Sistem Informasi Hutang Piutang Pada Jad (1)
Sistem Informasi Hutang Piutang Pada
Jade Collection
Hendri[1], Richi Rinaldo[2]
Wiria Octo Yunita Wijaya[3]
STMIK IBBI Medan
Jl.Sei Deli no.18
Email: hendri.wijaya99@gmail.com
Abstrak
Jace Collection merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan aksesoris yang
beraneka ragam bentuknya baik berupa mini souvenir, boneka dan stationary dengan sistem eceran
hingga grosiran. Sistem pencatatan hutang dan piutang yang diterapkan pada Jace Collection saat ini
adalah sistem konvensional. Data pembelian dan penjualan baik kredit maupun tunai akan dicatat dan
disimpan ke dalam file Microsoft Excel. Demikian juga halnya dengan data penerimaan dan pengeluaran
kas. Penerapan sistem ini pada perusahaan memiliki beberapa kelemahan seperti informasi mengenai
jumlah hutang / piutang yang telah jatuh tempo tidak dapat diketahui secara langsung dan pembuatan
laporan yang memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, perlu diterapkan suatu sistem terkomputerisasi
yang dapat menyimpan dan mengolah data transaksi sehingga mampu menyajikan informasi yang
diperlukan secara cepat dan menghasilkan laporan yang diperlukan dalam waktu yang relatif singkat.
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi pembelian dan penjualan pada Jace
Collection yang mencakup proses pembelian, penjualan, hutang, piutang dan penyusunan laporan. Tools
yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain adalah data flow diagram (DFD). Sedangkan,
bahasa pemrograman yang digunakan untuk merancang sistem adalah Microsoft Visual Basic 2008
dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007 sebagai database engine dan aplikasi Crystal
Report 10 sebagai desain laporannya.
Kata kunci: sistem hutang piutang
1. Pendahuluan
1.
Latar Belakang Masalah
Pada prinsipnya setiap perusahaan didirikan dengan tujuan untuk memperoleh laba. Dalam
rangka mencapai tujuan tersebut, manajemen perusahaan dapat dibantu dengan penerapan sistem
informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu masalah yang dapat dibantu dengan
penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah transaksi penjualan secara tunai maupun kredit.
Penjualan pada perusahaan dikenal sebagai sumber penerimaan kas yang sangat potensial dan besar
jumlahnya. Setiap transaksi penjualan secara kredit memiliki tanggal jatuh tempo yang telah disepakati
dengan pihak pelanggan perusahaan. Untuk itu perlu disusun sebuah daftar penagihan piutang yang jatuh
tempo secara cepat sehingga dapat memberikan informasi bagi pengendalian penerimaan kas pada
perusahaan. Jace Collection merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan aksesoris yang
beraneka ragam bentuknya baik berupa mini souvenir, boneka dan stationary dengan sistem eceran hingga
grosiran. Sistem pencatatan hutang dan piutang yang diterapkan pada Jace Collection saat ini adalah
sistem konvensional. Data pembelian dan penjualan baik kredit maupun tunai akan dicatat dan disimpan
ke dalam file Microsoft Excel. Demikian juga halnya dengan data penerimaan dan pengeluaran kas.
Penerapan sistem ini pada perusahaan memiliki beberapa kelemahan seperti informasi mengenai jumlah
hutang / piutang yang telah jatuh tempo tidak dapat diketahui secara langsung dan pembuatan laporan
yang memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, perlu diterapkan suatu sistem terkomputerisasi yang
dapat menyimpan dan mengolah data transaksi sehingga mampu menyajikan informasi yang diperlukan
secara cepat dan menghasilkan laporan yang diperlukan dalam waktu yang relatif singkat. Berdasarkan
uraian diatas, penulis bermaksud untuk merancang suatu sistem terkomputerisasi mengenai sistem
pencatatan data hutang dan piutang yang dapat menyelesaikan permasalahan yang muncul pada Jace
Collection.
1.2.
Identifikasi Masalah
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dengan sistem berjalan sekarang ini
adalah:
1.
2.
Manajer tidak dapat mengetahui data pembelian, penjualan, retur pembelian dan retur penjualan pada
periode tertentu secara langsung.
Manajer tidak dapat mengetahui informasi hutang dan piutang yang tertunggak (belum dilunasi) serta
total data hutang dan piutang yang telah dilunasi secara langsung.
1.3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Batasan Masalah
Ruang lingkup dari Tugas Akhir yang akan dibahas ini adalah:
Prosedur Pembelian, mencakup administrasi proses pembelian barang (baik secara tunai maupun
kredit) serta retur pembelian. Data input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data supplier,
data barang, data pembelian dan data retur pembelian. Sedangkan data output dari prosedur ini
mencakup laporan pembelian dan laporan retur pembelian.
Prosedur Penjualan, mencakup administrasi proses penjualan barang (baik secara tunai maupun
kredit) serta retur penjualan. Data input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data customer,
data barang, data penjualan dan data retur penjualan. Sedangkan data output dari prosedur ini
mencakup faktur penjualan, laporan penjualan dan laporan retur penjualan.
Prosedur Hutang, mencakup administrasi proses pelunasan hutang pembelian kepada pemasok. Data
input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data supplier, data pembelian, data retur
pembelian dan data pelunasan hutang. Sedangkan data output dari prosedur ini mencakup laporan
pelunasan hutang dan laporan sisa hutang.
Prosedur Piutang, mencakup administrasi proses pelunasan piutang penjualan dari pelanggan. Data
input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data customer, data penjualan, data retur penjualan
dan data pelunasan piutang. Sedangkan data output dari prosedur ini mencakup laporan pelunasan
piutang dan laporan sisa piutang.
Prosedur Persediaan, mencakup proses perhitungan sisa stok pada gudang. Data input yang
diperlukan oleh prosedur ini mencakup data pembelian, data retur pembelian, data penjualan dan data
retur penjualan. Sedangkan data output dari prosedur ini mencakup laporan persediaan.
Perangkat lunak akan dirancang dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2008.
Database yang digunakan akan dirancang dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007.
Laporan akan dirancang dengan menggunakan aplikasi Crystal Report 10.
1.4.
ladasan teori
1.4.1. Pembelian
Sistem informasi dan akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal
dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri. (1)
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut:
Pembelian Tunai, yaitu pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat transaksi jual
beli.
2.
Pembelian Kredit, yaitu pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala
sesuai dengan kesepakatan pihak penjual dan pembeli.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem informasi dan akuntansi pembelian
adalah :
a.
Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder-point).
b.
Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
c.
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
d.
Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
e.
Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
f.
Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.(1)
1.
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi dan akuntansi pembelian adalah fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. (1)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fugnsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan
pemasok.
Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut,
fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4.2.
Retur Pembelian
Diwaktu melakukan transaksi pembelian barang, kadang-kadang barang yang dibeli itu tidak
sesuai dengan barang yang dipesan, atau mengalami kerusakan saat dalam perjalanan. Maka pihak
pembeli berhak mengembalikan barang yang rusak tersebut kepada penjual. Dalam hal ini apabila
pembelian barang yang dikembalikan itu dilakukan secara tunai, maka penjual akan mengembalikan
uangnya tunai kepada pembeli.
Sebaliknya bila pembelian dilakukan secara kredit, maka pembeli akan membuat nota debit
sebagai bukti pengurangan utangnya. Pengurangan utangnya itu dilakukan dengan cara mendebit akun
utang dagang dan mengkredit akun retur pembelian. Jadi setiap terjadi transaksi yang berhubungan
dengan pengembalian barang yang telah dibeli, akan dicatat dalam satu akun yaitu akun retur pembelian.
Bukti transaksi yang digunakan adalah nota debit. (http://www.e-dukasi.net/mol/mo_full.php?
moid=37danfname=akt201_13.htm)
4.3.
Penjualan
Penjualan merupakan elemen penting dalam sebuah perusahaan karena bagian inilah yang
langsung menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Kegiatan penjualan itu sendiri terdiri dari transaksi
penjualan, baik itu berupa barang ataupun jasa. Jadi penjualan adalah usaha yang dilakukan masyarakat
untuk menyampaikan barang kebutuhan yang telah dihasilkan kepada orang - orang yang memerlukannya
dengan imbalan berupa sejumlah uang sesuai dengan nilai barang tersebut.
Pengertian penjualan yang lebih luas terdapat beberapa definisi yang berhubungan dengan
penjualan yaitu :
1.
2.
Anggaran penjualan adalah suatu perkiraan yang layak tentang volume penjualan yang diharapkan.
Ramalan penjualan adalah hal meramalkan besarnya penjualan yang mungkin dapat dicapai pada
suatu jangka waktu tertentu.
3. Promosi penjualan adalah kegiatan-kegiatan pemasaran, selain personal selling, periklanan dan
publisitas yang mendorong customer untuk membeli. (2)
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa dikategorikan
sebagai berikut:
1.
Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli
jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. (1)
2.
Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang
atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya. (1)
3.
Penjualan Konsinyasi
Penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen
penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang-barang ini tetap berada di tangan
pemilik sampai barang-barang ini dijual oleh pihak agen penjual.
(Allan R.Drebin, 1999, 158)
4.
Penjualan Leasing (Sewa Beli)
Jasa sewa barang yang menetapkan syarat-syarat pilihan pengalihan hak atas barang kepada pemakai
oleh pemiliknya di akhir masa sewa. (3)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu
Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
Nama dan alamat pembeli.
Kuantitas produk yang dijual.
Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
Otoritas pejabat yang berwenang.(1)
4.4.
Retur Penjualan
Setelah transaksi penjualan dilakukan dimana barang yang telah dikirimkan kepada pembeli.
Maka dapat terjadi transaksi retur penjualan. Artinya sejumlah barang yang telah dijual/dikirimkan,
dikembalikan lagi oleh pihak pembeli dengan alasan tertentu. Misalnya karena rusak atau tidak sesuai
dengan pesanannya. Bagi pihak penjual pengembalian barang tersebut akan mengurangi piutang
(tagihannya), sehingga penjual harus menerbitkan nota kredit untuk mengurangi piutangnya dan
kemudian mencatatnya kedalam akun retur penjualan. (http://www.e-dukasi.net/mol/mo_full.php?
moid=37danfname=akt201_13.htm)
4.5.
Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas merupakan proses yang mengakibatkan berkurangnya saldo kas perusahaan
dimana pengeluaran kas berasal dari pembelian barang. (Zaki Baridwan, 2001, 121)
Banyak perusahaan tidak memproduksi sendiri semua barang dan jasa yang mreka gunakan
dalam aktivitas operasi. Sebaliknya, mereka membeli barang dan jasa dari bisnis lain. Biasanya, transaksi
ini dilakukan secara kredit dengan pembayaran kas dilakukan setelah barang dan jasa diberikan.
Akibatnya, transaksi ini menimbulkan utang dagang atau disebut juga utang dagang perdagangan.
Bagi banyak perusahaan, utang dagang merupakan salah satu cara yang murah untuk mendanai
pembelian persediaan karena biasanya utang dagang tidak dibebani dengan biaya bunga. Sebagai insentif
untuk meningkatkan penjualan, beberapa vendor menawarkan syarat kredit yang ringan yang
memungkinkan pembeli kembali menjual barang dagangan dan menerima kas sebelum membayar ke
pemasok awal.
Formulir-formulir yang dipergunakan sehubungan dengan pengeluaran kas yaitu:
1. Faktur pembelian.
2. Surat tagihan dari supplier.
3. Surat order pembelian.
4. Nota debet.
5. Bukti kas keluar.
4.6.
Penerimaan Kas
Penerimaan kas merupakan proses yang mengakibatkan bertambahnya saldo kas perusahaan
dimana penerimaan kas berasal dari berbagai macam sumber yang merupakan hak perusahaan. (Zaki
Baridwan, 2001, 121)
Ada sumber yang sering terjadi dan ada juga sumber yang jarang terjadi. Sumber penerimaan kas
perusahaan dapat berupa :
a. Hasil pelunasan piutang.
b. Hasil penjualan tunai.
c. Hasil penjualan aktiva tetap.
d. Penerimaan yang berasal dari pinjaman, baik dari bank maupun dari wesel.
e. Investasi pemilik.
Penerimaan yang paling sering dan jumlahnya besar adalah berasal dari penjualan baik berasal
dari penjualan tunai maupun penjualan kredit. Untuk itu penulis akan menguraikan prosedur penerimaan
kas dari penjualan tunai maupun penjualan kredit. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur
penerimaan kas adalah:
a. Bagian surat masuk.
b. Kasir.
c. Piutang.
d. Bagian pemeriksaan intern.
Formulir-formulir yang dipergunakan sehubungan dengan penerimaan kas antara lain :
1.
Data asli pendukung.
a. Alat bayar yang dipergunakan oleh langganan.
b. Nota pembayaran langganan atau amplop yang dipakai pada waktu mengirimkan alat bayar.
c. Voucher yang dibuat oleh kasir.
d. Catatan penjualan tunai.
e. Semua tanda bukti penagihan.
2. Data yang diringkaskan setiap hari.
a. Tanda penyetoran ke bank.
b. Daftar penerimaan kas harian
c. Ringkasan catatan cash register
d. Pita kertas pembukti (proof-tape)
3. Buku harian.
a. Buku harian penerimaan kas
b. Gabungan lembaran pembuktian dan buku harian penerimaan kas.
c. Jurnal voucher penerimaan kas.
4. Buku tambahan (buku piutang).
5. Buku besar:
a. Ringkasan penerimaan kas bulanan.
b. Perkiraan-perkiraan.
(Zaki Baridwan, 2001, 122)
4.7.
Sistem Informasi Hutang
Hutang merupakan kewajiban yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada kreditur dimana
dana tersebut digunakan perusahaan sebagai sumber pembelanjaan perusahaan dengan sistem
pembayaran yang sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Sistem informasi hutang merupakan
suatu sistem informasi yang mencatat, mengatur dan menghitung hutang suatu perusahaan beserta
pelunasannya kepada supplier.
Banyak perusahaan tidak memproduksi sendiri semua barang dan jasa yang mreka gunakan
dalam aktivitas operasi. Sebaliknya, mereka membeli barang dan jasa dari bisnis lain. Biasanya, transaksi
ini dilakukan secara kredit dengan pembayaran kas dilakukan setelah barang dan jasa diberikan.
Akibatnya, transaksi ini menimbulkan utang dagang atau disebut juga utang dagang perdagangan.
Bagi banyak perusahaan, utang dagang merupakan salah satu cara yang murah untuk mendanai
pembelian persediaan karena biasanya utang dagang tidak dibebani dengan biaya bunga. Sebagai insentif
untuk meningkatkan penjualan, beberapa vendor menawarkan syarat kredit yang ringan yang
memungkinkan pembeli kembali menjual barang dagangan dan menerima kas sebelum membayar ke
pemasok awal.
Beberapa manajer tergoda untuk menunda pembayaran ke pemasok selama mungkin untuk
memegang kas. Strategi ini tidak disarankan. Banyak perusahaan yang sukses mengembangkan hubungan
kerja yang positif dengan pemasok untuk memastikan mereka menerima barang dan jasa yang
berkualitas. Hubungan yang positif dapat dirusak dengan lambatnya pelunasan utang.
Selain itu, analis keuangan peduli sekali jika sebuah bisnis tidak dapat memenuhi kewajiban ke
pemasok kredit secara tepat waktu karena kelambatan seperti ini dapat menjadi indikasi bahwa
perusahaan mengalami kesulitan keuangan. Baik manajer maupun analis menggunakan rasio perputaran
utang dagang untuk mengevaluasi efektivitas pengelolaan utang dagang. Rasio peruputaran utang dagang
dapat dihitung dengan menggunakan rumusan berikut:
Rasio Perputaran Utang Dagang = Harga Pokok Penjualan / Rata-rata Utang Dagang(4)
4.8.
Sistem Informasi Piutang
Piutang adalah keringanan atau kelonggaran yang diberikan perusahaan kepada langganannya
pada saat melakukan penjualan, kelonggaran yang diberikan perusahaan biasanya dalam bentuk
pembayaran secara kredit atau suatu penjualan barang atau jasa yang telah dilakukan. Sistem informasi
piutang merupakan suatu sistem informasi yang mencatat, mengatur dan menghitung piutang suatu
perusahaan beserta pelunasannya dari customer.
Klasifikasi Piutang menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Pedoman Standard Akuntansi
Keuangan (PSAK) No.9 Paragraf 07e adalah sebagai berikut:
1.
2.
1.
2.
5.
5.1
Menurut Mas’ud Machfoedz, piutang adalah klaim terhadap pihak lain agar pihak lain tersebut
membayar sejumlah uang atau jasa dalam waktu paling lama satu tahun atau satu periode akuntansi,
jika periode akuntansi tersebut lebih lama dari satu tahun.
Menurut Efraim Ferdinan G, piutang adalah tuntutan kepada pihak lain untuk memperoleh uang,
barang atau jasa tertentu (aktiva) pada masa yang akan datang, sebagai akibat penyerahan barang atau
jasa yang dilakukan saat ini.
Piutang dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
Piutang usaha merupakan piutang akibat penjualan hasil bidang usaha utama perusahaan.
Piutang lain-lain adalah piutang yang tidak berasal dari hasil bidang usaha utama perusahaan, seperti:
a.
Piutang bunga
b.
Piutang dividen
c.
Uang muka pegawai
d.
Uang muka perusahaan cabang/anak(4)
Metode Perancangan
Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data atau keterangan yang diperlukan untuk menyelesaikan penelitian Tugas
Akhir ini, maka penulis melakukan pengambilan data melalui dua metode penelitian yaitu:
1. Metode Penelitian Lapangan (Field Research)
Penulis melakukan penelitian langsung pada objek penelitian yang bersangkutan dalam hal ini adalah
Jace Collection.
2. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penulis mengumpulkan informasi melalui buku-buku, maupun bahan referensi lainnya yang
berhubungan dengan Sistem Informasi dan Akuntansi.
Sedangkan, metodologi yang digunakan untuk melakukan perancangan sistem baru adalah
STRADIS (Structured Analysis, Design and Implementation of Information System). Tahapan-tahapan
pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
a. Studi awal.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan dengan cara melakukan tanya jawab
langsung dengan beberapa orang yang berperan aktif dalam bagian pembelian, penjualan,
pengeluaran dan penerimaan kas seperti kepala bagian pembelian, kepala bagian pemasaran
dan kepala bagian administrasi keuangan.
ii.
Mewawancarai direktur mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam sistem yang
sedang berjalan pada perusahaan, tujuan dan peluang usaha perusahaan.
iii.
Mendeskripsikan struktur organisasi perusahaan.
iv.
Mendokumentasikan hasil-hasil yang dikumpulkan.
b. Studi detail.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Menggambarkan FOD sistem berjalan.
ii.
Mengambil contoh faktur pembelian, faktur penjualan, surat tagihan, laporan penjualan,
laporan pembelian, laporan hutang dan laporan piutang.
iii.
Menganalisa dokumen keluaran dan masukan yang telah dikumpulkan.
c. Definisi dan rancangan solusi alternatif.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Merancang DFD Logika sistem usulan.
ii.
Merancang keluaran dan masukan dari sistem usulan.
iii.
Merancang Kamus Data
iv.
Merancang menu dari sistem usulan.
d. Rancangan fisik.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Melakukan proses normalisasi terhadap simpanan data yang akan dirancang menjadi tabel.
ii.
Merancang database yang meliputi rancangan tabel dan hubungan antar tabel.
iii.
Membuat coding dari sistem terkomputerisasi.
iv.
Melakukan pengujian terhadap sistem yang dihasilkan dan memperbaiki kesalahan yang
muncul.
5.2
Alur Kerja Sistem Berjalan
Saat ini, dalam melakukan semua transaksi bisnisnya, Jace Collection Medan masih
menggunakan aplikasi Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi yang dilakukannya. Proses
perhitungan jumlah stock di gudang serta proses pencatatan penjualan barang juga masih dilakukan secara
manual. Stock masuk dan keluar dari gudang dicatat dalam kartu stock. Apabila terjadi selisih antara
jumlah perhitungan dan jumlah riil di gudang, maka biasanya Bagian gudang hanya melakukan
penyesuaian di kartu stock dengan memberikan sedikit keterangan tambahan.
Sedangkan, untuk proses penjualan barang, stock yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat oleh
staf administrasi. Apabila jumlah barang di gudang tidak mencukupi, maka akan dilakukan pemesanan ke
Jace Collection. Pada saat pemesanan barang, pelanggan juga diinformasikan mengenai jangka waktu
pengiriman barang. Setelah barang diterima oleh pelanggan, maka akan diberitahukan mengenai tanggal
jatuh tempo dari faktur yang bersangkutan. Setelah faktur jatuh tempo, maka pelanggan diwajibkan untuk
melunasi faktur tersebut. Berbagai macam bukti yang digunakan dalam proses transaksi penjualan dan
pelunasan piutang ini mencakup faktur penjualan, surat tagihan dan bukti pelunasan piutang.
Untuk menganalisis sistem berjalan seperti penjabaran di atas, maka akan digunakan FOD (Flow
of Document). Gambar 5.1 berikut ini merupakan model diagram konteks dari sistem yang sedang
berjalan dengan menggunakan FOD.
Pemasok
Bagian Pembelian
Mulai
1
Order
Pembelian
1
Data Order
Penjualan
Membuat
Faktur
Penjualan
N
Laporan
Persediaan
2
Pelanggan
Data Order
Penjualan
Membuat
Laporan
Persediaan
Membuat
Order
Pembelian
Faktur
Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Order
Pembelian
1
2
Faktur
Penjualan
N
1
Faktur
Penjualan
Gudang
Membuat
bukti masuk
barang
Faktur
Pembelian
Mencatat
transaksi
penjualan
N
Mencatat
transaksi
pembelian
Membuat
Laporan
Penjualan
Membuat
Laporan
Pembelian
1
Faktur Penj 2
2
1
Laporan
Penjualan
2
N
Laporan
Pembelian
Pemasok
Bagian Kasir
Surat Tagihan
Hutang
Bukti Kas
Keluar
1
1
Surat Tagihan
Hutang
Laporan
Pembelian
Laporan
Penjualan
Membuat
Bukti Kas
Keluar
Mencatat
data hutang
Membuat
surat
tagihan
1
Bukti Pelunasan
Hutang
Bagian Hutang-Piutang
1
Membuat
laporan
hutang
2
Bukti Kas
Keluar
1
2
Surat
Tagihan
N
N
Laporan
Hutang
Pelanggan
1
Surat
Tagihan
Bukti Pelunasan
Hutang
2
Membuat laporan
piutang
Laporan
Piutang
Manajer
Laporan
Pembelian
Membuat bukti
pelunasan piutang
1
Bukti Pelunasan
Piutang
Bukti
Pembayaran
Laporan
Penjualan
1
Bukti Pelunasan
Piutang
Laporan
Persediaan
Laporan
Piutang
Laporan
Hutang
Selesai
Gambar 5.1 Flow of Document (FOD) dari Sistem Berjalan
Proses pembelian akan dimulai dengan mengirimkan data pemesanan barang kepada pemasok.
Sebagai balasannya, pemasok akan mengirimkan data pemasok dan data pembelian kepada sistem. Data
jenis barang baru yang dibeli dari pemasok tersebut akan disimpan ke tabel ‘Persediaan’. Sementara data
pemasok baru akan disimpan ke tabel ‘Pemasok’ dan data pembelian akan disimpan ke tabel ‘Pembelian’.
Apabila barang yang dibeli dari pemasok mengalami kerusakan, maka perusahaan akan mengembalikan
barang tersebut kepada pemasok dan akan mengirimkan data retur pembelian kepada pemasok. Dari
proses pembelian ini akan dikirimkan informasi pembelian barang ke proses hutang yang akan menambah
hutang perusahaan kepada pemasok yang bersangkutan. Untuk melunasi hutang, maka perusahaan akan
mengirimkan data pelunasan hutang kepada pemasok. Sebagai balasannya, pemasok akan mengirimkan
data sisa hutang kepada perusahaan.
Proses yang sama juga berlaku untuk proses penjualan dan pelunasan piutang. Proses penjualan
akan dimulai dengan adanya data pemesanan barang dari pelanggan yang akan ditindaklanjuti oleh staf
penjualan dengan mengirimkan data penjualan kepada pelanggan yang bersangkutan. Proses penjualan ini
akan menambah piutang dari pelanggan. Untuk melunasi piutangnya, maka pelanggan akan memberikan
data pelunasan piutang yang akan ditindaklanjuti oleh staf penjualan dengan membuat data sisa piutang.
Proses pembelian dan penjualan di atas akan mempengaruhi jumlah barang yang tersedia di
gudang. Proses pembelian akan menambah jumlah barang mentah yang tersedia di gudang sedangkan
proses penjualan akan menggunakan barang di gudang sehingga akan mengurangi jumlah barang di
gudang. Data ini diperlukan untuk melakukan pengontrolan jumlah barang di gudang..
Agar dapat memperoleh informasi mengenai semua proses transaksi yang terjadi, maka data
transaksi tersebut akan diolah dan dibuat menjadi bentuk laporan. Adapun laporan yang terdapat pada
sistem berjalan yaitu laporan pembelian, laporan penjualan, laporan retur pembelian, laporan retur
penjualan, laporan pelunasan hutang dan laporan pelunasan piutang.
5.3
Alur Kerja Sistem Usulan
Adapun bagan alir sistem usulan yang diusulkan kepada Jace Collection Medan dapat dilihat
pada gambar 5.2:
Start
Ada aksi
dari user
Ya
Klik menu
Customer
Ya
Input Data
Customer
Simpan Data
Customer
Ya
Input Data
Supplier
Simpan Data
Supplier
Ya
Input Data
Barang
Simpan Data
Barang
Input Data
Pembelian
Simpan Data
Pembelian
Tidak
Klik menu
Supplier
Tidak
Klik menu
Barang
Tidak
Klik menu
Pembelian
Ya
Tidak
Klik menu
Penjualan
Ya
Input Data
Penjualan
Simpan Data
Penjualan
Tidak
Klik menu
Hutang
Ya
Input Data
Hutang
Simpan Data
Hutang
Tidak
Klik menu
Piutang
Ya
Input Data
Piutang
Ya
Tampilkan laporan
yang diinginkan
Simpan Data
Piutang
Tidak
Klik menu
Laporan
Tidak
Tidak
Klik menu
Keluar
Ya
End
Gambar 5.2 Bagan Alir Sistem Usulan
Sesuai dengan gambar 5.2 diatas, prosedur kerja dari sistem usulan akan dimulai dari pengisian
data utama, yang mencakup data customer, supplier dan barang. Setelah itu, proses akan dilanjutkan
dengan pengisian data transaksi pembelian dan penjualan, yang dilanjutkan dengan pengisian data
pelunasan hutang dan piutang.
6.
Kesimpulan
Setelah menyelesaikan perancangan Sistem Informasi Hutang Piutang pada Jace Collection Medan,
penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1.
Sistem usulan ini mampu menghasilkan laporan pembelian
(per supplier, per produk), laporan penjualan (per customer, per produk) dan laporan persediaan
dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan manajer.
2.
Proses pengecekan data maupun pencarian data bisa
dilakukan dengan cepat dan mudah.
3.
Keunggulan program yaitu:
a.
b.
c.
d.
7.
Laporan dapat dihasilkan dalam waktu yang relatif singkat.
Sistem menyediakan laporan pembelian per supplier sehingga dapat memberikan
informasi mengenai total pembelian barang untuk setiap supplier.
Sistem menyediakan laporan penjualan per customer sehingga dapat memberikan
informasi mengenai total penjualan barang untuk setiap customer.
Sistem menyediakan laporan pembelian dan penjualan per produk sehingga dapat
memberikan informasi mengenai total pembelian dan penjualan untuk setiap barang.
Daftar Pustaka
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Penerbit Salemba Empat, Yogyakarta
Smith, J.M., dan K.F. Skousen., 2002, Akuntansi Intermediate, Edisi Ke-8, Erlangga, Jakarta.
Skousen, K.F, Stice E.K dan J.D Stice, 2004, Akuntansi Intermediate, Edisi 15, Buku 1, Penerbit
Salemba Empat
Libby, R., P.A. Libby dan D.G.Short, 2007, Akuntansi Keuangan, Edisi ke 5, Penerbit Andi, Yokyakarta
Jade Collection
Hendri[1], Richi Rinaldo[2]
Wiria Octo Yunita Wijaya[3]
STMIK IBBI Medan
Jl.Sei Deli no.18
Email: hendri.wijaya99@gmail.com
Abstrak
Jace Collection merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan aksesoris yang
beraneka ragam bentuknya baik berupa mini souvenir, boneka dan stationary dengan sistem eceran
hingga grosiran. Sistem pencatatan hutang dan piutang yang diterapkan pada Jace Collection saat ini
adalah sistem konvensional. Data pembelian dan penjualan baik kredit maupun tunai akan dicatat dan
disimpan ke dalam file Microsoft Excel. Demikian juga halnya dengan data penerimaan dan pengeluaran
kas. Penerapan sistem ini pada perusahaan memiliki beberapa kelemahan seperti informasi mengenai
jumlah hutang / piutang yang telah jatuh tempo tidak dapat diketahui secara langsung dan pembuatan
laporan yang memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, perlu diterapkan suatu sistem terkomputerisasi
yang dapat menyimpan dan mengolah data transaksi sehingga mampu menyajikan informasi yang
diperlukan secara cepat dan menghasilkan laporan yang diperlukan dalam waktu yang relatif singkat.
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi pembelian dan penjualan pada Jace
Collection yang mencakup proses pembelian, penjualan, hutang, piutang dan penyusunan laporan. Tools
yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain adalah data flow diagram (DFD). Sedangkan,
bahasa pemrograman yang digunakan untuk merancang sistem adalah Microsoft Visual Basic 2008
dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007 sebagai database engine dan aplikasi Crystal
Report 10 sebagai desain laporannya.
Kata kunci: sistem hutang piutang
1. Pendahuluan
1.
Latar Belakang Masalah
Pada prinsipnya setiap perusahaan didirikan dengan tujuan untuk memperoleh laba. Dalam
rangka mencapai tujuan tersebut, manajemen perusahaan dapat dibantu dengan penerapan sistem
informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu masalah yang dapat dibantu dengan
penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah transaksi penjualan secara tunai maupun kredit.
Penjualan pada perusahaan dikenal sebagai sumber penerimaan kas yang sangat potensial dan besar
jumlahnya. Setiap transaksi penjualan secara kredit memiliki tanggal jatuh tempo yang telah disepakati
dengan pihak pelanggan perusahaan. Untuk itu perlu disusun sebuah daftar penagihan piutang yang jatuh
tempo secara cepat sehingga dapat memberikan informasi bagi pengendalian penerimaan kas pada
perusahaan. Jace Collection merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan aksesoris yang
beraneka ragam bentuknya baik berupa mini souvenir, boneka dan stationary dengan sistem eceran hingga
grosiran. Sistem pencatatan hutang dan piutang yang diterapkan pada Jace Collection saat ini adalah
sistem konvensional. Data pembelian dan penjualan baik kredit maupun tunai akan dicatat dan disimpan
ke dalam file Microsoft Excel. Demikian juga halnya dengan data penerimaan dan pengeluaran kas.
Penerapan sistem ini pada perusahaan memiliki beberapa kelemahan seperti informasi mengenai jumlah
hutang / piutang yang telah jatuh tempo tidak dapat diketahui secara langsung dan pembuatan laporan
yang memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, perlu diterapkan suatu sistem terkomputerisasi yang
dapat menyimpan dan mengolah data transaksi sehingga mampu menyajikan informasi yang diperlukan
secara cepat dan menghasilkan laporan yang diperlukan dalam waktu yang relatif singkat. Berdasarkan
uraian diatas, penulis bermaksud untuk merancang suatu sistem terkomputerisasi mengenai sistem
pencatatan data hutang dan piutang yang dapat menyelesaikan permasalahan yang muncul pada Jace
Collection.
1.2.
Identifikasi Masalah
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dengan sistem berjalan sekarang ini
adalah:
1.
2.
Manajer tidak dapat mengetahui data pembelian, penjualan, retur pembelian dan retur penjualan pada
periode tertentu secara langsung.
Manajer tidak dapat mengetahui informasi hutang dan piutang yang tertunggak (belum dilunasi) serta
total data hutang dan piutang yang telah dilunasi secara langsung.
1.3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Batasan Masalah
Ruang lingkup dari Tugas Akhir yang akan dibahas ini adalah:
Prosedur Pembelian, mencakup administrasi proses pembelian barang (baik secara tunai maupun
kredit) serta retur pembelian. Data input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data supplier,
data barang, data pembelian dan data retur pembelian. Sedangkan data output dari prosedur ini
mencakup laporan pembelian dan laporan retur pembelian.
Prosedur Penjualan, mencakup administrasi proses penjualan barang (baik secara tunai maupun
kredit) serta retur penjualan. Data input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data customer,
data barang, data penjualan dan data retur penjualan. Sedangkan data output dari prosedur ini
mencakup faktur penjualan, laporan penjualan dan laporan retur penjualan.
Prosedur Hutang, mencakup administrasi proses pelunasan hutang pembelian kepada pemasok. Data
input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data supplier, data pembelian, data retur
pembelian dan data pelunasan hutang. Sedangkan data output dari prosedur ini mencakup laporan
pelunasan hutang dan laporan sisa hutang.
Prosedur Piutang, mencakup administrasi proses pelunasan piutang penjualan dari pelanggan. Data
input yang diperlukan oleh prosedur ini mencakup data customer, data penjualan, data retur penjualan
dan data pelunasan piutang. Sedangkan data output dari prosedur ini mencakup laporan pelunasan
piutang dan laporan sisa piutang.
Prosedur Persediaan, mencakup proses perhitungan sisa stok pada gudang. Data input yang
diperlukan oleh prosedur ini mencakup data pembelian, data retur pembelian, data penjualan dan data
retur penjualan. Sedangkan data output dari prosedur ini mencakup laporan persediaan.
Perangkat lunak akan dirancang dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2008.
Database yang digunakan akan dirancang dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007.
Laporan akan dirancang dengan menggunakan aplikasi Crystal Report 10.
1.4.
ladasan teori
1.4.1. Pembelian
Sistem informasi dan akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal
dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri. (1)
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut:
Pembelian Tunai, yaitu pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat transaksi jual
beli.
2.
Pembelian Kredit, yaitu pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala
sesuai dengan kesepakatan pihak penjual dan pembeli.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem informasi dan akuntansi pembelian
adalah :
a.
Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder-point).
b.
Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
c.
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
d.
Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
e.
Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
f.
Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.(1)
1.
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi dan akuntansi pembelian adalah fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. (1)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fugnsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan
pemasok.
Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut,
fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4.2.
Retur Pembelian
Diwaktu melakukan transaksi pembelian barang, kadang-kadang barang yang dibeli itu tidak
sesuai dengan barang yang dipesan, atau mengalami kerusakan saat dalam perjalanan. Maka pihak
pembeli berhak mengembalikan barang yang rusak tersebut kepada penjual. Dalam hal ini apabila
pembelian barang yang dikembalikan itu dilakukan secara tunai, maka penjual akan mengembalikan
uangnya tunai kepada pembeli.
Sebaliknya bila pembelian dilakukan secara kredit, maka pembeli akan membuat nota debit
sebagai bukti pengurangan utangnya. Pengurangan utangnya itu dilakukan dengan cara mendebit akun
utang dagang dan mengkredit akun retur pembelian. Jadi setiap terjadi transaksi yang berhubungan
dengan pengembalian barang yang telah dibeli, akan dicatat dalam satu akun yaitu akun retur pembelian.
Bukti transaksi yang digunakan adalah nota debit. (http://www.e-dukasi.net/mol/mo_full.php?
moid=37danfname=akt201_13.htm)
4.3.
Penjualan
Penjualan merupakan elemen penting dalam sebuah perusahaan karena bagian inilah yang
langsung menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Kegiatan penjualan itu sendiri terdiri dari transaksi
penjualan, baik itu berupa barang ataupun jasa. Jadi penjualan adalah usaha yang dilakukan masyarakat
untuk menyampaikan barang kebutuhan yang telah dihasilkan kepada orang - orang yang memerlukannya
dengan imbalan berupa sejumlah uang sesuai dengan nilai barang tersebut.
Pengertian penjualan yang lebih luas terdapat beberapa definisi yang berhubungan dengan
penjualan yaitu :
1.
2.
Anggaran penjualan adalah suatu perkiraan yang layak tentang volume penjualan yang diharapkan.
Ramalan penjualan adalah hal meramalkan besarnya penjualan yang mungkin dapat dicapai pada
suatu jangka waktu tertentu.
3. Promosi penjualan adalah kegiatan-kegiatan pemasaran, selain personal selling, periklanan dan
publisitas yang mendorong customer untuk membeli. (2)
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa dikategorikan
sebagai berikut:
1.
Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli
jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. (1)
2.
Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang
atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya. (1)
3.
Penjualan Konsinyasi
Penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen
penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang-barang ini tetap berada di tangan
pemilik sampai barang-barang ini dijual oleh pihak agen penjual.
(Allan R.Drebin, 1999, 158)
4.
Penjualan Leasing (Sewa Beli)
Jasa sewa barang yang menetapkan syarat-syarat pilihan pengalihan hak atas barang kepada pemakai
oleh pemiliknya di akhir masa sewa. (3)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu
Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
Nama dan alamat pembeli.
Kuantitas produk yang dijual.
Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
Otoritas pejabat yang berwenang.(1)
4.4.
Retur Penjualan
Setelah transaksi penjualan dilakukan dimana barang yang telah dikirimkan kepada pembeli.
Maka dapat terjadi transaksi retur penjualan. Artinya sejumlah barang yang telah dijual/dikirimkan,
dikembalikan lagi oleh pihak pembeli dengan alasan tertentu. Misalnya karena rusak atau tidak sesuai
dengan pesanannya. Bagi pihak penjual pengembalian barang tersebut akan mengurangi piutang
(tagihannya), sehingga penjual harus menerbitkan nota kredit untuk mengurangi piutangnya dan
kemudian mencatatnya kedalam akun retur penjualan. (http://www.e-dukasi.net/mol/mo_full.php?
moid=37danfname=akt201_13.htm)
4.5.
Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas merupakan proses yang mengakibatkan berkurangnya saldo kas perusahaan
dimana pengeluaran kas berasal dari pembelian barang. (Zaki Baridwan, 2001, 121)
Banyak perusahaan tidak memproduksi sendiri semua barang dan jasa yang mreka gunakan
dalam aktivitas operasi. Sebaliknya, mereka membeli barang dan jasa dari bisnis lain. Biasanya, transaksi
ini dilakukan secara kredit dengan pembayaran kas dilakukan setelah barang dan jasa diberikan.
Akibatnya, transaksi ini menimbulkan utang dagang atau disebut juga utang dagang perdagangan.
Bagi banyak perusahaan, utang dagang merupakan salah satu cara yang murah untuk mendanai
pembelian persediaan karena biasanya utang dagang tidak dibebani dengan biaya bunga. Sebagai insentif
untuk meningkatkan penjualan, beberapa vendor menawarkan syarat kredit yang ringan yang
memungkinkan pembeli kembali menjual barang dagangan dan menerima kas sebelum membayar ke
pemasok awal.
Formulir-formulir yang dipergunakan sehubungan dengan pengeluaran kas yaitu:
1. Faktur pembelian.
2. Surat tagihan dari supplier.
3. Surat order pembelian.
4. Nota debet.
5. Bukti kas keluar.
4.6.
Penerimaan Kas
Penerimaan kas merupakan proses yang mengakibatkan bertambahnya saldo kas perusahaan
dimana penerimaan kas berasal dari berbagai macam sumber yang merupakan hak perusahaan. (Zaki
Baridwan, 2001, 121)
Ada sumber yang sering terjadi dan ada juga sumber yang jarang terjadi. Sumber penerimaan kas
perusahaan dapat berupa :
a. Hasil pelunasan piutang.
b. Hasil penjualan tunai.
c. Hasil penjualan aktiva tetap.
d. Penerimaan yang berasal dari pinjaman, baik dari bank maupun dari wesel.
e. Investasi pemilik.
Penerimaan yang paling sering dan jumlahnya besar adalah berasal dari penjualan baik berasal
dari penjualan tunai maupun penjualan kredit. Untuk itu penulis akan menguraikan prosedur penerimaan
kas dari penjualan tunai maupun penjualan kredit. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur
penerimaan kas adalah:
a. Bagian surat masuk.
b. Kasir.
c. Piutang.
d. Bagian pemeriksaan intern.
Formulir-formulir yang dipergunakan sehubungan dengan penerimaan kas antara lain :
1.
Data asli pendukung.
a. Alat bayar yang dipergunakan oleh langganan.
b. Nota pembayaran langganan atau amplop yang dipakai pada waktu mengirimkan alat bayar.
c. Voucher yang dibuat oleh kasir.
d. Catatan penjualan tunai.
e. Semua tanda bukti penagihan.
2. Data yang diringkaskan setiap hari.
a. Tanda penyetoran ke bank.
b. Daftar penerimaan kas harian
c. Ringkasan catatan cash register
d. Pita kertas pembukti (proof-tape)
3. Buku harian.
a. Buku harian penerimaan kas
b. Gabungan lembaran pembuktian dan buku harian penerimaan kas.
c. Jurnal voucher penerimaan kas.
4. Buku tambahan (buku piutang).
5. Buku besar:
a. Ringkasan penerimaan kas bulanan.
b. Perkiraan-perkiraan.
(Zaki Baridwan, 2001, 122)
4.7.
Sistem Informasi Hutang
Hutang merupakan kewajiban yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada kreditur dimana
dana tersebut digunakan perusahaan sebagai sumber pembelanjaan perusahaan dengan sistem
pembayaran yang sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Sistem informasi hutang merupakan
suatu sistem informasi yang mencatat, mengatur dan menghitung hutang suatu perusahaan beserta
pelunasannya kepada supplier.
Banyak perusahaan tidak memproduksi sendiri semua barang dan jasa yang mreka gunakan
dalam aktivitas operasi. Sebaliknya, mereka membeli barang dan jasa dari bisnis lain. Biasanya, transaksi
ini dilakukan secara kredit dengan pembayaran kas dilakukan setelah barang dan jasa diberikan.
Akibatnya, transaksi ini menimbulkan utang dagang atau disebut juga utang dagang perdagangan.
Bagi banyak perusahaan, utang dagang merupakan salah satu cara yang murah untuk mendanai
pembelian persediaan karena biasanya utang dagang tidak dibebani dengan biaya bunga. Sebagai insentif
untuk meningkatkan penjualan, beberapa vendor menawarkan syarat kredit yang ringan yang
memungkinkan pembeli kembali menjual barang dagangan dan menerima kas sebelum membayar ke
pemasok awal.
Beberapa manajer tergoda untuk menunda pembayaran ke pemasok selama mungkin untuk
memegang kas. Strategi ini tidak disarankan. Banyak perusahaan yang sukses mengembangkan hubungan
kerja yang positif dengan pemasok untuk memastikan mereka menerima barang dan jasa yang
berkualitas. Hubungan yang positif dapat dirusak dengan lambatnya pelunasan utang.
Selain itu, analis keuangan peduli sekali jika sebuah bisnis tidak dapat memenuhi kewajiban ke
pemasok kredit secara tepat waktu karena kelambatan seperti ini dapat menjadi indikasi bahwa
perusahaan mengalami kesulitan keuangan. Baik manajer maupun analis menggunakan rasio perputaran
utang dagang untuk mengevaluasi efektivitas pengelolaan utang dagang. Rasio peruputaran utang dagang
dapat dihitung dengan menggunakan rumusan berikut:
Rasio Perputaran Utang Dagang = Harga Pokok Penjualan / Rata-rata Utang Dagang(4)
4.8.
Sistem Informasi Piutang
Piutang adalah keringanan atau kelonggaran yang diberikan perusahaan kepada langganannya
pada saat melakukan penjualan, kelonggaran yang diberikan perusahaan biasanya dalam bentuk
pembayaran secara kredit atau suatu penjualan barang atau jasa yang telah dilakukan. Sistem informasi
piutang merupakan suatu sistem informasi yang mencatat, mengatur dan menghitung piutang suatu
perusahaan beserta pelunasannya dari customer.
Klasifikasi Piutang menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Pedoman Standard Akuntansi
Keuangan (PSAK) No.9 Paragraf 07e adalah sebagai berikut:
1.
2.
1.
2.
5.
5.1
Menurut Mas’ud Machfoedz, piutang adalah klaim terhadap pihak lain agar pihak lain tersebut
membayar sejumlah uang atau jasa dalam waktu paling lama satu tahun atau satu periode akuntansi,
jika periode akuntansi tersebut lebih lama dari satu tahun.
Menurut Efraim Ferdinan G, piutang adalah tuntutan kepada pihak lain untuk memperoleh uang,
barang atau jasa tertentu (aktiva) pada masa yang akan datang, sebagai akibat penyerahan barang atau
jasa yang dilakukan saat ini.
Piutang dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
Piutang usaha merupakan piutang akibat penjualan hasil bidang usaha utama perusahaan.
Piutang lain-lain adalah piutang yang tidak berasal dari hasil bidang usaha utama perusahaan, seperti:
a.
Piutang bunga
b.
Piutang dividen
c.
Uang muka pegawai
d.
Uang muka perusahaan cabang/anak(4)
Metode Perancangan
Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data atau keterangan yang diperlukan untuk menyelesaikan penelitian Tugas
Akhir ini, maka penulis melakukan pengambilan data melalui dua metode penelitian yaitu:
1. Metode Penelitian Lapangan (Field Research)
Penulis melakukan penelitian langsung pada objek penelitian yang bersangkutan dalam hal ini adalah
Jace Collection.
2. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penulis mengumpulkan informasi melalui buku-buku, maupun bahan referensi lainnya yang
berhubungan dengan Sistem Informasi dan Akuntansi.
Sedangkan, metodologi yang digunakan untuk melakukan perancangan sistem baru adalah
STRADIS (Structured Analysis, Design and Implementation of Information System). Tahapan-tahapan
pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
a. Studi awal.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan dengan cara melakukan tanya jawab
langsung dengan beberapa orang yang berperan aktif dalam bagian pembelian, penjualan,
pengeluaran dan penerimaan kas seperti kepala bagian pembelian, kepala bagian pemasaran
dan kepala bagian administrasi keuangan.
ii.
Mewawancarai direktur mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam sistem yang
sedang berjalan pada perusahaan, tujuan dan peluang usaha perusahaan.
iii.
Mendeskripsikan struktur organisasi perusahaan.
iv.
Mendokumentasikan hasil-hasil yang dikumpulkan.
b. Studi detail.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Menggambarkan FOD sistem berjalan.
ii.
Mengambil contoh faktur pembelian, faktur penjualan, surat tagihan, laporan penjualan,
laporan pembelian, laporan hutang dan laporan piutang.
iii.
Menganalisa dokumen keluaran dan masukan yang telah dikumpulkan.
c. Definisi dan rancangan solusi alternatif.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Merancang DFD Logika sistem usulan.
ii.
Merancang keluaran dan masukan dari sistem usulan.
iii.
Merancang Kamus Data
iv.
Merancang menu dari sistem usulan.
d. Rancangan fisik.
Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut:
i.
Melakukan proses normalisasi terhadap simpanan data yang akan dirancang menjadi tabel.
ii.
Merancang database yang meliputi rancangan tabel dan hubungan antar tabel.
iii.
Membuat coding dari sistem terkomputerisasi.
iv.
Melakukan pengujian terhadap sistem yang dihasilkan dan memperbaiki kesalahan yang
muncul.
5.2
Alur Kerja Sistem Berjalan
Saat ini, dalam melakukan semua transaksi bisnisnya, Jace Collection Medan masih
menggunakan aplikasi Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi yang dilakukannya. Proses
perhitungan jumlah stock di gudang serta proses pencatatan penjualan barang juga masih dilakukan secara
manual. Stock masuk dan keluar dari gudang dicatat dalam kartu stock. Apabila terjadi selisih antara
jumlah perhitungan dan jumlah riil di gudang, maka biasanya Bagian gudang hanya melakukan
penyesuaian di kartu stock dengan memberikan sedikit keterangan tambahan.
Sedangkan, untuk proses penjualan barang, stock yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat oleh
staf administrasi. Apabila jumlah barang di gudang tidak mencukupi, maka akan dilakukan pemesanan ke
Jace Collection. Pada saat pemesanan barang, pelanggan juga diinformasikan mengenai jangka waktu
pengiriman barang. Setelah barang diterima oleh pelanggan, maka akan diberitahukan mengenai tanggal
jatuh tempo dari faktur yang bersangkutan. Setelah faktur jatuh tempo, maka pelanggan diwajibkan untuk
melunasi faktur tersebut. Berbagai macam bukti yang digunakan dalam proses transaksi penjualan dan
pelunasan piutang ini mencakup faktur penjualan, surat tagihan dan bukti pelunasan piutang.
Untuk menganalisis sistem berjalan seperti penjabaran di atas, maka akan digunakan FOD (Flow
of Document). Gambar 5.1 berikut ini merupakan model diagram konteks dari sistem yang sedang
berjalan dengan menggunakan FOD.
Pemasok
Bagian Pembelian
Mulai
1
Order
Pembelian
1
Data Order
Penjualan
Membuat
Faktur
Penjualan
N
Laporan
Persediaan
2
Pelanggan
Data Order
Penjualan
Membuat
Laporan
Persediaan
Membuat
Order
Pembelian
Faktur
Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Order
Pembelian
1
2
Faktur
Penjualan
N
1
Faktur
Penjualan
Gudang
Membuat
bukti masuk
barang
Faktur
Pembelian
Mencatat
transaksi
penjualan
N
Mencatat
transaksi
pembelian
Membuat
Laporan
Penjualan
Membuat
Laporan
Pembelian
1
Faktur Penj 2
2
1
Laporan
Penjualan
2
N
Laporan
Pembelian
Pemasok
Bagian Kasir
Surat Tagihan
Hutang
Bukti Kas
Keluar
1
1
Surat Tagihan
Hutang
Laporan
Pembelian
Laporan
Penjualan
Membuat
Bukti Kas
Keluar
Mencatat
data hutang
Membuat
surat
tagihan
1
Bukti Pelunasan
Hutang
Bagian Hutang-Piutang
1
Membuat
laporan
hutang
2
Bukti Kas
Keluar
1
2
Surat
Tagihan
N
N
Laporan
Hutang
Pelanggan
1
Surat
Tagihan
Bukti Pelunasan
Hutang
2
Membuat laporan
piutang
Laporan
Piutang
Manajer
Laporan
Pembelian
Membuat bukti
pelunasan piutang
1
Bukti Pelunasan
Piutang
Bukti
Pembayaran
Laporan
Penjualan
1
Bukti Pelunasan
Piutang
Laporan
Persediaan
Laporan
Piutang
Laporan
Hutang
Selesai
Gambar 5.1 Flow of Document (FOD) dari Sistem Berjalan
Proses pembelian akan dimulai dengan mengirimkan data pemesanan barang kepada pemasok.
Sebagai balasannya, pemasok akan mengirimkan data pemasok dan data pembelian kepada sistem. Data
jenis barang baru yang dibeli dari pemasok tersebut akan disimpan ke tabel ‘Persediaan’. Sementara data
pemasok baru akan disimpan ke tabel ‘Pemasok’ dan data pembelian akan disimpan ke tabel ‘Pembelian’.
Apabila barang yang dibeli dari pemasok mengalami kerusakan, maka perusahaan akan mengembalikan
barang tersebut kepada pemasok dan akan mengirimkan data retur pembelian kepada pemasok. Dari
proses pembelian ini akan dikirimkan informasi pembelian barang ke proses hutang yang akan menambah
hutang perusahaan kepada pemasok yang bersangkutan. Untuk melunasi hutang, maka perusahaan akan
mengirimkan data pelunasan hutang kepada pemasok. Sebagai balasannya, pemasok akan mengirimkan
data sisa hutang kepada perusahaan.
Proses yang sama juga berlaku untuk proses penjualan dan pelunasan piutang. Proses penjualan
akan dimulai dengan adanya data pemesanan barang dari pelanggan yang akan ditindaklanjuti oleh staf
penjualan dengan mengirimkan data penjualan kepada pelanggan yang bersangkutan. Proses penjualan ini
akan menambah piutang dari pelanggan. Untuk melunasi piutangnya, maka pelanggan akan memberikan
data pelunasan piutang yang akan ditindaklanjuti oleh staf penjualan dengan membuat data sisa piutang.
Proses pembelian dan penjualan di atas akan mempengaruhi jumlah barang yang tersedia di
gudang. Proses pembelian akan menambah jumlah barang mentah yang tersedia di gudang sedangkan
proses penjualan akan menggunakan barang di gudang sehingga akan mengurangi jumlah barang di
gudang. Data ini diperlukan untuk melakukan pengontrolan jumlah barang di gudang..
Agar dapat memperoleh informasi mengenai semua proses transaksi yang terjadi, maka data
transaksi tersebut akan diolah dan dibuat menjadi bentuk laporan. Adapun laporan yang terdapat pada
sistem berjalan yaitu laporan pembelian, laporan penjualan, laporan retur pembelian, laporan retur
penjualan, laporan pelunasan hutang dan laporan pelunasan piutang.
5.3
Alur Kerja Sistem Usulan
Adapun bagan alir sistem usulan yang diusulkan kepada Jace Collection Medan dapat dilihat
pada gambar 5.2:
Start
Ada aksi
dari user
Ya
Klik menu
Customer
Ya
Input Data
Customer
Simpan Data
Customer
Ya
Input Data
Supplier
Simpan Data
Supplier
Ya
Input Data
Barang
Simpan Data
Barang
Input Data
Pembelian
Simpan Data
Pembelian
Tidak
Klik menu
Supplier
Tidak
Klik menu
Barang
Tidak
Klik menu
Pembelian
Ya
Tidak
Klik menu
Penjualan
Ya
Input Data
Penjualan
Simpan Data
Penjualan
Tidak
Klik menu
Hutang
Ya
Input Data
Hutang
Simpan Data
Hutang
Tidak
Klik menu
Piutang
Ya
Input Data
Piutang
Ya
Tampilkan laporan
yang diinginkan
Simpan Data
Piutang
Tidak
Klik menu
Laporan
Tidak
Tidak
Klik menu
Keluar
Ya
End
Gambar 5.2 Bagan Alir Sistem Usulan
Sesuai dengan gambar 5.2 diatas, prosedur kerja dari sistem usulan akan dimulai dari pengisian
data utama, yang mencakup data customer, supplier dan barang. Setelah itu, proses akan dilanjutkan
dengan pengisian data transaksi pembelian dan penjualan, yang dilanjutkan dengan pengisian data
pelunasan hutang dan piutang.
6.
Kesimpulan
Setelah menyelesaikan perancangan Sistem Informasi Hutang Piutang pada Jace Collection Medan,
penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1.
Sistem usulan ini mampu menghasilkan laporan pembelian
(per supplier, per produk), laporan penjualan (per customer, per produk) dan laporan persediaan
dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan manajer.
2.
Proses pengecekan data maupun pencarian data bisa
dilakukan dengan cepat dan mudah.
3.
Keunggulan program yaitu:
a.
b.
c.
d.
7.
Laporan dapat dihasilkan dalam waktu yang relatif singkat.
Sistem menyediakan laporan pembelian per supplier sehingga dapat memberikan
informasi mengenai total pembelian barang untuk setiap supplier.
Sistem menyediakan laporan penjualan per customer sehingga dapat memberikan
informasi mengenai total penjualan barang untuk setiap customer.
Sistem menyediakan laporan pembelian dan penjualan per produk sehingga dapat
memberikan informasi mengenai total pembelian dan penjualan untuk setiap barang.
Daftar Pustaka
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Penerbit Salemba Empat, Yogyakarta
Smith, J.M., dan K.F. Skousen., 2002, Akuntansi Intermediate, Edisi Ke-8, Erlangga, Jakarta.
Skousen, K.F, Stice E.K dan J.D Stice, 2004, Akuntansi Intermediate, Edisi 15, Buku 1, Penerbit
Salemba Empat
Libby, R., P.A. Libby dan D.G.Short, 2007, Akuntansi Keuangan, Edisi ke 5, Penerbit Andi, Yokyakarta