Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara (PD AIJ) Unit Percetakan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan semakin pesat disegala bidang termasuk bidang
industri. Perusahaan secara kompetitif bersaing agar tetap survive dengan kondisi
tersebut. Kepuasan konsumen merupakan hal penting agar perusahaan dapat tetap
survive. Untuk itu perusahaan harus dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan
konsumen. Dalam perusahaan manufaktur, ketepatan waktu pengiriman barang
kepada konsumen serta mutu suatu produk sangat penting karena hal tersebut
dapat meningkatkan kepuasan konsumen. Ketepatan pengiriman barang kepada
konsumen sangat dipengaruhi oleh bahan baku yang tersedia tepat waktu,
sehingga proses pengambilan keputusan pengadaan bahan baku yang tepat
merupakan suatu aktivitas yang penting dalam perusahaan.
Menurut Churchman dikutip oleh Daihani (2001), pengambilan keputusan
(decision making) merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan tindakan
dari sekumpulan alternatif yang telah dirumuskan sebelumnya untuk memecahkan
suatu masalah atau suatu konflik dalam manajemen. Pengambilan keputusan
memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, kesalahan pengambilan
keputusan dapat mempengaruhi kegiatan perusahaan seperti terganggunya proses
produksi, meningkatnya biaya yang dikeluarkan perusahaan, atau bahkan kerugian
bagi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
PD AIJ belum memiliki sistem pendukung keputusan pengadaan bahan
baku terkomputerisasi. Pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan
penaksiran dan pemesanan pembelian bahan baku dilakukan saat stok bahan baku
di gudang telah menipis bahkan habis atau saat pihak gudang merasa perlu
menambah jumlah persediaan bahan baku tertentu. Jumlah bahan baku yang
dipesan juga hanya berdasarkan taksiran dimana sering terjadi perbedaan
penaksiran dengan jumlah bahan baku yang diperlukan sehingga sering terjadi
kekurangan atau bahan baku berlebih.
Proses pembelian bahan baku dalam sebuah industri erat kaitannya dengan
proses produksi yang nantinya juga akan berkaitan dengan produknya. Itulah
sebabnya proses pembelian dalam sebuah industri adalah sebuah bagian yang
penting dalam keseluruhan produksi yang dampaknya juga dapat dirasakan secara
langsung terhadap perusahaan. Jika sebuah perusahaan memiliki proses pembelian
yang baik maka akan berdampak kepada produk yang kemudian akan berdampak
kepada keuangan perusahaan (Jefry, 2007).
Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang
semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan.
Kemampuan komputer dalam menyimpan informasi dapat dimanfaatkan tanpa
harus bergantung kepada hambatan-hambatan seperti yang dimiliki pada manusia,
misalnya kondisi lapar, haus ataupun emosi. Dengan menyimpan data dan
sehimpunan
aturan
penalaran
yang
memadai
memungkinkan
komputer
memberikan kesimpulan atau mengambil keputusan yang kualitasnya sama
dengan kemampuan seorang ahli bidang keilmuan tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Sistem pendukung keputusan atau Decision Support System (DSS) adalah
suatu sistem yang berbasis/ berbantuan komputer yang ditujukan untuk membantu
pengambil keputusan dalam memanfaatkan data dan model tertentu untuk
memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur (Morton dalam Turban,
2005).
Agus Lahinta dalam penelitiannya (2009) menuliskan bahwa aplikasi DSS
banyak digunakan dalam berbagai bidang karena dibangun untuk mendukung
solusi terhadap suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. Dalam
sistem DSS yang memegang peranan penting adalah pengambil keputusan karena
sistem hanya menyediakan alternatif keputusan, sedangkan keputusan akhir tetap
ditentukan oleh decision maker (pengambil keputusan).
Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi
memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar,
dan pengambilan keputusan yang cepat. Penggunaan sistem komputerisasi pada
perusahaan
manufaktur
dapat
dilihat
pada
penelitian
Anton
Setiawan
Hanggowibowo (2009) mengenai perancangan sistem pendukung keputusan
dalam mengontrol persediaan barang sehingga mengurangi biaya persediaan
dengan judul “Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol Persediaan Barang
dengan Economic Order Quantity“ dan Ibnu Faisal (2010) mengenai penerapan
sistem pendukung keputusan dalam hal pengadaan persediaan bahan baku dengan
judul “Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Proyeksi Persediaan
Bahan Baku”.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui perihal pentingnya sistem
pendukung keputusan pengadaan bahan baku dalam suatu perusahaan. Untuk itu
penulis mengambil penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Pendukung
Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ)
Unit Percetakan”.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, maka dapat dirumuskan
permasalahan yaitu belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan
baku terkomputerisasi dimana pembelian hanya berdasarkan intuisi atau
perkiraan, adanya perbedaan hasil perkiraan jumlah bahan baku dengan jumlah
bahan yang dibutuhkan sehingga diperlukan perancangan sistem pendukung
keputusan pada PD AIJ.
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini yaitu membuat rancangan sistem
pendukung keputusan pengadaan bahan baku di PD Aneka Industri dan Jasa.
Tujuan khusus yang akan dicapai dari penelitian ini yaitu:
1.
Merancang model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku.
2.
Merancang sistem pendukung keputusan pada bagian pembelian bahan baku.
Universitas Sumatera Utara
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini yaitu:
1. Bagi peneliti
Mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah, menambah keterampilan
dan pengalaman dalam menganalisis masalah serta memecahkan masalah
sebelum memasuki dunia kerja.
2. Bagi pihak perusahaan
Sistem pendukung keputusan yang dirancang dapat bermanfaat sebagai sarana
program kerja yang efektif pada pelaksanaan proses produksi untuk
mengurangi biaya persediaan.
3. Bagi universitas
Menjadi tambahan literatur yang dapat dijadikan referensi bagi semua pihak
yang ingin mengetahui tentang perencanaan dan pengendalian persediaan
berbasis komputer.
1.5
Batasan Penelitian dan Asumsi penelitian
Untuk mempermudah pemecahan masalah, perlu disusun beberapa batasan
dan asumsi yang berkaitan dengan permasalahan. Batasan-batasan yang
digunakan dalam penelitian ini yaitu:
1. Hasil rancangan sistem pendukung keputusan ditujukan untuk penggunaan
terbatas pada bagian pembelian.
2. Bahan baku yang dibahas hanya bahan baku kertas.
Universitas Sumatera Utara
3.
Perancangan sistem pendukung keputusan dilakukan dengan menggunakan
Microsoft Excel.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1.
Struktur organisasi, tugas, dan tanggung jawab telah memadai dan tidak
dianalisis dalam rangka pengembangan rancangan sistem pendukung
keputusan pengadaan bahan baku.
2.
Tidak ada perubahan proses produksi selama penelitian berlangsung.
3.
Selama penelitian berlangsung, tidak terjadi perubahan aliran informasi.
4.
Bahan baku selalu tersedia tepat waktu.
5.
Sales Order dan Jadwal Produksi sudah diketahui.
1.6
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum
tentang penelitian yang dilakukan. Tugas akhir ini terdiri dari 7 bab yaitu:
BAB I
: PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, pembatasan masalah dan asumsi penelitian,
serta sistematika penulisan tugas akhir.
Universitas Sumatera Utara
BAB II
: GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Memuat secara singkat mengenai sejarah perusahaan, ruang
lingkup
bidang
usaha,
lokasi
perusahaan,
organisasi
dan
manajemen serta proses produksi PD AIJ (Aneka Industri dan
Jasa).
BAB III
: LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan
masalah. Sumber teori atau literatur yang digunakan dapat berupa
buku-buku, jurnal penelitian dan draft tugas sarjana mahasiswa
yang pernah mengangkat topik permasalahan yang sama.
BAB IV
: METODOLOGI PENELITIAN
Berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga
penyusunan laporan tugas akhir.
BAB V
: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisi data yang diperoleh dari penelitian serta perancangan sistem
dengan metode yang dipilih untuk membantu pemecahan masalah
di perusahaan.
BAB VI
: PEMBAHASAN
Berisi pembahasan dari hasil perancangan sistem.
Universitas Sumatera Utara
BAB VII
: KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah
dan saran-saran yang dianggap penting dan mungkin
untuk
ditindaklanjuti baik untuk kepentingan praktisi, pihak perusahaan
maupun untuk penyempurnaan bagian penelitian selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan semakin pesat disegala bidang termasuk bidang
industri. Perusahaan secara kompetitif bersaing agar tetap survive dengan kondisi
tersebut. Kepuasan konsumen merupakan hal penting agar perusahaan dapat tetap
survive. Untuk itu perusahaan harus dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan
konsumen. Dalam perusahaan manufaktur, ketepatan waktu pengiriman barang
kepada konsumen serta mutu suatu produk sangat penting karena hal tersebut
dapat meningkatkan kepuasan konsumen. Ketepatan pengiriman barang kepada
konsumen sangat dipengaruhi oleh bahan baku yang tersedia tepat waktu,
sehingga proses pengambilan keputusan pengadaan bahan baku yang tepat
merupakan suatu aktivitas yang penting dalam perusahaan.
Menurut Churchman dikutip oleh Daihani (2001), pengambilan keputusan
(decision making) merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan tindakan
dari sekumpulan alternatif yang telah dirumuskan sebelumnya untuk memecahkan
suatu masalah atau suatu konflik dalam manajemen. Pengambilan keputusan
memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, kesalahan pengambilan
keputusan dapat mempengaruhi kegiatan perusahaan seperti terganggunya proses
produksi, meningkatnya biaya yang dikeluarkan perusahaan, atau bahkan kerugian
bagi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
PD AIJ belum memiliki sistem pendukung keputusan pengadaan bahan
baku terkomputerisasi. Pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan
penaksiran dan pemesanan pembelian bahan baku dilakukan saat stok bahan baku
di gudang telah menipis bahkan habis atau saat pihak gudang merasa perlu
menambah jumlah persediaan bahan baku tertentu. Jumlah bahan baku yang
dipesan juga hanya berdasarkan taksiran dimana sering terjadi perbedaan
penaksiran dengan jumlah bahan baku yang diperlukan sehingga sering terjadi
kekurangan atau bahan baku berlebih.
Proses pembelian bahan baku dalam sebuah industri erat kaitannya dengan
proses produksi yang nantinya juga akan berkaitan dengan produknya. Itulah
sebabnya proses pembelian dalam sebuah industri adalah sebuah bagian yang
penting dalam keseluruhan produksi yang dampaknya juga dapat dirasakan secara
langsung terhadap perusahaan. Jika sebuah perusahaan memiliki proses pembelian
yang baik maka akan berdampak kepada produk yang kemudian akan berdampak
kepada keuangan perusahaan (Jefry, 2007).
Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang
semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan.
Kemampuan komputer dalam menyimpan informasi dapat dimanfaatkan tanpa
harus bergantung kepada hambatan-hambatan seperti yang dimiliki pada manusia,
misalnya kondisi lapar, haus ataupun emosi. Dengan menyimpan data dan
sehimpunan
aturan
penalaran
yang
memadai
memungkinkan
komputer
memberikan kesimpulan atau mengambil keputusan yang kualitasnya sama
dengan kemampuan seorang ahli bidang keilmuan tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Sistem pendukung keputusan atau Decision Support System (DSS) adalah
suatu sistem yang berbasis/ berbantuan komputer yang ditujukan untuk membantu
pengambil keputusan dalam memanfaatkan data dan model tertentu untuk
memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur (Morton dalam Turban,
2005).
Agus Lahinta dalam penelitiannya (2009) menuliskan bahwa aplikasi DSS
banyak digunakan dalam berbagai bidang karena dibangun untuk mendukung
solusi terhadap suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. Dalam
sistem DSS yang memegang peranan penting adalah pengambil keputusan karena
sistem hanya menyediakan alternatif keputusan, sedangkan keputusan akhir tetap
ditentukan oleh decision maker (pengambil keputusan).
Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi
memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar,
dan pengambilan keputusan yang cepat. Penggunaan sistem komputerisasi pada
perusahaan
manufaktur
dapat
dilihat
pada
penelitian
Anton
Setiawan
Hanggowibowo (2009) mengenai perancangan sistem pendukung keputusan
dalam mengontrol persediaan barang sehingga mengurangi biaya persediaan
dengan judul “Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol Persediaan Barang
dengan Economic Order Quantity“ dan Ibnu Faisal (2010) mengenai penerapan
sistem pendukung keputusan dalam hal pengadaan persediaan bahan baku dengan
judul “Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Proyeksi Persediaan
Bahan Baku”.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui perihal pentingnya sistem
pendukung keputusan pengadaan bahan baku dalam suatu perusahaan. Untuk itu
penulis mengambil penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Pendukung
Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ)
Unit Percetakan”.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, maka dapat dirumuskan
permasalahan yaitu belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan
baku terkomputerisasi dimana pembelian hanya berdasarkan intuisi atau
perkiraan, adanya perbedaan hasil perkiraan jumlah bahan baku dengan jumlah
bahan yang dibutuhkan sehingga diperlukan perancangan sistem pendukung
keputusan pada PD AIJ.
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini yaitu membuat rancangan sistem
pendukung keputusan pengadaan bahan baku di PD Aneka Industri dan Jasa.
Tujuan khusus yang akan dicapai dari penelitian ini yaitu:
1.
Merancang model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku.
2.
Merancang sistem pendukung keputusan pada bagian pembelian bahan baku.
Universitas Sumatera Utara
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini yaitu:
1. Bagi peneliti
Mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah, menambah keterampilan
dan pengalaman dalam menganalisis masalah serta memecahkan masalah
sebelum memasuki dunia kerja.
2. Bagi pihak perusahaan
Sistem pendukung keputusan yang dirancang dapat bermanfaat sebagai sarana
program kerja yang efektif pada pelaksanaan proses produksi untuk
mengurangi biaya persediaan.
3. Bagi universitas
Menjadi tambahan literatur yang dapat dijadikan referensi bagi semua pihak
yang ingin mengetahui tentang perencanaan dan pengendalian persediaan
berbasis komputer.
1.5
Batasan Penelitian dan Asumsi penelitian
Untuk mempermudah pemecahan masalah, perlu disusun beberapa batasan
dan asumsi yang berkaitan dengan permasalahan. Batasan-batasan yang
digunakan dalam penelitian ini yaitu:
1. Hasil rancangan sistem pendukung keputusan ditujukan untuk penggunaan
terbatas pada bagian pembelian.
2. Bahan baku yang dibahas hanya bahan baku kertas.
Universitas Sumatera Utara
3.
Perancangan sistem pendukung keputusan dilakukan dengan menggunakan
Microsoft Excel.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1.
Struktur organisasi, tugas, dan tanggung jawab telah memadai dan tidak
dianalisis dalam rangka pengembangan rancangan sistem pendukung
keputusan pengadaan bahan baku.
2.
Tidak ada perubahan proses produksi selama penelitian berlangsung.
3.
Selama penelitian berlangsung, tidak terjadi perubahan aliran informasi.
4.
Bahan baku selalu tersedia tepat waktu.
5.
Sales Order dan Jadwal Produksi sudah diketahui.
1.6
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum
tentang penelitian yang dilakukan. Tugas akhir ini terdiri dari 7 bab yaitu:
BAB I
: PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, pembatasan masalah dan asumsi penelitian,
serta sistematika penulisan tugas akhir.
Universitas Sumatera Utara
BAB II
: GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Memuat secara singkat mengenai sejarah perusahaan, ruang
lingkup
bidang
usaha,
lokasi
perusahaan,
organisasi
dan
manajemen serta proses produksi PD AIJ (Aneka Industri dan
Jasa).
BAB III
: LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan
masalah. Sumber teori atau literatur yang digunakan dapat berupa
buku-buku, jurnal penelitian dan draft tugas sarjana mahasiswa
yang pernah mengangkat topik permasalahan yang sama.
BAB IV
: METODOLOGI PENELITIAN
Berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga
penyusunan laporan tugas akhir.
BAB V
: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisi data yang diperoleh dari penelitian serta perancangan sistem
dengan metode yang dipilih untuk membantu pemecahan masalah
di perusahaan.
BAB VI
: PEMBAHASAN
Berisi pembahasan dari hasil perancangan sistem.
Universitas Sumatera Utara
BAB VII
: KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah
dan saran-saran yang dianggap penting dan mungkin
untuk
ditindaklanjuti baik untuk kepentingan praktisi, pihak perusahaan
maupun untuk penyempurnaan bagian penelitian selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara