07208 IK Proses Surat Menyurat S 1
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07208
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK KETUA JURUSAN THP
a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Ketua jurusan THP menerima surat dari pihak luar atau unit lain dalam jurusan
melalui administrasi jurusan THP.
2. Ketua jurusan THP menindaklanjuti surat masuk sesuai dengan disposisi dari surat
tersebut.
3. Ketua jurusan THP mengagendakan surat yang ditujukan kepadanya.
4. Ketua jurusan menyampaikan surat masuk untuk staf dosen melalui administrasi
jurusan.
5. Ketua jurusan THP menginstruksikan kepada administrasi jurusan untuk
mengarsipkan surat masuk.
b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Ketua jurusan THP memberikan memo kepada administrasi jurusan THP untuk
membuat surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Ketua jurusan THP menerima draft surat dari administrasi jurusan THP.
3. Ketua jurusan THP memeriksa draft surat keluar, apabila ada revisi/perbaikan, ketua
jurusan mengisntruksikan kepada administrasi jurusan THP untuk memperbaikinya.
4. Draft surat yang sudah diperbaiki/direvisi atau sesuai, selanjutnya ditandantangani
oleh ketua jurusan THP.
5. Ketua jurusan THP menginstruksikan kepada administrasi jurusan untuk
mengarsipkan surat keluar.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Ketua jurusan THP menerima draft surat keluar dari mahasiswa melalui administrasi
jurusan THP.
2. Ketua jurusan memeriksa draft surat keluar dari mahasiswa untuk unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain.
3. Ketua jurusan menandatangani drat surat keluar dari mahasiswa.
INSTRUKSI KERJA UNTUK DOSEN/KARYAWAN JURUSAN THP
Surat Masuk untuk Dosen/Karyawan THP
1. Dosen/karyawan menerima surat masuk dari administrasi jurusan.
2. Dosen/karyawan menindaklanjuti surat masuk yang diterimanya.
3. Dosen/karywan mengarsipkan surat masuk yang diterimanya.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07208
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK ADMINSISTRASI JURUSAN THP
a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Administrasi jurusan THP menerima surat masuk untuk jurusan melalui Fakultas
Teknologi Pertanian.
2. Administrasi jurusan menyampaikan surat masuk untuk ketua jurusan THP dan dosen
kepada yang bersangkutan.
3. Administrasi jurusan THP mengarsipkan surat masuk. Waktu yang diperlukan untuk
mengarsipkan surat masuk yaitu 5 menit.
b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Administrasi mendapatkan memo dari Ketua Jurusan untuk membuat surat keluar
atau menjawab surat masuk.
2. Adminsitrasi jurusan membuat draft surat keluar.
3. Administrasi jurusan memperbaiki draft surat yang telah diperiksa oleh ketua
jurusan.
4. Administrasi jurusan meminta tanda tangan kepada ketua jurusan.
5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel
6. Administrasi jurusan mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup
fakultas/fakultas lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat
keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan ke unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain yaitu 15 menit.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Administrasi jurusan memberikan atau menyediakan buku permintaan surat keluar
kepada mahasiswa.
2. Administrasi jurusan menerima permintaan surat keluar dari mahasiswa.
3. Administrasi jurusan membuat surat keluar untuk mahasiswa.
4. Administrasi jurusan meminta tanda tangan ke ketua jurusan.
5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan
dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain.
6. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07208
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK BAGIAN UMUM FAKULTAS TEKNOLOGI
PERTANIAN
a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat masuk dari instansi atau
jurusan di luar THP.
2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menyampaikan surat masuk sesuai
dengan disposisinya.
3. Fakultas meneruskan/menyampaikan surat kepada administrasi jurusan THP.
4. Bagian umum fakultas mengarsipkan surat masuk dari pihak luar.
b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat internal dari jurusan
THP.
2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian mengarsipkan surat internal yang
diterima dari jurusan THP.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat internal dari jurusan
THP.
2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian mengarsipkan surat internal yang
diterima dari jurusan THP.
INSTRUKSI KERJA UNTUK MAHASISWA
a. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar pada buku surat keluar yang telah
disediakan oleh administrasi Jurusan THP.
2. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07208
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK KETUA JURUSAN THP
a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Ketua jurusan THP menerima surat dari pihak luar atau unit lain dalam jurusan
melalui administrasi jurusan THP.
2. Ketua jurusan THP menindaklanjuti surat masuk sesuai dengan disposisi dari surat
tersebut.
3. Ketua jurusan THP mengagendakan surat yang ditujukan kepadanya.
4. Ketua jurusan menyampaikan surat masuk untuk staf dosen melalui administrasi
jurusan.
5. Ketua jurusan THP menginstruksikan kepada administrasi jurusan untuk
mengarsipkan surat masuk.
b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Ketua jurusan THP memberikan memo kepada administrasi jurusan THP untuk
membuat surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Ketua jurusan THP menerima draft surat dari administrasi jurusan THP.
3. Ketua jurusan THP memeriksa draft surat keluar, apabila ada revisi/perbaikan, ketua
jurusan mengisntruksikan kepada administrasi jurusan THP untuk memperbaikinya.
4. Draft surat yang sudah diperbaiki/direvisi atau sesuai, selanjutnya ditandantangani
oleh ketua jurusan THP.
5. Ketua jurusan THP menginstruksikan kepada administrasi jurusan untuk
mengarsipkan surat keluar.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Ketua jurusan THP menerima draft surat keluar dari mahasiswa melalui administrasi
jurusan THP.
2. Ketua jurusan memeriksa draft surat keluar dari mahasiswa untuk unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain.
3. Ketua jurusan menandatangani drat surat keluar dari mahasiswa.
INSTRUKSI KERJA UNTUK DOSEN/KARYAWAN JURUSAN THP
Surat Masuk untuk Dosen/Karyawan THP
1. Dosen/karyawan menerima surat masuk dari administrasi jurusan.
2. Dosen/karyawan menindaklanjuti surat masuk yang diterimanya.
3. Dosen/karywan mengarsipkan surat masuk yang diterimanya.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07208
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK ADMINSISTRASI JURUSAN THP
a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Administrasi jurusan THP menerima surat masuk untuk jurusan melalui Fakultas
Teknologi Pertanian.
2. Administrasi jurusan menyampaikan surat masuk untuk ketua jurusan THP dan dosen
kepada yang bersangkutan.
3. Administrasi jurusan THP mengarsipkan surat masuk. Waktu yang diperlukan untuk
mengarsipkan surat masuk yaitu 5 menit.
b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Administrasi mendapatkan memo dari Ketua Jurusan untuk membuat surat keluar
atau menjawab surat masuk.
2. Adminsitrasi jurusan membuat draft surat keluar.
3. Administrasi jurusan memperbaiki draft surat yang telah diperiksa oleh ketua
jurusan.
4. Administrasi jurusan meminta tanda tangan kepada ketua jurusan.
5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel
6. Administrasi jurusan mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup
fakultas/fakultas lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat
keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan ke unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain yaitu 15 menit.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Administrasi jurusan memberikan atau menyediakan buku permintaan surat keluar
kepada mahasiswa.
2. Administrasi jurusan menerima permintaan surat keluar dari mahasiswa.
3. Administrasi jurusan membuat surat keluar untuk mahasiswa.
4. Administrasi jurusan meminta tanda tangan ke ketua jurusan.
5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan
dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain.
6. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07208
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK BAGIAN UMUM FAKULTAS TEKNOLOGI
PERTANIAN
a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat masuk dari instansi atau
jurusan di luar THP.
2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menyampaikan surat masuk sesuai
dengan disposisinya.
3. Fakultas meneruskan/menyampaikan surat kepada administrasi jurusan THP.
4. Bagian umum fakultas mengarsipkan surat masuk dari pihak luar.
b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat internal dari jurusan
THP.
2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian mengarsipkan surat internal yang
diterima dari jurusan THP.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat internal dari jurusan
THP.
2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian mengarsipkan surat internal yang
diterima dari jurusan THP.
INSTRUKSI KERJA UNTUK MAHASISWA
a. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar pada buku surat keluar yang telah
disediakan oleh administrasi Jurusan THP.
2. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.