MANAJEMEN ADMINISTRASI DI KELOMPOK BIMBINGAN IBADAH HAJI (KBIH)AL-RAHMAH MOJOKERTO.

SKRIPSI

Diajukan kepada Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh

Gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

Oleh :

NOVI RATNA SARI B04213021

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA

E-r,"*4eet: p*rpeu*,{,rnxes**s,.-*c" id

I*Fjn}{E &R FEBN}"AT;tu4N _{F}IHSET'L}J UIAH. PL}EIJ}{TLSI} SttRY;t Xtufut} A fE tlN?Arjli HF"FENT?N fi ."tN AI{AI}Eh{}S

fuh*$p- s{e,{E*-* aka$errdkx U{N $sidrfifl ery?eA _{$rarafu*3-a, }r;rfi$a} herr* }{Ee g3&$Fr? _*li bae"aEe irci. ssfs:

F$alms N{M

:

Fffi}trnE &ATF{,{SAR{

trm&x3ta+,ilerya:s.m* : EIA*ffi.'A** $AF{ }d{.}&g{"}}*EIiA$I,l g6qyq,q_}F"re{F"N _E}AH&'AH

E-mail

ddress

:

rurr{r074@#rail,crrm

ry

pe*Sebft"**,

itraxr*e ge*gp.t*huxrq _meag,'*tqiui urltt& _{ffia,{ebffii*{*re kepxd* E}eqErru-are}rxxa}

UEN $asrc Affipd $errabayruHxh Sebas R<*y".eEti F$*x-E&sk&:$F *ra$ _{kmya*xdafu :}

L-3ffir{g}d ill ?esis il

Bisec.eed

_[:]

I":rit*-fuix*

("-""".-""""-"

_{""._"";]} yxtagfo*{udu};

e{-'eNA3Ehfffi\$ "q#H{[h{g$TH.,{Sl D[ KgL{}e'{g{}K ffit&{B{F&-}Ah[ EBr&*,ru{ rAAF (5ieg*ry ,&a-aaHe&.4H e5{,ry r }E{EH"f -{}

ry"t*

perm:g&ni yffirg {*perta:&mr _ft}3a s{ia}- E}nnSeE }€ee *e&"s H*r_}'"tsi N*c*Fks3ttsiF iuai Ferptt-*tai<-trtta L$tN Suraxn ,,4{nFd Slrm}r*ya

b*r:&:ak

m*ug*}iEu me<lialfcam:*=fum"

me*gp$erBxnea

bectttllr p"lrg{qa;*r: e$'*r* _{{el*ta}v*s*}" rmendi*rcil}u*i[rxea5u, d}

mm*mg-rilkml'mempubBikaxikauxs,* _{di E*termet a{al: cnmlia }ais **e*as:* ddfrcsra:n*di hepcs$ngffi}

*mdemis te&$!€ gr#al mecdntft iiin ilari saya setxer:p

*t*p

ffiffiffi{Bci}ffiikars *an}ii *ry* *Arya;

Aeec.l}islpmcipa da;a ataa gsecaet*it yaug

hemsagkuelr-Saya b*rsex*ia e:ttru:.h elfflsca#usg _{$&ara 6xibmii,} tfrcryjfi melib;rt&m _{Fiefik Fryustakraa L}${} --$emm R*r$ei Slrra!:43,4 sryalx }lmrtu& tun&Itan }en:&*r:r y*rg tinrbuX *r,us pelxxgara:: Hah {}pta

cfelsffi kar5.'si!@isg?

smy,aimi

,.

Elemelw pr.rffiyat"ffi irai _3,mry rry,* br:at **r,.ltgpgr

Suabrya6 16 Febtuari ![}17 Perulis

'

**;uu*

re&af.T RArN"{ sAeI}

ABSTRAK

Novi Ratna Sari, 2017, Manajemen Administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

Kata Kunci : manajemen, administrasi.

Penelitian ini memfokuskan pada rumusan masalah yaitu “Bagaimanakah

manajemen administrasi di KBIH Al Rahmah Mojokerto ?”. Untuk menjawab

permasalahan tersebut, peneliti menggunakan penelitian kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Melalui penggunaan metode pengamatan (observasi),

wawancara (interview), dan dokumentasi, yang akan menggambarkan keadaan

atau fenomena sebagaimana adanya, yaitu gambaran manajemen administrasi di

KBIH Al-Rahmah Mojokerto. Analisis data yang dilakukan adalah reduksi data,

penyajian data, dan conclusions drawing/verification.

Dalam proses administrasi di KBIH Al-Rahmah terdapat enam unsur administrasi yang dilakukan. Yakni komunikasi, finansial, informasi, personalia, material dan relasi publik. Keenam hal ini menerapkan fungsi manajemen di dalamnya, yaitu

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Fungsi

perencanaan terkandung dalam unsur finansial dan relasi publik. Kemudian fungsi pengorganisasian diterapkan dalam unsur personalia, dimana masing-masing pegawai diberi tugas dan tanggung jawab yang berbeda, agar penyelenggaraan kerja yang dilakukan berjalan dengan efektif dan efisien. Selanjutnya fungsi pelaksanaan terdapat dalam unsur material dan informasi. Dimana dalam pelaksanaannya KBIH Al-Rahmah bertugas membimbing jamaah dalam proses administrasi haji dan umroh. KBIH Al-Rahmah juga memberikan informasi yang dibutuhkan oleh jamaah. Dan yang terakhir, fungsi pengawasan, terdapat dalam unsur komunikasi. Unsur komunikasi dalam KBIH Al-Rahmah diwujudkan dengan pemberian laporan administrasi kepada pimpinan, baik laporan tulis maupun laporan lisan.

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING ... ii

PENGESAHAN TIM PENGUJI ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... v

PERNYATAAN PERTANGGUNGJAWABAN OTENTISITAS SKRIPSI .... vi

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xii

BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Definisi Konsep ... 6

F. Sistematika Pembahasan ... 8

BAB II: KAJIAN TEORITIK A. Penelitian Terdahulu yang Relevan ... 10

B. Kerangka Teori ... 12

1. Manajemen ... 12

3. Manajemen Administrasi ... 32

4. Haji dan Umroh ... 34

5. Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH) ... 35

BAB III: METODE PENELITIAN A. Pendekatan dan Jenis Penelitian ... 36

B. Subyek, Objek dan Lokasi Penelitian ... 37

C. Jenis dan Sumber Data ... 37

D. Tahap-Tahap Penelitian ... 39

E. Teknik Pengumpulan Data ... 41

F. Teknik Validitas Data ... 43

G. Teknik Analisis Data ... 45

BAB IV: HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Obyek Penelitian ... 48

B. Penyajian Data ... 61

C. Analisis Data ... 81

BAB V: PENUTUP A. Kesimpulan ... 91

B. Saran dan Rekomendasi ... 92

C. Keterbatasan Penelitian ... 92 DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Proses digitalisasi tidak dapat dipungkiri semakin beragam dan canggih dengan berkembangnya zaman. Berbagai pesan, berita dan peristiwa dapat menyebar dengan cepat melalui media informatika. Hal tersebut bukan hanya melanda masyarakat perkotaan saja, namun juga telah menjangkau

masyarakat di pedesaan.1

Proses digitalisasi ini juga berpengaruh pada dunia usaha abad ini. Para pelaku usaha baik barang atau jasa dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Setiap usaha yang tidak dapat memenuhi kedua hal tersebut, akan

mudah runtuh oleh persaingan global saat ini.2

Suatu usaha yang efektif dan efisien, dapat dibentuk dengan pola manajemen yang baik. George R. Terry mengartikan manajemen sebagai

“suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau

pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional

atau maksud-maksud yang nyata”. Pelaksana manajemen disebut manager

atau pengelola.3 George R. Terry juga mengungkapkan empat unsur utama

dalam manajemen, yaitu Planning (perencanaan), Organizing (menyusun),

1

Achmad Sjihabuddin dan Arselan Harahap (eds.) 1998, Pembangunan Administrasi di Indonesia, LP3S, Jakarta, hal. 51.

2

Achmad Sjihabuddin dan Arselan Harahap (eds.) 1998, Pembangunan Administrasi di Indonesia, LP3S, Jakarta, hal. 53.

3

George R. Terry dan Leslie W. Rue, 2011, Dasar-Dasar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 1.

Actuating (menggerakkan untuk bekerja), dan Controlling (pengawasan),

keempat unsur ini dikenal dengan istilah P.O.A.C.4

Manajemen yang efektif dan efisien dapat mempengaruhi berhasilnya kegiatan administrasi yang dijalankan. Administrasi sendiri adalah proses

penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.5

Administrasi merupakan salah satu sarana untuk memenuhi kebutuhan manusia, terutama dalam ruang lingkup perkantoran. Terdapat bagian-bagian dari administrasi yang berperan penting dalam kesuksesan usaha sebuah organisasi atau lembaga. Bagian-bagian tersebut antara lain adalah keuangan dan pemasaran. Seperti halnya administrasi lembaga bimbingan haji atau yang dikenal dengan sebutan Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH). Dalam lembaga ini dibutuhkan kegiatan pemasaran untuk memperkenalkan lembaga kepada masyarakat, dan peran aspek keuangan demi kelancaran seluruh kegiatan operasional dalam lembaga. Keberhasilan proses administrasi

menunjukkan bahwa unsur-unsur manajemen yakni perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan serta pengawasan dalam organisasi terkait berjalan dengan baik.

Haji merupakan rukun Islam yang ke lima. Haji ialah sengaja pergi ke

Mekah untuk melaksanakan ibadah.6 Hukum haji adalah wajib bagi setiap

Muslim dan Muslimah yang kuasa atau mampu (ekonomi, jasmani dan

4

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, 1987, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 44-45.

5

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, 1987, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 40.

6

Muhammadiyah Ja’far, 1997, Tuntunan Praktis Ibadah Zakata Puasa Dan Haji, Kalam Mulia, Jakarta, hal. 161.

rohani). Haji diwajibkan bagi orang yang mampu sekali seumur hidupnya. Firman Allah dalam surat Ali Imron ayat 97:

َلاَعلْا نَع ٌي نَغ َه اَفَرَفَك ْنَمَو .ًْي بَس هْيَل ا َعاَطَتْسا نَم تْيَبل ْا ُج ح سا نلا ىَلَع لَو

َنْي

.

“Mengerjakan haji adalah kewajiban manusia terhadap Allah, yaitu (bagi) orang yang sanggup mengadakan perjalanan ke Baitullah. Barangsiapa mengingkari (kewajiban haji), maka sesungguhnya Allah Maha Kaya (tidak memerlukan sesuatu) dari semesta alam.”(Q.S. ali-Imron : 97)7

Umroh merupakan kegiatan ibadah yang mirip dengan haji. Umroh ialah sengaja pergi ke Baitulloh Al-Haram di Mekah, karena memenuhi perintah Allah dan mengharapkan ridho-Nya. Perbedaan haji dan umroh adalah umroh dapat dilakukan kapan saja, kecuali pada hari Arafah, Idul Adha

dan hari-hari Tasyriq. Hukum umroh bagi ulama’ Hanafiy dan Malikiy hanya

sunnah muakkad saja.8

KBIH merupakan lembaga swasta yang diberikan wewenang oleh Kementerian agama untuk ikut berpartisipasi dalam pembimbingan jamaah ibadah haji. KBIH bergerak di bidang pelayanan jasa. Pelayanan tersebut antara lain menyangkut pemberian informasi yang berhubungan dengan aturan dari Kementerian Agama mengenai ibadah haji, praktik manasik haji dan

umroh, serta kegiatan proses administrasi haji dan umroh.9

KBIH Al-Rahmah merupakan salah satu lembaga bimbingan haji dan umroh yang ada di Mojokerto. Letaknya di Jalan Mojosari-Trawas Km.5 desa

7 _{Muhammadiyah Ja’far, 1997,}

Tuntunan Praktis Ibadah Zakat Puasa Dan Haji, Kalam Mulia, Jakarta, hal. 166.

8 _{Muhammadiyah Ja’far, 1997,}

Tuntunan Praktis Ibadah Zakat Puasa Dan Haji, Kalam Mulia, Jakarta, hal. 168.

9

Widyarini, Manajemen Kelompok Bimbingan Ibadah haji (KBIH), Fakultas Syariah dan hukum, UIN Sunan Kalijaga, Jurnal Ekonomi dan Bisnis Islam ,Vol. VII, No. 2, Juni 2013.

Mojorejo kecamatan Pungging. KBIH Al-Rahmah merupakan KBIH yang terpercaya, karena KBIH ini telah mendapat izin resmi dari Kementerian Agama sesuai surat keputusan No. 607 Tahun 2014.

KBIH Al-Rahmah ini merupakan KBIH dengan jamaah terbesar di Mojokerto. Setiap tahun KBIH ini tidak pernah sepi dari para jamaah yang ingin melaksanakan haji maupun umroh. Bahkan di musim haji 2016 kemarin, jumlah calon jamaah haji (CJH) dari KBIH Al-Rahmah menjadi yang terbesar

di Mojokerto dengan jumlah jamaah 398 orang.10

Alasan dipilihnya KBIH Al-Rahmah sebagai lokasi pnelitian adalah karena penulis melihat KBIH ini sebagai KBIH yang terpercaya. Hal ini juga didukung dengan begitu banyaknya jamaah yang bergabung di KBIH Al-Rahmah setiap tahunnya. Selain itu, proses adminitrasi haji dan umroh yang dilakukan oleh KBIH Al-Rahmah sangat menentukan keberhasilan pemberangkatan jamaah haji dan umroh selama ini, mengingat sering terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh KBIH ilegal kepada jamaahnya terkait hal-hal administratif. Untuk itu, penulis ingin mengkaji lebih mendalam mengenai proses administrasi yang dilakukan di KBIH Al-Rahmah. Berdasarkan fenomena di atas, penulis tertarik untuk meneliti tentang kegiatan manajemen administrasi haji dan umroh yang dilakukan oleh KBIH

Al-Rahmah. Oleh karena itu, peneliti mengangkat judul “Manajemen

Administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto”.

10_{Beritajatim.com, “}

Kemenag Kabupaten Mojokerto: Jumlah CJH 1.284 Orang”, diakses pada 12

Oktober 2016 dari

http://m.beritajatim.com/politik_pemerintahan/270209/kemenag_kabupaten_mojokerto:_jumlah _cjh__1.284_orang.html

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah pada

penelitian “Manajemen Administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto” ini

adalah sebagai berikut:

Bagaimanakah manajemen administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

Untuk mengetahui dan mendeskripsikan lebih mendalam mengenai konsep manajemen administrasi yang dilakukan oleh KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

D. Manfaat Penelitian

Dalam melakukan suatu penelitian, hasil yang diperoleh diharapkan dapat bermanfaat secara teoritis maupun praktis. Manfaat teoritis berguna untuk mengembangkan disiplin ilmu yang berkaitan lebih lanjut dan manfaat praktis digunakan untuk pemecahan masalah aktual.

1. Manfaat Teoritis

a. Penelitian ini diharapkan mampu memberikan kontribusi terhadap

pengembangan ilmu manajemen, khususnya dalam hal penerapan konsep manajemen administrasi.

b. Menjadi bahan masukan untuk kepentingan pengembangan ilmu bagi pihak-pihak tertentu guna menjadikan skripsi ini menjadi acuan untuk penelitian lanjutan terhadap objek sejenis atau aspek lainnya yang belum tercakup dalam penelitian ini.

2. Manfaat Praktis

a. Memberikan informasi kepada para pengelola lembaga organisasi

tentang penerapan manajemen administrasi sekaligus memperoleh bekal aplikatif untuk memperbaiki sistem pengelolaan organisasinya.

b. Menambah wawasan bagi para praktisi manajemen pada umumnya,

bahwa manajemen administrasi selalu berkaitan erat dengan aktivitas dalam organisasi atau lembaga.

c. Sebagai bahan masukan kepada Pimpinan Kelompok Bimbingan

Ibadah Haji (KBIH) tentang model administrasi lembaga Islam.

d. Memberikan wawasan mengenai konsep manajemen administrasi,

sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam aktivitas ke depannya.

E. Definisi Konsep

Definisi konseptual ialah suatu definisi yang masih berupa konsep dan maknanya masih sangat abstrak walaupun secara intuitif masih bisa dipahami

maksudnya.11 Penelitian ini membahas tentang manajemen administrasi KBIH

Al-Rahmah Mojokerto. Untuk mempermudah pembahasan perlu adanya

11

Azwar (2007) dalam Siti Munadhiroh. 2012. Korelasi Mengikuti Pengajian Majlis Dzikir Al Khidmah Dengan Ukhuwah Islamiyah Jama’ah Di Kec. Weleri, Kab. Kendal. Semarang: Fakultas Dakwah Institut Agama Islam Negeri Walisongo

definisi konseptual yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman sehubungan dengan judul di atas, yaitu:

1. Manajemen

Manajemen adalah proses pencapaian tujuan oleh seseorang atau kelompok secara bersama-sama. Pelaksana manajemen disebut manager.

Ada empat unsur utama dalam manajemen, yaitu Planning (perencanaan),

Organizing (menyusun), Actuating (menggerakkan untuk bekerja), dan Controlling (pengawasan), keempat unsur ini dikenal dengan istilah

P.O.A.C.12

2. Administrasi

Administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mendapat tujuan yang telah ditetapkan. Penyelenggaraan kerja yang dimaksud menyangkut seluruh penanganan informasi yang dilakukan oleh lembaga atau institusi.

3. Manajemen Administrasi

Manajemen administrasi adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan sekelompok orang bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penyelenggaraan kerja yang dimaksud adalah proses administrasi yang berkaitan dengan penanganan segala informasi yang ada di organisasi atau lembaga. Baik dari mulai perencaanaan informasi sampai kepada pengawasan terhadap segala informasi yang ada di dalam lembaga.

12

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, 1987, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 44-45.

F. Sistematika Pembahasan

Agar mempermudah penelitian dibutuhkan sistematika pembahasan. Adapun sistematika pembahasan dalam penelitian ini dibagi menjadi lima bab meliputi:

Bab pertama adalah Pendahuluan. Dalam bab ini terdiri dari enam sub bab antara lain latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, definisi konsep, dan sistematika pembahasan.

Bab kedua adalah Kerangka Teoritik. Pada bab ini membahas tentang penelitian terdahulu yang relevan dan kajian teori tentang konsep manajemen dan administrasi.

Bab ketiga adalah Metode Penelitian. Pada bab ini membahas secara detail mengenai metode yang digunakan dalam upaya penelitian yang terdiri dari: pendekatan dan jenis penelitian, tahap-tahap penelitian, jenis dan sumber data, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, serta teknik validitas data atau keabsahan data. Pembahasan ini sengaja disajikan untuk memberikan gambaran secara utuh mengenai metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini, sehingga hasil penelitian ini nantinya diharapkan dapat menjawab rumusan masalah yang telah dirancang pada sub bab rumusan masalah di atas.

Bab keempat adalah Hasil Penelitian. Pada bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum lokasi penelitian yaitu KBIH Al-Rahmah, penyajian data yang memaparkan fakta-fakta mengenai topik yang diangkat

dan analisis data. Data yang telah dianalisa dan diuji keabsahan datanya dibandingkan dengan teori.

Bab kelima adalah Penutup. Pada bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari penelitian, rekomendasi dari penelitian ini, dan keterbatasan penelitian.

BAB II

KAJIAN TEORITIK

A. Penelitian Terdahulu yang Relevan

1. Penelitian pertama yang relevan dengan penelitian ini adalah “Sistem

Administrasi Kearsipan Yayasan Panti Asuhan Wachid Hasyim Rungkut Surabaya” oleh Rahma Ika Widuri. Tahun 2013. Jurusan Manajemen Dakwah Fakultas Dakwah Dan Komunikasi. Hasil penelitian menjelaskan bahwa pengelolaan administrasi kearsipan dikerjakan oleh sekretaris dan juga bendahara dan diketahui oleh ketua pengurus. Di Yayasan Panti Asuhan Wachid Hasyim ini ada beberapa macam arsip, yaitu arsip keuangan, arsip kepegawaian, dan arsip data anak asuh, yang memiliki data yang berbeda-beda. Sistem administrasi di Yayasan Panti Asuhan Wachid Hasyim ini sudah terorganisir, karena adanya peraturan dan perhatian terhadap segala aspek yang berkaitan dengan pengarsipan. Kesamaan dari penelitian pertama dengan penelitian sekarang adalah sama-sama membahas tentang ilmu administrasi di lembaga. Sedangkan perbedaanya terletak pada lokasi penelitian dimana penelitian saat ini dilakukan di Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH).

2. Penelitian kedua yang relevan dengan penelitian ini adalah

“Pengembangan Sistem Administrasi Lembaga Dakwah (Riset Aksi Manajemen Ketatausahaan Yayasan Mitra Arofah Surabaya oleh Novia Vivi Isnaini. Tahun 2011. Jurusan Manajemen Dakwah Fakultas Dakwah Dan Komunikasi. Hasil penelitian menjelaskan bahwa sistem administrasi

yang dilakukan oleh Yayasan Mitra Arofah masih tradisional. Untuk itu, diperlukan pembenahan dalam pencapaian administrasi modern. Beberapa hal yang perlu dibenahi adalah kurang adanya SDM staff administrasi yang professional, kurang adanya sistem informasi manajemen yang baik dalam mengelola alur info dan berita yang keluar atau masuk YMA, lemah dalam proses pencatatan atau surat-menyurat, tidak memiliki sistem pembukuan yang bagus, dan kurangnya kemampuan dalam menggunaan fasilitas yang ada. Hal-hal inilah yang kemudian oleh peneliti dilakukan pembenahan yang bertujuan untuk mengembangkan sistem administrasi di Yayasan Mitra Arofah tersebut.

Kesamaan dari penelitian kedua dengan penelitian sekarang adalah sama-sama membahas tentang ilmu administrasi. Namun, penelitian yang kedua lebih berfokus kepada aspek pengembangan administrasinya, sedangkan peneliti sekarang lebih berfokus pada manajemen administrasinya. Perbedaan penelitian kedua ini dengan penelitian sekarang terletak pada lokasi penelitian, yang mana penelitian saat ini dilakukan di lembaga KBIH.

3. Penelitian ketiga yang relevan dengan penelitian ini adalah “Administrasi

Kesiswaan Dalam Meningkatkan Jumlah Animo Pendaftar Di SMA Taman Siswa Mojokerto” oleh Khoirotun Nisa'. Tahun 2009. Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Keguruan. Hasil penelitian menjelaskan bahwa administrasi kesiswaan yang dilakukan di SMA Taman Siswa Mojokerto tergolong baik. Pengaruh administrasi kesiswaan

dalam meningkatkan jumlah animo pendaftar di SMA Taman Siswa Mojokerto memiliki pengaruh yang sangat kuat dan sangat tinggi.

Kesamaan dari penelitian ketiga dengan penelitian sekarang adalah sama-sama membahas tentang ilmu administrasi. Sedangkan perbedaannya terletak pada pendekatan penelitian dimana penelitian ketiga menggunakan penelitian kuantitatif, sementara peneliti sekarang menggunakan penelitian kualitatif. Perbedaan juga terdapat di lokasi penelitian, yang mana penelitian saat ini dilakukan di lembaga KBIH.

B. Kerangka Teori

1. Manajemen

a. Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan kata serapan dari bahasa inggris,

yaitu “management” yang dalam bahasa Indonesia berarti pengaturan

atau cara kerja.13 Secara terminologi, yang dimaksud dengan

manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya manusia untuk

mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu.14

Manajemen juga diartikan sebagai “proses” atau usaha bersama

dari orang-orang guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Pengertian proses di sini dititik beratkan pada arti manajemen sebagai proses:

13

Siswandi, 2011, Aplikasi Manajemen Perusahaan: Analisis Kasus dan Pemecahannya, Mitra Wacana Media, Jakarta, hal. 1.

14

1) Manajemen adalah proses dari memimpin, membimbing dan memberikan fasilitas dari usaha orang-orang yang terorganisir di dalam organisasi-organisasi formal guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

2) Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan dan pengawasan.15

George R. Terry juga memberikan definisi tentang manajemen.

Manajemen menurut Terry didefinisikan sebagai berikut:

“management is the accomplishing of a pre-deter mine objective through the effort of the people”. Arti dari pernyataan ini adalah manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terdahulu

dengan mempergunakan tenaga dan kegiatan orang lain.16

Dari beberapa penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian manajemen. Manajemen adalah suatu proses kegiatan atau usaha guna mencapai tujuan tertentu, melalui kerja sama yang melibatkan banyak orang dengan sistem yang telah terorganisir.

b. Fungsi-fungsi Manajemen

George R. Terry mengungkapkan empat fungsi manajemen,

yaitu Planning (perencanaan), Organizing (menyusun), Actuating

15

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, 1987, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 41.

16

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, 1987, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 43.

(menggerakkan untuk bekerja), dan Controlling (pengawasan).

Keempat unsur ini dikenal dengan istilah P.O.A.C. 17

1) Perencanaan (Planning)

Perencanaan atau planning adalah kegiatan awal dalam

sebuah pekerjaan dalam bentuk memikirkan hal-hal yang terkait dengan pekerjaan itu agar mendapat hasil yang optimal. Oleh karena itu, perencanaan merupakan sebuah keharusan di samping sebagai sebuah kebutuhan, karena segala sesuatu memerlukan perencanaan. Dalam suatu hadits Rasulullah SAW bersabda,

ِ اِ

ِ أا

ِ ر

ِ د

ِ ت

ِِ أ

ِ ن

ِِ ت

ِ ف

ِ ع

ِ لِ

ِ أ

ِ م

ِ ر

ِ فِا

ِ تِ

ِ بِ ر

ِ ع

ِ قا

ِ بِ ت

ِ هِ

ِ فِ إ

ِ ن

ِِ ك

ِ نا

ِ

ِ خ

ِ ي

ِ ر

ِ فِا

ِ ما

ِ ض

ِ

ِ وِ إ

ِ ن

ِِ ك

ِ نا

ِ

ِ ش

ِ ر

ِ فا

ِ نا

ِ ت

ِ هِ

.

“Jika engkau ingin mengerjakan sesuatu pekerjaan maka pikirkanlah akibatnya, maka jika perbuatan tersebut baik, ambillah dan jika perbuatan itu jelek, maka tinggalkanlah.” (HR

Ibnu Mubarak)18

Dalam melakukan perencanaan, ada beberapa aspek yang harus diperhatikan. Aspek-aspek tersebut antara lain sebagai

berikut:19

a) Hasil yang ingin dicapai.

b) Orang yang akan melakukan.

c) Waktu dan skala prioritas.

d) Dana (capital).

17

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, 1987, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 44-45.

18

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal. 77-78.

19

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal. 77-78.

Salah satu aspek penting perencanaan dalam organisasi

adalah pembuatan keputusan (decision making), proses

pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan. Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut:

a) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.

Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan

menggunakan sumberdaya-sumberdayanya secara tidak efektif.

b) Merumuskan keadaan saat ini

Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumberdaya-sumberdaya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini di analisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

c) Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan. Menurut Parmono Atmadi untuk

antisipasi perubahan dalam perencanaan ada empat langkah:20

(1) Menganalisis keadaan sekarang

(2) Menentukan perubahan-perubahan yang diinginkan

(3) Melakukan perubahan-perubahan dengan analisa keadaan

(4) Memantapkan keadaan yang baru agar dapat dipertahankan

d) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan

pencapaian tujuan

Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi

pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan

20

A.W. Widjaya, 1987, Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen, PT.Bina Aksara, Jakarta, hal.70.

alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai

alternatif yang ada.21

Pokok dari perencanaan adalah menentukan garis besar untuk dapat memulai usaha. Kebijaksanaan ditentukan, rencana kerja disusun, baik mengenai kapan usaha dikerjakan, maupun

mengenai cara bagaimana usaha itu akan dikerjakan (operation).

Fungsi ini menghendaki manajer untuk melihat perkiraan ke masa

depan dengan tujuan yang jelas.22

2) Pengorganisasian atau Menyusun (Organizing)

Ajaran Islam adalah ajaran yang mendorong umatnya untuk melakukan segala sesuatu secara terorganisasi dengan rapi. Hal ini

dinyatakan dalam surat ash-Shaff: 4.23

أ

لا ُب حي َه

َنْي ذ

صْوصْر م نَيْنب ْم نَأَكا فَص ه ل بَس ي ف َ ْول تَقي

.

“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang di jalan -Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang kokoh”(QS. Ash-Shaff: 4)

Organisasi dalam pandangan Islam bukan semata-mata wadah, melainkan lebih menekankan pada bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan secara rapi. Organisasi lebih menekankan

21

T. Hani Handoko, 2009, Manajemen, BPFE-Yogyakarta, Yogyakarta, hal. 78-80.

22

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, 1987, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 44-45.

23

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal.100.

pengaturan mekanisme kerja. Dalam sebuah organisasi, tentu ada

pemimpin dan bawahan.24

Pengorganisasian adalah seluruh proses pengelompokkan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka mencapai suatu

tujuan yang telah ditentukan.25

Pada proses pengorganisasian ini akan menghasilkan struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab. Jadi, yang ditonjolkan adalah wewenang yang mengikuti tanggung jawab, bukan tanggung jawab yang mengikuti wewenang. Islam sendiri sangat perhatian dalam memandang tanggung jawab dan wewenang sebagaimana yang dicontohkan oleh Rosulullah SAW yang mengajak para sahabat untuk berpartisipasi melalui pendekatan secara musyawarah.

Pengorganisasian pada dasarnya adalah melakukan pembagian tugas dan wewenang yang telah disusun oleh pimpinan. Pembagian tugas delegasi kekuasaan inilah yang dimaksud George

R. Terry dengan organizing.

24

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal. 101.

25

3) Pelaksanaan atau Menggerakkan Untuk Bekerja (Actuating)

Penggerakan merupakan terjemahan dari bahasa Inggris actuating, dimana kata ini berasal dari actuare bahasa Latin, yang

berarti menggerakkan, mendorong untuk bergerak.26 Pengarahan

merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat kerja dan kerelaan kerja para pegawai

atau anggota organisasi demi tercapainnya tujuan organisasi.27

Untuk mencapai tujuan, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh manajer adalah melaksanakan secara fisik kegiatan dan aktivitas yang telah direncanakan sebelumnya sesuai dengan masing-masing tugas dan wewenang anggota organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, terdapat beberapa usaha yang

dilakukan seperti leadership (kepemimpinan), perintah, instruksi,

komunikasi dan konseling (nasihat). Hal inilah yang diartikan

seebagai fungsi actuating (menggerakkan seseorang untuk

bekerja).

4) Pengawasan (Controlling)

Pengawasan dalam pandangan Islam dilakukan untuk meluruskan yang tidak lurus, mengoreksi yang salah, dan

membenarkan yang hak. Pengawasan (control) dalam ajaran Islam

(hukum syariah), paling tidak terbagi menjadi dua hal.

26

Sukarna, 1992, Dasar-Dasar Manajemen, Mandar Maju, Bandung, hal. 82.

27

F.X. Soedjati, 1996, O&M (Organization and Method) Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, Gunung agung, Jakarta, hal. 5.

Pertama, control yang berasal dari diri sendiri yang bersumber dari tauhid dan keimanan kepada Allah SWT. Seseorang yang yakin bahwa Allah pasti mengawasi hamba-Nya,

maka ia akan bertindak hati-hati.28

Kedua, sebuah pengawasan akan lebih efektif jika sistem pengawasan tersebut juga dilakukan dari luar diri sendiri. Sistem pengawasan itu dapat terdiri atas mekanisme pengawasan dari pimpinan yang berkaitan dengan penyelesaian tugas yang telah didelegasikan, kesesuaian antara penyelesaian tugas dan

perencanaan tugas, dan lain-lain.29

Pengawasan yang baik adalah pengawasan yang telah terbangun ketika menyusun sebuah program. Dalam menyusun

program, harus sudah ada unsur control di dalamnya. Tujuannya

adalah agar seseorang yang melakukan sebuah pekerjaan merasa bahwa pekerjaannya itu diperhatikan oleh atasan, bukan pekerjaan yang tidak diacuhkan atau yang dianggap enteng. Oleh karena itu, pengawasan terbaik adalah pengawasan yang dibangun dari dalam diri orang yang diawasi dan dari sistem pengawasan yang baik.

Sistem pengawasan yang baik tidak dapat dilepaskan dari

pemberian punishment dan reward. Jika seorang karyawan

melakukan pekerjaannya dengan baik, maka karyawan tersebut

28

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal. 156.

29

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal. 157.

sebaiknya diberi reward. Bentuk reward itu tidak mesti materi, namun dapat pula dalam bentuk pujian, penghargaan yang diutarakan di depan karyawan lain, atau bahkan promosi (baik promosi belajar maupun promosi naik pangkat atau jabatan).

Jika seorang karyawan melakukan pekerjaan dengan berbagai kesalahan, bahkan hingga merugikan perusahaan, maka

karyawan tersebut sebaiknya diberi punishment. Bentuk

punishment pun bermacam-macam, mulai dari teguran, peringatan,

skors, bahkan hingga pemecatan (resign). Reward dan punishment

ini merupakan mekanisme pengawasan yang sangat penting.

Ada satu hal yang harus dipahami oleh seorang manajer, yaitu sebuah pengawasan akan berjalan dengan baik jika masing-masing manajer berusaha memberikan contoh terbaik kepada bawahannya. Bagaimana mungkin seorang bawahan akan baik,

jika pemimpinnya tidak menjadikan diri mereka sebagai figure

yang patut dicontoh.30

Manajer umumnya menganggap perlu untuk mengevaluasi apa yang telah dilakukannya, guna memastikan apakah pekerjaan orang-orangnya berjalan dengan memuaskan dan menuju ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Mungkin sekali dalam pekerjaan itu terdapat kesalahan-kesalahan atau halangan-halangan yang muncul, semua itu harus diketahui agar dapat diperbaiki sebelum

30

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal. 158.

terlambat. Fungsi controlling ini bukan saja meliputi pengawasan tapi juga pengamatan atau penelitian.

Terdapat beberapa kunci dalam kegiatan pengawasan. Kunci-kunci pengawasan tersebut perlu untuk dipahami agar proses pengawasan berjalan sesuai harapan manajer.

Pertama, pengendalian berawal dari dalam diri sendiri. Pengendalian dalam diri dengan keyakinan bahwa apa pun yang dilakukan akan diawasi oleh Allah SWT. Segala hal yang

dilakukan akan memberikan reward dan punishment di dunia ini

maupun di akhirat nanti.

Kedua, pengawasan akan berjalan dengan baik jika pemimpinnya memang orang-orang yang pantas untuk menjadi pengawas dan pengontrol. Untuk itulah diperlukan pemmpin yang adil dan bijaksana dalam proses pengawasan.

Ketiga, dalam mekanisme, sistem harus dibangun dengan baik, sehingga anggota organisasi secara sadar dan sengaja bahwa jka melakukan sebuah kesalahan, maka sama saja dengan merusak sistem yang ada. Karenya sebelum melakukan pengawasan diperlukan perencanaan sistem yang baik, agar pelaksanaannya pun sesuai dengan yang diinginkan. Ketiga hal ini merupakan kunci

sebuah pengawasan yang efektif.31

31

Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta, hal. 177.

c. Sarana Manajemen

Untuk mencapai tujuan, para manajer menggunakan “enam

M”. Dengan kata lain, sarana (tools) atau alat manajemen untuk

mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods,

dan markets. Kesemuanya itu disebut sumber daya.

Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu adalah manusia

(men dan women). Berbagai macam aktivitas yang harus dilakukan

untuk mencapai tujuan dan aktivitas itu dapat kita tinjau dari sudut

proses seperti planning, organizing, staffing, directing dan controlling,

dapat pula kita tinjau dari sudut bidang seperti penjualan, produksi, keuangan, personalia, dan sebagainya. Untuk melakukan berbagai aktivitas tersebut kita perlukan manusia. Tanpa adanya manusia, manajer tidak akan mungkin mencapai tujuannya. Harus diingat bahwa manajer adalah orang yang mencapai hasil melalui orang lain.

Sarana manajemen yang kedua adalah uang (money). Untuk

melakukan berbagai aktivitas diperlukan uang, seperti upah atau gaji orang-orang yang membuat rencana, mengadakan pengawasan, bekerja dalam proses produksi, membeli bahan-bahan, peralatan-peralatan, dan lain sebagainya. Uang sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar tujuan yang ingin dicapai bila dinilai dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Kegagalan atau ketidaklancaran proses manajemen sedikit

banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh perhitungan atau ketelitian dalam menggunakan uang.

Dalam proses pelaksanaan kegiatan, manusia menggunakan

bahan-bahan (materials), karenanya dianggap pula sebagai alat atau

sarana manajemen untuk mencapai tujuan. Demikian pula dalam proses pelaksanaan kegiatan, terlebih dalam kemajuan teknologi dewasa ini, manusia bukan lagi sebagai pembantu bagi mesin seperti pada masa sebelum revolusi industri, sebaliknya mesin telah berubah kedudukannya sebagai pembantu manusia.

Untuk melakukan kegiatan-kegiatan secara berdaya guna dan berhasil guna, manusia dihadapkan kepada berbagai alternatif (methods) atau cara melakukan pekerjaan. Oleh karena itu, metode atau cara dianggap pula sebagai sarana atau alat manajemen, untuk mencapai tujuan. Misalnya, ceramah bervariasi, metode kasus dan lain sebagainya.

Bagi badan yang bergerak di bidang industri, maka sarana

manejeman penting lainnya adalah pasar (markets). Tanpa adanya

pasar bagi hasil produksi, jelas tujuan perusahaan industri tidak mungkin akan tercapai. Salah satu masalah pokok bagi perusahaan industri adalah minimal mempertahankan pasar yang sudah ada, bila mungkin berusaha mencari pasar baru bagi hasil produksinya. Oleh karena itulah, salah satu sarana manajemen penting lainnya khusus

bagi perusahaan industri dan umumnya bagi semua badan yang

bertujuan untuk mencari laba adalah markets atau pasar.32

2. Administrasi

a. Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Latin ad

dan ministrare, yang berarti “membantu, melayani, atau memenuhi”,

serta administratio yang berarti “pemberian bantuan, pemeliharaan,

pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, dan pengelolaan”. Di Italia

disebut administrazione, sedangkan di Perancis, Inggris, dan Amerika

Serikat disebut administration. Pengertian tersebut kemudian

berkembang mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan dan

perkembangan zaman.33

Di Indonesia kita mengenal dan memahami administrasi sebagai ketatausahaan atau administrasi dalam arti sempit adalah berupa kegiatan pencatatan, pengolahan, pengumpulan, pemberian

nomor/kode surat, pengetikan, penggandaan, penyimpanan

(pengarsipan), pengiriman, berbagai informasi yang diterima atau yang

dikeluarkan oleh suatu organisasi atau institusi.34

Menurut Siagian, kegiatan-kegiatan ketatausahaan merupakan bagian yang sangat penting dari kegiatan organisasi, terutama karena kegiatan-kegiatan tersebut menyangkut penanganan informasi

32

M. Manullang, Dasar-Dasar Manajemen, (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2012), hal. 5-7.

33

Wirman Syafri, 2012, Studi Tentang Administrasi Publik, Erlangga, Jakarta, hal. 3.

34

organisasi. Penanganan informasi harus sedemikian rupa sehingga dalam organisasi terdapat informasi yang lengkap, mutakhir dan dapat diandalkan, terutama sebagai bahan untuk berbagai jenis keputusan. Agar berbagai persyaratan tersebut terpenuhi maka informasi perlu

ditangani sebaik mungkin dengan beberapa ketentuan berikut:35

1) Pengumpulannya dilakukan sedemikian rupa sehingga sesuai

dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan.

2) Pengolahannya dilakukan sehingga data yang diolah menjadi

informasi bermutu tinggi.

3) Penyimpanannya dilakukan sedemikian sistematisnya sehingga

mudah ditelusuri.

4) Penggunaannya benar-benar menunjang berbagai kegiatan

organisasi, baik dalam arti mendukung pelaksanaan tugas pokok maupun pelaksanaan tugas-tugas penunjang.

Administrasi juga diartikan dalam arti luas, yakni proses (rangkaian) kegiatan usaha kerja sama sekelompok orang secara terorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien. Dengan demikian, dalam pengertian administrasi terkandung hal-hal berikut.

1) Kelompok orang (manusia), yakni berkumpulnya dua orang atau

lebih dalam sebuah perkumpulan (organisasi), organisasi sipil atau militer, negeri atau swasta, organisasi besar atau kecil. Pengelompokan orang dalam suatu kerja sama tersebut terjadi

35

dengan asumsi bahwa tujuan yang ingin dicapai tidak dapat dilakukan seorang diri.

2) Kegiatan, yakni berupa sejumlah aktivitas yang harus dikerjakan

baik secara individual, namun masih terkait dengan kegiatan orang lain, ataupun bersama-sama untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Kegiatan yang dilakukan dalam rangka administrasi merupakan kegiatan yang berangkaian satu dengan yang lain sehingga merupakan suatu proses yang sistematis.

3) Kerja sama, yakni interaksi antar individu dalam kelompok untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan, karena pekerjaan itu tidak dapat dan juga tidak boleh diselesaikan (dituntaskan) seorang diri.

4) Tujuan, yakni sesuatu yang ingin didapatkan atau dicapai oleh

sekelompok orang yang bekerja sama dan biasanya berupa kebutuhan bersama yang tidak bisa diraih seorang diri.

5) Efisiensi, yakni perbandingan terbaik antara masukan (input) dan

keluaran (output).

Sebagai “proses”, administrasi menggambarkan berjalannya

suatu kegiatan kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, administrasi sebagai proses merupakan suatu kegiatan yang berkesinambungan mengarah pada

pencapaian tujuan yang ingin dicapai.36

36

b. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dan Thoha yang diungkapkan oleh

Prajudi Admosudidjo dalam Balai Pembinaan Administrasi Negara

terdapat unsur umum, yaitu unsur yang terdapat dalam sistem kerjasama apa pun tujuan dan corak kerjasama itu, yang dilakukan masing-masing orang bagi terciptanya tujuan. Berikut unsur-unsur

yang dimaksud:37

1) Komunikasi

Komunikasi sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan berupa penyampaian berita dari seseorang kepada pihak lain dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Komunikasi merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang saling mengetahui pikiran, kehendak, dan perasaan masing-masing. Tanpa komunikasi tidak mungkin suatu kerjasama dapat berlangsung.

2) Informasi

Informasi sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, dan pemusnahan informasi.

3) Personalia

Personalia sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan

berupa pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan,

37

pengangkatan, penempatan, kepangkatan pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama mencapai tujuan bersama.

4) Finansial

Finansial sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

5) Material

Material sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan

berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian,

pemeliharaan, dan penyingkiran benda dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

6) Relasi Publik

Relasi publik sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan berupa usaha pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertetu.

c. Prinsip-Prinsip Administrasi

Henry Fayol “bapak administrasi” mengemukakan beberapa

prinsip-prinsip administrasi. Prinsip-prinsip administrasi tersebut

adalah sebagai berikut:38

38

1) Pembagian kerja. Dimaksudkan untuk memusatkan kegiatan, pengkhususan orang dalam bidangnya (spesialisasi) agar memperoleh efisiensi yang tinggi.

2) Wewenang dan tanggung jawab. Wewenang merupakan hak

administrator atau manajer untuk memberi perintah dan merupakan sesuatu yang melekat dalam jabatan manajer atau administrator. Konsekuensi dari pemilikan wewenang tersebut adalah tanggung jawab, baik bagi yang memberi maupun yang menerima perintah.

3) Disiplin. Disiplin merupakan hal yang mutlak dalam kegiatan kerja

sama, dalam hal mana anggota organisasi tunduk dan menaati peraturan yang telah ditetapkan. Disiplin mengikat semua tingkat kepemimpinan organisasi dan menuntut adanya sanksi.

4) Kesatuan perintah. Pekerja menerima perintah hanya dari satu

pimpinan.

5) Kesatuan arah atau tujuan. Bahwa kegiatan organisasi harus

mempunyai tujuan yang sama dan langsung dari perencanaan yang dibuat seorang manajer.

6) Mendahulukan atau mengutamakan atau menempatkan

kepentingan umum (organisasi) di atas kepentingan pribadi. Dalam hal ini kepentingan organisasi sebagai kepentingan bersama harus didahulukan, bukan kepentingan pribadi.

7) Pengupahan atau penggajian. Penggajian dan metode

pekerjaan dengan mengusahakan agar dapat memuaskan pimpinan dan bawahan.

8) Sentralisasi. Wewenang perlu didelegasikan kepada bawahan,

tetapi tanggung jawab akhir tetap dipegang oleh pimpinan puncak. Masalahnya seberapa besar wewenang didelegasikan dan disentralisasikan atau dipusatkan.

9) Skala hirarki. Skala hirarki merupakan garis wewenang dan

program yang diturunkan dari pimpinan puncak ke pimpinan terbawah dan pekerja.

10)Tata tertib. Penempatan dan pendayagunaan sumber daya (orang

dan barang) sesuai dengan tempatnya dalam suatu organisasi.

11)Keadilan. Kesetiaan dan pengabdian anggota harus diimbangi

dengan sikap keadilan dan kebaikan serta perlakuan dari manajer terhadapnya.

12)Stabilitas jabatan. Memberikan waktu yang cukup sangat

diperlukan pekerja untuk menjalankan fungsinya dengan efektif, sehingga perlu mengurangi instansitas pergantian jabatan atau personal.

13)Prakarsa atau inisiatif. Dalam semua tingkatan organisasi,

semangat kerja didukung oleh berkembangnya prakarsa, dan karenanya kepada bawahan perlu diberikan kebebasan untuk memikirkan dan mengeluarkan pendapat tentang semua aktivitas, bahkan melihat dan menilai kesalahan-kesalahan yang terjadi.

14)Solidaritas kelompok kerja. Prinsip ini menitikberatkan semangat persatuan dan kesatuan, perlunya kerja sama dan memelihara hubungan antar pekerja untuk menumbuhkan dan meningkatkan motivasi kerja.

3. Manajemen Administrasi

Manajemen merupakan salah satu unsur administrasi yang mendukung tercapainya suatu tujuan. Hakikat manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui orang lain. Oleh sebab itu, manajemen merupakan rangkaian aktivitas menggerakkan kelompok orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Organisasi baru akan bermakna jika telah berlangsung proses

manajemen.39

Administrasi adalah kulit luar dari manajemen atau dengan kata

lain “manajemen adalah inti dari administrasi”. Administrasi adalah proses

penyelenggaraan kerja untuk mendapat tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan sebaik-baiknya sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai, bila ada yang menyelenggarakan. Dan masalah yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi problem manajemen. Jadi, administrasi adalah penyelenggaraannya dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakannya. Maka kombinasi keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan orang

bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

39

Penyelenggaraan kerja tidak akan berhasil tanpa mengadakan komunikasi di bidang manajemen itu sendiri, baik kontak atau hubungan kepada

pegawai-pegawai maupun hubungan kepada massa atau publik.40

Manajemen administrasi bisnis yang diperlukan pada abad ke-21 mendatang adalah yang lebih mengutamakan fleksibilitas dan mempunyai daya adaptasi yang tinggi agar dapat menyesuaikan diri pada perubahan cepat yang dihadapi. Jadi manajemen administrasi masa depan adalah mereka yang tidak hanya bekerja dengan menekankan efektivitas dan efisiensi saja, tetapi juga fleksibilitas dan kemampuan penyesuaian yang tinggi, sehingga kemampuan organisasi yang dikelola tetap tangguh menghadapi situasi apapun juga. Dengan kemampuan administrasi yang dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan yang cepat, dengan sendirinya dapat berfungsi efektif dan menjalankan bisnisnya

dengan efisien.41

Oleh karena itu, manajemen administrasi tidak lain adalah tentang efektivitas dan efisiensi kerja dalam kerja sama. Jika efektif berarti tujuan atau sasaran yang ditetapkan tercapai tepat pada waktunya, maka efisiensi

berarti hasil atau output yang dicapai lebih besar dari sumber-sumber dan

biaya atau output yang digunakan.42

40

A. W. Widjaja dan M. Arsyik Hawab, 1987, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, PT Bina Aksara, Jakarta, hal. 40.

41

Achmad Sjihabuddin dan Arselan Harahap (eds.), 1998, Pembangunan Administrasi di Indonesia, LP3S, Jakarta, hal. 55.

42

4. Haji dan Umroh

Haji adalah Berkunjung ke Baitullah (Ka’bah) untuk melakukan

beberapa amalan antara lain: Wukuf, mabit, thawaf, sa’i dan amalan

lainnya pada masa tertentu demi memenuhi panggilan Allah SWT dan

mengharap ridho-Nya.43 Hukum haji adalah wajib berdasarkan Firman

Allah dalam QS. Ali Imran: 97.

َلاَعلْا نَع ٌي نَغ َه اَفَرَفَك ْنَمَو .ًْي بَس هْيَل ا َعاَطَتْسا نَم تْيَبل ْا ُج ح سا نلا ىَلَع لَو

. َنْي

“Mengerjakan haji adalah kewajiban manusia terhadap Allah, yaitu (bagi) orang yang sanggup mengadakan perjalanan ke Baitullah. Barangsiapa mengingkari (kewajiban haji), maka sesungguhnya Allah Maha Kaya (tidak memerlukan sesuatu) dari semesta alam.”(Q.S. ali-Imron : 97)44

Ada beberapa rukun haji yang harus dilakukan dalam ibadah haji dan tidak boleh ditinggalkan. Apabila tidak dipenuhi rukun haji tersebut,

maka hajinya batal. Rukun haji yang mesti dipenuhi oleh calon jama’ah

haji, antara lain: Ihram (niat), Wukuf, Thawaf (berkeliling Ka’bah), Sa’i

yaitu berlari-lari kecil diantara bukit Safa dan Marwah, mencukur atau menggunting rambut, sekurang-kurangnya menghilangkan tiga helai

rambut dan tertib (mendahulukan yang awal diantara rukun-rukun itu).45

Adapun pengertian umroh, kata umroh berasal dari I’timar yang

berarti ziarah, yakni menziarahi Ka’bah dan berthawaf disekelilingnya,

kemudian bersa’i antara shafa dan marwah, serta mencukur rambut

43

Departemen Agama RI, 2003, Bimbingan Manasik Haji, Direktorat Jenderal Penyelenggara Haji dan Umrah, Jakarta, hal. 10.

44_{Muhammadiyah Ja’far, 1997,}

Tuntunan Praktis Ibadah Zakat Puasa Dan Haji, Kalam Mulia, Jakarta, hal. 166.

45

M. Yudhi Haryono, dkk, 2002, “Haji Mistik, Sepertinya Tiada Haji Mabrur di Indonesia”, Intimedia, Jakarta, hal. 132-134.

(tahallul) tanpa wukuf di Arafah.46 Dalam buku bimbingan manasik haji Departemen Agama RI, umroh ialah berkunjung ke Baitullah untuk

melakukan thawaf, sa’i dan bercukur demi mengharap ridho Allah SWT.47

Berbeda dengan haji, umroh bisa dilakukan kapanpun, kecuali pada bulan haram.

5. Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH)

Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH) adalah organisasi sosial yang bergerak dalam bidang keagamaan yaitu membimbing calon jamaah haji untuk mempersiapkan jamaah melakukan upacara ritual di tanah suci. KBIH adalah sebuah wadah pembimbingan bagi calon jamaah haji dan bukan sebagai penyelenggara haji, yang dilakukan oleh lembaga sosial keagamaan Islam, yang telah mendapat izin sebagai KBIH dari kantor wilayah setempat (Kemenag RI). Bagi Kementerian Agama, KBIH merupakan mitra kerja, karena membantu tugas dan kewajiban pembimbingan para calon jamaah haji. Di sisi lain, ada berbagai kegiatan yang dilakukan selama bimbingan haji di Indonesia antara lain berupa pelayanan dari para karyawan KBIH. Pelayanan tersebut antara lain: kegiatan proses administrasi, pemberian informasi yang berhubungan dengan aturan Kementerian Agama, praktik manasik, dan kegiatan pasca haji. 48

46

Muhammad Baqir Al-Habsi, 1999, Fiqih Praktis, Mizan, Bandung, hal. 377.

47

Departemen Agama RI, 2000, Bimbingan Ibadah Haji, Umroh dan Ziarah, Jakarta, hal. 30.

48

Widyarini, Manajemen Kelompok Bimbingan Ibadah haji (KBIH), Fakultas Syariah dan hukum, UIN Sunan Kalijaga, Jurnal Ekonomi dan Bisnis Islam ,Vol. VII, No. 2, Juni 2013.

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian pada dasarnya merupakan “cara ilmiah” untuk

mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara ilmiah yang dimaksud adalah kegiatan penelitian itu didasarkan pada ciri-ciri keilmuan, yaitu rasional (masuk akal), empiris (dapat diamati oleh indera manusia), dan sistematis

(langkah-langkah yang logis).49

A. Pendekatan dan Jenis Penelitian

Pendekatan penelitian dan empiris dalam penelitian sangat diperlukan. Oleh karena itu, sesuai dengan judul skripsi ini, peneliti menggunakan penelitian kualitatif. Menurut Bogdan dan Taylor mendefinisikan metode kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat

diamati.50 Digunakannya pendekatan ini, karena pendekatan penelitian

kualitatif lebih relevan dengan judul penelitian yaitu Manajemen Administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto. Dengan penggunaan penelitian kualitatif ini, diharapkan semua pertanyaan yang berkaitan dengan fokus penelitian dapat terjawab dengan jelas dan tuntas.

Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah deskriptif, yaitu penelitian yang dilakukan bertujuan untuk menggambarkan keadaan dan status fenomena dalam situasi tertentu. Digunakannya penelitian kualitatif deskriptif

49

Sugiyono, 2014, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D, Alfabeta, Bandung, hal. 2.

50

Lexy J. Moleong, 2005, Metodologi Penelitian Kualitatif, Remaja Rosda Karya, Bandung, hal. 4.

ini bertujuan agar peneliti mampu mengungkapkan dengan jelas dan mendalam mengenai fonemena yang diangkat dalam penelitian ini.

B. Subyek, Objek dan Lokasi Penelitian 1. Subyek Penelitian

Subyek penelitian ini adalah ketua dan pegawai di KBIH Al-Rahmah Mojokerto. Terutama pegawai yang terlibat dalam manajemen administrasi di KBIH ini.

2. Objek Penelitian

Objek yang menjadi kajian dalam penelitian ini adalah keilmuan manajemen administrasi. Khususnya kajian mengenai konsep proses administrasi, yakni keuangan serta pemasaran yang juga berperan dalam proses administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

3. Lokasi Penelitian

Penelitian ini memilih lokasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto. KBIH ini berlokasi di Jl. Mojosari-Trawas Km.5 Mojorejo, Pungging, Mojokerto.

C. Jenis dan Sumber Data 1. Jenis Data

Pada penelitian ini, ada dua macam jenis data yang akan digunakan oleh peneliti untuk mendukung penelitian ini. Jenis data tersebut sebagai

berikut:51

51

a. Data Primer, yaitu sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data atau data yang diperoleh langsung dari sumbernya, diamati, dan dicatat untuk pertama kalinya. Data tersebut dapat berupa informasi dalam bentuk kata-kata dan tindakan dari penelitian perorangan, kelompok, dan perusahaan. Data primer didapatkan dari wawancara dengan pegawai yang berhubungan dengan judul penelitian serta observasi oleh peneliti di lapangan. Dalam penelitian ini, peneliti melibatkan 6 orang sebagai informan yang meliputi :

1) Ketua KBIH Al-Rahmah Mojokerto

2) 5 Pegawai KBIH Al-Rahmah Mojokerto

b. Data sekunder, yaitu data yang tidak langsung diberikan kepada

pengumpul data, misalnya orang lain atau lewat dokumen, atau data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh peneliti.

Misalnya dari majalah, brosur, dan keterangan lain-lainnya.52

2. Sumber Data

Menurut Suharsimi Arikunto, “yang dimaksud dengan sumber data

dalam penelitian adalah subyek dari mana data dapat diperoleh”.53

Ada beberapa sumber data yang digunakan oleh peneliti yaitu:

a. Informan, adalah orang yang berpengaruh dalam proses pengumpulan

data bisa juga disebut sebagai narasumber atau key member, orang

52

Sugiyono, 2009, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D, Alfabeta, Bandung, hal. 225.

53

yang memegang kunci utama sumber data dalam penelitian ini. Kriteria informan dalam penelitian ini adalah:

1) Memiliki pengalaman kerja di KBIH Al-Rahmah Mojokerto

selama 1 tahun.

2) Merupakan orang yang mengetahui dan berhubungan dengan

manajemen administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

Untuk menunjang berhasilnya penelitian ini, peneliti memilih informan yang sesuai dengan kriteria di atas. Yaitu ketua KBIH Al-Rahmah dan pegawai-peagawai yang terkait dengan manajemen administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

b. Dokumen atau arsip, yaitu merupakan bahan tertulis atau benda yang

berkaitan dengan aktivitas tertentu. Bisa berupa rekaman atau dokumentasi tertulis seperti arsip, database, surat-surat, rekaman, gambar, serta benda-benda peninggalan yang berkaitan dengan manajemen administrasi.

c. Catatan lapangan, yaitu catatan yang diperoleh dari hasil pengamatan

dan peran serta peneliti yang berupa situasi, proses, dan perilaku peneliti yang kemudian hasilnya dibuat suatu catatan.

D. Tahap-Tahap Penelitian

Ada tiga tahap yang bisa dikerjakan dalam penelitian. Yaitu tahap pra

lapangan, kegiatan lapangan, dan penulisan laporan.54

1. Tahap Pra Lapangan

54

Tatang M. Amirin, 1995, Menyusun Rencana Penelitian, Raja Grafindo Media, Jakarta, hal. 135.

Tahap ini merupakan tahapan persiapan sebelum penelitian dilakukan. Adapun langkah-langkahnya adalah:

a. Menyusun rancangan penelitian

Penelitian ini dimulai dengan menentukan lapangan atau lokasi yang akan dijadikan tempat penelitian. Membuat rumusan masalah yang akan diteliti dari fenomena yang ada di lapangan. Kemudian mencari informan yang terkait. Setelah itu segala hal yang diteliti dan metodeloginya dituangkan dalam proposal penelitian.

b. Mengurus Perijinan

Setelah proposal penelitian disetujui, dilanjutkan dengan mengurus surat izin penelitian untuk melakukan wawancara dan observasi data-data yang dibutuhkan.

c. Menyiapkan Perlengkapan

Sebelum penelitian dilakukan, penulis mempersiapkan alat yang menunjang jalannya wawancara dan observasi di lapangan. Peneliti

menyiapkan buku catatan, tape recorder, kamera, dll agar hasil yang

diperoleh lebih maksimal.

2. Kegiatan Lapangan

Sebelum melakukan wawancara lapangan, penulis melakukan pendekatan kepada informan dalam penelitian serta melakukan pengamatan secara langsung seputar data. Selanjutnya membuat pedoman wawancara seputar hal-hal yang ingin diteliti. Kemudian mengumpulkan data yang diperoleh untuk dikaji dan dianalisa lebih lanjut.

3. Penulisan Laporan

Setelah tahap lapangan selesai penulis membuat dan menyusun laporan yang berisi kegiatan yang telah dilakukan dalam bentuk tulisan.

E. Teknik Pengumpulan Data

Ada beberapa teknik pengumpulan data yang peneliti gunakan untuk

mendukung penelitian ini. Teknik-teknik tersebut antara lain sebagai berikut:55

1. Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan

secara langsung oleh pewawancara (pengumpul data) kepada narasumber

dan jawaban narasumber dicatat atau direkam dengan alat perekam.56

Teknik wawancara yang dipilih oleh peneliti adalah indept interview atau

wawancara mendalam, yaitu teknik penelitian yang dilakukan oleh peneliti dengan menggunakan panduan atau pedoman wawancara yang telah disiapkan sesuai dengan fokus penelitian. Wawancara yang dilakukan bersifat terbuka dan terstruktur. Teknik ini peneliti pergunakan untuk melakukan wawancara dengan beberapa informan, yaitu:

a. Ketua KBIH Al-Rahmah Mojokerto

b. 5 Pegawai KBIH Al-Rahmah Mojokerto

Jadi, total keseluruhan informan yang diwawancarai oleh peneliti adalah 6

orang. Dengan menggunakan wawancara (interview) ini, peneliti

mendapatkan data tentang:

1) Latar belakang berdirinya KBIH Al-Rahmah Mojokerto

55

Moch. Nazir, 1999, Metode Penelitian, Ghalia Indonesia, Jakarta, hal. 211.

56

2) Prosedur pendaftaran haji dan umroh di KBIH Al-Rahmah Mojokerto

3) Biaya haji dan umroh di KBIH Al-Rahmah Mojokerto

4) Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pemberangkatan haji dan

umroh

5) Pelaku-pelaku administrasi yang ada di KBIH Al-Rahmah Mojokerto

2. Observasi, yaitu data atau informasi yang diperoleh dari pengamatan di

lapangan yang kemudian dibentuk menjadi suatu catatan-catatan. Pada teknik observasi ini, peneliti melakukan pengamatan dan pencatatan secara

langsung dari objek penelitian tentang manajemen administrasi. Menurut

Guba dan Lincoln menyatakan, teknik observasi didasarkan pada pengamatan langsung yang memungkinkan peneliti melibatkan diri, melihat, mengamati sendiri kemudian mencatat perilaku dan kejadian

sebagaimana yang terjadi sebenarnya.57 Teknik ini digunakan untuk

mengetahui dan mencatat secara langsung tentang:

a. Letak geografis objek penelitian

b. Cara kerja pegawai lembaga

c. Proses komunikasi antar pegawai

d. Kedisiplinan kerja

e. Penataan ruang kerja

f. Fasilitas yang disediakan di lembaga

57

Lexy J. Moleong,, 2009, Metode Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya, Bandung, hal. 125-126.

3. Dokumentasi, yaitu data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa

catatan, transkip, buku, surat kabar, dan sebagainya.58 Teknik ini

digunakan untuk memperoleh data tentang:

a. Profil KBIH Al-Rahmah Mojokerto

b. Struktur kepengurusan KBIH Al-Rahmah Mojokerto

c. Daftar kegiatan KBIH Al-Rahmah Mojokerto

F. Teknik Validitas Data

Teknik validitas data dalam penelitian berfungsi untuk uji keabsahan data. Data yang valid adalah data yang sama antara data yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada objek penelitian. Dalam penelitian ini untuk keabsahan data yang peneliti gunakan dalam penelitian ini ialah:

a. Keikutsertaan

Peneliti dalam penelitian kualitatif adalah instrumen utama sehingga keikutsertaan peneliti sangat menentukan pengumpulan data. Keikutsertaan tersebut tidak hanya dilakukan dalam waktu singkat. Sehingga peneliti akan dapat memperoleh data yang lebih banyak dan dapat digunakan untuk mendeteksi data yang diperoleh, sehingga menyediakan lingkup yang luas.

b. Triangulasi

Yaitu teknik pemeriksaan keabsahan data dengan memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan sebagai

58

pembanding terhadap data itu. Data yang diperoleh dari satu sumber akan dibandingkan dengan data yang diperoleh dari sumber yang lain dengan berbagai teknik dan waktu yang berbeda. Sebagai contoh data yang diperoleh dengan wawancara lalu di cek dengan observasi dan dokumentasi dalam waktu yang berbeda.

Adapun pengecekan keabsahan data dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik triagulasi sumber, yaitu membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif. Untuk itu peneliti mencapainya dengan jalan:

a. Membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil wawancara

b. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang

berkaitan

c. Menggunakan bahan referensi

Yaitu adanya pendukung untuk membuktikan data yang telah

ditemukan oleh peneliti. Sebagai contoh, data hasil interview perlu

didukung dengan adanya rekaman interview. Data tentang manajemen

administrasi, gambaran suatu keadaan perlu digunakan didukung oleh foto-foto. Alat bantu perekam data dalam penelitian kualitatif, seperti kamera, alat rekam suara sangat diperlukan untuk mendukung kredibilitas data yang telah ditemukan peneliti. Selain itu dalam laporan penelitian,

data-data yang ditemukan perlu dilengkapi dengan foto-foto atau dokumen

otentik, sehingga menjadi lebih dapat dipercaya.59

Peneliti melakukan validitas dengan membandingkan data wawancara dengan pengamatan dan dokumen-dokumen yang terkait. Selain itu, juga membandingkan apa yang dikatakan secara umum dengan apa yang dikatakan secara pribadi.

G. Teknik Analisis Data

Analisis data ialah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan bahan-bahan lain, sehingga dapat mudah dipahami, dan temuannya dapat diinformasikan kepada orang lain. Analisis data dilakukan dengan mengorganisasikan data, menjabarkannya ke dalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan membuat

kesimpulan yang dapat diceritakan kepada orang lain.60

Proses analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan, selama di lapangan, dan setelah selesai di lapangan. Analisis data disini menjadi pegangan bagi penelitian kualitatif, analisis data lebih difokuskan selama proses dilapangan bersamaan dengan pengumpulan data.

59

Siti Nur Ainin. 2015. Gadget dan Perilaku Santri Dalam Kehidupan Berinteraksi (Studi Kasus Di Pondok Pesantren Al-Muhajirin Dusun Panjer Desa Tunggal Pager Kecamatan Pungging Kabupaten Mojokerto). Surabaya: Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya.

60

Adapun teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis data kualitatif. Mengikuti konsep yang diberikan Miles dan Hubermen dalam buku Sugiyono, teknik-teknik analisis datanya adalah

sebagai berikut:61

a. Reduksi Data

Reduksi data adalah merangkum dari data-data yang didapatkan dalam penelitian. Langkah-langkah yang harus dilakukan yakni memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting dan mencari tema. Dalam hal ini, peneliti harus segera melakukan analisa data melalui reduksi data, ketika peneliti memperoleh data dari lapangan dengan jumlah yang cukup banyak. Adapun hasil dari mereduksi data, peneliti telah memfokuskan pada Manajemen Administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

2. Penyajian Data

Langkah berikutnya adalah peneliti menyajikan data-data yang diperoleh dari lapangan. Penyajian data yakni mengorganisir data, menyusun data dalam suatu pola hubungan sehingga semakin mudah dipahami. Dalam hal ini peneliti memfokuskan pada Manajemen Administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

3. Conclusions Drawing / verification

Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan. Dalam hal ini peneliti menyimpulkan hasil penelitian yang

61

sesuai dengan rumusan masalah yang telah dirumuskan. Yakni yang berkaitan dengan Manajemen Administrasi di KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum Obyek Penelitian

1. Sejarah Berdirinya KBIH Al-Rahmah Mojokerto

KBIH Al-Rahmah merupakan salah satu lembaga yang menyelenggarakan bimbingan ibadah haji dan umroh. KBIH Al-Rahmah didirikan oleh HR. Ahmad Mukri pada tahun 2005. Sebelum mendirikan KBIH Al-Rahmah, sejak tahun 90an, Abah Mukri telah berkecimpung di dunia pelayanan haji bersama rekan kerjanya. Setelah dirasa siap dan mampu barulah Abah Mukri mendirikan KBIH sendiri. KBIH Al-Rahmah telah mendapat izin resmi dari Kementerian Agama Mojokerto sesuai dengan surat surat keputusan No. 607 Tahun 2014.

Pada awal didirikan, KBIH Al-Rahmah hanya melayani haji. Kemudian pada tahun 2007 KBIH Al-Rahmah menambah layanannya dengan menyediakan pelayanan umroh. Untuk hal ini, KBIH Al-Rahmah bekerja sama dengan PT Menara Suci Sejahtera.

Lokasi KBIH Al-Rahmah yang strategis yakni di Jl. Mojosari-Trawas KM. 5 yang merupakan jalur wisata di daerah Mojosari-Trawas, membuat KBIH ini mudah ditemukan dan dikenali oleh masyarakat yang melewatinya. Hal tersebut juga didukung oleh penampilan gedung yang berwarna-warni yang membuatnya lebih mencolok dari bangunan lain disekitarnya.

2. Visi Misi KBIH Al-Rahmah Mojokerto

a. Visi:

Menyelenggarakan bimbingan haji agar dapat menyempurnakan ibadah haji dan umrah semata karena Allah SWT menuju cita-cita haji mabrur.

b. Misi:

1) Membimbing jamaah haji dan umrah untuk mencapai ibadah

yang sempurna.

2) Mengantarkan jamaah haji dan umroh yang berwawasan islami

dan menjadikan haji yang mabrur.

3) Sebagai mitra pemerintah yang ikut serta mensukseskan

penyelenggaraan ibadah haji.

3. Struktur Organisasi KBIH Al-Rahmah Mojokerto

Dalam menjamin kelancaran kegiatan operasional, diperlukan suatu koordinasi diantara semua jenjang agar kegiatan-kegiatan dapat terlaksana dengan tertib sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Untuk mengatur mekanismepenyelenggaraan aktivitas yang ada di KBIH Al-Rahmah, dibentuk suatu struktur organisasi yang mengklasifikasikan bidang-bidang pekerjaan dan tugas masing-masing anggota. Struktur organisasi diharapkan dapat meminimalisir kemungkinan-kemungkinan komunikasi yang kurang baik yang bisa mengakibatkan beberapa hal yang saling tumpang tindih dalam melaksanakan aktivitas kerja, KBIH

Al-Rahmah Mojokerto. Adapun struktur organisasi KBIH Al-Al-Rahmah

Mojokerto dapat dilihat pada gambar berikut:62

Tabel 1.1

Struktur Organisasi KBIH Al-Rahmah Mojokerto

Keterangan susunan struktur lembaga KBIH Al-Rahmah:

a. Pembina : Yayasan Al-Rahmah

b. Ketua : HR. Ahmad Mukri

KH. Muslichuddin

c. Penasehat : KH. Nurhuda

Drs. H. Imam. M

62

Data dari KBIH Al-Rahmah Mojokerto.

BIDANG UMUM BIDANG

KESEHATAN BIDANG

HUMAS BIDANG

AGAMA BIDANG

SOSIAL

BIDANG KEAMANAN

BENDAHARA SEKRETARIS

PENASEHAT KETUA

d. Sekretaris : H. Mustari

H. R. Sholikhuddin

e. Bendahara : H. Achmad Ichwan

H. R. Sugiharto

f. Bidang Sosial : H. Ahmad Zaini

g. Bidang Agama : Drs. H. Sunaryo

h. Bidang Humas : H. Syafi’i

i. Bidang Kesehatan : H. Ahmad Imron

j. Bidang Keamanan : H. Nasrudin

k. Bidang Umum : H. Abu Dardak

Masing-masing unit memiliki tugas, tanggung jawab dan fungsi yang berbeda-beda. Secara terperinci, tugas dari masing-masing unit dalam struktur organisasi KBIH Al-Rahmah adalah:

a. Ketua

1) Bertugas sebagai pengontrol, pengelola, pengawas dan penanggung

jawab atas semua kegiatan di KBIH.

2) Bertugas melaksanakan tugas harian dan mengawasi secara

langsung dilapangan proses kerja organisasi.

3) Ketua diperkenankan mengambil langkah otoriter ketika dalam

keadaan darurat.

b. Penasehat

1) Bertugas untuk mengawasi kegiatan organisasi, dan bersifat tidak

2) Bertugas sebagai penasehat di dalam KBIH.

c. Sekretaris

1) Bertugas mengatur, mengelola dan mengarsipkan semua

administrasi yang ada di KBIH.

2) Bertugas menjalankan proses administrasi organisasi.

3) Memiliki tanggungjawab persoalan administrasi yaitu semenjak

pendaftaran hingga pelaporan administrasi.

4) Bertanggung jawab atas semua arsip yang ada.

5) Berfungsi sebagai pelaksana tugas-tugas yang bersifat membantu

ketua agar ketua dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

d. Bendahara

1) Berfungsi mengatur, mengelola, mencatat semua yang berkaitan

dengan keuangan KBIH.

2) Bertugas sebagai manajer keuangan yang mengerjakan dan

mengatur keuangan organisasi.

3) Berfungsi memegang dan mengelola keuangan serta mengatur

keuangan yang masuk dan keluar lembaga serta pendistribusian gaji kepada karyawan.

4) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dan

e. Bidang Sosial

1) Bertugas sebagai penanggung jawab dalam bidang sosial, seperti

pembentukan jamaah yang telah melaksanakan ibadah haji, pengajian untuk menjaga silaturrahim antar jamaah.

f. Bidang Agama

1) Bertugas melakukan pembimbingan saat manasik di tanah air

maupun pendampingan di tanah suci.

g. Bidang Humas

1) Bertugas sebagai penanggung jawab dalam bidang hubungan

masyarakat.

2) Bertugas membantu jamaah yang ingin menunaikan ibadah haji

yaitu membantu proses pendaftaran.

3) Bertugas dalam memasarkan KBIH agar dikenal oleh khalayak.

4) Berfungsi untuk mencapai tujuan orgaisasi dengan melaksanakan

komunikasi dua arah antara organisasi dan masyarakat dengan menumbuhkan pengertian dan pada akhirnya timbul partisipasi.

h. Bidang Kesehatan

1) Bertugas menyediakan (obat sesuai diagnosa/penyakit) apabila ada

jamaah yang kurang sehat.

2) Berfungsi membantu jamaah sebelum beribadah haji maupun saat

beribadah haji dan umroh dalam bidang pemeriksaan kesehatan dan pengobatan.

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam proses administrasi di KBIH Al-Rahmah terdapat enam hal yang menjadi perhatian. Yakni komunikasi, finansial, informasi, personalia, material dan relasi publik. Keenam hal ini menerapkan fungsi manajemen di dalamnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.

Fungsi perencanaan terkandung dalam unsur finansial dan relasi publik. Dalam unsur finansial, KBIH Al-Rahmah merumuskan biaya yang dibebankan kepada jamaah untuk administrasi haji dan umroh. Sementara dalam aspek relasi publik, KBIH Al-Rahmah telah merencanakan bagaimana pengenalan KBIH kepada masyarakat dilakukan.Yakni melalui brosur dan media sosial facebook.

Kemudian fungsi pengorganisasian diterapkan dalam unsur personalia, dimana masing-masing pegawai diberi tugas dan tanggung jawab yang berbeda, agar penyelenggaraan kerja yang dilakukan berjalan dengan efektif dan efisien. Dalam proses administrasi dibutuhkan pelaku administrasi yang menjalankan setiap proses tersebut. Hal inilah yang dimaksud aspek personalia dalam unsur adminitrasi.

Selanjutnya fungsi pelaksanaan terdapat dalam unsur material dan informasi. Dimana dalam pelaksanaannya KBIH Al-Rahmah bertugas membimbing jamaah dalam proses administrasi haji dan umroh.

92

KBIH Al-Rahmah juga memberikan informasi yang dibutuhkan oleh jamaah tentang segala hal yang berhubungan dengan ibadah haji dan umroh.

Dan yang terakhir, fungsi pengawasan, terdapat dalam unsur komunikasi. Unsur komunikasi dalam KBIH Al-Rahmah diwujudkan dengan pemberian laporan administrasi kepada pimpinan, baik laporan tulis maupun laporan lisan. Laporan tersebut sekaligus sebagai bentuk pertanggung jawaban administrasi dari pegawai kepada atasan. Dengan adanya komunikasi tersebut, atasan dapat melakukan pengawasan secara mendalam terkait proses administrasi haji dan umroh tersebut.

B. Saran dan Rekomendasi

Setelah melakukan penelitian Manajemen Administrasi Di KBIH A-Rahmah Mojokerto, maka saran peneliti antara lain :

1. Berdasarkan hasil analisis penelitian maka diharapkan pihak KBIH Al-Rahmah Mojokerto lebih meningkatkan efisiensi kinerja administrasinya agar kualitas pelayanannya tetap terjaga.

2. Komunikasi antar pegawai dalam proses administrasi lebih di intensifkan, untuk menjaga agar tidak terjadi miss communication.

C. Keterbatasan Penelitian

Peneliti menyadari bahwa penyajian data yang di sajikan masih kurang sempurna, terutama soal ibadah haji, dikarenakan waktu

93

peneliti tidak bisa mendapatkan semua informasi secara detail, semisal data-data tentang pembuatan paspor dan visa haji.

DAFTAR PUSTAKA

Ainin, Siti Nur, 2015, Gadget dan Perilaku Santri Dalam Kehidupan Berinteraksi (Studi Kasus Di Pondok Pesantren Al-Muhajirin Dusun Panjer Desa Tunggal Pager Kecamatan Pungging Kabupaten Mojokerto), Skripsi, Universitas Islam Negeri Sunan Ampel, Surabaya.

Al-Habsi, Muhammad Baqir, 1999, Fiqih Praktis, Mizan, Bandung.

Amirin, Tatang M., 1995, Menyusun Rencana Penelitian, Raja Grafindo Media, Jakarta.

Arikunto, Suharsimi, 2002, Prosedur Penelitian, Rineka Cipta, Jakarta.

Beritajatim.com, “Kemenag Kabupaten Mojokerto: Jumlah CJH 1.284 Orang”, diakses pada 12 Oktober 2016 dari http://m.beritajatim.com/politik_pemerintahan/270209/kemenag_kabupa ten_mojokerto:_jumlah_cjh__1.284_orang.html

Departemen Agama RI, 2000, Bimbingan Ibadah Haji, Umroh dan Ziarah, Jakarta.

Departemen Agama RI, 2003, Bimbingan Manasik Haji, Direktorat Jederal Penyelenggara Haji dan Umrah, Jakarta.

Hafidhuddin, Didin dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktik, Gema Insani Press, Jakarta.

Handoko, T. Hani, 2009, Manajemen, BPFE-Yogyakarta, Yogyakarta.

Ja’far, Muhammadiyah, 1997, Tuntunan Praktis Ibadah Zakata Puasa Dan Haji, Kalam Mulia, Jakarta.

Manullang, 1990, Dasar-Dasar Manajemen, Ghalia, Jakarta.

Moleong, Lexy J., 2009, Metode Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya, Bandung.

Munadhiroh, Siti, 2012, Korelasi Mengikuti Pengajian Majlis Dzikir Al Khidmah Dengan Ukhuwah Islamiyah Jama’ah Di Kec. Weleri, Kab. Kendal, Skripsi, Institut Agama Islam Negeri Walisongo, Semarang.

Munir, M. dan Wahyu Ilaihi, 2006, Manajemen Dakwah, Prenada Media, Jakarta. Nawawi, Ismail, 2009, Perilaku Administrasi, ITS Press, Surabaya.

Nazir, Moch., 1999, Metode Penelitian, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Silalahi, Ulbert 1992, Studi Tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru, Bandung. Sioehartono, Irwan, 1999, Metode Penelitian Sosial, Remaja Rosdakarya,

Bandung.

Siswandi, 2011, Aplikasi Manajemen Perusahaan: Analisis Kasus dan Pemecahannya, Mitra Wacana Media, Jakarta.

Sjihabuddin, Achmad dan Arselan Harahap (eds.) 1998, Pembangunan Administrasi di Indonesia, LP3S, Jakarta.

Soedjati, F.X., 1996, O&M (Organization and Method) Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, Gunung agung, Jakarta.

Sugiyono, 2009, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D, Alfabeta, Bandung.

Sugiyono, 2010, Metode penelitian kuantitatif kualitatif dan R&D, Alfabeta, Bandung.

Sugiyono, 2014, Memahami Penelitian Kualitatif, Alfabeta, Bandung. Sukarna, 1992, Dasar-Dasar Manajemen, Mandar Maju, Bandung.

Syafri, Wirman, 2012, Studi Tentang Administrasi Publik, Erlangga, Jakarta. Terry, George R. dan Leslie W. Rue, 2011, Dasar-Dasar Manajemen, Bumi

Aksara, Jakarta.

Widjaja, A. W. dan M. Arsyik Hawab, 1987, Komunikasi, Administrasi, organisasi Dan Manajemen Dalam Pembangunan, PT Bina Aksara, Jakarta.

Widyarini, 2013, Manajemen Kelompok Bimbingan Ibadah haji (KBIH), Vol. VII, No. 2, Juni, , Jurnal Ekonomi dan Bisnis Islam, Fakultas Syariah dan hukum, UIN Sunan Kalijaga.