PROSEDUR OPERASI STANDAR POS sub

PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS)

OLEH:
NINI NURSIMA
PRATIWI
RIZKY JUNIANTO
VENNY

KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Alhamdulilah puji dan syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT.
karena dengan rahmat dan hidayah-Nya lah kami selaku pelajar SMKN 1 periode
2014-2015 telah dapat menyelesaikan makalah tentang PROSEDUR OPERASI
STANDAR (POS) walaupun dalam makalah ini masih jauh dari
kesempurnaan.
Harapan kami selaku pelajar SMKN 1 semoga dalam makalah tentang
PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS) ini dapat menyajikan apa yang
diinginkan oleh guru kami, serta mampu memberikan materi seoptimal mungkin.
sehingga ibu guru bisa menilai secara arif dan bijaksana tentang PROSEDUR
OPERASI
STANDAR

(POS)
ini.
Kami mengucapkan terima kasih banyak pada semua pihak yang telah
membantu dan mau bekerjasama serta terlibat dalam menyelesaikan makalah tentang
PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS) ini. semoga segala darma bakti yang
telah disumbangkan bagi kelancaran pembuatan makalah ini mendapatkan pahala dari
Allah SWT, Aamiin.
Akhirnya kami atas nama pelajar SMKN 1 periode 2014-2015 dengan segala
kerendahan hati mohon maaf yang setulus-tulusnya atas kekurangan, kesalahan,
kekhilafan, kebodohan, serta kecerobohan kami dalam pembuatan makalah ini.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dumai, 24 Juli 2016
Salam Hormat,

Pelajar SMKN 1

i

DAFTAR ISI

Prakata .........................................................................................................
.....................i
Daftar
Isi .................................................................................................................
..........ii
Bab 1
Pendahuluan.................................................................................................
..........
Bab 2
Pembahasan..................................................................................................
.........
Bab 3
Penutup.........................................................................................................
.........

ii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang
Dalam era yang serba teknologi saat ini, sudah seharusnya para
siswa tau mengenai Prosedur Operasi Standar. Sebagaimana yang
kita tau bahwa dengan menerapkan POS untuk masing-masing Satuan
Unit Kerja yang ada adalah agar penyelenggaraan administrasi
pemerintahan atau prosedur di tempat kerja tersebut dapat berjalan
dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau
kalaupun terjadi penyimpangan, akan dapat ditemui akar
permasalahan dari penyebabnya, dengan demikian secara perlahan
dan sedikit demi sedikit kualitas kerja ataupun pelayanan akan
menjadi semakin lebih baik dan dapat mengurangi kekecewaan
masyarakat sebagaimana yang terjadi selama ini. Untuk itu para siswa
harus lebih mengenal POS jauh lebih dalam.

1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada beberapa
permasalahan

yang

penulis

dapatkan. Rumusan

tersebut adalah sebagaiberikut :
a. Apa itu POS?
b. Apa saja simbol-simbol POS?

permasalahan

c. Apa saja Jenis-jenis POS?
d. Bagaimana prinsip pelaksanaan POS?
e. Bagaimana teknik penyusunan POS?

1.3 Ruang Lingkup Penelitian
Pembahasan malah ini mencakup definisi POS, simbol dan Jenis POS,
Prinsip pelaksanaan POS dan Teknik penyusunan POS yang baik dan
benar
1

BAB II
PEMBAHASAN

A.

Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Menurut Syamsi (1994:16), Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang
telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang
merupakan suatu kebulatan.
Sementara itu prosedur perkantoran atau sistem perkantoran diartikan
sebagai urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan - pelaksanaan
pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan
apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya,
di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya (Moekijat,
1989:52).
Sedangkan menurut Terry dalam Syamsi (1994:16), Prosedur kerja adalah
serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis
berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara

singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang
harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
tertentu.
Menurut Maryati (2007:53), Standar kerja adalah perilaku atau hasil
minimum yang diharapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor.
Sedangkan menurut Moekijat, (2002:159), standar adalah sesuatu yang
dibentuk baik oleh kebiasaan maupun oleh kekuasaan untuk mengukur

hal-hal seperti mutu, hasil pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang
dipergunakan dalam manajemen.
Dari pengertian diatas menunjukkan betapa pentingnya suatu standar, di
dalam perusahaan standar itu dibuat didalam bentuk Standar Operasional
Prosedur (SOP) untuk mengukur mutu dan pelaksanaan pelayanan.
Menurut Crisyanti (2011) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan
gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja
internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai
tujuan instansi pemerintah.
Pengertian Standar Operasional Prosedur lainnya adalah suatu standar/
pedoman
tertulis

yang
dipergunakan
untuk
mendorong
dan
menggerakkan suatu kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan
organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan
yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

2
Menurut (Atmoko, 2011:2), Standar Operasional Prosedur adalah pedoman
atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi
dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator
indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja,
prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Sementara itu, Risyanti (2011:203) menyatakan bahwa SOP menjadi relevan
karena sebagai tolak ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja
perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya.
Singkatnya dari pengertian di atas bahwa Standar Operasional Prosedur
merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan

operasionalnya.
Dalam SOP itu biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam
suatu unit kerja, Sementara itu kinerja atau juga sering di sebut performance
adalah sebagai pencapaian hasil atau the degree of accomplishment, pengertian
lain bahwa kinerja adalah prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu
(Atmoko, 2011:3).
Sementara Faustino (dalam Atmojo,2011) memberi batasan kinerja sebagai
suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individu individu anggota
organisasi kepada organisasinya.
Peter Jennergen (dalam Atmoko, 2011) juga mendefinisikan kinerja organisasi
adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat
dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai.

Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan
seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan
dalam rangka pencapaian tujuan.

B. Simbol simbol POS
1. Flow Direction symbol (Simbol Arus)
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol

yang satu dengan simbol yang lain atau menyatakan jalannya arus
suatu proses. Simbol ini disebut juga connecting line.

2. Terminal Point Symbol (Simbol titik terminal)
Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir
(stop) dari suatu kegiatan.

3. Symbol One Connector (Simbol Penghubung)
Yaitu simbol untuk keluar – masuk atau penyambungan
proses dalam lembar / halaman yang sama.
3
Yaitu simbol
pada
5.

4. Symbol Off Page Connector (Simbol baris penghubung)
untuk keluar – masuk atau penyambungan proses
lembar / halaman yang berbeda.
Processing Symbol (Simbol Proses)
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh

komputer

6. Symbol Manual Operation (Simbol kegiatan manual)
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan
oleh komputer
7. Symbol Decision (Simbol keputusan)
Simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada.

8. Symbol Input-Output (Simbol keluar-masuk)
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa
tergantung dengan jenis peralatannya

9. Symbol Keying Operation (Simbol Manual Input)
Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard

10. Symbol Preparation (Simbol persiapan)
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan
digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam
storage.
11. Symbol Predefine Proses (Simbol proses terdifinisi)

Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (subprogram)/prosedure

12. Symbol Display (Simbol Tampilan)
Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan
yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.

13. Symbol Disk and On-line Storage (Simbol disk dan penyimpanan online)
Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau
disimpan ke disk.

4
14. Simbol Magnetic Tape Unit (Simbol unit pita magnetik)
Simbol yang menyatakan input berasaldari pita magnetik atau
output disimpan ke pita magnetik.

15. Symbol Punch Card (Simbol kartu plong)
Simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu
atau output ditulis ke kartu.

16. Symbol Dokument (Simbol dokumen)
Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam
bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.

17. Symbol Flowline : (Simbol Garis Alir)

Tanda untuk menunjukan bagian instruksi selanjutnya. Atau digunakan untuk
aliran proses
suatau algoritma
18. Symbol Annotation : ( Simbol anotasi)

Berisi catatan supaya mudah dimengertiisi/tujuan Algoritma atau untaian data
yang akan diproses.
19. Symbol Off-line Storage (Simbol penyimpanan offline)
Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol
iniakan di simpan.

20. Symbol Couple (Simbol pasangan)
Simbol ini menunjukkan suatu data/elemen yang dikirimkan dari
satu modul kemodul lainnya. Anak panah dengan lingkaran
yang kosong menunjukkan data yang dikirimkan,
sedangkan anak panah dengan lingkaran padat
menunjukkan elemen kontrol yang dikirimkan.
21. Symbol Magnetik Disk (Simbol magnetik Disk)
Digunakan untuk input atau output yang menggunakan disk
magnetik.

5
22. Symbol Magnetik Drum (Simbol magnetik drum)
Digunakan untuk input atau output yang menggunakan Drum
Magnetik.

23. Symbol Punched Tape : (Simbol penekan pita)
Digunakan untuk input atau output yang menggunakan pita
kertas berlubang.

24. Symbol Sorting Office (Simbol pengurutan office)

Digunakan untuk menunjukan prosses pengurutan data diluar
proses komputer.

25. Symbol Transportation/Move (Simbol pemindahan)
Memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang
dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.

26. Symbol Delay (Simbol menunggu)
Digunakan untuk material dalam trolley menunggu
diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat
menunggu untuk diarsipkan, dll.

C. Jenis Jenis POS

Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam
dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.
1. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran
atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak
ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya
dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis
berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah
detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi
pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang
dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan saranaprasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi
dan lainnya.

6
2. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan
tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur
atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP
Administratif adalah sebagai berikut:

1.
Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur
atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
6
2.
Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah
pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak
menggambarkan cara melakukan kegiatan.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP
administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan,
penganggaran, dan lainnya, atau secara garis
besar
proses-proses
dalam
siklus
penyelenggaraan
administrasi
pemerintahan. SOP
administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses
administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai
tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi
yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.


SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam
dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.
1. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian
dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa
SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP
makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh
pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP
penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat
masuk, dan SOP pengiriman surat.
2. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang
kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar
cakupannya.


SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam
dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.
1. SOP Final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah
menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP
Penyusunan Pedoman merupakan SOP final
7
dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan
bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan
penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
2. SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum
menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan
ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk
utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang
merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

7


SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua
jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.
1. SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan
maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada
hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.
7
Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan
Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan
dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.
2. SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan,
tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.
SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik
tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada
Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di
laboratorium lainnya.
D. Prinsip Pelaksanaan POS
Prinsip Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut:
a. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh
siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di
lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.
b. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh
jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

c.

Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan
efektif.
d. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai berperan dalam setiap
prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang tidak melaksanakan
perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang
akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
f.
Didokumentasikan dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan
harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.
8
E.Teknik Penyusunan SOP
Yaitu:
 Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
 Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
 Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian
ceritakan”
 Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang
harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
 Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
 Buat draft terlebih dahulu
 Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap
kalimat, kemudian perbaiki
 Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa
bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca
 Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur
dokumen.
 Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.
 Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu
dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.
 SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
 SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan/penyimpangan.

9

BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
Standar operasional prosedur sebagai alat penilaian kinerja berorientasi
pada penilaian kinerja internal kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan
proses kerja di lingkungan organisasi termasuk kejelasan unit kerja yang
bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan
terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang
tindih proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang
bersangkutan. Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian
program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian
outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena
standar operasional prosedur merupakan acuan bagi aparat dalam
melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan
program.
Karena SOP merupakan panduan berkerja semua orang dalam organisasi
dan sebagai alat penting untuk melihat rekam jejak mereka dalam berkerja,
maka sepatutnya pihak manajemen organisasi menyiapkan SOP dan
mengevaluasi pemakaianya dari waktu kewktu untuk mendapatkan efektifitas
dan efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal.

10