Analisis Sistem Operasi Prosedur (Studi Kasus di Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha).
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha mulai
beroperasional pada awal semester ganjil 2006 / 2007 (per Juli 2006). Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha menyediakan berbagai jenis koleksi, seperti buku teks perkuliahan, buku referensi, jurnal ilmiah, jurnal elektronik, majalah, koran, tugas akhir/skripsi, serta layanan internet diharapkan dapat menjadi salah satu keunggulan bagi Universitas Kristen Maranatha dalam menghasilkan lulusan yang berkompeten.
Penelitian dilakukan karena adanya masalah yang terjadi di perpustakaan yang menyebabkan banyaknya pengunjung yang memberikan keluhan kepada petugas perpustakaan. Masalah yang terjadi adalah pengunjung perpustakaan memberikan keluhan terhadap katalog yang tidak memberikan informasi yang tepat, barcode pada buku tidak sama dengan kartu buku, buku tidak tersedia pada tempatnya, dan lainnya. Setelah di identifikasi masalah terdapat 4 penyebab masalah yaitu informasi pada
software tidak diperbaharui karena terdapat buku yang keluar di katalog tetapi tidak
tersedia di raknya, Belum tersedianya prosedur yang lengkap dan jelas di Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha, ketidakcakapan petugas dalam melaksanakan pekerjaan perpustakaan, dan tata penempatan buku yang tidak sesuai aturan. Tujuan penelitian kali ini adalah dapat mengetahui prosedur peminjaman dan pengembalian yang sudah terdapat sekarang ini di perpustakaan, dapat mengetahui kelemahan - kelemahan apa sajakah yang terjadi di perpustakaan dengan menggunakan PIECES, dan dapat memberikan usulan prosedur peminjaman yang lebih baik dari sistem yang sudah terdapat sekarang
Data – data yang dikumpulkan pada penelitian kali ini adalah sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, bidang kerja layanan umum, tugas – tugas pekerjaan perpustakaan, masalah dan keluhan di perpustakaan, prosedur tertulis pada bagian layanan umum, cara penanganan masalah tertulis, prosedur tidak tertulis pada bagian layanan umum, cara penanganan masalah tidak tertulis, formulir, deskripsi pekerjaan dan software.
Analisis yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisis prosedur, DFD, ERD dan analisis kelemahan menggunakan PIECES untuk mengembangkan sistem perpustakaan. Prosedur – prosedur yang di analisis adalah prosedur peminjaman buku, pengembalian buku, pendaftaran anggota perpustakaan, peminjaman kunci loker, pengembalian kunci loker, meminjam buku untuk di fotocopy, dan akhir keanggotaan.
Usulan yang diberikan pada penelitian kali ini yaitu usulan perbaikan prosedur tertulis beserta flowchart sebanyak 18 buah, usulan prosedur tidak tertulis menjadi tertulis sebanyak 26 buah, usulan formulir 1 buah, usulan deskripsi pekerjaan sebanyak 5 buah, dan usulan interface software.
(2)
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
ABSTRAK... iv
KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMA KASIH……….... v
DAFTAR ISI………. ix
DAFTAR TABEL………. xvii
DAFTAR GAMBAR……….... xviii BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah………. 1-1
1.2 Identifikasi Masalah………... 1-2
1.3 Pembatasan Masalah………... 1-2
1.4 Perumusan Masalah……….... 1-3
1.5 Tujuan Penelitian……… 1-3
1.6 Sistematika Penelitian………. 1-3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar……….. 2-1
2.1.1 Konsep Dasar Sistem……… 2-1
2.1.1.1 Karakteristik Sistem………. 2-2
2.1.1.2 Klasifikasi Sistem………. 2-4
2.1.2 Konsep Dasar Informasi………... 2-5
2.1.2.1 Siklus Informasi………... 2-6
2.1.2.2 Kualitas Informasi……… 2-6
2.1.2.3 Nilai Informasi………. 2-7
2.1.3 Konsep Dasar Data………... 2-8
2.1.4 Konsep Dasar Sistem Informasi………... 2-10
2.1.4.1 Komponen Sistem Informasi……… 2-11
2.1.4.2 Sistem Informasi Manajemen……….. 2-11
(3)
Universitas Kristen Maranatha 2.1.4.4 Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen……… 2-15
2.2 Teknik Pengembangan Sistem Informasi………... 2-16
2.2.1 Prosedur……… 2-16
2.2.1.1 Klasifikasi Prosedur………. 2-18
2.2.1.2 Ruang Lingkup Aktivitas Sistem dan Prosedur…………... 2-18 2.2.1.3 Prinsip –Prinsip Mengenai Prosedur Yang Baik…………. 2-19
2.2.1.4 Manfaat –Manfaat Prosedur Antara Lain……… 2-20
2.2.1.5 Analisis Prosedur………. 2-21
2.2.2 Flowchart……….. 2-21
2.2.2.1 Simbol Yang Digunakan Dalam Flowchart………. 2-22
2.2.3 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)………... 2-24
2.2.3.1 Kesatuan Luar……….. 2-25
2.2.3.2 Arus Data………. 2-26
2.2.3.3 Proses………... 2-31
2.2.3.4 Simpanan Data………. 2-34
2.2.3.5 Perbedaan DFD Dengan Bagan Alir (Flowchart)………… 2-37
2.2.3.6 Keterbatasan DFD……… 2-37
2.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)……… 2-38
2.3 Tujuan Pengembangan Sistem……… 2-40 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Metodologi Penelitian………. 3-1
3.2 Keterangan Metodologi Penelitian………. 3-3
3.2.1 Penelitian Pendahuluan………. 3-3
3.2.2 Tinjauan Pustaka………... 3-3
3.2.3 Identifikasi Masalah………. 3-3
3.2.4 Pembatasan Masalah………. 3-4
3.2.5 Perumusan Masalah………...3-4
3.2.6 Tujuan Penelitian………...3-4
(4)
Universitas Kristen Maranatha 3.2.8 Pengumpulan Data………3-5
3.2.9 Analisis……….3-9
3.2.10 Usulan……….3-10
3.2.11 Kesimpulan dan Saran………3-11 BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4.1 Data Umum Perusahaan (Perpustakaan Terintegrasi UK Maranatha)…... 4-1 4.1.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Terintegrasi UK Maranatha……….. 4-1 4.1.2 Visi, Misi, dan Tujuan Perpustakaan Terintegrasi UK Maranatha... 4-2 4.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Terintegrasi UK Maranatha……4-3 4.1.4 Jam Buka Umum Perpustakaan Terintegrasi UK Maranatha……... 4-4
4.1.5 Bidang Kerja Layanan Umum……….. 4-4
4.1.6 Tugas – Tugas Pekerjaan Perpustakaan Terintegrasi UK Maranatha4-7 4.2 Prosedur Tertulis Pada Bagian Layanan Umum…... 4-10
4.2.1 Menjadi Anggota Perpustakaan Oleh Mahasiswa S1/D3…………. 4-11
4.2.2 Menjadi Anggota Perpustakaan Oleh Mahasiswa S2………... 4-13
4.2.3 Menjadi Anggota Perpustakaan Oleh Dosen Tetap……….. 4-13
4.2.4 Menjadi Anggota Perpustakaan Oleh Dosen Luar Biasa…………. 4-14
4.2.5 Menjadi Anggota Perpustakaan Oleh Karyawan……….. 4-14
4.2.6 Menjadi Anggota FPPT (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi).. 4-15
4.2.7 Meminjam Buku Oleh Dosen Tetap / Dosen Luar Biasa…………. 4-16
4.2.8 Meminjam Buku Oleh Karyawan………. 4-18
4.2.9 Meminjam Buku Oleh Mahasiswa………... 4-19
4.2.10 Meminjam Koleksi Referensi / Jurnal / Majalah / Koran………... 4-20 4.2.11 Meminjam Buku Oleh Pengunjung Dari Luar UK Maranatha…... 4-21
4.2.12 Pengembalian Buku Perpustakaan……….. 4-21
4.2.13 Akhir Keanggotaan Oleh Mahasiswa (D3, S1, S2)……… 4-23
4.2.14 Akhir Keanggotaan Oleh Dosen / Karyawan………. 4-23
4.2.15 Peminjaman Loker Oleh Mahasiswa……….. 4-23
(5)
Universitas Kristen Maranatha
4.2.17 Pengembalian Loker Oleh Mahasiswa………... 4-25
4.2.18 Pengembalian Loker Oleh Tamu/Umum……… 4-25
4.3 Cara Penanganan Tertulis Masalah Pada Bagian Layanan Umum……… 4-26
4.3.1 Cara Penanganan Masalah Kartu Anggota Rusak Atau Robek…… 4-26
4.3.2 Cara Penanganan Masalah Kartu Anggota Hilang………... 4-26
4.3.3 Cara Penanganan Masalah Lupa Memberikan Cap Tanggal
Pengembalian Pada Kartu Buku……… 4-26
4.3.4 Cara Penanganan Masalah Pada Peminjaman Buku Barcode Pada Kartu
Buku Tidak Sesuai Dengan Barcode Buku………... 4-27
4.3.5 Cara Penanganan Masalah Tertukarnya Kartu Buku Disaat
Mensisipkannya Ke Dalam Kartu……….. 4-27
4.3.6 Cara Penanganan Masalah Lupa Menulis Barcode Pada Kartu
Buku………... 4-27
4.3.7 Cara Penanganan Masalah Pada Pengembalian Barcode Pada Kartu
Buku Tidak Sesuai Dengan Barcode Buku………... 4-27
4.3.8 Cara Penanganan Masalah Pada Kotak Loker Pengembalian Tidak
Ditemukan Kartu Buku Beserta Kartu Anggota Dari Peminjam……….. 4-28
4.4 Prosedur Tidak Tertulis Pada Bagian Layanan Umum………... 4-28
4.5 Cara Penanganan Masalah Tidak Tertulis Pada Perpustakaan Terintegrasi
Universitas Kristen Maranatha……….. 4-29
BAB 5 PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS
5.1 Analisis Sistem Dengan DFD………. 5-1
5.1.1 DFD Bagian Loker………... 5-1
5.1.2 DFD Bagian Sirkulasi………... 5-4
5.1.3 DFD Bagian Referensi……….. 5-8
5.1.4 DFD Bagian Ausiovisual……….. 5-11
5.2 Analisis Sistem Dengan ERD………. 5-12
(6)
Universitas Kristen Maranatha
5.3.1 Analisis PIECES prosedur menjadi anggota perpustakaan Universitas Kristen Maranatha oleh S1 / D3 / S2 / dosen tetap / dosen luar biasa /
karyawan……… 5-16
5.3.2 Analisis PIECES prosedur keanggotaan FPPT (Forum Perpustakaan
Perguruan Tinggi)……….. 5-18
5.3.3 Analisis PIECES prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa / dosen /
karyawan……… 5-19
5.3.4 Analisis PIECES prosedur peminjaman koleksi referensi / jurnal /
majalah / koran………...5-22
5.3.5 Analisis PIECES prosedur peminjaman pengunjung dari luar UK
Maranatha……….. 5-23
5.3.6 Analisis PIECES prosedur pengembalian buku perpustakaan……. 5-25
5.3.7 Analisis PIECES prosedur akhir keanggotaan mahasiswa
D3/S1/S2……….... 5-26
5.3.8 Analisis PIECES prosedur akhir keanggotaan dosen / karyawan… 5-27 5.3.9 Analisis PIECES prosedur peminjaman loker oleh mahasiswa……5-28 5.3.10 Analisis PIECES prosedur peminjaman loker oleh tamu / umum.. 5-29
5.3.11 Analisis PIECES prosedur pengembalian kunci loker………5-31
5.4 Usulan Prosedur Perpustakaan Terintegrasi UK Maranatha……….. 5-32
5.4.1 Usulan Prosedur dan Diagram Alir Bagian Loker……… 5-32
5.4.1.1 Prosedur Melayani Peminjaman Kunci Loker Oleh
Mahasiswa……… 5-32
5.4.1.2 Prosedur Melayani Peminjaman Kunci Loker Oleh
Dosen/TAT………... 5-34
5.4.1.3 Prosedur Peminjaman Kunci Loker Oleh Tamu/Umum….. 5-36
5.4.1.4 Prosedur Pengembalian Kunci Loker Oleh
Mahasiswa/Dosen/TAT……… 5-38
5.4.1.5 Prosedur Pengembalian Kunci Loker Oleh Tamu/Umum... 5-39 5.4.1.6 Prosedur Melayani Pembelian Koran Pikiran Rakyat…….. 5-40
(7)
Universitas Kristen Maranatha
5.4.2 Usulan Untuk Cara Penanganan Masalah di Bagian Loker……….. 5-43 5.4.3 Usulan Prosedur dan Diagram Alir Bagian Sirkulasi………... 5-45
5.4.3.1 Prosedur Peminjaman Buku Oleh Dosen Tetap/ Luar
Biasa………. 5-45
5.4.3.2 Prosedur Peminjaman Buku Oleh Karyawan………... 5-49
5.4.3.3 Prosedur Peminjaman Buku Oleh Mahasiswa S1 & D3….. 5-52 5.4.3.4 Prosedur Peminjaman Buku Oleh Mahasiswa S2 & PPAK. 5-55
5.4.3.5 Prosedur Fotocopy Buku Sirkulasi Oleh Mahasiswa
Maranatha………. 5-58
5.4.3.6 Prosedur Fotocopy Buku Sirkulasi Oleh Tamu/Umum…... 5-60 5.4.3.7 Prosedur Pengambilan Hasil Fotocopy Oleh Tamu /
Umum………... 5-62
5.4.3.8 Prosedur Pengembalian Buku……….. 5-64
5.4.3.9 Prosedur Keanggotaaan Oleh Mahasiswa S1 / D3………... 5-68 5.4.3.10 Prosedur Keanggotaan Oleh Mahasiswa S2 / PPAK……. 5-76
5.4.3.11 Prosedur Keanggotaan Oleh Dosen Tetap………. 5-79
5.4.3.12 Prosedur Keanggotaan Oleh Dosen Luar Biasa…………. 5-84
5.4.3.13 Prosedur Keanggotaan Oleh Karyawan………. 5-87
5.4.3.14 Prosedur Keanggotaan FPPT………. 5-89
5.4.3.15 Prosedur Pengambilan Kartu Anggota Perpustakaan…… 5-91
5.4.3.16 Prosedur Pengambikan Kartu Anggota FPPT……… 5-92
5.4.3.17 Prosedur Akhir Keanggotaan Untuk Mahasiswa………... 5-93 5.4.3.18 Prosedur Akhir Keanggotaan Untuk Dosen / Karyawan... 5-99
5.4.3.19 Prosedur Melayani Tas Laptop……….. 5-99
5.4.3.20 Prosedur Pengembalian Tas Laptop………... 5-100
5.4.3.21 Prosedur Aktivitas Pagi Hari di Bagian Peminjaman…… 5-102 5.4.3.22 Prosedur Aktivitas Pagi Hari di Bagian Pengembalian….. 5-104 5.4.4 Usulan Untuk Cara Penanganan Masalah di Bagian Sirkulasi……. 5-106
(8)
Universitas Kristen Maranatha
5.4.5.1 Prosedur peminjaman buku referensi untuk di fotocopy oleh
Mahasiswa Maranatha……….. 5-112
5.4.5.2 Prosedur peminjaman buku referensi untuk di baca di luar
ruangan referensi oleh Mahasiswa Maranatha………. 5-115
5.4.5.3 Prosedur Dosen Maranatha yang ingin meminjam buku
referensi……… 5-117
5.4.5.4 Prosedur pengembalian buku referensi baik untuk difotocopy
maupun dibaca diluar ruangan referensi oleh mahasiswa………… 5-120
5.4.5.5 Prosedur melayani tamu (mahasiswa universitas bukan maranatha, siswa smu, siswa smp, dan lainnya) yang ingin
memfotocopy buku referensi……… 5-122
5.4.5.6 Prosedur mengembalikan buku referensi dan jurnal ke raknya
sesuai dengan aturan yang ada………. 5-124
5.4.5.7 Prosedur melakukan aktivitas pagi di bagian referensi…… 5-126 5.4.5.8 Prosedur melakukan rekapitulasi fotocopy buku referensi yang
dilakukan oleh mahasiswa maranatha……….. 5-128
5.4.5.9 Prosedur Pinjaman MR……… 5-130
5.4.5.10 Prosedur Pengembalian MR……….. 5-132
5.4.6 Usulan Untuk Cara Penanganan Masalah Pada Bagian Referensi... 5-134 5.4.7 Usulan Prosedur dan Diagram Alir Pada Bagian Audiovisual……. 5-135 5.4.7.1 Prosedur pemakaian komputer untuk mengakses internet... 5-135 5.4.7.2 Prosedur pemakaian komputer untuk melihat TA dan jurnal
ilmiah……… 5-137
5.4.7.3 Prosedur peminjaman CD pelajaran atau CD dari majalah untuk
dilihat di ruang audiovisual……….. 5-139
5.4.7.4 Prosedur peminjaman CD kuliah khusus mahasiswa IT untuk
dilihat di ruang audiovisual……….. 5-141
5.4.7.5 Prosedur melayani pengumpulan CD TA, skripsi, KTI, KP, dan
(9)
Universitas Kristen Maranatha
5.4.8 Usulan Untuk Cara Penanganan Masalah di Audiovisual………… 5-146
5.5 Usulan Deskripsi Pekerjaan……… 5-148
5.6 Analisis Interface Software………. 5-152
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan………. 6-1
6.2 Saran………... 6-3
6.2.1 Saran Untuk Penelitian Selanjutnya………. 6-3
DAFTAR PUSTAKA
KOMENTAR DOSEN PENGUJI DATA PENULIS
(10)
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
4.1 Tabel Prosedur Tertulis Di Perpustakaan 4 - 10
4.2 Tabel Pembagian Warna Kartu Anggota 4 - 12
5.1 Tabel Perbandingan PIECES 1 5 - 16
5.2 Tabel Perbandingan PIECES 2 5 - 18
5.3 Tabel Perbandingan PIECES 3 5 - 19
5.4 Tabel Perbandingan PIECES 4 5 - 20
5.5 Tabel Perbandingan PIECES 5 5 - 20
5.6 Tabel Perbandingan PIECES 6 5 - 21
5.7 Tabel Perbandingan PIECES 7 5 - 22
5.8 Tabel Perbandingan PIECES 8 5 - 23
5.9 Tabel Perbandingan PIECES 9 5 - 25
5.10 Tabel Perbandingan PIECES 10 5 - 26
5.11 Tabel Perbandingan PIECES 11 5 - 29
5.12 Tabel Perbandingan PIECES 12 5 - 30
5.13 Tabel Warna Kartu Anggota dan Artinya 5 - 70
5.14 Tabel Usulan Form Denda Pengembalian Buku 5 - 110
5.15 Tabel Deskripsi Pekerjaan Bagian Sirkulasi (Pengembalian) 5 - 147
5.16 Tabel Deskripsi Pekerjaan Bagian Sirkulasi (Peminjaman) 5 - 148
5.17 Tabel Deskripsi Pekerjaan Bagian Referensi 5 - 149
5.18 Tabel Deskripsi Pekerjaan Bagian Audiovisual 5 - 150
5.19 Tabel Deskripsi Pekerjaan Bagian Loker 5 - 150
6.1 Tabel Prosedur Tertulis dan Tidak Tertulis 6 - 1
(11)
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
2.1 Gambar Konsep Dasar Data 1 2 - 8
2.2 Gambar Konsep Dasar Data 2 2 - 9
2.3 Gambar Simbol Proses Dalam Flowchart 2 - 22
2.4 Gambar Simbol Input Atau Output Dalam Flowchart 2 - 22
2.5 Gambar Simbol Keputusan Dalam Flowchart 2 - 22
2.6 Gambar Simbol Dokumen Dalam Flowchart 2 - 22
2.7 Gambar Simbol Terminal Point Dalam Flowchart 2 - 23
2.8 Gambar Simbol Persiapan Dalam Flowchart 2 - 23
2.9 Gambar Simbol Manual Input Dalam Flowchart 2 - 23
2.10 Gambar Simbol Penghubung Dalam Flowchart 2 - 23
2.11 Gambar Simbol Penghubung2 Dalam Flowchart 2 - 23
2.12 Gambar Simbol Display Dalam Flowchart 2 - 24
2.13 Gambar Simbol Anak Panah Dalam Flowchart 2 - 24
2.14 Gambar Notasi Kesatuan Luar Dari DFD 2 - 26
2.15 Gambar Identifikasi Notasi Kesatuan Luar Dari DFD 2 - 26
2.16 Gambar Arus Data 2 - 27
2.17 Gambar Dua Arus Data Yang Salah 2 - 27
2.18 Gambar Dua Arus Data Yang Benar 2 - 28
2.19 Gambar Dua Arus Data dan Dua Proses Berlainan Yang Benar 2 - 28
2.20 Gambar Arus Data Menyebar 2 - 29
2.21 Gambar Arus Data Mengumpul 1 2 - 30
2.22 Gambar Arus Data Mengumpul 2 2 - 30
2.23 Gambar Notasi Proses DFD 2 - 31
2.24 Gambar Penjelasan Simbol Proses 2 - 32
2.25 Gambar Arus Data Dalam Suatu Proses 1 2 - 33
2.26 Gambar Arus Data Dalam Suatu Proses 2 2 - 33
2.27 Gambar Arus Data Dalam Suatu Proses 3 2 - 33
2.28 Gambar Simbol Dari Simpanan Data Di DFD 2 - 34
2.29
Gambar Simpanan Data Yang Menunjukan File Buku Besar Dengan
Nomor Acuan D5 2 - 34
(12)
Universitas Kristen Maranatha
2.31 Gambar Penggambaran Yang Juga Salah 2 - 35
2.32 Gambar Menggunakan Sebuah Garis Dengan Panah Mengarah Kedua
Arah Yang Berlawanan Dari Simpanan Data 2 - 36
2.33 Gambar Menggunakan Arus Data Yang Terpisah 2 - 36
2.34 Gambar Simbol Entitas Pada ERD 2 - 38
2.35 Gambar Simbol Relationship Pada ERD 2 - 38
2.36 Gambar Simbol Arus Informasi Pada ERD 2 - 38
3.1 Gambar Flowchart 3 - 1
3.2 Gambar Flowchart Lanjutan 3 - 2
5.1 Gambar Context Diagram Bagian Loker 5 - 1
5.2 Gambar Hierarchy Chart Level 1 Bagian Loker 5 - 2
5.3 Gambar DFD Level 1 Bagian Loker 5 - 2
5.4 Gambar Context Diagram Bagian Sirkulasi 5 - 4
5.5 Gambar Hierarchy Chart Level 1 Bagian Sirkulasi 5 - 5
5.6 Gambar DFD Level 1 Bagian Sirkulasi 5 - 5
5.7 Gambar Context Diagram Bagian Referensi 5 - 8
5.8 Gambar Hierarchy Chart Level 1 Bagian Referensi 5 - 9
5.9 Gambar DFD Level 1 Bagian Referensi 5 - 9
5.10 Gambar Context Diagram Bagian Audiovisual 5 - 11
5.11 Gambar Hierarchy Chart Level 1 Bagian Audiovisual 5 - 12
5.12 Gambar DFD Level 1 Bagian Audiovisual 5 - 12
5.13 Gambar Entity Relationship Diagram 5 - 14
5.14 Gambar Diagram Alir Melayani Peminjaman Kunci Loker Oleh
Mahasiswa 5 - 33
5.15 Gambar Diagram Alir Melayani Peminjaman Kunci Loker Oleh
Dosen/TAT 5 - 35
5.16 Gambar Diagram Alir Melayani Peminjaman Kunci Loker Oleh
Tamu/Umum 5 - 37
5.17 Gambar Diagram Alir Melayani Pengembalian Kunci Loker Oleh
Mahasiswa/Dosen/TAT 5 - 38
5.18 Gambar Diagram Alir Melayani Pengembalian Kunci Loker Oleh
Tamu/Umum 5 - 39
5.19 Gambar Kertas Laporan Harian Koran 5 - 41
5.20 Gambar Diagram Alir Melayani Pembelian Koran Pikiran Rakyat 5 - 42
5.21 Gambar Form Peminjaman Dosen Satu Semester 5 - 47
5.22 Gambar Diagram Alir Melayani Peminjaman Buku Oleh Dosen Tetap/
(13)
Universitas Kristen Maranatha
5.23 Gambar Diagram Alir Melayani Peminjaman Buku Oleh Karyawan 5 - 51
5.24 Gambar Diagram Alir Melayani Peminjaman Buku Oleh Mahasiswa
S1 & D3 5 - 54
5.25 Gambar Diagram Alir Melayani Peminjaman Buku Oleh Mahasiswa
S2 & PPAK 5 - 57
5.26 Gambar Diagram Alir Melayani Fotocopy Buku Sirkulasi Oleh
Mahasiswa Maranatha 5 - 59
5.27 Gambar Diagram Alir Melayani Fotocopy Buku Sirkulasi Oleh
Tamu/Umum 5 - 61
5.28 Gambar Diagram Alir Melayani Pengambilan Hasil Fotocopy Oleh
Tamu / Umum 5 - 63
5.29 Gambar Diagram Alir Melayani Pengembalian Buku 5 - 67
5.30 Gambar Formulir Pendaftaran Keanggotaan 5 - 69
5.31 Gambar Kartu Anggota Fakultas Kedokteran 5 - 71
5.32 Gambar Kartu Anggota Fakultas Teknik 5 - 72
5.33 Gambar Kartu Anggota Fakultas Psikologi 5 - 72
5.34 Gambar Kartu Anggota Fakultas Sastra 5 - 73
5.35 Gambar Kartu Anggota Fakultas Ekonomi 5 - 73
5.36 Gambar Kartu Anggota Fakultas Seni Rupa & Desain 5 - 74
5.37 Gambar Kartu Anggota Fakultas Information Technology 5 - 74
5.38 Gambar Diagram Alir Melayani Keanggotaaan Oleh Mahasiswa S1 /
D3 5 - 75
5.39 Gambar Kartu Anggota Mahasiswa S2/PPAK 5 - 77
5.40 Gambar Diagram Alir Melayani Keanggotaaan Oleh Mahasiswa S1 /
D3 5 - 78
5.41 Gambar Formulir Keanggotaan Dosen 5 - 79
5.42 Gambar Kartu Anggota Dosen Fakultas Kedokteran 5 - 80
5.43 Gambar Kartu Anggota Dosen Fakultas Teknik 5 - 80
5.44 Gambar Kartu Anggota Dosen Fakultas Psikologi 5 - 80
5.45 Gambar Kartu Anggota Dosen Fakultas Sastra 5 - 81
5.46 Gambar Kartu Anggota Dosen Fakultas Ekonomi 5 - 81
5.47 Gambar Kartu Anggota Dosen Fakultas Seni Rupa & Desain 5 - 81
5.48 Gambar Kartu Anggota Dosen Fakultas Information Technology 5 - 82
5.49 Gambar Diagram Alir Melayani Keanggotaan Oleh Dosen Tetap 5 - 83
5.50 Gambar Surat Keterangan Dari Fakultas 5 - 84
5.51 Gambar Diagram Alir Melayani Keanggotaan Oleh Dosen Luar Biasa 5 - 86
5.52 Gambar Kartu Anggota Karyawan 5 - 87
(14)
Universitas Kristen Maranatha
5.54 Gambar Kartu Anggota FPPT 5 - 89
5.55 Gambar Diagram Alir Melayani Keanggotaan FPPT 5 - 90
5.56 Gambar Diagram Alir Melayani Pengambilan Kartu Anggota
Perpustakaan 5 - 92
5.57 Gambar Diagram Alir Melayani Pengambikan Kartu Anggota FPPT 5 - 93
5.58 Gambar Surat Keterangan Bebas Pinjaman Buku Warna Putih 5 - 96
5.59 Gambar Surat Keterangan Bebas Pinjaman Buku Warna Merah 5 - 96
5.60 Gambar Surat Keterangan Bebas Pinjaman Buku Warna Kuning 5 - 97
5.61 Gambar Surat Keterangan Bebas Pinjaman Buku Warna Biru 5 - 97
5.62 Gambar Diagram Alir Melayani Akhir Keanggotaan Untuk Mahasiswa 5 - 99
5.63 Gambar Diagram Alir Melayani Tas Laptop 5 - 100
5.64 Gambar Diagram Alir Melayani Pengembalian Tas Laptop 5 - 101
5.65 Gambar Diagram Alir Aktivitas Pagi Hari di Bagian Peminjaman 5 - 103
5.66 Gambar Diagram Alir Aktivitas Pagi Hari di Bagian Pengembalian 5 - 105
5.67 Gambar Diagram Alir peminjaman buku referensi untuk di fotocopy
oleh Mahasiswa Maranatha 5 - 114
5.68 Gambar Diagram Alir peminjaman buku referensi untuk di baca di luar
ruangan referensi oleh Mahasiswa Maranatha 5 - 116
5.69 Gambar Diagram Alir Dosen Maranatha yang ingin meminjam buku
referensi 5 - 119
5.70 Gambar Diagram Alir pengembalian buku referensi baik untuk
difotocopy maupun dibaca diluar ruangan referensi oleh mahasiswa 5 - 121
5.71
Gambar Diagram Alir melayani tamu (mahasiswa universitas bukan maranatha, siswa smu, siswa smp, dan lainnya) yang ingin
memfotocopy buku referensi
5 - 123
5.72 Gambar Diagram Alir mengembalikan buku referensi dan jurnal ke
raknya sesuai dengan aturan yang tersedia 5 - 125
5.73 Gambar Diagram Alir melakukan aktivitas pagi di bagian referensi 5 - 127
5.74 Gambar Diagram Alir melakukan rekapitulasi fotocopy buku referensi
yang dilakukan oleh mahasiswa maranatha 5 - 129
5.75 Gambar Diagram Alir Pinjaman MR 5 - 131
5.76 Gambar Diagram Alir Pengembalian MR 5 - 133
5.77 Gambar Diagram Alir pemakaian komputer untuk mengakses internet 5 - 136
5.78 Gambar Diagram Alir pemakaian komputer untuk melihat TA dan
(15)
Universitas Kristen Maranatha
5.79 Gambar Diagram Alir peminjaman CD pelajaran atau CD dari majalah
untuk dilihat di ruang audiovisual 5 - 140
5.80 Gambar Diagram Alir peminjaman CD kuliah khusus mahasiswa IT
untuk dilihat di ruang audiovisual 5 - 142
5.81 Gambar Diagram Alir melayani pengumpulan CD TA, skripsi, KTI,
KP, dan semacamnya 5 - 145
5.82 Gambar Interface Software 1 5 - 152
5.83 Gambar Interface Software 2 5 - 152
5.84 Gambar Interface Software 3 5 - 153
5.85 Gambar Interface Software 4 5 - 153
5.86 Gambar Interface Software 5 5 - 154
5.87 Gambar Interface Software 6 5 - 154
5.88 Gambar Interface Software 7 5 - 155
(16)
1-1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha merupakan tempat dimana buku – buku untuk mendukung perkuliahan disediakan. Perpustakaan ini tidak hanya menyediakan buku – buku untuk mendukung perkuliahan tetapi menyediakan juga seperti majalah, koran, layanan internet dan lainnya. Proses pinjam meminjam buku dapat dilakukan bukan hanya oleh mahasiswa saja tetapi dosen dan karyawan UKM diperbolehkan untuk meminjam juga.
Ternyata dalam melakukan hal pinjam meminjam buku terjadi masalah yang menyebabkan terhambatnya transaksi. Masalah tersebut dirasakan oleh pengunjung perpustakaan, sehingga pengunjung perpustakaan memberikan keluhan – keluhan kepada Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha.
Masalah – masalah dan keluhan – keluhan yang terdapat pada bagian sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) adalah barcode pada buku dan barcode pada kartu buku tidak sama sehingga buku tidak dapat dipinjamkan, kartu anggota perpustakaan rusak atau hilang, petugas lupa memberikan cap tanggal pengembalian pada kartu buku, tertukarnya kartu buku disaat mensisipkannya ke dalam kartu, petugas tidak menulis barcode buku pada kartu buku, pada pengembalian buku petugas mengalami kesulitan dalam mencari kartu buku yang tepat karena barcode pada kartu buku tidak sama dengan buku yang dikembalikan, dan katalog software perpustakaan tidak akurat (tidak akurat maksudnya adalah pada katalog menyatakan buku tersedia kenyataannya buku tersebut tidak tersedia).
Pada bagian referensi masalah dan keluhan yang terjadi adalah buku referensi tidak terdapat pada tempatnya (pada katalog menyatakan tersedia tetapi pada tempatnya tidak ditemukan). Pada bagian loker masalah yang terjadi adalah
(17)
Bab 1 Pendahuluan 1-2
Universitas Kristen Maranatha
pengunjung mengembalikan kunci loker terlambat dan tidak dikenakan denda, terdapat pengunjung perpustakaan yang tidak terdata dalam software dan pengunjung kehilangan kunci loker.
Pada bagian audiovisual masalah dan keluhan yang terjadi pengunjung mengalami kebingungan untuk meminjam CD pelajaran atau majalah karena mereka tidak mengetahui bagaimana prosedur untuk meminjam CD pelajaran atau majalah tersebut.
1.2Identifikasi Masalah
Pada point sebelumnya telah dibahas masalah yang terjadi di perpustakaan. Pada point ini akan dibahas kemungkinan penyebab – penyebab masalah dan kemungkinan penyebab masalahnya adalah :
1. Informasi pada software tidak diperbaharui karena terdapat buku yang keluar di katalog tetapi tidak tersedia di raknya.
2. Belum tersedianya prosedur yang lengkap dan jelas di Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha.
3. Ketidakcakapan petugas dalam melaksanakan pekerjaan perpustakaan.
4. Tata penempatan buku yang tidak sesuai aturan.
1.3Pembatasan Masalah
Pada point 1.2 telah dibahas kemungkinan penyebab masalah. Kemungkinan penyebab masalah tersebut akan dibatasi, agar penelitian tidak terlalu luas. Penelitian ini tidak membahas :
1. Ketidakcakapan petugas dalam melaksanakan pekerjaan perpustakaan.
(18)
Bab 1 Pendahuluan 1-3
Universitas Kristen Maranatha 1.4Perumusan Masalah
Berdasarkan pada identifikasi masalah (point 1.2) maka masalah yang dirumuskan adalah :
1. Bagaimanakah dengan prosedur pada bagian layanan umum yang terdapat
pada Perpustakaan Terintegrasi UKM sekarang ini?
2. Apakah kelemahan - kelemahan yang terjadi pada prosedur di bagian layanan umum Perpustakaan Terintegrasi UKM?
3. Bagaimanakah usulan prosedur pada bagian layanan umum?
1.5Tujuan Penelitian
Peneltian ini dilakukan dengan tujuan yang didasarkan kepada point sebelumnya yaitu point perumusan masalah. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah :
1. Dapat mengetahui kondisi prosedur yang sudah terdapat sekarang ini di bagian layanan umum.
2. Dapat mengetahui kelemahan - kelemahan yang terjadi pada prosedur di bagian layanan umum
3. Dapat memberikan usulan prosedur yang lebih baik dari sistem
sebelumnya pada bagian layanan umum.
1.6Sistematika Penulisan Bab 1 Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika penulisan.
(19)
Bab 1 Pendahuluan 1-4
Universitas Kristen Maranatha Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab ini berisi tentang teori – teori yang digunakan pada penelitian. Teori yang ada yaitu seperti teori konsep dasar yang terdiri dari konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar data dan konsep dasar sistem informasi. Masih ada teori – teori lainnya seperti teori prosedur, DFD, PIECES dan lainnya.
Bab 3 Metodologi Penelitian
Bab ini berisi tentang langkah - langkah pelaksanaan penelitian ini dimulai dari awal sampai selesai dengan digambarkan dengan flow chart.
Bab 4 Pengumpulan Data
Bab ini berisi tentang pengumpulan data yang didapat dari hasil penelitian, pencarian dan wawancara. Pada bab ini dapat dilihat hal – hal seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem perusahaan, dan lainnya.
Bab 5 Pengolahan Data dan Analisis
Bab ini berisi tentang data – data yang diolah menjadi suatu informasi yang berguna untuk perusahaan dan disertai dengan analisis. Hal – hal yang terdapat pada bab ini salah satunya adalah usulan prosedur.
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari semua penelitian yang telah dilakukan yang pertanyaannya diambil dari perumusan masalah. Pada bab ini berisi juga saran untuk penelitian selanjutnya.
(20)
6-1
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
1. Prosedur pada bagian layanan umum yang terdapat pada Perpustakaan Terintegrasi UKM sekarang ini dapat dikatakan belum baik karena masih terdapat prosedur yang tidak tertulis. Untuk prosedur tertulis dapat dilihat pada point 4.2 untuk keterangan yang lebih lengkap.
Tabel 6.1 Tabel Prosedur Tertulis dan Tidak Tertulis Prosedur Tertulis Prosedur Tidak Tertulis
Menjadi anggota perpustakaan oleh mahasiswa S1/D3 Prosedur melayani peminjaman kunci loker oleh dosen / TAT. Menjadi anggota perpustakaan oleh mahasiswa S2 Prosedur melayani pembelian koran pikiran rakyat.
Menjadi anggota perpustakaan oleh dosen tetap Prosedur fotocopy buku sirkulasi oleh mahasiswa maranatha. Menjadi anggota perpustakaan oleh dosen luar biasa Prosedur fotocopy buku sirkulasi oleh tamu / umum. Menjadi anggota perpustakaan oleh karyawan Prosedur pengambilan hasil fotocopy oleh tamu / umum. Menjadi anggota FPPT (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi) Prosedur pengambilan kartu anggota perpustakaan. Meminjam buku oleh dosen tetap / dosen luar biasa Prosedur pengambilan kartu anggota FPPT. Meminjam buku oleh karyawan Prosedur melayani tas laptop.
Meminjam buku oleh mahasiswa Prosedur pengambilan tas laptop.
Meminjam koleksi referensi / jurnal / majalah / koran Prosedur aktivitas pagi hari di bagian peminjaman. Meminjam buku oleh pengunjung dari luar UK Maranatha Prosedur aktivitas pagi hari di bagian pengembalian.
Pengembalian buku perpustakaan
Prosedur peminjaman buku referensi untuk di fotocopy oleh mahasiswa maranatha.
Akhir keanggotaan oleh mahasiswa (D3, S1, S2)
Prosedur peminjaman buku referensi untuk di baca di luar ruangan referensi oleh mahasiswa maranatha.
Akhir keanggotaan oleh dosen / karyawan Prosedur dosen maranatha yang ingin meminjam buku referensi.
Peminjaman loker oleh mahasiswa
Prosedur pengembalian buku referensi baik untuk di fotocopy maupun dibaca di luar ruangan referensi oleh mahasiswa.
Peminjaman loker oleh tamu / umum
Prosedur melayani tamu (mahasiswa universitas bukan maranatha, siswa SMU, siswa SMP, dan lainnya) yang ingin memfotocopy buku referensi.
Pengembalian loker oleh mahasiswa
Prosedur mengembalikan buku referensi dan jurnal ke raknya sesuai dengan aturan yang tersedia.
Pengembalian loker oleh tamu / umum Prosedur melakukan aktivitas pagi di bagian referensi.
Prosedur melakukan rekapitulasi fotocopy buku referensi yang dilakukan oleh mahasiswa maranatha.
Prosedur pinjaman MR. Prosedur pengembalian MR.
Prosedur pemakaian komputer untuk mengakses internet. Prosedur pemakaian komputer untuk melihat TA dan jurnal ilmiah.
Prosedur peminjaman CD pelajaran atau CD dari majalah untuk dilihat di ruang audiovisual.
Prosedur peminjaman CD kuliah khusus mahasiswa IT untuk dilihat di ruang audiovisual.
Prosedur melayani pengumpulan CD TA, skripsi, KTI, KP, dan semacamnya.
(21)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-2
Universitas Kristen Maranatha
2. Kelemahan – kelemahan yang terjadi pada prosedur di bagian layanan umum, yaitu terdapat pada prosedur yang sudah tertulis. Prosedur tertulis tersebut dianalisis kelemahan – kelemahannya dan hasilnya adalah tabel dibawah ini :
Tabel 6.2 Tabel Rangkuman Kelemahan PIECES Dengan Usulan
Prosedur Keadaan Sekarang (Kelemahan) Usulan
Prosedur menjadi anggota perpustakaan Universitas Kristen Maranatha oleh S1 / D3 / S2 / dosen tetap / dosen luar biasa / karyawan
Petugas meminta Mahasiswa untuk mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu. Setelah
itu, barulah meminta persyaratan
Petugas meminta kepada Mahasiswa persyaratan terlebih dahulu. Setelah itu, barulah meminta Mahasiswa untuk mengisi
formulir pendaftaran Prosedur keanggotaan FPPT (Forum
Perpustakaan Perguruan Tinggi) Biaya yang harus dibayarkan adalah Rp. 5000 Biaya yang harus dibayarkan adalah Rp. 10000
Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa / dosen / karyawan
Prosedur tidak menjelaskan penyimpanan data. Prosedur hanya menjelaskan sampai kepada
pencatatan dan tidak membahas kepada penyimpanan dokumen.
Prosedur diperjelas dan diperlengkap. Prosedur menjadi menjelaskan penyimpanan
dokumen. Setelah melakukan pencatatan, kartu buku dan kartu anggota yang telah disatukan ditaruh ke tempat penyimpanan (khusus untuk mahasiswa). Bila Dosen dan
Karyawan kartu buku dan kartu anggota ditaruh ke meja petugas tetap, petugas tetap akan menginputkan datanya terlebih dahulu,
setelah itu barulah ditaruh ke tempat penyimpanan.
Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa / dosen / karyawan
Melakukan pencatatan data peminjaman di sebuah buku
Melakukan pencatatan data peminjaman di sebuah software
Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa / dosen / karyawan
Melakukan pengendalian dengan menggunakan buku data peminjaman sebagai
acuan
Melakukan pengendalian dengan menggunakan software sebagai acuan Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa /
dosen / karyawan
Proses operasi masih menggunakan sistem manual
Proses operasi menggunakan sistem terintegrasi software Prosedur peminjaman koleksi referensi / jurnal
/ majalah / koran
Prosedur tertulis tidak lengkap, dan lebih menekankan kepada peraturan. Tidak ada
prosedur yang jelas dan rinci.
Prosedur dibuat menjadi lengkap, jelas, rinci dan tidak membahas kepada peraturan, tetapi
kepada prosedur. Prosedur peminjaman pengunjung dari luar
UK Maranatha
Tidak menerangkan data - data apa sajakah yang harus didapat dari Tamu/Umum pada
saat mereka ingin memfotocopy buku.
Menerangkan data - data apa sajakah yang harus didapat dari Tamu/Umum pada saat
mereka ingin memfotocopy buku Prosedur pengembalian buku perpustakaan
Memperpanjang buku terlebih dahulu. Setelah itu, mencari kartu anggota dan kartu buku di
loker pengembalian
Mencari kartu anggota dan kartu buku terlebih dahulu. Setelah itu, memperpanjang buku. Prosedur akhir keanggotaan mahasiswa D3 /
S1 / S2
Prosedur tertulis tidak menjelaskan apapun. Walaupun menjelaskan sangat tidak jelas,
lengkap dan rinci.
Membuat prosedur tertulis yang jelas, lengkap dan rinci.
Prosedur peminjaman loker oleh mahasiswa Mahasiswa masuk kadang tidak menggunakan KTM atau kartu identitas lainnya.
Mahasiswa masuk harus menggunakan KTM atau kartu identitas lainnya
Prosedur peminjaman loker oleh tamu / umum
Data pada window pop-up tidak lengkap untuk melakukan suatu pengendalian yang baik. Data yang diisikan ke window pop-up hanyalah
nama.
Data pada window pop-up diperlengkap agar membuat pengendalian menjadi baik. Data yang harus dimasukan ke dalam window
(22)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-3
Universitas Kristen Maranatha
3. Usulan prosedur pada bagian layanan umum sudah dibuat menjadi tertulis seluruhnya. Usulan pun dapat memperbaiki kelemahan – kelemahan yang terdapat pada prosedur tertulis sekarang ini dan usulan pun telah memberikan prosedur yang tidak tertulis menjadi tertulis. Usulan prosedur yang diberikan adalah sebanyak 44 buah. Untuk lebih lengkap dan jelasnya dapat dilihat pada point 5.4.
6.2 Saran
6.2.1 Saran Untuk Penelitian Selanjutnya
Dengan waktu yang terbatas untuk melakukan penelitian, penelitian ini masih ada kekurangan. Dengan adanya kekurangan, maka penelitian dapat dilanjutkan. Penelitian ini lebih berfokus kepada prosedur – prosedur perpustakaan, sehingga bilamana ingin melanjutkan dapat melakukan penelitian terhadap software – software yang terdapat di perpustakaan. Selain itu, dapat melakukan penelitian terhadap layout perpustakaan apakah tata penempatan rak maupun tata penempatan buku pada perpustakaan sudah baik atau belum. Penelitian juga dapat dilanjutkan dalam hal kecakapan petugas, apakah petugas – petugas yang bertugas di perpustakaan itu adalah petugas yang cakap dalam hal melakukan pekerjaannya atau tidak.
(23)
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
1. A, Jeanny., N, Febie., N, Veninchia G., W, Caroline., “Tugas Dokumentasi
Proyek Buku Petunjuk Penggunaan Software Locker Perpustakaan Bagi Administrator”, Tugas Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen
Maranatha, 2007.
2. Adi, Widyo., Giftson., Januar., Pujianto, Ivan., “Dokumentasi Proyek
Perpustakaan Universitas Kristen Maranatha Bagian Sirkulasi”, Tugas
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha, 2007.
3. Deeks, David & Lejk, Mark, “Systems Analysis Techniques”, Addison Wesley, England, 2002.
4. Effendy, Onong Uchjana. “Sistem Informasi Manajemen”, Mandar Maju, Bandung, 1996.
5. Hadibroto, Prof. DR. H. S. dan Witarsa, Drs. Oemar. “Sistem Pengawasan
Intern”, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1984.
6. H.M., Jogiyanto, “Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi, Yogyakarta, 1990.
7. Kristanto, “Usulan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Dan Tata
Letak Fasilitas Toko (Studi Kasus di Toko Berkah, Sukabumi)”, Tugas Akhir Teknik Industri, Universitas Kristen Maranatha, Bandung, 2009.
8. Yosnata, Fanny Stefanus, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha”, Tugas Akhir Teknik Industri, Universitas Kristen Maranatha, Bandung, 2009.
(1)
Bab 1 Pendahuluan 1-3
Universitas Kristen Maranatha
1.4Perumusan Masalah
Berdasarkan pada identifikasi masalah (point 1.2) maka masalah yang dirumuskan adalah :
1. Bagaimanakah dengan prosedur pada bagian layanan umum yang terdapat pada Perpustakaan Terintegrasi UKM sekarang ini?
2. Apakah kelemahan - kelemahan yang terjadi pada prosedur di bagian layanan umum Perpustakaan Terintegrasi UKM?
3. Bagaimanakah usulan prosedur pada bagian layanan umum?
1.5Tujuan Penelitian
Peneltian ini dilakukan dengan tujuan yang didasarkan kepada point sebelumnya yaitu point perumusan masalah. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah :
1. Dapat mengetahui kondisi prosedur yang sudah terdapat sekarang ini di bagian layanan umum.
2. Dapat mengetahui kelemahan - kelemahan yang terjadi pada prosedur di bagian layanan umum
3. Dapat memberikan usulan prosedur yang lebih baik dari sistem sebelumnya pada bagian layanan umum.
1.6Sistematika Penulisan Bab 1 Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika penulisan.
(2)
Bab 1 Pendahuluan 1-4
Universitas Kristen Maranatha Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab ini berisi tentang teori – teori yang digunakan pada penelitian. Teori yang ada yaitu seperti teori konsep dasar yang terdiri dari konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar data dan konsep dasar sistem informasi. Masih ada teori – teori lainnya seperti teori prosedur, DFD, PIECES dan lainnya.
Bab 3 Metodologi Penelitian
Bab ini berisi tentang langkah - langkah pelaksanaan penelitian ini dimulai dari awal sampai selesai dengan digambarkan dengan flow chart.
Bab 4 Pengumpulan Data
Bab ini berisi tentang pengumpulan data yang didapat dari hasil penelitian, pencarian dan wawancara. Pada bab ini dapat dilihat hal – hal seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem perusahaan, dan lainnya.
Bab 5 Pengolahan Data dan Analisis
Bab ini berisi tentang data – data yang diolah menjadi suatu informasi yang berguna untuk perusahaan dan disertai dengan analisis. Hal – hal yang terdapat pada bab ini salah satunya adalah usulan prosedur.
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari semua penelitian yang telah dilakukan yang pertanyaannya diambil dari perumusan masalah. Pada bab ini berisi juga saran untuk penelitian selanjutnya.
(3)
6-1
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
1. Prosedur pada bagian layanan umum yang terdapat pada Perpustakaan Terintegrasi UKM sekarang ini dapat dikatakan belum baik karena masih terdapat prosedur yang tidak tertulis. Untuk prosedur tertulis dapat dilihat pada point 4.2 untuk keterangan yang lebih lengkap.
Tabel 6.1 Tabel Prosedur Tertulis dan Tidak Tertulis
Prosedur Tertulis Prosedur Tidak Tertulis
Menjadi anggota perpustakaan oleh mahasiswa S1/D3 Prosedur melayani peminjaman kunci loker oleh dosen / TAT. Menjadi anggota perpustakaan oleh mahasiswa S2 Prosedur melayani pembelian koran pikiran rakyat.
Menjadi anggota perpustakaan oleh dosen tetap Prosedur fotocopy buku sirkulasi oleh mahasiswa maranatha. Menjadi anggota perpustakaan oleh dosen luar biasa Prosedur fotocopy buku sirkulasi oleh tamu / umum. Menjadi anggota perpustakaan oleh karyawan Prosedur pengambilan hasil fotocopy oleh tamu / umum. Menjadi anggota FPPT (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi) Prosedur pengambilan kartu anggota perpustakaan. Meminjam buku oleh dosen tetap / dosen luar biasa Prosedur pengambilan kartu anggota FPPT. Meminjam buku oleh karyawan Prosedur melayani tas laptop.
Meminjam buku oleh mahasiswa Prosedur pengambilan tas laptop.
Meminjam koleksi referensi / jurnal / majalah / koran Prosedur aktivitas pagi hari di bagian peminjaman. Meminjam buku oleh pengunjung dari luar UK Maranatha Prosedur aktivitas pagi hari di bagian pengembalian. Pengembalian buku perpustakaan
Prosedur peminjaman buku referensi untuk di fotocopy oleh mahasiswa maranatha.
Akhir keanggotaan oleh mahasiswa (D3, S1, S2)
Prosedur peminjaman buku referensi untuk di baca di luar ruangan referensi oleh mahasiswa maranatha.
Akhir keanggotaan oleh dosen / karyawan Prosedur dosen maranatha yang ingin meminjam buku referensi. Peminjaman loker oleh mahasiswa
Prosedur pengembalian buku referensi baik untuk di fotocopy maupun dibaca di luar ruangan referensi oleh mahasiswa. Peminjaman loker oleh tamu / umum
Prosedur melayani tamu (mahasiswa universitas bukan maranatha, siswa SMU, siswa SMP, dan lainnya) yang ingin memfotocopy buku referensi.
Pengembalian loker oleh mahasiswa
Prosedur mengembalikan buku referensi dan jurnal ke raknya sesuai dengan aturan yang tersedia.
Pengembalian loker oleh tamu / umum Prosedur melakukan aktivitas pagi di bagian referensi.
Prosedur melakukan rekapitulasi fotocopy buku referensi yang dilakukan oleh mahasiswa maranatha.
Prosedur pinjaman MR. Prosedur pengembalian MR.
Prosedur pemakaian komputer untuk mengakses internet. Prosedur pemakaian komputer untuk melihat TA dan jurnal ilmiah.
Prosedur peminjaman CD pelajaran atau CD dari majalah untuk dilihat di ruang audiovisual.
Prosedur peminjaman CD kuliah khusus mahasiswa IT untuk dilihat di ruang audiovisual.
Prosedur melayani pengumpulan CD TA, skripsi, KTI, KP, dan semacamnya.
(4)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-2
Universitas Kristen Maranatha
2. Kelemahan – kelemahan yang terjadi pada prosedur di bagian layanan umum, yaitu terdapat pada prosedur yang sudah tertulis. Prosedur tertulis tersebut dianalisis kelemahan – kelemahannya dan hasilnya adalah tabel dibawah ini :
Tabel 6.2 Tabel Rangkuman Kelemahan PIECES Dengan Usulan
Prosedur Keadaan Sekarang (Kelemahan) Usulan
Prosedur menjadi anggota perpustakaan Universitas Kristen Maranatha oleh S1 / D3 / S2 / dosen tetap / dosen luar biasa / karyawan
Petugas meminta Mahasiswa untuk mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu. Setelah
itu, barulah meminta persyaratan
Petugas meminta kepada Mahasiswa persyaratan terlebih dahulu. Setelah itu, barulah meminta Mahasiswa untuk mengisi
formulir pendaftaran Prosedur keanggotaan FPPT (Forum
Perpustakaan Perguruan Tinggi) Biaya yang harus dibayarkan adalah Rp. 5000 Biaya yang harus dibayarkan adalah Rp. 10000
Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa / dosen / karyawan
Prosedur tidak menjelaskan penyimpanan data. Prosedur hanya menjelaskan sampai kepada
pencatatan dan tidak membahas kepada penyimpanan dokumen.
Prosedur diperjelas dan diperlengkap. Prosedur menjadi menjelaskan penyimpanan
dokumen. Setelah melakukan pencatatan, kartu buku dan kartu anggota yang telah disatukan ditaruh ke tempat penyimpanan (khusus untuk mahasiswa). Bila Dosen dan
Karyawan kartu buku dan kartu anggota ditaruh ke meja petugas tetap, petugas tetap akan menginputkan datanya terlebih dahulu,
setelah itu barulah ditaruh ke tempat penyimpanan.
Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa / dosen / karyawan
Melakukan pencatatan data peminjaman di sebuah buku
Melakukan pencatatan data peminjaman di sebuah software
Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa / dosen / karyawan
Melakukan pengendalian dengan menggunakan buku data peminjaman sebagai
acuan
Melakukan pengendalian dengan menggunakan software sebagai acuan Prosedur peminjaman buku oleh mahasiswa /
dosen / karyawan
Proses operasi masih menggunakan sistem manual
Proses operasi menggunakan sistem terintegrasi software Prosedur peminjaman koleksi referensi / jurnal
/ majalah / koran
Prosedur tertulis tidak lengkap, dan lebih menekankan kepada peraturan. Tidak ada
prosedur yang jelas dan rinci.
Prosedur dibuat menjadi lengkap, jelas, rinci dan tidak membahas kepada peraturan, tetapi
kepada prosedur. Prosedur peminjaman pengunjung dari luar
UK Maranatha
Tidak menerangkan data - data apa sajakah yang harus didapat dari Tamu/Umum pada
saat mereka ingin memfotocopy buku.
Menerangkan data - data apa sajakah yang harus didapat dari Tamu/Umum pada saat
mereka ingin memfotocopy buku
Prosedur pengembalian buku perpustakaan
Memperpanjang buku terlebih dahulu. Setelah itu, mencari kartu anggota dan kartu buku di
loker pengembalian
Mencari kartu anggota dan kartu buku terlebih dahulu. Setelah itu, memperpanjang buku.
Prosedur akhir keanggotaan mahasiswa D3 / S1 / S2
Prosedur tertulis tidak menjelaskan apapun. Walaupun menjelaskan sangat tidak jelas,
lengkap dan rinci.
Membuat prosedur tertulis yang jelas, lengkap dan rinci.
Prosedur peminjaman loker oleh mahasiswa Mahasiswa masuk kadang tidak menggunakan KTM atau kartu identitas lainnya.
Mahasiswa masuk harus menggunakan KTM atau kartu identitas lainnya
Prosedur peminjaman loker oleh tamu / umum
Data pada window pop-up tidak lengkap untuk melakukan suatu pengendalian yang baik. Data yang diisikan ke window pop-up hanyalah
nama.
Data pada window pop-up diperlengkap agar membuat pengendalian menjadi baik. Data yang harus dimasukan ke dalam window
(5)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-3
Universitas Kristen Maranatha
3. Usulan prosedur pada bagian layanan umum sudah dibuat menjadi tertulis seluruhnya. Usulan pun dapat memperbaiki kelemahan – kelemahan yang terdapat pada prosedur tertulis sekarang ini dan usulan pun telah memberikan prosedur yang tidak tertulis menjadi tertulis. Usulan prosedur yang diberikan adalah sebanyak 44 buah. Untuk lebih lengkap dan jelasnya dapat dilihat pada point 5.4.
6.2 Saran
6.2.1 Saran Untuk Penelitian Selanjutnya
Dengan waktu yang terbatas untuk melakukan penelitian, penelitian ini masih ada kekurangan. Dengan adanya kekurangan, maka penelitian dapat dilanjutkan. Penelitian ini lebih berfokus kepada prosedur – prosedur perpustakaan, sehingga bilamana ingin melanjutkan dapat melakukan penelitian terhadap software – software yang terdapat di perpustakaan. Selain itu, dapat melakukan penelitian terhadap layout perpustakaan apakah tata penempatan rak maupun tata penempatan buku pada perpustakaan sudah baik atau belum. Penelitian juga dapat dilanjutkan dalam hal kecakapan petugas, apakah petugas – petugas yang bertugas di perpustakaan itu adalah petugas yang cakap dalam hal melakukan pekerjaannya atau tidak.
(6)
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
1. A, Jeanny., N, Febie., N, Veninchia G., W, Caroline., “Tugas Dokumentasi Proyek Buku Petunjuk Penggunaan Software Locker Perpustakaan Bagi
Administrator”, Tugas Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen
Maranatha, 2007.
2. Adi, Widyo., Giftson., Januar., Pujianto, Ivan., “Dokumentasi Proyek
Perpustakaan Universitas Kristen Maranatha Bagian Sirkulasi”, Tugas
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha, 2007.
3. Deeks, David & Lejk, Mark, “Systems Analysis Techniques”, Addison Wesley, England, 2002.
4. Effendy, Onong Uchjana. “Sistem Informasi Manajemen”, Mandar Maju, Bandung, 1996.
5. Hadibroto, Prof. DR. H. S. dan Witarsa, Drs. Oemar. “Sistem Pengawasan Intern”, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1984.
6. H.M., Jogiyanto, “Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi, Yogyakarta, 1990.
7. Kristanto, “Usulan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Dan Tata
Letak Fasilitas Toko (Studi Kasus di Toko Berkah, Sukabumi)”, Tugas Akhir
Teknik Industri, Universitas Kristen Maranatha, Bandung, 2009.
8. Yosnata, Fanny Stefanus, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Perpustakaan Terintegrasi Universitas Kristen Maranatha”, Tugas Akhir Teknik Industri, Universitas Kristen Maranatha, Bandung, 2009.