07209 IK Proses Surat Menyurat S 2
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK DEKAN FTP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Dekan menerima surat masuk dari instansi atau jurusan lain melalui bagian umum
Fakultas Teknologi Pertanian.
2. Dekan menindaklanjuti surat masuk melalui sekretaris dekan.
3. Dekan menginstruksikan kepada sekretaris dekan untuk mengarsipkan surat masuk.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Dekan memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP untuk membuat
surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Dekan menerima draft surat keluar dari administrasi PS Magister THP
3. Dekan memeriksa draft surat keluar.
4. Dekan menandatangani surat keluar.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Dekan menerima dan menandatangani draft surat keluar untuk instansi luar atau
fakultas lain.
INSTRUKSI KERJA UNTUK PEMBANTU DEKAN I FTP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Pembantu Dekan I FTP menerima surat masuk dari instansi atau jurusan lain melalui
bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian.
2. Pembantu Dekan I FTP merespon/menindaklanjuti surat masuk melalui sekretaris
dekan.
3. Pembantu Dekan I menginstruksikan kepada sekretaris dekan untuk mengarsipkan
surat masuk.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Pembantu Dekan I FTP memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP
untuk pembuatan surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Pembantu Dekan I FTP memeriksa draft surat keluar.
3. Pembantu Dekan I FTP menandatangani surat keluar
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Pembantu Dekan I memeriksa dan menandatangani surat keluar untuk instansi luar
atau fakultas lain.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK KETUA PS MAGISTER THP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Ketua Program Studi Magister THP menerima surat masuk dari instansi atau jurusan
lain melalui administrasi PS Magister THP.
2. Ketua Program Studi Magister THP menindaklanjuti surat masuk.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. KPS Magister THP memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP untuk
pembuatan surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. KPS Magister THP memeriksa draft surat keluar.
3. KPS Magister THP menandatangani surat keluar.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. KPS Magister THP menerima draft surat dari administrasi PS Magister THP
2. KPS Magister menandatangani draft surat.
3. KPS Magister menginstruksikan kepada administrasi PS Magister untuk mengarsipkan
surat keluar.
INSTRUKSI KERJA UNTUK ADMINISTRASI JURUSAN THP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Program Studi (KPS) Magister THP
diterima oleh administrasi jurusan THP melalui bagian umum FTP.
2. Administrasi jurusan THP menyampaikan surat masuk untuk KPS Magister THP
melalui administrasi PS Magister THP.
INSTRUKSI KERJA UNTUK ADMINISTRASI PS MAGISTER THP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Administrasi PS Magister THP menerima surat masuk untuk KPS Magister THP dari
Administrasi jurusan THP.
2. Administrasi PS Magister THP memberikan surat masuk kepada KPS Magister THP.
3. Administrasi merespon surat masuk dengan instruksi dari KPS Magister THP.
4. Administrasi PS Magister THP mengarsipkan surat masuk. Waktu yang diperlukan
untuk mengarsipkan surat masuk yaitu 5 menit.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Administrasi PS Magister menerima memo dari Dekan/Pembantu Dekan I FTP/KPS
Magister THP untuk pembuatan surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Adminsitrasi PS Magister THP membuat draft surat keluar.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
3. Apabila ada revisi, administrasi PS Magister THP memperbaiki draft surat keluar,
apabila draft surat sudah sesuai
4. Administrasi PS Magister meminta tanda tangan draft surat kepada Dekan/Pembantu
Dekan I FTP/KPS Magister THP.
5. Administrasi PS Magister THP memberi nomor surat keluar, memberi stempel,
mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain.
Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari PS Magister THP ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 15 menit.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Administrasi PS Magister THP menyediakan form pembuatan surat keluar dari
mahasiswa PS Magister.
2. Administrasi PS Magister THP membuat surat keluar untuk mahasiswa.
3. Untuk surat keluar di lingkungan FTP, administrasi PS Magister THP meminta tanda
tangan kepada KPS Magister THP, sedangkan surat keluar untuk instansi luar atau
fakultas lain ditandantangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I.
4. Surat keluar yang ditandatangani oleh KPS Magister THP selanjutnya oleh
administrasi PS Magister THP diberi nomor surat keluar, stempel, diarsipkan dan
dikirim ke instansi/fakultas lain.
5. Surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I selanjutnya oleh
administrasi PS Magister THP diberikan kepada bagian umum FTP untuk pemberian
nomor surat keluar, stempel, pengarsipan dan pengiriman ke instansi/fakultas lain.
6. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
INSTRUKSI KERJA UNTUK BAGIAN UMUM FTP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Surat masuk dari unit lain/Fakultas lain/Instansi lain diterima oleh bagian umum FTP.
2. Bagian umum FTP menyampaikan surat kepada sekretraris dekan (untuk surat
masuk yang ditujukan kepada dekan/pembantu dekan I, sedangkan surat masuk
yang ditujukan kepada Ketua Program Studi (KPS) Magister THP disampaikan ke
administrasi jurusan THP.
b. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I selanjutnya oleh
administrasi PS Magister THP diberikan kepada bagian umum FTP untuk pemberian
nomor surat keluar, stempel, pengarsipan dan pengiriman ke instansi/fakultas lain.
2. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK MAHASISWA
a. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar pada form yang telah disediakan oleh
administrasi PS Magister THP.
2. Mahasiswa memperoleh surat keluar.
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK DEKAN FTP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Dekan menerima surat masuk dari instansi atau jurusan lain melalui bagian umum
Fakultas Teknologi Pertanian.
2. Dekan menindaklanjuti surat masuk melalui sekretaris dekan.
3. Dekan menginstruksikan kepada sekretaris dekan untuk mengarsipkan surat masuk.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Dekan memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP untuk membuat
surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Dekan menerima draft surat keluar dari administrasi PS Magister THP
3. Dekan memeriksa draft surat keluar.
4. Dekan menandatangani surat keluar.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Dekan menerima dan menandatangani draft surat keluar untuk instansi luar atau
fakultas lain.
INSTRUKSI KERJA UNTUK PEMBANTU DEKAN I FTP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Pembantu Dekan I FTP menerima surat masuk dari instansi atau jurusan lain melalui
bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian.
2. Pembantu Dekan I FTP merespon/menindaklanjuti surat masuk melalui sekretaris
dekan.
3. Pembantu Dekan I menginstruksikan kepada sekretaris dekan untuk mengarsipkan
surat masuk.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Pembantu Dekan I FTP memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP
untuk pembuatan surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Pembantu Dekan I FTP memeriksa draft surat keluar.
3. Pembantu Dekan I FTP menandatangani surat keluar
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Pembantu Dekan I memeriksa dan menandatangani surat keluar untuk instansi luar
atau fakultas lain.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK KETUA PS MAGISTER THP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Ketua Program Studi Magister THP menerima surat masuk dari instansi atau jurusan
lain melalui administrasi PS Magister THP.
2. Ketua Program Studi Magister THP menindaklanjuti surat masuk.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. KPS Magister THP memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP untuk
pembuatan surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. KPS Magister THP memeriksa draft surat keluar.
3. KPS Magister THP menandatangani surat keluar.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. KPS Magister THP menerima draft surat dari administrasi PS Magister THP
2. KPS Magister menandatangani draft surat.
3. KPS Magister menginstruksikan kepada administrasi PS Magister untuk mengarsipkan
surat keluar.
INSTRUKSI KERJA UNTUK ADMINISTRASI JURUSAN THP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Program Studi (KPS) Magister THP
diterima oleh administrasi jurusan THP melalui bagian umum FTP.
2. Administrasi jurusan THP menyampaikan surat masuk untuk KPS Magister THP
melalui administrasi PS Magister THP.
INSTRUKSI KERJA UNTUK ADMINISTRASI PS MAGISTER THP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Administrasi PS Magister THP menerima surat masuk untuk KPS Magister THP dari
Administrasi jurusan THP.
2. Administrasi PS Magister THP memberikan surat masuk kepada KPS Magister THP.
3. Administrasi merespon surat masuk dengan instruksi dari KPS Magister THP.
4. Administrasi PS Magister THP mengarsipkan surat masuk. Waktu yang diperlukan
untuk mengarsipkan surat masuk yaitu 5 menit.
b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Administrasi PS Magister menerima memo dari Dekan/Pembantu Dekan I FTP/KPS
Magister THP untuk pembuatan surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Adminsitrasi PS Magister THP membuat draft surat keluar.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
3. Apabila ada revisi, administrasi PS Magister THP memperbaiki draft surat keluar,
apabila draft surat sudah sesuai
4. Administrasi PS Magister meminta tanda tangan draft surat kepada Dekan/Pembantu
Dekan I FTP/KPS Magister THP.
5. Administrasi PS Magister THP memberi nomor surat keluar, memberi stempel,
mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain.
Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari PS Magister THP ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 15 menit.
c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Administrasi PS Magister THP menyediakan form pembuatan surat keluar dari
mahasiswa PS Magister.
2. Administrasi PS Magister THP membuat surat keluar untuk mahasiswa.
3. Untuk surat keluar di lingkungan FTP, administrasi PS Magister THP meminta tanda
tangan kepada KPS Magister THP, sedangkan surat keluar untuk instansi luar atau
fakultas lain ditandantangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I.
4. Surat keluar yang ditandatangani oleh KPS Magister THP selanjutnya oleh
administrasi PS Magister THP diberi nomor surat keluar, stempel, diarsipkan dan
dikirim ke instansi/fakultas lain.
5. Surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I selanjutnya oleh
administrasi PS Magister THP diberikan kepada bagian umum FTP untuk pemberian
nomor surat keluar, stempel, pengarsipan dan pengiriman ke instansi/fakultas lain.
6. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
INSTRUKSI KERJA UNTUK BAGIAN UMUM FTP
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Surat masuk dari unit lain/Fakultas lain/Instansi lain diterima oleh bagian umum FTP.
2. Bagian umum FTP menyampaikan surat kepada sekretraris dekan (untuk surat
masuk yang ditujukan kepada dekan/pembantu dekan I, sedangkan surat masuk
yang ditujukan kepada Ketua Program Studi (KPS) Magister THP disampaikan ke
administrasi jurusan THP.
b. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I selanjutnya oleh
administrasi PS Magister THP diberikan kepada bagian umum FTP untuk pemberian
nomor surat keluar, stempel, pengarsipan dan pengiriman ke instansi/fakultas lain.
2. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain
dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN PERMOHONAN
SURAT MENYURAT JURUSAN
No. Dokumen
: 01001 07209
Revisi
: 0
Tanggal Terbit 1
: 3 Agustus 2012
Tanggal Revisi
: 14 Februari
2014
INSTRUKSI KERJA UNTUK MAHASISWA
a. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar pada form yang telah disediakan oleh
administrasi PS Magister THP.
2. Mahasiswa memperoleh surat keluar.