Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai

EVALUASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR
ASURANSI BUMIPUTERA CABANG TANJUNGBALAI

SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi

TRI SUCI WULANDARI
130723004

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai

Oleh

: Tri Suci Wulandari

NIM

: 130723004

Pembimbing I

: Zaslina Zainuddin M.Pd

Tanda Tangan

:

: ______________________

Tanggal


: ______________________

Pembimbing II

: Himma Dewiyana, ST., M.Hum

Tanda Tangan

:

: ______________________

Tanggal

: ______________________

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai

Oleh

: Tri Suci Wulandari

NIM

: 130723004

DEPARTEMEN STUDI EKSTENSI ILMU PERPUSTAKAAN DAN
INFORMASI

Ketua Jurusan

: Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd

Tanda Tangan

:

: ______________________


Tanggal

: ______________________

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan

: Dr. Syahron Lubis, M.A

Tanda Tangan

:

: ______________________

Tanggal

: _____________________


LEMBAR ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan
untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi
lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan
pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan
tanda kutip.

Medan,

Agustus 2015
Penulis,

Tri Suci Wulandari
130723004

ABSTRAK
Wulandari, Tri Suci. 2015. Evaluasi Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis

Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai.
Penelitian ini di lakukan di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung
Balai. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengelolaan
arsip dinamis di kantor ini. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi
Kantor Asuransi Cabang Tanjung Balai, bagi penulis, dan bagi peneliti
selanjutnya.
Jenis penelitian ini adalah deskritif dengan menggunakan metode
deskriptif kualitatif. Informan penelitian ini adalah Kepala Unit Administrasi
Keuangan dan staf administrasi di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung
Balai. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah
melalui wawancara mendalam.
Hasil penelitian menujukkan bahwa sistem pengelolaan arsip dinamis pada
Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai masih dilakukan secara
manual. Arsip yang diciptakan sangat banyak dan membuat dokumen menumpuk,
karena sistem penyimpanannya belum maksimal. Tempat penyimpanannya juga
kurang baik dan arsip belum tertata rapi. Karyawan pengelola arsip bukan
berlatar belakang pendidikan kearsipan maka proses pengelolaan sangat lama
sehingga mereka masih mengalami kesulitan saat mencari dokumen.
Penelitian ini menemukan hambatan pada saat penyimpanan dan temu
balik dokumen. Jika penyimpanan menggunakan sistem komputer kemungkinan

akan mempermudah pada saat temu balik dokumen.
Kata Kunci: Arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi berjudul “Evaluasi pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu
syarat untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan
dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyampaikan rasa hormat dan mengucapkan banyak terima kasih
yang sedalam-dalamnya kepada Ayahanda tercinta Parmadi dan Ibunda tercinta
Jamilah yang telah mendidik, membesarkan serta selalu setia mendoakan dan
memberikan dukungan kepada penulis.
Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah
membantu penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung.
Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
USU
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi dan juga selaku Dosen Penguji I yang telah
banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing I, yang telah
banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing II, yang
telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak Ishak S.Sos, M.Hum, selaku Penguji II, yang telah banyak
memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini.
6. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan
dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.
7. Seluruh Staf Pegawai Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai,
khususnya Bapak M. Syafii dan Bapak Kurnia Damanik selaku informan,
terima kasih atas waktunya yang telah membantu dalam memberikan data
dan informasi yang dibutuhkan penulis.
8. Untuk kakak dan abang tercinta Venny Indra Swastika S.Pd dan Zul Harry

Syahputra yang memberikan motivasi semangat dan dukungan untuk
penulis..
9. Untuk sahabat-sahabat terbaik, terkasih dan tersayang, Meutia ulfa
(omeh), Fauziah Haqiqi (kipo), Hermansyah Tanjung (idung), Ryando
Quares Purba (cun), Rachmat Iqbal (bobo), dan Jati Wirawan (benjo) yang
slalu hadir dan memberikan semangat, dukungan, dan kasih sayang.

Banyak momen-momen indah yang gak mungkin terlupakan. Terima kasih
untuk 5 tahun bersama selama ini.
10. Buat sahabat terlambat Tria Anindi Lubis (inem) yang selalu memberi
motivasi dengan kelambatannya.
11. Untuk kakanda Suryawan S.sos yang telah memberikan arahan dan
masukan dalam penyelesaian skripsi ini.
12. Untuk seluruh teman-teman ekstensi angkatan 2013 atas kebersamaannya
Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak kesalahan dan
kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik
dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga
berharap skripsi ini dapat berguna bagi pihak yang membutuhkannya, terima
kasih.


Medan, Agustus 2015
Penulis,

Tri Suci Wulandari
NIM: 130723004

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................

i

ABSTRAK ........................................................................................................................

ii

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ iv
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................


v

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... vi
BAB I

BAB II

PENDAHULUAN ..........................................................................................

1

1.1

Latar Belakang dan Masalah .................................................................

1

1.2

Rumusan Masalah ..................................................................................

3

1.3

Tujuan Penelitian ...................................................................................

4

1.4

Manfaat Penelitian .................................................................................

4

1.5

Ruang Lingkup ......................................................................................

4

KAJIAN PUSTAKA .....................................................................................

5

2.1.Pengertian Arsip………………………………… ....................................

5

2.1.1. Fungsi dan Tujuan Arsip ...............................................................

6

1. Fungsi Arsip ......................................................................................

6

2. Tujuan Arsip ..............................................................................

8

2.1.2. Jenis-jenis Arsip .........................................................................

9

2.1.3. Peranan Arsip..................................................................... …….. 10
2.1.4. Nilai Guna Arsip .......................................................................... 11
2.1.5. Siklus Hidup Arsip ...................................................................... 12
2.2 Arsip Dinamis ........................................................................................... 14
2.2.1. Manajemen Arsip Dinamis .......................................................... 15
2.2.2. Sumber Daya Manusia ................................................................ 16
2.2.3. Pengelolaan Arsip Dinamis ......................................................... 17
2.2.3.1. Pengorganisasian Arsip Dinamis .................................... 20
2.2.3.2. Penataan Arsip................................................................. 21
2.2.3.3. Penyimpanan Arsip ......................................................... 22

.

2.2.3.3.1 Alat-Alat Penyimpanan Arsip ................... ...........24
2.2.3.3.2 Prosedur Penyimpanan Arsip .................... ...........24
2.2.3.4. Pemeliharaan Arsip ........................................................ 25
2.2.3.5. Penyusutan Arsip .......................................................... 26
2.2.3.6. Jadwal Retensi Arsip ...................................................... 27
2.2.3.7. Temu Balik Arsip ........................................................... 28
2.3 Pengertian Asuransi .................................................................................. 29
2.3.1 Manfaat Asuransi .......................................................................... 30
2.3.2 Polis Asuransi ............................................................................... 31
2.3.3 Asuransi Jiwa ................................................................................ 31
2.3.4 Premi Asuransi Jiwa ..................................................................... 33
2.3.5 Jenis Kontrak Asuransi Jiwa ......................................................... 34

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................................. 35
3.1 Metode Penelitian...................................................................................... 35
2.4 Lokasi Penelitian ....................................................................................... 35
2.5 Karakteristik Informan .............................................................................. 36
3.4. Data dan Sumber Data ........................................................................... 36
3.5. Prosedur Pengumpulan Data .................................................................... 37
3.6. Analisis Data ............................................................................................ 38
3.7. Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ...................................... 40

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN ..................................................................... 42
4.1.Gambaran Umum Kantor Asuransi Bumiputera ....................................... 42
4.2.Karakteristik Informan .............................................................................. 44
4.3.Kategori ..................................................................................................... 46
4.3.1. Sistem Pengalolaan Arsip Dinamis ............................................. 46
4.4. Rangkuman Hasil Penelitian .................................................................... 55

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 57
5.1. Kesimpulan............................................................................................... 57
5.2. Saran ...................................................................................................... 58

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 59
LAMPIRAN ................................................................................................................... 61

DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Karakteristik Informan ...................................................................................... 45
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian................................................................................ 55

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip ............................................................................................ 12
Gambar2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis................................................................................ 13
Gambar 2.3 Komponen Pengelolan Arsip Dinamis................................................................18
Gambar4.1 Arsip yang telah dijilid........................................................................................ 50

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Pedoman Wawancara ........................................................................................ 61
Lampiran II Transkip Wawancara .......................................................................................63
Lampiran III Gambar ...........................................................................................................72