07204 IK Pelayanan Permohonan Surat Menyurat

INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat Jurusan THP

I.

No. Dokumen

: 01001 07204

Revisi

: 0

Tanggal Terbit
1
Tanggal Revisi

: 20 Februari 2012
: 14 Februari 2014

INSTRUKSI KERJA SURAT MASUK
a. Ketua Jurusan THP
1. Menerima surat masuk dari unit lain/jurusan lain/instansi lain secara
langsung dari administrasi jurusan THP dan atau melalui pihak
Fakultas.
2. Menindaklanjuti surat masuk dari unit lain/jurusan lain/instansi lain.
3. Surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Jurusan direspon/dijawab
melalui administrasi jurusan THP.
4. Surat masuk yang ditujukan kepada dosen/staf
karyawan
disampaikan kepada yang bersangkutan melalui administrasi.
b. Administrasi Jurusan THP
1. Menerima surat masuk secara langsung dari unit lain/jurusan
lain/instansi lain dan atau dari pihak fakultas.
2. Mengagendakan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Jurusan
THP.
3. Menyampaikan surat masuk kepada ketua jurusan .
4. Membantu Ketua Jurusan dalam menjawab atau merespon surat
masuk dari unit lain/jurusan lain/instansi lain.
5. Mengarsipkan surat masuk.

c. Dosen/Staf Karyawan
1. Menerima surat masuk dari administrasi jurusan
d. Bagian Umum Fakultas
1. Menerima surat masuk dari Sekretaris Dekan.
2. Menyampaikan surat masuk kepada Jurusan THP.

II. INSTRUKSI KERJA SURAT KELUAR DARI KETUA JURUSAN THP KEPADA
UNIT LAIN DALAM FTP/FAKULTAS LAIN/INSTANSI LAIN
a. Ketua Jurusan THP
1. Membuat memo untuk pembuatan surat keluar atau merespon surat
masuk.
2. Memberikan memo kepada administrasi Jurusan THP untuk
pembuatan surat keluar atau merespon surat masuk.
3. Memeriksa draft surat yang telah dibuat oleh administrasi Jurusan
THP.
4. Menandatangani draft surat keluar.

INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat Jurusan THP

No. Dokumen

: 01001 07204

Revisi

: 0

Tanggal Terbit
1
Tanggal Revisi

: 20 Februari 2012
: 14 Februari 2014

b. Administrasi Jurusan THP
1. Menerima memo pembuatan surat keluar atau respon terhadap surat
masuk dari Ketua Jurusan THP.
2. Membuat draft surat keluar.

3. Menyerahkan draft surat keluar kepada Ketua Jurusan THP untuk
selanjutnya dilakukan pengecekan atau koreksi.
4. Memperbaiki draft surat keluar hasil koreksi dari Ketua JurusanTHP.
5. Meminta tanda tangan Ketua Jurusan THP.
6. Memberi nomor pada surat keluar.
7. Memberi stempel pada surat keluar.
8. Mengarsipkan surat keluar.
9. Mengirimkan surat ke unit lain dalam lingkup fakultas/fakultas
lain/instansi lain.
III. INSTRUKSI KERJA SURAT KELUAR DARI MAHASISWA JURUSAN THP
KEPADA UNIT LAIN DALAM FTP/FAKULTAS LAIN/INSTANSI LAIN
a. Mahasiswa
1. Menghubungi administrasi jurusan THP terkait dengan pembuatan
surat keluar.
2. Menerima buku surat keluar dari administrasi jurusan THP.
3. Mengisi pengajuan surat keluar kepada unit lain/fakultas
lain/instansi lain di buku surat keluar yang telah disediakan oleh
administrasi jurusan THP.
b. Administrasi Jurusan THP
1. Memberikan buku surat keluar kepada mahasiswa Jurusan THP.

2. Menerima kembali buku pengajuan surat keluar dari mahasiswa
Jurusan THP.
3. Membuat draft surat keluar dari mahasiswa untuk unit lain dalam
fakultas/fakultas lain/instansi lain.
4. Menyerahkan draft surat keluar kepada Ketua Jurusan THP untuk
diperiksa/dikoreksi.
5. Merevisi draft surat keluar dari Ketua Jurusan THP (apabila ada
koreksi).
6. Meminta tanda tangan surat keluar kepada Ketua Jurusan THP.
7. Memberikan nomor surat keluar untuk draft surat keluar yang
ditandatangani Ketua Jurusan THP.
8. Memberikan stempel surat keluar.
9. Mengarsipkan surat keluar yang ditanda tangani oleh Ketua Jurusan
THP.

INSTRUKSI KERJA
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat Jurusan THP

No. Dokumen

: 01001 07204

Revisi

: 0

Tanggal Terbit
1
Tanggal Revisi

: 20 Februari 2012
: 14 Februari 2014

10. Mengirim surat keluar kepada instansi yang dituju.
c. Ketua Jurusan
1. Menerima draft surat keluar dari administrasi Jurusan THP.
2. Mengoreksi draft surat keluar dari administrasi Jurusan THP (apabila
ada).
3. Menandatangani surat keluar.