Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap instansi atau badan pemerintahan pasti memerlukan suatu unit yang
mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi.
Kegiatan administrasi pada suatu instansi atau badan pemerintahan pada dasarnya
juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu
instansi atau badan pemerintahan adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan
surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada
akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakan dan
disimpannya, mengingat penyimpanan dokumen kertas memerlukan ruangan
penyimpanan yang besar maupun efesiensi operasional. Kesulitan untuk
menemukan informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Setiap
organisasi mempunyai suatu unit yang bertugas mengelola kegiatan adminsitrasi
yang pada akhirnya akan berhubungan dengan pengelolaan arsip, karena kegiatan
organisasi memerlukan data dan informasi yang salah satu sumber data tersebut
adalah arsip. Semua kegiatan yang ada dalam suatu organisasi, selalu ada kaitanya
dengan masalah penataan arsip-arsip. Kunci pokok dari suatu organisasi terletak
pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efisien dan efektif, karena apabila
sistem kearsipan dilaksanakan dengan efesien dan efektif, sudah tentu tidak akan
terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri. Namun sekarang ini
masih banyak organisasi yang belum begitu menyadari pentingnya nilai guna
arsip untuk kemajuan kegiatan administrasi.
Arsip merupakan sumber informasi untuk organisasi jika ingin membuat
suatu keputusan secara cepat dan tepat. Arsip juga merupakan sumber dokumen
yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian atas kegiatan yang dilakukan
pada suatu organisasi. Maka arsip juga bagian yang sangat penting yang harus
dikelola sesuai dengan sistem yang ada. Karena apabila arsip yang dikelola oleh
suatu organisasi kurang baik pengelolaannya maka akan menghambat kegiatan
administrasi dalam mencapai tujuan. Meskipun begitu masih banyak organisasi
ataupun instansi swasta maupun pemerintahan yang belum melakukan
pengelolaan arsip dengan baik.
Kantor Asuransi Bumiputera ini adalah perusahaan asuransi terbesar dan
tertua di seluruh indonesia yang didirikan pada tahun 1912 dan telah memiliki 520
cabang di seluruh Indonesia. Kantor ini termasuk salah satu bentuk unit kerja
yang menghasilkan berbagai jenis arsip maupun dokumen-dokumen penting yang
perlu dikelola dengan baik. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
ini menghasilkan sekitar 7 sampai 10 dokumen perharinya. Jumlah keseluruhan
arsip yang ada di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sekitar 4500
dokumen berbentuk portofolio. Kantor Asuransi Bumiputera merupakan salah
satu bentuk organisasi atau instansi swasta yang bergerak dalam bidang
pengelolaan dokumen-dokumen yang penting seperti bukti setoran, pinjaman,
polis, data aspektasi, voucher, sertifikat nasabah, surat perjanjian kesehatan, surat
perjanjian kerjasama antara Bumiputera dengan nasabah.
Arsip merupakan dokumen penting dalam setiap organisasi, begitu juga
arsip pada Kantor Asuransi Bumiputera yang harus benar-benar menjaga nilai
guna arsip untuk kelangsungan kegiatan admintistrasi. Peranan dan pengelolaan
arsip berpengaruh besar terhadap kegiatan yang dilakukan di Kantor Asuransi
Bumiputera.Karena pengelolaan arsip dilakukan agar kegiatan organisasi bisa
lebih efektif. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai memiliki 37
orang karyawan, dengan jumlah tersebut seharusnya pengelolaan arsip pada
kantor ini bisa lebih diperhatikan. Namun dari hasil survei awal penulis meihat
bahwa sumber daya manusia yang melakukan pengelolaan arsip maupun
dokumen penting di kantor ini bukanlah orang yang begitu memahami sistem
pengelolaan arsip yang baik karena masih terlihat beberapa arsip yang tidak tertata
rapi dan berserakan.
Hal ini tentu mempengaruhi kegiatan administrasi. Beberapa faktor yang
menyebabkan organisasi atau isntansi tidak melaksanakan penyimpanan arsiparsip sebagai mana mestinya karena tidak adanya kesadaran karyawan akan
pentingnya arsip didalam kegiatan administrasi. Kenyataan ini terlihat ketika
sebuah arsip dibutuhkan, karyawan pengelola arsip ini masih kesulitan dalam
menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat. Dalam artian, pengelolaan arsip
yang dilakukan di Kantor Asuransi Bumiputera masih bersifat manual dan sistem
penyimpanan arsipnya hanya berdasarkan tanggal masuk surat per harinya.
Karyawan juga kurang sigap dalam penyimpanan atau penataan arsip karena
terlihat arsip-arsip yang masuk masih menumpuk dan bercampur di dalam satu
map. Jika hal tersebut tidak mendapat perhatian yang cukup serius tentunya
kinerja sumber daya manusia sebagai pengelola arsip di kantor ini tidak dapat
membantu kegiatan Kantor Asuransi Bumiputera kedepannya.
Berdasarkan uraian dan analisis awal terhadap masalah yang telah dilihat
dilapangan, maka penulis ingin melakukan penelitian lebih lanjut
tentang
“Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balaí”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah pada penelitian ini
adalah :
1. Bagaimana cara penyimpanan arsip dinamis pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai
2. Bagaimana pemeliharaan arsip dinamis pada Kantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai
3. Bagaimana sistem temu kembali pada Kantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dinamis di Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai
2. Untuk mengetahui perawatan atau pemeliharaan arsip dinamis di
Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
3. Untuk mengetahui temu balik arsip dinamis di Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat bagi
1. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sebagai bahan
masukan untuk lebih memperhatikan penyimpanan dan penataan arsip
sehingga kegiatan administrasi berjalan lebih efisien dan efektif.
2. Akademisi sebagai bahan rujukan atau pertimbangan peneliti lain dalam
melakukan penelitian yang sama atau sejenis.
3. Bagi peneliti untuk menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan
peneliti mengenai pengelolaan arsip dinamis
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan di atas, dan untuk
memudahkan penyelesaian penelitian ini maka penulis membatasi hanya pada
penyimpanan, pemeliharaan serta temu balik arsip dinamis pada kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap instansi atau badan pemerintahan pasti memerlukan suatu unit yang
mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi.
Kegiatan administrasi pada suatu instansi atau badan pemerintahan pada dasarnya
juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu
instansi atau badan pemerintahan adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan
surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada
akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakan dan
disimpannya, mengingat penyimpanan dokumen kertas memerlukan ruangan
penyimpanan yang besar maupun efesiensi operasional. Kesulitan untuk
menemukan informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Setiap
organisasi mempunyai suatu unit yang bertugas mengelola kegiatan adminsitrasi
yang pada akhirnya akan berhubungan dengan pengelolaan arsip, karena kegiatan
organisasi memerlukan data dan informasi yang salah satu sumber data tersebut
adalah arsip. Semua kegiatan yang ada dalam suatu organisasi, selalu ada kaitanya
dengan masalah penataan arsip-arsip. Kunci pokok dari suatu organisasi terletak
pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efisien dan efektif, karena apabila
sistem kearsipan dilaksanakan dengan efesien dan efektif, sudah tentu tidak akan
terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri. Namun sekarang ini
masih banyak organisasi yang belum begitu menyadari pentingnya nilai guna
arsip untuk kemajuan kegiatan administrasi.
Arsip merupakan sumber informasi untuk organisasi jika ingin membuat
suatu keputusan secara cepat dan tepat. Arsip juga merupakan sumber dokumen
yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian atas kegiatan yang dilakukan
pada suatu organisasi. Maka arsip juga bagian yang sangat penting yang harus
dikelola sesuai dengan sistem yang ada. Karena apabila arsip yang dikelola oleh
suatu organisasi kurang baik pengelolaannya maka akan menghambat kegiatan
administrasi dalam mencapai tujuan. Meskipun begitu masih banyak organisasi
ataupun instansi swasta maupun pemerintahan yang belum melakukan
pengelolaan arsip dengan baik.
Kantor Asuransi Bumiputera ini adalah perusahaan asuransi terbesar dan
tertua di seluruh indonesia yang didirikan pada tahun 1912 dan telah memiliki 520
cabang di seluruh Indonesia. Kantor ini termasuk salah satu bentuk unit kerja
yang menghasilkan berbagai jenis arsip maupun dokumen-dokumen penting yang
perlu dikelola dengan baik. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
ini menghasilkan sekitar 7 sampai 10 dokumen perharinya. Jumlah keseluruhan
arsip yang ada di Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sekitar 4500
dokumen berbentuk portofolio. Kantor Asuransi Bumiputera merupakan salah
satu bentuk organisasi atau instansi swasta yang bergerak dalam bidang
pengelolaan dokumen-dokumen yang penting seperti bukti setoran, pinjaman,
polis, data aspektasi, voucher, sertifikat nasabah, surat perjanjian kesehatan, surat
perjanjian kerjasama antara Bumiputera dengan nasabah.
Arsip merupakan dokumen penting dalam setiap organisasi, begitu juga
arsip pada Kantor Asuransi Bumiputera yang harus benar-benar menjaga nilai
guna arsip untuk kelangsungan kegiatan admintistrasi. Peranan dan pengelolaan
arsip berpengaruh besar terhadap kegiatan yang dilakukan di Kantor Asuransi
Bumiputera.Karena pengelolaan arsip dilakukan agar kegiatan organisasi bisa
lebih efektif. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai memiliki 37
orang karyawan, dengan jumlah tersebut seharusnya pengelolaan arsip pada
kantor ini bisa lebih diperhatikan. Namun dari hasil survei awal penulis meihat
bahwa sumber daya manusia yang melakukan pengelolaan arsip maupun
dokumen penting di kantor ini bukanlah orang yang begitu memahami sistem
pengelolaan arsip yang baik karena masih terlihat beberapa arsip yang tidak tertata
rapi dan berserakan.
Hal ini tentu mempengaruhi kegiatan administrasi. Beberapa faktor yang
menyebabkan organisasi atau isntansi tidak melaksanakan penyimpanan arsiparsip sebagai mana mestinya karena tidak adanya kesadaran karyawan akan
pentingnya arsip didalam kegiatan administrasi. Kenyataan ini terlihat ketika
sebuah arsip dibutuhkan, karyawan pengelola arsip ini masih kesulitan dalam
menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat. Dalam artian, pengelolaan arsip
yang dilakukan di Kantor Asuransi Bumiputera masih bersifat manual dan sistem
penyimpanan arsipnya hanya berdasarkan tanggal masuk surat per harinya.
Karyawan juga kurang sigap dalam penyimpanan atau penataan arsip karena
terlihat arsip-arsip yang masuk masih menumpuk dan bercampur di dalam satu
map. Jika hal tersebut tidak mendapat perhatian yang cukup serius tentunya
kinerja sumber daya manusia sebagai pengelola arsip di kantor ini tidak dapat
membantu kegiatan Kantor Asuransi Bumiputera kedepannya.
Berdasarkan uraian dan analisis awal terhadap masalah yang telah dilihat
dilapangan, maka penulis ingin melakukan penelitian lebih lanjut
tentang
“Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Asuransi Bumiputera Cabang
Tanjung Balaí”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah pada penelitian ini
adalah :
1. Bagaimana cara penyimpanan arsip dinamis pada Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai
2. Bagaimana pemeliharaan arsip dinamis pada Kantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai
3. Bagaimana sistem temu kembali pada Kantor Asuransi Bumiputera
Cabang Tanjung Balai
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dinamis di Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai
2. Untuk mengetahui perawatan atau pemeliharaan arsip dinamis di
Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai
3. Untuk mengetahui temu balik arsip dinamis di Kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat bagi
1. Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai sebagai bahan
masukan untuk lebih memperhatikan penyimpanan dan penataan arsip
sehingga kegiatan administrasi berjalan lebih efisien dan efektif.
2. Akademisi sebagai bahan rujukan atau pertimbangan peneliti lain dalam
melakukan penelitian yang sama atau sejenis.
3. Bagi peneliti untuk menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan
peneliti mengenai pengelolaan arsip dinamis
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan di atas, dan untuk
memudahkan penyelesaian penelitian ini maka penulis membatasi hanya pada
penyimpanan, pemeliharaan serta temu balik arsip dinamis pada kantor Asuransi
Bumiputera Cabang Tanjung Balai.