Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada 2
informan adalah:
1.
Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai?
2.
Arsip apa saja yang diciptakan diKantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balai?
3.
Bagaimana bentuk arsip yang diciptakan diKantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai?
4.
Bagaimana sistem penyimpanan arsip di Kantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai?
5.
Bagaimana penataan arsip di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balai?
6.
Bagaimana pemeliharaan arsip di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balai?
7.
Bagaimana sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis di Kantor
Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai?
8.
Apa kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip
yang ada sekarang?
9.
Apakah penyimpanan dokumen ke ruang khusus arsip menggunakan
jangka waktu atau target?
10.
Apakah Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sudah pernah
melakukan pemusnahan arsip?
11.
Apakah kualifikasi pendidikan pegawai yang mengelola arsip di Kantor
Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sudah sesuai dengan bidang
yang dikelola?
12.
Bagaimana kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip di Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai?
LAMPIRAN II
TRANSKIP WAWANCARA
1.
Hasil Transkip Wawancara Informan I
Wawancara dilakukan pada tanggal 1 juni 2015 pada pukul 09.00 WIB.
Bertempaat di lokasi Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai yang
beralamat di Jalan S.Parman No.23, Tanjung Balai dengan Bapak M. Syafh
Matondang. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan
disimbolkan dengan I1 .
P : Selamat pagi pak, saya Tri Suci Wulandari mahasiswi USU. Gini pak, saya
mau melakukan penelitian disini.
I1 : Iya selamat pagi dek, silahkan duduk.. Ada yang bisa saya bantu dek?
P : Begini pak, saya mau bertanya mengenai arsip disini pak.
I1 : Mengenai arsip sajakan dek? Karena kalo mengenai keuangan kita tidak bisa
kasih data dek.
P :Iya pak hanya arsip saja kok, karena judul skripsi saya mengenai arsip pak
I1 : Oh iya, saya sudah lihat disurat yang kamu bawa. Tapi kamu jurusan Ilmu
Perpustakaan kenapa judul kamu mengenai arsip?
P : Iya pak, karena Ilmu Perpustakaan berkaitan dengan kearsipan pak.
I1 : oh begitu ya, jadi apa yang ingin kamu ketahui dek? Kalau kira-kira bisa,
pasti bapak bantu.
P : iya pak, terimakasih sebelumnya ya pak. Arsip atau dokumen apa saja yang
ada disini ya pak?
I1 : Arsip yang tercipta disini ada polis lama, polis baru, program bill lama, bill
baru, migrasi lama dan migrasi baru dek.
P : Loh itu apa bedanya pak? Kenapa ada yang lama dan ada yang baru?
I1 : sudah pasti ada bedanya dek, bedanya ada ditampilan depan polis dan isinya.
Begitu juga dengan bill dek. Dan sekarang kita pake yang baru dek.
P : oh iya iya, jadi apa saja ya pak dokumen yang ada disini?
I1 : dari jenis arsip yang ada, maka kami memiliki beberapa dokumen dek yaitu
dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen nasabah, dokumen surat
perjanjian.
P : Terus pak SDM, keuangan, nasabah, surat perjanjian itu apa saja ya pak?
I1 : dokumen SDM itu ada data-data karyawan yang masih aktif dan tidak aktif.
Kalau keuangan ada slip gaji, bukti setoran, bukti pembayaran denda, laporan
laba dan neraca. Lalu kalau dokumen nasabah ada polis, data nasabah,
pengajuan klaim, sertifikat nasabah. ya kalau dokumen perjanjian sudah pasti
berisi surat perjanjian dek, seperti surat perjanjian kesehatan, perjanjian
kerjasama dan permintan pinjaman polis.
P : Dalam 1 hari bisa menghasilkan berapa dokumen ya pak?
I1 : Kalau soal itu kita tidak bisa pastikan dek, karena tidak setiap hari ada nasabah
baru. Namun dari setoran atau voucher setiap harinya pasti ada dan satu hari
bisa menghasilkan 7-10 dokumen.
P : oh begitu ya pak, kalau arsip dinamis disini apa saja pak? Maksudnya arsip
yang masih sering digunakan gitu pak.
I1 : Oh saya tidak paham arsip dinamis, untung saja kamu jelaskan. Yang masih
sering digunakan itu ya seperti voucher, bill, bukti setoran seperti itu dek
P : terus pak dokumen yang ada disini berbentuk tercetak atau bagaimana pak?
I1 : Semua dokumen disini berbentuk tercetak dek, pihak kita setiap bulannya
mendata semua dokumen sesuai dengan bagiannya.
P : waduh banyak ya pak, pasti sulit menyusunnya ya pak? Bagaimana itu kalau
hilang pak?
I1 : ya begitulah dek, namanya semua yang kita kerjakan disini manual. Ya kita
mendata ulang lagi dokumen yang hilang. Itulah resiko kami dek.
P : jadi kalo pengelolaan arsipnya bagaimana pak? Masih manual juga?
I1 : iya dek, masih manual dan disini kita selalu kesulitan. Karena karyawan tidak
begitu paham soal arsip dek.
P : Loh memangnya karyawan disini gak berlatar belakang pendidikan arsip ya
pak?
I1 : Tidak ada dek, rata-rata ekonomi dek. Makanya kurang paham soal
pengelolaan arsip dek. Tapi sebisa kami mengelola dengan benar dek.
P : oh begitu ya pak, jadi kalau untuk penyimpanannya bagaimana pak?
I1 : Untuk penyimpanannya sendiri masih bersifat manual, arsip yang masuk atau
arsip yang tercipta setiap harinya disusun di dalam rak, setelah sebulan lalu
kita jilid dan disimpan di dalam gudang.
P : oh berarti berbentuk seperti kliping gitu ya pak?
I1 : iya dek itu ya seperti kliping. Makanya karyawan kami yang bertugas
dibagian penjilidan seperti anak sekolah dituntut untuk membuat kliping.
P : hehe kembali ke masa muda ya pak. Jadi pak itu perawatannya gimana? Apa
tidak sulit?
I1 : ya begitulah dek. Begini dek, kita semua tahu arsip itu sangat penting untuk
kegiatan kantor kita. Maka perawatannya juga pasti sangat sulit, kita disini
semaksimal mungkin melakukan pembersihan gudang tempat penyimpanan
arsip.
P : Oh, itu rutin pak melakukan pembersihan gudang tersebut?
I1 : iya kita usahakan rutin dek, malah kami sempat membuat jadwal untuk
membersihkan gudangnya.
P : oh begitu ya pak. Oh iay pak, kalau sistem penyimpanannya manual juga
pasti sangat sulit proses temu balik dokumennya pak. Apa tidak sebaiknya
menggunakan sistem komputer pak?
I1 : ya, benar dek. Harusnya kita membuat sistem untuk memudahkan karyawan
disini menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Namun kantor kami
hanya mengandalkan dokumen yang telah dijilid tersebut dalam proses temu
balik. Jika dokumen yang diperlukan tidak ada, maka karyawan akan mencari
ke rak yang berisi dokumen yang belum dijilid atau bisa dibilang dokumen
baru.
P : itu sangat membuang waktu pasti ya pak. Jadi pencarian dokumen biasanya
berdasarkan apa pak?
I1 : ya dek. Semua dokumen kan ada nomor serinya dek, jadi kita memang
melakukan pencarian berdasarkan nomor. Apapun dokumennya dek, namun
cara tersebut tidak sepenuhnya membantu karyawan dalam pencarian
dokumen.
P : oh begitu ya pak. Mungkin selain pencariannya manual bisa juga karena
dokumen terlalu menumpuk pak makanya susah melakukan pencarian. Apa
tidak ada pemusnahan pak di kantor ini?
I1 :Kita tidak bisa melakukan pemusnahan dokumen begitu saja, karena
pemusnahan dilakukan di kantor pusat di Jakarta. Biasanya kantor pusat
melakukan pemusnahan setiap 5 tahun sekali. Tidak semua dokumen di
dalam gudang tidak digunakan lagi dek.
P : Waduh keburu numpuk ya pak dokumennya. Apa tidak ada saran ke pusat
untuk melakukan pemusnahan disini saja pak?
I1 : Sebenarnya kami sudah menyarankan kepada atasan tentang pemusnahan
dokumen di kantor cabang. Karena jika pemusnahan bisa dilakukan di kantor
cabang maka tidak akan ada penumpukan dokumen di gudang. Tetapi belum
ada persetujuan dari atasan untuk melakukan hal tersebut.
P : oh iya kalau seperti itupasti pekerjaan karyawan tidak tertunda-tunda ya pak
dan proses temu balik pun bisa lebih baik, ya sudah pak saya rasa sampai sini
saja dulu. Maaf ya pak kalau saya mengganggu waktu bapak. Misalnya nanti
ada kekurangan data, saya boleh tanya lagikan pak?
I1 : ya boleh dek, kalau saya masih bisa bantu pasti akan saya bantu
P : Iya pak, terima kasih banyak ya pak atas bantuannya. Saya permisi dulu ya
pak, siang pak
I1 : Iya sama-sama dek. Siang juga
2.
Hasil Transkip Wawancara Informan II
Wawancara dilakukan pada tanggal 2 juni 2015 pada pukul 10.200 WIB.
Bertempaat di lokasi Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai yang
beralamat di Jalan S.Parman No.23, Tanjung Balai dengan Bapak M Kurnia
Damanik. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan
disimbolkan dengan I2 .
P : Selamat pagi pak, saya Tri Suci Wulandari pak mahasiswi USU. Saya
semalam sudah observasi disini sama pak tondang dan saya di suruh jumpain
bapak mau nanya soal penyimpanan arsip disini pak.
I2 : oh iya dek, semalam juga pak tondang sudah bilang sama saya. Silahkan
duduk sini dek. Apa itu yang bisa saya bantu?
P : iya makasih pak, semalam saya sudah tanya sama pak tondang soal
penyimpanan arsipnya pak. Dimana ya pak arsip-arsip itu disimpan?
I2 : Ini gudang penyimpanan arsip-arsip yang telah dijilid dek. Arsip yang sudah
jarang digunakan kita simpan didalam kotak. Sedangkan arsip yang masih
aktif dan masih sering digunakan kita simpan di rak rak ini.
P : oh jadi semua ada disini ya pak? Banyak sekali ya pak dokumen arsipnya.
I2 : iya dek, makanya terkadang kami susah kalau ada dokumen yang baru yang
mau disimpan. Apalagi kalau dokumen sudah dijilid
P : iya ya pak, jadi itu gimana menyimpannya pak? Sesuai dokumen yang ada
atau dokumen yang dijilid perbulannya pak?
I2 : ini dia dek rak penyimpanannya, kita urutkan susunannya dari mulai bukti
setoran, pinjaman, polis, voucher. Nah beda dek, kalau yang didalam gudang
itu semua arsip yang sudah dijilid. Jadi karyawan biasanya mencari dokumen
di rak-rak ini bukan dokumen yang ada didalam gudang. Sesekali saja
karyawan mencari dokumen di gudang jika ada masalah dengan data-data
nasabah ataupun yang lainnya.
P : Pasti banyak kesulitan ya pak kalau karyawan memerlukan salah satu
dokumen? Karena disini saya lihat tempat penyimpanannya sangat padat
I2 : Benar dek, karyawan kami sering kali kesusahan mencari dokumen yang
dibutuhkan. Mungkin faktor pencarian yang masih manual, terkadang mereka
malas untuk mencari dokumen ke rak dan itu membuat mereka menunda
perkerjaannya. Karena pencarian dokumen di rak sangat membuang waktu,
apalagi jika dokumen tersebut dibutuhkan pada hari itu juga.”
P : Kalau seperti itu berarti bayak yang mengeluh ya pak saat mencari dokumen?
I2 : ya dek, benar. Sering kali mereka mengeluh jika ingin melakukan pencarian
dokumen. Belum ada kelihatan karyawan mencari atau meletakkan dokumen
ke rak. Padahal mereka pasti membutuhkan data setiap harinya.
P : Mungkin karyawan disini belum sadar akan pentingnya arsip pak dan
susahnya pengelolaan arsip. Terus pak, dokumen yang akan dimusnahkan
disortir disini gitu pak?
I2 :Iya dek, di gudang ini kita melakukan pensortiran dokumen dek. Dalam jangka
waktu 5 tahun kita mensortir dokumen-dokumen yang masih digunakan dan
yang akan dimusnahkan lalu mengirimnya ke pusat.
P : oh begitu ya pak. Ya sudah sampai sini dulu ya pak tanya-tanyanya. Makasih
banyak ya pak atas waktunya, nanti kalau ada yang belum jelas bisa saya
tanyakanlagi kan pak?
I2 : oh bisa sekali dek, saya siap membantu kok dek. Hehe
P : iya pak, makasih banyak ya pak.siang pak
I2 : iya dek sama-sama. Siang juga dek
LAMPIRAN III
1. Lampiran Surat Pengajuan Klaim
2. Lampiran Voucher
3. Permintaan Pinjaman
4. Surat Pengakuan Utang
5. Tampilan Polis
6. Tampilan Isi Polis
PEDOMAN WAWANCARA
Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada 2
informan adalah:
1.
Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai?
2.
Arsip apa saja yang diciptakan diKantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balai?
3.
Bagaimana bentuk arsip yang diciptakan diKantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai?
4.
Bagaimana sistem penyimpanan arsip di Kantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai?
5.
Bagaimana penataan arsip di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balai?
6.
Bagaimana pemeliharaan arsip di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balai?
7.
Bagaimana sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis di Kantor
Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai?
8.
Apa kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip
yang ada sekarang?
9.
Apakah penyimpanan dokumen ke ruang khusus arsip menggunakan
jangka waktu atau target?
10.
Apakah Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sudah pernah
melakukan pemusnahan arsip?
11.
Apakah kualifikasi pendidikan pegawai yang mengelola arsip di Kantor
Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sudah sesuai dengan bidang
yang dikelola?
12.
Bagaimana kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip di Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai?
LAMPIRAN II
TRANSKIP WAWANCARA
1.
Hasil Transkip Wawancara Informan I
Wawancara dilakukan pada tanggal 1 juni 2015 pada pukul 09.00 WIB.
Bertempaat di lokasi Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai yang
beralamat di Jalan S.Parman No.23, Tanjung Balai dengan Bapak M. Syafh
Matondang. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan
disimbolkan dengan I1 .
P : Selamat pagi pak, saya Tri Suci Wulandari mahasiswi USU. Gini pak, saya
mau melakukan penelitian disini.
I1 : Iya selamat pagi dek, silahkan duduk.. Ada yang bisa saya bantu dek?
P : Begini pak, saya mau bertanya mengenai arsip disini pak.
I1 : Mengenai arsip sajakan dek? Karena kalo mengenai keuangan kita tidak bisa
kasih data dek.
P :Iya pak hanya arsip saja kok, karena judul skripsi saya mengenai arsip pak
I1 : Oh iya, saya sudah lihat disurat yang kamu bawa. Tapi kamu jurusan Ilmu
Perpustakaan kenapa judul kamu mengenai arsip?
P : Iya pak, karena Ilmu Perpustakaan berkaitan dengan kearsipan pak.
I1 : oh begitu ya, jadi apa yang ingin kamu ketahui dek? Kalau kira-kira bisa,
pasti bapak bantu.
P : iya pak, terimakasih sebelumnya ya pak. Arsip atau dokumen apa saja yang
ada disini ya pak?
I1 : Arsip yang tercipta disini ada polis lama, polis baru, program bill lama, bill
baru, migrasi lama dan migrasi baru dek.
P : Loh itu apa bedanya pak? Kenapa ada yang lama dan ada yang baru?
I1 : sudah pasti ada bedanya dek, bedanya ada ditampilan depan polis dan isinya.
Begitu juga dengan bill dek. Dan sekarang kita pake yang baru dek.
P : oh iya iya, jadi apa saja ya pak dokumen yang ada disini?
I1 : dari jenis arsip yang ada, maka kami memiliki beberapa dokumen dek yaitu
dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen nasabah, dokumen surat
perjanjian.
P : Terus pak SDM, keuangan, nasabah, surat perjanjian itu apa saja ya pak?
I1 : dokumen SDM itu ada data-data karyawan yang masih aktif dan tidak aktif.
Kalau keuangan ada slip gaji, bukti setoran, bukti pembayaran denda, laporan
laba dan neraca. Lalu kalau dokumen nasabah ada polis, data nasabah,
pengajuan klaim, sertifikat nasabah. ya kalau dokumen perjanjian sudah pasti
berisi surat perjanjian dek, seperti surat perjanjian kesehatan, perjanjian
kerjasama dan permintan pinjaman polis.
P : Dalam 1 hari bisa menghasilkan berapa dokumen ya pak?
I1 : Kalau soal itu kita tidak bisa pastikan dek, karena tidak setiap hari ada nasabah
baru. Namun dari setoran atau voucher setiap harinya pasti ada dan satu hari
bisa menghasilkan 7-10 dokumen.
P : oh begitu ya pak, kalau arsip dinamis disini apa saja pak? Maksudnya arsip
yang masih sering digunakan gitu pak.
I1 : Oh saya tidak paham arsip dinamis, untung saja kamu jelaskan. Yang masih
sering digunakan itu ya seperti voucher, bill, bukti setoran seperti itu dek
P : terus pak dokumen yang ada disini berbentuk tercetak atau bagaimana pak?
I1 : Semua dokumen disini berbentuk tercetak dek, pihak kita setiap bulannya
mendata semua dokumen sesuai dengan bagiannya.
P : waduh banyak ya pak, pasti sulit menyusunnya ya pak? Bagaimana itu kalau
hilang pak?
I1 : ya begitulah dek, namanya semua yang kita kerjakan disini manual. Ya kita
mendata ulang lagi dokumen yang hilang. Itulah resiko kami dek.
P : jadi kalo pengelolaan arsipnya bagaimana pak? Masih manual juga?
I1 : iya dek, masih manual dan disini kita selalu kesulitan. Karena karyawan tidak
begitu paham soal arsip dek.
P : Loh memangnya karyawan disini gak berlatar belakang pendidikan arsip ya
pak?
I1 : Tidak ada dek, rata-rata ekonomi dek. Makanya kurang paham soal
pengelolaan arsip dek. Tapi sebisa kami mengelola dengan benar dek.
P : oh begitu ya pak, jadi kalau untuk penyimpanannya bagaimana pak?
I1 : Untuk penyimpanannya sendiri masih bersifat manual, arsip yang masuk atau
arsip yang tercipta setiap harinya disusun di dalam rak, setelah sebulan lalu
kita jilid dan disimpan di dalam gudang.
P : oh berarti berbentuk seperti kliping gitu ya pak?
I1 : iya dek itu ya seperti kliping. Makanya karyawan kami yang bertugas
dibagian penjilidan seperti anak sekolah dituntut untuk membuat kliping.
P : hehe kembali ke masa muda ya pak. Jadi pak itu perawatannya gimana? Apa
tidak sulit?
I1 : ya begitulah dek. Begini dek, kita semua tahu arsip itu sangat penting untuk
kegiatan kantor kita. Maka perawatannya juga pasti sangat sulit, kita disini
semaksimal mungkin melakukan pembersihan gudang tempat penyimpanan
arsip.
P : Oh, itu rutin pak melakukan pembersihan gudang tersebut?
I1 : iya kita usahakan rutin dek, malah kami sempat membuat jadwal untuk
membersihkan gudangnya.
P : oh begitu ya pak. Oh iay pak, kalau sistem penyimpanannya manual juga
pasti sangat sulit proses temu balik dokumennya pak. Apa tidak sebaiknya
menggunakan sistem komputer pak?
I1 : ya, benar dek. Harusnya kita membuat sistem untuk memudahkan karyawan
disini menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Namun kantor kami
hanya mengandalkan dokumen yang telah dijilid tersebut dalam proses temu
balik. Jika dokumen yang diperlukan tidak ada, maka karyawan akan mencari
ke rak yang berisi dokumen yang belum dijilid atau bisa dibilang dokumen
baru.
P : itu sangat membuang waktu pasti ya pak. Jadi pencarian dokumen biasanya
berdasarkan apa pak?
I1 : ya dek. Semua dokumen kan ada nomor serinya dek, jadi kita memang
melakukan pencarian berdasarkan nomor. Apapun dokumennya dek, namun
cara tersebut tidak sepenuhnya membantu karyawan dalam pencarian
dokumen.
P : oh begitu ya pak. Mungkin selain pencariannya manual bisa juga karena
dokumen terlalu menumpuk pak makanya susah melakukan pencarian. Apa
tidak ada pemusnahan pak di kantor ini?
I1 :Kita tidak bisa melakukan pemusnahan dokumen begitu saja, karena
pemusnahan dilakukan di kantor pusat di Jakarta. Biasanya kantor pusat
melakukan pemusnahan setiap 5 tahun sekali. Tidak semua dokumen di
dalam gudang tidak digunakan lagi dek.
P : Waduh keburu numpuk ya pak dokumennya. Apa tidak ada saran ke pusat
untuk melakukan pemusnahan disini saja pak?
I1 : Sebenarnya kami sudah menyarankan kepada atasan tentang pemusnahan
dokumen di kantor cabang. Karena jika pemusnahan bisa dilakukan di kantor
cabang maka tidak akan ada penumpukan dokumen di gudang. Tetapi belum
ada persetujuan dari atasan untuk melakukan hal tersebut.
P : oh iya kalau seperti itupasti pekerjaan karyawan tidak tertunda-tunda ya pak
dan proses temu balik pun bisa lebih baik, ya sudah pak saya rasa sampai sini
saja dulu. Maaf ya pak kalau saya mengganggu waktu bapak. Misalnya nanti
ada kekurangan data, saya boleh tanya lagikan pak?
I1 : ya boleh dek, kalau saya masih bisa bantu pasti akan saya bantu
P : Iya pak, terima kasih banyak ya pak atas bantuannya. Saya permisi dulu ya
pak, siang pak
I1 : Iya sama-sama dek. Siang juga
2.
Hasil Transkip Wawancara Informan II
Wawancara dilakukan pada tanggal 2 juni 2015 pada pukul 10.200 WIB.
Bertempaat di lokasi Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai yang
beralamat di Jalan S.Parman No.23, Tanjung Balai dengan Bapak M Kurnia
Damanik. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan
disimbolkan dengan I2 .
P : Selamat pagi pak, saya Tri Suci Wulandari pak mahasiswi USU. Saya
semalam sudah observasi disini sama pak tondang dan saya di suruh jumpain
bapak mau nanya soal penyimpanan arsip disini pak.
I2 : oh iya dek, semalam juga pak tondang sudah bilang sama saya. Silahkan
duduk sini dek. Apa itu yang bisa saya bantu?
P : iya makasih pak, semalam saya sudah tanya sama pak tondang soal
penyimpanan arsipnya pak. Dimana ya pak arsip-arsip itu disimpan?
I2 : Ini gudang penyimpanan arsip-arsip yang telah dijilid dek. Arsip yang sudah
jarang digunakan kita simpan didalam kotak. Sedangkan arsip yang masih
aktif dan masih sering digunakan kita simpan di rak rak ini.
P : oh jadi semua ada disini ya pak? Banyak sekali ya pak dokumen arsipnya.
I2 : iya dek, makanya terkadang kami susah kalau ada dokumen yang baru yang
mau disimpan. Apalagi kalau dokumen sudah dijilid
P : iya ya pak, jadi itu gimana menyimpannya pak? Sesuai dokumen yang ada
atau dokumen yang dijilid perbulannya pak?
I2 : ini dia dek rak penyimpanannya, kita urutkan susunannya dari mulai bukti
setoran, pinjaman, polis, voucher. Nah beda dek, kalau yang didalam gudang
itu semua arsip yang sudah dijilid. Jadi karyawan biasanya mencari dokumen
di rak-rak ini bukan dokumen yang ada didalam gudang. Sesekali saja
karyawan mencari dokumen di gudang jika ada masalah dengan data-data
nasabah ataupun yang lainnya.
P : Pasti banyak kesulitan ya pak kalau karyawan memerlukan salah satu
dokumen? Karena disini saya lihat tempat penyimpanannya sangat padat
I2 : Benar dek, karyawan kami sering kali kesusahan mencari dokumen yang
dibutuhkan. Mungkin faktor pencarian yang masih manual, terkadang mereka
malas untuk mencari dokumen ke rak dan itu membuat mereka menunda
perkerjaannya. Karena pencarian dokumen di rak sangat membuang waktu,
apalagi jika dokumen tersebut dibutuhkan pada hari itu juga.”
P : Kalau seperti itu berarti bayak yang mengeluh ya pak saat mencari dokumen?
I2 : ya dek, benar. Sering kali mereka mengeluh jika ingin melakukan pencarian
dokumen. Belum ada kelihatan karyawan mencari atau meletakkan dokumen
ke rak. Padahal mereka pasti membutuhkan data setiap harinya.
P : Mungkin karyawan disini belum sadar akan pentingnya arsip pak dan
susahnya pengelolaan arsip. Terus pak, dokumen yang akan dimusnahkan
disortir disini gitu pak?
I2 :Iya dek, di gudang ini kita melakukan pensortiran dokumen dek. Dalam jangka
waktu 5 tahun kita mensortir dokumen-dokumen yang masih digunakan dan
yang akan dimusnahkan lalu mengirimnya ke pusat.
P : oh begitu ya pak. Ya sudah sampai sini dulu ya pak tanya-tanyanya. Makasih
banyak ya pak atas waktunya, nanti kalau ada yang belum jelas bisa saya
tanyakanlagi kan pak?
I2 : oh bisa sekali dek, saya siap membantu kok dek. Hehe
P : iya pak, makasih banyak ya pak.siang pak
I2 : iya dek sama-sama. Siang juga dek
LAMPIRAN III
1. Lampiran Surat Pengajuan Klaim
2. Lampiran Voucher
3. Permintaan Pinjaman
4. Surat Pengakuan Utang
5. Tampilan Polis
6. Tampilan Isi Polis