14 S istem Informasi Manajemen

  

PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

PENGERTIAN SISTEM Sistem :

  Sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan.

  Informasi :

  Salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan.

  Sistem Informasi :

  Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Kebutuhan informasi didasarkan pada :

   Kegiatan bisnis yang semakin kompleks  Kemampuan komputer yang semakin meningkat.

  Manajemen Informasi

  Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai pola yang sama, dimana tugas manajer pada Manajemen Informasi adalah sebagai berikut;  Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memproses menjadi informasi yang dapat digunakan  Menentukan orang dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen  Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi yang dapat digunakkan

  Kepentingan Manajemen Informasi

  Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh :

  1. Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen Hal ini disebabkan oleh karena :

  a) Pengaruh ekonomi internasional,

  b) Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat

  c) Kompleksitas teknologi yang meningkat

  d) Semakin sempitnya kerangka waktu bagi para manajer untuk mengambil keputusan e) Kendala-kendala sosial

  2. Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

  

Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah :

  1. Manusia

  2. Material

  3. Mesin termasuk fasilitas dan energi

  4. Keuangan

  5. Informasi termasuk data Peranan manajerian menurut Mintzberg adalah :

  1. Peran antar pribadi (Interpersonal roles)  Pemimpin (Leader) yang mampu menyediakan motivasi  Berpenampilan tinggi (Figure head), Melaksanakan tugas seremonial  Mampu berhubungan dengan orang lain (Laison

  2. Peran informasional (Informational roles)  Pemonitor (Monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada

   Menyampaikan informasi (Disseminator) Juru bicara (Spokesperson)

  

  3. Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles)  Wiraswasta (Enterpreneur) membuat perbaikan  Menangani gangguan (Disturbance Handler) dgn bereaksi terhadap kejadian tidak diduga  Pembagi sumber (Resource allocator)  Tawar – menawar (Negotiator)

  Keterampilan Manajemen

  Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar, yaitu :  Keahlian komunikasi. Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis  Keahlian pemecahan masalah. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

  Selain itu seorang manajer modern juga harus memiliki pemahaman terhadap komputer dan pemahaman cara menggunakan informasi dalam manajemen.

  

TINGKATAN MANAJER

   TOP MANAGER Disebut executive dan berada pada tingkat perencanaan strategis.

  (strategic Decision Making – Membuat keputusan strategis) MIDDLE MANAGER

  

  Kepala cabang, kepala divisi, dll, disebut tingkat manajemen pengawasan.

  (Tactical Decision Making – Membuat keputusan taktis)  LOWER MANAGER

  Supervisor, kepala bagian, dll, disebut tingkat pengawasan operasional.

  Operational Decision Making – Membuat keputusan operasional) Strategic Planning

  Management control Operational control

  Sistem : Sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan.

  Dalam sebuah sistem :

  1. Terdapat kelompok elemen, Sebuah sistem memiliki lebih dari satu elemen. Contoh : Batu cadas menjadi tembok

  2. Elemen terpadu Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis.

  Contoh : Sepeda

  3. Maksud bersama untuk mencapai tujuan

  Pemasaran Produksi keuangan Dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem dan bukan untuk masing elemen tersebut. Contoh : Pelayanan di suatu kantor

  Elemen Sistem :

  a) Sistem cloosed loop terdiri dari 3 elemen kontrol yaitu : elemen objektif, mekanisme kontrol dan feedback loop.

  I n p u t

O u t p u t T r a n s f o r m a s i

M e k a n i s m e

  P e n g e n d a l i a n T u j u a n

  b) Sistem open loop Dalam hal ini tidak ada cara dalam mengendalikan outputnya

  I n p u t t r a n s f o r m a s i I n p u t

  c) Sistem fisik Terdiri dari sumber fisik misalnya : sistem computer

  d) Sistem konseptual

  Output Menggunakkan sumber – sumber konsepsi / fisik, misalnya data dan informasi yang disimpan dalam komputer Data : Gambaran / fakta secara relatif belum berarti bagi penerimanya.

  Contoh : Jam kerja Informasi : Data yang telah diproses atau data yang memiliki arti Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

1. Sistem Informasi Akutansi / Fokus Data

  

M A N A J E M E N

_{d a t a d a t a}

P E R A N G K A T

_{d a t a}

L U N A K P E N G O L A H

D A T A

i n f o r m a s i _{i n f o r m a s i}

  

D A T A B A S E

_{i n f o r m a s i}

  I N P U T O U T P U T

M E N G U B A H

S U M B E R

  S U M B E R D A Y A D A Y A F I S I K

  F I S I K

  Karakteristik dari sebuah sistem informasi akutansi adalah:

  1. Melaksanakan tugas yang diperlukan

  2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar

  3. Menangani data yang rinci

  4. Terutama pada historis

  5. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

  2. Sistem Informasi Manajemen / Fokus Informasi Sistem Informasi Manajemen :

  Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

  Karakteristik dari SIM :

  1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS

  2. Mempunyai tujuan untuk mempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi

  3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output

  4. Memberikan gambaran terhadap attitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi

  Sistem Informasi Manajement menurut : Robet G Murdick & Joel E Ross

  Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Gordon B Davis

  Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

  Bagan Sistem Informasi Manajemen

  P e m e c a h M a s a l a h O r g a n i s a s i P e r a n g k a t

  L u n a k P e n u l i s L a p o r a n M o d e l

  M a t e m a t i k a D a t a b a s e

  S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n ^{d a t a d a t a d a t a I n f o r m a s i I n f o r m a s i} _{L i n g k u n g a n} ^{L i n g k u n g a n}

  Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut : Pemakai Penggunaan

  Petugas administrasi ^ Mengerjakan transaksi _ Mengolah data _ Menjawab pertanyaan

  Manajer tingkat bawah  Mendapatkan data operasi  Membantu perencanaan

   Mengetahui situasi yg tak terkendali  Mengambil kemputusan

  Staff ahli ^ Informasi untuk analisa _ Membantu dalam analisis _ Perencanaan dan pelaporan

  Manajemen  Laporan tetap  Permintaan informasi khusus  Analisis dan laporan khusus 

  Bantu dlm kenali persoalan dan peluang  Bantu dalam analisis pengambilan keputusan

  

3. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) /

Fokus Pada Pendukung Keputusan

  Teori yang mendasari DSS :  Herbert Simon

  Menggunakan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase pengambilan keputusan yang merefeksikan terhadap pemikisan DSS saat ini.  G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton

  Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon

  1. Intelegensi

  2. Desain

  3. Peninjauan kembali Proses pengujian menguji kelayakan pemecahan tersebut.

  P e n y e l i d i k a n K em ba li

4 Otomatisasi Kantor / Fokus Pada Komunikasi

  Tujuan utama dari penggunaan otomatisasi kantor:

  1. Menaikkan produktivitas tugas sekertaris di karyawan administrasi

  2. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke luar (Outgoing Correspondence)

  3. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke dalam (Ingoing Correspondece)

  4. Media dalam pemecahan masalah

  5. Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik

5 Sistem Pakar (Expert System) / Fokus Konsultasi

  Merupakan aktivitas penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan menampilkan tingkah laku yang dianggap intelegent. Komponen :  User interface  Knowledge Base  Inference engine  Development Engine

  Dipakai untuk menciptakan expert system

  E x p e r t a n d S y s t e m A n a l y s t _{p r o m p t a n d f e e d b a c k} D e v e l o p m e n t E n g i n e K n o w l e d g e _{P r o b l e m D o m a i n} B a s e

  I n f e r e n c e _{S y s t e m E x p e r t} E n g i n e U s e r _{i n f o r m a t i o n I n s t r u c t i o n a n d} I n t e r f a c e _{E x p l a n a t i o n S o l u t i o n a n d} U s e r

  Rantai Komunikasi Tradisional Menghubungkan pemakai, spesialis informasi dan komputer.

  Pemakai Operator Komputer Pengelola

  Spesialis Analisis database jaringan Sistem

  Prog- rammer Rantai komunikasi End-User Computing

  Spesialis Informasi Pemakai

  Komputer Spesialis Informasi:

  

  Analis sistem bekerjasama dengan pemakai mengembangkan system baru dan memperbaiki system yang sekarang ada.

  

  Pengelola Database bekerjasama dengan pemakai dan analis

  system menciptakan database berisi data yg diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai

  Database adalah suatu kumpulan data komputer yang

  terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.

  

  Spesialis jaringan bekerjasama dengan analisis system dan

  pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

  

  Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis

  system untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.  Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini.

  Siklus Kehidupan Sistem (System Life Cycle)

   Perencanaan : manajer mendefinisikan masalah 

  Analisis : manajer mengatur penelitian sistem 

  Rancangan : manajer mengatur perancangan sistem  Penerapan : manajer mengatur penerapan sistem  Penggunaan : manajer mengatur persiapan sistem