketika tombol   sudah 

diklik? 

Jawab : 

1. Cek nama file. Nama file yang terlalu panjang akan mengakibatkan dokumen tidak 

dapat diunggah. 

2. Coba dengan browser lain. Aplikasi paling compatible dengan browser Google 

Chrome. 

4. Tanya : 

Bagaimana bila SPPBJ ada dokumen revisi? 

Jawab : 

PPK dapat mengunggah SPPBJ revisi dengan cara yang sama dengan cara unggah 

dokumen SPPBJ. Dokumen SPPBJ yang sudah diunggah tidak dapat dihapus. Semua 

dokumen yang sudah diunggah akan disimpan pada   Daftar Penunjukan Penyedia 

Barang Jasa. Pada Daftar Penunjukan Penyedia Barang Jasa terdapat informasi Nomor 

SPPBJ, Dokumen (nama file SPPBJ), tanggal kirim SPPBJ ke dalam aplikasi dan status 

SPPBJ. 

 

5. Tanya : 

Bagaimana bila tombol   tidak muncul? 

Jawab : 

PPK  dapat  meminta  ketua  panitia  untuk  memproses  terlebih  dahulu  tahapan  

penetapan pemenang dan pengumuman pemenang. 

 

6. Tanya : 

Apakah tipe file selain PDF bisa diupload untuk SPPBJ? 

Jawab : 

Tidak. Tipe file yang dapat diterima oleh aplikasi hanya tipe file PDF. Aplikasi akan secara 

otomatis memberikan notifikasi saat pengguna mengunggah file dengan tipe file selain 

PDF. 

 

 

III.3  Unggah Kontrak 

Selain mengunggah SPPBJ, PPK juga menginputkan kontrak ke dalam aplikasi. Untuk 

menginput kontrak, PPK mengklik tombol   pada menu  .  

 

 

1. Inputkan data 

2.Klik tombol

3.Isikan informasi singkat 

terkait proses pengadaan 

yang berjalan 

4. Klik tombol Pilih File untuk  unggah file kontrak dengan  tipe file PDF. 

5.Klik tombol 

Simpan 

Gbr 3.3.1 Halaman Menu Unggah Kontrak 

Keterangan gambar: 

Form Informasi Paket 

1. Kode Lelang : informasi mengenai kode pengadaan. 

2. Nama Paket : informasi nama pengadaan. 

3. Lokasi : informasi lokasi pengadaan akan dilaksanakan. 

4. Anggaran : informasi tahun anggaran dan sumber dana anggaran pelaksanaan 

pengadaan. 

5. Satuan Kerja : informasi penyelenggara pengadaan barang/jasa. 

6. Pagu : informasi dana pagu pengadaan. 

7. HPS : informasi HPS pengadaan. 

 

Form Informasi Kontrak 

1. Nomor Kontrak : diisi dengan nomor kontrak yang sudah dibuat oleh PPK. 

2. Nomor Rekening : diisi dengan nomor rekening milik penyedia barang/jasa yang 

memenangkan pengadaan barang/jasa. 

3. Nilai Kontrak : diisi dengan nilai kontrak yang sudah disepakati. 

4. Tanggal Kontrak : diisi dengan tanggal kontrak dengan mengklik tombol   dan 

pilih tanggal yang sesuai. 

5. Masa Berlaku Kontrak : diisi dengan tanggal masa berlaku kontrak dengan cara 

mengklik tombol  . 

6. Nama Perusahaan : nama perusahaan secara otomatis akan muncul. PPK hanya 

cukup menekan tombol    yang ada pada nama perusahaan. 

7. Informasi Lainnya : diisi informasi singkat mengenai proses pengadaan secara 

elektronik. 

8. Dokumen : dokumen kontrak harus dalam tipe file PDF. Dokumen kontrak yang 

diunggah  minimal  dokumen  kontrak  tanpa  lampiran  dan  jaminan 

penawaran/jaminan pelaksanaan. 

       

Permasalahan! 

1. Tanya : 

Bagaimana bila dokumen kontrak yang diunggah salah? Apakah bisa diubah? 

Jawab : 

Dokumen kontrak dapat diubah dengan menghapus dokumen lama kontrak terlebih 

dahulu. Cara mengupload dokumen kontrak baru : 

a. Tekan tombol   untuk menghapus dokumen kontrak lama. 

b. Klik tombol   pada kotak pesan penghapusan dokumen kontrak yang 

muncul setelah pengguna mengklik tombol  . 

 

 

Gbr 3.3.2 Kotak Pesan Notifikasi Pengahapusan Dokumen Kontrak 

 

c. Setelah kontrak berhasil dihapus, proses penginputan dokumen kontrak 

dapat dilakukan kembali. 

 

III.4  Menu Log Akses 

Menu   merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna. 

Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta 

keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP.  

 

 

Gbr 3.4.1 Menu Log Akses 

   

Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan 

oleh sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah 

login seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang 

menggunakan  password  pengguna  sehingga  disarankan  agar  pengguna  segera 

mengganti password awal. 

 

III.5  Menu Ganti Password 

Bila pengguna ingin mengubah password awal yang diberikan oleh Admin Agency, 

penguna dapat menggunakan menu  . Pengguna harus menginputkan 

password lama, password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik 

    Gbr 3.5.1 Halaman Menu Ganti Password 

   

Keterangan : 

1. Password Lama  : ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency.  2. Password Baru  :  ketikkan  password  baru  yang  diinginkan  oleh  pengguna 

dengan panjang password minimal 6 karakter. 

3. Ulangi Password  : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna. 

 

Tips membuat password yang aman: 

1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal 

p455w0rd 4dm1n. 

2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir, 

dll untuk password Anda. 

3. Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali. 

4. Jangan samakan password dengan user ID Anda. 

 

III.6  Menu Logout 

Menu   digunakan   sudah selesai melakukan proses yang 

dilakukannya. Sebaiknya menu 

bila pengguna

 tetap dipergunakan meskipun komputer 

III.3  Unggah Kontrak 

Selain mengunggah SPPBJ, PPK juga menginputkan kontrak ke dalam aplikasi. Untuk  menginput kontrak, PPK mengklik tombol   pada menu  .  

 

  1. Inputkan data 

2.Klik tombol

3.Isikan informasi singkat  terkait proses pengadaan  yang berjalan 

4. Klik tombol Pilih File untuk  unggah file kontrak dengan  tipe file PDF. 

5.Klik tombol  Simpan 

Keterangan gambar:  Form Informasi Paket 

1. Kode Lelang : informasi mengenai kode pengadaan.  2. Nama Paket : informasi nama pengadaan. 

3. Lokasi : informasi lokasi pengadaan akan dilaksanakan. 

4. Anggaran : informasi tahun anggaran dan sumber dana anggaran pelaksanaan 

pengadaan. 

5. Satuan Kerja : informasi penyelenggara pengadaan barang/jasa.  6. Pagu : informasi dana pagu pengadaan. 

7. HPS : informasi HPS pengadaan.   

Form Informasi Kontrak 

1. Nomor Kontrak : diisi dengan nomor kontrak yang sudah dibuat oleh PPK. 

2. Nomor Rekening : diisi dengan nomor rekening milik penyedia barang/jasa yang 

memenangkan pengadaan barang/jasa. 

3. Nilai Kontrak : diisi dengan nilai kontrak yang sudah disepakati. 

4. Tanggal Kontrak : diisi dengan tanggal kontrak dengan mengklik tombol   dan  pilih tanggal yang sesuai. 

5. Masa Berlaku Kontrak : diisi dengan tanggal masa berlaku kontrak dengan cara 

mengklik tombol  . 

6. Nama Perusahaan : nama perusahaan secara otomatis akan muncul. PPK hanya  cukup menekan tombol    yang ada pada nama perusahaan. 

7. Informasi Lainnya : diisi informasi singkat mengenai proses pengadaan secara  elektronik. 

8. Dokumen : dokumen kontrak harus dalam tipe file PDF. Dokumen kontrak yang 

diunggah  minimal  dokumen  kontrak  tanpa  lampiran  dan  jaminan 

penawaran/jaminan pelaksanaan. 

     

Permasalahan!  1. Tanya : 

Bagaimana bila dokumen kontrak yang diunggah salah? Apakah bisa diubah?  Jawab : 

Dokumen kontrak dapat diubah dengan menghapus dokumen lama kontrak terlebih  dahulu. Cara mengupload dokumen kontrak baru : 

a. Tekan tombol   untuk menghapus dokumen kontrak lama. 

b. Klik tombol   pada kotak pesan penghapusan dokumen kontrak yang 

muncul setelah pengguna mengklik tombol  .   

  Gbr 3.3.2 Kotak Pesan Notifikasi Pengahapusan Dokumen Kontrak 

 

c. Setelah kontrak berhasil dihapus, proses penginputan dokumen kontrak  dapat dilakukan kembali. 

 

III.4  Menu Log Akses 

Menu   merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna. 

Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta  keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP.  

  Gbr 3.4.1 Menu Log Akses 

   

Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan  oleh sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah  login seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang 

menggunakan  password  pengguna  sehingga  disarankan  agar  pengguna  segera 

mengganti password awal.   

III.5  Menu Ganti Password 

Bila pengguna ingin mengubah password awal yang diberikan oleh Admin Agency, 

penguna dapat menggunakan menu  . Pengguna harus menginputkan 

password lama, password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik 

    Gbr 3.5.1 Halaman Menu Ganti Password 

   

Keterangan : 

1. Password Lama  : ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency. 

2. Password Baru  :  ketikkan  password  baru  yang  diinginkan  oleh  pengguna 

dengan panjang password minimal 6 karakter. 

3. Ulangi Password  : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna.   

Tips membuat password yang aman: 

1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal 

p455w0rd 4dm1n. 

2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir,  dll untuk password Anda. 

3. Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali.  4. Jangan samakan password dengan user ID Anda. 

III.6  Menu Logout 

Menu   digunakan   sudah selesai melakukan proses yang 

dilakukannya. Sebaiknya menu 

bila pengguna

 tetap dipergunakan meskipun komputer