Petunjuk Operasional SPSE Panitia Ver 3.5 2 File

Petunjuk Operasional

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5

2 File

 

Petunjuk  operasional  ini  membahas  langkah  demi  langkah  yang  harus  dilakukan  panitia  pengadaan barang/jasa di dalam aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk membantu panitia  menggunakan aplikasi SPSE Versi 3.5. Diharapkan dengan adanya petunjuk operasional ini, panitia lebih  mudah dalam menggunakan aplikasi dan dapat langsung melengkapi data‐data yang masih kurang ke  dalam aplikasi SPSE. 

Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan  materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar‐benar sempurna  sehingga mungkin petunjuk operasional ini  kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi  atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca  petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar‐lebar bagi para pengguna aplikasi untuk  melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah  dijelaskan dalam petunjuk  operasional  ini  melalui telepon/fax di 021‐7822803  ataupun email di  lpse@pertanian.go.id.  

Semoga  petunjuk  operasional  ini  cukup  membantu  memudahkan  pekerjaan  Anda  dalam  menggunakan aplikasi SPSE. 

 

Jakarta,       Maret 2014      Penulis                     

   

KATA PENGANTAR ……….  i 

DAFTAR ISI ………  ii 

PENDAHULUAN ……….  1 

I. Hierarki Pembuatan Kode Akses Ke SPSE ……….  1 

II. Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE ……….……….  2 

III. Menu Aplikasi untuk Panitia ...  3 

A. Home ...  3 

B. Daftar Paket ...  5 

B.1 Membuka Menu Daftar Paket ……….  5 

B.2 Membuat Paket Baru ……….  5 

C. Berita ………...  12 

D. Lelang Non Eproc ...  14 

E. Log Akses ...  20 

F. Ganti Password ...  21 

G. Logout ...  23 

IV. Proses Pengadaan Secara Elektronik Pengadaan Dua File ...  23 

V. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) ...  32 

A. Cara Menggunakan APENDO ...  32 

B. Lupa Password APENDO ...  37 

   

 

PENDAHULUAN   

Untuk menciptakan proses pengadaan yang bersifat transparan, terbuka, menyatu, bersaing sehat,  sesuai aturan dan dapat memudahkan untuk proses pengelolaan pengadaan barang/jasa, sejak tahun  2011 Kementerian Pertanian menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang  dikembangkan oleh LKPP. Proses pengadaan barang/jasa secara elektronik ini pun didukung Peraturan  Pemerintah Nomor 54 Tahun 2010 dan Nomor 70 Tahun 2012.  

 

I. Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE 

Pembuatan kode akses untuk aplikasi SPSE berjenjang. Untuk pembuatan kode akses panitia  pengadaan barang/jasa dan PPK diproses oleh Admin Agency.  

 

 

Gbr 1.1 Hierarki Pembuatan Kode Akses Panitia 

       

Admin PPE  (Pusat Pelayanan 

Elektronik) 

(PUSDATIN) 

Admin Agency 

(PUSDATIN) 

Verifikator

(Biro Keuangan dan 

Perlengkapan) 

Auditor 

(Itjen, BPK, dll) 

 

Panitia 

(Pokja ULP  Instansi) 

PPK

(PPK Instansi) 

Helpdesk

(PUSDATIN) 

Rekanan /  Penyedia 

Pengadaan Barang 

II. Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE 

Berikut merupakan alur pembuatan kode akses ke SPSE :   

 

Gbr 2.1 Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE 

 

Formulir isian untuk membuat User ID baru dan password atau pun pembuatan kepanitiaan  untuk paket pengadaan baru dapat diunduh oleh panitia pengadaan barang/jasa dari website  LPSE Kementerian pada menu Special Content.  

 

 

 

III. Menu Aplikasi Untuk Panitia  A. HOME 

Untuk dapat masuk ke dalam menu    , langkah yang dilakukan panitia adalah :  1. Klik tombol    . 

2. Masukkan User ID dan Password yang sudah diberikan oleh Admin Agency.  3. Klik tombol    . 

 

 

Gbr 3.A.1 Halaman Login 

 

Pada menu   ada beberapa informasi yang dibutuhkan oleh panitia pengadaan  barang/jasa terkait proses pengadaan yang sedang dilaksanakan. 

 

Gbr 3.A.2 Halaman Menu Home 

 

Keterangan gambar 

1.   :  digunakan  untuk  memilih  kepanitiaan 

sesuai dengan paket pengadaan yang akan dikerjakan; 

2.  : digunakan untuk mengunduh Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO)  yang  digunakan  untuk  membuka  dokumen  penawaran  dari  rekanan/penyedia  pengadaan barang/jasa; 

3.  :  keterangan proses pengadaan yang ada di dalam  aplikasi SPSE. Angka yang berada di dalam kurung () merupakan informasi jumlah  pengadaan; 

4.  : digunakan untuk mencari lelang yang  dilaksanakan secara full e‐procurement menggunakan aplikasi SPSE. Ketikkan nama  pengadaan yang ingin dicari kemudian klik tombol     ; 

5.   :  berisi 

informasi mengenai kode lelang, nama lelang, tahapan lelang (jadwal lelang) dan  jumlah peserta yang mengikuti pengadaan; 

 

Permasalahan!!! 

 

Jawab : panitia dapat mengirimkan e‐mail permintaan ke lpse@pertanian.go.id untuk  mereset password ke helpdesk LPSE dengan melampirkan informasi nama lengkap, user  id dan NIP. 

 

B. DAFTAR PAKET 

B.1 Membuka Menu Daftar Paket 

Menu       digunakan oleh panitia untuk membuat paket baru. Informasi yang 

ada pada menu adalah nama paket, status paket pengadaan (draft, sedang berjalan atau  sudah selesai), satuan kerja yang menjadi penyelenggaran proses pengadaan dan sebuah  link untuk melihat lembar kerja lelang (view lelang). 

 

 

Gbr 3.B.1 Halaman Menu Daftar Paket 

 

B.2 Membuat Paket Baru 

Untuk dapat mengumumkan paket pengadaan baru, panitia harus memprosesnya terlebih  dahulu  dengan  memasukkan  beberapa  data  utama  ke  dalam  aplikasi  melalui  menu 

 kemudian klik tombol    .   

 

Gbr. 3.B.2 Halaman Menu Edit Paket 

 

Keterangan gambar 

1. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 

2. Lokasi Pekerjaan : diisi dengan alamat tempat pengadaan akan dilaksanakan. Lokasi  pekerjaan bisa dilakukan dibanyak tempat. Bila lokasi pekerjaan lebih dari satu (1)  dapat ditambahkan dengan cara mengklik tombol    . Bila ada salah satu  lokasi ada yang ingin dihapus, klik tombol     pada bagian alamat yang ingin dihapus.  ¾ Kabupaten : untuk mengisi kabupaten cukup dipilih salah satu kabupaten yang 

 

¾ Detail Lokasi : diisi dengan alamat lengkap lokasi pekerjaan akan dilaksanakan.  3. Satuan Kerja : pilih satuan kerja dengan mengklik tombol    . 

4. PPK : pilih PPK dengan mengklik tombol    . 

5. Anggaran : diisi dengan data anggaran yang dipergunakan untuk proses pengadaan.  ¾ Tahun : pilih tahun anggaran   yang dipergunakan dengan mengklik tombol  

. 

¾ Sumber Dana : pilih sesuai dengan sumber dana yang dipergunakan dengan  mengklik tombol    . 

¾ Kode : diisi sesuai dengan RKAKL mulai dari kode kementerian hingga kode akun  (untuk APBN). 

¾ Nilai : diisi dengan nilai total yang tertera pada sumber dana.  6. Nilai Pagu Paket : diisi dengan nilai pagu paket. 

7. No Surat Rencana Pelaksanaan : diisi dengan nomor surat rencana pelaksanaan yang  dibuat oleh PPK untuk panitia pengadaan barang/jasa. 

 

Bila data edit paket sudah diisi lengkap, klik tombol     untuk membuat  draft lelang. Setelah itu, untuk mengumumkan paket pengadaan yang masih dalam bentuk 

draft, panitia memilih     untuk masuk ke halaman Lelang Baru. 

 

 

Pada halaman Lelang Baru, pilih Kategori, Jenis Pelelangan serta metode pelelangan yang  sesuai dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan. Isi semua data yang dibutuhkan  dalam  form  Lelang  Baru.  Kemudian  klik  tombol      dan  klik  tombol 

 untuk mengumumkan paket lelang.   

 

Gbr 3.B.4 Halaman Menu Daftar Paket 

  Keterangan gambar 

1. Kode Lelang : informasi kode lelang yang dibuat secara otomatis oleh aplikasi.  2. Paket : informasi nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan. 

3. Kategori : pilih kategori yang sesuai dengan paket pengadaan yang dilaksanakan dengan  menekan tombol    . Pemilihan kategori akan mempengaruhi pemilihan pada menu  Jenis Pelelangan. 

4. Jenis Pelelangan : pilih jenis pelelangan yang sesuai dengan menekan tombol      .  Pemilihan jenis pelelangan akna mempengaruhi menu Metode. 

 

5. Metode : pilih metode pelelangan yang sesuai dengan menekan tombol radio button  . 

6. Nilai Pagu Paket : nilai pagu paket sudah secara otomatis diinputkan.  7. Nilai HPS : dimasukkan nilai HPS dari paket pengadaan. 

8. Lokasi Pekerjaan : sudah otomatis terisi lokasi pekerjaan.  9. Jenis Kontrak :  

¾ Cara Pembayaran : diisi dengan cara pembayaran yang akan dilakukan oleh  panitia. Pemilihan cara pembayaran dilakukan dengan cara mengklik tombol 

. 

¾ Pembebanan Tahun Anggaran : diisi dengan informasi mengenai pembebanan  tahun anggaran pelaksanaan pengadaan, pembebanan tahun anggaran tunggal  atau jamak. Pengisian pembebanan tahun anggaran dilakukan dengan cara  mengklik tombol    . 

¾ Sumber Pendanaan : merupakan informasi mengenai apakah pengadaan boleh  diikuti  oleh  rekanan/penyedia  tunggal  atau  konsorsium  (penggabungan  rekanan/penyedia).  Pemilihan  suber  pendanaan  dilakukan  dengan  cara  mengklik tombol    . 

10.Syarat Kualifikasi : syarat kualifikasi wajib diisi oleh panitia pengadaan barang/jasa  karena penginputan syarat kualifikasi akan dipergunakan panitia pada saat evaluasi  kualifikasi. Cara memasukkan syarat kualifikasi, panitia klik [ Detail Kualifikasi ]. 

 

Gambar 3.B.5 Halaman Menu Checklist Syarat Administrasi 

 

Keterangan gambar 

a) Ijin Usaha : syarat ijin usaha dimasukkan oleh panitia sesuai kebutuhan. Panitia  harus  mencentang    terlebih dahulu sebelum memasukan  ijin  usaha  yang  dibutuhkan oleh panitia. Bila tidak dicentang, penulisan ijin usaha tidak akan  tersimpan di aplikasi. Bila data ijin usaha butuh kolom tambahan, panitia dapat  mengklik tombol  . Bila panitia ingin menghapus salah satu ijin  usaha, panitia dapat mengklik tombol  . 

b) Kewajiban pelunasan pajak : dimasukkan sesuai bulan dan tahun yang dibutuhkan  oleh panitia yang dapat menunjang proses pengadaan. Panitia harus mencentang    terlebih  dahulu  sebelum  memasukan  kewajiban  pelunasan  pajak  yang  dibutuhkan oleh panitia. Bila panitia membutuhkan syarat tambahan lain, panitia  dapat mengklik tombol  . Jika tidak dicentang, syarat kualifikasi tidak  akan  tersimpan  di  aplikasi.  Bila  panitia  ingin  menghapus  salah  satu  syarat  kualifikasi, panitia dapat mengklik tombol    . 

Bila semua syarat kualifikasi sudah dimasukkan, klik tombol     kemudian klik  tombol     untuk kembali ke halaman Lelang Baru. 

 

11.Jadwal Lelang : yang dimasukkan oleh panitia ke dalam aplikasi merupakan jadwal  berdasarkan peraturan yang diatur di dalam peraturan hukum yang berlaku (saat  petunjuk operasional ini dibuat, menggunakan PP No.54 dan 70). Panitia memasukkan  jadwal lelang dengan mengklik tombol     dan pilih tanggal yang sesuai. Setelah  semua jadwal terisi, klik tombol     kemudian klik tombol     untuk  kembali ke halaman Lelang Baru. 

 

 

Gbr 3.B.6 Halaman Jadwal Lelang 

 

Tombol      digunakan  oleh  panitia  bila  ada  proses  pengadaan  yang  dilaksanakan dengan waktu yang bersamaan. Panitia dapat menghemat waktu dengan 

memilih jadwal lelang yang paling sesuai dengan mengklik tombol     kemudian klik  tombol    . 

 

12.Dokumen Lelang : 

i. Dokumen Prakualifikasi : dokumen diupload sebelum paket lelang diumumkan.  ii. Dokumen Lelang : proses upload dokumen lelang/pemilihan paling lambat 

dilakukan sebelum penetapan pemenang prakualifikasi.   

Permasalahan!!! 

™ Tanya : Bagaimana bila data yang diinputkan terdapat kesalahan? 

Jawab : Selama pengadaan masih dalam bentuk draft, data yang diinputkan masih  dapat diedit oleh panitia. 

 

C. BERITA 

Pada menu      , panitia dapat memasukkan data pengadaan yang butuh diketahui  oleh rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa.  

 

 

Gbr 3.C.1 Halaman Menu Berita 

 

Untuk memasukkan data ke dalam menu    , panitia menekan tombol        kemudian isi Judul, Isi, dan Attachment (bila ada data yang akan dilampirkan) dengan  menekan tombol     kemudian klik tombol      . Disarankan agar 

 

panitia tidak menghapus segala data yang sudah dimasukkan ke dalam menu     agar  bila dibutuhkan data lama, data lama tersebut masih dapat dicari di dalam aplikasi. 

 

 

Gbr 3.C.2 Halaman Edit Berita 

 

Bila terdapat kesalahan saat memasukkan data pada menu    . Perubahan dapat  dilakukan dengan cara mengklik Judul berita, kemudian lakukan perubahan berita yang  dibutuhkan. Menghapus lampiran dapat dilakukan dengan mengklik tombol      . Bila  perubahan sudah berhasil dilakukan klik tombol     agar perubahan yang dilakukan  disimpan oleh aplikasi. 

 

Gbr 3.C.3 Alur Mengubah Data Berita 

 

Bila ada data yang ingin dihapus, centang terlebih dahulu     kemudian klik tombol    . 

 

D. LELANG NON E‐PROC 

Menu       digunakan oleh panitia bila panitia hanya ingin mengumumkan 

pengadaan  barang/jasa  yang  akan dilaksanakan  dalam  sebuah instansi tetapi  proses  pengerjaan masih dilakukan secara manual. 

 

 

Gbr 3.D.1 Halaman Menu Lelang Non E‐Proc 

  Pada menu ini terdapat dua macam lelang yaitu : 

1. Pengumuman Model A : pengumuman ini digunakan bila panitia hanya mengumumkan  satu paket pengadaan saja. 

 

 

Untuk dapat mengakses halaman ini, panitia mengklik tulisan Pengumuman Model A. 

 

Keterangan gambar 

1. Metode Pemilihan : panitia memilih metode pemilihan yang akan dilaksanakan  untuk pengadaan yang berjalan dengan cara mengklik tombol radio button; 

2. Satuan  Kerja  :  panitia  memilih  satuan  kerja  sesuai  dengan  instansi  yang  melaksanakan proses pengadaan dengan cara mengklik tombol    ; 

3. Tahun Anggaran : panitia memilih tahun anggaran penggunaan dana untuk proses  pengadaan yang akan diumumkan dengan cara mengklik tombol    ; 

4. Nomor Pengumuman : diisi sesuai dengan nomor pengumuman pengadaan;  5. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 

6. Pagu Anggaran : diisi dengan nilai pagu anggaran paket pengadaan. Angka yang  dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 

7. HPS : diisi dengan nilai HPS paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat  dipisahkan dengan tanda titik (.); 

8. Syarat  Pengambilan  Dokumen  :  diisi  dengan  informasi  syarat  pengambilan  dokumen yang harus dibawa/diserahkan rekanan kepada panitia saat mendaftar;  9. Tanggal dan Waktu Pengambilan Dokumen : diisi dengan waktu pengambilan 

dokumen dengan cara mengklik tombol    . Karena proses pengadaan dilakukan  secara manual maka sebaiknya informasi waktu pengambilan dokumen jelas;  10. Tempat  Pengambilan  Dokumen : diisi  dengan lokasi  pengambilan  dokumen. 

Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi  lokasi pengambilan dokumen jelas; 

11. Keterangan Lain : diisi dengan informasi yang memudahkan rekanan seperti lokasi  ULP, tanggal pelaksanaan Aanwidjzing, dll. 

 

Bila  semua data  sudah  dimasukkan  dan  akan  segera  diumumkan,  maka  panitia  mengklik tombol       tetapi bila memang pengumuman masih ingin  disimpan sebagai draft, panitia dapat menekan tombol    . 

 

2. Pengumuman Model B : pengumuman ini digunakan untuk mengumumkan banyak  paket pekerjaan termasuk pekerjaan konstruksi. Khusus untuk pekerjaan konstruksi 1  (satu) paket, panitia mengumumkan paket pengadaannya dengan menu ini. 

 

 

Gbr 3.D.3 Halaman Form Pengumuman Model B 

 

Untuk dapat mengakses halaman ini, panitia mengklik tulisan Pengumuman Model B.  Bila  semua data  sudah  dimasukkan  dan  akan  segera  diumumkan,  maka  panitia  mengklik tombol       tetapi bila memang pengumuman masih ingin  disimpan sebagai draft, panitia dapat menekan tombol    . 

Keterangan gambar 

1. Metode Pemilihan : panitia memilih metode pemilihan yang akan dilaksanakan  untuk pengadaan yang berjalan dengan cara mengklik tombol radio button; 

2. Satuan  Kerja  :  panitia  memilih  satuan  kerja  sesuai  dengan  instansi  yang  melaksanakan proses pengadaan dengan cara mengklik tombol    ; 

3. Tahun Anggaran : panitia memilih tahun anggaran penggunaan dana untuk proses  pengadaan yang akan diumumkan dengan cara mengklik tombol    ; 

4. Nomor Pengumuman : diisi sesuai dengan nomor pengumuman pengadaan;  5. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan. Bila 

paket pengadaan lebih dari satu (1) maka panitia dapat menambahkan baris nama  paket dengan menekan tombol     dan bila ada nama paket yang ingin  dihapus, panitia cukup menekan tombol    ;  

6. Pagu Anggaran : diisi dengan nilai pagu anggaran paket pengadaan. Angka yang  dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 

7. HPS : diisi dengan nilai HPS paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat  dipisahkan dengan tanda titik (.); 

8. Bidang/Sub Grade/Grade : diisi dengan nilai yang sesuai dengan paket pengadaan  yang akan dilaksanakan (grade A, dll); 

9. Syarat  Pengambilan  Dokumen  :  diisi  dengan  informasi  syarat  pengambilan  dokumen yang harus dibawa/diserahkan rekanan kepada panitia saat mendaftar;  10. Hari dan Tanggal : diisi dengan waktu pengambilan dokumen dengan cara mengklik 

tombol    . Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya  informasi waktu pengambilan dokumen jelas; 

11. Tempat  Pengambilan  Dokumen : diisi  dengan lokasi  pengambilan  dokumen.  Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi  lokasi pengambilan dokumen jelas; 

12. Keterangan Lain : diisi dengan informasi yang memudahkan rekanan seperti lokasi  ULP, tanggal pelaksanaan Aanwidjzing, dll. 

 

Data yang dimasukkan dalam form Pengumuman Model A dan Pengumuman Model B akan  muncul pada halaman menu    . 

 

 

Gbr 3.D.4 Halaman Menu Lelang Non E‐Proc 

  Keterangan gambar  

1. Tahun  Anggaran  :  digunakan  untuk  melihat  pengumuman  yang  berada  ditahun  anggaran  tertentu.  Pilih  data  pengumuman  dari tahun anggaran yang  diinginkan  dengan cara mengklik tombol      . Bila tahun anggaran sudah dipilih maka secara  otomatis, data pengumuman yang ditampilkan adalah pengumuman yang berada di  bawah tahun anggaran tersebut; 

2. Pencarian : digunakan untuk mencari pengumuman tertentu dalam satu (1) tahun  anggaran tertentu. Metode pencarian menggunakan data nomor pengumuman; 

3. No : merupakn nomor urut pengumuman; 

4. Nomor Pengumuman : berisi nomor pengumuman dari paket pengadaan yang akan  diumumkan; 

5. Jumlah Paket : berisi informasi jumlah paket pengadaan yang akan dilaksanakan;  6. Tanggal Dibuat : berisi informasi tanggal pembuatan pengumuman; 

7. Status : berisi informasi status pengadaan, masih berupa draft atau sudah diumumkan  (terbit). 

Bila ingin mengubah status pengumuman dari draft menjadi terbit maka, panitia klik nomor  pengumuman  dari  pengumuman  yang  ingin  diumumkan  kemudian  klik  tombol 

.   

 

Gbr 3.D.5 Halaman Pengumuman Pengadaan Non E‐Proc 

 

Pengumuman  lelang  non  e‐proc  yang  sudah  berstatus  terbit  dapat  dilihat  oleh  rekanan/penyedia melalui menu Cari Lelang Non Eproc di halaman utama website LPSE  Kementerian Pertanian. 

 

E. LOG AKSES 

Menu     merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna. Pada  menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta keterangan  lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP. 

 

 

Gbr 3.D.1 Halaman Log Akses 

 

Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan oleh  sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah login  seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang menggunakan  password pengguna sehingga disarankan agar pengguna segera mengganti password awal. 

 

F. GANTI PASSWORD 

Bila pengguna ingin mengubah password awal yang diberikan oleh Admin Agency, penguna  dapat menggunakan menu    . Pengguna harus menginputkan password lama,  masukkan password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik tombol   

.  Ketika  password  sudah  diganti,  maka  saat  login  kembali,  panitia  harus  menggunakan password terbaru. 

 

Gbr 3.F.1 Halaman Menu Ganti Password 

 

Keterangan gambar 

1. Password Lama : ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency. 

2. Password Baru :  ketikkan  password  baru  yang  diinginkan  oleh  pengguna  dengan 

panjang password minimal 6 karakter.  

3. Ulangi Password : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna.   

Tips membuat password yang aman: 

1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal  p455w0rd 4dm1n.  

2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir, dll  untuk password Anda. 

3. Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali.  4. Jangan samakan password dengan user ID Anda. 

     

 

G. LOGOUT 

Menu    digunakan  bila  pengguna  sudah  selesai  melakukan  proses  yang  dilakukannya. Sebaiknya menu     tetap dipergunakan meskipun komputer yang  digunakan komputer pribadi untuk melindungi keamanan data. 

 

IV. Proses Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik Pengadaan dengan Dua File  1. Login (Bagian III.A). 

2. Buat paket pengadaan sesuai dengan bagian B.1 Membuka Menu Daftar Paket dan B.2  Membuat paket Baru. 

3. Tahapan Penjelasan Dokumen Prakualifikasi panitia melakukan tanya‐jawab dengan  rekanan/penyedia selama batas waktu yang sudah ditentukan. Panitia mengakses menu  [Kirim Penjelasan] atau [Penjelasan Lelang] untuk dapat melakukan proses aanwidjzing.   

  Gambar 4.1 Proses Aanwidjzing 

Untuk menjawab pertanyaan yang masuk, panitia klik [Kirim Penjelasan] kemudian  tekan tombol    dan isi form Kirim Penjelasan kemudian klik tombol 

.   

 

Gambar 4.2 Halaman Penjelasan Lelang 

 

4. Pada tahapan Pembuktian Kualifikasi, panitia mengisi Evaluasi Kualifikasi dengan cara  mengakses menu [Evaluasi Lelang]. 

 

 

Gambar 4.3 Halaman Pengisian Evaluasi Kualifikasi 

 

Pada  halaman  ini  panitia  harus  mengisi  skor  dari  rekanan/penyedia  kemudian  mencentang daftar pendek bila memang rekanan/penyedia tersebut lulus Evaluasi  Kualifikasi. Kemudian klik tombol   . 

5. Sebelum menetapkan pemenang, panitia harus memasukkan terlebih dahulu dokumen  lelang melalui menu       kemudian klik tombol     yang berada di samping  kanan nama paket pengadaan. Setelah itu pada bagian Dokumen Lelang klik tombol    untuk  upload  dokumen  lelang  yang  dimaksud  kemudian  klik  tombol   . 

6. Kemudian setelah dokumen lelang sudah berhasil di upload, Ketua panitia menetapkan  pemenang pada menu [Evaluasi Lelang] bagian Evaluasi Kualifikasi dengan menekan 

7. Setelah  tahapan  Penetapan  Pemenang,  Ketua  panitia  wajib  mengumumkan  hasil  prakualifikasi melalui menu [Pengumuman Pemenang]. 

 

 

Gambar 4.4 Halaman Menu Pengumuman Pemenang 

 

 

Gambar 4.5 Halaman Undangan Lelang 

 

Bila Ketua panitia sudah mengklik [Pengumuman Lelang], Ketua panitia akan masuk ke  dalam halaman undangan lelang kemudian Ketua panitia mengklik tombol    .  Undangan akan terkirim ke rekanan/penyedia yang lolos tahap prakualifikasi. 

8. Pada tahapan Masa Sanggah, panitia akan menjawab sanggahan melalui menu [Lihat  Sanggahan. 

 

 

Gambar 4.6 Halaman Menu Masa Sanggah Prakualifikasi 

 

Setelah mengklik menu [Lihat Sanggahan] klik [Balas] untuk menjawab sanggahan yang  dikirimkan oleh rekanan/penyedia. Ketika mengklik [Balas], akan keluar form yang harus  diisi oleh panitia, bila sudah selesai diisi panitia dapat mengklik tombol   . 

 

Gambar 4.7 Halaman Sanggahan Lelang 

 

9. Setelah  tahapan  Download  Dokumen  Pemilihan  panitia  dan  rekanan/penyedia  melakukan proses aanwidjzing kembali untuk dokumen lelang. Proses aandwidjzing kali  ini sama dengan proses aanwidjzing dokumen prakualifikasi. 

10. Untuk tahapan Pembukaan dan Evaluasi Penawaran File I : Administrasi dan Teknis,  pembukaan dokumen menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) sesuai  dengan bagian V. Kemudian masukkan hasil evaluasi administrasi dan teknis pada  aplikasi melalui menu [Evaluasi Lelang] kemudian pilih Evaluasi Administrasi. 

 

 

Gambar 4.8 Halaman Evaluasi Administrasi 

 

Centang  kotak  pada  masing‐masing  perusahaan  bila  memang  rekanan/penyedia  tersebut lulus pada tahapan evaluasi administrasi. Bila rekanan/penyedia tidak lulus  pada  tahapan  ini,  panitia  wajib  mencantumkan  alasan  ketidak  lulusan  rekanan/penyedia ini. Setelah semua terisi, panitia mengklik tombol       agar  panitia dapat memproses evaluasi teknis. 

Untuk memproses evaluasi teknis klik Evaluasi Teknis kemudian isi skor teknis masing‐ masing perusahaan dan centang bila memang rekanan/penyedia tersebut lulus. Bila  sudah  selesai  maka  klik  tombol      dan  Ketua  panitia  mengklik  tombol 

.   

 

Gambar 4.9 Halaman Evaluasi Teknis 

 

11. Tahapan  Pemberitahuan/Pengumuman  Peringkat  Teknis  panitia  mengupload  BA  Evaluasi Administrasi dan Teknis pada menu Dokumen Berita Acara/Lainnya dengan  cara klik tombol     untuk memilih file BA yang akan diupload setelah itu  klik tombol   . 

12. Tahapan masa sanggah prosesnya sama dengan proses masa sanggah prakualifikasi.  13. Untuk tahapan  Pembukaan  dan  Evaluasi Penawaran  File  II  :  Harga,  pembukaan 

dokumen menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) sesuai dengan bagian  V. Kemudian masukkan harga penawaran dan harga terkoreksi kemudian centang  kotak untuk menentukan lulus/tidaknya rekanan/penyedia yang memasukan dokumen  penawaran.  Bila  rekanan/penyedia  tidak  lulus,  panitia  wajib  memberikan  alasan  mengapa rekanan/penyedia tersebut tidak lulus sebanyak minimal 50 karakter.  

 

 

Gambar 4.10 Halaman Evaluasi Harga 

 

Untuk tahapan Pembukaan dan Evaluasi Penawaran II : Harga dan Tahapan Klarifikasi  dan Negosiasi Teknis dan Biaya sebaiknya dijadikan jadwal paralel (tanggal untuk  memulai  dan selesai  disamakan)  karena, pada tahapan  Pembukaan dan Evaluasi  Penawaran II : Harga, panitia memasukkan harga penawaran sedangkan pada tahapan  Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya, panitia memasukkan harga yang sudah  dilakukan  klarifikasi  dan  nego  dengan  rekanan/penyedia  ke  dalam  kolom  Harga  Terkoreksi.  Bila  data  harga  yang  dimasukkan  lebih  tinggi  dari  HPS  dan  PAGU  pengadaan, aplikasi akan memberikan notifikasi bahwa harga tersebut diatas nilai HPS  dan  PAGU.  Meskipun  begitu,  kewenangan  untuk  menetapkan  rekanan/penyedia  tersebut lulus atau berkesempatan menjadi pemenang tetap berada di bawah kendali  panitia. 

Selanjutnya bila panitia sudah melakukan klarifikasi harga, panitia masuk ke dalam  menu Evaluasi Akhir untuk menentukan pemenang pengadaan yang sedang berjalan. 

Ketua panitia memasukkan urutan pemenang kemudian pilih pemenang dari beberapa  kandidat yang lulus dari tahapan Evaluasi Harga. Klik tombol  . 

 

14. Setelah melakukan tahapan Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya, selanjutnya  panitia harus mengupload BA Evaluasi Harga dan BA Hasil Pelelangan pada menu  Dokumen Berita Acara/Lainnya dengan cara klik tombol     untuk memilih  file BA yang akan diupload setelah itu klik tombol   .  

15. Selanjutnya  adalah  tahapan  Surat  Penunjukan  Penyedia  Barang/Jasa  dan  Penandatanganan Kontrak yang akan dilakukan oleh PPK. 

 

Permasalahan!!! 

™ Tanya :   Bagaimana seharus pengaturan waktu untuk tahapan Pemasukan dan  Evaluasi Dokumen Kualifikasi dan Pembuktian Kualifikasi agar rekanan/penyedia  tidak dapat melengkapi data kembali saat tahapan pembuktian kualifikasi? 

Jawab : Batas akhir tahapan Pemasukan dan Evaluasi Dokumen Kualifikasi jangan  disamakan dengan batas akhir tahapan Pembuktian Kualifikasi. Sehingga evaluasi  dokumen prakualifikasi (dilakukan secara offline) saat pembuktian kualifikasi.  ™ Tanya : Bagaimana ada perubahan pada dokumen pengadaan atau dokumen 

prakulaifikasi? 

Jawab : Panitia dapat membuat dokumen Adendum dan menguploadkannya pada  menu Dokumen Prakualifikasi atau Dokumen Lelang 48 jam sebelum pemberian  penjelasan (aanwidjzing) . 

 

V. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO)  A. Cara Penggunaan APENDO 

1. Unduh APENDO dari menu       kemudian pilih menu Apendo. Panitia akan  diarahkan ke website inaproc lkpp untuk mengunduh Apendo. Unduh Apendo versi  3.1.2 – Windows dengan cara mengklik tulisan Download. Simpan file Apendo pada  folder yang mudah ditemukan. 

 

 

Gbr 5.A.1 Alur Download Apendo 

2. Buka aplikasi dengan cara, buka folder hasil unduh > apendo panitia > bin > apendo.exe 

 

Gbr 5.A.2 Alur Mengakses Apendo 

3. Masukkan User ID dan Password default Apendo. User id : lpselkpp dan password : 

panitialpse kemudian klik tombol    .   

 

Gbr 5.A.3 Halaman Awal Apendo Panitia 

 

4. Isi halaman Password dan Kunci terlebih dahulu sebelum melakukan proses deskripsi  dokumen penawaran. Sebelum halaman ini diisi, panitia tidak akan dapat melakukan  proses deskripsi dokumen penawaran. Setelah form diisi semua, panitia mengklik  tombol    . 

 

 

Gbr 5.A.4 Halaman Setting/ Password dan Kunci 

 

Keterangan gambar 

1. User ID : diisi dengan user id yang panitia inginkan;  2. Password Lama : diisi dengan password default Apendo; 

3. Password Baru : diisi dengan password baru yang panitia inginkan;  4. Konfirmasi : ketik ulang password baru; 

5. Jika Anda Lupa Password atau User ID Anda : pertanyaan yang dipilih oleh panitia  akan membantu panitia saat panitia lupa password. Untuk dapat mengaktifkan  pilihan ini, panitia dapat mencentang     kemudian memilih 3 (tiga) pertanyaan  dengan mengklik tombol   . 

5. Klik tombol       untuk memasukkan dokumen penawaran bertipe rhs yang  akan dideskripsi oleh panitia. 

 

 

Gbr 5.A.5 Halaman Kerja Apendo 

 

6. Selanjutnya masukkan kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE ke dalam  aplikasi Apendo kemudian pilih folder tempat menyimpan hasil deskripsi dokumen  penawaran. 

 

 

Gbr 5.D.6 Halaman Memasukkan Kunci Private 

 

Copy kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE kemudian    pada  aplikasi Apendo kemudian klik tombol    . Kemudian pilih folder tempat  menyimpan hasil deskripsi dokumen penawaran. 

 

B. Lupa Password APENDO 

1. Klik tulisan Lupa Password? Klik Disini;  2. Isi form Recovery Password; 

 

Gbr 5.B.1 Halaman Recovery Password 

 

3. Klik tombol   .   

 

Gbr 5.B.2 Notifikasi Penggantian Password 

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia 

 

Gbr 5.A.3 Halaman Awal Apendo Panitia   

4. Isi halaman Password dan Kunci terlebih dahulu sebelum melakukan proses deskripsi  dokumen penawaran. Sebelum halaman ini diisi, panitia tidak akan dapat melakukan  proses deskripsi dokumen penawaran. Setelah form diisi semua, panitia mengklik 

tombol    . 

 

35

 

Gbr 5.A.4 Halaman Setting/ Password dan Kunci 

 

Keterangan gambar 

1. User ID : diisi dengan user id yang panitia inginkan;  2. Password Lama : diisi dengan password default Apendo; 

3. Password Baru : diisi dengan password baru yang panitia inginkan;  4. Konfirmasi : ketik ulang password baru; 

5. Jika Anda Lupa Password atau User ID Anda : pertanyaan yang dipilih oleh panitia  akan membantu panitia saat panitia lupa password. Untuk dapat mengaktifkan  pilihan ini, panitia dapat mencentang     kemudian memilih 3 (tiga) pertanyaan 

dengan mengklik tombol   . 

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia 

5. Klik tombol       untuk memasukkan dokumen penawaran bertipe rhs yang 

akan dideskripsi oleh panitia. 

 

 

Gbr 5.A.5 Halaman Kerja Apendo   

6. Selanjutnya masukkan kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE ke dalam  aplikasi Apendo kemudian pilih folder tempat menyimpan hasil deskripsi dokumen 

penawaran. 

 

37

 

Gbr 5.D.6 Halaman Memasukkan Kunci Private 

 

Copy kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE kemudian    pada 

aplikasi Apendo kemudian klik tombol    . Kemudian pilih folder tempat 

menyimpan hasil deskripsi dokumen penawaran. 

 

B. Lupa Password APENDO 

1. Klik tulisan Lupa Password? Klik Disini;  2. Isi form Recovery Password; 

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia 

 

Gbr 5.B.1 Halaman Recovery Password   

3. Klik tombol   . 

 

 

Gbr 5.B.2 Notifikasi Penggantian Password