07205 IK Pelayanan Permohonan Surat Menyurat S 2
INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat PS Magister
THP
I.
No. Dokumen
: 01001 07205
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 20 Februari 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari 2014
INSTRUKSI KERJA SURAT MASUK
a. Dekan FTP/Pembantu Dekan I
1. Menerima surat masuk dari unit lain/fakultas lain/instansi lain.
2. Menindaklanjuti surat masuk dari unit lain/fakultas lain/instansi
lain.
3. Surat masuk yang ditujukan kepada Dekan/Pembantu Dekan I
direspon/dijawab melalui sekretaris dekan.
4. Surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Program Studi Magister
THP, oleh sekretaris dekan disampaikan ke administrasi Jurusan THP.
b. Sekretaris Dekan
1. Menjawab/merespon
surat
masuk
yang
ditujukan
untuk
Dekan/Pembantu Dekan I kepada unit lain/fakultas lain/instansi lain.
2. Menyampaikan surat masuk yang ditujukan untuk Ketua Program
Studi Magister THP kepada administrasi jurusan THP.
c. Ketua Program Studi Magister THP
1. Menerima surat masuk dari administrasi PS Magister THP
2. Menindaklanjuti surat masuk dari unit lain/fakultas lain/instansi
lain.
3. Surat masuk yang ditujukan kepada Dekan/Pembantu Dekan I
direspon/dijawab melalui sekretaris dekan.
d. Administrasi Jurusan THP
1. Menerima surat masuk dari sekretaris dekan.
2. Menyampaikan surat masuk kepada administrasi PS Magister THP.
e. Administrasi PS Magister THP
1. Menerima surat masuk dari administrasi Jurusan THP.
2. Menyampaikan surat masuk kepada Ketua Program Studi Magister
THP.
3. Mengarsipkan surat masuk
II. INSTRUKSI KERJA SURAT KELUAR DARI PS MAGISTER KEPADA UNIT LAIN
DALAM FTP/FAKULTAS LAIN/INSTANSI LAIN
a. Dekan/Pembantu Dekan I/KPS Magister THP
1. Membuat memo untuk pembuatan surat keluar atau merespon surat
masuk.
INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat PS Magister
THP
No. Dokumen
: 01001 07205
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 20 Februari 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari 2014
2. Memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP untuk
pembuatan surat keluar atau merespon surat masuk.
3. Memeriksa draft surat yang telah dibuat oleh administrasi PS
Magister THP.
4. Menandatangani draft surat keluar.
b. Administrasi PS Magister THP
1. Menerima memo pembuatan surat keluar atau respon terhadap surat
masuk dari Dekan/Pembantu Dekan I/KPS Magister THP.
2. Membuat draft surat keluar.
3. Menyerahkan draft surat keluar kepada Dekan/Pembantu Dekan
I/KPS Magister THP untuk selanjutnya dilakukan pengecekan atau
koreksi.
4. Memperbaiki draft surat keluar hasil koreksi dari Dekan/Pembantu
Dekan I/KPS Magister THP.
5. Meminta tanda tangan Dekan/Pembantu Dekan I/KPS Magister THP.
6. Memberi nomor pada surat keluar.
7. Memberi stempel pada surat keluar.
8. Mengarsipkan surat keluar.
9. Mengirimkan surat ke unit lain dalam lingkup fakultas/fakultas
lain/instansi lain.
III. INSTRUKSI KERJA SURAT KELUAR DARI MAHASISWA PS MAGISTER KEPADA
UNIT LAIN DALAM FTP/FAKULTAS LAIN/INSTANSI LAIN
a. Mahasiswa
1. Mengambil form pengajuan surat keluar di bagian administrasi PS
Magister THP.
2. Mengisi pengajuan surat keluar pada form yang telah disediakan oleh
administrasi PS Magister THP.
3. Menyerahkan form pengajuan surat keluar kepada administrasi PS
Magister THP.
b. Administrasi PS Magister THP
1. Memberikan form pengajuan surat keluar kepada mahasiswa PS
Magister THP.
2. Menerima form isian pengajuan surat keluar dari mahasiswa PS
Magister THP.
3. Membuat draft surat keluar dari mahasiswa untuk unit lain dalam
fakultas/fakultas lain/instansi lain.
INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat PS Magister
THP
No. Dokumen
: 01001 07205
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 20 Februari 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari 2014
4. Menyerahkan draft surat keluar kepada Dekan/Pembantu Dekan
I/KPS Magister THP.
5. Merevisi draft surat keluar dari Dekan/Pembantu Dekan I/KPS
Magister THP (apabil ada koreksi).
6. Meminta tanda tangan surat keluar kepada Dekan/Pembantu Dekan
I/KPS Magister THP.
7. Memberikan nomor surat keluar untuk draft surat keluar yang
ditandatangani oleh KPS Magister THP.
8. Memberikan stempel surat keluar.
9. Memintakan nomor surat dan stempel kepada bagian umum Fakultas
untuk surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan
I.
10. Mengarsipkan surat keluar yang ditanda tangani oleh KPS Magister
THP.
11. Mengirim surat keluar kepada instansi yang dituju.
c. Bagian Umum Fakultas
1. Menerima draft surat keluar dari administrasi PS Magister THP.
2. Memberikan nomor surat keluar beserta stempel surat.
3. Mengarsipkan surat keluar.
4. Mengirimkan surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu
Dekan I.
d. Dekan/Pembantu Dekan I
1. Memeriksa atau mengoreksi draft surat keluar yang ditujukan kepada
fakultas lain/instansi lain.
2. Menandatangani surat keluar yang ditujukan kepada fakultas lain
atau instansi lain.
e. Ketua Program Studi Magister THP
1. Memeriksa atau mengoreksi draft surat keluar yang ditujukan pada
unit lain di lingkungan fakultas.
2. Menandatangani surat keluar keluar yang ditujukan pada unit lain di
lingkungan fakultas.
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat PS Magister
THP
I.
No. Dokumen
: 01001 07205
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 20 Februari 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari 2014
INSTRUKSI KERJA SURAT MASUK
a. Dekan FTP/Pembantu Dekan I
1. Menerima surat masuk dari unit lain/fakultas lain/instansi lain.
2. Menindaklanjuti surat masuk dari unit lain/fakultas lain/instansi
lain.
3. Surat masuk yang ditujukan kepada Dekan/Pembantu Dekan I
direspon/dijawab melalui sekretaris dekan.
4. Surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Program Studi Magister
THP, oleh sekretaris dekan disampaikan ke administrasi Jurusan THP.
b. Sekretaris Dekan
1. Menjawab/merespon
surat
masuk
yang
ditujukan
untuk
Dekan/Pembantu Dekan I kepada unit lain/fakultas lain/instansi lain.
2. Menyampaikan surat masuk yang ditujukan untuk Ketua Program
Studi Magister THP kepada administrasi jurusan THP.
c. Ketua Program Studi Magister THP
1. Menerima surat masuk dari administrasi PS Magister THP
2. Menindaklanjuti surat masuk dari unit lain/fakultas lain/instansi
lain.
3. Surat masuk yang ditujukan kepada Dekan/Pembantu Dekan I
direspon/dijawab melalui sekretaris dekan.
d. Administrasi Jurusan THP
1. Menerima surat masuk dari sekretaris dekan.
2. Menyampaikan surat masuk kepada administrasi PS Magister THP.
e. Administrasi PS Magister THP
1. Menerima surat masuk dari administrasi Jurusan THP.
2. Menyampaikan surat masuk kepada Ketua Program Studi Magister
THP.
3. Mengarsipkan surat masuk
II. INSTRUKSI KERJA SURAT KELUAR DARI PS MAGISTER KEPADA UNIT LAIN
DALAM FTP/FAKULTAS LAIN/INSTANSI LAIN
a. Dekan/Pembantu Dekan I/KPS Magister THP
1. Membuat memo untuk pembuatan surat keluar atau merespon surat
masuk.
INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat PS Magister
THP
No. Dokumen
: 01001 07205
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 20 Februari 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari 2014
2. Memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP untuk
pembuatan surat keluar atau merespon surat masuk.
3. Memeriksa draft surat yang telah dibuat oleh administrasi PS
Magister THP.
4. Menandatangani draft surat keluar.
b. Administrasi PS Magister THP
1. Menerima memo pembuatan surat keluar atau respon terhadap surat
masuk dari Dekan/Pembantu Dekan I/KPS Magister THP.
2. Membuat draft surat keluar.
3. Menyerahkan draft surat keluar kepada Dekan/Pembantu Dekan
I/KPS Magister THP untuk selanjutnya dilakukan pengecekan atau
koreksi.
4. Memperbaiki draft surat keluar hasil koreksi dari Dekan/Pembantu
Dekan I/KPS Magister THP.
5. Meminta tanda tangan Dekan/Pembantu Dekan I/KPS Magister THP.
6. Memberi nomor pada surat keluar.
7. Memberi stempel pada surat keluar.
8. Mengarsipkan surat keluar.
9. Mengirimkan surat ke unit lain dalam lingkup fakultas/fakultas
lain/instansi lain.
III. INSTRUKSI KERJA SURAT KELUAR DARI MAHASISWA PS MAGISTER KEPADA
UNIT LAIN DALAM FTP/FAKULTAS LAIN/INSTANSI LAIN
a. Mahasiswa
1. Mengambil form pengajuan surat keluar di bagian administrasi PS
Magister THP.
2. Mengisi pengajuan surat keluar pada form yang telah disediakan oleh
administrasi PS Magister THP.
3. Menyerahkan form pengajuan surat keluar kepada administrasi PS
Magister THP.
b. Administrasi PS Magister THP
1. Memberikan form pengajuan surat keluar kepada mahasiswa PS
Magister THP.
2. Menerima form isian pengajuan surat keluar dari mahasiswa PS
Magister THP.
3. Membuat draft surat keluar dari mahasiswa untuk unit lain dalam
fakultas/fakultas lain/instansi lain.
INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat PS Magister
THP
No. Dokumen
: 01001 07205
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 20 Februari 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari 2014
4. Menyerahkan draft surat keluar kepada Dekan/Pembantu Dekan
I/KPS Magister THP.
5. Merevisi draft surat keluar dari Dekan/Pembantu Dekan I/KPS
Magister THP (apabil ada koreksi).
6. Meminta tanda tangan surat keluar kepada Dekan/Pembantu Dekan
I/KPS Magister THP.
7. Memberikan nomor surat keluar untuk draft surat keluar yang
ditandatangani oleh KPS Magister THP.
8. Memberikan stempel surat keluar.
9. Memintakan nomor surat dan stempel kepada bagian umum Fakultas
untuk surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan
I.
10. Mengarsipkan surat keluar yang ditanda tangani oleh KPS Magister
THP.
11. Mengirim surat keluar kepada instansi yang dituju.
c. Bagian Umum Fakultas
1. Menerima draft surat keluar dari administrasi PS Magister THP.
2. Memberikan nomor surat keluar beserta stempel surat.
3. Mengarsipkan surat keluar.
4. Mengirimkan surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu
Dekan I.
d. Dekan/Pembantu Dekan I
1. Memeriksa atau mengoreksi draft surat keluar yang ditujukan kepada
fakultas lain/instansi lain.
2. Menandatangani surat keluar yang ditujukan kepada fakultas lain
atau instansi lain.
e. Ketua Program Studi Magister THP
1. Memeriksa atau mengoreksi draft surat keluar yang ditujukan pada
unit lain di lingkungan fakultas.
2. Menandatangani surat keluar keluar yang ditujukan pada unit lain di
lingkungan fakultas.