Appendix Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan
LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
1. Apa saja jenis Grey Literature yang ada di perpustakaan Universitas Negeri
Medan ?
2. Bagaimana proses Pengadaan Grey Literature di perpustakaan Universitas
Negeri Medan ?
3. Bagaimana proses Pengolahan dan Penyimpanan Grey Literature di
perpustakaan Universitas Negeri Medan ?
4. Bagaimana proses Pengolahan dokumen Grey Literature elektronik di
perpustakaan Universitas Negeri Medan ?
5. Bagaimana proses Pengaksesan dan Temu Kembali Grey Literature di
perpustakaan Universitas Negeri Medan ?
6. Bagaimana proses Pemanfaatan Kembali Pengetahuan ?
77
LAMPIRAN II
HASIL TRANSKRIP WAWANCARA
2.1 Wawancara dengan Informan 1
Nama
Informan
Donni Yudha
Prawira
Tanggal
Wawancara
16 Juni 2015
Waktu
Wawancara
10.30 - 11.15 WIB
Tempat
Wawancara
Ruang Kepala Bidang
Pengolahan Repository
Keterangan :
P
: Penulis
I1
: Informan 1 (Pustakawan)
P
: Selamat pagi pak, saya Fanny mahasiswa S1 dari ilmu perpustakaan yang
sedang melakukan penelitian buat skripsi saya pak. Bisa minta waktu buat
wawancara sebentar pak ?
I1
: Oh iya bisa, silahkan duduk dek. Penelitiannya tentang apa itu ?
P
: Penelitiannya tentang penerapan manajemen pengetahuan dalam
mengolah grey literature pak. Jadi mau nanya gimana proses-proses
pengadaan dan pengolahannya disini pak.
I1
: Oh iya jadi apa aja yang mau ditanyakan dek ?
P
: Yang pertama, apa aja koleksi grey literature disini ya pak ? Brapa
jumlahnya ?
I1
: Oh disini koleksinya ada skripsi, tesis. disertasi, oh kalo mau jelasnya liat
di repository aja. Jumlahnya disitu juga tetera jelas.
P
: Oh iya pak, itukan yang elektronik kalo tercetaknya ?
I1
: Kalo jumlah tercetaknya agak susah diketahuinya lah, karna itu adannya
dibuku inventaris nanti coba cek aja disana,
P
: Oh iya pak, tapi pasti lebih banyak tercetak disbanding elektroniknya kan
pak ?
I1
: Oh kalo itu jelas memang lebih banyak tercetak.
P
: Trus bagaimana dengan pengadaannya pak ?
78
I1
: Sebenarnya disini koleksi paling dominan itu skripsi dan tesis, itupun
belum semua menyerahkan. Misalnya nanti tiap gelombang yang wisuda
2500 orang tapi yang menyerahkan hasil karyanya cuman yang 1500
karena masih belom ada peraturan tertulisnya bahwa harus wajib
menyerahkan ke perpustakaan. Jadi mahasiswanya pun belom merasa
penting untuk menyerahkan karena tidak adanya sanksi apabila tidak
menyerakan skripsinya. Karena kalau koleksi grey literature ini ketika
dipublikasikan tidak semua yang setuju. jadi masih pro dan kontra. Tapi
sekarang sih udah lagi dibuat pengajuan agar rector mengeluarkan
peraturan tertulis bahwa hasil karya skripsi , tesis, atau disertasi wajib
diserahkan ke perpustakaan sebagai syarat wisuda.
P
: Oh gitu pak. Lalu kalo pengadaan koleksi elektroniknya sendiri gimana
ya pak ?
I1
: Kalau koleksi elektroniknya itu diterima dibawah ya dilantai 1, jadi nanti
kalo mahasiswa yang mau wisuda dia menyerahkan CD dan disertai
skripsi tercetaknya dibawah. Jadi, CD nya diperiksa sesuai gak dengan
tercetak. Kalau udah sesuai kita terima tapi kalo masih kurang ya
dikembalikan.
P
: Oh begitu. Jadi apa ada proses penyaringan terjadi pak ?
I1
: Sebenarnya proses penyaringan tidak ada, karena semua diterima asalkan
isi CD nya harus sesuai dengan tercetak. Jadi ya palingan yang tidak
diterima yah yang belum lengkap. Itupun kita suruh balik lagi apabila
sudah diperbaiki dan dilengkapi.
P
: Oh berarti proses penyaringannya nya hanya yang gak lengkap aja ya
pak. Jadi setelah itu bagaimana pengolahannya pak setelah di terima ?
I1
: Pengolahannya, kalau yang tercetak kan ya setelah diterima di
inventarisasi, trus diolah ya diklasifikasi, dikasi nomor klas nya ya kayak
buku biasa juga. Dan kalo elektroniknya ya di entri kan ke web
repository. Dibuat metadata nya biar pengguna juga bisa baca sebelum
baca skripsinya udah tau tentang apa isi dari skrispi itu. Ya setelah itu
diupload lah file nya. Tapi dipisahkan bab perbab nya.
P
: oh seperti itu, dalam klasifikasinya pakai pedoman apa ya pak ?
I1
: Disini kita pakai DDC untuk nomor kelasnya, kalau tajuk subjek pakai
LCSH. Tapi untuk kedepannya kita mau buat nya pake code house dri
unimed sendiri. Jadi skripsi, tesis, disertasi itu dibuat kode nya biar lebih
mudah sama pengguna mengerti. Karena sebenarnya selama ini juga kita
pakai DDC tetap aja kita pisah perjurusan karena pengguna lebih
mengerti untuk mencari ke rak nya. Jadi nanti kode nya isinya misalnya
kode skripsi SK trus dilanjut dengan tahun keluar skripsi itu kemudian 3
huruf nama mahasiswanya kemudian nomor urut skripsi itu diterima. Jadi
79
semuanya lebih gampang buat pegguna mengerti dan disusun dirak pun
lebih gampang.
P
: Oh iya ya pak. Oh iya kalau unimed punya server sndiri atau gimana ya
pak ?
I1
: Kalau unimed servernya cuman satu yaitu di Puskom Unimed jadi server
perpustakaan pun disana semua.
P
: Trus kalo koleksi tercetaknya ada dimana ya pak ?
I1
: Kalau skripsi, tesis, disertasi, laporan ilmiah, itu di lantai 3 semua. Bisa
dilihat aja nanti disana. Tapi kalau elektronik bias di lihat diweb nya
Unimed Repository yaitu www.digilib.unimed.ac.co.id.
P
: Oh iya pak, bagaimana dengan temu kembalinya koleksi nya pak ?
Apakah dengan opac juga bisa langsung kita temukan yang direpository ?
I1
: Oh bisa, diunimed opac nya udah terintegrasi dengan repository jadi
misalnya mau mencari skripsi bias langsung ketik judul atau keywordnya
di kotak pencarian diopac itu dan nanti langsung bias masuk ke
repository.
P
: Titik akses penelusurannya pak apa aja ?
I1
: Titik aksesnya bisa judul, penulis, subjek, tahun terbit, tapi lebih efektif
ya judulnya lah.
P
: Oh begitu. pertanyaan terakhir pak, kalau mau mengakses file
elektroniknya itu boleh didownload bebas gak pak ?
I1
: Tidak, yang boleh mengakses hanya mahasiswa unimed dan itupun yang
sudah menjadi anggota perpustakaan dulu. Jadi disini bukan berarti smua
mahasiswa sudah menjadi anggota peprustakaan karena harus mendaftar
jadi anggota dulu. Jadi, nanti ada id nya baru bisa akses. Dan rata-rata sih
masih dibatasi yang boleh diakses. Bab 4-bab5 nya masih diprotect
karena ya itu masih banyak pro dan kontra dosen itu. Selain dari bab 4-5
bisa diakses kok.
P
: oh begitu ya pak. Makasih banyak ya pak buat waktu dan informasi nya
ya pak.
I1
: oh iya dek, udah cukup terjawab semua kan ? kalau misalnya ada yang
kurang nanti dating aja lagi Tanya lagi.
P
: hehe iya pak sejauh ini cukup. Makasih banyak pak. Selamat bekerja
kembali pak. Selamat siang
I1
: Iya
sama-sama dek. Selamat siang
80
2.2 Wawancara dengan Informan II
Nama
Informan
Harly Christy
Siagian
Tanggal
Wawancara
15 Juni 2015
Waktu
Wawancara
11.30 - 13.15 WIB
Tempat
Wawancara
Perpustakaan Unimed
Lantai III
Keterangan :
P
: Penulis
I2
: Informan II (Pustakawan)
P
: Selamat siang kak. Apa kabar ? bisa wawancara sebentar buat penelitian
skripsi saya kan kak ?
I2
: Siang juga dek. Oh iya boleh. Apa tuh yang mau ditanyain ?
P
: Iya langsung aja ya kak. Pertama, apa saja koleksi grey literature di
perpustakaan unimed ini kak ? trus brapa jumlah koleksinya ?
I2
: Oh untuk koleksi grey literature disini ada skripsi, tesis, disertasi, kertas
karya, prosiding, laporan ilmiah dosen, laporan seminar hemm kalau mau
lebih jelasnya sih ada direpository dek. Buka aja web nya di
digilib.unimed.ac.id. kalau jumlahnya juga bisa dilihat disitu untuk
koleksi digital, kalo tercetak kurang tau sekitar lima puluh ribuan lah
lebih banyak disbanding direpository pastinya.
P
: Wah banyak juga ya kak hehe itu bagaimana pengadaannya kak ?
I2
: Pengadaan koleksi grey literature sih gak ribet ya setiap yang mau
wisuda mahasiswanya datang kemari kasih skripsinya tercetak dan CD
nya. Jadi nanti dibawah lantai 1 penerimaan koleksi nya, ya diperiksa
dululah kelengkapannya semua sesuai gak tercetak dengan yang di CD.
Kalau udah sesuai baru lah kita bawa ke pengolahan.
P
: Oh begitu, jadi ada gak proses filter terjadi kak ?
I2
: Sebenarnya sih gadak ya, semuanya diteriman karena sih wajib. Cuman
ya itu tadi kelengkapannya harus sesuai kalo gak ya dikembalikan disuruh
lengkapi lagi
P
: Kira-kira ada gak fakultas yang gak mewajibkan mahasiswanya untuk
memberikan skripsinya ke perpustakaan kak ?
81
I2
: Hemm kayaknya sih hamper semua, tapi ada deh kayaknya fakultas
olahraga. Soalnya skripsi mereka gak terlalu banyak sih disini berarti kan
mereka gak wajib kan. Sebenarnya sih harus semua cuman gadak
peraturan yang sah disini agar mahasiswanya menyerahkan skripsinya.
Tapi sekarang udah hamper rata-rata menyerahkan kok kalo mereka mau
wisuda.
P
: Kalau yang tesis, disertasi gimana kak ? Soalnya tadi aku lihat di rak
koleksi tesis. disertasi sedikit kak. Apalagi disertasinya cuman 6 koleksi
hehe
I2
: Oh iya kalau tesis, disertasi memang gak terlalu banyak Karena kan ratarata dosen, mereka kurang mau menyerahkan karena ya difikir gak
penting kan. Dan mereka juga kurang setuju sih kalo karyanya dipublish.
Makanya ya yang dirak itu ya bagi mereka yang mau menyerahkan
ajalah.
P
: Oh begitu ya kak. Setelah itu gimana pengolahannya kak ? yang tercetak
sama elektroniknya.
I2
: Pengolahan tercetak ya setelah diserahkan sama mahasiswa,
serahkan ke bagian pengolahan. Ya disitu dibuatlah no kelas
subjeknya. Kalau eletroniknya diupload nya dibuat juga metadata
jadi dientri ke repository. Jadi kalau mahasiswa mau lihat bisa
keterangan nya dulu tentang apa skripsi itu.
P
: oh jadi kalau pembuatan no kelasnya itu kak pakai klasifikasi apa ?
I2
: Kita disini pakai DDC 21 dan untuk tajk subjek pakai LCSH
P
: Oh iya kak. Untuk akses temu kembali nya gimana kak ?
I2
: Ya kalau tercetak ka nada di Lantai III, kalo elektronik ada direpository.
Lengkap kok cek aja web nya.
P
: Yang koleksi elektroniknya itu bisa didownload secara bebas gak kak ?
atau ada dibatasi ?
I2
: Oh dibatasi, yang boleh cuman anggota perpustakaan aja. Mahasiswa
unimed pun harus daftar jadi anggota dulu baru nanti dapat id member
baru bisa login. Itupun file nya gak semua bisa didownload. Cuman bab 4
dan 5 masih di protect. Jadi selain dari itulah baru bisa. Karena biar
menghindari plagiat juga sih.
P
: oh iya sih kak. Jadi yang tercetak bisa dipinjam kak ? atau fotokopi ?
I2
: Kalau dipinjam ya gak bisa. Namanya juga koleksi deposit kan. Bisanya
cuman dibaca ditempat. Fotokopi sebenanrnya bisa cuman ya pegawai
kita
nya,
nya,
lihat
82
yang fotokopiin karena fotokopi disini pun udah gak jalan lagi. Jadi ya
mau gak mau fotokopi diluar lah.
P
: Oh iya kak. Koleksi yang lama itu gimana keadaannya kak ? masih bagus
atau udah dialih mediakan ?
I2
: Oh kalau skripsi yang lama itu sebagian digudang, mau di scan jadi
dibongkar jilid nya dulu lah semua. Nah itu lah sekarang yang lagi kami
kerjakan. Nanti udah dibongkar ya discan, diedit, udah filenya tersusun
trus diuploadlah direpository. Jadi tercetaknya gak usah diletakin di rak
lagi.
P
: Oh gitu kak. Eh iya boleh gak lihat scanner nya kak skalian mau lihat
proses digitalisasinya kak .
I2
: Boleh, disana dek kita lihat ya
P
: Oke kak. Jadi begini prosesnya.
I2
: Iya
P
: Oh kayaknya udah kak. Untuk saat ini, kayaknya cukup. Nanti kalo
kurang aku datang kesini lagi ya kak
I2
: Iya dek datang aja gak apa-apa.
P
: Trimakasih banyak ya kak. Maaf kalo udah ngerepotin kakak hehe. Saya
permisi ya kak. Selamat siang kak selamat bekerja kembali.
I2
: Iya sama-sama dek. Selamat siang juga
dek. Trus ada lagi dek yang mau ditanyain ?
83
2.3 Wawancara dengan Informan III
Nama
Informan
Nancy Evi M
Tanggal
Wawancara
17 Juni 2015
Waktu
Tempat
Wawancara
Wawancara
10.50 – 11.20 WIB Perpustakaan Unimed
Lantai III
Keterangan :
P
: Penulis
I3
: Informan 3 (Pengguna)
P
: Selamat siang kak, maaf mengganggu belajarnya. Bisa minta waktunya
sebentar kak ?
I3
: Iya bisa gpp. Ada apa ya ?
P
: Saya Fanny mau wawancara sebentar bisa kan kak ? Mau tanya-tanya
soal koleksi grey literature.
I3
: Apa itu grey literature ?
P
: Oh grey literature itu koleksi deposit terbitan dari suatu institusi kak.
Misalnya skripsi, tesis, disertasi dan terbitan lainnya yang gak boleh
dipinjam
I3
: Oh itu, iya tau. Trus apa yang mau ditanyain kak ?
P
: Kakak lagi nyusun skripsi ya sekarang ? saya lihat ini kakak lagi sibuk
baca skripsi disini.
I3
: Oh iya kak saya memang lagi nyusun skripsi, ini smester akhir lah.
P
: Iya itu saya mau tanya, sering kesini gak buat cari referensi ?
I3
: Lumayan lah, sekarang udah hampir tiap hari lah karena lagi ngerjain
juga kan ya sekalian aja disini dikerjain skripsinya. Karena kan skripsi
yang mau dilihat gak bisa dipinjam bawa pulang.
P
: Oh begitu, emang kakak gak tau ada koleksi digitalnya direpository ?
I3
: Tau sih cuman kurang tau gimana gunakannya
P
: Oh berarti kakak gak pernah gunakan repository untuk mencari skripsi
yang mau kakak cari ?
84
I3
: Enggak, karena gak ngerti. Lagian ya langsung aja kesini lah lebih
gampang juga dapatnya.
P
: Oh brarti kakak lebih suka gunakan koleksi tercetak atau yang elektronik
yang bentuk pdf ?
I3
: Ya pasti tercetaknya lah. Kan kalo di web itu gak ngerti. Ya palingan
pernah buka Opac saja. Itupun kan cuman nyari buku aja, catat nomor
nya.
P
: Oh begitu. jadi menurut kakak lebih mudah tercetak atau elektroniknya
untuk penemuan dokumennya ?
I3
: Tercetak sih. Gampang aja cuman liat dijurusan apa yaudah liat juduljudulnya yang sesuai lah. Meskipun kan banyak agak lama sih dapetnya.
P
: Jadi bagaimana menurut kakak merasa terpenuhi gak kebutuhan
skripsinya ? sudah bisa memanfaatkan kembali pengetahuannya ?
I3
: Sudah sih lumayan. Sejauh ini saya bisa kok dapat referensi yang saya
mau. Bermanfaat kok, ya semoga skripsi saya juga nanti bisa
dimaanfaatkan kembali sama yang memerlukannya.
P
: Oh begitu. Itu aja kak yang mau ditanyain. Makasih banyak ya kak buat
waktunya. Semoga skripsinya cepat selesai ya kak hehe
I3
: Iya sama-sama. Amin
85
2.4 Wawancara dengan Informan IV
Nama
Informan
Jonathan
Tanggal
Wawancara
17 Juni 2015
Waktu
Tempat
Wawancara
Wawancara
11.25 – 11.40 WIB Perpustakaan Unimed
Lantai III
Keterangan :
P
: Penulis
I4
: Informan 4 (Pengguna)
P
: Selamat siang bang. Maaf mengganggu sebentar. Saya Fanny mahasiswa
dari USU mau wawancara sebentar. Bisa ?
I4
: Siang juga. Oh iya boleh. Tentang apa ya ?
P
: Tentang koleksi grey literature bang. Langsung aja ya bang. Sering kesini
cari koleksi apa ya ?
I4
: Cari buku sering, cuman sekarang lebih sering skripsi karena lagi nyusun
skripsi juga.
P
: Oh jadi tugasnya memang sehari-hari disini ya ?
I4
: Gak setiap hari sih kadang-kadang aja. Kalau ada skripsi yang mau
dilihat.
P
: Kalau cari skripsinya lebih suka yang tercetak atau pdf yang direpository
?
I4
: Sebenarnya lebih suka pdf karena kan lebih mudah tinggal download di
repository. Cuman kan gak semua ada diweb, ya kadang saya cari ke
perpustakaan juga koleksi tercetaknya. Udah gitu kan yang di repository
gak semua bab bisa di download. Bab 4-5 nya rata-rata dikunci jadi gak
bisa didownload. Makanya ya langsung keperpus aja lah datang.
P
: Tapi berarti bisa menggunakan repository kan ? Tau cara gunainnya ?
I4
: Oh ya tau lah kak. Gak susah kok. Cuman login, yaudah ketik aja
judulnya dikolom pencariannya. Kayak google juga
P
: Hehe iya jadi menurut abang udah merasa terpenuhi gak kebutuhannya
selama ini ?
86
I4
: Oh ya lumayan lah kak. Lumayan lengkap kok koleksinya disini gak sulit
kok buat dapatinnya juga. Yang direpository juga gampang, jadi kalo ada
tugas pun gampang tinggal copas ubah sedikit udah bisa kak. Haha
P
: Jadi sudah merasa memanfaatkan kembali pengetahuan yang ada dari
koleksi skripsi yang abang cari kan ?
I4
: sudah kok, ya nanti juga skripsi saya bakalan dimanfaati orang lain juga
kan. Ya semoga bermanfaat juga buat orang lain. Hehe
P
: Oh iya bang. Kalo boleh tau pernah gak ngirim email permintaan
pencarian informasi koleksi gitu ? misalnya maunya suatu jurnal tapi
susah ditemukan, jadi abang minta tolong pustakawannya buat carikan ?
I4
: Oh gak pernah sih. Karena masih bisa sendiri juga. Lagian gak tau juga
kalo bisa gitu apa gak .
P
: Oh yasudah bang. Itu aja mungkin yang saya tanyakan. Makasih banyak
ya bang
I4
: Iya kak sama-sama.
87
LAMPIRAN III
SURAT OBSERVASI
88
PEDOMAN WAWANCARA
1. Apa saja jenis Grey Literature yang ada di perpustakaan Universitas Negeri
Medan ?
2. Bagaimana proses Pengadaan Grey Literature di perpustakaan Universitas
Negeri Medan ?
3. Bagaimana proses Pengolahan dan Penyimpanan Grey Literature di
perpustakaan Universitas Negeri Medan ?
4. Bagaimana proses Pengolahan dokumen Grey Literature elektronik di
perpustakaan Universitas Negeri Medan ?
5. Bagaimana proses Pengaksesan dan Temu Kembali Grey Literature di
perpustakaan Universitas Negeri Medan ?
6. Bagaimana proses Pemanfaatan Kembali Pengetahuan ?
77
LAMPIRAN II
HASIL TRANSKRIP WAWANCARA
2.1 Wawancara dengan Informan 1
Nama
Informan
Donni Yudha
Prawira
Tanggal
Wawancara
16 Juni 2015
Waktu
Wawancara
10.30 - 11.15 WIB
Tempat
Wawancara
Ruang Kepala Bidang
Pengolahan Repository
Keterangan :
P
: Penulis
I1
: Informan 1 (Pustakawan)
P
: Selamat pagi pak, saya Fanny mahasiswa S1 dari ilmu perpustakaan yang
sedang melakukan penelitian buat skripsi saya pak. Bisa minta waktu buat
wawancara sebentar pak ?
I1
: Oh iya bisa, silahkan duduk dek. Penelitiannya tentang apa itu ?
P
: Penelitiannya tentang penerapan manajemen pengetahuan dalam
mengolah grey literature pak. Jadi mau nanya gimana proses-proses
pengadaan dan pengolahannya disini pak.
I1
: Oh iya jadi apa aja yang mau ditanyakan dek ?
P
: Yang pertama, apa aja koleksi grey literature disini ya pak ? Brapa
jumlahnya ?
I1
: Oh disini koleksinya ada skripsi, tesis. disertasi, oh kalo mau jelasnya liat
di repository aja. Jumlahnya disitu juga tetera jelas.
P
: Oh iya pak, itukan yang elektronik kalo tercetaknya ?
I1
: Kalo jumlah tercetaknya agak susah diketahuinya lah, karna itu adannya
dibuku inventaris nanti coba cek aja disana,
P
: Oh iya pak, tapi pasti lebih banyak tercetak disbanding elektroniknya kan
pak ?
I1
: Oh kalo itu jelas memang lebih banyak tercetak.
P
: Trus bagaimana dengan pengadaannya pak ?
78
I1
: Sebenarnya disini koleksi paling dominan itu skripsi dan tesis, itupun
belum semua menyerahkan. Misalnya nanti tiap gelombang yang wisuda
2500 orang tapi yang menyerahkan hasil karyanya cuman yang 1500
karena masih belom ada peraturan tertulisnya bahwa harus wajib
menyerahkan ke perpustakaan. Jadi mahasiswanya pun belom merasa
penting untuk menyerahkan karena tidak adanya sanksi apabila tidak
menyerakan skripsinya. Karena kalau koleksi grey literature ini ketika
dipublikasikan tidak semua yang setuju. jadi masih pro dan kontra. Tapi
sekarang sih udah lagi dibuat pengajuan agar rector mengeluarkan
peraturan tertulis bahwa hasil karya skripsi , tesis, atau disertasi wajib
diserahkan ke perpustakaan sebagai syarat wisuda.
P
: Oh gitu pak. Lalu kalo pengadaan koleksi elektroniknya sendiri gimana
ya pak ?
I1
: Kalau koleksi elektroniknya itu diterima dibawah ya dilantai 1, jadi nanti
kalo mahasiswa yang mau wisuda dia menyerahkan CD dan disertai
skripsi tercetaknya dibawah. Jadi, CD nya diperiksa sesuai gak dengan
tercetak. Kalau udah sesuai kita terima tapi kalo masih kurang ya
dikembalikan.
P
: Oh begitu. Jadi apa ada proses penyaringan terjadi pak ?
I1
: Sebenarnya proses penyaringan tidak ada, karena semua diterima asalkan
isi CD nya harus sesuai dengan tercetak. Jadi ya palingan yang tidak
diterima yah yang belum lengkap. Itupun kita suruh balik lagi apabila
sudah diperbaiki dan dilengkapi.
P
: Oh berarti proses penyaringannya nya hanya yang gak lengkap aja ya
pak. Jadi setelah itu bagaimana pengolahannya pak setelah di terima ?
I1
: Pengolahannya, kalau yang tercetak kan ya setelah diterima di
inventarisasi, trus diolah ya diklasifikasi, dikasi nomor klas nya ya kayak
buku biasa juga. Dan kalo elektroniknya ya di entri kan ke web
repository. Dibuat metadata nya biar pengguna juga bisa baca sebelum
baca skripsinya udah tau tentang apa isi dari skrispi itu. Ya setelah itu
diupload lah file nya. Tapi dipisahkan bab perbab nya.
P
: oh seperti itu, dalam klasifikasinya pakai pedoman apa ya pak ?
I1
: Disini kita pakai DDC untuk nomor kelasnya, kalau tajuk subjek pakai
LCSH. Tapi untuk kedepannya kita mau buat nya pake code house dri
unimed sendiri. Jadi skripsi, tesis, disertasi itu dibuat kode nya biar lebih
mudah sama pengguna mengerti. Karena sebenarnya selama ini juga kita
pakai DDC tetap aja kita pisah perjurusan karena pengguna lebih
mengerti untuk mencari ke rak nya. Jadi nanti kode nya isinya misalnya
kode skripsi SK trus dilanjut dengan tahun keluar skripsi itu kemudian 3
huruf nama mahasiswanya kemudian nomor urut skripsi itu diterima. Jadi
79
semuanya lebih gampang buat pegguna mengerti dan disusun dirak pun
lebih gampang.
P
: Oh iya ya pak. Oh iya kalau unimed punya server sndiri atau gimana ya
pak ?
I1
: Kalau unimed servernya cuman satu yaitu di Puskom Unimed jadi server
perpustakaan pun disana semua.
P
: Trus kalo koleksi tercetaknya ada dimana ya pak ?
I1
: Kalau skripsi, tesis, disertasi, laporan ilmiah, itu di lantai 3 semua. Bisa
dilihat aja nanti disana. Tapi kalau elektronik bias di lihat diweb nya
Unimed Repository yaitu www.digilib.unimed.ac.co.id.
P
: Oh iya pak, bagaimana dengan temu kembalinya koleksi nya pak ?
Apakah dengan opac juga bisa langsung kita temukan yang direpository ?
I1
: Oh bisa, diunimed opac nya udah terintegrasi dengan repository jadi
misalnya mau mencari skripsi bias langsung ketik judul atau keywordnya
di kotak pencarian diopac itu dan nanti langsung bias masuk ke
repository.
P
: Titik akses penelusurannya pak apa aja ?
I1
: Titik aksesnya bisa judul, penulis, subjek, tahun terbit, tapi lebih efektif
ya judulnya lah.
P
: Oh begitu. pertanyaan terakhir pak, kalau mau mengakses file
elektroniknya itu boleh didownload bebas gak pak ?
I1
: Tidak, yang boleh mengakses hanya mahasiswa unimed dan itupun yang
sudah menjadi anggota perpustakaan dulu. Jadi disini bukan berarti smua
mahasiswa sudah menjadi anggota peprustakaan karena harus mendaftar
jadi anggota dulu. Jadi, nanti ada id nya baru bisa akses. Dan rata-rata sih
masih dibatasi yang boleh diakses. Bab 4-bab5 nya masih diprotect
karena ya itu masih banyak pro dan kontra dosen itu. Selain dari bab 4-5
bisa diakses kok.
P
: oh begitu ya pak. Makasih banyak ya pak buat waktu dan informasi nya
ya pak.
I1
: oh iya dek, udah cukup terjawab semua kan ? kalau misalnya ada yang
kurang nanti dating aja lagi Tanya lagi.
P
: hehe iya pak sejauh ini cukup. Makasih banyak pak. Selamat bekerja
kembali pak. Selamat siang
I1
: Iya
sama-sama dek. Selamat siang
80
2.2 Wawancara dengan Informan II
Nama
Informan
Harly Christy
Siagian
Tanggal
Wawancara
15 Juni 2015
Waktu
Wawancara
11.30 - 13.15 WIB
Tempat
Wawancara
Perpustakaan Unimed
Lantai III
Keterangan :
P
: Penulis
I2
: Informan II (Pustakawan)
P
: Selamat siang kak. Apa kabar ? bisa wawancara sebentar buat penelitian
skripsi saya kan kak ?
I2
: Siang juga dek. Oh iya boleh. Apa tuh yang mau ditanyain ?
P
: Iya langsung aja ya kak. Pertama, apa saja koleksi grey literature di
perpustakaan unimed ini kak ? trus brapa jumlah koleksinya ?
I2
: Oh untuk koleksi grey literature disini ada skripsi, tesis, disertasi, kertas
karya, prosiding, laporan ilmiah dosen, laporan seminar hemm kalau mau
lebih jelasnya sih ada direpository dek. Buka aja web nya di
digilib.unimed.ac.id. kalau jumlahnya juga bisa dilihat disitu untuk
koleksi digital, kalo tercetak kurang tau sekitar lima puluh ribuan lah
lebih banyak disbanding direpository pastinya.
P
: Wah banyak juga ya kak hehe itu bagaimana pengadaannya kak ?
I2
: Pengadaan koleksi grey literature sih gak ribet ya setiap yang mau
wisuda mahasiswanya datang kemari kasih skripsinya tercetak dan CD
nya. Jadi nanti dibawah lantai 1 penerimaan koleksi nya, ya diperiksa
dululah kelengkapannya semua sesuai gak tercetak dengan yang di CD.
Kalau udah sesuai baru lah kita bawa ke pengolahan.
P
: Oh begitu, jadi ada gak proses filter terjadi kak ?
I2
: Sebenarnya sih gadak ya, semuanya diteriman karena sih wajib. Cuman
ya itu tadi kelengkapannya harus sesuai kalo gak ya dikembalikan disuruh
lengkapi lagi
P
: Kira-kira ada gak fakultas yang gak mewajibkan mahasiswanya untuk
memberikan skripsinya ke perpustakaan kak ?
81
I2
: Hemm kayaknya sih hamper semua, tapi ada deh kayaknya fakultas
olahraga. Soalnya skripsi mereka gak terlalu banyak sih disini berarti kan
mereka gak wajib kan. Sebenarnya sih harus semua cuman gadak
peraturan yang sah disini agar mahasiswanya menyerahkan skripsinya.
Tapi sekarang udah hamper rata-rata menyerahkan kok kalo mereka mau
wisuda.
P
: Kalau yang tesis, disertasi gimana kak ? Soalnya tadi aku lihat di rak
koleksi tesis. disertasi sedikit kak. Apalagi disertasinya cuman 6 koleksi
hehe
I2
: Oh iya kalau tesis, disertasi memang gak terlalu banyak Karena kan ratarata dosen, mereka kurang mau menyerahkan karena ya difikir gak
penting kan. Dan mereka juga kurang setuju sih kalo karyanya dipublish.
Makanya ya yang dirak itu ya bagi mereka yang mau menyerahkan
ajalah.
P
: Oh begitu ya kak. Setelah itu gimana pengolahannya kak ? yang tercetak
sama elektroniknya.
I2
: Pengolahan tercetak ya setelah diserahkan sama mahasiswa,
serahkan ke bagian pengolahan. Ya disitu dibuatlah no kelas
subjeknya. Kalau eletroniknya diupload nya dibuat juga metadata
jadi dientri ke repository. Jadi kalau mahasiswa mau lihat bisa
keterangan nya dulu tentang apa skripsi itu.
P
: oh jadi kalau pembuatan no kelasnya itu kak pakai klasifikasi apa ?
I2
: Kita disini pakai DDC 21 dan untuk tajk subjek pakai LCSH
P
: Oh iya kak. Untuk akses temu kembali nya gimana kak ?
I2
: Ya kalau tercetak ka nada di Lantai III, kalo elektronik ada direpository.
Lengkap kok cek aja web nya.
P
: Yang koleksi elektroniknya itu bisa didownload secara bebas gak kak ?
atau ada dibatasi ?
I2
: Oh dibatasi, yang boleh cuman anggota perpustakaan aja. Mahasiswa
unimed pun harus daftar jadi anggota dulu baru nanti dapat id member
baru bisa login. Itupun file nya gak semua bisa didownload. Cuman bab 4
dan 5 masih di protect. Jadi selain dari itulah baru bisa. Karena biar
menghindari plagiat juga sih.
P
: oh iya sih kak. Jadi yang tercetak bisa dipinjam kak ? atau fotokopi ?
I2
: Kalau dipinjam ya gak bisa. Namanya juga koleksi deposit kan. Bisanya
cuman dibaca ditempat. Fotokopi sebenanrnya bisa cuman ya pegawai
kita
nya,
nya,
lihat
82
yang fotokopiin karena fotokopi disini pun udah gak jalan lagi. Jadi ya
mau gak mau fotokopi diluar lah.
P
: Oh iya kak. Koleksi yang lama itu gimana keadaannya kak ? masih bagus
atau udah dialih mediakan ?
I2
: Oh kalau skripsi yang lama itu sebagian digudang, mau di scan jadi
dibongkar jilid nya dulu lah semua. Nah itu lah sekarang yang lagi kami
kerjakan. Nanti udah dibongkar ya discan, diedit, udah filenya tersusun
trus diuploadlah direpository. Jadi tercetaknya gak usah diletakin di rak
lagi.
P
: Oh gitu kak. Eh iya boleh gak lihat scanner nya kak skalian mau lihat
proses digitalisasinya kak .
I2
: Boleh, disana dek kita lihat ya
P
: Oke kak. Jadi begini prosesnya.
I2
: Iya
P
: Oh kayaknya udah kak. Untuk saat ini, kayaknya cukup. Nanti kalo
kurang aku datang kesini lagi ya kak
I2
: Iya dek datang aja gak apa-apa.
P
: Trimakasih banyak ya kak. Maaf kalo udah ngerepotin kakak hehe. Saya
permisi ya kak. Selamat siang kak selamat bekerja kembali.
I2
: Iya sama-sama dek. Selamat siang juga
dek. Trus ada lagi dek yang mau ditanyain ?
83
2.3 Wawancara dengan Informan III
Nama
Informan
Nancy Evi M
Tanggal
Wawancara
17 Juni 2015
Waktu
Tempat
Wawancara
Wawancara
10.50 – 11.20 WIB Perpustakaan Unimed
Lantai III
Keterangan :
P
: Penulis
I3
: Informan 3 (Pengguna)
P
: Selamat siang kak, maaf mengganggu belajarnya. Bisa minta waktunya
sebentar kak ?
I3
: Iya bisa gpp. Ada apa ya ?
P
: Saya Fanny mau wawancara sebentar bisa kan kak ? Mau tanya-tanya
soal koleksi grey literature.
I3
: Apa itu grey literature ?
P
: Oh grey literature itu koleksi deposit terbitan dari suatu institusi kak.
Misalnya skripsi, tesis, disertasi dan terbitan lainnya yang gak boleh
dipinjam
I3
: Oh itu, iya tau. Trus apa yang mau ditanyain kak ?
P
: Kakak lagi nyusun skripsi ya sekarang ? saya lihat ini kakak lagi sibuk
baca skripsi disini.
I3
: Oh iya kak saya memang lagi nyusun skripsi, ini smester akhir lah.
P
: Iya itu saya mau tanya, sering kesini gak buat cari referensi ?
I3
: Lumayan lah, sekarang udah hampir tiap hari lah karena lagi ngerjain
juga kan ya sekalian aja disini dikerjain skripsinya. Karena kan skripsi
yang mau dilihat gak bisa dipinjam bawa pulang.
P
: Oh begitu, emang kakak gak tau ada koleksi digitalnya direpository ?
I3
: Tau sih cuman kurang tau gimana gunakannya
P
: Oh berarti kakak gak pernah gunakan repository untuk mencari skripsi
yang mau kakak cari ?
84
I3
: Enggak, karena gak ngerti. Lagian ya langsung aja kesini lah lebih
gampang juga dapatnya.
P
: Oh brarti kakak lebih suka gunakan koleksi tercetak atau yang elektronik
yang bentuk pdf ?
I3
: Ya pasti tercetaknya lah. Kan kalo di web itu gak ngerti. Ya palingan
pernah buka Opac saja. Itupun kan cuman nyari buku aja, catat nomor
nya.
P
: Oh begitu. jadi menurut kakak lebih mudah tercetak atau elektroniknya
untuk penemuan dokumennya ?
I3
: Tercetak sih. Gampang aja cuman liat dijurusan apa yaudah liat juduljudulnya yang sesuai lah. Meskipun kan banyak agak lama sih dapetnya.
P
: Jadi bagaimana menurut kakak merasa terpenuhi gak kebutuhan
skripsinya ? sudah bisa memanfaatkan kembali pengetahuannya ?
I3
: Sudah sih lumayan. Sejauh ini saya bisa kok dapat referensi yang saya
mau. Bermanfaat kok, ya semoga skripsi saya juga nanti bisa
dimaanfaatkan kembali sama yang memerlukannya.
P
: Oh begitu. Itu aja kak yang mau ditanyain. Makasih banyak ya kak buat
waktunya. Semoga skripsinya cepat selesai ya kak hehe
I3
: Iya sama-sama. Amin
85
2.4 Wawancara dengan Informan IV
Nama
Informan
Jonathan
Tanggal
Wawancara
17 Juni 2015
Waktu
Tempat
Wawancara
Wawancara
11.25 – 11.40 WIB Perpustakaan Unimed
Lantai III
Keterangan :
P
: Penulis
I4
: Informan 4 (Pengguna)
P
: Selamat siang bang. Maaf mengganggu sebentar. Saya Fanny mahasiswa
dari USU mau wawancara sebentar. Bisa ?
I4
: Siang juga. Oh iya boleh. Tentang apa ya ?
P
: Tentang koleksi grey literature bang. Langsung aja ya bang. Sering kesini
cari koleksi apa ya ?
I4
: Cari buku sering, cuman sekarang lebih sering skripsi karena lagi nyusun
skripsi juga.
P
: Oh jadi tugasnya memang sehari-hari disini ya ?
I4
: Gak setiap hari sih kadang-kadang aja. Kalau ada skripsi yang mau
dilihat.
P
: Kalau cari skripsinya lebih suka yang tercetak atau pdf yang direpository
?
I4
: Sebenarnya lebih suka pdf karena kan lebih mudah tinggal download di
repository. Cuman kan gak semua ada diweb, ya kadang saya cari ke
perpustakaan juga koleksi tercetaknya. Udah gitu kan yang di repository
gak semua bab bisa di download. Bab 4-5 nya rata-rata dikunci jadi gak
bisa didownload. Makanya ya langsung keperpus aja lah datang.
P
: Tapi berarti bisa menggunakan repository kan ? Tau cara gunainnya ?
I4
: Oh ya tau lah kak. Gak susah kok. Cuman login, yaudah ketik aja
judulnya dikolom pencariannya. Kayak google juga
P
: Hehe iya jadi menurut abang udah merasa terpenuhi gak kebutuhannya
selama ini ?
86
I4
: Oh ya lumayan lah kak. Lumayan lengkap kok koleksinya disini gak sulit
kok buat dapatinnya juga. Yang direpository juga gampang, jadi kalo ada
tugas pun gampang tinggal copas ubah sedikit udah bisa kak. Haha
P
: Jadi sudah merasa memanfaatkan kembali pengetahuan yang ada dari
koleksi skripsi yang abang cari kan ?
I4
: sudah kok, ya nanti juga skripsi saya bakalan dimanfaati orang lain juga
kan. Ya semoga bermanfaat juga buat orang lain. Hehe
P
: Oh iya bang. Kalo boleh tau pernah gak ngirim email permintaan
pencarian informasi koleksi gitu ? misalnya maunya suatu jurnal tapi
susah ditemukan, jadi abang minta tolong pustakawannya buat carikan ?
I4
: Oh gak pernah sih. Karena masih bisa sendiri juga. Lagian gak tau juga
kalo bisa gitu apa gak .
P
: Oh yasudah bang. Itu aja mungkin yang saya tanyakan. Makasih banyak
ya bang
I4
: Iya kak sama-sama.
87
LAMPIRAN III
SURAT OBSERVASI
88