Makalah APSI B SI AMIK
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Dalam pelayanan kesehatan, obat merupakan komponen yang penting karena
diperlukan dalam sebagian besar upaya kesehatan baik untuk menghilangkan gejala
dari suatu penyakit, obat juga dapat mencegah penyakit bahkan obat juga dapat
menyembuhkan penyakit. Tetapi di lain pihak obat dapat menimbulkan efek yang
tidak diinginkan apabila penggunaannya tidak tepat. Oleh sebab itu, penyediaan
informasi obat yang benar, objektif dan lengkap akan sangat mendukung dalam
pemberian pelayanan kesehatan yang terbaik kepada masyarakat sehingga dapat
meningkatkan kemanfaatan dan keamanan penggunaan obat .
Salah satunya apotek, yaitu tempat penjualan obat-obatan resmi dibawah
naungan BPOM. Oleh karenanya Apotek sangatlah penting bagi seluruh kesehatan
masyarakat. Di apotek biasanya pasien menyerahkan resep dari dokter ataupun hanya
membeli obat obatan tertentu tanpa resep, dari situlah sistem penjualan di apotek
sangatlah penting agar pasien tahu harga obat yang dijual ataupun kondisi obat
tersebut. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan
ini dengan judul “Analisa Sistem Penjualan Obat Pada Apotek Melati Indah Wisma
Asri”
1
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan laporan ini adalah :
1. Sebagai wujud nyata riset yang dilakukan penulis
2. Untuk menambah wawasan bagi mahasiswa tentang sistem penjualan obat pada
sebuah apotek
Sedangkan tujuan kami dalam penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi
mata kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi (APSI) pada semester empat
jurusan Manajemen Informatika Akademik Manajemen Informatika Bina Sarana
Informatika.
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
khususnya bagi perancangan sistem. Di dalam kegiatan penelitian kami
mengumpulkan data melalui cara :
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan ini untuk mendapatkan informasi secara lengkap dan
akurat maka kami melakukan suatu metode tanya jawab dengan narasumber terkait
mengenai semua hal kegiatan sistem penjualan yang berlangsung di dalam
perusahaan.
2. Pengamatan (Observation)
Tak hanya lewat wawancara tatapmuka, kami pun melakukan metode penelitian
pengamatan atau Observation. Dengan mengamati hal-hal yang terjadi di
perusahaan tentunya kami lebih mengerti dan memahami system yang berjalan di
perusahaan tersebut.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan-kegiatan penelitian tersebut di atas, kami pun
melakukan studi kepustakan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang
ada di perpustakaan.
2
1.4 Ruang Lingkup
Agar dalam pembahasan lebih terarah dan berjalan dengan baik maka perlu
adanya ruang lingkup penelitian. Penelitian hanya dibatasi pada Sistem Penjualan
Obat yaitu dimulai dari pembelian, pengecekan obat, sampai proses pembayaran.
1.5 Sistematika Penulisan
Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya kami menjelaskan terlebih dahulu
secara garis besar mengenai sistematika penulisan. Sehingga pembaca dapat lebih
mudah memahami isi laporan ini.
Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan masalah secara umum, maksud dan tujuan kami
menulis laporan tersebut, metode penelitiannya dan ruang lingkup
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan uraian konsep dasar sistem dan peralatan pendukung
sistem atau Tool System.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini menjelaskan tentang umum, tinjauan apotek dengan menguraikan
sejarah apoteknya dan struktur organisasi dan fungsi, serta prosedur sistem
berjalan, Diagram Alir Data, Kamus Data, Spesifikasi-spesifikasi.
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang
dibahas, kemudian dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai suatu
usaha dengan hasil yang optimal dan baik.
3
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam
mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan
pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry FitzGerard, Andra
F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu sistem
adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran yang tertentu”. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari
prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur
(procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai
berikut ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulias menulis),
biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis
yang terjadi”. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya, Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem
sebagai berikut ini. ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu”
A. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari
unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu“.Menurut Jerry FitzGerald, Andra F.FitzGerald
dan Warrant D. Stalling dalam Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat diartikan
sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu
sasaran tertentu”.
4
B. Karakteristik Sistem
Jogianto (2005: 3) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifatsifat tertentu, yakni:
1. Komponen
Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi
membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau
dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar (Enviroment)
Lingkungan Luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang
memengaruhi
operasi
sistem,
lingkungan
luar
sistem
dapat
bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sub sistem
dengan sub sistem lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna. Keluaran dapat dimasukkan subsistem yang lain atau
kepada sub apapun.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau goal atau sasaran(objective), kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.
5
C. Klasifikasi Sistem
Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran hubungan antara Sistem Fisikmanusia dengan Tuhan. Physical
System adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem
produksi, dan lain-lain.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah (Natural
System) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia,
misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.
Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan
interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain
Sistem Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System)
adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya
sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program-program komputer Sistem Probabilistik yang dijalankan.
(Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem
probabilistik, misalnya sistem manusia.
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem Terbuka (Open System) adalah
sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya
sistem kebudayaan manusia. Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang
tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.
6
D. Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukkan hasil dari
pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang
menerimanya. Sistem Informasi merupakan suatu sistem pada organisasi yang
memertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari luar oraganisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan pihak luar tertentu.
Informasi merupakan hasil akhir dari data yang telah diproses pada suatu
sistem sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya untuk
pengambilan keputusan.
E. Pengertian Sistem Informasi
Sistem merupakan suatu grup dari elemen-elemen baik berupa fisik maupun
bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan
berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran akhir dari suatu
sistem.
Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok
bangunan yang terdiri dari:
A. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk
metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa
dokumen-dokumen dasar.
B. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
7
C. Blok Keluaran
Produk dari keluaran sistem informasi adlaah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen
serta semua pemakai sistem.
D. Blok Teknologi
Teknologi merupakan "tool box" dalam sistem informasi, teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari
sistem secara keseluruhan. Tekhnologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu
tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
E. Blok Basis
Data Basis Data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer
digunakan perangkat untuk memanimpulasinya. Basis Data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan
DBMS (Database Management System).
F. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem Informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian
perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat
merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan
dapat langsung cepat diatasi.
8
F. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah Suatu kerangka yang menjadi alat-alat
penghubung bagi sumber daya-sumber daya terkoordinasi guna mengumpulkan,
memproses, mengendalikan dan informasi yang disampaikan melalui jaringan
komunikasi ke berbagai pemakaian menuju satu tujuan atau lebih.
Pendapat yang dikemukakan oleh Barry E Cushing, menurutnya Sistem
Informasi Manajemen adalah Suatu kumpulan manusia dan sumber modal didalam
suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data
dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat manajemen dalam
perancangan dan pengendalian aktivitas-aktivitas organisasi.
Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu penerapan sistem yang
melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi
semua operasi organisasi yang berguna untuk menyediakan informasi-informasi yang
dibutuhkan suatu organisasi dan semua tingkatan manajemen.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700)
adalah “Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data
sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup
populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan
terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.Istilah
yang digunakan dalam DAD
A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)
Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data "Merupakan alat
pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan
sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibutuhkan satu sama lain
dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi". Data Flow Diagram
atau Diagram Arus data adalah suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang
9
menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana
data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Simbol atau lambang yang
digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat
buah symbol yaitu :
1. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data, menunjukkan
entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang,
organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima input
dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang.
2. Proses (Process)
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data,
menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan
arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan dengan simbol lingkaran.
3. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan,
menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari proses
sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan
entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan,
menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di
Sistem Komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lainlain
digambarkan dengan sepasang garis horizontal.
10
Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan kontruksi
Diagram Alir Data yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkank sumber serta tujuan data yang akan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem
secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada
didalam konteks atau penjabaran secara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan
terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram.
Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-rambut
atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk
membuat model sistem yaitu :
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal entity
dengan eksternal entity lain secara langsung.
b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan data
store yang lain secara langsung.
c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store
dengan eksternal entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
B. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data sifatnya
global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:
11
1. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari
arus data didalam diagram arus data.
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data,
maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang
membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu
arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah
di kamus data.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses
yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta
dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir
dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer,
laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field.
Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen
yang satu dengan yang lainnya.
6. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus
data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak
menunjukkan volume yang terbanyak.
12
7. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus
dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentanng
analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai
suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan,
yang disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjadi
dua macam yaitu sebagai :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input
suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
13
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi
yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
14
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Sistem berjalan yang ada pada Apotek Melati Indah Wisma Asri menggunakan
sistem manual dan terkomputerisasi, dimana sistem tersebut dijalankan dengan
menggunakan Jaringan LAN yang menghubungkan semua bidang atau bagian yang
ada pada Apotek Melati Indah Wisma Asri. Sistem ini menghubungkan antar bagian,
mulai dari Kepala Apotek, Penanggung jawab Apotek, Laboratorium pembuatan
obat, dan Kasir. Sistem LAN ini di buat oleh suatu programmer jaringan, sehingga
memberikan kemudahan bagi pelayanan apotek dan pencatatan laporan apotek.
Visi dari Apotek Melati Indah Wisma Asri adalah Menjadi Apotek modern
yang berbasi pelayanan kepada masyarakat, selalu berusaha memberikan solusi,
ramah, namun harganya tetap terjangkau, sehingga pelayanan yang prima bisa
dirasakan oleh seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan status sosial.
Sedangkan Misi dari Apotek Melati Indah Wisma Asri adalah sebagai berikut:
1. Kami selalu memberikan pelayanan dengan penuh semangat dan antusiasme yang
tinggi sehingga pelanggan merasa dihargai dan puas terhadap pelayanan kami,
2. Kami memiliki kemauan tinggi untuk terus belajar, mengembangkan diri dan terus
berusaha untuk mencari cara yang lebih efektif dan efisien untuk meningkatkan
pelayanan dan kualitas produk kami,
3. Kami senantiasa memupuk rasa kepedulian terhadap customer, supplier dan mitra
kerja kami,
4. Kami bekerja berdasarkan keikhlasan hati, selalu berusaha memberikan kinerja
terbaik kami sehingga tercipta ikatan emotional yang kuat dengan customer kami,
5. Kami senantiasa membangun kemitraan yang saling menguntungka bagi siapa saja
bekerja sama dengan kami.
15
3.2 Tinjauan Apotek
Dalam tinjauan ini berisi tentang sejarah, struktur organisasi, serta fungsifungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam apotek melati indah wisma asri.
3.2.1 Sejarah Apotek
Apotek Melati Indah Wisma Asri berdiri sejak 5 tahun yang lalu pada
tanggal 2 September 2010 oleh Antoni Tarigan S.Farm.Apt. dengan Surat Izin
Apotek (S.I.A):449/88/BPPT/X/2010. Dengan apoteker Ellist Octaviani
S.Farm. Apt. Apotek Melati Indah Wisma Asri merupakan cabang ke empat
dari lima cabang cabang yang dimiliki. Apotek ini beralamat di Jl. Perjuangan
No.62 RT.003/008, Harapan Baru, Bekasi.
Gambar III.1. Gambar Apotek Melati Indah Wisma Asri
16
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.2. Struktur Organisasi
Adapun fungsi dari bagian-bagian tersebut adalah:
1. Pemilik Sarana Apotek (PSA)
Sebagai pemilik dari apotek.
2. Apoteker
Sebagai penanggung jawab kegiatan harian di apotek.
3. Kasir
Sebagai customer sevice dan mengelola proses pembayaran.
4. Asisten Apoteker
Bertugas dalam meracik obat dan mengecek persediaan obat.
17
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
1. Proses pembelian
Konsumen membawa resep dari dokter dan memberikannya kepada
kasir,ataupun jika ada konsumen yang tanpa resep dokter bisa langsung meminta
jenis obat yang dibutuhkan kepada kasir Kemudian kasir memberikan resep kepada
asisten apoteker.
2. Pembuatan Obat
Bagian asisten apoteker mengecek persediaan obat yang ada di penyimpanan
obat, dan membuatkan obat sesuai pesanan, setelah itu membawa obat yang telah
dipesan sesuai resep ke bagian kasir. Lalu resep yang tadi diterima disimpan untuk
diarsipkan dan dilaporkan kepada apoteker setiap harinya.
3. Proses Pembayaran
Bagian kasir memasukan apa saja obat yang dibeli oleh konsumen baik
berdasarkan resep mulai dari jenis obat, jumlah, dan harganya.Setelah kasir
menginput data pembelian dari konsumen dan selanjutnya menginformasikan harga
barang, maka selanjutnya konsumen membayar total harga obat yang dibeli.
Kemudian kasir mencetak struk pembelian dan memberikan obatnya pada konsumen.
4. Laporan
Kasir membuatkan laporan harian dari data pembayaran untuk dilaporkan
kepada apoteker setiap harinya.
18
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan
19
Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan
20
Gambar III.5 Diagram Detail 2.0
Gambar III.6 Diagram Detail 3.0
21
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem Penjualan obat pada Apotek
Melati Indah Wisma Asri adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
a. Nama Dokumen
: Resep Obat
Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen cetakan manual
Arus data
: Resep Obat-Proses 0.0
Proses 0.0-Arsip Resep Obat
Penjelasan
: Untuk Pemesanan Obat
Volume
: Rata-rata perhari 30 resep
Struktur data
: Header + Isi + Footer
-
Header = nama_apotek + alamat
-
Isi
-
Footer = nama_pasien + no.RM + tgl + berat_badan +
= nama_obat + jumlah_obat
nama_dokter + stampel_rumah_sakit
2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
a. Nama Dokumen
: Struk Pembelian
Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen cetakan komputer
Arus data
: Struk pembelian-Proses 2.0
Proses 2.0-Laporan Arsip Pembelian
Penjelasan
: Sebagai data laporan penjualan obat
Volume
: Rata-rata 30 perhari
Struktur data
: Header + Isi
-
Header = nama_apotek + alamat + nama_apoteker
-
Isi
= nama_obat + jumlah_obat + harga + tgl
22
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)
dan dokumen keluaran (output) yang semuanya diatur dan dipakai pada sistem
berjalan.
3.6.1
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan menjelaskan tentang dokumen –
dokumen yang digunakan, spesifikasi file. Adapun bentuk dokumen masukan
tersebut adalah sebagai berikut :
a.
3.6.2
Nama Dokumen
: Resep Obat
Fungsi
: Sebagai surat pemesanan obat
Sumber
: Konsumen
Tujuan
: Kasir - Apotek
Media
: Dokumen cetakan manual
Jumlah
: Satu Lembar
Frekuensi
: Setiap Membuatkan Resep Obat Pasien
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen
perusahaan
berupa
dokumen-dokumen
yang
akan
mendukung
manajemen. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah :
a. Nama Dokumen : Struk pembelian
Fungsi
: Sebagai surat penjualan obat
Sumber
: Kasir
Tujuan
: Apoteker - Pasien
Media
: Dokumen cetakan komputer
Jumlah
: Satu Lembar
Frekuensi
: Setiap Pembelian Obat
23
kegiatan
3.7 Permasalahan
Sistem penjualan obat dengan resep pada Apotek Melati Indah Wisma Asri
masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, menimbulkan beberapa masalah
antara lain :
a. Semua arsip dan laporan masih dicatat dalam buku, kertas sehingga belum
tersusun dengan rapih dan adanya kemungkinan data akan hilang.
b. Kurangnya ketelitian dan lambatnya proses perhitungan hasil penjualan.
c. Sistem komputerisasi yang belum berkembang.
3.8 Pemecahan Masalah
Melihat keadaan pada proses ini kirianya peran suatu sistem pengolahan data
yang lebih baik sangat diperlukan. Pemecahan dari permasalahan diatas adalah
sebagai berikut :
a. Semua arsip dan laporan akan tersimpan pada komputer, sehingga akan
memudahkan dalam mencari data serta dapat mencegah kehilangan data.
b. Dengan menggunakan program computer maka proses perhitungan akan lebih
cepat serta dapat mengurangi terjadinya kesalahan.
24
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan data yang diperoleh penulis pada, maka penulis
menarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Sistem terkomputerisasi yang kurang memadai , melainkan masih menggunakan
sistem manual disalah satu proses.
b. Karena masih menggunakan sistem yang manual, sehingga dapat menimbulkan
suatu permasalahan dan mengganggu efektifitas dan efisiensi apotek.
c. Dengan menggunakan sistem yang secara manual, dapat menimbulkan resiko
kesalahan pencatatan data.
4.2. Saran
Dari kesimpulan tersebut, penulis mencoba memberikan beberapa saran
sebagai masukan yang mungkin berguna bagi yakni sebagai berikut:
a. Untuk dapat mengoptimalkan sistem kerja pada apotek ini maka diperlukan
sistem yang terkomputerisasi dengan baik, sehingga pada pencatatan
dokumen masukan/keluaran lebih efektif dan efisien.
25
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hannif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi ke Satu.
Yogyakarta:Andi.
HM, Jogianto. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.
Sutabri, Tata. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi
26
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Restu Akhmad Husein
Tempat, Tanggal Lahir : JAKARTA, 06 Januari 1994
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Alamat
: Kav Pengarengan Gg.Merpati
RT/RW
: 02/028
Kel/Desa
: Kaliabang Tengah
Kecamatan
: Bekasi Utara
Agama
: Islam
Status
: Belum Menikah
Pendidikan
SD
: SDN Kaliabang Tengah IV
SMP
: SMP Negeri 3 Babelan
SMK
: SMK Taman Harapan
Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
27
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Yokky Agustinus P
Tempat, Tanggal Lahir : Malang, 24 Agustus 1996
Jenis Kelamin
: Laki - Laki
Alamat
: Jl. Tawes Raya No.7
RT/RW
: 009/012
Kel/Desa
: Kayuringin Jaya
Kecamatan
: Bekasi Selatan
Agama
: Islam
Status
: Belum Kawin
Pendidikan
SD
: SDN Kayuringin Jaya XIX
SMP
: SMP Negeri 7 Bekasi
SMK
: SMK Bina Mandiri Bekasi
Perguruan Tinggi : Bina Sarana Informatika
28
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Dedy Wijayanto
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 18 September 1995
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Alamat
: Kav. Bulak Sentul, Jl. Alia 4
RT/RW
: 002/025
Kel/Desa
: Harapan Jaya
Kecamatan
: Bekasi Utara
Agama
: Islam
Status
: Belum Kawin
Pendidikan
SD
: SDN Duren Jaya VI Bekasi
SMP
: SMP Seroja Bekasi
SMK
: SMK Bina Mandiri Bekasi
Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
29
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Tommy Ferari
Tempat, Tanggal Lahir : Bekasi, 06 Februari 1993
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Alamat
: Taman Wisma Asri Blok AA17 No.27
RT/RW
: 003/022
Kel/Desa
:Teluk Pucung
Kecamatan
: Bekasi Utara
Agama
: Islam
Status
: Belum Kawin
Pendidikan
SD
: SDN Teluk Pucung XI
SMP
: SMPN 21 Bekasi
SMK
: SMK Taruna Bangsa
Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
30
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Teguh Maulana Ramadhani
Tempat, Tanggal Lahir : Subang, 20 februari 1993
Jenis Kelamin
: laki-laki
Alamat
: bulak perwira
RT/RW
: 002/005
Kel/Desa
: perwira
Kecamatan
: bekasi utara
Agama
: islam
Status
: belum nikah
Pendidikan
SD
: SDN TUNAS HARAPAN
SMP
: SMP NEGERI 3 CIASEM
SMK
: SMK RIYADHUL JANNAH SUBANG
Perguruan Tinggi : BINA SARANA INFORMATIKA
31
Lampiran A.1 Arsip Resep
32
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Dalam pelayanan kesehatan, obat merupakan komponen yang penting karena
diperlukan dalam sebagian besar upaya kesehatan baik untuk menghilangkan gejala
dari suatu penyakit, obat juga dapat mencegah penyakit bahkan obat juga dapat
menyembuhkan penyakit. Tetapi di lain pihak obat dapat menimbulkan efek yang
tidak diinginkan apabila penggunaannya tidak tepat. Oleh sebab itu, penyediaan
informasi obat yang benar, objektif dan lengkap akan sangat mendukung dalam
pemberian pelayanan kesehatan yang terbaik kepada masyarakat sehingga dapat
meningkatkan kemanfaatan dan keamanan penggunaan obat .
Salah satunya apotek, yaitu tempat penjualan obat-obatan resmi dibawah
naungan BPOM. Oleh karenanya Apotek sangatlah penting bagi seluruh kesehatan
masyarakat. Di apotek biasanya pasien menyerahkan resep dari dokter ataupun hanya
membeli obat obatan tertentu tanpa resep, dari situlah sistem penjualan di apotek
sangatlah penting agar pasien tahu harga obat yang dijual ataupun kondisi obat
tersebut. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan
ini dengan judul “Analisa Sistem Penjualan Obat Pada Apotek Melati Indah Wisma
Asri”
1
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan laporan ini adalah :
1. Sebagai wujud nyata riset yang dilakukan penulis
2. Untuk menambah wawasan bagi mahasiswa tentang sistem penjualan obat pada
sebuah apotek
Sedangkan tujuan kami dalam penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi
mata kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi (APSI) pada semester empat
jurusan Manajemen Informatika Akademik Manajemen Informatika Bina Sarana
Informatika.
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
khususnya bagi perancangan sistem. Di dalam kegiatan penelitian kami
mengumpulkan data melalui cara :
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan ini untuk mendapatkan informasi secara lengkap dan
akurat maka kami melakukan suatu metode tanya jawab dengan narasumber terkait
mengenai semua hal kegiatan sistem penjualan yang berlangsung di dalam
perusahaan.
2. Pengamatan (Observation)
Tak hanya lewat wawancara tatapmuka, kami pun melakukan metode penelitian
pengamatan atau Observation. Dengan mengamati hal-hal yang terjadi di
perusahaan tentunya kami lebih mengerti dan memahami system yang berjalan di
perusahaan tersebut.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan-kegiatan penelitian tersebut di atas, kami pun
melakukan studi kepustakan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang
ada di perpustakaan.
2
1.4 Ruang Lingkup
Agar dalam pembahasan lebih terarah dan berjalan dengan baik maka perlu
adanya ruang lingkup penelitian. Penelitian hanya dibatasi pada Sistem Penjualan
Obat yaitu dimulai dari pembelian, pengecekan obat, sampai proses pembayaran.
1.5 Sistematika Penulisan
Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya kami menjelaskan terlebih dahulu
secara garis besar mengenai sistematika penulisan. Sehingga pembaca dapat lebih
mudah memahami isi laporan ini.
Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan masalah secara umum, maksud dan tujuan kami
menulis laporan tersebut, metode penelitiannya dan ruang lingkup
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan uraian konsep dasar sistem dan peralatan pendukung
sistem atau Tool System.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini menjelaskan tentang umum, tinjauan apotek dengan menguraikan
sejarah apoteknya dan struktur organisasi dan fungsi, serta prosedur sistem
berjalan, Diagram Alir Data, Kamus Data, Spesifikasi-spesifikasi.
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang
dibahas, kemudian dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai suatu
usaha dengan hasil yang optimal dan baik.
3
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam
mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan
pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry FitzGerard, Andra
F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu sistem
adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran yang tertentu”. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari
prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur
(procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai
berikut ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulias menulis),
biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis
yang terjadi”. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya, Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem
sebagai berikut ini. ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu”
A. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari
unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu“.Menurut Jerry FitzGerald, Andra F.FitzGerald
dan Warrant D. Stalling dalam Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat diartikan
sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu
sasaran tertentu”.
4
B. Karakteristik Sistem
Jogianto (2005: 3) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifatsifat tertentu, yakni:
1. Komponen
Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi
membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau
dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar (Enviroment)
Lingkungan Luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang
memengaruhi
operasi
sistem,
lingkungan
luar
sistem
dapat
bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sub sistem
dengan sub sistem lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna. Keluaran dapat dimasukkan subsistem yang lain atau
kepada sub apapun.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau goal atau sasaran(objective), kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.
5
C. Klasifikasi Sistem
Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran hubungan antara Sistem Fisikmanusia dengan Tuhan. Physical
System adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem
produksi, dan lain-lain.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah (Natural
System) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia,
misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.
Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan
interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain
Sistem Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System)
adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya
sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program-program komputer Sistem Probabilistik yang dijalankan.
(Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem
probabilistik, misalnya sistem manusia.
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem Terbuka (Open System) adalah
sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya
sistem kebudayaan manusia. Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang
tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.
6
D. Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukkan hasil dari
pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang
menerimanya. Sistem Informasi merupakan suatu sistem pada organisasi yang
memertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari luar oraganisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan pihak luar tertentu.
Informasi merupakan hasil akhir dari data yang telah diproses pada suatu
sistem sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya untuk
pengambilan keputusan.
E. Pengertian Sistem Informasi
Sistem merupakan suatu grup dari elemen-elemen baik berupa fisik maupun
bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan
berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran akhir dari suatu
sistem.
Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok
bangunan yang terdiri dari:
A. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk
metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa
dokumen-dokumen dasar.
B. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
7
C. Blok Keluaran
Produk dari keluaran sistem informasi adlaah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen
serta semua pemakai sistem.
D. Blok Teknologi
Teknologi merupakan "tool box" dalam sistem informasi, teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari
sistem secara keseluruhan. Tekhnologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu
tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
E. Blok Basis
Data Basis Data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer
digunakan perangkat untuk memanimpulasinya. Basis Data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan
DBMS (Database Management System).
F. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem Informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian
perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat
merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan
dapat langsung cepat diatasi.
8
F. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah Suatu kerangka yang menjadi alat-alat
penghubung bagi sumber daya-sumber daya terkoordinasi guna mengumpulkan,
memproses, mengendalikan dan informasi yang disampaikan melalui jaringan
komunikasi ke berbagai pemakaian menuju satu tujuan atau lebih.
Pendapat yang dikemukakan oleh Barry E Cushing, menurutnya Sistem
Informasi Manajemen adalah Suatu kumpulan manusia dan sumber modal didalam
suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data
dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat manajemen dalam
perancangan dan pengendalian aktivitas-aktivitas organisasi.
Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu penerapan sistem yang
melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi
semua operasi organisasi yang berguna untuk menyediakan informasi-informasi yang
dibutuhkan suatu organisasi dan semua tingkatan manajemen.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700)
adalah “Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data
sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup
populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan
terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.Istilah
yang digunakan dalam DAD
A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)
Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data "Merupakan alat
pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan
sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibutuhkan satu sama lain
dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi". Data Flow Diagram
atau Diagram Arus data adalah suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang
9
menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana
data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Simbol atau lambang yang
digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat
buah symbol yaitu :
1. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data, menunjukkan
entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang,
organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima input
dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang.
2. Proses (Process)
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data,
menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan
arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan dengan simbol lingkaran.
3. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan,
menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari proses
sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan
entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan,
menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di
Sistem Komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lainlain
digambarkan dengan sepasang garis horizontal.
10
Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan kontruksi
Diagram Alir Data yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkank sumber serta tujuan data yang akan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem
secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada
didalam konteks atau penjabaran secara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan
terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram.
Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-rambut
atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk
membuat model sistem yaitu :
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal entity
dengan eksternal entity lain secara langsung.
b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan data
store yang lain secara langsung.
c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store
dengan eksternal entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
B. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data sifatnya
global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:
11
1. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari
arus data didalam diagram arus data.
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data,
maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang
membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu
arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah
di kamus data.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses
yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta
dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir
dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer,
laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field.
Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen
yang satu dengan yang lainnya.
6. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus
data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak
menunjukkan volume yang terbanyak.
12
7. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus
dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentanng
analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai
suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan,
yang disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjadi
dua macam yaitu sebagai :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input
suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
13
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi
yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
14
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Sistem berjalan yang ada pada Apotek Melati Indah Wisma Asri menggunakan
sistem manual dan terkomputerisasi, dimana sistem tersebut dijalankan dengan
menggunakan Jaringan LAN yang menghubungkan semua bidang atau bagian yang
ada pada Apotek Melati Indah Wisma Asri. Sistem ini menghubungkan antar bagian,
mulai dari Kepala Apotek, Penanggung jawab Apotek, Laboratorium pembuatan
obat, dan Kasir. Sistem LAN ini di buat oleh suatu programmer jaringan, sehingga
memberikan kemudahan bagi pelayanan apotek dan pencatatan laporan apotek.
Visi dari Apotek Melati Indah Wisma Asri adalah Menjadi Apotek modern
yang berbasi pelayanan kepada masyarakat, selalu berusaha memberikan solusi,
ramah, namun harganya tetap terjangkau, sehingga pelayanan yang prima bisa
dirasakan oleh seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan status sosial.
Sedangkan Misi dari Apotek Melati Indah Wisma Asri adalah sebagai berikut:
1. Kami selalu memberikan pelayanan dengan penuh semangat dan antusiasme yang
tinggi sehingga pelanggan merasa dihargai dan puas terhadap pelayanan kami,
2. Kami memiliki kemauan tinggi untuk terus belajar, mengembangkan diri dan terus
berusaha untuk mencari cara yang lebih efektif dan efisien untuk meningkatkan
pelayanan dan kualitas produk kami,
3. Kami senantiasa memupuk rasa kepedulian terhadap customer, supplier dan mitra
kerja kami,
4. Kami bekerja berdasarkan keikhlasan hati, selalu berusaha memberikan kinerja
terbaik kami sehingga tercipta ikatan emotional yang kuat dengan customer kami,
5. Kami senantiasa membangun kemitraan yang saling menguntungka bagi siapa saja
bekerja sama dengan kami.
15
3.2 Tinjauan Apotek
Dalam tinjauan ini berisi tentang sejarah, struktur organisasi, serta fungsifungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam apotek melati indah wisma asri.
3.2.1 Sejarah Apotek
Apotek Melati Indah Wisma Asri berdiri sejak 5 tahun yang lalu pada
tanggal 2 September 2010 oleh Antoni Tarigan S.Farm.Apt. dengan Surat Izin
Apotek (S.I.A):449/88/BPPT/X/2010. Dengan apoteker Ellist Octaviani
S.Farm. Apt. Apotek Melati Indah Wisma Asri merupakan cabang ke empat
dari lima cabang cabang yang dimiliki. Apotek ini beralamat di Jl. Perjuangan
No.62 RT.003/008, Harapan Baru, Bekasi.
Gambar III.1. Gambar Apotek Melati Indah Wisma Asri
16
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.2. Struktur Organisasi
Adapun fungsi dari bagian-bagian tersebut adalah:
1. Pemilik Sarana Apotek (PSA)
Sebagai pemilik dari apotek.
2. Apoteker
Sebagai penanggung jawab kegiatan harian di apotek.
3. Kasir
Sebagai customer sevice dan mengelola proses pembayaran.
4. Asisten Apoteker
Bertugas dalam meracik obat dan mengecek persediaan obat.
17
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
1. Proses pembelian
Konsumen membawa resep dari dokter dan memberikannya kepada
kasir,ataupun jika ada konsumen yang tanpa resep dokter bisa langsung meminta
jenis obat yang dibutuhkan kepada kasir Kemudian kasir memberikan resep kepada
asisten apoteker.
2. Pembuatan Obat
Bagian asisten apoteker mengecek persediaan obat yang ada di penyimpanan
obat, dan membuatkan obat sesuai pesanan, setelah itu membawa obat yang telah
dipesan sesuai resep ke bagian kasir. Lalu resep yang tadi diterima disimpan untuk
diarsipkan dan dilaporkan kepada apoteker setiap harinya.
3. Proses Pembayaran
Bagian kasir memasukan apa saja obat yang dibeli oleh konsumen baik
berdasarkan resep mulai dari jenis obat, jumlah, dan harganya.Setelah kasir
menginput data pembelian dari konsumen dan selanjutnya menginformasikan harga
barang, maka selanjutnya konsumen membayar total harga obat yang dibeli.
Kemudian kasir mencetak struk pembelian dan memberikan obatnya pada konsumen.
4. Laporan
Kasir membuatkan laporan harian dari data pembayaran untuk dilaporkan
kepada apoteker setiap harinya.
18
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan
19
Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan
20
Gambar III.5 Diagram Detail 2.0
Gambar III.6 Diagram Detail 3.0
21
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem Penjualan obat pada Apotek
Melati Indah Wisma Asri adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
a. Nama Dokumen
: Resep Obat
Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen cetakan manual
Arus data
: Resep Obat-Proses 0.0
Proses 0.0-Arsip Resep Obat
Penjelasan
: Untuk Pemesanan Obat
Volume
: Rata-rata perhari 30 resep
Struktur data
: Header + Isi + Footer
-
Header = nama_apotek + alamat
-
Isi
-
Footer = nama_pasien + no.RM + tgl + berat_badan +
= nama_obat + jumlah_obat
nama_dokter + stampel_rumah_sakit
2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
a. Nama Dokumen
: Struk Pembelian
Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen cetakan komputer
Arus data
: Struk pembelian-Proses 2.0
Proses 2.0-Laporan Arsip Pembelian
Penjelasan
: Sebagai data laporan penjualan obat
Volume
: Rata-rata 30 perhari
Struktur data
: Header + Isi
-
Header = nama_apotek + alamat + nama_apoteker
-
Isi
= nama_obat + jumlah_obat + harga + tgl
22
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)
dan dokumen keluaran (output) yang semuanya diatur dan dipakai pada sistem
berjalan.
3.6.1
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan menjelaskan tentang dokumen –
dokumen yang digunakan, spesifikasi file. Adapun bentuk dokumen masukan
tersebut adalah sebagai berikut :
a.
3.6.2
Nama Dokumen
: Resep Obat
Fungsi
: Sebagai surat pemesanan obat
Sumber
: Konsumen
Tujuan
: Kasir - Apotek
Media
: Dokumen cetakan manual
Jumlah
: Satu Lembar
Frekuensi
: Setiap Membuatkan Resep Obat Pasien
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen
perusahaan
berupa
dokumen-dokumen
yang
akan
mendukung
manajemen. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah :
a. Nama Dokumen : Struk pembelian
Fungsi
: Sebagai surat penjualan obat
Sumber
: Kasir
Tujuan
: Apoteker - Pasien
Media
: Dokumen cetakan komputer
Jumlah
: Satu Lembar
Frekuensi
: Setiap Pembelian Obat
23
kegiatan
3.7 Permasalahan
Sistem penjualan obat dengan resep pada Apotek Melati Indah Wisma Asri
masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, menimbulkan beberapa masalah
antara lain :
a. Semua arsip dan laporan masih dicatat dalam buku, kertas sehingga belum
tersusun dengan rapih dan adanya kemungkinan data akan hilang.
b. Kurangnya ketelitian dan lambatnya proses perhitungan hasil penjualan.
c. Sistem komputerisasi yang belum berkembang.
3.8 Pemecahan Masalah
Melihat keadaan pada proses ini kirianya peran suatu sistem pengolahan data
yang lebih baik sangat diperlukan. Pemecahan dari permasalahan diatas adalah
sebagai berikut :
a. Semua arsip dan laporan akan tersimpan pada komputer, sehingga akan
memudahkan dalam mencari data serta dapat mencegah kehilangan data.
b. Dengan menggunakan program computer maka proses perhitungan akan lebih
cepat serta dapat mengurangi terjadinya kesalahan.
24
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan data yang diperoleh penulis pada, maka penulis
menarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Sistem terkomputerisasi yang kurang memadai , melainkan masih menggunakan
sistem manual disalah satu proses.
b. Karena masih menggunakan sistem yang manual, sehingga dapat menimbulkan
suatu permasalahan dan mengganggu efektifitas dan efisiensi apotek.
c. Dengan menggunakan sistem yang secara manual, dapat menimbulkan resiko
kesalahan pencatatan data.
4.2. Saran
Dari kesimpulan tersebut, penulis mencoba memberikan beberapa saran
sebagai masukan yang mungkin berguna bagi yakni sebagai berikut:
a. Untuk dapat mengoptimalkan sistem kerja pada apotek ini maka diperlukan
sistem yang terkomputerisasi dengan baik, sehingga pada pencatatan
dokumen masukan/keluaran lebih efektif dan efisien.
25
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hannif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi ke Satu.
Yogyakarta:Andi.
HM, Jogianto. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.
Sutabri, Tata. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi
26
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Restu Akhmad Husein
Tempat, Tanggal Lahir : JAKARTA, 06 Januari 1994
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Alamat
: Kav Pengarengan Gg.Merpati
RT/RW
: 02/028
Kel/Desa
: Kaliabang Tengah
Kecamatan
: Bekasi Utara
Agama
: Islam
Status
: Belum Menikah
Pendidikan
SD
: SDN Kaliabang Tengah IV
SMP
: SMP Negeri 3 Babelan
SMK
: SMK Taman Harapan
Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
27
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Yokky Agustinus P
Tempat, Tanggal Lahir : Malang, 24 Agustus 1996
Jenis Kelamin
: Laki - Laki
Alamat
: Jl. Tawes Raya No.7
RT/RW
: 009/012
Kel/Desa
: Kayuringin Jaya
Kecamatan
: Bekasi Selatan
Agama
: Islam
Status
: Belum Kawin
Pendidikan
SD
: SDN Kayuringin Jaya XIX
SMP
: SMP Negeri 7 Bekasi
SMK
: SMK Bina Mandiri Bekasi
Perguruan Tinggi : Bina Sarana Informatika
28
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Dedy Wijayanto
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 18 September 1995
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Alamat
: Kav. Bulak Sentul, Jl. Alia 4
RT/RW
: 002/025
Kel/Desa
: Harapan Jaya
Kecamatan
: Bekasi Utara
Agama
: Islam
Status
: Belum Kawin
Pendidikan
SD
: SDN Duren Jaya VI Bekasi
SMP
: SMP Seroja Bekasi
SMK
: SMK Bina Mandiri Bekasi
Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
29
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Tommy Ferari
Tempat, Tanggal Lahir : Bekasi, 06 Februari 1993
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Alamat
: Taman Wisma Asri Blok AA17 No.27
RT/RW
: 003/022
Kel/Desa
:Teluk Pucung
Kecamatan
: Bekasi Utara
Agama
: Islam
Status
: Belum Kawin
Pendidikan
SD
: SDN Teluk Pucung XI
SMP
: SMPN 21 Bekasi
SMK
: SMK Taruna Bangsa
Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
30
Daftar Riwayat Hidup
Nama
: Teguh Maulana Ramadhani
Tempat, Tanggal Lahir : Subang, 20 februari 1993
Jenis Kelamin
: laki-laki
Alamat
: bulak perwira
RT/RW
: 002/005
Kel/Desa
: perwira
Kecamatan
: bekasi utara
Agama
: islam
Status
: belum nikah
Pendidikan
SD
: SDN TUNAS HARAPAN
SMP
: SMP NEGERI 3 CIASEM
SMK
: SMK RIYADHUL JANNAH SUBANG
Perguruan Tinggi : BINA SARANA INFORMATIKA
31
Lampiran A.1 Arsip Resep
32