Perancangan Sistem dan Prosedur (Studi Kasus : Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha).

ABSTRAK

Kejelasan sistem dan prosedur dalam suatu organisasi merupakan suatu hal yang mutlak dipenuhi. Hal ini perlu diperhatikan agar tidak terjadi kekacauan pelaksanaan pekerjaan dalam organisasi tersebut. Proses operasional dari Jurusan Teknik Industri telah lama berlangsung. Namun sampai saat ini belum ada suatu standar pengerjaan prosedur baku dan tertulis yang berlaku. Akibatnya terjadi ketidakseragaman pengerjaan prosedur oleh para Staf Tata Usaha, serta spesialisasi pekerjaan antar Staf Tata Usaha. Ketiadaan prosedur baku dan tertulis ini tentunya akan mengurangi penilaian Jurusan Teknik Indutri dalam proses akreditasi. Oleh karena itu, penelitian ini diharapkan dapat menyusun sistem dan prosedur di Jurusan Teknik Industri yang baku dan tertulis.

Penelitian ini mula-mula dilakukan dengan pengumpulan data sekunder yang ada, yaitu daftar prosedur yang ada di Jurusan Teknik Industri, diagram alir dari pelaksanaan prosedur di Jurusan Teknik Sipil, daftar pekerjaan Staf Tata Usaha Jurusan Teknik Industri, dan Tugas Akhir yang telah dibuat sebelumnya mengenai penyusunan job description dan perancangan perangkat penilaian kinerja dengan metode AHP, serta usulan pendokumentasian prosedur dan formulir dengan standar ISO 9001:2000. Data-data sekunder ini seluruhnya didapat dari Jurusan Teknik Industri.

Setelah data-data tersebut terkumpul, dilakukan analisis data sekunder mengenai customer dari Tata Usaha Teknik Industri serta fungsi Tata Usaha Teknik Industri. Kemudian, dilakukan pengumpulan data primer, yaitu prosedur yang berlaku di Jurusan Teknik Industri dan input-output dari setiap prosedur yang berlaku di Jurusan Teknik Industri. Data-data ini diperoleh dengan melakukan wawancara terhadap seluruh Staf Tata Usaha Jurusan Teknik Industri. Berdasarkan data prosedur yang ada, dibuat usulan prosedur yang lebih baik. Setelah itu dilakukan analisis hasil usulan dengan prosedur yang telah ada sebelumnya dengan menggunakan metode analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini didapat gambaran kelebihan dan kekurangan usulan prosedur yang diajukan dibandingkan dengan prosedur awal yang telah diterapkan.

Dari penelitian ini, dibuat usulan perbaikan untuk beberapa prosedur yang telah ada. Usulan dilakukan untuk Tata Usaha bagian Akademik, Tata Usaha bagian Arsip dan surat dan Tata Usaha bagian Keuangan. Pembuatan usulan ini dilakukan berdasarkan penambahan control, efisiensi pengerjaan prosedur dengan pengurangan jalur prosedur, penggantian pihak yang mengerjakan prosedur Pengunduran Diri Mahasiswa, usulan pengelompokkan fungsi jurusan, dan usulan perbaikan dokumen. Setelah itu dilakukan analisis mengenai prosedur yang ada di Tata Usaha dan dilakukan juga plot waktu kerja yang dilakukan setiap staf Tata Usaha untuk melihat penggunaan waktu kerja untuk melakukan setiap pekerjaan serta usulan perbaikannya. Usulan perbaikan plot waktu ini dilakukan dengan mendistribusikan waktu pekerjaan yang berlebihan ke plot waktu yang masih kosong, untuk menghindari jam lembur dan penumpukan pekerjaan.

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMAKASIH ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR GAMBAR ... xix

DAFTAR LAMPIRAN ... xx BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1-1 1.2 Identifikasi Masalah ... 1-2 1.3 Pembatasan Masalah ... 1-2 1.4 Perumusan Masalah ... 1-2 1.5 Tujuan Penelitian ... 1-3 1.6 Sistematika Penulisan ... 1-3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Sistem dan Prosedur ... 2.1 2.2 Konsep Informasi ... 2-4 2.2.1 Siklus Informasi ... 2-4 2.2.2 Kualitas Informasi ... 2-5 2.2.3 Nilai Informasi ... 2-6 2.3 Proses Pengembangan Sistem ... 2-6 2.3.1 Perlunya Pengembangan Sistem ... 2-6 2.3.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle, SDLC) ... 2-11 2.4 Teknik Pengumpulan Data ... 2-14 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Diagram Alir ... 3-1 3.2 Keterangan Diagram Alir ... 3-2 BAB 4 PENGUMPULAN DATA

4.1.1 Sejarah Singkat Jurusan Teknik Industri... 4-1 4.1.2 Visi dan Misi Jurusan Teknik Industri ... 4-2 4.1.3 Karyawan Jurusan Teknik Industri ... 4-2 4.1.4 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Industri ... 4-3 4.2Hasil Wawancara ... 4-4 4.3Prosedur yang Ada di Jurusan Teknik Industri ... 4-6 4.4Penjelasan Prosedur yang Ada di Tata Usaha Jurusan

Teknik Industri ... 4-9 4.4.1 Prosedur Bersama ... 4-9

4.4.1.1Perwalian Reguler ... 4-9 4.4.1.2Seminar Proposal ... 4-10 4.4.1.3Seminar Prasidang ... 4-12 4.4.1.4Ujian Sidang Tugas Akhir (USTA) ... 4-13 4.4.1.5Perhitungan Absensi... 4-15 4.4.2 Prosedur Kepala Tata Usaha ... 4-17 4.4.2.1Pengajuan Pembelian Inventaris Jurusan ... 4-17 4.4.2.2Nilai Kerja Praktek ... 4-18 4.4.2.3Nilai (UAS, UTS, KAT) ... 4-18 4.4.2.4Izin dan Cuti Pegawai TAT dan TKT ... 4-19 4.4.3Prosedur Staf Tata Usaha 1 ... 4-19 4.4.3.1Pertanggungjawaban Dana / Kas Kecil ... 4-19 4.4.3.2Pembuatan Surat Keterangan Tugas Akhir (SKTA) ... 4-21 4.4.3.3Pengunduran Diri Mahasiswa ... 4-22 4.4.3.4Pembuatan Surat Keterangan Tugas Akhir ... 4-23 4.4.3.5Pembuatan Surat Keterangan Kerja Praktek ... 4-23 4.4.3.6Pembuatan Surat Keterangan ... 4-24 4.4.3.7Peminatan Semester Pendek / Kelas Malam ... 4-24 4.4.3.8DKBS Hilang ... 4-25 4.4.3.9Ujian UTS / UAS ... 4-26 4.4.3.10 Ujian Susulan ... 4-27 4.4.3.11 Ujian Khusus ... 4-29

4.4.3.12 Perubahan Kartu Rencana Studi (PKRS) ... 4-30 4.4.3.13 Pasca Sidang (Akhir Masa Studi) ... 4-31 4.4.4 Prosedur Staf Tata Usaha 2 ... 4-32 4.4.4.1 Ijin Dosen ... 4-32 4.4.4.2 Pembuatan Surat Keterangan Tugas Akhir (SKTA) ... 4-32 4.4.4.3 Pengajuan Dana Seminar / Lokakarya / Workshop ... 4-33 4.4.4.4 Pengajuan Pembelian Inventaris Laboratorium ... 4-34 4.4.4.5 Pengajuan Dana Operasional Laboratorium ... 4-36 4.4.4.6 Surat Keterangan (SK) Mengajar Dosen dan Asisten ... 4-37 4.4.4.7 Surat Masuk ... 4-38 4.4.4.8 Surat Keluar ... 4-38 4.4.4.9 Laporan Pertanggungjawaban Dana

(Inventaris, Operasional, USTA, Lokakarya) ... 4-39 4.4.4.10 Pengunduran Diri Dosen ... 4-41 4.4.4.11 Pembuatan SK Dosen, Kepala Laboratorium,

Koodinator TA, Asisten Lab, Koordinator KP,

Dosen Luar Biasa ... 4-41 4.4.4.12 Pembuatan Kartu Parkir dan Nomor induk

Kepegawaian (NIK) ... 4-43 4.4.4.13 Pengajuan Dana Konsumsi Asisten Laboratorium ... 4-44

4.4.4.14 Pengajuan Honor Pembimbing Tugas Akhir ... 4-45 4.4.4.15 Pengajuan Kenaikan Golongan TAT dan Pengajuan

Cuti Besar ... 4-45 4.4.5 Prosedur Staf Tata Usaha 3 ... 4-47 4.4.5.1 Honor Dosen Tetap ... 4-47 4.4.5.2 Honor Dosen Luar Biasa ... 4-48 4.4.5.3 Honor Asisten Laboratorium ... 4-49 4.4.5.4 Honor Dosen Kelas Malam ... 4-50 4.4.5.5 Honor Lembur TAT dan TKT ... 4-51 4.4.5.6 Honor Mengawas Ujian UTS dan UAS

4.4.5.7 Honor Vakasi ... 4-54 4.4.5.8 Honor Kerja Praktek ... 4-55 4.4.5.9 Honor Kepala Laboratorium ... 4-55 4.4.5.10Honor Seminar Proposal ... 4-56 4.4.5.11Rekap Honor ... 4-57 4.4.5.12Pengajuan ATK ... 4-58 4.4.5.13Penjadwalan Mengawas Ujian ... 4-58 4.4.5.14Program Dikti ... 4-59 4.4.6Prosedur Tata Usaha Laboratorium Teknik Industri ... 4-59 4.4.6.1 Absen Praktikan ... 4-59 4.4.6.2 Pengumuman

(Gugur, briefing, kegiatan Praktikum, nilai akhir) ... 4-60 4.4.6.3 Pengecekan Inventaris ... 4-60 4.4.6.4 Surat Masuk ... 4-61 4.4.6.5 Surat Keluar ... 4-61 4.4.6.6 Fotokopi ... 4-62 4.4.6.7 Peminjaman Alat ... 4-62 4.4.6.8 Pengembalian Alat ... 4-63 4.4.6.9 Pengajuan Honor Asisten ... 4-63 4.4.6.10Pengajuan ATK ... 4-63 4.5Plot Waktu ... 4-64 BAB 5 USULAN DAN ANALISIS

5.1Analisis Data Awal ... 5-1 5.1.1 Analisis Customer Tata Usaha Jurusan Teknik Industri ... 5-1 5.1.2 Analisis Fungsi Tata Usaha Jurusan Teknik Industri ... 5-17 5.2Analisis PIECES Daigram Prosedur Saat Ini ... 5-25 5.3Usulan dan Analisis Diagram Prosedur ... 5-28 5.3.1 Usulan Diagram Prosedur ... 5-28 5.3.1.1 Staf Tata Usaha 1 ... 5-28 5.3.1.1.1 Pertanggungjawaban Dana/Kas Kecil ... 5-28 5.3.1.1.2 Pembuatan Surat Keterangan untuk

Tugas Akhir ... 5-30 5.3.1.1.3 Pembuatan Surat Keterangan untuk

Kerja Praktek ... 5-31 5.3.1.1.4 Pembuatan Surat Keterangan ... 5-32

5.3.1.1.5 Ujian Susulan ... 5-33 5.3.1.1.6 Ujian Khusus ... 5-35 5.3.1.1.7 Perwalian Reguler ... 5-37 5.3.1.1.8 Perubahan Dokumen Kontrak Beban Studi ... 5-38 5.3.1.2 Staf Tata Usaha 2 ... 5-39 5.3.1.2.1 Izin Dosen ... 5-39 5.3.1.2.2 Pengajuan Dana Seminar/Lokakarya

/Workshop ... 5-41 5.3.1.2.3 Pengajuan Pembelian Inventaris

Laboratorium ... 5-43 5.3.1.2.4 Pengajuan Dana Operasional Laboratorium .. 5-46

5.3.1.2.5 Pengajuan Surat Keterangan (SK) Mengajar

Dosen dan Asisten ... 5-48 5.3.1.2.6 Surat Masuk ... 5-49

5.3.1.2.7 Surat Keluar ... 5-50 5.3.1.2.8 Laporan Pertanggungjawaban Dana ... 5-51 5.3.1.2.9 Pengunduran Diri Dosen ... 5-53 5.3.1.2.10 Pembuatan SK Dosen, Kepala Laboratorium,

Koordinator TA, dll ... 5-55 5.3.1.2.11 Pembuatan Kartu Parkir dan Nomor Induk

Kepegawaian (NIK) Asisten dan Dosen

Luar Biasa ... 5-57 5.3.1.2.12 Pengajuan Dana Konsumsi Asisten

Laboratorium ... 5-60 5.3.1.2.13 Pengajuan Honor Tugas Akhir ... 5-62

5.3.1.2.14 Pengajuan Kenaikan Golongan TAT dan

5.3.1.2.15 Pengunduran Diri Mahasiswa ... 5-65 5.3.1.3 Staf Tata Usaha 3 ... 5-67 5.3.1.3.1 Honor ... 5-67 5.3.2 Analisis Diagram Prosedur dengan Metode PIECES ... 5-68 5.3.2.1 Staf Tata Usaha 1 ... 5-68 5.3.2.1.1 Pertanggungjawaban Dana/Kas Kecil ... 5-68 5.3.2.1.2 Prosedur Pembuatan Surat Keterangan untuk

Tugas Akhir ... 5-70 5.3.2.1.3 Prosedur Pembuatan Surat Keterangan untuk

Kerja Praktek ... 5-71 5.3.2.1.4 Prosedur Pembuatan Surat Keterangan ... 5-72

5.3.2.1.5 Prosedur Ujian Susulan ... 5-73 5.3.2.1.6 Prosedur Ujian Khusus ... 5-74 5.3.2.1.7 Prosedur Perwalian Reguler ... 5-76 5.3.2.1.8 Perubahan Dokumen Kontrak Beban Studi ... 5-77 5.3.2.2 Staf Tata Usaha 2 ... 5-78 5.3.2.2.1 Prosedur Izin Dosen ... 5-78 5.3.2.2.2 Prosedur Pengajuan Dana Seminar/Lokakarya

/Workshop ... 5-79 5.3.2.2.3 Prosedur Pengajuan Pembelian Inventaris

Laboratorium ... 5-80 5.3.2.2.4 Pengajuan Dana Operasional Laboratorium .. 5-81

5.3.2.2.5 Prosedur Pengajuan Surat Keterangan (SK) Mengajar Dosen dan Asisten ... 5-82 5.3.2.2.6 Prosedur Pengunduran Diri Mahasiswa ... 5-84 5.3.2.2.7 Analisis Gabungan ... 5-85 5.3.2.3 Staf Tata Usaha 3 ... 5-87 5.3.2.3.1 Honor ... 5-87 5.4Analisis dan Usulan Dokumen dengan Melihat Kelengkapan

Isi Dokumen dan Kegunaan Isi Dokumen ... 5-92 5.5Usulan dan Analisis Plot Waktu ... 5-102

5.5.1 Usulan Plot Waktu ... 5-102 5.5.2 Analisis Usulan Plot Waktu ... 5-106 5.6Pembagian Pekerjaan Staf Tata Usaha Menurut Fungsinya ... 5-107 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan ... 6-1 6.2 Saran ... 6-2 DAFTAR PUSTAKA ... xxi LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

3.1 Kisi-kisi Wawancara Kepada Kepala Tata Usaha 3 - 5 3.2 Kisi-kisi Wawancara Kepada Staf Tata Usaha

Jurusan 3 - 6

3.3 Kisi-kisi Wawancara Kepada Staf Tata Usaha

Jurusan 3 - 6

3.4 Kisi-kisi Wawancara Kepada Staf Tata Usaha

Laboratorium 3 - 6

4.1 Hasil Wawancara 4 - 4

4.2 Prosedur Tata Usaha Jurusan yang Ada Saat Ini 4 - 7 4.3 Prosedur Tata Usaha Laboratorium yang Ada

Saat Ini 4 - 9

4.4 Tabel Plot Waktu Kepala Tata Usaha 4 - 64 4.5 Tabel Plot Waktu Staf Tata Usaha 1 4 - 66 4.6 Tabel Plot Waktu Staf Tata Usaha 2 4 - 68 4.7 Tabel Plot Waktu Staf Tata Usaha 3 4 - 70 4.8 Tabel Plot Waktu Tata Usaha Laboratorium 4 – 72

4.9 Persentase Jam Kerja Efektif 4 - 74

5.1 Keterkaitan Tata Usaha dengan Fakultas 5 - 2 5.2 Keterkaitan Tata Usaha dengan Ketua Jurusan 5 - 4 5.3 Keterkaitan Tata Usaha dengan Sekretaris Jurusan 5 - 6 5.4 Keterkaitan Tata Usaha dengan Mahasiswa 5 - 8 5.5 Keterkaitan Tata Usaha dengan Staf

Tenaga Administrasi Tetap 5 - 10

5.6 Keterkaitan Tata Usaha dengan Staf

Kerumahtanggaan 5 - 10

dan Pengolahan Nilai 5 - 11 5.8 Keterkaitan Tata Usaha dengan Dosen 5 - 12 5.9 Keterkaitan Tata Usaha dengan Dosen Wali 5 - 12 5.10 Keterkaitan Tata Usaha dengan Dosen Pembimbing 5 - 13 5.11 Keterkaitan Tata Usaha dengan Peminjam Alat 5 - 13 5.12 Keterkaitan Tata Usaha dengan Jurusan 5 - 14 5.13 Keterkaitan Tata Usaha dengan Universitas 5 - 14 5.14 Keterkaitan Tata Usaha dengan Laboratorium 5 - 14 5.15 Keterkaitan Tata Usaha dengan Ketua Sidang 5 - 14 5.16 Keterkaitan Tata Usaha dengan Ketua KBK 5 - 15 5.17 Keterkaitan Tata Usaha dengan Asisten 5 - 15 5.18 Keterkaitan Tata Usaha dengan Keuangan 5 - 15 5.19 Keterkaitan Tata Usaha dengan Perlengkapan 5 - 15 5.20 Keterkaitan Tata Usaha dengan Koordinator Ujian 5 - 15 5.21 Keterkaitan Tata Usaha dengan Pengawas Ujian 5 - 16 5.22 Keterkaitan Tata Usaha dengan Biro

Sumber Daya Manusia 5 - 16

5.23 Keterkaitan Tata Usaha dengan Peminat Pengawas 5 - 16 5.24 Keterkaitan Tata Usaha dengan Dosen

Luar Biasa Khusus 5 - 16

5.25 Keterkaitan Tata Usaha dengan BAU 5 - 16 5.26 Keterkaitan Tata Usaha dengan Operator Telepon 5 - 17 5.27 Keterkaitan Tata Usaha dengan Pemberi Surat 5 - 17 5.28 Keterkaitan Tata Usaha dengan Pengirim Surat 5 - 17 5.29 Analisis PIECES Diagram Prosedur Saat Ini 5 - 25 5.30 Perbandingan Prosedur Saat Ini dengan

Prosedur Usulan 5 – 89

5.31 Analisis Dokumen Kegiatan Bersama 5 – 92

5.32 Analisis Dokumen Kepala Tata Usaha 5 – 94 5.33 Analisis Dokumen Staf Tata Usaha 1 5 – 95

5.34 Analisis Dokumen Staf Tata Usaha 2 5 – 96 5.35 Analisis Dokumen Staf Tata Usaha 3 5 – 98 5.36 Analisis Dokumen Tata Usaha Laboratorium 5 – 100 5.37 Tabel Plot Waktu Usulan Tata Usaha 1 5 - 102 5.38 Tabel Plot Waktu Usulan Tata Usaha 3 5 - 104

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

2.1 Gambar Siklus Informasi (Information Cycle) 2 - 5

2.2 Gambar Pilar Kualitas Informasi 2 - 5

3.1 Diagram Alir 3 - 1

4.1 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Industri 4 – 3

4.2 Plot Waktu Kepala Tata Usaha 4 - 65

4.3 Plot Waktu Staf Tata Usaha 1 4 - 67

4.4 Plot Waktu Staf Tata Usaha 2 4 - 69

4.5 Plot Waktu Staf Tata Usaha 3 4 - 71

4.6 Plot Waktu Tata Usaha Laboratorium 4 - 73

5.1 Fungsi-prosedur Tata Usaha Jurusan Teknik Industri 5 – 20 5.2 Plot Waktu Staf Tata Usaha 1 Usulan 5 -103 5.3 Plot Waktu Staf Tata Usaha 3 Usulan 5 -105

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul Halaman

1 Prosedur Tata Usaha Jurusan Teknik Industri

Saat Ini L.1-1

2 Usulan Prosedur Tata Usaha Jurusan Teknik

Industri L.2-1

 

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Di dalam suatu organisasi tidak dapat dipungkiri akan adanya berbagai sistem yang terlibat serta berbagai macam prosedur yang berlaku di dalam organisasi tersebut. Setiap sistem ini tentunya terdiri dari berbagai pihak yang saling berhubungan dan nantinya akan mempengaruhi kinerja dari organisassi tersebut secara langsung. Berbagai prosedur pun akan berlaku di dalam perjalanan suatu organisasi. Setiap prosedur ini akan menjadi suatu panduan dari setiap proses yang dijalankan untuk aktivitas organisasi itu.

Kejelasan sistem dan prosedur yang terdapat dalam suatu organisasi tentulah merupakan suatu hal yang harus dipenuhi. Di berbagai organisasi, kejelasan sistem dan prosedur perlu diperhatikan agar tidak terjadinya kekacauan di dalam organisasi. Ketidakjelasan suatu sistem dan prosedur ini secara langsung akan menghambat proses operasional dalam organisasi tersebut, serta menurunkan kualitas pelayanan yang dapat diberikan oleh organisasi tersebut.

Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha merupakan suatu organisasi yang juga memiliki berbagai sistem dan prosedur yang saling berkaitan. Proses operasional dari Jurusan Teknik Industri telah lama berlangsung, namun sampai saat ini belum ada pegangan yang tertulis mengenai prosedur yang berlangsung. Akibatnya, terjadi ketidakseragaman pengerjaan prosedur oleh para Staf Tata Usaha. Terjadi pula pengkhususan pekerjaan (spesialisasi) antar Staf Tata Usaha, tentunya akan menyebabkan tertundanya proses pelayanan dari Tata Usaha Jurusan Teknik Industri ketika Staf Tata Usaha yang bersangkutan tidak hadir.

Selain itu, perlunya peningkatan kualitas akreditasi yang telah diperoleh Jurusan Teknik Industri saat ini, tentunya akan berdampak pada pemenuhan standar-standar penilaian akreditasi yang ada. Salah satunya yaitu

BAB 1 PENDAHULUAN 1-2

terdapatnya suatu standar pengerjaan prosedur baku tertulis yang berlaku pada Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha.

Dalam mengatasi permasalahan tersebut, penelitian ini diharapkan dapat menyusun sistem dan prosedur di Jurusan Teknik Industri yang baku dan tertulis agar nantinya dapat memberikan nilai tambah bagi Jurusan Teknik Industri dalam penilaian akreditasi mendatang.

1.2 Identifikasi Masalah

Beberapa masalah yang mungkin menyebabkan kurang optimalnya kualitas kegiatan operasional di Jurusan Teknik Indurtri antara lain :

1. Kurangnya sosialisasi prosedur kepada setiap Staf Tata Usaha; 2. Jalur operasional yang terlalu panjang;

3. Tidak adanya prosedur baku yang tertulis yang diterapkan;

4. Beban kerja yang tidak seimbang antar masing-masing Staf Tata Usaha.

1.3 Pembatasan Masalah

Pada penelitian ini, perlu dibatasi ruang lingkup yang akan dibahas agar tidak menyimpang dari tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir ini. Permasalahan yang dibatasi adalah :

1. Ruang lingkup penelitian hanya sampai Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha;

2. Penelitian hanya sebatas prosedur/jalur operasional yang dilakukan oleh Staf Tata Usaha Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha.

1.4 Perumusan Masalah

Terdapat beberapa permasalahan yang dapat dirumuskan dari penelitian di Jurusan Teknik Industri yaitu:

1. Bagaimana prosedur yang telah ada pada Jurusan Teknik Industri saat ini? 2. Bagaimana usulan rancangan sistem dan prosedur di Jurusan Teknik

BAB 1 PENDAHULUAN 1-3

3. Bagaimana beban kerja masing-masing Staf Tata Usaha di Jurusan Teknik Industri?

4. Bagaimana sebaiknya pendokumentasian prosedur yang ada di Jurusan Teknik Industri?

1.5 Tujuan Penelitian

Tujuan yang diharapkan dari dilakukannya penelitian ini yaitu: 1. Mengetahui prosedur yang ada pada Jurusan Teknik Industri saat ini; 2. Mengusulkan rancangan sistem dan prosedur di Jurusan Teknik Industri

Universitas Kristen Maranatha;

3. Mengetahui beban kerja masing-masing Staf Tata Usaha di Jurusan Teknik Industri melalui plot waktu pengerjaan tugas masing-masing Staf Tata Usaha;

4. Membuat pendokumentasian prosedur yang ada di Jurusan Teknik Industri.

1.6 Sistematika Penulisan

Langkah-langkah yang ditempuh untuk menyusun laporan tugas akhir ini agar sistematis yaitu:

• BAB 1 PENDAHULUAN

Bab pendahuluan ini terdiri dari latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian yang, serta sistematika penulisan yang berisi urutan penjelasan dan isi dari setiap bagian penelitian.

• BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini berisi landasan teori tentang teori-teori yang mendukung dan mendasari dilakukannya penelitian ini.

• BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi flow-chart yang menjelaskan langkah-langkah penelitian dan aliran dari proses penelitian ini berlangsung.

BAB 1 PENDAHULUAN 1-4

• BAB 4 PENGUMPULAN DATA

Pada bab ini berisi pengumpulan data sekunder dan data primer dari Jurusan Teknik Industri.

• BAB 5 PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS

Bab ini berisi pengolahan data yang telah dikumpulkan dan analisis yang dilakukan terhadap prosedur yang ada dengan menggunakan metode PIECES, pembuatan usulan prosedur baru yang lebih baik, analisis dokumen dengan melihat dari kualitas informasi.

• BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan saran bagi Jurusan Teknik Industri.

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Prosedur administrasi yang ada di Jurusan Teknik Industri saat ini berjumlah 61 prosedur. Prosedur tersebut meliputi prosedur yang dikerjakan bersama-sama, Kepala Tata Usaha, Tata Usaha bagian Akademik, Tata Usaha bagian Arsip dan Surat, Tata Usaha bagian Keuangan dan Tata Usaha Laboratorium.

Prosedur yang diusulkan adalah :

• Prosedur Honor Dosen Tetap

• Prosedur Honor Dosen Luar Biasa

• Honor Asisten Laboratorium

• Honor Dosen Kelas Malam

• Honor Lembur TAT dan TKT

• Honor Kepala Lab

• Honor Mengawas Ujian UTS dan UAS (Reguler dan Kelas Malam)

• Honor Vakasi

• Honor Seminar Proposal

• Honor Penguji Sidang

• Honor Ujian Susulan

• Honor Kerja Praktek

• Honor Ujian Khusus

• Honor Mengawas Ujian UTS dan UAS Semester Pendek

• Rekap Honor

• Surat Masuk

• Surat Keluar

• Pengajuan Dana Operasional Laboratorium

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6-2

• Pembuatan SK Dosen, Kepala Laboratorium, Koordinator TA, dll

• Pembuatan Kartu Parkir dan Nomor Induk Kepegawaian (NIK)

• Pengajuan Dana Konsumsi Asisten Laboratorium

• Pengajuan Honor TA

• Pengajuan Pembelian Inventaris Laboratorium

• Prosedur Pertanggungjawaban Dana

• Pengunduran Diri Mahasiswa

• Izin Dosen

• Pengajuan Dana Seminar / Lokakarya / Workshop

• Pengunduran Diri Dosen

• Pengajuan Kenaikan Golongan TAT dan Pengajuan Cuti Besar

• Pertanggungjawaban Dana / Kas Kecil

• Pembuatan Surat Keterangan Untuk Tugas Akhir

• Pembuatan Surat Keterangan Untuk Kerja Praktek

• Pembuatan Surat Keterangan

• Ujian Susulan

• Ujian Khusus

• Perwalian Reguler

• Perubahan Kartu Rencana Studi (PKRS)

• Pengunduran Diri Mahasiswa

Beban kerja setiap bagian di Jurusan teknik industri cukup merata, namun untuk Tata Usaha bagian Akademik dan Tata Usaha bagian Keuangan diusulkan pendistribusian waktu pengerjaan.

6.2 Saran

Saran yang dapat diberikan bagi Tata Usaha Jurusan Teknik Industri adalah :

• Penambahan seorang Bagian TKT sebagai operator mesin fotocopy.

• Diadakan evaluasi pekerjaan Bagian Tata Usaha secara periodik agar setiap permasalahan yang muncul dapat segera dicarikan jalan keluar.

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6-3

• Penerapan usulan prosedur agar pekerjaan Tata Usaha dapat lebih baik dan efektif.

• Pemahaman dan Penggunaan Buku Petunjuk Pelaksanaan Prosedur agar pelaksanaan pekerjaan dapat lebih baik dan terstruktur.

Saran untuk penelitian selanjutnya adalah :

• Untuk analisis PIECES pada prosedur yang berlaku di Jurusan Teknik Industri saat ini dapat dilakukan penelitian lebih lanjut dengan wawancara langsung kepada customer atau dengan menggunkan kuesioner.

• Untuk pembagian bobot kerja sebaiknya diteliti lebih lanjut.

• Untuk Prosedur Tata Usaha Laboratorium sebaiknya diteliti lebih mendalam.

DAFTAR PUSTAKA

1. Baridwan, Zaki; “Sistem Informasi Akuntansi”, BPFE-Yogyakarta, Yogyakarta, 2000.

2. Dennis, Alan, dkk; “Systems Analysis and Design”, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc, New York, 2006.

3. HM. Jogiyanto; “Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi Offset, Yogyakarta, 2005.

4. Indrainy, Bryanne; “Usulan Pendokumentasian Prosedur dan Formulir Bagian Administrasi Tata Usaha Teknik Industri Universitas Kristen Marantaha Dengan Menggunakan Standarisasi ISO 9001:2000”, Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri UKM, 2006.

5. Irawan, Wendy; “Usulan Pendokumentasian Prosedur Dan Formulir Untuk Administrasi Akademik Di Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha Dengan Menggunakan Standar ISO 9001:2000”, Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri UKM, 2006.

6. Lejk, Mark dan David Deeks; “An Introduction to Systems Analysis Techniques”, 2nd edition, Addison Wesley, England, 2002.

7. Sugiyono; “Metode Penelitian Administrasi”, Alfabeta, Bandung, 2006. 8. Whitten, Jeffery L, dkk; “Metode Desain dan Analisis Sistem (Systems

Analysis and Design Methods)”, Edisi Terjemahan, ANDI dan McGraw-Hill Education, Yogyakarta, 2004.

9. Yullyanti dan Ivonne Widjaya; ”Penyusunan Job Desc Dan Perancangan Perangkat Penilaian Kinerja Untuk Jabatan Tenaga Administratif Tetap Berdasarkan Kompetensi Dengan Menggunakan Metode AHP”, Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri UKM, 2006.

BAB 1 PENDAHULUAN 1-3

3. Bagaimana beban kerja masing-masing Staf Tata Usaha di Jurusan Teknik Industri?

4. Bagaimana sebaiknya pendokumentasian prosedur yang ada di Jurusan Teknik Industri?

1.5 Tujuan Penelitian

Tujuan yang diharapkan dari dilakukannya penelitian ini yaitu: 1. Mengetahui prosedur yang ada pada Jurusan Teknik Industri saat ini; 2. Mengusulkan rancangan sistem dan prosedur di Jurusan Teknik Industri

Universitas Kristen Maranatha;

3. Mengetahui beban kerja masing-masing Staf Tata Usaha di Jurusan Teknik Industri melalui plot waktu pengerjaan tugas masing-masing Staf Tata Usaha;

4. Membuat pendokumentasian prosedur yang ada di Jurusan Teknik Industri.

1.6 Sistematika Penulisan

Langkah-langkah yang ditempuh untuk menyusun laporan tugas akhir ini agar sistematis yaitu:

• BAB 1 PENDAHULUAN

Bab pendahuluan ini terdiri dari latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian yang, serta sistematika penulisan yang berisi urutan penjelasan dan isi dari setiap bagian penelitian.

• BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini berisi landasan teori tentang teori-teori yang mendukung dan mendasari dilakukannya penelitian ini.

• BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi flow-chart yang menjelaskan langkah-langkah penelitian dan aliran dari proses penelitian ini berlangsung.

BAB 1 PENDAHULUAN 1-4

LAPORAN TUGAS AKHIR Universitas Kristen Maranatha • BAB 4 PENGUMPULAN DATA

Pada bab ini berisi pengumpulan data sekunder dan data primer dari Jurusan Teknik Industri.

• BAB 5 PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS

Bab ini berisi pengolahan data yang telah dikumpulkan dan analisis yang dilakukan terhadap prosedur yang ada dengan menggunakan metode PIECES, pembuatan usulan prosedur baru yang lebih baik, analisis dokumen dengan melihat dari kualitas informasi.

• BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan saran bagi Jurusan Teknik Industri.

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Prosedur administrasi yang ada di Jurusan Teknik Industri saat ini berjumlah 61 prosedur. Prosedur tersebut meliputi prosedur yang dikerjakan bersama-sama, Kepala Tata Usaha, Tata Usaha bagian Akademik, Tata Usaha bagian Arsip dan Surat, Tata Usaha bagian Keuangan dan Tata Usaha Laboratorium.

Prosedur yang diusulkan adalah : • Prosedur Honor Dosen Tetap • Prosedur Honor Dosen Luar Biasa • Honor Asisten Laboratorium • Honor Dosen Kelas Malam • Honor Lembur TAT dan TKT • Honor Kepala Lab

• Honor Mengawas Ujian UTS dan UAS (Reguler dan Kelas Malam) • Honor Vakasi

• Honor Seminar Proposal • Honor Penguji Sidang • Honor Ujian Susulan • Honor Kerja Praktek • Honor Ujian Khusus

• Honor Mengawas Ujian UTS dan UAS Semester Pendek • Rekap Honor

• Surat Masuk • Surat Keluar

• Pengajuan Dana Operasional Laboratorium •

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6-2

LAPORAN TUGAS AKHIR Universitas Kristen Maranatha • Pembuatan SK Dosen, Kepala Laboratorium, Koordinator TA, dll • Pembuatan Kartu Parkir dan Nomor Induk Kepegawaian (NIK) • Pengajuan Dana Konsumsi Asisten Laboratorium

• Pengajuan Honor TA

• Pengajuan Pembelian Inventaris Laboratorium • Prosedur Pertanggungjawaban Dana

• Pengunduran Diri Mahasiswa • Izin Dosen

• Pengajuan Dana Seminar / Lokakarya / Workshop • Pengunduran Diri Dosen

• Pengajuan Kenaikan Golongan TAT dan Pengajuan Cuti Besar • Pertanggungjawaban Dana / Kas Kecil

• Pembuatan Surat Keterangan Untuk Tugas Akhir • Pembuatan Surat Keterangan Untuk Kerja Praktek • Pembuatan Surat Keterangan

• Ujian Susulan • Ujian Khusus • Perwalian Reguler

• Perubahan Kartu Rencana Studi (PKRS) • Pengunduran Diri Mahasiswa

Beban kerja setiap bagian di Jurusan teknik industri cukup merata, namun untuk Tata Usaha bagian Akademik dan Tata Usaha bagian Keuangan diusulkan pendistribusian waktu pengerjaan.

6.2Saran

Saran yang dapat diberikan bagi Tata Usaha Jurusan Teknik Industri adalah : • Penambahan seorang Bagian TKT sebagai operator mesin fotocopy. • Diadakan evaluasi pekerjaan Bagian Tata Usaha secara periodik agar

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6-3

• Penerapan usulan prosedur agar pekerjaan Tata Usaha dapat lebih baik dan efektif.

• Pemahaman dan Penggunaan Buku Petunjuk Pelaksanaan Prosedur agar pelaksanaan pekerjaan dapat lebih baik dan terstruktur.

Saran untuk penelitian selanjutnya adalah :

• Untuk analisis PIECES pada prosedur yang berlaku di Jurusan Teknik Industri saat ini dapat dilakukan penelitian lebih lanjut dengan wawancara langsung kepada customer atau dengan menggunkan kuesioner.

• Untuk pembagian bobot kerja sebaiknya diteliti lebih lanjut.

• Untuk Prosedur Tata Usaha Laboratorium sebaiknya diteliti lebih mendalam.

xxi Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

1. Baridwan, Zaki; “Sistem Informasi Akuntansi”, BPFE-Yogyakarta, Yogyakarta, 2000.

2. Dennis, Alan, dkk; “Systems Analysis and Design”, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc, New York, 2006.

3. HM. Jogiyanto; “Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi Offset, Yogyakarta, 2005.

4. Indrainy, Bryanne; “Usulan Pendokumentasian Prosedur dan Formulir Bagian Administrasi Tata Usaha Teknik Industri Universitas Kristen Marantaha Dengan Menggunakan Standarisasi ISO 9001:2000”, Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri UKM, 2006.

5. Irawan, Wendy; “Usulan Pendokumentasian Prosedur Dan Formulir Untuk Administrasi Akademik Di Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha Dengan Menggunakan Standar ISO 9001:2000”, Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri UKM, 2006.

6. Lejk, Mark dan David Deeks; “An Introduction to Systems Analysis Techniques”, 2nd edition, Addison Wesley, England, 2002.

7. Sugiyono; “Metode Penelitian Administrasi”, Alfabeta, Bandung, 2006. 8. Whitten, Jeffery L, dkk; “Metode Desain dan Analisis Sistem (Systems

Analysis and Design Methods)”, Edisi Terjemahan, ANDI dan McGraw-Hill Education, Yogyakarta, 2004.

9. Yullyanti dan Ivonne Widjaya; ”Penyusunan Job Desc Dan Perancangan Perangkat Penilaian Kinerja Untuk Jabatan Tenaga Administratif Tetap Berdasarkan Kompetensi Dengan Menggunakan Metode AHP”, Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri UKM, 2006.